Word Avanzado

Microsoft Word Avanzado
Edgar Luna Huaman

Sesin 01 Sesin 01
Estilos Estilos
Los estilos son una coleccin de rdenes de formato. Usted define un estilo con un
nombre y elige las opciones de formato que desea que agrupe; a partir de ese
momento puede aplicar de una vez todas esas opciones de formato simplemente
escogiendo el nombre del estilo. Los temas son una coleccin de estilos
coordinados que dan un aspecto general a las pginas World Wide Web y a otros
documentos HTML.
Cmo funcionan los estilos? Cmo funcionan los estilos?
Qu es un estilo? Qu es un estilo?
Un estilo es un conjunto de caractersticas de formato que puede aplicar a texto del
documento para cambiar rpidamente su apariencia. Al aplicar un estilo, se aplica un
grupo completo de caractersticas de formato de una sola vez. Por ejemplo, si desea dar
formato al ttulo de un informe de manera que destaque, en lugar de realizar tres pasos
independientes para aplicar un tamao de fuente de 16 pto, Arial y centrado, obtendr el
mismo resultado en un nico paso si aplica el estilo Ttulo. Al iniciar Word, el nuevo
documento en blanco est basado en la plantilla Normal.dot y el texto que escriba tendr
el estilo Normal. Por tanto, cuando comience a escribir, Word utilizar la fuente, el
tamao de fuente, el interlineado, la alineacin del texto y dems caractersticas de
formato definidas actualmente para el estilo Normal. Este estilo es el estilo base de la
plantilla Normal, lo que significa que es un elemento esencial para otros estilos de la
plantilla.
Fco. Velasco 125 Pque. Industrial - San Agustn 106 Cercado - Pabelln !ara"coc#ea A$. Inde%endencia s&n
20'(1' ) 2115*6 - +++.unsa.edu.%e&in,ounsa - in,o-unsa.edu.%e 1
Edgar Luna Huaman
Estilo Normal Estilo Normal
Crear un nuevo estilo Crear un nuevo estilo
Seleccione de la barra de men la opcin Formato y luego haga clic en Estilo..., y
obtendr el siguiente cuadro de dilogo:
Este dilogo contiene opciones que le permitir utilizar los estilos existentes, crear
nuevos estilos, modificar los estilos o eliminarlos en caso ya no sean necesarios, en
nuestro caso queremos crear un nuevo estilo, para lograrlo siga los siguientes pasos:
Haga clic en el botn Nuevo..., y le mostrar el siguiente dilogo:
2
20'(1' ) 2115*6 - +++.unsa.edu.%e&in,ounsa - in,o-unsa.edu.%e
Edgar Luna Huaman
Para aplicar un estilo de prrafo, seleccione el texto y haga clic en un nombre
de estilo en el cuadro Estilo. Puede identificar los estilos de prrafo mediante
la marca de prrafo () que aparece a la derecha del nombre de estilo.
Un estilo de prrafo controla totalmente la apariencia de un prrafo, como la
alineacin del texto, las tabulaciones, el interlineado y los bordes, y puede
incluir formato de caracteres. Si desea aplicar a un prrafo una combinacin
de atributos en particular que no se incluye en ningn estilo existente (por
ejemplo, un ttulo centrado con la fuente Arial Narrow en negrita y cursiva),
puede crear un nuevo estilo de prrafo.
Estilo de carcter.- Es una combinacin de algunas de las opciones de
formato de carcter que aparecen en el cuadro de dilogo Fuente del men
Formato, que se identifican con un nombre de estilo. A la derecha de los
estilos de carcter, en el cuadro Estilo, aparece una letra "a" en negrita y
subrayada.
Edgar Luna Huaman
Un estilo de carcter afecta slo al texto seleccionado en un prrafo, como la
fuente y el tamao del texto, y los formatos negrita y cursiva. Los caracteres
de un prrafo pueden tener su propio estilo aunque se aplique un estilo de
prrafo al prrafo completo. Si desea aplicar el mismo tipo de formato a
determinados tipos de palabras o frases y dicho formato no se incluye en
ningn estilo existente, puede crear un nuevo estilo de carcter.
3. Estilo del prrafo siuiente.- Indique que estilo desea aplicar al prximo
prrafo. Cuando presione la tecla Enter al final de un prrafo al que se ha
aplicado formato con el estilo nuevo o modificado, Word aplica el estilo
Estilo del prrafo siuiente al siguiente prrafo.
4. !rear a la plantilla.- Agrega el estilo a la plantilla adjunta al documento
activo, lo que permite que el estilo est disponible para los nuevos
documentos basados en la plantilla. Cuando no se activa esta casilla de
verificacin, Word agrega el estilo solamente al documento activo.
5. !ctuali"ar automticamente.- Si activa esta casilla a partir de ahora,
Microsoft Word volver a definir automticamente el estilo seleccionado
siempre que aplique el formato manual a cualquier prrafo con este estilo.
Word actualiza todos los prrafos del documento activo que tengan
aplicado el estilo.
6. #ormato.- Muestra la lista de formatos que se pueden utilizar, depende del
tipo de estilo seleccionado, si es prrafo muestra todos que son: fuente,
prrafo, tabulaciones, bordes, idioma, marco y numeracin, y si es
carcter, solo muestra fuente, borde e idioma.
4
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
!plicar estilos !plicar estilos
Siga uno de estos procedimientos:
Puede tambin elegir un estilo de la lista de estilos que aparece en la herramienta estilos
de la barra de herramientas formato.
O utilizando el mtod abreviado si le ha asignado mtodo abreviado (combinacin de
teclas).
$odificar un estilo $odificar un estilo
Para modificar rpidamente todo el texto al que se le ha aplicado un estilo especfico,
puede volver a definir el estilo aplicado. Por ejemplo, si el estilo de los ttulos principales
es fuente Arial 14 pto, alineacin a la izquierda y en negrita y, posteriormente, decide
que sea fuente Arial Narrow 16 pto y centrado, no es necesario volver a dar formato a
todos los ttulos principales del documento. Simplemente tendr que cambiar las
propiedades de dicho estilo.
Tenga en cuenta que al modificar un elemento de formato del estilo base de un
documento, el cambio tambin afectar a todos los estilos basados en el estilo base de
ese documento.
Asimismo, Word puede modificar automticamente los estilos, lo que significa que Word
detecta las alteraciones en el formato del texto que contiene un estilo y, a continuacin,
lo actualiza automticamente. Cuando Word actualiza un estilo automticamente, todo el
texto al que se ha dado formato con dicho estilo se actualiza para coincidir con el formato
del texto que acaba de modificar.
En el men #ormato, haga clic en Estilo.
En el cuadro Estilos, seleccione el estilo que desee modificar y, a
continuacin, haga clic en $odificar.
6
Edgar Luna Huaman
Haga clic en #ormato y, a continuacin, en el atributo que desee cambiar,
como por ejemplo #uente o Numeracin.
Haga clic en !ceptar despus de cambiar los atributos y, a continuacin, repita el
proceso para los atributos adicionales que desee cambiar.
Eliminar un estilo Eliminar un estilo
Si hace clic en el comando Estilos en uso del cuadro Lista, puede eliminar algunos
estilos integrados de un documento en particular. (Dos excepciones son el estilo
Normal y los estilos de ttulo integrados). Word aplica el estilo Normal a todos los
prrafos a los que se ha dado formato con el estilo eliminado, pero conserva las
definiciones de los estilos integrados en la plantilla. Para que los estilos integrados
vuelvan a estar disponibles, haga clic en el comando Todos los estilos del cuadro
Lista.
Edgar Luna Huaman
Sesin 0% Sesin 0%
&a'la de Contenido &a'la de Contenido
Tras terminar de aadir material a su documento, puede que quiera elaborar
listas de contenidos, figuras, tablas y otros elementos que aparezcan en su
documento, estas listas contienen los nombres y los nmeros de pgina de los
elementos. Dado que tanto los nombres como los nmeros de pgina pueden
cambiar si cambia usted el documento, puede que tenga que llevar a cabo su
campaa de elaboracin una segunda o una tercera vez para mantener la
exactitud de las listas. Para hacer esto solo debe actualizar el campo de cada
lista.
Una tabla de contenido es una lista de los ttulos de un documento que se puede
insertar en una ubicacin especfica. Una tabla de contenido puede utilizarse para
obtener informacin general acerca de los temas que se tratan en un documento,
o para buscar un tema rpidamente. Puede crear una tabla de contenido para un
documento que planea imprimir o ver en Word. Por ejemplo, si muestra el
documento en la vista Diseo de impresin, la tabla de contenido incluir
nmeros de pgina con los ttulos. Al cambiar a la vista Diseo Web, los ttulos
se muestran como hipervnculos para que pueda saltar directamente a un tema.
Crear una ta'la de contenido Crear una ta'la de contenido
8
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
Donde:
1!
Edgar Luna Huaman
$ostrar niveles.- Haga clic en el nmero de niveles de ttulo que desee mostrar
en la tabla de contenido. Para asignar estilos a los niveles de ttulo, haga clic en
Modificar, significa que usted pude determinar hasta que nivel de ttulos pueden
aparecer en la tabla de contenido, por ejemplo solo ttulos principales, entonces
sera hasta el nivel 1.
Edgar Luna Huaman
!ctuali"ar una ta'la de contenido !ctuali"ar una ta'la de contenido
Puesto que la tabla de contenido es un campo esta se actualiza como cualquier
otro campo, y debe actualizarse si es que se ha introducido nuevos ttulos o
simplemente si se ha aumentado o disminuido el contenido, ya que esto provoca
que ya los dems ttulos no se mantengan en las mismas pginas, siga los
siguientes pasos:
1. Sobre la tabla de contenido haga clic derecho
2. Seleccione la opcin Actualizar campos (o simplemente presione la tecla
#(.
12
Edgar Luna Huaman
&a'la de ilustraciones &a'la de ilustraciones
Una tabla de ilustraciones es una lista de las imgenes, tablas, grficos u otras
ilustraciones de un documento. Puede crear una tabla de ilustraciones para un
documento que planea imprimir o ver en Word. Por ejemplo, si muestra el
documento en la vista Diseo de impresin, la tabla de ilustraciones incluir
nmeros de pgina. Al cambiar a la vista Diseo Web, las ilustraciones se
muestran como hipervnculos para que pueda saltar directamente a una
ilustracin.
Crear una ta'la de ilustraciones Crear una ta'la de ilustraciones
Cuando cree una tabla de ilustraciones, utilice los mtodos siguientes para
especificar los ttulos de las ilustraciones que desee incluir:
Utilizar el comando Ttulo Si an no ha agregado ttulos a las ilustraciones,
puede utilizar el comando Ttulo del men Insertar. Crear una tabla de
ilustraciones utilizando ttulos.
Aplicar un estilo personalizado Si ya ha agregado los ttulos manualmente,
puede aplicarles un estilo personalizado. Crear una tabla de ilustraciones
utilizando estilos personalizados.
Despus de especificar los ttulos de ilustraciones que desee incluir, puede elegir
un diseo y generar la tabla de ilustraciones terminada. Cuando se genera una
Edgar Luna Huaman
tabla de ilustraciones, Word busca los ttulos, los ordena por el nmero y
muestra la tabla de ilustraciones en el documento.
14
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
Observe que en la tabla de ilustraciones figuran los objetos que llevan en su rtulo
#iura, mientras que la que lleva el rtulo )lustracin no aparece, recuerde que Word
los rene por el rtulo, lo que podra hacer es crear otra tabla de ilustraciones para los
objetos que llevan el rtulo )lustracin, tal es as que puede crear tablas de
ilustraciones para organigramas, otro para los grficos, etc.
16
Edgar Luna Huaman
Sesin 0* Sesin 0*
+ndices +ndices
Un ndice enumera los trminos y los temas que se tratan en un documento impreso, as
como las pginas en las que aparecen. Puede crear una entrada de ndice:
Para una palabra, una frase o un smbolo.
Para un tema que se extiende por un intervalo de pginas.
Que haga referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicleta".
Si crea numerosas entradas de ndice para un rea de un tema especfico, tal vez desee
crear entradas de ndice multinivel. Por ejemplo, cree la entrada de ndice principal
"Transporte" y despus agrupe debajo las subentradas "Bicicleta" y "Automvil".
Crear entradas de ,ndice Crear entradas de ,ndice
Entrada de ,ndice Entrada de ,ndice
Cdigo de campo que marca un texto especfico para incluirlo en un ndice. Cuando
marca un texto como entrada de ndice, Microsoft Word inserta un campo XE (entrada de
ndice), con formato de texto oculto.
Puede marcar manualmente cada entrada de ndice o marcar automticamente cada
aparicin de la entrada de ndice. Para acelerar la creacin de un ndice, tambin puede
utilizar un archivo de concordancia para marcar automticamente varias entradas de
ndice a la vez.
$arcar manualmente una entrada de ,ndice $arcar manualmente una entrada de ,ndice
Puede seleccionar la palabra o la frase y presionar la combinacin de teclas !-&
. SHIFT . E , y le mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
Edgar Luna Huaman
Donde:
Entrada.- Se refiere al ttulo que va a aparecer en el ndice.
Su'entrada.- Elemento de ndice que est incluido dentro de un ttulo ms
general. Por ejemplo, la entrada de ndice "planetas" podra tener como
subentradas los elementos "Marte" y "Venus".
/eferencia cru"ada.- Agrega a la entrada de ndice el texto de la referencia
cruzada que escriba en lugar de un nmero de pgina. Word no agrega la
referencia cruzada si hace clic en otra opcin de este cuadro.
0ina actual.- Para mostrar el nmero de pgina actual de la entrada de
ndice seleccionada, haga clic en Pgina actual.
)ntervalo de pinas.- Muestra el intervalo de pginas incluidas en el
marcador que seleccione de la lista Marcador. Para utilizar un intervalo de
pginas en un ndice, primero debe marcar el intervalo de pginas con un
marcador.
