Curso Microsoft Excel 2007 PDF

Capacitacin
MANUAL EXCEL 2007
Capacitacin
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INDICE DE CONTENIDOS
REPASO DE CONCEPTOS BSICOS ......................................................................................3 Frmulas y Funciones Bsicas ...........................................................................................3 Referencias ..........................................................................................................................5 Formato Condicional .........................................................................................................8 Rangos................................................................................................................................10 Esquemas ...........................................................................................................................14 Ver una Hoja en Varias Ventanas ..................................................................................18 FUNCIONES ............................................................................................................................20 Introducir Frmulas y Funciones ......................................................................................20 Funciones de Fecha y Hora ............................................................................................24 Funciones de Texto ...........................................................................................................25 Funciones de Bsqueda ..................................................................................................26 Funciones Financieras ......................................................................................................28 Otras Funciones.................................................................................................................29 TRABAJO CON VINCULOS Y CONSOLIDACIN ...............................................................32 Enlazado de Hojas de Trabajo........................................................................................32 Consolidado ......................................................................................................................33 TRATAMIENTO DE DATOS .....................................................................................................35 Ordenar Datos ..................................................................................................................35 Tablas..................................................................................................................................36 Modificar la Estructura de una Tabla.............................................................................39 Formularios .........................................................................................................................40 Filtros ...................................................................................................................................42 Filtro Avanzado .................................................................................................................49
Avda. Libertador Bernardo OHiggins N 2240 Santiago fonos (56-9) 482 6145 EMAIL: informaciones@cecum.cl www.cecum.cl
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Validacin de Datos ........................................................................................................51 GRFICOS AVANZADOS .....................................................................................................61 Crear Grficos con Rangos no Adyacentes ................................................................67 Aplicar Formato ................................................................................................................68 Insertar Imgenes, Formas y Cuadros de Texto ...........................................................69 Opciones de Presentacin .............................................................................................70 Crear un Grfico en un Solo Paso ..................................................................................76 Previsualizar e Imprimir un Grfico. ................................................................................77 SUBTOTALES ...........................................................................................................................79 Eliminar Subtotales ............................................................................................................81 TABLAS DINMICAS ..............................................................................................................82
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REPASO DE CONCEPTOS BSICOS

Frmulas y Funciones Bsicas
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son : OPERADORES ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: * / % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5 + -
Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras. Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del
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parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos . Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: COMPARACIN Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=) Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor): ARITMTICOS Exponenciacin (^) Negacin (-) Multiplicacin (*) y Divisin (/) Adicin (+) y Sustraccin (-) Concatenacin de caracteres (&) Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmtico pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparacin. Funciones Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores,
LGICOS Not And Or
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realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un mensaje de error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3 =PRODUCTO(A1:B3) esta funcin equivale a =A1xA2xA3xB1xB2xB3 =PROMEDIO(A1:B3) esta funcin equivale a =(A1+A2+A3+B1+B2+B3)/6 = MAX(A1:B3) esta funcin equivale al mximo valor entre las celdas A1 y B3 = MIN(A1:B3) esta funcin equivale al mximo valor entre las celdas A1 y B3
Referencias
Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.
Referencias Relativas Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto. Supongamos el ejemplo:
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A 1 2 3 15 =A1+2
B 20 30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la celda superior.
Referencias Absolutas Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Supongamos el ejemplo: A 1 2 3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 . Referencias Mixtas Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Supongamos el ejemplo: A B 15 =$A$1+2 B 20 30
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1 2 3
15 =$A1+2
20 30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 . Supongamos el ejemplo:
A 1 2 3 15 =A$1+2
B 20 30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiar por B en vez de A y el resultado ser =B$1+2 . Cambiar el Tipo de Referencia Una opcin para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que ms nos interesa en cada momento es hacerlo a mano. Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la interseccin de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...). Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...). Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).
Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.
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Referencias Externas (a otros archivos) Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.
Referencia a otras hojas Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.
Referencia a otros libros Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2007]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2007", en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante: Fjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.
Formato Condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido
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en ella, etc... Cmo aplicar un formato condicional a una celda: - Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al men Formato condicional de la pestaa Inicio. Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
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En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma se marcar. De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional
Rangos
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy til a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos. Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las celdas. Nombrar Rangos Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre de cuatro productos
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1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero
2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de frmulas, escribimos el nombre que pondremos al rango. Escribimos Febrero.
