UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL PRCTICA PROFESIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA CIPCA.

Autora: Giselle Gmez P.

Puerto Ordaz, Junio de 2011.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA CIPCA.

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL PRCTICA PROFESIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA CIPCA.

Autora: Tutor Acadmico: MSc. Ing. Ivn Turmero. Br. Giselle Gmez P.

Tutor Industrial: Ing. Luis M. Pealver.

Puerto Ordaz, Junio de 2011.

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL PRCTICA PROFESIONAL

ACTA DE APROBACIN Quienes suscriben, miembros de Jurado Evaluador designado por el Comit de Prctica Profesional del Departamento de Ingeniera Industrial de la Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre Vicerrectorado Puerto Ordaz, para evaluar el informe de Prctica Profesional presentado por la ciudadana: Br. Giselle Del Carmen Gmez Peinado, portadora de la cdula de identidad V-18.667.985, titulado: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA CIPCA. Consideramos que dicho trabajo cumple con los requisitos exigidos por el reglamento vigente de la asignatura, y de acuerdo con los criterios establecidos para la evaluacin lo declaramos: APROBADO.

_______________ MSc. Ing. Ivn Turmero Tutor Acadmico

_______________ Ing. Luis M. Pealver Tutor Industrial

Puerto Ordaz, Junio de 2011.

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AGRADECIMIENTO

Primeramente a Dios, por siempre darme fortaleza, salud y servir como punto de apoyo en los momentos ms difciles para culminar con xito esta fase de mi carrera universitaria.

A mis amados padres: Migdalia y Rodolfo, quien con su esfuerzo y dedicacin me han brindado todo su comprensin y apoyo incondicional para desarrollar mis metas.

A la UNEXPO, mi casa de estudio por haberme formado acadmicamente y donde he conocido muy buenos amigos.

A los Ingenieros Ivn Turmero y Luis Manuel Pealver, por poder contar con su tutora profesional y brindarme su ayuda.

A CIPCA y todo su personal, por su solidaridad y amistad.

A todos aquellos que de una u otra manera formaron parte de este trabajo, muchas gracias

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL PRCTICA PROFESIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA CIPCA.

Autora: Giselle Del Carmen Gmez Peinado. Tutor Acadmico: MSc. Ing. Ivn Turmero. Tutor Industrial: Ing. Luis M. Pealver.

RESUMEN

La realizacin de este estudio permiti dar propuestas de soluciones para mejorar las labores desempeadas en el departamento administrativo de la empresa CIPCA, donde, la deteccin de ciertas fallas como: falta de organizacin de los documentos digitales, retrasos, desconocimiento de funciones y prdidas de tiempo, condujeron, principalmente, a la elaboracin de un manual de procedimientos para evidenciar la organizacin de la documentacin y estandarizacin de sus procesos administrativos, determinndose as, la situacin actual del rea y los procedimientos mediante observaciones directas, entrevistas no estructuradas y con el uso de grficos y esquemas; adems, este proyecto est desarrollado bajo las condiciones de investigacin de diseo no experimental de tipo descriptiva, sirviendo como una herramienta til para que el personal administrativo oriente de manera precisa y controlada todas las actividades que realicen hacia la obtencin de las metas de toda la organizacin, garantizando por su parte, un incremento en la operatividad y eficiencia de la misma.
Palabras clave: Manual, archivos, documentos, carpetas, administracin.
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NDICE GENERAL

INTRODUCCIN .......................................................................................... 10 CAPTULO I: EL PROBLEMA ....................................................................... 12 Planteamiento del Problema ...................................................................... 12 Objetivo General ........................................................................................ 16 Objetivos Especficos ................................................................................ 16 Justificacin ............................................................................................... 17 Alcance ...................................................................................................... 17 CAPTULO II: MARCO DE REFERENCIA .................................................... 18 Generalidades de la Empresa CIPCA ....................................................... 18 Misin ........................................................................................................ 19 Visin ......................................................................................................... 19 Valores de la Empresa .............................................................................. 19 Estructura Organizativa ............................................................................. 20 Descripcin del rea de pasanta .............................................................. 21 Descripcin del trabajo asignado ............................................................... 22 Descripcin de Procedimientos ................................................................. 23 Bases Tericas .......................................................................................... 24 Glosario de Trminos Bsicos ................................................................... 36 CAPTULO III: ASPECTOS PROCEDIMENTALES ...................................... 37 Tipo de anlisis a realizar .......................................................................... 37 Actividades ejecutadas .............................................................................. 38
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CAPTULO IV: RESULTADOS ..................................................................... 48 Diagnstico de la situacin actual ............................................................. 48 Del anlisis e interpretacin de la situacin actual ................................. 48 Organizacin de las carpetas digitales de la administracin y de sus archivos internos. ................................................................................... 50 Elaboracin de formatos y planillas para la administracin de la empresa .............................................................................................. 51 Codificacin de las carpetas y de los archivos que forman parte de todos los documentos de la administracin. .................................................... 53 Estructuracin y elaboracin del manual de procedimientos para la organizacin de procesos administrativos. ............................................. 56 Motivacin del personal .......................................................................... 57 Satisfaccin por parte de la gerencia de la empresa .............................. 57 CONCLUSIONES ......................................................................................... 58 RECOMENDACIONES ................................................................................. 61 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.............................................................. 63 ANEXOS ....................................................................................................... 65 Anexo A ..................................................................................................... 66 Anexo B. .................................................................................................... 67 Anexo C. .................................................................................................... 68 Anexo D. .................................................................................................... 69 Anexo E. .................................................................................................... 70 Anexo F ..................................................................................................... 71

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NDICE DE FIGURAS

Fig. 1: Mapa del Estado Bolvar, Venezuela. ............................................... 18

Fig. 2: Estructura Organizativa de CIPCA .................................................... 21 Fig. 3: Componentes de la utilidad de los Manuales de Procedimientos. .... 29 Fig. 4: Smbolos utilizados para crear los Diagramas de flujo de procedimientos.............................................................................................. 35 Fig. 5: Ficha. ................................................................................................. 40 Fig. 6: Smbolos utilizados para crear los Diagramas de flujo de procedimientos.............................................................................................. 45 Fig. 7: Organizacin de carpetas digitales de la administracin de CIPCA. . 50 Fig. 8: Clculo de Pago de Nmina. ............................................................. 52 Fig. 9: Formato de conciliaciones bancarias. ................................................ 53 Fig. 10: Codificacin de carpetas de archivos digitales de la administracin de CIPCA. .......................................................................................................... 54 Fig. 11: Codificacin de los archivos digitales de la administracin de CIPCA. .......................................................................................................... 55

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INTRODUCCIN
Dentro del proceso de mejoramiento continuo de la calidad que deben adoptar las organizaciones modernas para atender eficazmente las necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como internos, se evidencia la importancia de la realizacin de manuales como un mecanismo de planificacin idneo y expedito para orientar el rumbo de sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos institucionales, adems que contribuye a la creacin de lineamientos y descripcin de procedimientos para guiar trabajos. a sus trabajadores a la hora de realizar sus

Ordenar y documentar la seleccin de dichos procesos, etapas, procedimientos y actividades, permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al simplificar trmites, evitar funciones repetitivas, eliminar cuellos de botella por indefinicin, evitar la evasin de responsabilidades, lo cual se traduce en ahorro de tiempos, movimientos y costos operacionales.

En la empresa Consultora de Ingeniera Pealver, que se encuentra en pro de la ejecucin de planes para el aseguramiento de la calidad, los procedimientos administrativos no se encuentran documentados, lo que ha ocasionado una serie de inconvenientes, y por ende, existe la necesidad de estandarizarlos, con la finalidad de mejorar el funcionamiento interno de la empresa. Por consiguiente, se presenta este trabajo, el cual tiene como meta la elaboracin de un manual de procedimientos para la organizacin de los procesos administrativos que se realizan en la empresa CIPCA,

determinndose as, la situacin actual de los procedimientos mediante observaciones y entrevistas hechas al personal, principalmente, detectando las causas primordiales que generan inconvenientes en los procedimientos.