1. Siga uno de estos procedimientos:
o Para crear una entrada de ndice principal, escriba o modifique el
texto en el cuadro Entrada.
o Para crear una subentrada, especifique la entrada de ndice principal
y, a continuacin, escriba la subentrada en el cuadro Su'entrada.
Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la
subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuacin, el texto de
la entrada de tercer nivel.
2. Siga uno de estos procedimientos:
o Para marcar la entrada de ndice, haga clic en $arcar.
o Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga
clic en $arcar todas. (Tenga en cuenta que este botn est
disponible slo si ha seleccionado texto antes de abrir el cuadro de
dilogo, no si ha escrito su propio texto en el cuadro de dilogo).
18
Edgar Luna Huaman
3. Para marcar entradas de ndice adicionales, seleccione el texto o haga clic
inmediatamente detrs de l, en el cuadro de dilogo $arcar entrada de
,ndice y, a continuacin, repita los pasos 3 y 4.
Notas
El comando $arcar todas marca la primera aparicin del texto que
coincida exactamente con las letras maysculas y minsculas que la
entrada en cada prrafo.
Word insertar cada entrada de ndice marcada como campo XE (entrada
de ndice) con formato de texto oculto. Si no aparece el campo XE, haga
clic en $ostrar u ocultar en la barra de herramientas Estndar.
Crear el +ndice Crear el +ndice
1. Ubique el cursor donde desea el ndice
2. Seleccione el men )nsertar
3. Seleccione la opcin ndice 1 &a'las
4. Elija la ficha +ndice
Y ahora estar observando lo siguiente:
Edgar Luna Huaman
!utomarcar !utomarcar
2!
Edgar Luna Huaman
/eferencias Cru"adas /eferencias Cru"adas
Las referencias cruzadas son trozos de texto que remiten a los lectores a otros
lugares en un documento. A menudo mostradas en cursiva o entre parntesis,
las referencias cruzadas sealan un lugar concreto del documento, como un
captulo o un nmero de pgina.
Puede tambin crear referencias cruzadas de manera manual simplemente
escribiendo el texto apropiado en su documento, por supuesto, pero cuando
inserte una referencia cruzada con Word, ste crear de manera automtica el
texto de la referencia e incluir la pgina, captulo u otra referencia de
localizacin. Adems, Word cambiar de manera automtica las referencias de
localizacin si ms tarde modifica su documento. Y las referencias cruzadas
podrn ser insertadas como hipervnculos, y los lectores podrn hacer clic en
ellas para ir a una localizacin de referencia cruzada en el documento.
)nsertar una referencia cru"ada )nsertar una referencia cru"ada
Para insertar una referencia cruzada, siga estos pasos:
1. Mueva el punto de insercin al lugar donde quiera que aparezca la
referencia cruzada y escriba el principio del texto de la referencia cruzada,
23ase4 o 23er pina4 seguido por un espacio.
2. Elija /eferencia cru"ada en el men )nsertar para mostrar el cuadro de
dilogo Referencia cruzada, como en de la figura.
Edgar Luna Huaman
Si incluye $s adelante o ms atrs, le indicar el texto de la referencia pero
adicionalmente le indicar si se encuentra ms delante de esta posicin o ms
atrs,
22
Edgar Luna Huaman
Sesin 05 Sesin 05
3ista Es6uema 3ista Es6uema
Vista que muestra los ttulos de un documento con una sangra que representa
su nivel en la estructura del documento. Esta vista permite desplazarse
rpidamente por el documento, cambiar el nivel de los ttulos y reorganizar
grandes cantidades de texto mediante el desplazamiento de los ttulos. Tambin
puede utilizar la vista Esquema para desarrollar o cambiar la estructura de nivel
superior de un documento maestro agregando, reorganizando o quitando
subdocumentos.
Edgar Luna Huaman
7arra de 8erramientas Es6uema 7arra de 8erramientas Es6uema
24
Edgar Luna Huaman
)nsertar su'documentos )nsertar su'documentos
En un subdocumento se puede trabajar como en cualquier otro documento de
Word : agregar, quitar y modificar texto y grficos; comprobar la ortografa;
imprimir parte del documento; etc. Para trabajar con el contenido de un
subdocumento, bralo desde el documento maestro. Cuando los subdocumentos
estn contrados en el documento maestro, cada uno aparece como un
hipervnculo. Al hacer clic en el hipervnculo, Word muestra el subdocumento en
una ventana de documentos diferente.
Siga los siguientes pasos:
1. Ubique el cursor en la posicin donde requiere el contenido del otro
documento.
2. Haga clic en el botn )nsertar su'documento .
3. Ubique la mquina, unidad o carpeta donde se encuentra su documento y
bralo.
4. Observar que el contenido de este documento abierto aparece a partir de
donde se encontraba el cursor.
Edgar Luna Huaman
Sesin 09 - Evaluacin 0arcial Sesin 09 - Evaluacin 0arcial
26
Edgar Luna Huaman
Sesin 0: Sesin 0:
;raniramas ;raniramas
No es una exclusividad del Word insertar organigramas, pero puede insertarlos
por intermedio del Microsoft Organization Chart, el mismo que estar disponible
en las dems aplicaciones del Office, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione el men Insertar
2. Seleccione la opcin Objeto
3. Busque la opcin MS Organization Chart 2.0
4. Haga clic en el botn Aceptar.
Y ahora estar en la siguiente ventana:
Edgar Luna Huaman
;pciones de la 'arra de men< del $S ;rani"ation C8art ;pciones de la 'arra de men< del $S ;rani"ation C8art
28
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
3!
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
32
Edgar Luna Huaman
La herramienta "Lnea de conexin" permitir dibujar lneas hasta un mximo de
cuatro segmentos. Un segmento de lnea es un seccin recta de una lnea de
conexin; no existen ngulos rectos en un segmento de lnea. Esto es suficiente
para conectar cualquiera de los dos lados de cualquiera de los dos cuadros del
organigrama.
!=ustar las l,neas de cone>in
Es probable que necesite ajustar las lneas de conexin para evitar que se
superpongan a los cuadros del organigrama. La superposicin podra producirse al
trazar una lnea por primera vez, o despus de que Microsoft Organization Chart
vuelva a dibujar el organigrama.
Slo podr ajustar las lneas de conexin que tengan tres o ms segmentos. Si la
lnea tiene uno o dos segmentos y necesita ajuste, trate de eliminar la misma y
vuelva a dibujarla de forma tal que pueda salir y entrar por diferentes lados de los
cuadros que desee conectar.
Para ajustar lneas de conexin
1. Coloque el puntero sobre el segmento de la lnea media.
2. Mantenga presionado el botn del mouse mientras arrastra el segmento de
lnea hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo.
3. Suelte el botn del mouse.
Para cambiar el grosor, estilo o color de cualquier lnea trazada con la herramienta
"Lnea de conexin", seleccione la lnea y luego elija un grosor, estilo o color de
lnea en el men Lneas.
Edgar Luna Huaman
34
Edgar Luna Huaman
)nsertar Ecuaciones )nsertar Ecuaciones
En ocasiones es necesario escribir largas y complejas ecuaciones, con smbolos y
operadores matemticos diversos, utilizando el $icrosoft editor de ecuaciones
*.0,. ser posible insertar expresiones de tipo ecuaciones, mas no resolverlas, para
ello siga los siguientes pasos:
1. Seleccione men )nsertar.
2. Haga clic sobre la opcin ;'=eto.
3. Busque el la lista de Tipo de objetos a $icrosoft editor de ecuaciones
*.0.
4. Haga clic en !ceptar.
Qu es el Editor de ecuaciones? Qu es el Editor de ecuaciones?
Edgar Luna Huaman
36
Edgar Luna Huaman
Volver a disear.- Si ha efectuado mltiples cambios de formato, es posible
que necesite volver a dibujar la pantalla para eliminar posibles marcas. Puede
volver a disear la pantalla inmediatamente si elige el comando Volver a disear
del men Ver o presiona CTRL+D (de "disear").
Estilos.- Cuando trabaje con el estilo predeterminado Matemticas, el Editor de
ecuaciones dar a los caracteres que reconozca el formato de una variable
matemtica en cursiva. Podr aplicar otros estilos utilizando los comandos del
men Estilo. Por ejemplo, utilice el estilo Texto para escribir palabras que no
desee que se interpreten como variables, vectores, matrices u otros elementos
matemticos.
Expandir plantillas.- Puede insertar el signo de raz cuadrada o cualquier otra
plantilla eligindolo en las paletas que aparecen al hacer clic en un botn de la
barra de herramientas del Editor de ecuaciones. Las plantillas se expanden
automticamente al incluir ms elementos en la ecuacin.
Espacio y alineacin.- El Editor de ecuaciones se encarga automticamente
del espacio; en el estilo predeterminado Matemticas, presionar la BARRA
ESPACIADORA no tiene ningn efecto. Para obtener el aspecto exacto que desee:
Elija uno de los espacios de la barra de herramientas del Editor de
ecuaciones.
"Deslice" los elementos seleccionados utilizando las combinaciones de teclas
CTRL+FLECHA
Alinee una "pila" de ecuaciones, eligiendo un comando de alineacin del men
Formato.
Edgar Luna Huaman
0lantillas de s,m'olos? 0lantillas de s,m'olos?
38
Edgar Luna Huaman
!utoEvaluacin !utoEvaluacin
1. /epresente lo siuiente?
Edgar Luna Huaman
Sesin 0@ Sesin 0@
Crear una ta'la comple=a Crear una ta'la comple=a
Suerencia Mantenga presionada la tecla CTRL para ajustar automticamente
el texto mientras dibuja la tabla.
;peraciones dentro de la ta'la ;peraciones dentro de la ta'la
Es posible realizar clculos en la tabla de datos, para ello deber mantener datos
numricos en la tabla y recuerde que las columnas se numeran con letras desde
la letra !, y las filas se numeran con nmeros arbigos desde 1.
Para escribir una frmula puede seguir los siguientes pasos:
1. Ubicarse en la celda donde quiere mostrar el resultado.
2. Seleccionar la opcin &a'la de la barra de men.
3. Elegir la opcin #rmula.
Y aparecer lo siguiente:
4!
Edgar Luna Huaman
Deber mostrar la respuesta, por ejemplo 1450,00, pero es probable que muestre la
siguiente respuesta:
Esto se debe a la configuracin regional del Windows, siga los siguientes pasos:
Edgar Luna Huaman
Le mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
Seguramente el smbolo de moneda es cualquier otro menos el A, y si ese no era el
problema probablemente hay duplicidad de funciones del punto, la coma o el punto y
coma, y es que la coma o es separador decimal, o de miles o de listas, no puede ser
separador de dos cosas al mismo tiempo, pero lo que generalmente ocurre es que el
smbolo de moneda no es A y debera ser el A.
42
Edgar Luna Huaman
1. Ubquese en la celda donde quiere el saldo.
2. Presione la combinacin de teclas C&/- . #( (Insertar campo)
3. Dentro de las laves escriba =B2-C2 y luego pulse la tecla de funcin #(., si
observa lo siguiente:
B=B2-C2C, pulse SD)#& . #(, que permite mostrar el resultado del campo o el
cdigo del mismo.
;peraciones entre ta'las ;peraciones entre ta'las
Suponiendo que contamos con las siguientes tablas:
Luego ubique el cursor dentro de la celda B2 de la tercera tabla es decir entre
Enero 1 !re6uipa, y presione C&/- . #( para insertar un campo y escriba lo
siguiente:
B=SUM(Produccion_2001[b2];Produccion_2002[b2])C
Para referirse a cada celda de una tabla diferente, deber escribir el nombre del
marcador de cada tabla y entre corchetes la celda a la que nos queremos referir.
De esta forma se puede hacer referencia a datos de celdas de otras tablas, para eso cada
tabla debe tener asignado un marcador.
La otra alternativa es seleccionar cada celda y asignarle marcador.
Edgar Luna Huaman
marcador marcador
Posicin o seleccin de texto a la que se asigna un nombre para poder hacer referencias.
Microsoft Word marca la posicin con el nombre especificado por el usuario. Estos
marcadores tienen ms utilidades que los marcadores de posicin, ya que sirven, por
ejemplo, para crear y numerar referencias cruzadas.
Nota Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir
nmeros, pero no espacios. No obstante, puede utilizar el carcter de subrayado para
separar palabras, por ejemplo, "Primer_ttulo", el mximo de caracteres en el nombre de
un marcador es de 40.
/eferencias a celdas en una ta'la /eferencias a celdas en una ta'la
Al realizar clculos en una tabla, se hace referencia a las celdas de la tabla con
A1, A2, B1, B2, etc., con la letra que representa la columna y el nmero que
presenta la fila. Al contrario que en Microsoft Excel, en Microsoft Word las
referencias de las celdas son siempre referencias absolutas y no incluyen signos
de moneda. Por ejemplo, la referencia de la celda A1 en Word es lo mismo que
$A$1 en Excel.
/eferencia a celdas individuales Para hacer referencia a las celdas en las
frmulas, se usa una coma para separar las referencias a celdas individuales y
dos puntos para separar la primera y la ltima celda de un rango, tal como se
muestra en los siguientes ejemplos.
44
Edgar Luna Huaman
/eferencia a una fila o columna completa Puede hacer referencia a una fila
o columna completa de un clculo de las maneras siguientes:
Utilice un rango que incluya slo la letra o el nmero que lo representa, por
ejemplo, 1:1, para hacer referencia a la primera fila de la tabla. Esta indicacin
permite que el clculo incluya automticamente todas las celdas de la fila si
decide agregar otras celdas ms adelante.
Utilice un rango que incluya las celdas especficas, por ejemplo, a1:a3, para
hacer referencia a una columna con tres filas. Esta indicacin permite que el
clculo incluya slo esas celdas. Si agrega otra celdas posteriormente y desea
incluirlas en el clculo, deber modificarlo.