3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos Hgamos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos
b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado
Para los Clavos: 1) Sombreamos datos de ventas de los clavos
2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado
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Otra forma de realizar esta funcin de una manera ms fcil, es a partir de la barra de herramientas. Nos ubicamos en la pestaa Frmulas de la barra de herramientas
Seleccionamos el cono Asignar nombre a un rango
Se abrir un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos el conjunto de datos que lo formarn
Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos sombreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes
Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango
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Funciones con Rangos Caso 1. Total de Ventas en Febrero 1) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado de la suma total de ventas de Febrero. 2) Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar inicio a la operacin, seguidamente de la plabra Suma y el nombre del rango Febrero
3) Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma de febrero, sin necesidad de haber sombreado cada una de las celdas nuevamente
Caso 2. Ventas Totales Semestrales de Martillos y Clavos a) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado b) Escribimos el signo igual (=) que muestra operacin en la celda, seguido de la plabra Suma y escribimos dentro de los parntesis, las plabras Martillos y Clavos separados por un punto y coma.
Notemos que las plabras Clavos y Martillos, se encuentran colocados como el rango de datos o celdas a sumar a partir de la frmula comn: =Suma(nombre1;nombre2) c) Damos Enter en el teclado y ya estar calculado el total de la suma de Clavos y Martillos, sin necesidad de haber sombreado las celdas o escribir las cifras
Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta fcil insertar funciones sin necesidad de realizar una seleccin de celdas. Adems que puede ser realizada en cualquier
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parte de la hoja de trabajo, lo nico que debemos recordar es como nombramos nuestro rango
Esquemas
Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. As pues, un esquema puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, tambin podemos ver como ejemplo de esquema el ndice de este curso, el cual contiene los puntos ms importantes que se tratan en l y adems est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema. Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos. - Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del ao en toda Espaa con las precipitaciones mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si nicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto - Precio, no disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema. - En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja. - Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado como veremos ms adelante. Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automtica.
Creacin Automtica de Esquemas La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente. Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente el esquema: - Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.
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- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados. Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos obligados a definir el esquema manualmente. En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales. En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas). Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema. Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.
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Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuacin:
En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla. Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos niveles tiene el esquema. Por columnas podemos ver que existen dos niveles: - La tabla desplegada por completo - y la tabla con los datos trimestrales. Por filas tenemos tres niveles:
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- La tabla desplegada completamente - Por autonomas - y solo por el pas. Para comprimir y expander el esquema slo tenemos que hacer clic en los smbolos - y + de cada nivel. Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre, comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonoma, el esquema se nos quedara como podemos ver en la imagen. Creacin Manual de Esquemas La segunda opcin es la de crear el esquema manualmente. Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer. Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan frmulas de sumario. Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Agrupar de la pestaa Datos y seleccionamos Agrupar. Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar. Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha derecha. Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha izquierda. Borrar y ocultar un esquema Borrar un esquema. Para borrar un esquema debemos acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin Borrar esquema. Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente deseamos, pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer. As pues si no estamos seguros de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.
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Ocultar un esquema. Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con presionar las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema, para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.
Ver una Hoja en Varias Ventanas

Suele suceder de forma muy comn que al estar realizando hojas de clculo vayamos ampliando cada vez ms el campo de visin de la pantalla, llegando a ocupar ms de una pgina por hoja, y cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante incmodo tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro. Vamos a ver las distintas opciones que Excel 2007 nos ofrece para minimizar el problema y as trabajar de una manera ms cmoda con los datos introducidos. Podemos utilizar la opcin de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opcin de ver la misma hoja en varios paneles. Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaa Vista y pulsar el botn Nueva ventana, si la ventana que tenamos estaba maximizada no nos daremos cuenta de que haya ocurrido algn cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de ttulo podemos ver que ahora el nombre del documento adems tiene aadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo documento.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo hacemos clic en Organizar todo y seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de como estn situados los datos en la hoja.
Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de

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la otra.
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FUNCIONES
Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.
Introducir Frmulas y Funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
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En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Si quieres conocer ms sobre los operadores ms utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro bsico.
Uso del Asistente Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.
O bien, hacer clic sobre el botn
de la barra de frmulas.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:
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Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().
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En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:
que nos
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Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones... Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3
Funciones de Fecha y Hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda
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que contenga una fecha.
Funcin AHORA() AO(nm_de_serie) DIA(nm_de_serie)
Descripcin Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el ao en formato ao Devuelve el da del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) Calcula el nmero de das entre las dos fechas DIASEM(nm_de_serie;tipo) FECHA(ao;mes;da) FECHANUMERO(texto_de_fecha) HORA(nm_de_serie) HORANUMERO(texto_de_fecha) HOY() MES(nm_de_serie) MINUTO(nm_de_serie) NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(nm_de_serie) Devuelve un nmero del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un nmero Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
Funciones de Texto
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Funcin Descripcin
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Capacitacin
R-DPC-7.3.33.