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Esta investigacin permite que se determine cules son las exigencias y las acciones que se deben seguir para la elaboracin de un manual instructivo que beneficiar a toda una empresa.

El manual de procedimientos descrito en esta investigacin es un documento que contiene primordialmente, la descripcin de la manipulacin de los datos y la informacin de la empresa. El manual precisa la participacin de los encargados del departamento en cuanto al manejo de los documentos, as como sus usos y destinos en los archivos digitales. Contiene informacin y ejemplos de casos, uso de los formatos y planillas, autorizaciones, o documentos necesarios y pasos vitales en ciertas acciones, manejo de datos del personal, ingresos y egresos y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

El manual es importante ya que podra facilitar las labores de auditora, la evaluacin y control interno y la vigilancia e inspeccin de la unidad de la empresa CIPCA. Para la presentacin de los resultados y sus respectivos anlisis, se estructur el informe en los siguientes captulos:

En el Captulo I El Problema; se expone la problemtica, objeto de la investigacin, El Captulo II Marco de Referencia; ofrece informacin con respecto a la empresa, y el rea donde se realizar la pasanta, as como informacin terica relevante. El Captulo III Aspectos Procedimentales, describe la parte metodolgica del estudio, siendo la explicacin paso a paso de que se realiz y como se realiz durante la investigacin. El Captulo IV Resultados; es donde se exponen y analizan los resultados; finalmente, se tienen las Conclusiones, Recomendaciones y Referencias Bibliogrficas.

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CAPTULO I EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

La empresa Consultora de Ingeniera Pealver, C.A. (CIPCA), dedicada a prestar servicios profesionales de ingeniera, consultora y adiestramiento, es una organizacin que se encuentra en constante crecimiento y permanencia en el medio donde se desenvuelven. En CIPCA cuentan con una filosofa que les ayuda a concientizar a sus trabajadores sobre la importancia de la

calidad de los trabajos. En el mismo sentido, surge en la gerencia de la empresa la necesidad de optimizar su gestin administrativa, que les permita evaluar la eficiencia de los trabajos con el cumplimiento de sus objetivos. Desde el punto de vista externo, los procesos que se llevan a cabo en la administracin cumplen con los requisitos que debe tener toda organizacin similar a sta. Internamente en la empresa, a pesar de poseer documentacin completa de su administracin, se ha venido observando una serie de inconvenientes en sta rea. El personal que desempea la funcin administrativa ha cambiado o ha sido reemplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo propio y diferente al momento de ejecutar sus tareas, incluso, la informacin no est archivada de la misma manera y orden especfico, al igual que se encuentra informacin duplicada o redundante. Por otro lado, se considera que el tiempo invertido por el personal para realizar las labores asignadas debera ser menor,

incluso, los esfuerzos que deben hacer los encargados para adiestrarlos tambin deban reducirse. Tomando en cuenta lo sealado anteriormente, esta investigacin permite dar respuestas y propuestas de soluciones a la siguiente problemtica: la carencia de lineamientos y pasos para la ejecucin de actividades inherentes al departamento administrativo de la empresa CIPCA. En tal sentido, las causas que posiblemente dan origen a la problemtica planteada, se mencionan a continuacin: Polticas de mejora continua de la empresa orientadas slo a la parte de produccin. Falta de identificacin y caracterizacin de las deficiencias de esta rea. Desconocimiento de operaciones de trabajos inherentes a las actividades administrativas por parte del personal de esta rea. Falta de relacin de la administracin con las polticas y filosofa de la empresa. Falta de supervisin de las actividades que se ejecutan en los procedimientos de trabajo. No se ha invertido el suficiente tiempo, recursos y esfuerzos en detectar y solventar fallas puntuales en el departamento. Desconocimiento de normativas y legislacin existente en materia del trabajo.

Dado a que no existen unas normas y pasos para el control necesario de los procedimientos administrativos, se invierte una razonable cantidad de tiempo y esfuerzos para adiestrar a los encargados, quienes realizan sus
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labores y organizan dicha informacin de acuerdo a sus conocimientos y forma de trabajo. La responsabilidad de capacitar y guiar a este personal se asienta en la gerencia, donde deben ocuparse de asuntos altamente estratgicos para garantizar la productividad y el rendimiento de la empresa en el tiempo, resultando contraproducente cuando ocurren cambios constante del personal de administracin, por tal motivo, con en el objeto de aumentar el desempeo de la empresa, se encuentran incentivados en desarrollar y ejecutar planes de accin en el ms corto plazo posible, que redireccionen los esfuerzos de ste y los otros departamentos en cumplir con las metas propuestas por toda la organizacin.

Esta problemtica conduce a las siguientes consecuencias: Desconocimiento por parte del personal administrativo de cmo realizar las actividades asignadas. Falta de organizacin y orden en la recopilacin de documentos de los archivos digitales de la empresa. Desconocimiento de cmo organizar y clasificar la informacin. Retrasos, demoras y prdidas de tiempo al realizar labores

administrativas. Insatisfaccin por parte de la gerencia al no recibir los resultados esperados. Sanciones monetarias por incumplimiento a tiempo de pagos, por no ser gestionados en el debido momento. Extravos, o de lo contrario, duplicacin de informacin.

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 Errores e irregularidades al llenar ciertos formatos administrativos. Personalizacin en la ejecucin y recopilacin de actividades. Inseguridades y desmotivacin del personal.

La inexistencia de pasos para el control de los procesos administrativos, es decir, una documentacin adecuada de cmo deben realizar las actividades han afectado significativamente el desempeo de esta rea de la empresa, por esta razn, es muy comn que se d lugar a las confusiones, a las demoras, a las duplicaciones de esfuerzos y al cumplimiento deficiente de sus funciones en general. De seguir as, pudiera afectar el rendimiento econmico de la organizacin, incurriendo en costos excesivos y graves prdidas de tiempo, incluyendo en este punto, la inversin de muchas horas hombre para la orientacin de los nuevos trabajadores que desempeen funciones de la administracin y gerencia. El manual de procedimientos constituye una estrategia de formacin y adiestramiento para el profesional que ingresa; aun cuando se den cambios del personal, su existencia garantiza que el trabajo no ser interrumpido ni personalizado, porque las normas y los procedimientos se mantienen. Este instrumento tambin libera a la directiva, evita la repeticin de informacin y recarga de trabajo, y sobre todo, reduce la frecuencia de explicacin e instrucciones al trabajador nuevo que se incorpora a esta funcin. Con su aplicacin, se espera un incremento significativo en las mediciones de productividad y eficiencia de la empresa CIPCA.

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Objetivo General

Elaborar un manual de procedimientos para la organizacin de procesos administrativos de la empresa CIPCA.

Objetivos Especficos

1. Diagnosticar la situacin actual del manejo de la informacin y de las actividades ejecutadas en el rea administrativa de la empresa.

2. Determinar los procedimientos empleados para organizar y archivar la informacin digitalmente, de esta manera poder proponer los aspectos que puedan mejorarse en los mismos. 3. Disear formatos y planillas para la mejora continua de los procesos administrativos, los cuales, sern descritos en dicho manual. 4. Codificar los formatos de documentos y las carpetas, los cuales sern los elementos explicados en el manual de procedimientos. 5. Definir las relaciones y dependencias entre los diferentes documentos para tomarlo como referencia entre las especificaciones del manual. 6. Normalizar cada una de las actividades que forman parte del proceso administrativo para su posterior regulacin y control. 7. Estructurar el manual de procedimientos para el manejo de los documentos, formatos y carpetas pertenecientes al rea administrativa de la empresa CIPCA.
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Justificacin

La importancia del manual de procedimientos para los procesos administrativos de CIPCA radica en la instruccin que el mismo brindar al lector, en otras palabras, permitir definir de forma correcta de las responsabilidades de trabajo y conocimiento exacto de los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades encomendadas, garantizando mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como para la directiva. Esta investigacin tambin podr dar lugar al surgimiento y evaluacin de otros procedimientos, a medida que el proceso avanza, incluso, puede constituirse en un antecedente para otras investigaciones relacionadas con el tema.