/eferencia a celdas de otra ta'la Para hacer referencia a celdas de otra
tabla o a una celda que se encuentre fuera de una tabla, identifique la tabla con
un marcador. Por ejemplo, el campo B =average(Tabla2 b:b) <C calcula el
promedio de la columna B de la tabla marcada por el marcador Tabla2.
;peradores matemticos 1 relacionales ;peradores matemticos 1 relacionales
En un campo = (Frmula) puede utilizar cualquier combinacin de valores con los
siguientes operadores matemticos y relacionales.
;perador Eescripcin
+ Suma
- Resta
* Multiplicacin
/ Divisin
% Porcentaje
^ Potencias y races
= Igual a
< Menor que
< = Menor o igual que
> Mayor que
> = Mayor o igual que
< > Distinto de
Edgar Luna Huaman
Sesin 0F Sesin 0F
Campos Campos
Los campos se utilizan como marcadores de los datos que podran cambiar en un
documento y para crear cartas modelo y etiquetas de documentos de
combinacin de correspondencia. Algunos de los campos ms comunes son los
campos PAGE, que se inserta al agregar nmeros de pgina, y DATE, que se
inserta al hacer clic en el comando #ec8a 1 8ora del men )nsertar y activar la
casilla de verificacin !ctuali"ar automticamente.
Los campos se insertan automticamente al crear un ndice o una tabla de
contenido con el comando +ndice 1 ta'las del men )nsertar. Tambin puede
utilizar campos para insertar automticamente informacin sobre el documento,
como el nombre del autor o del archivo, para realizar clculos, crear vnculos y
referencias a otros documentos o elementos y llevar a cabo otras tareas
especiales.
Los cdigos de campo aparecen entre llaves ( B C ). Para mostrar los resultados
de los cdigos de campo, como los resultados de clculos, oculte estos cdigos.
Haga clic en el comando ;pciones del men Derramientas, a continuacin en
la ficha 3er y, por ltimo, desactive la casilla de verificacin Cdios de
campo. En cierto modo, los campos son como las frmulas de Microsoft Excel, el
cdigo de campo corresponde a la frmula y el resultado al valor que genera.
No puede insertar llaves de campo escribiendo los caracteres desde el teclado.
Los campos se insertan al utilizar comandos concretos, como el comando #ec8a
1 8ora del men )nsertar, o bien cuando presiona la combinacin de teclas
CTRL+F9 y escribe entre llaves la informacin.
)nsertar carpos )nsertar carpos
46
Edgar Luna Huaman
Se refiere a los modificadores, los mismos que son algunas variaciones o
complementos al, campo, por ejemplo en los campos que insertan texto se
dispone de los modificadores:
Maysculas \*Upper
Minsculas \*Lower
Primera mayscula \*FirtsCap
Formato de ttulo \*Caps
!lunos campos !lunos campos
{ PAGE { PAGE GHI $odificador de formato J GHI $odificador de formato J } }
Inserta el nmero de la pgina en la que se encuentra el campo PAGE. Word
insertar el campo PAGE cuando haga clic en el comando N<meros de pina,
en el men )nsertar.
$odificador E>plicacin
\* Modificador de
formato
Modificador opcional que prevalece sobre el estilo
numrico seleccionado en el cuadro #ormato de
n<mero del cuadro de dilogo #ormato de los
n<meros de pina (comando N<meros de pina,
men )nsertar).
Nota Para modificar el formato de carcter del nmero
de pgina, modifique el estilo de carcter Nmero de
pgina.
Edgar Luna Huaman
#ormato de n<meros #ormato de n<meros
El modificador $uestra los n<meros como
\* alfabtico Caracteres alfabticos. El resultado tiene el mismo uso de
maysculas y minsculas que la palabra "alfabtico" del
cdigo de campo. Por ejemplo, { apndice SEQ\*
ALFABTICO } muestra "B" (en vez de "2")y { apndice
SEQ\* alfabtico } muestra "b".
\* Arbigo
Nmeros cardinales arbigos. Por ejemplo,
{ PAGE\* Arbigo } muestra "31".
Nota Si el valor de Formato de nmero del cuadro de
dilogo Formato de los nmeros de pgina (comando
Nmeros de pgina, men Insertar) no es arbigo, este
modificador anula el valor.
\* CardTexto Texto cardinal. Aplica el formato de minsculas al resultado,
a menos que agregue un modificador de formato para
especificar un uso distinto de maysculas. Por ejemplo,
B = SUMA(A1:B2) \* CardTexto C muestra "setecientos
noventa" y
B = SUMA(A1:B2) \* CardTexto \* Mays C muestra
"Setecientos Noventa".
\* TextoMoneda Texto cardinal. Word inserta "y" en la posicin decimal y
muestra los dos primeros decimales (redondeados) como
numeradores arbigos sobre 100. Se aplica el formato de
minsculas al resultado, a menos que agregue un
modificador de formato para especificar un uso distinto de
maysculas. Por ejemplo,
B = 9,20 + 5,35 \* TextoMoneda\* Mays C muestra
"CATORCE y 55/100".
\* Hex Nmeros hexadecimales. Por ejemplo,
B QUOTE"458" \* Hex C muestra "1CA".
\* OrdTexto Texto ordinal. Se aplica el formato de minsculas al
resultado, a menos que agregue un modificador de formato
para especificar un uso distinto de maysculas. Por ejemplo,
B DATE \@ "d" \* OrdTexto C muestra "vigsimo primero" y
B DATE \@ "d" \* OrdTexto \* PrimeraMays C muestra
"Vigsimo primero".
\* Ordinal Texto arbigo ordinal. Por ejemplo,
B DATE \@ "d" \* Ordinal C muestra "30".
\* romanos Numerales romanos. El resultado tiene el mismo uso de
maysculas y minsculas que la palabra "romano" del
cdigo de campo. Por ejemplo,
B SEQ CAPTULO \* romanos C muestra "xi" y
B SEQ CAPTULO \* ROMANOS C muestra "XI".
48
Edgar Luna Huaman
Cdios de campo? campo K L#rmulaM Cdios de campo? campo K L#rmulaM
B K Frmula [Marcador ] [HN Imagen-Numrica] C
Calcula un nmero utilizando una frmula matemtica. Puede utilizar el comando
#rmula (men &a'la) para insertar un campo = (Frmula) en una tabla o en
texto normal.
Suerencia Si utiliza una aplicacin de hoja de clculo, como Microsoft Excel,
suele resultar ms fcil incrustar toda una hoja de clculo o parte de ella en un
documento, que utilizar el campo = (Frmula) en una tabla.
)nstruccin E>plicacin
Frmula Expresin que puede contener cualquier combinacin de
nmeros, marcadores que hagan referencia a nmeros,
campos cuyo resultado sea un nmero, as como los
operadores y las funciones disponibles. La expresin
puede hacer referencia a valores de una tabla y a
valores devueltos por funciones.
Marcador Nombre de un marcador que hace referencia a uno o
varios valores.
\# Imagen-Numrica Especifica la forma en que se va a mostrar el resultado
del clculo (nmero de posiciones decimales, cmo
mostrar nmeros negativos, etc.).
$odificador de campo )maen numrica LHNM $odificador de campo )maen numrica LHNM
Especifica el aspecto de un resultado numrico. Este modificador se denomina
modificador de "imagen" porque utiliza smbolos para representar el formato del
resultado del campo. Por ejemplo, el modificador \# #,##0,00 $ de {=
SUM(ABOVE) \# #,##0,00 $} muestra el resultado como "4.455,70 $". Si el
resultado de un campo no es numrico, este modificador no tendr efecto.
Combine las siguientes instrucciones para crear un modificador de imagen
numrica.
Nota No es necesario que las imgenes numricas sencillas que no incluyan
espacios vayan entre comillas; por ejemplo, B VentasMarzo \# #,##0,00 $
C.Cuando se trate de imgenes numricas ms complejas o que incluyan texto o
espacios, coloque la imagen numrica entre comillas, como muestran los
siguientes ejemplos. Word agrega comillas a los modificadores de imgenes
numricas si inserta un campo con el comando Campo del men )nsertar, o el
comando #rmula del men &a'la.
Edgar Luna Huaman
Elemento de imaen /eali"a lo siuiente
0 (cero) Especifica las posiciones numricas necesarias que van a
mostrarse en el resultado. Si el resultado no incluye
ningn dgito en dicha posicin, Word muestra un 0
(cero). Por ejemplo, B = 4 + 5 \# 00,00 C muestra
"09,00".
# Especifica las posiciones numricas necesarias que van a
ningn dgito en dicha posicin, Word muestra un
espacio. Por ejemplo, B = 9 + 6 \# ### $ C muestra "15
$".
x Coloca dgitos a la izquierda del marcador "x". Si el
marcador est a la derecha de la coma decimal, Word
redondea el resultado con dicha posicin. Por ejemplo,
B = 111053 + 111439 \# x## C muestra "492".
B = 1/8 \# 0,00x C muestra "0,125".
B = 3/4 \# .x C muestra ",8".
, (coma decimal) Determina la posicin de la coma decimal. Por ejemplo, B
= SUM(ABOVE) \# ###,00 $ C muestra "495,47 $".
Nota Utilice el smbolo decimal especificado en el
cuadro de dilogo 0ropiedades de Confiuracin
reional del Panel de control de Windows.
Si utiliza Windows NT 3.51, utilice el smbolo decimal
especificado en el cuadro de dilogo N<mero del Panel
de control Internacional.
, (smbolo de
agrupacin de dgitos)
Separa una serie de tres dgitos. Por ejemplo,
B = BenefNeto \# #.###.### $ C muestra "2.456.800
$".
Nota Utilice el smbolo decimal especificado en el
cuadro de dilogo 0ropiedades de Confiuracin
reional del Panel de control de Windows.
especificado en el cuadro de dilogo N<mero del Panel
de control Internacional.
- (signo menos) Agrega un signo menos a un resultado negativo o un
espacio si el resultado es positivo, o bien un 0 (cero). Por
ejemplo, B = 10 - 90 \# -## C muestra "-80".
+ (signo ms) Agrega un signo ms a un resultado positivo, un signo
menos a un resultado negativo o un espacio si el
resultado es 0 (cero). Por ejemplo, B = 100 - 90 \# +##
C muestra "+10" y B = 90 - 100 \# +## C muestra "-
10".
5!
Edgar Luna Huaman
%, $, *, etc. Incluye el carcter especificado en el resultado. Por
ejemplo, B = benefneto \# "##%" C muestra "33 %".
"positivo; negativo" Especifica formatos de nmero distintos para los
resultados positivos y negativos. Por ejemplo, si el
marcador Ventas95 es un valor positivo, el campo
B Ventas95 \# "#.##0,00 $;-NONN0O00 $" C muestra el
valor con el formato normal; por ejemplo, "1.245,65 $".
Si el valor es negativo, se muestra con formato de
negrita y un signo menos; por ejemplo, "- *59O9: A".
"positivo; negativo;
cero"
Especifica formatos de nmeros distintos para un
resultado positivo, negativo y 0 (cero). Por ejemplo, en
funcin del valor del marcador Ventas95,
B Ventas95 \# "#.##0,00 $;(#.##0,00 $);0 A" C
muestra valores positivos, negativos y 0 (cero) de la
siguiente forma: 1.245,65 $, (345, 56 $), 0A
&Texto Agrega texto al resultado. Escriba el texto entre comillas.
Por ejemplo,
B = B Precio C *8,1% \# "##0,00 $ 'por impuestos de
ventas' " C muestra "347,44 $ por impuestos de ventas".
èlementonumerado` Muestra el nmero del elemento anterior numerado con
el comando &,tulo (men )nsertar) o con el campo SEQ.
Escriba el identificador del elemento entre comillas, como
por ejemplo "mesa" o "figura", con acentos graves (`). El
nmero secuencial se muestra en numerales arbigos.
Por ejemplo,
B = SUMA(A1:D4) \# "##0,00 'es el total de Tabla'
`tabla`" C muestra "456,34 es el total de Tabla 2".
Ejemplos
El siguiente campo resta una cantidad del valor representado por el marcador
VentasBrutas. El modificador de imagen numrica muestra el resultado con un
signo de moneda; por ejemplo: S/. 14.786,17
B = VentasBrutas-29.897,62 \# "S/. #.##0,00" C
El siguiente campo = (Frmula) calcula el nmero total de pginas de un
documento cuya numeracin de pginas empiece en 47 y muestra el resultado
como "Pgina 51 de 92".
Pgina B PAGEC de B = (47 - 1) + B NUMPAGES C C
Los siguientes ejemplos hacen referencia a los valores de una tabla. Las
referencias de celdas marcan las celdas de la tabla que contienen el campo =
(Frmula). Si el campo no est en la tabla a la que se hace referencia, marque la
tabla con un marcador y especifquelo, seguido de las referencias de celda.
Campo /esultado
Edgar Luna Huaman
B = SUM(ABOVE) C
(insertado en la celda de una
tabla)
Suma de celdas, desde la celda situada encima
del campo hasta la parte superior de la columna,
o bien hasta la primera celda vaca o con un
valor no vlido.
B = SUM(Tabla3 C3) C Contenido de la celda situada en la tercera
columna de la tercera fila de la tabla sealada
con el marcador "Tabla3".
B = MIN(Tabla3 A1:D3) C El menor valor de laZs cuatro primeras celdas de
la tercera fila de la tabla sealada con el
marcador "Tabla3".
52
Edgar Luna Huaman
Sesin 0( Sesin 0(
Diperv,nculos Diperv,nculos
Texto de color y subrayado en el que hace clic para ir a un archivo, una ubicacin
de un archivo, una pgina HTML del World Wide Web o una pgina HTML de una
intranet. Los hipervnculos tambin pueden ir a grupos de noticias y a sitios
Gopher, Telnet y FTP.
Lo utilizaremos para que dentro de un documento pueda situarse en determinado
punto, al hacer clic al igual que en una pgina Web.
Para crear un hipervnculo, siga los siguientes pasos:
Ubique el cursor sobre el texto, u objeto al que desea crearle hipervnculo.
