Administracin del tiempo

Metas de aprendizaje Fortalecer conocimientos y estrategias en el tema de la administracin del tiempo. Posicionar el tema de la administracin del tiempo como una actividad positiva dentro de las organizaciones.

Administracin del tiempo

La sociedad tiene la caracterstica de ser dinmica y cambiante, donde las cosas suscitan de manera acelerada, por lo que, la administracin del tiempo es un tema imperante en la vida de las personas, puesto que la buena administracin de este, se ver reflejado en los resultados de las empresas en general. Qu es la administracin del tiempo? La administracin del tiempo es esencialmente un esfuerzo requiere
La eficiente administracin del tiempo es uno de los recursos ms preciados en una empresa.

informacin, el recurso humano, financiero o fsico. Pero si no se hace un uso adecuado del tiempo tampoco podra obtenerse el mximo provecho a cada uno de los otros recursos disponibles. Caractersticas del tiempo: Universal: Est distribuido en forma igualitaria. Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo. Invariable: Transcurre a un ritmo constante. El tiempo no vuela ni se arrastra con lentitud, aunque a veces parezca que lo hace. Libre: No se puede almacenar. Se consume de un modo u otro, si no se planifica adecuadamente se puede desperdiciar. Irrecuperable: Su uso no se puede posponer. Una vez pasado no volver. Indivisible: El tiempo y la vida son inseparables. Cada pensamiento y cada accin requieren de tiempo.

individual actividades, conjunta esfuerzos

que la de para

la coordinacin de sincronizacin

asegurar los resultados esperados en los equipos de trabajo. El tiempo es uno de los recursos fundamentales que disponen las empresas. Otros podran ser la

Importancia de la distribucin del tiempo: Perder el tiempo produce estrs, lo cual se ve reflejado en aspectos tales como: la creencia de sentirse indispensable, falta de tiempo para realizar el trabajo ms importantes, asumir que se puede hacer todo, trabajar ms horas de la cuenta, sentirse culpable por salir del trabajo a la hora y llevarse las preocupaciones o el trabajo a la casa. -Mejorar la productividad: actualmente es evidente que la productividad en las empresas se encuentra menos relacionada con las horas de trabajo y ms con la efectividad, individual o del equipo de trabajo. Mientras los pases desarrollados tienden a disminuir la jornada laboral, en pases en desarrollo, la tendencia es la contrara. Puesto que, como se seal anteriormente la diferencia radica en la productividad y efectividad en la cual el buen uso y distribucin del tiempo son elementos

bsicos. Mejorar la calidad de vida: aprovechar el tiempo al mximo significa que se ha de planificar de tal forma que en dicha planificacin tenga espacio el tiempo dedicado a los asuntos personales y al ocio, los que probablemente no tendran cabida si se le deja al azar. Enfoques sobre la administracin del tiempo La mayora de los enfoques tradicionales para administrar el tiempo estn orientados por una lgica a corto plazo, los cuales generan hbitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestros espacios malos familiares, escolares, que se empresariales pretender y comunitarios. Sus mtodos terminan provocando los desequilibrios evitar. Algunas de sus principales premisas y limitaciones: Eficiencia: la eficiencia consiste en hacer ms en menos tiempo. Pero el supuesto 3

subyacente

es

que

la

cantidad

la

ms que otro y el reloj controla la vida en general. Pero la clave est en el tiempo kairos, es decir tiempo apropiado o de calidad, radica en el valor que se obtiene de l, es un tiempo de oportunidad, oportunidades por lo que, se reconocer presentan las y que

velocidad son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad, ya que, hacer ms velozmente las cosas precipita ms rpido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que estamos en el camino correcto, es decir, llegar ms rpido al lugar equivocado puede ser eficiente, pero no resulta efectivo. Control: se basa en la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los dems, pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar, apoyndonos en la ilusin de tener el control, logrando generar desconfianza en las personas con las que trabajamos. Chronos: El enfoque tradicional del tiempo se define en el marco del tiempo cronolgico, lineal y secuencial, donde ningn segundo vale

aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la mediacin secuencial del tiempo chronos. Administracin: El modelo tradicional se ocupa de la administracin y no del liderazgo; adems de proponer la consecucin de mtodos rgidos, si bien estos dos elementos, nos indican deben disminuir ansiedad de cmo hacer se las la no
La confianza mutua y la interdependencia, es el capital principal que puede tener una relacin de trabajo.

cosas y ayudan a

tener un camino bien delimitado, tambin limitan la libertad de accin y la capacidad de lidiar con imprevistos. Nuevo enfoque: Enfoque de efectividad para el manejo del tiempo. Los nuevos enfoques de administracin del tiempo se basan en en el la efectividad del (o sostenibilidad) manejo tiempo,

siempre desde atrs, es decir, atender slo lo urgente. premisas enfoque: La visin de futuro: La existencia de visin de futuro es un elemento indispensable para que exista la posibilidad de superacin personal y colectiva, sin visin de futuro no hay motivacin, y sin esta tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. Tener visin de futuro permite aventurarse a ejercer el pensamiento dar que una se creativo respuesta presentan, y a no las simplemente circunstancias A y continuacin componentes se de presentan este las nuevo

superando la eficacia, que se preocupa por el logro de objetivos, sin evaluar la relacin costobeneficio y tambin de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos sin tener en cuenta el recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso. La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima organizacional, superando el malestar emocional que se padece cuando se tiene la sensacin de correr a los problemas 5

adems

provee la certeza de tener un rumbo correcto para as priorizar las tareas o actividades que nos mantienen en la direccin adecuada. Lo urgente y lo importante: Toda empresa debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos,

los cuales debe mantener en perfecto equilibrio, lo urgente versus lo importante.