Alcance

La investigacin se orienta al desarrollo de un manual de procedimientos para la organizar y estandarizar las acciones llevadas a cabo en el manejo de los documentos y procesos administrativos de la empresa CIPCA, en el rea de administracin y gerencia, durante los meses de diciembre de 2010, hasta mayo de 2011. El cual permitir promover la eficiencia en el rea administrativa y fomentar la gestin organizacional con miras hacia una mayor productividad.

Su validez perdurar hasta que ocurran cambios significativos en la gestin administrativa de la empresa o hasta que las leyes de este pas propicien su expiracin.

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CAPTULO II MARCO DE REFERENCIA

Generalidades de la Empresa CIPCA Durante los ltimos siete aos CIPCA se ha encargado de proporcionar un servicio basado en soluciones profesionales de ingeniera bsica, de detalles, simulacin y modelacin, as como consultora y capacitacin de los mismos.

La empresa inicia sus actividades en Ciudad Guayana para enero del ao 2003, aperturando negociaciones con clientes como la Siderrgica del Orinoco (SIDOR), a travs de la empresa Servicios Siderrgicos, S.A. (SERSISA), llevando a cabo el desarrollo de proyectos multidisciplinarios de ingeniera. Actualmente, se encuentran ubicados en la ciudad de Puerto Ordaz, Estado Bolvar, especficamente en Alta Vista, en el Centro

Comercial Naraya, Nivel Mezanina, Local setenta.

Fig. 1: Mapa del Estado Bolvar, Venezuela. Fuente: www.cipca.com.ve

Primordialmente, desarrolla su Ingeniera con el uso de tecnologa computacional con el software Ansys Workbench y sus aplicaciones en diversas reas de la industria nacional como son aplicaciones en diseos mecnicos, estructuras metlicas, equipos de perforacin para la industria petrolera, gras, desarrollo de reingeniera, entre otros. Adems de realizar proyectos y consultora, la empresa ofrece programas de formacin profesional en las reas de ingeniera computacional con otros softwares como Autodesk Inventor, de Modelacin 3D, entre otros, necesarias para la formacin de nuevos ingenieros. (Fuente: Documentos internos de CIPCA.)

Misin CIPCA, tiene como misin "Suministrar servicios de Ingeniera de Calidad, a los mejores Costos, con los ms altos niveles de eficiencia y confiabilidad, para satisfacer las necesidades de todos nuestros clientes, cumpliendo las perspectivas de nuestro personal y los objetivos de la empresa". Visin CIPCA tiene como Visin "Ser una Empresa lder, a nivel Nacional e Internacional, en la oferta de Servicios de Ingeniera, Proyectos Industriales, Consultora y Capacitacin; promoviendo el desarrollo endgeno del pas a travs de la integracin multidisciplinaria de empresas Venezolanas, cumpliendo siempre con los Estndares de Calidad, Seguridad, Higiene y Medio Ambiente, aportando el mayor valor agregado nacional posible".

Valores de la Empresa Dentro de la Consultora de Ingeniera Pealver C.A. (CIPCA), existen ciertas premisas las cuales permiten que dicha compaa mantenga en sus

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trabajadores una conducta ideal, apoyo y una comunicacin abierta dentro de la organizacin, brindando en su clima organizacional los siguientes principios y valores: Humanismo: entendido como el ejercicio de una gestin con sentido de justicia y participacin orientada al desarrollo integral de los trabajadores.

Respeto: constituye el trato justo y considerado entre los trabajadores. Hacia el ambiente, las instituciones y la sociedad. Competitividad: atendiendo a un grupo de actividades y conductos que incidan en la mayor utilizacin de los recursos para el logro de su rol.

Honestidad: reflejado en el comportamiento de sus trabajadores a todos los niveles, con sentido de justicia y honradez. Compromiso: manifestado para la identificacin y lealtad de trabajador con la institucin, la mstica y el sentido de la responsabilidad en el trabajo, para el logro del desarrollo de la regin. Excelencia: expresado en la bsqueda de la cantidad de procesos y de mejora continua de las instituciones y empresa de Guayana.
(Fuente: www.cipca.com.ve)

Estructura Organizativa

Consultora de Ingeniera Pealver C.A. (CIPCA), ha estructurado su organizacin con recurso humano profesional y capacitado para obtener una mejor gestin y satisfacer a sus clientes de una manera excelente.

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Gerencia General Asistencia Administrativa Asistencia de Planificacin Asistencia Logstica

Asesor Financiero

Asesor Jurdico Asesor SHA

Jefe de Proyecto
Jefe de Comercializacin

Jefe de RRHH

Coordinador de Proyectos Especiales

Coordinador de Proyectos Elctrico/Automatizacin Ingenieros de Proyectos Elctricos /Automatizacin

Ingenieros de Proyectos Especiales

Ingenieros de Ventas

Analistas

Fig. 2: Estructura Organizativa de CIPCA. Fuente: www.cipca.com.ve

Descripcin del rea de pasanta

El rea dentro de esta empresa pequea de servicios de ingeniera computacional donde se desarrollar el trabajo de pasanta es el departamento Administrativo (Asistencia administrativa, as mostrado en la estructura organizativa), adscrito a la gerencia general, el cual tiene como propsito coordinar las funciones administrativas de la empresa, asegurando el manejo eficiente de los recursos materiales y humanos con que cuenta la organizacin.

El personal que labora en este departamento realiza funciones de relaciones pblicas, archiva, digitaliza documentos, maneja gastos,

presupuestos, contabilidad, pagos, entre otros.

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Descripcin del trabajo asignado

Con la iniciativa de la empresa CIPCA por gestionar sus procedimientos de trabajo, se incluye entre sus planes la realizacin de una serie de manuales, incluyendo el demandado por el departamento administrativo, que permita la optimizacin de tareas, enfocado inicialmente a la labor de planificacin de actividades, para establecer un diagnstico global y a partir de ello determinar qu se quiere hacer y cundo, posteriormente, el proyecto se va llevando a cabo con la ejecucin de cada uno de los objetivos especficos en el tiempo estipulado por el cronograma de actividades. El manual a realizar, incluir la descripcin de la organizacin general y uso de las carpetas, documentos y formatos actividades utilizados por la asistencia administrativa de la Consultora de Ingeniera Pealver.

El trabajo asignado se basa en la realizacin de mejoras para la ejecucin de procesos administrativos, principalmente concernientes al manejo de formatos e informacin digitalizada, as como la elaboracin de una gua que especifique los pasos de acciones para el control de parte de esta gestin administrativa, en cuanto al asentamiento de datos de razones sociales, ingresos, egresos, nmina, movimientos bancarios, flujo de dinero, detectar cunto recibe la empresa por sus ventas y entregar un programa de pagos a proveedores o cuentas por pagar, evaluar a la brevedad posible, el origen de todo el dinero que ingresa a la empresa y programar todo lo que se debe pagar.

El manual de procedimientos para la organizacin de procesos administrativos de CIPCA encomendado, debe brindar al lector instruccin de forma correcta sobre las responsabilidades de los procedimientos y conocimiento exacto de los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades delegadas, garantizando mejores
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inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como para la directiva.

El manual de procedimientos para la organizacin de actividades administrativas aplicar slo para ciertos procesos que formen parte directamente con las funciones del departamento administrativo de CIPCA y que involucren de alguna forma a la Gerencia.

Descripcin de Procedimientos El personal que labora en la asistencia administrativa de la Consultora de Ingeniera Pealver, lleva a cabo una serie de procedimientos de trabajo que incluyen las responsabilidades que sern mencionadas a continuacin: Funciones: Realizar auditoras internas, procesamiento de datos y estadsticas. Manejar la contabilidad financiera y de costos. Verificar los saldos de las cuentas bancarias de la Administracin. Revisar solicitudes para gestiones financieras y legales. Llevar el control de la expedicin de los cheques. Participar en la elaboracin de los informes financieros de ingresos y egresos. Revisar y tramitar los pagos de nminas y beneficios. Gestin de pagos. Formalizacin de documentos. Revisar los sistemas de control administrativo. Supervisar las actividades que realizan el personal a su cargo. Entre otras.