1. Seleccione de la barra de men la opcin )nsertar.
2. Elija la opcin Diperv,nculo.
Ahora estar observando la siguiente caja de dilogo:
Edgar Luna Huaman
Sesin 10 P Evaluacin 0arcial Sesin 10 P Evaluacin 0arcial
54
Edgar Luna Huaman
Sesin 11 Sesin 11
0lantillas 0lantillas
Qu es una plantilla? Qu es una plantilla?
Es un tipo especial de documento que proporciona las herramientas bsicas para
disear un documento final. Las plantillas pueden contener los elementos
siguientes:
Texto o formato idntico para cada documento del mismo tipo, como un
memorando o un informe
Estilos
Elementos de Autotexto
Macros
Asignaciones de teclas y de mens
Barras de herramientas
Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla
determina la estructura bsica de un documento y contiene la configuracin del
documento, por ejemplo, elementos de Autotexto, fuentes, asignacin de teclas,
macros, mens, diseo de pgina, formato especial y estilos. Existen dos tipos
bsicos de plantillas: plantillas globales y plantillas de documento. Las plantillas
globales, incluida la plantilla Normal, contienen valores que estn disponibles en
todos los documentos. Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax
del cuadro de dilogo Nuevo, contienen valores que slo estn disponibles para
documentos basados en esa plantilla. Por ejemplo, si utiliza la plantilla de
memorandos para crear un memorando, ste puede utilizar los valores de la
plantilla de memorandos y de cualquier plantilla global. Word proporciona varias
plantillas de documento, y el usuario puede crear sus propias plantillas de
documento.
Crear una plantilla Crear una plantilla
Siga uno de estos procedimientos:
1. Para basar una plantilla nueva en un documento existente, haga clic en el
comando !'rir del men !rc8ivo y, a continuacin, abra el documento que
desee.
Edgar Luna Huaman
Para basar una plantilla nueva en otra existente, haga clic en el comando
Nuevo del men !rc8ivo. Haga clic en una plantilla que sea similar a la que
desee crear, haga clic en 0lantilla bajo Crear nuevo y, a continuacin, en
!ceptar.
2. En el men !rc8ivo, haga clic en Quardar como.
3. En el cuadro Quardar como tipo, haga clic en 0lantilla de documento.
Este tipo de archivo ya estar seleccionado si guarda un archivo creado
como plantilla.
4. La carpeta predeterminada es 0lantillas en el cuadro Quardar en. Para
guardar la plantilla de forma que aparezca en una ficha distinta a Qeneral,
pase a la subcarpeta correspondiente de la carpeta 0lantillas.
5. En el cuadro Nom're de arc8ivo, escriba el nombre de la nueva plantilla y,
a continuacin, haga clic en Quardar.
6. En la nueva plantilla, agregue el texto y los grficos que desee que
aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla y elimine
los que no desee que aparezcan.
7. Realice los cambios que desee en los valores de los mrgenes, el tamao y
la orientacin del papel, los estilos y otros formatos.
8. Haga clic en Quardar y, a continuacin, en el comando Cerrar del men
!rc8ivo.
Notas
Para que slo los documentos basados en esta plantilla tengan acceso a los
elementos de Autotexto y las macros, gurdelos en esta plantilla y no en la plantilla
Normal.
Opciones que puede guardar dentro de una plantilla:
Tamao de papel, Mrgenes, Tipo de letra, Formato de fuente, Encabezados y pies
de pgina, Idioma, Tabulaciones, campos de formulario, entre otros.
Compartir los estilosO autote>tos 1 otros componentes de una plantilla Compartir los estilosO autote>tos 1 otros componentes de una plantilla
a otra a otra
Como ya sabe una plantilla puede contener a grandes rasgos: estilos, autotextos,
barras de herramientas y macros; estos elementos que ya estn en una plantilla
se pueden copiar a otra, o simplemente puede eliminarlos, si sigue los siguientes
pasos:
1. Ingrese al men Herramientas
2. Seleccione la opcin Plantillas y complementos
Le mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
56
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
)nsertar !utote>to )nsertar !utote>to
58
Edgar Luna Huaman
Sesin 1% - 1* Sesin 1% - 1*
#ormularios #ormularios
Utilice formularios impresos para facilitar copias a usuarios que no tienen acceso
a un formulario electrnico. Por ejemplo, cree un formulario que se enviar a
clientes o a personas que no pertenecen a su organizacin.
El formulario se imprime y los campos se rellenan.
EiseRar un formulario para ver e imprimir en Sord EiseRar un formulario para ver e imprimir en Sord
Edgar Luna Huaman
Campo de formulario Campo de formulario
En un formulario, se refiere a la ubicacin en la que estn almacenados los datos
de un tipo determinado, por ejemplo, un campo de direcciones. Puede utilizar la
barra de herramientas Formularios para insertar los siguientes tipos de campos
de formulario: cuadros de texto para rellenar, casillas de verificacin para activar
y desactivar, y listas desplegables para seleccionar elementos.
!Radir un campo de formulario con te>to !Radir un campo de formulario con te>to
Un campo de formulario con texto es un lugar donde el usuario introduce texto en
el formulario, puede crear un espacio en blanco como lo hara con un formulario
impreso, pero cuando utiliza un campo de formulario de texto, puede especificar
parmetros, como la longitud mxima de la entrada de datos o si debe ser texto,
un nmero, una fecha o una hora. Puede incluso introducir texto predeterminado
cuando se trata de una respuesta estndar.
Aqu tiene cmo aadir un campo de formulario con texto:
1. Mueva el punto de insercin al lugar donde quiera que aparezca el campo,
normalmente a la izquierda o a la derecha del texto del nombre del campo.
2. Haga clic en el botn campo con texto de la barra de herramientas
formularios y Word insertar un campo y lo sombrear.
-,neas de la cuadr,cula -,neas de la cuadr,cula
Lneas finas que indican los lmites de las celdas en una tabla. Las lneas de la
cuadrcula de las tablas no se imprimen con el documento. Para ocultarlas, haga
clic en Ocultar lneas de divisin en el men Tabla.
Campos de formulario en formulario Campos de formulario en formulario
6!
Edgar Luna Huaman
Crear un formulario Crear un formulario
Siga los siguientes pasos:
1. Active la barra de herramientas Formularios.
;pciones del campo con te>to ;pciones del campo con te>to
Edgar Luna Huaman
Donde:
&ipo.- Le permite configurar los tipos de datos para el campo. Las opciones a elegir aqu
son:
Texto normal: acepta todas las palabras, nmeros y smbolos.
Nmero: acepta slo nmeros.
Fecha: Permite el ingreso slo de expresiones en formato de fecha.
Fecha actual: Aade la fecha del sistema.
Hora actual: Aade la hora del sistema.
Clculo: calcula un nmero a partir de una frmula que usted insertar, este resultado
se produce en funcin a los valores de otros campos, por ejemplo calcular un total a
pagar si hay otros campos que contienen el precio y cantidad.
Lo primero que tiene que hacer es elegir una de estas opciones, ya que la eleccin que
haga va a influir en los dems mens de la mitad superior del cuadro de dilogo.
-aro m>imo.- Permite establecer un lmite en el nmero de caracteres o nmeros que
pueden ser introducidos en el campo, por ejemplo para un nmero de DNI sera 8 el
mximo de caracteres o dgitos.
&e>to predeterminado.- Le permite introducir entradas de datos predeterminados para
este campo, es til cuando hay una respuesta en comn, que pocas veces vara, se
acostumbra establecer los siguientes textos predeterminados:
Escri'a a6u, su nom're Esto permite que se observe este texto en el campo.
Tambin se acostumbra dejar varios espacios en blanco para simular un mayor ancho del
campo.
#ormato del te>to.- Permite seleccionar opciones de formato los cuales dependen del
tipo de campo seleccionado, as tenemos los siguientes:
62
Edgar Luna Huaman
$arcador.- En un nombre con el fin de crear un marcador para este campo de
formulario. Puede usar un marcador para hacer referencia al contenido de este
campo desde una macro. Por defecto para los cuadros con textos se crea en
nombre de &e>to1 y la numeracin se incrementa en cada campo, usted puede
escribir un nombre ms apropiado en el cual no deben considerarse espacios en
blanco.
Esos son los nombres de marcador que asumen cada uno de los campos con
texto.
Calcular al salir.- Esta casilla si se activa permite que si en el formulario hay
algn otro campo que depende de este se actualice automticamente, por
ejemplo estoy llenando un precio, y en el formulario hay un campo que calcula
un total a pagar, entonces si debo activar la casilla de verificacin Calcular al
salir.
/elleno activado.- Si se activa permite que cuando el formulario se proteja el
cursor si entre en este campo, de lo contrario el cursor no se ubicar dentro de
Edgar Luna Huaman
este campo, se desactiva cuando el contenido de este campo depende de otros,
es el caso de las frmulas.
E=ecutar macro.- Es posible que cuando el cursor entre en un campo de
formulario se produzca alguna accin o quiz cuando el cursor abandona el
campo, esa accin que se produce de manera automtica se llama $acro.
!rear a1uda.- Permite que muestre una auda en el momento de llenar el
formulario, tiene las siguientes opciones:
7arra de estado.- Es la ayuda que se muestra en la barra de estado cuando
estemos sobre el campo de formulario.
64
Edgar Luna Huaman
Campo de lista despea'le Campo de lista despea'le
Se trata de mostrar varias alternativas en una lista para que ya tenga que escribir sino
elegir a una de las alternativas
Tsar casillas de verificacin? Tsar casillas de verificacin?
Se utiliza este tipo de campo cuando se trata de una respuesta que solo podra
ser cualquiera de dos valores, que se interpreta como Si o No, o como
3erdadero o como #also.
Tiene las siguientes opciones:
Edgar Luna Huaman
Y de inmediato en el documento solo estarn disponibles los campos de
formulario y puede desplazarce de uno a otro presionando la tecla &a'O
observar que no se puede realizar modificaciones en el resto del documento ya
que solo tendr acceso a escribir en los campos de formulario que insert.
Pero si vuelve hacer clic sobre el botn Proteger formulario este quedar
desprotegido.
Para evitar que cualquier persona desproteja nuestro formulario y por
consiguiente lo modifique, proteja su formulario con contrasea, as:
1. Seleccione de la barra de men la opcin Derramientas.
2. Elija la opcin 0roteer documento.
Le mostrar las siguientes opciones:
66
Edgar Luna Huaman
3. Elija la opcin #ormularios.
4. Escriba una contraseaO ya sabe que se mostrar como asterscos.
5. Haga clic en el botn !ceptar.
6. Vuelva a escribir la contrasea.
Y el formulario quedar protegido y cuando intenten desprotegerlo, preguntar por la
contrasea, as:
Ahora escriba la contrasea y podr hacerle modificaciones a la estructura de su
documento.
Quardar slo los datos del formulario Quardar slo los datos del formulario
Esta opcin se utiliza para que al momento de guardar el documento se genere
un archivo de tipo texto (I.&U&), en el cual solo se guarda los datos que se han
introducido en el formulario mas no el texto que ya se mostraba, para lograr
esto, ser necesario hacer lo siguiente:
1. Seleccione la opcin Quardar.
2. En el cuadro de dilogo Quardar como, seleccione el botn
Derramientas.
Edgar Luna Huaman
Luego seleccione la opcin ;pciones enerales..., y obtendr lo siguiente:
3. Acepte el cuadro dilogo.
4. Escriba un nombre para su archivo.
Para comprobar luego de haber guardado, puede abrir el 7loc de notas y
abrir este archivo, encontrar lo siguiente:
68
Edgar Luna Huaman
Observe que todos los datos se muestran entre comillas y cada uno de ellos
separados por una coma uno del otro, adems en el caso de las casillas de
verificacin almacena V1W cuando est activa y V0W cuando est apagado.
)mprimir solo los datos del formulario )mprimir solo los datos del formulario
Pemite que en la impresin no se imprima todo lo que se ve sino nicamente el contenido
de los campos de formulario, es til cuando se trata de un formato ya impreso en el cual
solo hay que rrellenar, as por ejemplo:
$odificadores enerales $odificadores enerales
Los modificadores generales son instrucciones opcionales que modifican el formato
o impiden la realizacin de cambios en la informacin resultante de un campo.
Puede utilizar los cuatro modificadores siguientes en la mayora de los campos.
&ipo de modificador Eescripcin
Edgar Luna Huaman
Formato (\*) Especifica formatos de nmero, uso de maysculas y
formato de carcter; impide que se realicen cambios
en el formato de los resultados del campo cuando se
actualiza un campo.
Imagen numrica (\#) Especifica el aspecto de un resultado numrico,
incluidos el nmero de posiciones decimales y el uso
de los smbolos de moneda.
Imagen Fecha-Hora (\@) Establece el formato de los campos con un resultado
de fecha u hora. Por ejemplo,
16/12/96, viernes 12:35 p.m.
Bloquear resultado (\!) Evita la actualizacin de los campos contenidos en el
texto insertado por un campo MARCADOR,
INCLUDETEXT o REF.
$odificador de campo #ormato LHIM $odificador de campo #ormato LHIM
Especifica el aspecto de los resultados de campo. Las instrucciones de formato
determinan el uso de maysculas y minsculas; los formatos de nmeros (por
ejemplo, si "9" aparece como "ix", numerales romanos, o bien como "9",
ordinales); y los formatos de carcter. Los modificadores de formato tambin
conservan el formato del resultado del campo cuando se actualiza.
El
modificador
0one en ma1<sculas
\* Maysculas La primera letra de cada palabra. Por ejemplo,
B FILL-IN "Escriba su nombre:" \* maysculas C muestra "Julia
Mendoza" aunque el nombre se escriba en minsculas.
\*
PrimeraMays
La primera letra de la primera palabra. Por ejemplo,
B COMENTARIO\* PrimeraMays C muestra "Informe semanal
de ventas".
\* Mays Todas las letras. Por ejemplo, B QUOTE"palabra" \* Mays C
muestra "PALABRA".