tiempo en una balanza, se podra decir que el equilibrio depender del balance que se logre entre la atencin para atender lo urgente y lo importante. Matriz de administracin del tiempo

Lo urgente: son las tareas y actividades que exigen una atencin inmediata, en la que se ejercita la capacidad de respuesta rpida a los imprevistos que se presentan. Lo importante: son las actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una empresa, es decir la Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante razn misin. Por tanto, de la lo atencin de ser o

En

una

organizacin

empresa,

la

administracin del tiempo est centrada en cmo se utiliza el tiempo para contribuir con la empresa. En ese sentido se debe partir de los objetivos que tiene la empresa y elaborar un plan que favorezca a dichos objetivos. Para saber que se est utilizando correctamente el tiempo, se puede acudir a la matriz del tiempo, en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en la siguiente tabla:

importante es toda actividad que se desarrollar

de respuesta

ocupa

de

nuestra a los

capacidad

desafos del entorno. Si ponemos el manejo del

Grfico 1: Matriz administracin del tiempo

Aspecto Importante Urgente Cuadrante 1: Crisis, fechas lmite, problemas apremiantes, actividades pendientes. Cuadrante 3: Interrupciones varias, reuniones imprevistas, visitas inesperadas. No urgente Cuadrante 2: Planificacin, preparacin, reconocer oportunidades. Cuadrante 4: Trivialidades, prdidas de tiempo, algunas llamadas.

tiempo. En la dimensin de lo no importante y urgente (Cuadrante 3) estn las personas que no planifican, por lo tanto, no saben que es lo importante su vida est en funcin de lo que los dems quieren que haga, quienes los presionan a hacer cosas de forma urgente, sin capacidad para elegir. Por ltimo en la dimensin de lo no importante y no urgente (cuadrante 4) estn las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no les permiten construir, slo pasar el tiempo. De lo anterior, se puede deducir que la base de la administracin del tiempo est en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificacin es el proceso mediante el cual se establece lo que se quiere y la forma de alcanzarlo, sino se planifica es muy difcil saber el camino a tomar y qu priorizar.

No importante

Como se puede observar en el grfico N 1, la dimensin ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante 2), si una persona se desenvuelve en esta dimensin significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos. En la dimensin de lo importante y urgente (Cuadrante 1), estn las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, porque en el da a da distraen su tiempo en otras cosas, faltndoles tiempo para cumplir, haciendo las cosas contra el

Ladrones del tiempo A continuacin se presentan unos consejos tiles, que le ayudarn a evitar los ladrones del tiempo: Evitar caer en el perfeccionismo: muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no lo terminan nunca, aplazndolo permanentemente. Aprender a decir no: muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, porque aceptan ser interrumpidos para ir a una reunin, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto, es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitacin pero no puedo ir. Evitar distracciones: muchas personas no saben evitar las distracciones, porque tienen la poltica de puertas abiertas, es decir, cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por

telfono, etc. Por lo tanto, es necesario aprender a establecer horarios en los cuales recibir visitas y ser interrumpido, para poder dedicarle total atencin al trabajo. Aprender a delegar: muchas personas piensan que son las nicas que pueden realizar todas las tareas, subestimando a los dems y cargndose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y tcnicas para que puedan realizar los trabajos, delegndoles los mismos una vez que se encuentren preparadas. Sea puntual y exija puntualidad: Si usted no es puntual, sus compaeros de trabajo harn lo mismo con usted y le robarn tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los dems respetarn su tiempo. Elimine sentimientos intiles: Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como

son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada, puesto que nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendr de ac a dos semanas. Vaya al grano: muchas personas para abordar un tema pierden y tiempo en un tocando proceso temas lento poco llegan relacionados

por fecha de ingreso y priorice rpidamente y resulvalos inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajn para una prxima fecha, no apile los documentos por apilar. Evite los conflictos: se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizarlos, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar-ganar. Buen uso de los correos electrnicos: en la actualidad, revisar y responder correos electrnicos quita mucho tiempo, en el trabajo se debe procurar revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o responder cadenas o los famosos spam porque le quitarn tiempo y adicionalmente pueden contener virus afectando su computadora. Uso correcto del telfono fijo y celular: hay que

finalmente al meollo del asunto. Buen manejo de reuniones: minimice la cantidad de reuniones, convoque aprenda una a filtrar si es reuniones, slo reunin verdaderamente

necesario, cuando realice una reunin o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunin, con hora de inicio y final. Orden en la oficina: genere un sistema ordenado de archivo de documentos, ordene los documentos

hacer un correcto uso del telfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean slo de trabajo, aplazando aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del trabajo. Uso de tiempos muertos: se debe aprender a utilizar

los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad para aprovechar el trayecto.

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Referencias Bibliogrficas

Aula abierta. Seminario-taller: Administracin efectiva del tiempo y manejo de prioridades. Asesoras creativas. Seminario-taller: Optimizacin de la organizacin personal-gestin del tiempo y definicin de prioridades. Sitios Web http://www.degerencia.com/articulo/administracion_del_tiempo_en_la_vida_y_en_el_trabajo http://www.gestiopolis.com/canales6/ger/desadtiempo.htm http://mega-consulting.com/administracion_del_tiempo.htm http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/administraciondeltiempo/default1.asp

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