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Bases Tericas

Manuales

Son documentos detallados y sistemticos que indican las actividades a ser cumplidas por la organizacin y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea, de manera conjunta o separada. Segn Alonzo (1988), "Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de polticas, prcticas y procedimientos administrativos; su propsito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la funcin exacta de cada fase del negocio de la empresa".

Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.

Ventajas del uso de los manuales

1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir. 2.- La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo. 3.- Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a qu nivel alcanza la decisin o ejecucin.

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4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de la excusa del

desconocimiento de las normas vigentes. 5.- Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. 6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados. 8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido. 9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. 10.- Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. 11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan. 12.- Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos.

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Importancia de los manuales Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones. Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados. Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa. Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reduce costos al incrementar la eficiencia.

Limitaciones de los manuales a. Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse. b. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. c. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales. d. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y suficientemente flexibles. e. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

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Clasificacin general de los manuales en el mbito administrativo De acuerdo a la visin estratgica utilizada mayormente por las organizaciones de Venezuela, se presentan ocho (08) tipos de manuales de aplicacin organizacional, los cuales son: 1. Manual de Organizacin 2. Manual de Polticas 3. Manual de Procedimientos y Normas 4. Manual de Gestin de la Calidad 5. Manual de Gestin Integral 6. Manual del Especialista 7. Manual del Empleado 8. Manual de Propsito Mltiple

Manual de Procedimientos Es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control

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interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

Ventajas de los Manuales de Procedimientos Aumentan la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Ayudan a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construyen una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos. Determinan en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilitan las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin. Permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Permiten que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

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 Sirven para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Sirven para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Uniforman y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.

Utilidad de los Manuales de Procedimientos

Se puede apreciar desde tres criterios o perspectivas diferentes:

Efectividad

Funcionalidad

Innovacin

Fig. 3. Componentes de la utilidad de los Manuales de Procedimientos. Fuente: Elaboracin Propia.

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Funcionalidad: Permiten conocer el funcionamiento de las Unidades

Administrativas, por lo que respecta a descripcin de tareas y puestos responsables de su ejecucin. Uniforman y controlan el cumplimiento de las actividades. Evitan cambios arbitrarios en la ejecucin de actividades. Auxilian en la induccin y en la capacitacin del personal. Facilitan las labores de auditora.

Efectividad: Aumentan la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Colaboran en la coordinacin de actividades.

Innovacin: Sirven para el anlisis de los procedimientos de un sistema. Forma una base para el mejoramiento de procedimientos y mtodos. Son de utilidad en la consulta de todo el personal que desee emprender tareas de innovacin y mejora. los sistemas,

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Diagramas de Flujo (Flujogramas) Se conceptualiza de forma sencilla como la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento.

Chiavenato (1993) menciona que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples y tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin. Esta herramienta consiste en representar grficamente hechos,

situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos. Segn Gmez (1997), el flujograma es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de ste, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, otros. Ventajas Mayor simplificacin del trabajo. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones. Mejorar alguna operacin combinndola con otra parte del proceso. Eliminar demoras. Una mejor distribucin de la planta.

Tipos de diagramas de procedimiento Grfica de flujo de operaciones.

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 Grficas esquemticas de flujo. Grfica de ubicacin de equipo. Grfica de flujo de formas.

Secuencia para elaborar un diagrama de flujo de procedimiento Escoger el procedimiento por realizar. Determinar las tcnicas analticas que habrn de utilizarse. Analizar el trabajo. Hacer una lista de la forma como se va a realizar el trabajo. Establecer el procedimiento ms factible. Presentar la propuesta. Preparar instrucciones. Implantar el nuevo procedimiento. Observar el procedimiento implantado. Preparar una gua de logros. Llevar registros adecuados de realizacin.

Conveniencias de elaboracin de un diagrama de flujo a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o seccin debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden

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o secuencia cronolgica de su aparicin en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha. b. Mostrar una misma dependencia ms de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma. c. Las lneas indicadoras del flujograma deben ser ms delgadas que las lneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales. d. Cada paso o accin del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras. e. Cuando algn documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica segn sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos das (D), horas (O) o minutos (). f. Cuando hay que destruir algn documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande. g. Cuando en el procedimiento algn documento da origen a otro se indicar en el flujograma mediante una flecha interrumpida. h. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias lneas se entrecruzan sin tener relacin se indica mediante una inflexin en cualquiera de ellas. i. Siempre resultar mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensin se tenga que continuar en otra pgina, se seala mediante un smbolo cualquiera dentro de un crculo, en la pgina donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocar en otra pgina como sigue.

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Simbologa general de los diagramas de flujo

SMBOLO

SIGNIFICADO

ACTIVIDAD: describe una actividad por medio de una frase breve y clara dentro del smbolo

DOCUMENTO: representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se enve, se reciba, se genere o salga del procedimiento.

INICIO O TERMINACIN DEL FLUJO: puede ser accin o lugar, se escribe dentro del smbolo la palabra inicio o final.

FLUJO O LNEA DE UNIN: conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

DECISIN O ALTERNATIVA: indica un SI punto dentro del flujo en que son posibles varias alternativas derivadas de una decisin, es decir, en una NO situacin en la que existen opciones y debe elegirse entre alguna de ellas.

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CONECTOR DE OPERACIN: representa la conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

CONECTOR DE PGINA: representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo

ARCHIVO: representa un archivo comn y corriente de oficina, donde se guarda un documento en forma permanente.

ARCHIVO TEMPORAL: representa la guarda o almacenamiento de documentos de manera temporal.

NOTA: describe dentro del smbolo de manera breve alguna aclaracin o instruccin dentro del procedimiento

Fig. 4: Smbolos utilizados para crear los Diagramas de flujo de procedimientos. Fuente: Elaboracin Propia, con informacin tomada del autor Inmaculada Blaya

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Glosario de Trminos Bsicos

Documento: Se refiere a todo aquello que posee informacin y que tiene un medio de soporte. Por ejemplo: registro, manuales, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma, plano, esquemas, diagramas de flujo, textos, pelculas, fotografas, cintas de audio.

Formato: es un documento que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin variable que se usa en los procedimientos de oficina. Un formato puede constar de varias copias, que pueden tener destinos o usos diversos.

Planilla: es Impreso o formulario con espacios en blanco para rellenar que se presenta, por ejemplo, ante la administracin pblica. En general, pueden llamarse a los formularios impresos con espacios en blanco para rellenar. Una planilla de clculo, por otra parte, es la aplicacin informtica que permite almacenar datos alfanumricos y ejecutar operaciones con la informacin incluida en una hoja de clculo o plantilla de clculo.

Procedimiento: Es la sucesin cronolgica o secuencia de operaciones lgicas y su mtodo de ejecucin, que realizada por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una funcin, un aspecto de ella o un procedimiento; implica o conlleva a una rutina de trabajo.

Proceso: Son las actividades realizadas por el rgano y ente contratante, mediante las cuales un conjunto de elementos o materiales sufren un proceso de transformacin que conducen a obtener bienes tangibles o servicios para satisfacer necesidades.

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CAPTULO III ASPECTOS PROCEDIMENTALES

Tipo de anlisis a realizar De acuerdo a los objetivos planteados, la investigacin cometida a la tarea de documentar los proceso administrativos de la empresa CIPCA, segn su nivel, atiende a una investigacin descriptiva, pues el estudio permite analizar y caracterizar cada etapa que conformar el proceso en cuestin, adems de describir el comportamiento de las actividades que deba ejecutar el personal administrativo prximo a ingresar en la empresa y los sucesivos, permitiendo as establecer el camino ptimo para realizar cada una de las diligencias necesarias.