\* Mins Ninguna letra del resultado; todas las letras aparecen en
minsculas. Por ejemplo, B FILENAME \* Mins C muestra
"informe.doc de ventas semanales".
Nota Este modificador no tendr efecto si el campo que lo
contiene tiene aplicado un formato de minsculas.
\* alfabtico
Caracteres alfabticos. El resultado tiene el mismo uso de
maysculas y minsculas que la palabra "alfabtico" del cdigo de
campo. Por ejemplo, B apndice SEQ\* ALFABTICO C muestra
"B" (en vez de "2") y
7!
Edgar Luna Huaman
El
modificador
0one en ma1<sculas
B apndice SEQ\* alfabtico C muestra "b".
\* Arbigo Nmeros cardinales arbigos. Por ejemplo,
B PAGE\* Arbigo C muestra "31".
Nota Si el valor de #ormato de n<mero del cuadro de dilogo
#ormato de los n<meros de pina (comando N<meros de
pina, men )nsertar) no es arbigo, este modificador anula el
valor.
\* CardTexto Texto cardinal. Aplica el formato de minsculas al resultado, a
menos que agregue un modificador de formato para especificar
un uso distinto de maysculas. Por ejemplo,
B = SUMA(A1:B2) \* CardTexto C muestra "setecientos
noventa" y
B = SUMA(A1:B2) \* CardTexto \* Mays C muestra
"Setecientos Noventa".
\*
TextoMoneda
Texto cardinal. Word inserta "y" en la posicin decimal y
muestra los dos primeros decimales (redondeados) como
numeradores arbigos sobre 100. Se aplica el formato de
minsculas al resultado, a menos que agregue un modificador
de formato para especificar un uso distinto de maysculas. Por
ejemplo,
B = 9,20 + 5,35 \* TextoMoneda\* Mays C muestra
"CATORCE y 55/100".
\* Hex Nmeros hexadecimales. Por ejemplo,
B QUOTE"458" \* Hex C muestra "1CA".
\* OrdTexto Texto ordinal. Se aplica el formato de minsculas al resultado, a
menos que agregue un modificador de formato para especificar
un uso distinto de maysculas. Por ejemplo, B DATE \@ "d" \*
OrdTexto C muestra "vigsimo primero" y
B DATE \@ "d" \* OrdTexto \* PrimeraMays C muestra
"Vigsimo primero".
\* Ordinal Texto arbigo ordinal. Por ejemplo,
B DATE \@ "d" \* Ordinal C muestra "30".
\* romanos Numerales romanos. El resultado tiene el mismo uso de
maysculas y minsculas que la palabra "romano" del cdigo de
campo. Por ejemplo,
B SEQ CAPTULO \* romanos C muestra "xi" y
B SEQ CAPTULO \* ROMANOS C muestra "XI".
\*
Formatocarc
El formato de la primera letra del tipo de campo al resultado. El
resultado del siguiente ejemplo tiene formato de negrita porque la
Edgar Luna Huaman
El
modificador
0one en ma1<sculas
"R" de "REF" est en negrita.
B /EF captulo2_ttulo \* Formatocarc C muestra "7allenas del
0ac,fico".
Nota Para agregar este modificador, escrbalo en el cdigo de
campo o en el cuadro Cdios de campo del cuadro de dilogo
Campo (men )nsertar, comando Campo).
\*
COMFORMATO
El formato del resultado anterior al nuevo resultado. Por ejemplo,
si selecciona el nombre que muestra el campo
B AUTHOR\* COMFORMATO C y aplica formato de negrita, Word
conserva el formato de negrita cuando se actualiza el campo al
cambiar el nombre del autor.
$odificador de campo )maen numrica LHNM $odificador de campo )maen numrica LHNM
Especifica el aspecto de un resultado numrico. Este modificador se denomina
modificador de "imagen" porque utiliza smbolos para representar el formato del
resultado del campo. Por ejemplo, el modificador \# #,##0,00 $ de {=
SUMA(ARRIBA) \# #,##0,00 $} muestra el resultado como "4.455,70 $". Si el
resultado de un campo no es numrico, este modificador no tendr efecto.
Combine las siguientes instrucciones para crear un modificador de imagen
numrica.
Nota No es necesario que las imgenes numricas sencillas que no incluyan
espacios vayan entre comillas; por ejemplo, B VentasMarzo \# #,##0,00 $
C.Cuando se trate de imgenes numricas ms complejas o que incluyan texto o
espacios, coloque la imagen numrica entre comillas, como muestran los siguientes
ejemplos. Word agrega comillas a los modificadores de imgenes numricas si
inserta un campo con el comando Campo del men )nsertar, o el comando
#rmula del men &a'la.
0 (cero) Especifica las posiciones numricas necesarias que van a
ningn dgito en dicha posicin, Word muestra un 0 (cero).
Por ejemplo, B = 4 + 5 \# 00,00 C muestra "09,00".
# Especifica las posiciones numricas necesarias que van a
ningn dgito en dicha posicin, Word muestra un espacio.
Por ejemplo, B = 9 + 6 \# ### $ C muestra "15 $".
x Coloca dgitos a la izquierda del marcador "x". Si el
marcador est a la derecha de la coma decimal, Word
redondea el resultado con dicha posicin. Por ejemplo,
72
Edgar Luna Huaman
B = 111053 + 111439 \# x## C muestra "492".
B = 1/8 \# 0,00x C muestra "0,125".
B = 3/4 \# .x C muestra ",8".
, (coma decimal) Determina la posicin de la coma decimal. Por ejemplo,
B = SUMA(ARRIBA) \# ###,00 $ C muestra "495,47 $".
Nota Utilice el smbolo decimal especificado en el cuadro
de dilogo 0ropiedades de Confiuracin reional del
Panel de control de Windows.
especificado en el cuadro de dilogo N<mero del Panel de
control Internacional.
, (smbolo de
agrupacin de dgitos)
Separa una serie de tres dgitos. Por ejemplo,
B = BenefNeto \# #.###.### $ C muestra "2.456.800
$".
Nota Utilice el smbolo decimal especificado en el cuadro
de dilogo 0ropiedades de Confiuracin reional del
Panel de control de Windows.
especificado en el cuadro de dilogo N<mero del Panel de
control Internacional.
- (signo menos) Agrega un signo menos a un resultado negativo o un
espacio si el resultado es positivo, o bien un 0 (cero). Por
ejemplo, B = 10 - 90 \# -## C muestra "-80".
+ (signo ms) Agrega un signo ms a un resultado positivo, un signo
menos a un resultado negativo o un espacio si el resultado
es 0 (cero). Por ejemplo, B = 100 - 90 \# +## C muestra
"+10" y B = 90 - 100 \# +## C muestra "-10".
%, $, *, etc. Incluye el carcter especificado en el resultado. Por
ejemplo, B = benefneto \# "##%" C muestra "33 %".
"positivo; negativo" Especifica formatos de nmero distintos para los
resultados positivos y negativos. Por ejemplo, si el
marcador Ventas95 es un valor positivo, el campo
B Ventas95 \# "#.##0,00 $;-NONN0O00 $" C muestra el
valor con el formato normal; por ejemplo, "1.245,65 $". Si
el valor es negativo, se muestra con formato de negrita y
un signo menos; por ejemplo, "- *59O9: A".
"positivo; negativo;
cero"
Especifica formatos de nmeros distintos para un resultado
positivo, negativo y 0 (cero). Por ejemplo, en funcin del
valor del marcador Ventas95,
Edgar Luna Huaman
B Ventas95 \# "#.##0,00 $;(#.##0,00 $);0 A" C
muestra valores positivos, negativos y 0 (cero) de la
siguiente forma: 1.245,65 $, (345, 56 $), 0A
&Texto Agrega texto al resultado. Escriba el texto entre comillas.
Por ejemplo,
B = B Precio C *8,1% \# "##0,00 $ 'por impuestos de
ventas' " C muestra "347,44 $ por impuestos de ventas".
èlementonumerado` Muestra el nmero del elemento anterior numerado con el
comando &,tulo (men )nsertar) o con el campo SEQ.
Escriba el identificador del elemento entre comillas, como
por ejemplo "mesa" o "figura", con acentos graves (`). El
nmero secuencial se muestra en numerales arbigos. Por
ejemplo,
B = SUMA(A1:D4) \# "##0,00 'es el total de Tabla'
`tabla`" C muestra "456,34 es el total de Tabla 2".
$odificador de campo )maen #ec8a-Dora LHXM $odificador de campo )maen #ec8a-Dora LHXM
Especifica el aspecto de la fecha u hora. Este modificador se denomina modificador
de "imagen" porque utiliza smbolos para representar el formato del resultado del
campo. Por ejemplo, el modificador \@ "dddd, MMMM d, aaaa" del campo
B DATE \@ "dddd, dMMMM, aaaa" C muestra "Viernes, 10 noviembre, 1995".
Combina instrucciones de fecha y hora para generar una imagen de fecha-hora;
por ejemplo: da (d), mes (M) y ao (a); horas (h) y minutos (m). Tambin puede
incluir texto, signos de puntuacin y espacios.
)nstrucciones de fec8a )nstrucciones de fec8a
$es L$M
La letra "M" debe ir en maysculas para distinguir entre meses y minutos.
Elemento de
imaen
$uestra el mes como
M Un nmero sin 0 (cero) a la izquierda para los meses de un
solo dgito. Por ejemplo, julio corresponde al mes "7".
MM Un nmero con 0 (cero) a la izquierda para los meses de un
solo dgito. Por ejemplo, julio corresponde al mes "07".
MMM Una abreviatura de tres letras. Por ejemplo, julio
corresponde al mes "Jul".
MMMM El nombre completo del mes.
E,a LdM
74
Edgar Luna Huaman
Muestra el da del mes o el de la semana. La letra "d" puede ir en maysculas o en
minsculas.
Elemento de
imaen
$uestra el d,a del mes o de la semana como
d Un nmero sin un 0 (cero) a la izquierda para los das de un
solo dgito. Por ejemplo, el sexto da del mes aparece como
"6".
dd Un nmero con un 0 (cero) a la izquierda para los das de un
solo dgito. Por ejemplo, el sexto da del mes aparece como
"06".
ddd Una abreviatura de tres letras. Por ejemplo, el martes
aparece como "Mar".
dddd El nombre completo del da de la semana.
!Ro L1M
Muestra el ao con dos o cuatro dgitos. La letra "a" puede ir en maysculas o en
minsculas.
Elemento de
imaen
$uestra los aRos como
Yy Dos dgitos con un 0 (cero) a la izquierda para los aos 01 a
09. Por ejemplo, 1995 aparece como "95" y 2006 como
"06".
yyyy Cuatro dgitos.
)nstrucciones de 8ora )nstrucciones de 8ora
Doras L8M
Una "h" en minsculas basa la hora en el reloj de 12 horas y una "H" en
maysculas en el de 24 horas, o militar; por ejemplo, 5 p.m. aparece como "17".
Elemento de
imaen
$uestra la 8ora
h o H Sin un 0 (cero) a la izquierda para las horas de un solo
dgito. Por ejemplo, 9 a.m. aparece como "9".
hh o HH Con un 0 (cero) a la izquierda para las horas de un solo
dgito. Por ejemplo, 9 a.m. aparece como "09".
$inutos LmM
La letra "m" debe ir en minsculas para distinguir entre minutos y meses.
Edgar Luna Huaman
Elemento de
imaen
$uestra los minutos
m Sin un 0 (cero) a la izquierda para los minutos de un solo
dgito. Por ejemplo, B TIME \@ "m" C muestra "2".
Mm Con un 0 (cero) a la izquierda para los minutos de un solo
dgito. Por ejemplo, B TIME \@ "Mm" C muestra "02".
A.m./p.m. y otros tipos de texto y signos de puntuacin
Muestra a.m. y p.m. en uno de los cuatro formatos disponibles. Para cambiar los
smbolos de a.m. y p.m. de Windows, cambie los valores del cuadro de dilogo
0ropiedades de Confiuracin /eional del Panel de control de Windows: haga
clic en el botn )nicio, seale Confiuracin y despus haga clic en 0anel de
control. Haga doble clic en el icono Confiuracin reional y, a continuacin,
haga clic en la ficha Dora. Escriba los formatos que desee en los cuadros S,m'olo
a.m. y S,m'olo p.m.
Para cambiar los smbolos a.m y p.m. de Windows NT, cambie los valores de
#ormato de 8ora en el Panel de control Internacional: haga doble clic en el icono
0aneles de control del Grupo principal, en )nternacional y, a continuacin, en
Cam'iar, en #ormato de 8ora. Escriba los formatos que desee en los cuadros
S,m'olo a.m. y S,m'olo p.m.
Elemento de imaen $uestra a.m. 1 p.m. en
a.m./p.m. Maysculas. Por ejemplo,
B TIME \@ "h AM/PM" C muestra "9 A.M." o "5 P.M.".
a.m./p.m. Minsculas. Por ejemplo,
B TIME \@ "h am/pm" C muestra "9 a.m." o "5 p.m.".
A/P Maysculas abreviadas. Por ejemplo,
B TIME \@ "h A/P" C muestra "9 A" o "5 P".
a/p Minsculas abreviadas. Por ejemplo,
B DATE \@ "h a/p" C muestra "9 a" o "5 p".
'texto' Cualquier texto especificado. Escriba el texto entre comillas
simples. Por ejemplo,B TIME \@ "HH:mm 'hora de
Greenwich' " C muestra "12:45 hora de Greenwich".
carcter El carcter especificado, como : (dos puntos), - (guin), *
(asterisco) o espacio. Por ejemplo,
B DATE \@ "HH:mm MMM-d, 'aa" C muestra "11:15 Nov-
6, '95".
èlementonumerado` El nmero del elemento anterior numerado con el
comando &,tulo del men )nsertar o con el campo SEQ.