CARACTER(nmero) CODIGO(texto) CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares) DERECHA(texto;nm_de_caracteres) ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) ESPACIOS(texto) EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres) HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) IGUAL(texto1;texto2) IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) LARGO(texto) LIMPIAR(texto) MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(nmero;nm_de_decimales) NOMPROPIO(texto) REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_ de_caracteres;texto_nuevo) REPETIR(texto;nm_de_veces)
Devuelve el carcter especificado por el nmero Devuelve el cdigo ASCII del primer carcter del texto Devuelve una cadena de caracteres con la unin Redondea un nmero pasado como parmetro Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la posicin inicial del texto buscado Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lgico (verdadero/falso) Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a maysculas Convierte a minsculas Convierte a moneda Convierte a mayscula la primera letra del texto Reemplaza parte de una cadena de texto por otra Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia) Reemplaza el texto con texto nuevo T(valor) TEXTO(valor;formato) TEXTOBAHT(nmero) VALOR(texto) Comprueba que el valor es texto Convierte un valor a texto Convierte un nmero a texto tailands (Baht) Convierte un texto a nmero
Funciones de Bsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas
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Capacitacin
R-DPC-7.3.33.
diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas
Funcin AREAS(ref) BUSCAR(...) BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)
Descripcin Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o una fila Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores
Busca un valor en la BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;orde primera columna de la nado) izquierda COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia) COLUMNA(ref) Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una accion de una lista de valores
COLUMNAS(matriz)
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
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Capacitacin
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FILA(ref) FILAS(matriz) HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo)
Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas Crea un acceso directo a un documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmicas;campo1; Extrae datos almacenados elemento1;campo2;elemento2...) en una tabla dinmica INDICE(matriz;num_fila;num_columna) Devuelve el valor de una celda en la interseccin de una fila y una columna Devuelve una referencia especificada Intercambia las filas por las columnas en una matriz
INDIRECTO(ref;a1) TRANSPONER(matriz)
Funciones Financieras
Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras. Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel
Funcin DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)
Descripcin y Ejemplo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mediante el mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)
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Capacitacin
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Devuelve la depreciacin de un bien para un DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_ perodo especificado, incluyendo periodos final;factor;sin_cambios) parciales INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va) NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) SLN(costo;valor_residual;vida) Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de una inversin Devuelve el nmero de pagos de una inversin Devuelve el pago de un prstamo basado en pagos y tasas de inters constantes Devuelve el inters pagado por una inversin durante periodo determinado Devuelve el pago de un capital de una inversin determinada Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien durante un perodo dado Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un bien durante un perodo especfico Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una inversin Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin para una serie de valores en efectivo Devuelve la tasa interna de retorno modificada Devuelve el valor actual de una inversin Devuelve el valor futuro de una inversin basada en pagos peridicos y constantes ms una tasa de inters constante Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
TIR(valores;estimar)
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin) VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)
VNA(tasa;valor1;valor2;...)
Otras Funciones
Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de
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Capacitacin
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diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad. En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras
Funcin Funciones matemticas y trigonomtricas ABS(nmero) ALEATORIO() COMBINAT(nmero;tamao) COS(nmero) ENTERO(nmero) EXP(nmero) FACT(nmero) NUMERO.ROMANO(nmero,forma) PI() POTENCIA(nmero;potencia) PRODUCTO(nmero1;nmero2;...) RAIZ(nmero) RESIDUO(nmero;nm_divisor) Funciones estadsticas MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...) MAX(nmero1;nmero2;...) MIN(nmero1;nmero2;...) MEDIANA(nmero1;nmero2;...) MODA(nmero1;nmero2;...)
Descripcin Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve un nmero entre 0 y 1 Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero determinado de elementos Devuelve el coseno de un ngulo Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un nmero determinado Devuelve el factorial de un nmero Devuelve el nmero pasado en formato decimal a nmero Romano Devuelve el valor de la constante pi Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado Devuelve el resto de la divisin Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros positivos Devuelve el valor mximo de la lista de valores Devuelve el valor mnimo de la lista de valores Devuelve la mediana de la lista de valores Devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores
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Capacitacin
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PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) VAR(nmero1;nmero2;...) K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Funciones lgicas FALSO() VERDADERO SI(prueba_logica;valor_si_ verdadero;valor_si_falso) NO(valor_lgico) Y(valor_logico1;valor_logico2;...) O(valor_logico1;valor_logico2;...) Funciones de informacin ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESLOGICO(valor) ESNOTEXTO(valor) ESTEXTO(valor) ESNUMERO(valor) TIPO(valor)
Devuelve la media aritmtica de la lista de valores Devuelve la varianza de una lista de valores Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de datos Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de datos Devuelve el valor lgico Falso Devuelve el valor lgico Verdadero Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una condicin Invierte el valor lgico proporcionado Comprueba si todos los valores son verdaderos Comprueba si algn valor lgico es verdadero y devuelve VERDADERO Comprueba si se refiere a una celda vaca Comprueba si un valor es un error Comprueba si un valor es lgico Comprueba si un valor no es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo numrico Devuelve un nmero que representa el tipo de datos del valor
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Capacitacin
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TRABAJO CON VINCULOS Y CONSOLIDACIN

Enlazado de Hojas de Trabajo
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar frmulas de varias hojas para combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo as dos conceptos: - el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las frmulas. - el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos. La cuestin que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja. No existe una respuesta genrica, depender de la envergadura de los datos y de las frmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc... Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear frmulas de referencias externas, es decir frmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que est la frmula. Cmo crear frmulas de referencias externas? Para crear frmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos: - Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos). - Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la frmula. - Introducir la frmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto de escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas necesarias. - Terminar la frmula y pulsar Intro. Las referencias al libro externo las gestiona automticamente Excel, incluso si cambiamos el nombre del archivo donde estn los datos desde Archivo Guardar como... las referencias tambin se cambiaran. Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vnculos a las pginas fuente podemos hacerlo accediendo a la pestaa Datos y haciendo clic en el botn Editar vnculos... Nos aparece el cuadro de dilogo Modificar vnculos donde podemos hacer modificaciones
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Capacitacin
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sobre los vnculos. Actualizar valores: Actualiza la lista con los vnculos. Cambiar origen: Podemos modificar el origen del vnculo seleccionado. Abrir origen: Abre el libro del vnculo seleccionado. Romper vnculo: Quita los vnculos de las frmulas externas. Comprobar estado: Comprueba el estado del origen. Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando que tenemos enlaces externos.