La

poblacin

de

esta

investigacin

est

constituida

por

los

procedimientos que dan origen a la gestin administrativa de la Consultora de Ingeniera Pealver, desde la etapa de planificacin, seguido de las actividades inmersas en las etapas de gestin y ejecucin, y finalmente las actividades o procedimientos a realizarse en una ltima etapa de evaluacin de los resultados. La metodologa utilizada en todo trabajo de investigacin es fundamental para su desarrollo, ya que representan los mtodos, las diversas reglas y estrategias a utilizar para indagar y mantener contacto directo con la realidad. De acuerdo con el diseo, segn F. Arias (2002), la investigacin realizada al proceso de mejora y documentacin de la gestin administrativa,

obedece a la clasificacin Investigacin de Campo, pues la recoleccin de los datos necesarios para este estudio fueron recolectados directamente del lugar donde ocurren los hechos, es decir, se obtiene al presente y directamente en el sitio donde es generada, es decir, en el rea administrativa de la Consultora de Ingeniera Pealver.

Actividades ejecutadas En el marco de la realizacin del presente informe tcnico, a continuacin se desglosan las actividades ejecutadas para el cumplimiento de los objetivos, con la utilizacin de diversas tcnicas de recoleccin de datos a travs de instrumentos de gran ayuda que permitieron el desarrollo de esta investigacin. A continuacin sern descritos los mismos:

Actividad 1: Diagnstico de la situacin actual. Se realizaron observaciones y se pudo conocer el rea a estudiar (departamento administrativo), obteniendo informacin valiosa sobre el manejo de la informacin y de las actividades que all se ejecutan, puesto que existe una participacin directa con el medio afectado. La tcnica de la observacin directa es aquella donde se tienen un contacto directo con los elementos o caracteres en los cuales se presenta el fenmeno que se pretende investigar, y los resultados obtenidos se consideran "Investigacin datos estadsticos es originales. en que Para el Gonzlez (1997) observa

directa,

aquella

investigador

directamente los casos o individuos en los cuales se produce el fenmeno, entrando en contacto con ellos; sus resultados se consideran datos estadsticos originales, por esto se llama tambin a esta investigacin

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primaria". Esta tcnica permiti conocer e identificar objetivamente la situacin actual de las actividades administrativas que se manejan en CIPCA, tratando de visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemtica, cualquier hecho, fenmeno o situacin que se produzca en la naturaleza o en la sociedad en funcin de unos objetivos de investigacin preestablecidos. Los instrumentos que se utilizaron para apuntar dicha observaciones fue un diario de actividades (cuaderno), lpices, bolgrafos. La fuente de obtencin de datos es de tipo primario y se llev a cabo bajo la supervisin del Ing. Luis M. Pealver, con una duracin de dos semanas.

Actividad 2: Anlisis e interpretacin de datos e informacin mediante entrevistas. Se efectuaron entrevistas personales y no estructuradas al personal de la asistencia administrativa con el fin de conocer ms a fondo sus funciones cotidianas administrativos, qu hacen, cmo lo hacen, y otras interrogantes, as como tambin para las tareas poco frecuentes o eventuales. Las entrevistas son producidas con la finalidad de obtener respuestas relacionadas con el problema en estudio. Las mismas, son de tipo no

estructuradas, hechas con poca planificacin, pero cumpliendo con el objetivo de conocer la opinin de las personas involucradas en el proceso, es decir, al personal de la asistencia administrativa y directamente al gerente general de la organizacin. Entre los datos de fuentes primarias, se incluye contactos directos con el personal de la administracin, profesionales calificados en esta rea. Se emplearon mtodos cualitativos para la obtencin de los resultados. Como instrumento principal se utiliz unas fichas en donde se llevaron anotaciones sobre los elementos resaltantes a considerar en esta prctica, luego fueron anexadas al cuaderno de actividades. Entre las actividades que se detallaron

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se hizo hincapi en los mtodos, es decir, cules y cmo son las actividades que realiza la asistencia administrativa, cuando lo realizan y cunto tiempo invierten para cada actividad. Cmo se organizan las carpetas digitales y la disposicin de orden de los documentos, entre otras labores. Esta actividad tuvo una duracin de dos semanas, y para identificar las actividades rutinarias y los de poca frecuencia de la administracin de CIPCA, las cuales se detectaron mediante la observacin, fueron registradas en el modelo de diario de actividades como instrumento que se muestra continuacin.

Nombre Entrevistado:______________________ Cargo:________________________ Fecha:______________________ Area o Dpto:________________________________ Observaciones: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ____
Fig. 5: Ficha. Fuente: Elaboracin Propia.

Actividad 3: Recabar informacin tcnica. Se hizo una revisin bibliogrfica y anlisis documental, con la informacin que proporcion la empresa, lo que permiti mejorar el proceso de diagnstico y recoleccin de la informacin. La revisin documental es una tcnica consiste en recopilar materiales bibliogrficos e informacin relacionada con la investigacin, facilitados por la empresa o por medios propios, con el propsito de profundizar en el tema y sustentar las bases

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tericas; para ello se procedi a realizar una revisin y extraccin de datos a partir de: trabajos de investigacin ya realizados en CIPCA, manual de procedimientos generales con el cual cuenta la empresa, los formatos de los procesos administrativos, as como los documentos y carpetas de informacin relevante interno de la empresa, adems, las normas ISO 9000:2000, el Fidias G. Arias El Proyecto de Investigacin, algunas leyes venezolanas como La Ley Orgnica del Trabajo, as como tambin, fuentes electrnicas. El internet destac como uno de los instrumentos o medio de comunicacin ms utilizado en el anlisis documental para la recopilacin de informacin en los temas desarrollados en el presente estudio. Como se puede apreciar, para la recopilacin de datos, se usaron varios medios: La investigacin documental, directamente de los archivos de la institucin, buscadores de internet ; otras entrevistas realizadas al personal, recolectando adems las formas empleadas en las operaciones; Entrevistas a supervisores, para completar, aclarar y aprobar la informacin generada por los que ejecutan las operaciones y la observacin directa del proceso, para constatar los datos recolectados. Se identificaron los procedimientos de trabajo para las actividades realizadas por la asistencia administrativa de la empresa CIPCA. Aqu se incluye la evaluacin de la organizacin, puesto que antes de comenzar la preparacin del manual, debe hacerse un estudio exhaustivo de la institucin, sus procedimientos, normas y polticas, para garantizar que pueda adaptarse a los requerimientos propios de la Institucin a utilizarlo. Hernndez (2001).

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Actividad 4: clasificacin de las diferentes carpetas de documentos y archivos de documentos digitales de la administracin.

Se procedi a analizar los datos obtenidos con todas las tcnicas anteriormente empleadas y se dio inicio a la actividad de clasificar los diferentes tipos de carpetas y documentos utilizados por la administracin de la empresa para facilitar su manejo. Estuvo involucrado la utilizacin de fuentes primarias y secundarias; obtenidas a travs de la Gerencia General de dicha empresa, se emplearon mtodos de anlisis cuantitativos, cualitativos y estadsticos para la obtencin de los resultados, esta actividad estuvo supervisada por el Ing. Luis M. Pealver y para ello se imprimieron los documentos por lo que se requiri el uso de una impresora, hojas, pen drive, y programas vitales de Microsoft Office como Power Point y Excel para visualizacin e impresin de los diferentes tipos documentos y armar una especia de rompecabezas. Para facilitar la clasificacin de los documentos de forma clara, lgica y racional, as como para determinar las relaciones y dependencias entre los mismos se utiliz la siguiente tabla, tomando como referencia elementos involucrados como los cdigos.

Nombre Archivo

Cdig o

Tipo de Archivo

Carpeta Contenedora

Cdigo Carpeta

Relaciones

Doc. Origen

Doc. Destino

Tabla 1. Archivos de la administracin. Fuente: Elaboracin Propia.