Escriba el identificador del elemento, como por ejemplo
"mesa" o "figura", con acentos graves (`). Word muestra
76
Edgar Luna Huaman
Elemento de imaen $uestra a.m. 1 p.m. en
el nmero secuencial en numerales arbigos. Por ejemplo,
B PRINTDATE \@ "'Tabla' `tabla` 'se imprimi el' d/m/aa"
C muestra "La tabla 2 se imprimi el 25/9/95".
Nota No es necesario que las imgenes de fecha y hora sencillas, que no incluyan
espacios o texto, vayan entre comillas; por ejemplo, B DATE \@ mm/aa C. Las
imgenes de fecha y hora ms complejas y las que incluyen espacios o texto,
deben ir entre comillas; por ejemplo, B DATE \ @ "dddd MMMM d, aaaa', a las'
h:mm" C. Word agrega comillas a los modificadores de imgenes de fecha y hora si
inserta un campo con los comandos #ec8a 1 8ora o Campo del men )nsertar.
E=ercicio? E=ercicio?
Se trata de una hoja A4 con orientacin horizontal, dividida en dos columnas,
donde en la primera se han insertado 08 campos con texto (campos de formulario)
y luego en la post-firma, se necesita que muestre el nombre y cargo de quien enva
el documento, y esos datos ya los tenemos en el 2do. y 3er. Campo de formulario,
cuyos nombres de marcador son &e>to% 1 &e>to* respectivamente, para que
vuelvan a aparecer insertamos un campo (C&/-. . #(M , escribimos el nombre
del campo. Y eso es lo que se ha hecho en la 2da. Columna.
Edgar Luna Huaman
Sesin 15 Sesin 15
So'res 1 Eti6uetas So'res 1 Eti6uetas
/emite, debe llenarlo con sus datos, pues se refiere a quien enva el sobre, esto
en caso tengamos un sobre en blanco sin membretes, pero si se tratase de un
sobre membretado, active la casilla ;mitir, esta no borra los datos del remite,
simplemente evita su impresin.
78
Edgar Luna Huaman
)mprimir.- Enva los datos del sobre a la impresora.
!rear al Eocumento.- permite que el sobre sea insertado como una pgina
en el documento activo, conservando su formato, para guardarlo y su posterior
impresin.
Edgar Luna Huaman
8!
Edgar Luna Huaman
Eti6uetas Eti6uetas
Puede mediante Word llenar rpida y fcilmente etiquetas como las adhesivas, es
til para que llene varias etiquetas con el mismo contenido e inclusive si lo hace
mediante Combinar correspondencia, pueden contener datos obtenidos de una
base de datos, para esto, siga los siguientes pasos:
Edgar Luna Huaman
82
Edgar Luna Huaman
Un documento que contiene una tabla donde cada celda contiene una etiqueta,
puede aqu realizar cambios.
Sesin 19 P Evaluacin 0arcial Sesin 19 P Evaluacin 0arcial
Edgar Luna Huaman
Sesin 1: Sesin 1:
Com'inar Correspondencia Com'inar Correspondencia
Llamado tambin correspondencia masiva, consiste en elaborar un documento
pero que ste llegue a varios destinos con los datos apropiados de cada destino,
para ello es necesario contar con dos archivos, uno llamado 0rincipal, y el otro
llamado ;rien de Eatos.
Eocumento 0rincipal Eocumento 0rincipal
En una operacin de combinar correspondencia, el documento que contiene el
texto y los grficos que no cambian en las versiones del documento combinado;
por ejemplo, el remite y el texto de una carta modelo.
Qu es un orien de datos? Qu es un orien de datos?
Un origen de datos es un archivo que contiene los datos que varan en cada copia
de un documento combinado. Un origen de datos puede incluir, por ejemplo, el
nombre y la direccin de todos los destinatarios de una carta modelo.
El origen de datos puede considerarse como una tabla sencilla. Cada columna del
origen de datos se corresponde con una categora de informacin o un campo de
datos como, por ejemplo, el nombre, el apellido, la direccin y el cdigo postal. El
nombre de cada campo de datos se incluye en la primera fila de celdas, que recibe
el nombre de registro inicial. Las filas siguientes contienen un registro de datos,
que es un conjunto completo de informacin relacionada como, por ejemplo, el
nombre y la direccin de un nico destinatario.
Qu tipos de or,enes de datos se pueden utili"ar? Qu tipos de or,enes de datos se pueden utili"ar?
Puede utilizar prcticamente cualquier tipo de origen de datos que desee, incluida
una tabla de Microsoft Word, una lista de contactos de Microsoft Outlook, una hoja
de clculo de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access o un archivo
de texto:
Si el origen de datos an no contiene informacin, Combinar correspondencia le
ayudar paso a paso en la configuracin de una tabla de Word que contenga los
nombres, las direcciones y otros datos. Las tablas de Word funcionan
correctamente si la lista de datos no es muy grande (63 campos de datos o
menos). Si el origen de datos de Word contiene ms de 63 campos de datos,
deber configurar un archivo de texto delimitado.
Si desea utilizar otro programa de Microsoft Office (Excel, Access u Outlook) para
crear un origen de datos, consulte las sugerencias acerca de qu programa de
Office utilizar.
0lanear un orien de datos 0lanear un orien de datos
Antes de crear un origen de datos, plantese estas preguntas:
3an a tener alunos reistros de datos ms informacin 6ue otros? Por
ejemplo, algunos registros de datos podran contener el nombre de la compaa, el
nombre del departamento y tres lneas para la direccin. Otros podran contener
slo un nombre o una direccin de una sola lnea y una tercera lnea con la ciudad,
84
Edgar Luna Huaman
la provincia y el cdigo postal. En el origen de datos, sin embargo, todos los
registros de datos deben tener el mismo nmero de campos de datos. Ser, por
tanto, necesario disear el origen de datos de forma que contenga suficientes
campos de datos para dar cabida a los registros de datos con el mayor nmero de
campos. Si un registro de datos no tiene una determinada categora de
informacin, puede dejar el campo para ese registro vaco.
0iensa ordenar los datos? Si es as, deber configurar los campos de datos de
forma que pueda ordenarlos por el campo que desee. Utilice, por ejemplo, campos
de datos diferentes para el tratamiento del destinatario, el nombre, el apellido, la
ciudad, la provincia y el cdigo postal.
Eesea utili"ar un cdio de 'arras de 0;S&NE&? Para agilizar la entrega del
correo en Estados Unidos, puede imprimir un cdigo de barras de POSTNET en las
etiquetas de correo y los sobres. Si va a utilizar el cdigo de barras, use campos de
datos distintos para el cdigo postal del destinatario y la direccin de entrega (el
nombre y el nmero de la calle o un apartado de correos).
3a a utili"ar de forma diferente informacin en un campo de datos o
informacin de tipos diferentes de documentos de com'inacin? Por
ejemplo, cuando organice la informacin del destinatario, utilice campos distintos
para el tratamiento, el nombre y el apellido. Esto le permitir utilizar los campos en
combinaciones distintas para imprimir el apellido en una direccin de una etiqueta
postal (Sr. Enrique Barrera) y en el saludo de una carta modelo (Estimado Sr.
Barrera) o (Querido Enrique).
Cuntos campos de datos va a contener cada reistro? Puede utilizar
Combinar correspondencia para crear un origen de datos de Microsoft Word con un
mximo de 63 campos de datos. Si necesita ms de 63 campos, puede crear el
origen de datos como un archivo de texto delimitado por tabulaciones o comas, o
bien utilizar una hoja de clculo de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft
Access u otro origen de datos.
;rani"ar un orien de datos e>istente ;rani"ar un orien de datos e>istente
Si utiliza Combinar correspondencia para crear un origen de datos, Word almacena
los datos en una tabla que contiene el registro inicial adecuado, los nombres de los
campos y los registros de datos. Si crea el origen de datos de Word sin utilizar
Combinar correspondencia o si utiliza un origen de datos existente, deber
organizar los datos del modo siguiente:
Salvo que utilice un origen de registro inicial independiente, deber incluir un
registro inicial como primer registro (fila de celdas) en el origen de datos.
Compruebe que no existen espacios, texto ni lneas en blanco encima del registro
inicial. En cada celda de registro inicial, escriba los nombres de los campos de
datos con un mximo de 40 caracteres cada uno. Los nombres de los campos
deben empezar por una letra y pueden incluir letras, nmeros o caracteres de
subrayado, pero no espacios. Asegrese de que no haya ningn campo de registro
inicial vaco.
Incluya el mismo nmero de campos de datos (columnas) en cada registro de
datos que el nmero de campos especificado en el registro inicial. Si un registro no
contiene informacin para un determinado campo, deje la celda de ese campo
vaca.
Edgar Luna Huaman
Ordene la informacin de todos los registros de datos en el mismo orden de
izquierda a derecha que los nombres de campos correspondientes de registro
inicial. El orden de las columnas del origen de datos no es importante, ya que se
puede controlar el lugar donde se combinan los datos en el documento principal.
Nota Si el origen de datos se almacena en un archivo de texto delimitado por
tabulaciones o comas, vea reglas adicionales para configurar un archivo de texto
delimitado.
Eecidir cundo utili"ar un orien de reistro inicial independiente Eecidir cundo utili"ar un orien de reistro inicial independiente
Cundo utili"ar un orien de reistro inicial? En la mayora de los casos,
desear incluir los nombres de los campos de datos en un registro inicial
independiente al principio del origen de datos. Sin embargo, en determinadas
ocasiones, desear incluir estos nombres en un origen de registro inicial
independiente:
Cuando utilice varios orgenes de datos. Si utiliza un nico origen de registro inicial,
no tendr que repetir ni cambiar el registro inicial en cada origen de datos, ni
tampoco cambiar los nombres de los campos de combinacin en el documento
principal.
Cuando un origen de datos no contenga ningn registro inicial o cuando los
nombres de los campos de registro inicial no coincidan con los nombres de los
campos de combinacin del documento principal. Si no puede agregar ni modificar
un registro inicial en el origen de datos (debido, por ejemplo, a que el origen de
datos es de slo lectura), puede utilizar un origen de registro inicial independiente
que contenga los nombres de los campos que desea.
/elas para utili"ar un orien de reistro inicial Cuando utilice un origen de
registro inicial independiente, tenga en cuenta las reglas siguientes:
Incluya el mismo nmero de nombres de campo en el origen de registro inicial que
el nmero de campos del origen de datos.
Incluya los nombres de campo del origen de registro inicial en el mismo orden que
la informacin correspondiente en el origen de datos.
Si el origen de registro inicial y el origen de datos estn almacenados en el mismo
archivo de texto, utilice el mismo carcter (un tabulador () o una coma) para
separar los campos de datos del origen de registro inicial y del origen de datos.
Si ya ha insertado campos de combinacin en el documento principal, utilice los
mismos nombres de campo en el origen de registro inicial. Si los nombres de los
campos y los campos de combinacin no coinciden, cambie los nombres de los
campos del origen de registro inicial o sustituya los campos de combinacin del
documento principal.
Combinar correspondencia consiste en relacionar los registros de la tabla con el
documento principal y obtendremos tantos documentos como registros haya en la
tabla pero cada uno con sus respectivos datos, ejemplo para la confeccin de
invitaciones, oficios, cartas, etc.
Word tienen una opcin para crear el origen de datos, pero de preferencia cree
su origen de la forma arriba mencionada y no se olvide de guardarla, pues le
ser til en otras oportunidades.
Considerando que ya cuenta con un origen de datos, siga los siguientes pasos:
86
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
En nuestro caso abriremos el origen de datos, entonces seleccionaremos la
opcin !'rir orien de datos, de inmediato aparecer el cuadro de dilogo
abrir, para que indique cual es el archivo que contiene los datos a combinar.
88
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
Donde:
Com'inar en .- Sirve para que elija el destino donde aparecer el
resultado, que puede ser un Nuevo ocumento donde se vern todas las
cartas generadas de la combinacin, Puede ser directamente en la
!mpresora, o Puede ser el Correo Electrnico,
!
Edgar Luna Huaman
Com'inar.- Genera el Resultado de inmediato.
Nota.- Si ha combinado en un nuevo documento tendr un documento llamado
Carta Modelo el mismo que imprimir pero no guardar, ya que ese resultado
ocupa demasiado espacio y no tiene sentido guardar ya que se genera en
cualquier momento.
Slo tiene sentido guardar el documento principal y el origen de datos mas
no el resultado.
En otra sesin que tenga que abrir su documento principal
automticamente se abrir el origen de datos.
Si tiene necesidad de llenar nuevos, borrar o modificar registros preferentemente
abra su tabla mediante la opcin Abrir Documento haga las modificaciones que
estime conveniente y gurdelas.
E=emplo?
Edgar Luna Huaman
Tenemos una lista de datos personales y paralelamente un modelo de Carnet de
Identidad, mediante la combinacin de correspondencia haremos que todos los de
la lista tengan Carnet, siga los siguientes pasos:
En un documento nuevo de Word, cree la tabla que ser su origen de datos,
grbela y cirrala, luego en otro documento elabore el modelo en este caso de
Carnet, y grbelo.
Luego sobre el documento Principal Elija del men Herramientas la opcin
Combinar Correspondencia,
2
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
Sesin 1@ Sesin 1@
Cdio de campo Cdio de campo
Elementos de un campo que generan un resultado de campo. El cdigo de campo
incluye los caracteres de campo B C, el tipo de campo e instrucciones. Por ejemplo,
los cdigos de campo { INCLUDETEXT "c:\\Cartas\\Carta a Ricardo.doc" } insertan
el texto del archivo denominado "Carta a Alvaro.doc" cada vez que estos cdigos
de campo aparecen en el documento. Compruebe que no elimina ni mueve las
comillas ni las instrucciones de campo.
Para cambiar entre mostrar el cdigo de campo y el resultado del campo, haga clic
en el campo y presione SD)#& . #(. Para mostrar u ocultar los cdigos de campo
de todos los campos del documento, presione !-& . #(.