Consolidado
El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que acabamos de ver. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo estamos entablando una relacin entre varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces entre esas hojas de trabajo. Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidacin de hojas de trabajo puede ser una compaa que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para conocer el presupuesto total de la empresa, crearamos una hoja dependiente y los libros fuentes seran los libros de los departamentos con sus prepuestos.
Si pulsamos sobre la pestaa Datos y pulsando el botn Consolidar... nos aparece el cuadro de
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Capacitacin
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dilogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos escoger: - la Funcin: a utilizar, - en Referencia: vamos seleccionando las celdas de uno de los libros fuentes, - pulsamos sobre Agregar para aadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las referencias, - repetimos los dos ltimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes, - finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la frmula.
Si marcamos la casilla Crear vnculos con los datos de origen, los datos de los libros fuente se incluirn en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor en el origen, ese cambio quedar automticamente reflejado en el libro consolidado.
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Capacitacin
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TRATAMIENTO DE DATOS
Ordenar Datos
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaa junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido ms la fecha de nacimiento, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de das de la semana o meses, la ordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio de ordenacin seguir el mismo patrn.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.
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En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones, este botn sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.
Tablas
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. - Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos. Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos. Incluso encontrars, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere a las tablas como listas. A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.
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Capacitacin
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Crear una Tabla
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Capacitacin
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Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar. Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla .
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. - Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
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Capacitacin
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Modificar la Estructura de una Tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opcin correspondiente desde el men Insertar, en la pestaa de Inicio o en el men contextual de la tabla. Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men contextual de la tabla. Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura d ela tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la pestaa de Diseo de la tabla.
Estilo de una Tabla
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Capacitacin
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Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla. En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna. Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla. Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.
En est tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y ltima columna
Formularios
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.. Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est activa, y
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Capacitacin
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pulsar en el icono Formulario
Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos aadirla a la Barra de acceso rpido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botn Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn en la cinta de opciones.
Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que est activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda. Cerrar: Cierra el formulario. Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en
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Capacitacin
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Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana
Filtros
Una de las operaciones ms comunes que se llevan a cabo con Excel es la consulta de datos. Cuando se hace una consulta, normalmente se estn buscando registros que coincidan con algn valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa informacin, los Filtros son una de ellas. Existen dos tipos de filtros los autofiltros y los filtros avanzados:
Autofiltro La funcin AutoFiltro de Excel le permite ver un subconjunto de los datos de una lista mostrando slo aquellas filas que cumplen los criterios que usted establece. Cuando usted utiliza AutoFiltro, Excel muestra flechas desplegables junto a cada columna en la lista. Puede usted seleccionar entonces los criterios de la lista
El AutoFiltro funciona mejor cuando su lista incluye rtulos de columnas, aunque no son necesarios.
Para filtrar una lista, realice los siguientes pasos:
1- Haga clic en cualquier celda de la lista. 2- Haga clic en la Cinta Datos, y luego clic en el botn de Filtro.
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Capacitacin
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Excel muestra una flecha junto a cada columna en la lista:
3- Haga clic en el elemento de la columna en funcin del cual quiera filtrar la lista.
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Capacitacin
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Excel muestra slo aquellas filas que contienen el elemento que usted seleccion y oculta las otras filas. La siguiente pantalla muestra una lista filtrada:
4- Para mostrar de nuevo todas las filas en la lista, haga clic en la flecha junto a la etiqueta de la columna que utiliz para filtrar los datos y haga clic en Seleccionar Todos o haga clic en el botn del Filtro nuevamente.
Excel muestra todas las filas en la lista.