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Actividad 5: Diseo de formatos y planillas Se modificaron los formatos e instrumentos utilizados para los procesos administrativos de la empresa y se elaboraron formatos nuevos ms acordes y actuales a lo demandante, los cuales, sern descritos en dicho manual. Se utilizaron fuentes primarias para la recoleccin de datos, ya que se tomaron como base y modelos de prueba los formatos que ha tenido la empresa a lo largo de tu trayectoria. Las tcnicas empleadas en este punto incluye la observacin directa de la fuente de los hechos, y, la revisin documental, teniendo acceso a documentos internos de la gerencia y administracin de la empresa. Las fuentes secundarias empleadas en esta actividad, se incluye la revisin de pginas web para obtener informacin tcnica vital para la optimizacin de los formatos internos de CIPCA. La duracin de esta actividad const de 3 semanas en la empresa.

De esa manera, podemos estructurar los instrumentos ms importantes utilizados en esta ase, especficamente as: Lpiz y papel, utilizados para hacer los borradores manuales de los formatos y planillas Computadora para procesar informacin y datos. Memoria USB, para almacenar toda la informacin relativa al proyecto y archivos. Herramientas computacionales de Microsoft Office, principalmente Microsoft Office Word, Excel y Project 2007.

Actividad 6: Redaccin de metodologas del manual Se determinaron los mtodos empleados para organizar y archivar la informacin, de esta manera se propusieron los aspectos que puedan

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mejorarse

en

los

mismos.

Se

establecieron

propuestas

para

la

estandarizaron de los procedimientos involucrados en este trabajo, para ejecutar las actividades administrativas de CIPCA. A dems, se realiz una observacin cualitativa en el rea de trabajo, con el fin, de captar directamente el proceso y las actividades realizadas en el departamento, lo cual permitir identificar las deficiencias y fortalezas, uso de instrumentos y tcnicas en lo que a la asistencia administrativa respecta. Se cont con la ayuda especial del personal administrativo en esta fase, adems de la asesora acadmica y tcnica de ambos tutores. El procesamiento de la informacin durante una extensa recoleccin de datos y previo a la redaccin de las normas y procedimientos, llev implcito la utilizacin de tablas, cuadros, cuestionarios e imgenes para su mejor comprensin e

interpretacin. Los instrumentos que se utilizaron fueron indirectos, esto est justificado por Mndez (2001), quien define a los instrumentos de observacin indirecta como Los elementos que registran aspectos visuales y auditivos del problema tales como: Computadoras, pendrive, hojas, lpices, carpetas, Internet, software otros. Las fuentes secundarias son fuentes bibliogrficas, otros trabajos realizados para la empresa (manuales), artculos, y buscadores de internet.

Actividad 7: Diagramas, tablas e imgenes Se elaboraron diagramas de flujo de proceso y otros diagramas para esquematizar la utilizacin, relacin y dependencia de formatos y as incorporarlos al manual. Se muestran tambin, imgenes de capturas de pantalla de formatos y planillas que revelan en dicho manual su utilizacin, mtodos y procedimientos de manera analtica, as como flujogramas panormicos de todo el proceso. Se utilizaron fuentes primarias y secundarias para la obtencin de informacin y datos. Entre los instrumentos

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ms utilizados en esta actividad se destaca el uso neto de la computadora y los programas de Microsoft Office. La informacin obtenida de diagramas se recopil en el formato para manuales de procedimientos generales con la que cuenta la empresa, as como por la informacin recabada por otros medios, donde se identificaron los procedimientos de trabajo en lo que se refiere a los procesos administrativos llevados a cabo en CIPCA.

Smbolo

Significado
Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, informacin o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo. Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida. Decisin: Indicamos puntos en que se toman decisiones: s o no. Documento: Se utiliza este smbolo para hacer referencia a la generacin o consulta de un documento especfico en un punto del proceso. Flechas: Muestran direccin y sentido del flujo del proceso, conectando los smbolos.

Conector fuera de pgina: Representa la continuidad del diagrama en otra pgina.

Fig. 6: Smbolos utilizados para crear los Diagramas de flujo de procedimientos. Fuente: Elaboracin Propia, con informacin tomada del autor Inmaculada Blaya

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Actividad 8: Elaboracin final del manual Se redactaron los pasos para ejecutar los procesos administrativos, siguiendo las tcnicas, mtodos y formatos planteados para el manual de procedimientos. Finalmente, se elabor el manual de procedimientos, para organizar y documentar la gestin administrativa de la empresa CIPCA. Despus de haber recolectado la informacin necesaria para la realizacin del manual, se procede al diseo del mismo, tomando en cuenta una serie de aspectos imprescindible para el logro del instrumento adecuado a las necesidades de cada empresa sea pblica o privada, entre los cuales esta: El tamao del formato a seleccionar, generalmente se usa el estndar y la diagramacin, con la cual se procura ubicar fcilmente la informacin, as como la esquematizacin de los procesos utilizados.

La redaccin del manual, debe ser de manera clara y sencilla, sin utilizar lenguajes tcnicos, adems no debe quedar nada sobreentendido, ya que de su interpretacin depende su efectividad, esto basado en una lectura clara, precisa y concisa que permita suministrar toda aquella informacin que se quiere expresaren forma entendible para sus usuarios.

La tcnica de codificacin, tomando en cuenta las actividades que realiza la institucin; as se tiene la codificacin alfabtica, numrica y alfanumrica para que la presentacin debe detallar el modelo de impresin, nmero de ejemplares, el tipo de encuadernacin y todo aquello que influya en la presentacin del manual.

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Antes de distribuir el manual, deben elaborarse pruebas piloto que permitan conocer hasta qu punto es efectivo, y determinar si existen modificaciones, de manera que sea lo ms adaptable posible a la Institucin que lo va a emplear.

Existen tanto fuentes primarias como secundarias. Los datos de fuentes primarias se recolectaron para responder a las necesidades inmediatas del estudio. Mediante las fuentes secundarias se pudieron obtener datos e informacin que ya ha sido publicada. Entre ellos incluyen contactos directos con los encargados, fuentes bibliogrficas, trabajos no publicados de la empresa, artculos y buscadores de internet. Se puede decir que se emplearon mtodos cualitativos y estadsticos para proceder a la elaboracin de grficos donde sintetizaban los resultados obtenidos.

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CAPTULO IV RESULTADOS

Diagnstico de la situacin actual La empresa no cuenta con una organizacin definida de carpetas y documentos de la informacin digital de la administracin, as como tampoco lleva manuales para evidenciar los pasos y lineamientos de ciertos procesos regulares y peridicos que se realizan en la administracin, lo que propicia olvido o desconocimiento de ciertas funciones, retrasos y prdidas de tiempo en indagaciones, desorganizacin para archivar los documentos de la organizacin entre otras problemticas. A travs de este estudio, se

obtienen resultados para solventar ciertas deficiencias que presenta el departamento administrativo de CIPCA. Estos resultados obtenidos, se basan en el logro de las actividades planteadas, las cuales, fueron estructuradas segn los objetivos trazados, pudiendo ser apreciados de la manera en que se har a continuacin.