)nsertar campos de Sord )nsertar campos de Sord
Campo $ere/ec Campo $ere/ec
B $E/QE/ECC
Muestra MERGEREC como resultado del campo. Utilice este campo en un
documento principal de combinacin de correspondencia para imprimir el nmero
del registro de datos combinado de cada documento resultante.
Nota El nmero refleja el orden secuencial de los registros de datos
seleccionados y, posiblemente, ordenados para combinarlos con el documento
principal activo. No indica el orden real de los registros en el origen de datos
"fsico". Por ejemplo, una base de datos de personal en Microsoft Access puede
contener miles de registros. No obstante, para enviar una carta modelo a los
empleados que hayan llegado a su quinto aniversario en la organizacin, seleccione
como origen de datos slo los registros de los empleados que lleven trabajando
cinco aos; es decir, una serie de registros mucho ms limitada. Para imprimir un
nmero de registro "fsico", tendr que incluir un campo de nmero de registro en
el origen de datos e insertar el campo de combinacin correspondiente en el
documento principal.
Ejemplo
En el siguiente ejemplo se utiliza un campo MERGEREC dentro de un campo =
(Frmula) para crear nmeros de factura exclusivos. Cuando el documento
principal se combina con el origen de datos, el nmero resultante del campo
MERGEREC se suma a los nmeros que representan la fecha y la hora de impresin
de las facturas.
Campo?
Nmero de factura: B = B PRINTDATE \@ "ddmmaaHHmm" C + B MERGERECC C
/esultado?
Nmero de factura: 21390946
4
Edgar Luna Huaman
Campo:
Nmero de carta: B=NRO+B MERGEREC C - 1C
Aqu NRO es un marcador, en el cual se guarda el nmero de carta para la primera
carta, pero le sumamos el nmero fsico de la carta que para el primero es 1, para
el segundo es 2 y as sucesivamente y le restamos 1 para que no cambie el primer
nmero de carta, ya que MERGEREC para el primer registro es 1, eso le sumamos
al marcado donde el usuario ingres el primer nmero de documento y habra que
restarle 1.
El campo de frmula se inserta presionando C&/- . #(,
Campo !sY Campo !sY
B !SZ Marcador [Instruccin[ [Modificadores] C
Solicita que se escriba informacin y asigna un marcador para representar la
respuesta. Debe insertar un campo REF o MARCADOR despus del campo ASK en
el lugar del documento donde desee que Word imprima la respuesta. Puede utilizar
la informacin de otros campos para calcular un valor de marcador, por ejemplo,
de un campo = (Frmula), insertando el nombre del marcador en las instrucciones
del otro campo.
Word mostrar la pregunta cada vez que se actualice el campo ASK. La respuesta
continuar asignada al marcador hasta que escriba una respuesta nueva. Si el
campo ASK se utiliza en un documento principal de combinacin de
correspondencia, la pregunta aparecer cada vez que combine un registro de datos
nuevo, a menos que utilice el modificador \o.
Marcador Nombre del marcador asignado a la respuesta; por
ejemplo, NombreCliente.
[Instruccin [ Texto de la pregunta, que aparece en un cuadro de
dilogo; por ejemplo, "Escriba el nombre del cliente".
$odificadores
\d "Predeterminado " Especifica una respuesta predeterminada que se asignar
al marcador en caso de que no escriba nada en el cuadro
de dilogo. Por ejemplo, el campo
B ASK Autor "Escriba las iniciales del autor": \d "tds" C
asigna "tds" al marcador "Autor" si no escribe ninguna
respuesta.
Si no especifica una respuesta predeterminada, Word
utilizar la ltima respuesta introducida. Para especificar
una entrada en blanco como respuesta predeterminada,
escriba las comillas sin ningn texto en su interior
despus del modificador (\d "" ).
Edgar Luna Huaman
\o Cuando se utiliza en un documento principal de
combinacin de correspondencia, muestra la pregunta
una sola vez, en lugar de aparecer cada vez que se
combine un registro de datos nuevo. Se insertar la
misma respuesta en cada documento de combinacin
resultante.
Ejemplos:
BASK IntersActual "Escriba el inters actual para los prstamos:" \o C
En este caso la pregunta solo aparecer una vez, y mantendr para todos los
registros que sern combinados.
BASK IntersPrstamo "Escriba el inters del prstamo para BMERGEFIELD
NombreClienteC:"C
Tambin puede insertar este campo desde la barra de herramientas Com'inar
correspon-denciaO seleccionando la opcin )nsertar campo de Sord, campo
0reuntar, as:
Y cuando se combina correspondencia o se actualiza el campo, aparecer lo
siguiente:
6
Edgar Luna Huaman
Campo #ill-)n Campo #ill-)n
B #)---)N G[)nstruccin [J G$odificadores J C
Solicita al usuario el texto que desea insertar en el documento. La respuesta se
imprime en lugar del campo. Para insertar la respuesta en varios lugares, utilice un
campo ASK.
La pregunta se muestra cada vez que se actualiza el campo FILL-IN. Si el campo
FILL-IN est en un documento principal de combinacin de correspondencia, la
pregunta aparecer cada vez que combine un nuevo registro de datos, a menos
que utilice el modificador \o.
Cuando se crea un documento nuevo basado en una plantilla con campos FILL-IN,
los campos se actualizan automticamente.
[Instruccin [ Texto que aparece en el cuadro de dilogo; por ejemplo,
"Escriba el nombre del cliente:"
Modificadores
\d "Predeterminado " Especifica una respuesta predeterminada si no escribe
nada en el cuadro de dilogo de la pregunta. El campo
B FILL-IN "Escriba las iniciales del autor:" \d "tds" C
inserta "tds" si no se introduce ninguna respuesta.
Si no especifica una respuesta predeterminada, Word
utilizar la ltima respuesta introducida. Para especificar
una entrada en blanco como valor predeterminado,
escriba las comillas sin ningn tipo de texto despus del
modificador; por ejemplo, escriba Hd [[
\o Presenta la pregunta una sola vez durante una
combinacin de correspondencia, en lugar de
presentarla cada vez que se combine un registro de
datos nuevo. Se insertar la misma respuesta en cada
documento de combinacin resultante.
Si lo insertar a travs de la barra de herramientas Com'inar correspondencia, siga
estos pasos:
Edgar Luna Huaman
Este campo hace una pregunta solicitando informacin, y lo que se responda se muestra
en el lugar del campo, no usa marcadores, es llamado tambin campo /ellenar.
Campo )f Campo )f
B )# E>presin1 ;perador E>presin% &e>toSi3erdadero &e>toSi#also C
Compara dos valores e inserta el texto correspondiente al resultado de la
comparacin. Si se utiliza en un documento principal de combinacin de
correspondencia, el campo IF puede examinar la informacin de los registros de
datos combinados, como por ejemplo los cdigos postales o los nmeros de
cuenta. Por ejemplo, puede enviar cartas slo a los clientes que residan en una
ciudad determinada.
Expresin1
Expresin2
Valores que desee comparar. Estas expresiones pueden
ser nombres de marcadores, cadenas de caracteres,
nmeros, campos anidados que devuelvan un valor, o
frmulas matemticas. Si una expresin contiene
espacios, escriba la expresin entre comillas.
Operador Operador de comparacin. Inserte un espacio antes y otro
despus del operador.
;perador Eescripcin
= Igual a
<> Distinto de
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
TextoSiVerdadero Texto que devuelve el campo si la comparacin es
8
Edgar Luna Huaman
TextoSiFalso verdadera (TextoSiVerdadero) o falsa (TextoSiFalso). Si
no especifica TextoSiFalso y la comparacin es falsa, el
campo IF no tiene ningn resultado. Cada cadena debe ir
entre comillas.
Nota Si el operador es = o <>, Expresin2 puede contener un signo de
interrogacin (?) para representar cualquier carcter individual, o bien un asterisco
(*) para representar una cadena de caracteres. Expresin2 debe ir entre comillas
para que se compare como una cadena de caracteres. Si utiliza un asterisco en
Expresin2, la parte de Expresin1 que corresponda al asterisco ms el resto de los
caracteres de Expresin2 no puede exceder de 128 caracteres.
Ejemplos:
BIF Ciudad = "Ilo" "Llame a nuestras oficinas locales." "Envenos el formulario
adjunto al sobre"C
A travs de la barra de herramientas Com'inar correspondencia, obtendr lo
siguiente:
Campo $ereSe6 Campo $ereSe6
B $E/QESEQ C
Cuenta el nmero de registros de datos que se han combinado correctamente con
el documento principal. Word empieza la numeracin de los registros combinados
desde 1 cada vez que se combinen documentos. El nmero puede ser diferente del
valor insertado por el campo MERGEREC.
Por ejemplo, combine slo el intervalo de registros comprendido entre 10 y 25. El
nmero de MERGESEQ correspondiente al primer registro de datos combinado es
1, aunque el nmero MERGESEQ de dicho registro de datos sea 10.
Edgar Luna Huaman
Campo Ne>t Campo Ne>t
B NEU& C
Indica a Word que combine el siguiente registro de datos en el documento
combinado actual, en vez de empezar un nuevo documento de combinacin. El
campo NEXT no genera ningn resultado impreso. Word utiliza este campo cuando
se definen documentos principales de etiquetas postales y sobres mediante el
comando Com'inar correspondencia del men Derramientas. Para crear una
lista con informacin procedente de varios registros de datos en el mismo
documento, como un directorio de participantes o una lista de precios, seleccione el
tipo de documento principal Catloo en el cuadro de dilogo Com'inar
correspondencia, en el men Derramientas. El campo NEXT resulta til, sin
embargo, para imprimir un nmero especfico de registros de datos en un
documento de combinacin resultante.
Inserte el campo NEXT despus del primer conjunto de campos de combinacin
(MERGEFIELD) del documento principal; de lo contrario, Word no combinar el
primer registro de datos. Repita el conjunto de campos de combinacin y el campo
NEXT en el documento principal slo el nmero de veces necesario para rellenar
una pgina o para imprimir el nmero de registros de datos que desee.
Nota Los campos NEXT no se pueden utilizar en notas al pie, notas al final,
comentarios, encabezados, pies de pgina ni orgenes de datos. Un campo NEXT no
puede anidarse dentro de otro campo ni utilizarse con el campo SKIPIF.
Ejemplo
Con los siguientes campos se imprimen tres conjuntos de nombres y nmeros de
telfono en cada documento combinado resultante:
B $E/QE#)E-E Nombre C B $E/QE#)E-E NmTelfono C
B NEU& CB $E/QE#)E-E Nombre C B $E/QE#)E-E NmTelfono C
B NEU& CB $E/QE#)E-E Nombre C B $E/QE#)E-E NmTelfono C
Campo? Ne>t /ecord )# Campo? Ne>t /ecord )#
B NEU&)# E>presin1 ;perador E>presin% C
Compara dos expresiones. Si la comparacin es verdadera, Word combinar el
siguiente registro de datos en el documento de combinacin actual. Los campos de
combinacin que sigan al campo NEXTIF en el documento principal, se sustituirn
por los valores del siguiente registro de datos, en lugar de utilizar los del registro
de datos actual. Si la comparacin es falsa, Word combinar el siguiente registro
de datos en un documento de combinacin nuevo.
No utilice el campo NEXTIF en la versin actual de Word. Para seleccionar registros
de datos de una forma ms sencilla, haga clic en el botn ;pciones de consulta
del cuadro de dilogo Com'inar correspondencia, en el men Derramientas.
Notas
Un campo MERGEFIELD utilizado como campo de una expresin hace referencia a
los datos del registro de datos actual, no a los del siguiente registro.
1!!
Edgar Luna Huaman
Los campos NEXTIF no se pueden utilizar en notas al pie, notas al final,
comentarios, encabezados, pies de pgina ni orgenes de datos. Los campos
NEXTIF no se pueden anidar en ningn campo.
A travs de la barra de herramientas Com'inar correspondencia, obtiene lo
siguiente:
De tal forma que si se combina el siguiente registro siempre y cuando cumpla con la
condicin.
Campo Set Campo Set
B SE& "arcador [ Texto [ C
Define la informacin representada por el nombre del marcador especificado. Puede
hacer referencia al marcador en una macro o incluirlo en otro campo, como por
ejemplo el campo IF. Para imprimir la informacin, inserte un campo REF o
MARCADOR en el documento.
Marcador Nombre del marcador que representar a la informacin;
por ejemplo, TasaInters.
"Texto" Informacin que representa el marcador. El texto debe ir
entre comillas, aunque los nmeros no las necesitan. La
informacin puede ser el resultado de un campo anidado.
Ejemplos
Si el valor escrito en respuesta al campo FILL-IN es 3, el valor resultante del
marcador CostoTotal ser 8.250 Ptas. Se utilizan campos MARCADOR para imprimir
el costo y el nombre de la persona que ha consignado el pedido. Un modificador de
imagen numrica muestra el resultado con un smbolo de moneda. Observe las
comillas que aparecen en el primer campo SET.
Campo:
B SET EscritoPor "Marjhory Luna" C
B SET CostoUnitario 2.500 C
B SET Cantidad B FILL-IN "Escriba el nmero de artculos pedidos:" C C
B SET Impuesto 10% C
Uso del campo:
B SE& CostoTotal B = (CostoUnitario * Cantidad) + ((CostoUnitario * Cantidad) *
Impuesto) C C
Costo total: B CostoTotal \# "$#0.00" C
20'(1' ) 2115*6 - +++.unsa.edu.%e&in,ounsa - in,o-unsa.edu.%e 1!1
Edgar Luna Huaman
Gracias por su pedido,
B EscritoPor C LPara esto presione C&/-. . #(M
Campo SYip)f Campo SYip)f
B SZ)0)# Expresin# $perador Expresin% C
Compara dos expresiones. Si la comparacin es verdadera, SKIPIF cancela el
documento de combinacin actual, pasa al siguiente registro de datos del origen de
datos e inicia un nuevo documento de combinacin. Si la comparacin es falsa,
Word continua con el documento de combinacin actual.