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Puede usted filtrar los valores ms altos o ms bajos en una lista utilizando el Filtro con Los 10 Mejores. Aunque el nombre sugiere que puede usted filtrar los 10 valores ms altos, de hecho puede usted filtrar el nmero de valores altos o bajos que usted quiera. Si quiere que los diez valores estn en orden ascendente o descendente, primero ordene los datos por la columna en la que quiera filtrar los diez valores.
Realice los siguientes pasos: 1- Haga clic en cualquier celda de la lista. 2- Haga clic en la flecha de la columna por la que quiera filtrar los valores ms altos o ms bajos. 3- Haga clic en la opcin Filtros de Nmero y luego en los 10 mejores.
Excel muestra el cuadro de dilogo filtro de los diez mejores:
4- En la lista de la izquierda, realice una de las
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Capacitacin
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siguientes opciones: Haga clic en superiores para filtrar los valores ms altos. Haga clic en inferiores para filtrar los valores ms bajos.
5- En el cuadro del centro, introduzca el nmero de valores superiores o inferiores que quiera filtrar. 6- En la lista de la derecha, realice una de las siguientes opciones: Haga clic en elementos si est usted filtrando valores. Haga clic en por ciento si est usted filtrando porcentajes.
7- Haga clic en Aceptar. Excel filtra la lista. 8- En la lista de la derecha, realice una de las siguientes opciones: Haga clic en elementos si est usted filtrando valores. Haga clic en por ciento si est usted filtrando porcentajes.
9- En la lista de la derecha, realice una de las siguientes opciones: Haga clic en elementos si est usted filtrando valores. Haga clic en por ciento si est usted filtrando porcentajes.
Filtro Personalizado Usted puede crear un filtro personalizado que le permita especificar uno o dos criterios de comparacin para una columna. Los criterios de comparacin le permiten seleccionar registros que entren dentro de un rango especificado.
Puede usted utilizar los seis operadores de comparacin (mayor que, menor que, etc.) para mostrar los registros que cumplan los criterios.
Tambin puede especificar dos criterios de comparacin para mostrar todos los registros que estn entre dos valores (por ejemplo, registros que tengan valores mayores que 150000 y menores que 250000.
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Filtrar con un solo criterio de comparacin Para crear un Filtro personalizado con un solo criterio de comparacin, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la flecha de la columna que quiera filtrar y haga clic en Filtros de Numero y Luego Filtro Personalizado. 2. Haga clic en la flecha inmediatamente debajo de la etiqueta de la columna, en Mostrar las filas en las cuales y seleccione el operador de comparacin que quiera utilizar. 3. Realice una de las siguientes opciones: En la lista a la derecha de la lista de los operadores de comparacin, escriba el valor que quiera utilizar en la comparacin. Haga clic en la flecha y seleccione de la lista el valor que quiera utilizar en la comparacin.
4. Haga clic en Aceptar.
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Filtrado con dos criterios de separacin Tiene usted especificar comparacin: dos dos opciones criterios para de
Puede usted utilizar la opcin Y para combinar dos criterios de comparacin que estrechen ms la bsqueda. Los registros debern cumplir los dos criterios para ser seleccionados. Puede usted utilizar la opcin O para especificar dos criterios de comparacin distintos que amplen la bsqueda. Los registros que cumplan cualquiera de los dos criterios sern seleccionados.
Realice los siguientes pasos: 1- Haga clic en la flecha de la columna que quiera filtrar y haga clic en Personalizar. 2- Haga clic en la flecha inmediatamente debajo de la etiqueta de la columna, en Mostrar las filas en las cuales y seleccione el operador de comparacin que quiera utilizar. 3- Realice una de las siguientes opciones: En la lista a la derecha de la lista de los operadores de comparacin, escriba el valor que quiera utilizar en la comparacin. Haga clic en la flecha y seleccione de la lista el valor que quiera utilizar en la comparacin.
4- Realice una de las siguientes opciones: Haga clic en Y si quiere que se apliquen los dos criterios de comparacin. Haga clic en O si quiere que se apliquen criterios de comparacin separados.
5- Haga clic en la segunda flecha bajo la etiqueta de la columna y seleccione un segundo operador de comparacin.
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6- Realice una de las siguientes opciones: En la lista a la derecha de la lista de los operadores de comparacin, escriba el valor que quiera utilizar en la comparacin. Haga clic en la flecha y seleccione de la lista el valor que quiera utilizar en la comparacin.
7- Haga clic en Aceptar. Excel filtra la lista basndose en los criterios de comparacin que usted especific.
Filtro Avanzado
Cuando quiera aplicar un filtro ms complejo a sus datos, puede utilizar la funcin Filtro Avanzado. El Filtro Avanzado le permite consultar su listado y mostrar slo aquella informacin que cumpla los criterios que usted especific. Adems, el Filtro Avanzado le permite establecer criterios de comparacin Y/O para ms de una columna y extraer a un nuevo rango los datos que cumplan los criterios. Hay dos pasos a seguir para utilizar el Filtro Avanzado: Copiar la Fila de los campos en alguna parte de su hoja. establecer un rango de criterios en su hoja de trabajo. ejecutar el comando Filtro Avanzado.