Del anlisis e interpretacin de la situacin actual Por medio de las observaciones y entrevistas realizadas al personal que interviene directamente en las actividades de administracin se pudo determinar que la base informativa que proporciona el departamento de Gerencia, permite al departamento Administrativo realizar eficientemente o no las labores principales concerniente al manejo de los ingresos, egresos y

nmina. Por otra parte, el contacto directo y continuo entre la asistencia administrativa y los planes de comercializacin proporciona a este ltimo departamento una valiosa informacin, para la elaboracin y ejecucin de sus planes estratgicos de accin, en el que los enfoques claves de unos se contrasten con la realidad particular vivida por los otros; es por esa razn, que la asistencia administrativa de CIPCA debe responder de manera ms efectiva cumpliendo con sus objetivos en el menor tiempo posible de entrega. Es decir se establece un circuito informativo permanente entre la Gerencia, la Administracin y el departamento de Comercializacin y Mercadeo, en este mismo contexto, se pudo visualizar y describir en el diario de actividades como se ejecutaban los procedimientos de trabajo, el tipo de procedimiento o sea, la secuencia en la ejecucin de las actividades, su duracin, los

profesionales encargados de realizarlas y los inconvenientes que ms frecuentes que se presentan como desorden en las actividades, demoras, duplicidad de las funciones, entre otras. Por otra parte, en lo que respecta a las modificaciones de las herramientas de administracin, es decir, los formatos y planillas para los archivos digitales administrativos, se realizaron inclusiones y mejoras de

requisitos que deban llenar los usuarios, nuevos campos, ecuaciones hechas en Microsoft Office Excel, cambios de la estructura, colores, tamaos de letras, tambin, se incorporaron nuevas opciones para seleccin una opcin u otras, listas desplegables, entre otras mejoras a los formatos, entre otros. Adems de esto, se busc vincular a travs de grficos dichos formatos que faciliten la realizacin de investigaciones futuras basadas en la realizacin de un Sistema de Programacin Administrativa. Los cambios realizados en dichas herramientas de la asistencia administrativa permitieron su actualizacin por modelos ms completo y ms visibles, todo esto con la finalidad de mejorar los procesos de trabajo de la administracin de la empresa.
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 Organizacin de las carpetas digitales de la administracin y de sus archivos internos. La carpeta de la empresa, destinada para estos propsitos se encuentra ubicada en Mis Documentos y lleva la siguiente denominacin: 02ADMINISTRACION Y FINANZAS. Segunda carpeta, que responde a una secuencia numrica de carpetas para diferentes designios en la organizacin. Los nombres en mayscula de las carpetas se usan para enfatizar que contienen informacin relevante o archivos considerados como Sistemas de base de datos, vital para la administracin y gerencia. Dentro de 02-ADMINISTRACION Y FINANZAS se puede visualizar cmo se distribuyen las carpetas de documentos estructurados as:

Fig. 7. Organizacin de carpetas digitales de la administracin de CIPCA. Fuente: Diseo propio, de los documentos internos de la empresa.

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De esta manera, se aprecia que las carpetas se ordenan mediante un nombre codificado. A la hora de crear una nueva carpeta, es importante comprobar si no est asignado el nmero y que se repita. De igual manera se aplica para los archivos internos.

Elaboracin de formatos y planillas para la administracin de la empresa. Mediante la recopilacin de informacin tcnica, se pudieron elaborar ciertos formatos y planillas, adaptados a los parmetros de la organizacin, elaborados en el programa de Microsoft Office Excel, los cuales, pasan a ser parte de los archivos de documentos que estarn contenidos dentro de las carpetas digitales de la administracin de la empresa, que segn su codificacin, lleva por nombre: 02-ADMINISTRACION Y FINANZAS. Los formatos diseados, as como los formatos mejorados de los actualmente existentes en la empresa, se mencionan a continuacin: Clculo de Pago de Nmina. Calculo de Prestaciones Sociales y Beneficios Laborales. Comprobantes de egresos e Ingresos. Modelo de Factura CIPCA. Caja Chica. Disponibilidad Bancaria. Conciliaciones Bancarias. Libro de Compras. Libro de Ventas. Ingresos totales del ao. Egresos totales del ao. Gestin de Nmina.

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A continuacin se muestra unos de los formatos ms utilizados, por su periodicidad, como son los de nmina y banco:

Fig. 8. Clculo de Pago de Nmina. Fuente: Diseo propio, de los documentos internos de la empresa.

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Fig. 9. Formato de conciliaciones bancarias. Fuente: Diseo propio, de los documentos internos de la empresa.

Codificacin de las carpetas y de los archivos que forman parte de todos los documentos de la administracin.

La tcnica de codificacin incluye el estilo alfabtico, numrico y alfanumrico. La codificacin se hizo desde el punto de vista ms externo, es decir, decir la organizacin de las carpetas, puesto que la codificacin de los diferentes archivos de documentos dentro de una determinada carpeta, incluir en su nomenclatura descripcin referente a su ubicacin.

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Codificacin de las carpetas de archivos dentro de 02-ADMINISTRACION Y FINANZAS

Parte Constante del Cdigo

Secuencia Numrica

Parte Variable del Cdigo

CIP-AYF-00_Descripcin

Los guiones medios se usan para denotar separacin entre las partes constantes del cdigo.

Los guiones bajos (piso) denotan el comienzo de la parte variable del cdigo, es decir, sujeta a descripcin.

Fig. 10: Codificacin de carpetas de archivos digitales de la administracin de CIPCA. Fuente: Diseo Propio, incluido en el manual de procedimientos del presente trabajo.

De donde:
-

CIP: Iniciales del nombre de la Empresa. AYF: Iniciales de la carpeta (Administracin y Finanzas). 00: Secuencia para enumerar todas las carpetas. Es importante resaltar que cada una debe tener un nmero diferente.

Descripcin: Nombre de la carpeta, que da referencia su contenido.

Suponiendo que se va a crear una nueva carpeta importante para la administracin de CIPCA, que estara ubicada dentro de 02-

ADMINISTRACION Y FINANZAS se tiene este ejemplo:

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CIP-AYF-09_Ingresos 2012 Siendo 09 el nmero de la carpeta creada dentro de 02-

ADMINISTRACION Y FINANZAS, y por consiguiente, Ingresos 2012, el nombre de la carpeta que describe de forma general su propsito .

Codificacin de los archivos ADMINISTRACION Y FINANZAS

dentro

de

las

carpetas

de

02-

Parte Constante del Cdigo

CIP-AYF-00-000_Descripcin_Sub descripcin
Los guiones bajos (piso) denotan la parte variable del cdigo, es decir, sujeta a descripcin. Incluso puede haber o no, ms guiones bajos como se muestra, para agregar ms detalles.

Secuencia s Numrica s

Parte Variable del Cdigo

Los guiones medios se usan para denotar separacin entre las partes constantes del cdigo.

Fig. 11: Codificacin de los archivos digitales de la administracin de CIPCA. Fuente: Diseo Propio, incluido en el manual de procedimientos del presente trabajo.

De donde:
-

CIP: Iniciales del nombre de la Empresa. AYF: Iniciales de la carpeta (Administracin y Finanzas). 00: Nmero nico de la carpeta contenedora de ese archivo. 000: Secuencia para enumerar todos los archivos. Es importante resaltar que cada uno debe tener un nmero diferente.

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Descripcin: Nombre del archivo, que da referencia su contenido y uso. Por ejemplo: nombre del formato, nombre del cliente, perodo (trimestre, mes o ao) correspondiente de ese documento.

Sub descripcin: Descripcin adicional que detalle an ms su contenido, por ejemplo: en caso de facturas CIPCA, el nmero de la factura; en documentos de nmina, el nombre del empleado en particular.

Suponiendo que se realiz una venta de un producto CIPCA, se tiene este ejemplo: CIP-AYF-09-064_PDVSA_2021 Siendo 09 el nmero de la carpeta dentro del cual se encuentra ese archivo, PDVSA el nombre del cliente razn social, y por ltimo, 2021, nmero hipottico de la factura CIPCA.

Estructuracin y elaboracin del manual de procedimientos para la organizacin de procesos administrativos. Finalmente se dio lugar a la elaboracin del manual que consta de 77 pginas propuesto, basndose en los requerimientos de la empresa por los que laboran en dicha unidad, todo esto con el propsito fundamental de aumentar el rendimiento de los trabajadores y por ende el rendimiento de la empresa. Como objetivos generales, con el manual se pretende: Garantizar la efectividad de las actividades en la unidad administrativa. Unificar los pasos utilizados para determinadas labores. Establecer normas y procedimientos a seguir para la ejecucin de tareas que impliquen el uso de formatos y planillas diseadas. Establecer las responsabilidades operativas de manera adecuada.

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 Motivacin del personal

Como se tena previsto, durante las pruebas piloto, se visualiz una motivacin del personal. Al reacomodar y organizar la carpeta que contiene todos los documentos en digital de la administracin de la empresa, se crea el punto de partida para el incentivo del personal, al obtener una mejor ptica y perspectiva de la informacin. Se logra mediante este trabajo un estmulo para que lleve a cabalidad los pasos descritos en el manual y siempre con miras de progreso y mejorar lo realizado.

