Objetos de Access

Una base de datos se encarga de guardar informacin relevante de una organizacin. Funciones de una base de datos: 1. 2. 3. 4. 5. Aadir informacin Modificar datos Eliminar datos Extraer la informacin que nos interesa Etc. Access es una base de datos relacional ya que la informacin se guarda en tablas, y las mismas estn relacionadas. Access se compone de los siguientes objetos: Tablas Lugar destinado a guardar la informacin. Consultas Nos permiten extraer informacin relevante. Formularios Objetos que permiten una visualizacin ms atractiva que la de las tablas. Permiten aadir datos a la base de datos. Informes Se emplean para imprimir de una forma ms atractiva la informacin contenida en la base. Macros Nos permiten imprimir de forma eficiente los datos, elaborar facturas, etc. Tablas de datos En una tabla guardamos los datos de un cliente, de un proveedor o de un producto. En el caso de los clientes, por ejemplo, cada fila contiene los datos de un cliente. Cada fila de una tabla se llama registro. Cada registro est compuesto de unidades de informacin llamadas campos. Si vemos una tabla de Access, las columnas son campos y las filas registros. Para identificar un registro de los dems, Access hace de un campo su clave principal. Su valor no se puede repetir dentro de una tabla. Adems, puede servir o usarse para establecer las relaciones de esa tabla con otras. En otra entrada hablamos de como se crean las relaciones entre las tablas. Consultas Cuando creamos una consulta esperamos obtener los datos que nos interesan contenidos en las tablas. Podemos utilizar criterios para buscar informacin relevante para nosotros. Todos los objetos de Access tienen la vista diseo donde decidimos lo que queremos como sea el objeto. En las consultas, en vista diseo, podemos establecer criterios para extraer la informacin que slo nos interese. La vista diseo tiene esta apariencia:

En la parte superior aparecen las tablas de las que extraemos los datos. En la parte inferior, rejilla de diseo, bajamos los campos que nos interesa mostrar en la consulta. Podemos limitar los datos a mostrar estableciendo criterios. Cada criterio afecta a un campo. Podemos poner todos los criterios que nos interesen. Si colocamos varios criterios en la misma fila, los registros resultado del a consulta cumplen todos esos criterios. Si los colocamos en filas distintas, los registros que salgan pueden cumplir alguno de los criterios, pero no tienen necesidad de cumplir todos. Por ello, en el ltimo caso, normalmente, la consulta devuelve ms registros. Vemos como funciona un poco esto: 1. Criterios en la misma fila:

El resultado: 2. Criterios en filas distintas:

Resultado: En este caso, cada registro (fila) cumple, al menos uno de los criterios, que sea de Londres o que la compaa sea EasternConnection . En el primer caso slo sale un registro pues hemos pedido que cumplan los dos criterios (hemos puesto stos en la misma fila ). Normalmente, con criterios colocados en filas distintas dan como resultado un nmero mayor de registros (menos exigencia, basta cumplir uno de los criterios que hemos puesto). Este tipo de consultas son de seleccin de datos. Adems existen consultas de accin y son de cuatro tipos: 1. 2. 3. 4. Consulta de creacin de tablas (Para crear nuevas tablas) Consulta de eliminacin (Nos permiten eliminar registros) Consulta de datos anexados (Aadimos registros a una tabla) Consulta de actualizacin (Modifican los datos de un campo de una tabla con un nuevo valor) Formularios Nos permiten ver los datos con otra disposicin. Ahora vemos los datos de un registro en los llamados cuadros de texto, existen etiquetas, y podemos ver imgenes almacenadas en las tablas. Podemos colocar botones que nos permiten ejecutar macros, para abrir una tabla o consulta o un informe. Adems podemos hacer con estos botones que se cierre el formulario donde estamos o salir incluso de Access. En esta entrada explicamos como se pueden crear formularios. Informes

Los informes nos permiten imprimir los datos de una tabla o consulta. Tambin podemos establecer agrupaciones de los datos en funcin del valor de uno o varios campos. Tambin nos permite sacar totales por grupos. Macros Nos permiten llevar a buen trmino acciones de una forma rpida y eficaz. Con una macro automatizamos la ejecucin de varias tareas. Para ejecutar una macro podemos crear botones en un formulario, de forma que si damos un simple clic la macro se ejecutar inmediatamente. Con una macro podemos abrir tablas o consultas, cerrar un formulario o salir de Access. Resumiendo un poco, Access consta de distintos objetos. Cada uno cumple una funcin especfica, de forma coordinada lo que permite una ptima gestin y administracin de los datos que podemos guardar en una base de datos