Para establecer un rango de criterios, realice los siguientes pasos: 1- Desplcese a una seccin vaca de la hoja de trabajo o a otra hoja. 2- Escriba el encabezado de columna de cada columna para la que quiera especificar criterios o cpielo. Los encabezados de las columnas deberan coincidir con los que figuran en la lista de datos. 3. En la(s) fila(s) inmediatamente debajo de los encabezados de las columnas, escriba los criterios que quiera utilizar para filtrar la lista. Ejemplos: El rango de criterios que figura debajo muestra todos los registros en los que Pas es igual a Francia y Neto es menor que 50000 (<50000).
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sea mayor que 250000.
Excel busca tanto los registros en los que Pas sea igual a Italia o Neto
El rango de criterios de debajo muestra los registros en los que Neto es mayor que 100000 y Neto es menor que 200000.
Una vez que ha establecido su rango de criterios, puede ejecutar el comando Filtro Avanzado. Realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en cualquier celda de la lista. 2. Haga clic en la Cinta Datos, y haga clic en el botn Avanzadas Excel muestra el cuadro de dilogo Filtro Avanzado:
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La siguiente tabla describe las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Filtro Avanzado: OPCIN DESCRIPCIN habilita dos acciones: Filtrar la lista sin moverla a otro lugar, que oculta las filas de la lista que no cumplen los criterios que usted Accin especific, o Copiar a otro lugar, que coloca en otro lugar una copia de los registros que cumplen los criterios que usted especific. Rango de la lista Rango de Criterios Copiar a Slo registros nicos Muestra el rango que contiene la lista. Le permite especificar el rango que contiene los criterios. Le permite especificar el rango en el que quiere copiar los registros que cumplen los criterios Excluye cualquier registro duplicado en los registros que cumplen los criterios.
3.- Haga clic en el botn Colapsar cuadro de dilogo en el cuadro Rango de criterios. 4.- Seleccione las celdas en el rango de criterios y pulse la tecla Enter. 5- Haga clic en Aceptar. Excel filtra la lista basndose en los criterios que usted especific. Despus de haber filtrado una lista con el comando Filtro Avanzado, puede volver a mostrar todos los registros en la lista utilizando el comando Mostrar todo. Para mostrar todos los registros, Haga clic en la Cinta Datos y seale Filtro. Excel muestra todos los registros en la lista.
Validacin de Datos
Puede usted utilizar la validacin de datos para asegurarse de que los usuarios introducen datos aceptables en una celda. Puede especificar el tipo de datos que un usuario debe introducir (por ejemplo, numricos o de fecha) y un rango dentro del cual deben estar los datos. Tambin puede
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Capacitacin
R-DPC-7.3.33.
proporcionar al usuario una lista de la que pueda realizar una seleccin. Restringir Celdas a Nmeros, Fechas, u Horas Para restringir celdas a nmeros, fechas, u horas, realice los siguientes pasos: 1- Seleccione el rango o celda en los que quiera aplicar la validacin de datos. 2- Haga clic en la cinta Datos y luego en el botn, sobre la flechita, de Validacin de datos.
Excel muestra el cuadro de dilogo Validacin de Datos.
3- Si es necesario, haga clic en la pestaa Configuracin.
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Capacitacin
R-DPC-7.3.33.
Seleccione una de las siguientes opciones de la lista Permitir: OPCIN Cualquier valor DESCRIPCIN Permite cualquier valor en la(s) celda(s). Puede seleccionar esta opcin para eliminar la validacin de datos de una celda. Nmero entero Decimal Fecha Permite solamente nmeros enteros en la(s) celda(s) Permite nmeros enteros o decimales en la(s) celda(s). Permite solamente fecha en la(s) celda(s). Cuando usted introduce una fecha en el campo, deber utilizar un formato de fecha vlido. Hora Slo permite horas en la(s) celda(s). Cuando usted introduce una hora en el campo, deber utilizar un formato de hora vlido. 4- Seleccione el operador que quiera utilizar para especificar el rango permitido de la lista Datos. 5- Especifique el valor mnimo del rango en el cuadro Mnimo, si es necesario. 6- Especifique el valor mximo del rango en el cuadro Mximo, si es necesario. 7- Puede introducir un valor, la direccin de una celda, o una frmula para tanto el lmite mnimo como para el mximo. Realice una de las siguientes opciones: Para permitir celdas en blanco en el rango para el que est estableciendo la validacin de datos,
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Capacitacin
R-DPC-7.3.33.
asegrese de que la casilla Omitir blancos est seleccionada. Para tratar las celdas vacas como si contuvieran ceros, desactive la casilla de verificacin Omitir blancos. 8- Haga clic en Aceptar. Excel regresa a su hoja de trabajo y aplica la configuracin de la validacin de datos. Si usted establece la validacin para una celda que ya contiene datos, Excel no le advierte que los datos no son vlidos.