Satisfaccin por parte de la gerencia de la empresa

Al existir un asentamiento de pasos que describan las funciones que debe desempear el personal del rea administrativa y cmo cumplirlas, se ha logrado una disminucin del margen de los fallos e irregularidades que se cometan. Entrevistas finales, no estructuradas ni planificadas con miembros de la Gerencia General evidencian, cualitativamente que con el uso de los formatos, aparte de presentar mejoras estticas, promueven el desempeo del personal administrativo y obtienen mejores resultados, adems de los aportes que el propio manual aporta. Al ejecutar las actividades administrativas mediante planes y secuencias lgicas, se ha logrado ver resultados en cuanto al tiempo de ejecucin de las actividades

encomendadas. Traducido finalmente a mayor eficiencia.

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CONCLUSIONES
De la ejecucin de este proyecto de investigacin y de la realizacin de propuestas para mejorar el desempeo de la empresa, se obtuvieron resultados y observaciones las cuales pueden ser expresadas con las siguientes conclusiones: 1. La revisin documental de informacin administrativa de la empresa data de los ltimos siete (7) aos.

2. Las dependencias que mayormente se detectaron y que interactan con el departamento administrativo (la asistencia administrativa), son en el departamento de gerencia, quien suple a ste con informacin e instrucciones (entradas), y adems, con el departamento de mercadeo y comercializacin, quien exige de ste informacin, datos e ndices (salidas) para ellos planificar, coordinar y ejecutar sus planes de accin, que luego repercutirn en el departamento de produccin. 3. Se ordenaron y clasificaron las carpetas digitales que contienen los documentos de la administracin. La carpeta global que almacena la informacin de este departamento recibe el nombre segn su cdigo con respecto a otras carpetas de documentos de la empresa, como: 02-ADMINISTRACIN Y FINANZAS. Dentro de sta, las subcarpetas obedecen un orden secuencial de cdigos y descripcin como nombre, de esta manera se tiene un mejor control y manejo de la informacin, la cual previamente se encontraba muy desordenada y sin seguir un patrn estricto de almacenamiento. 4. Se determin la organizacin y distribucin interna que tendrn los diferentes documentos de la administracin en sus carpetas digitales de la administracin y finanzas, de acuerdo a factores determinantes

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como el tipo de documento, razn, uso frecuente, relaciones y dependencias, entre otros patrones. De esta manera, se facilita la bsqueda, almacenamiento y control de la informacin dentro de este departamento. 5. Todos los archivos de informacin administrativa responden, as como las carpetas, a un cdigo y descripcin por nombre, el cual no se repite y permite su acceso y bsqueda de manera ms eficaz, adems, al ingresar a los archivos sistemas de la empresa, se observa que tambin se encuentra reflejado la codificacin en los encabezados de los formatos, internamente sirviendo de referencia para revisiones o bsquedas posteriores, determinando incluso su relacin o dependencia. 6. Se disearon nuevos formatos de documentos para la administracin y que sern parte de los sistemas de gestin de esta unidad de la empresa, elaborados en el programa Microsoft Office Excel, los cuales contienen datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin variable que se usa en los procedimientos de oficina. Dichos formatos son explicados en forma de tutorial, con imgenes y ejemplificaciones en el manual de normas y procedimientos. 7. Se elaboraron diagramas y esquemas, los cuales, se encuentran incluidos en el manual, para una mejor apreciacin de los procedimientos administrativos, dependiendo del tipo de actividad ejecutada en un determinado paso, ya sea un proceso, una actividad o decisin; de esta manera, se puede representar de una forma grfica los movimientos de la data y documentacin que tenga que ver con sus uso en la computadora de la asistencia administrativa y con las carpetas para la documentacin en fsico de los documentos.

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8. Finalmente,

se

dio

lugar

la

realizacin

del

manual

de

procedimientos, incluido como resultado de esta investigacin; prevalecer como herramienta til y sencilla hasta que ocurran cambios y mejoras en los procedimientos, al personal de la asistencia administrativa de la empresa CIPCA para su constante revisin y uso, que permita un aseguramiento de la calidad a la hora de realizar sus labores. La utilizacin adecuada de manuales administrativos ayuda a mejorar notablemente la ejecucin de los procedimientos y esto por consiguiente influye favorablemente en la rentabilidad de la empresa. 9. Se realizaron pruebas pilotos previo a la entrega final del manual, tanto en la empresa, como para con la universidad, en donde se puntualizaron detalles finales y se experiment su uso con el personal administrativo y gerencial. Entrevistas finales con el personal administrativo confirmaron que durante las pruebas piloto presentaron motivacin y comodidad con su uso, igualmente se determin cualitativamente, que conducen a la satisfaccin de la gerencia por la existencia de normas y patrones que siguen con sus filosofas de calidad y mejora continua. Dicho manual de procedimientos permite conocer la organizacin y el funcionamiento general de los procesos administrativos internos que se llevan cabo en la empresa, en lo que respecta a descripcin de tareas,

ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. A dems el mismo tiene como objetivo adicional auxiliar en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal. Es de suma importancia para los trabajadores contar con herramientas que les faciliten sus labores diarias; para que de este modo puedan jugar un papel ms determinante y productivo para la empresa.

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RECOMENDACIONES

De acuerdo con los resultados y conclusiones que se obtuvieron en este proyecto de investigacin, se recomienda lo siguiente: 1. Implementar los procedimientos propuestos, as como los

instrumentos sugeridos para asegurar la eficacia en la ejecucin de los procesos administrativos.

2. Difundir los resultados de esta investigacin a todo el equipo involucrado en la asistencia administrativa y a la directiva, para garantizar la armona en todos los procedimientos que se ejecuten. 3. El manual de procedimientos debe estar disponible, de tal forma que pueda ser consultado en cualquier momento por el personal encargado de la administracin. 4. Pueden realizarse campaas para que los empleados de la asistencia administrativa y dems miembros involucrados de la organizacin se familiaricen con el manual y valoren el contenido del mismo. 5. Este manual puede utilizarse en la capacitacin del personal de nuevo ingreso en la unidad administrativa, pues su completa estructura y minuciosidad en las actividades estandarizadas permite una

explicacin muy detallada a lo largo de todo el proceso. 6. Es recomendable que el manual de procedimientos se mantenga siempre actualizado segn los cambios que vayan surgiendo en la unidad administrativa. 7. Los responsables del manual de procedimientos deben vigilar el fiel cumplimiento del mismo.

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8. Realizar seguimiento constante a la utilizacin de los instrumentos para recabar toda la informacin carente en el manual, como tiempos de ejecucin de actividades, etc. Adems los instrumentos

proporcionan datos bastante tiles para historiales estadsticos y otros instrumentos proveen informacin esencial en la mejora continua de la realizacin de los procesos administrativos de la empresa CIPCA. 9. Es recomendable que los futuros manuales que se elaboren en la asistencia administrativa y dems departamentos de la organizacin se hagan bajo el sistema de gestin de la calidad planteados en las normas ISO 9000:2000, para crear conciencia en todos los integrantes de la empresa.

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ANEXOS

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Anexo A: Vistas de la organizacin de archivos de documentos dentro de las carpetas de la administracin.

66

Anexo B: Formatos diseados (Conciliacin Bancaria).

67

Anexo C: Formatos diseados (Clculo de prestaciones sociales y beneficios laborales).

68

Anexo D: Planillas diseados para la administracin (Modelo de factura en digital y en fsico respectivamente).

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Anexo E: Relacin de los tems del Sistema de Ingreso con los tems de los formatos diseados.

Leyenda: 2 = Factura CIPCA 3 = Comprobante Ingreso 4 = Movimientos Bancarios 5 = Conciliacin Bancaria 6 = Libro de Ventas

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Anexo F: Relacin de los tems del Sistema de Egreso con los tems de los formatos diseados.

Leyenda: 5 = Conciliacin Bancaria 8 = Sistema de Nmina 9 = Comprobante de Egreso 10 = Caja Chica 11 = Libro de Compras

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