No utilice el campo SKIPIF en la versin actual de Word. Para seleccionar registros
de datos de una forma ms sencilla, haga clic en el botn ;pciones de consulta
del cuadro de dilogo Com'inar correspondencia, en el men Derramientas.
Para obtener informacin acerca de las instrucciones del campo SKIPIF, haga clic
en .
Notas
Los campos de combinacin (MERGEFIELD) utilizados en una expresin hacen
referencia a los datos del registro de datos actual y no a los del siguiente registro.
No utilice el campo SKIPIF con el campo NEXT.
Ejemplo
Cuando se inserta en un documento principal de combinacin de correspondencia,
el siguiente campo examina el contenido del campo Pedido del registro de datos
actual. Si el campo contiene un nmero menor que 100, no se generar ningn
documento combinado para ese registro de datos:
B SKIPIFB MERGEFIELD Pedido C < 100 C
A travs de la barra de herramientas Com'inar correspondencia, obtenemos lo
siguiente:
Com'inar so'res Com'inar so'res
Si elige como tipo de documento principal So'resO tendr las siguientes opciones
al modificar el documento principal
1!2
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
Sesin 1F Sesin 1F
;pciones de confiuracin ;pciones de confiuracin
Se trata de algunos detalles que a veces causan molestias al usuario al momento
de trabajar, y que es fcil de solucionar, como por ejemplo la presencia o no de
las barras de desplazamiento, la visualizacin o no de las imgenes de un
documento, etc.
!ctivar o desactivar las 'arras de despla"amiento !ctivar o desactivar las 'arras de despla"amiento
-as imenes insertadas no se ven -as imenes insertadas no se ven
1!4
Edgar Luna Huaman
Eesaparecer los l,mites de &e>to Eesaparecer los l,mites de &e>to
En algunas ocasiones encontramos lneas entre el texto y alrededor de la pgina,
estas no sern impresas solo se comportan como lneas gua, pero si nos
incomoda su presencia, las podemos desactivar, as:
#ondo a"ulO te>to 'lanco #ondo a"ulO te>to 'lanco
A veces observar que la pantalla se vuelve azul, y el texto que escribe se vuelve
blanco, esto sucede para emular la pantalla del antiguo Sord0erfect.
Para volverlo a la normalidad, siga los siguientes pasos:
Edgar Luna Huaman
Crear copia de seuridad Crear copia de seuridad
Copia la versin anterior del documento como copia de seguridad cada vez que
se guarda el documento. Cada nueva copia de seguridad reemplaza a la anterior.
Word guarda la copia de seguridad con una extensin de archivo .S7Z en la
misma carpeta que el original, con el nombre del documento precedido de copia
de seuridad. Resulta til por si a nuestro documento le sucede algo inesperado
y no se puede utilizar.
)ncrustar las fuentes )ncrustar las fuentes
Permite que el documento sea transportable, ya que se graba junto con el
documento las fuentes (tipos de letra) que se han utilizado en el documento.
Nota.- Las fuentes TrueType incrustadas pueden aumentar el tamao del
documento. Puede reducir el tamao del archivo activando la casilla de
verificacin )ncrustar slo los caracteres en uso. Esta opcin incrusta
slo los estilos de fuente que se utilizan en el documento. Adems, si se
utilizan 32 caracteres de una fuente, o menos, por ejemplo algunos
smbolos o un ttulo, Word slo incrusta dichos caracteres. Tenga en cuenta
que esta opcin resulta ms til para documentos que otros usuarios slo
tengan intencin de ver o imprimir, ya que los caracteres de fuente y los
estilos no incrustados no se pueden modificar.
1!6
Edgar Luna Huaman
Eefinir )dioma Eefinir )dioma
Edgar Luna Huaman
verificacin.
Eetectar el idioma automticamente, Detecta automticamente el idioma del
texto de un documento que contenga ms de un idioma. A continuacin, Word
utilizar el diccionario correcto para revisar la ortografa y la gramtica. Los
idiomas que utilice deben estar habilitados para modificacin. Para obtener ms
informacin, escriba las palabras clave idiomas habilitados en el cuadro de
bsqueda del Ayudante de Office.
0redeterminar, Cambia el idioma de edicin predeterminado del texto en los
nuevos documentos.
Entonces es importante definir el idioma para que las reglas de ortografa y
gramtica correspondan al idioma que estamos utilizando en la confeccin del
documento.
;pciones de !utocorreccin ;pciones de !utocorreccin
0oner en ma1<scula el nom're de d,a.- Pone en maysculas la primera letra
de los das de la semana. Por ejemplo, cambia lunes a Lunes.
Correir el uso accidental de '-;Q. m!\TS.- Si escribe accidentalmente una
palabra en Tipo ttulo con la tecla SHIFT activada, corrige las maysculas de las
palabras escritas y desactiva esta tecla. Por ejemplo, cambia fELIZ por Feliz.
/eempla"ar te>to mientras escri'e.- Desactive esta casilla de verificacin
para interrumpir automticamente el proceso de correccin y reemplazar el texto
mientras escribe.
/eempla"ar.- Escriba un nombre para el elemento de Autocorreccin. Se trata
de la abreviatura o palabra que Word reemplaza automticamente mientras
1!8
Edgar Luna Huaman
escribe. Por ejemplo, si suele escribir incorrectamente "itners" por "inters",
escriba itners en el cuadro Reemplazar.
Con.- Escriba el texto o los grficos que desee que Word inserte
automticamente en lugar de la palabra o abreviatura del cuadro Reemplazar,
ejemplo inters.
&e>to Normal.- Guarda el elemento en el cuadro Con - sin formato. Esta
opcin no est disponible si no hay nada seleccionado en el documento. Cuando
Word reemplaza automticamente un elemento de Texto normal del documento,
dicho elemento adopta el formato del documento.
&e>to con #ormato.- Guarda el elemento del cuadro con el formato que tiene
en el documento. Esta opcin no est disponible si no hay nada seleccionado en
el documento.
Aqu puede hacer uso de lo siguiente:
En el documento escribe por ejemplo: InfoUNSA, y le asigna formato de tal
forma que quede as:
Tsar automticamente las suerencias del corrector ortorfico.-
Sustituye errores mientras escribe y de forma automtica por palabras del
diccionario de correccin ortogrfica.
20'(1' ) 2115*6 - +++.unsa.edu.%e&in,ounsa - in,o-unsa.edu.%e 1!
Edgar Luna Huaman
palabra a la lista de excepciones si hace VclicW en Deshacer despus de
corregir automticamente una palabra.
-a casilla no revisar la ortoraf,a ni ramtica.- Aplica formato al t exto
seleccionado de manera que se pasen por alto los errores ortogrficos y
gramaticales en la seleccin. Estos errores s se detectarn en el resto del
documento. La opcin de formato No revisar la ortografa ni la gramtica
continuar activa para el texto seleccionado hasta que resalte el texto y
desactive esta casilla de verificacin.
-a casilla Eetectar el idioma automticamente.- Detecta automticamente
el idioma del texto de un documento que contenga ms de un idioma. A
continuacin, Word utilizar el diccionario correcto para revisar la ortografa y la
gramtica. Los idiomas que utilice deben estar habilitados para modificacin.
Sinnimos Sinnimos. .
)mprimir )mprimir
Todo lo anteriormente descrito tiene como objetivo confeccionar el documento de
la manera ms adecuada y presentable posible, pero todo aquello no queda en la
pantalla o en disco de almacenamiento, se supone que su objetivo final es hacer
que esto se reproduzca en el papel es decir que se imprima, y para ello siga los
siguientes pasos:
1. Seleccione el men !rc8ivo.
2. Elija la opcin )mprimir.
Puede tambin utilizar la combinacin de teclas C&/- + 0 .
Y obtendr el siguiente cuadro de dilogo:
11!
Edgar Luna Huaman

Donde:
Edgar Luna Huaman
donde se imprimir no hay Word.
Estos archivos almacenan la informacin necesaria del documento de forma que
los saltos de lnea, los saltos de pgina y el espaciado de fuente no varen.
Cualquier impresora que utilice el mismo lenguaje de impresin, por ejemplo
PostScript, podr imprimir el archivo y hacer que la copia impresa coincida con la
presentacin en pantalla, siempre que las fuentes usadas en el documento estn
disponibles en la impresora. Adems, cuando utilice un archivo de impresin,
podr imprimir el documento desde un sistema que no tenga Word instalado.
112
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
0ermitir alternar entre !5 1 Carta.- En algunos pases, el tamao de papel
estndar es Carta; en otros, el tamao estndar es A4. Active esta casilla de
verificacin si desea que Word ajuste el formato de los documentos
automticamente a otro tamao de papel estndar, por ejemplo A4, de forma
que se impriman correctamente en el tamao estndar de su pas, por ejemplo,
Carta. Esta opcin afecta slo al documento impreso, no al formato del
documento.
Ei'u=os.- Desactive la casilla de verificacin Dibujos para que no se impriman
los objetos de dibujo creados en Word con la barra de herramientas Dibujo. Word
imprime un cuadro vaco en lugar de los objetos de dibujo. Los documentos que
contienen objetos de dibujo pueden imprimirse con mayor rapidez cuando se
desactiva la casilla de verificacin Dibujos.
)mprimir varios documentos a la ve" )mprimir varios documentos a la ve"
Es posible imprimir varios documentos a la vez, si sigue los siguientes pasos:
114
Edgar Luna Huaman
Edgar Luna Huaman
Sesin 1( Sesin 1(
$acros en Sord $acros en Sord
Qu es una macro? Qu es una macro?
Las macros de Word permiten automatizar tareas que normalmente se realizan
repetidas veces. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones
de Word que se agrupan en un solo comando de forma que la tarea pueda
realizarse automticamente. En lugar de perder el tiempo realizando una serie de
acciones repetitivas en Word, puede crear y ejecutar una macro, es decir, un
comando personalizado, que ejecute la tarea por usted.
A continuacin se indican algunos usos tpicos de las macros:
Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.
Combinar varios comandos, por ejemplo, insertar una tabla con un tamao
y bordes especficos, y con un nmero determinado de filas y columnas.
Hacer que una opcin de un cuadro de dilogo sea ms accesible.
Automatizar series de tareas complejas.
Word ofrece dos maneras de crear macros: la grabadora de macros y el Editor de
Visual Basic.
Qra'ar macros Qra'ar macros
La grabadora de macros le ayuda a comenzar a crear macros. Word graba las
macros como una serie de comandos de Word en Visual Basic para Aplicaciones.
Cuando grabe una macro, puede utilizar el mouse (ratn) para seleccionar los
comandos y las opciones, pero la grabadora de macros no graba los movimientos
del mouse en la ventana del documento. Por ejemplo, no puede utilizar el mouse
para mover el punto de insercin, ni tampoco hacer clic o arrastrar para
seleccionar, copiar o mover elementos. Es necesario utilizar el teclado para
grabar estas acciones. Cuando grabe una macro, puede pausar temporalmente la
grabacin y reanudarla posteriormente donde la detuvo.
Para el acceso rpido a la macro, puede asignarla a una barra de herramientas, a
un men o a una combinacin de teclas de mtodo abreviado. La ejecucin de la
macro es tan sencillo como hacer clic en el botn de la barra de herramientas o
en el comando de men, o presionar la combinacin de teclas de mtodo
abreviado. Tambin puede utilizar el comando $acros (men Derramientas,
submen $acros) para ejecutar macros.
Crear una macro desde el principio Crear una macro desde el principio
Puede utilizar el Editor de Visual Basic para crear macros flexibles y eficaces con
instrucciones de Visual Basic que no se pueden grabar.
116
Edgar Luna Huaman
Ende se almacenan las macros Ende se almacenan las macros
Las macros pueden almacenarse en plantillas o en documentos. De forma
predeterminada, Word almacena las macros en la plantilla Normal para que
puedan utilizarse en todos los documentos de Word.
Creando una macro Creando una macro
1. Ingrese al men Derramientas.
2. Elija la opcin $acros.
3. Elija la opcin Qra'ar nueva macro.
Obtendr lo siguiente:
Edgar Luna Huaman
Crear una 'arra de 8erramientas Crear una 'arra de 8erramientas
Con la finalidad de agrupar las opciones que se requieren con frecuencia
podramos crear una barra de herramientas propia, en la que podra tener:
Acceso a opciones que utiliza frecuentemente y no estn en las barras
de herramientas clsicas
Acceso a las macros que usted haya podido grabar, para que estas se
ejecuten con tan solamente hacerles un clic.
Siga los pasos siguientes:
1. Ingrese al men Derramientas
2. Elija la opcin 0ersonali"ar]
3. Y obtendr:
4. En la ficha 7arras de 8erramientas haga clic sobre el botn Nueva]
5. Y obtendr:
118
Edgar Luna Huaman
6. En la seccin Nom're de la 'arra de 8erramientas, escriba el nombre
que considere m adecuado para su barra.
7. En la seccin 7arra disponi'le en, elija en que documento quiere que
est disponible su barra de herram einatas, si la quiere disponible en todos
los nuevos documentos elija Normal.
8. Ahora ya estar viendo lo siguiente:
9. Ahora es momento de implementarla, para ello arrastre opciones desde la
caja de dilogo 0ersonali"ar (Ficha Comandos) hasta el interior de la
barra de herramientas, as:
10. Para agregar macros a su barra de herramientas, busque la
categora $acros y el nombre de su macro que se mostrar en el lado
derecho, igualmente arrstrelo hasta su barra de herramientas.
11. Para personalizar la opcin que incorpora a la barra de
herramientas, active el men de contexto sobre esa opcin.
Edgar Luna Huaman
12. Puede elegir que solamente se vea imagen o solamente texto o
ambos, pero tambin puede cambiar la imagen a mostrar en la
herramienta, as.
Sesin %0 P Evaluacin #inal Sesin %0 P Evaluacin #inal
12!

Word Avanzado

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Word Avanzado

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Microsoft Word Avanzado

Edgar Luna Huaman

Potrebbero piacerti anche