Restringir celdas a una lista de valores El usuario podr escribir una de las entradas permitidas o seleccionarla de la lista adjunta a la celda. Para restringir las celdas a una lista de valores, realice los pasos: 1- Introduzca la lista de entradas permitidas en un rea vaca de la hoja. 2- Coloque la lista en una fila o columna en la misma hoja de trabajo que las celdas. No incluya ninguna celda en blanco en la lista. Tambin puede escribir el nombre del rango que contiene la lista y a continuacin especificar ese rango en el cuadro de dilogo Validacin de Datos. Con este mtodo puede agregar o cambiar fcilmente las entradas en la lista sin que ello afecte a la validacin de datos. 3- Seleccione el rango o celda en los que quiera aplicar la validacin de datos. 4- Haga clic en el men Datos y haga clic en Validacin. Excel muestra el cuadro de dilogo Validacin de Datos. 5- Si es necesario, haga clic en la pestaa Configuracin.
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Capacitacin
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6- Seleccione Lista de la lista Permitir. 7- En el cuadro Origen, realice una de las siguientes opciones:
Especifique la direccin del rango o el nombre del rango que contenga la lista de valores permitidos. Escriba la lista de valores permitidos, separando cada valor con una coma. Tambin puede hacer clic en el botn Colapsar cuadro de dilogo para seleccionar el rango directamente en la hoja de trabajo. Realice una de las siguientes opciones: Para permitir celdas vacas en el rango, asegrese de que la casilla Omitir blancos est seleccionada. Para no permitir celdas vacas, desactive la casilla de verificacin Omitir blancos. Para proporcionar una lista desplegable de la que el usuario pueda seleccionar una entrada vlida, asegrese de que la casilla Celda con lista desplegable est seleccionada. 8. Haga clic en Aceptar. Excel regresa a su hoja de trabajo y aplica la configuracin de la validacin de datos. Cuando usted hace clic en una celda que contiene una lista, Excel muestra una flecha hacia abajo a la derecha del borde de la celda.
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Capacitacin
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Si usted establece la validacin para una celda que ya contiene datos, Excel no le advierte que los datos no son vlidos. Cuando un usuario intenta introducir datos no vlidos en un campo con validacin de datos, Excel muestra un mensaje indicando que los datos no son vlidos.
Restringir Celdas a Campos de Fecha Para restringir las celdas a un campo de fecha, realice los pasos: 1- Haga clic en el men Datos y haga clic en Validacin. Excel muestra el cuadro de dilogo Validacin de Datos. 2- Si es necesario, Configuracin. haga clic en la pestaa
3- Seleccione Fecha de la lista Permitir. 4- En el cuadro Datos, seleccione uno de los
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Capacitacin
R-DPC-7.3.33.
comandos de comparacin: 5- Realice una de las siguientes opciones: Para permitir celdas vacas en el rango, asegrese de que la casilla Omitir blancos est seleccionada. Para no permitir celdas vacas, desactive la casilla de verificacin Omitir blancos. 6- En el Cuadro Fecha Inicial realice una de las dos opciones: Escriba una Funcin de Fecha (por ejemplo: HOY () D la referencia de una celda, con una Fecha 7- Haga clic en Aceptar. Excel regresa a su hoja de trabajo y aplica la configuracin de la validacin de datos.
Mostrar un mensaje de entrada Puede usted hacer que aparezca un mensaje cuando el usuario haga clic en una celda con validacin de datos, que proporcione informacin sobre el tipo de datos que el usuario debera introducir en la celda. Si tiene el Ayudante de Office activado, Excel muestra el mensaje a travs de l. Si no tiene el Ayudante de Office activado, Excel muestra el mensaje junto a la celda seleccionada. Para mostrar un mensaje de entrada, realice los siguientes pasos: 1- Seleccione la celda o rango para los que ha establecido la validacin de datos. 2- Haga clic en el men Datos y haga clic en Validacin. Excel muestra el cuadro de dilogo Validacin de Datos. 3-Haga clic en la pestaa Mensaje entrante. Excel muestra las opciones del Mensaje entrante:
4. Seleccione la casilla de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar la celda, si es necesario.

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Capacitacin
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5. Escriba el ttulo del mensaje en el cuadro Ttulo. 6. Escriba el mensaje en el cuadro Mensaje de entrada. 7. Haga clic en Aceptar. MOSTRAR UN MENSAJE DE ERROR Por defecto, cuando un usuario introduce datos no vlidos en una celda con validacin de datos, Excel muestra un mensaje de error. Puede usted personalizar el mensaje que Excel muestra. Puede mostrar un mensaje de lmite (es el que aparece por defecto), un mensaje de advertencia, o un mensaje de informacin.
OPCIN Limite
DESCRIPCIN Muestra un mensaje de error y no permite al usuario introducir los datos no vlidos. El usuario puede seleccionar Reintentar o Cancelar.
Advertencia
Muestra un mensaje de advertencia. El usuario puede hacer clic en S para continuar introduciendo los datos no vlidos, en No para intentar introducir datos vlidos de nuevo, o en Cancelar para dejar de introducir datos. Seg n hac e clic
Informacin
Muestra un mensaje de informacin. El usuario puede hacer clic en Aceptar para introducir los datos no vlidos o Cancelar para dejar de introducir datos.
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Capacitacin
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en cada opcin, Excel muestra el correspondiente icono debajo de la lista Estilo. Este es el icono que Excel mostrar en el mensaje de error.
Cuando un usuario introduzca datos no vlidos en la celda, Excel mostrar su mensaje de error. Excel no muestra el mensaje de error si la informacin se copia en la celda o es introducida en la celda mediante una frmula o macro.
Eliminar la Validacin de Datos Si usted desea eliminar la validacin de Datos, realice los siguientes pasos: 1- Posicinese en la celda que contiene la validacin. 2- Vaya al Men Datos y seleccione Validacin. 3- En el costado inferior derecho de cualquier solapa, presione el botn Borrar Todos. La validacin se borrara de su celda, no el contenido.
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Capacitacin
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GRFICOS AVANZADOS
Utilizando la funcin de grficos de Excel, puede convertir las filas y columnas de nmeros de una hoja de trabajo en grficos de aspecto atractivo y profesional. Un grfico bien diseado facilita la comprensin del significado de los nmeros de su hoja de trabajo y destaca mejor las relaciones entre esos nmeros. Con Excel resulta fcil crear una gran variedad de grficos. Cualquier grfico que usted elija podr ser un grfico incrustado que se convierta en una parte de su hoja de trabajo actual, o podr existir en una hoja de trabajo aparte. En cualquier caso, Excel le gua por los pasos ms importantes para crear el grfico.
Realice los siguientes pasos: 1- Seleccione los Datos a Graficar. 2- Seleccione la Cinta Insertar y haga clic en el botn Columna o algn Otro Tipo de Grafico.
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Capacitacin
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3- El Grfico se Incrusta sobre los Datos.
4- Si lo desea mueva el grafico realizando los siguientes pasos: - Haga clic en algn extremo vaco del Grfico, sobre el permetro. - Cuando el puntero del mouse, cambie de forma a una cruz con flechas- una en cada direccin cardinal, arrastre a una nueva posicin el Grfico.
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Capacitacin
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5- Si Usted lo desea, puede Cambiar el Diseo del grafico presionando la Cinta Diseo, y en el grupo Diseos de grficos, seleccionar uno de los modelos ofrecidos.
5- Si Usted lo desea, puede Cambiar el Diseo del grafico presionando el botn correspondiente de la Cinta Insertar- Herramientas de Grafico
6- Seleccione Una categora de grafico. 7- Seleccione un Sub-Tipo de Grafico 8- Haga clic en Aceptar.
6- Si todava no esta satisfecho con los cambios, puede cambiar por alguno de los estilos de la Galera de Excel 2007.
- Haga clic en el Grfico. - Haga clic en el grupo Estilos de Diseo.
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Capacitacin
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- Seleccione uno de los modelos y Acepte.
7- Para Cambiar la Orientacin del Grafico, siga los siguientes pasos: - Seleccione el grafico - Haga clic en el botn de Cambiar entre Filas y Columnas. - Elija entre filas o Columnas.
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Capacitacin
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8- Si usted lo desea puede Mover el grafico hacia otra fila o hacia otra Hoja. Siga estos Pasos. 1- Seleccione el Grafico 2- Haga clic en el Botn de Mover Grafico. 3- Elija una de las opciones y Acepte.
9- Si su Grafico no es lo suficientemente claro, necesita cambiar el Tipo. Realice los siguientes pasos: - Seleccione el grafico - Haga clic en el botn Cambiar Tipo de Grfico. - Elija entre la Galera el que le guste.
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Capacitacin
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- Acepte.
9- Para agregar ms datos a su Grafico o modificar el origen, siga los siguientes pasos: - Haga clic en el Grafico. - Presione el Botn Seleccionar Datos. - En el cuadro de dialogo, sobre la opcin Rango de datos del grfico, presione el botn rojo, para contraer el cuadro. - Seleccione el nuevo rango y luego haga dos veces clic en la tecla Enter.
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Capacitacin
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Crear Grficos con Rangos no Adyacentes

En ocasiones puede querer crear un grfico a partir de rangos que no se encuentran situados uno junto a otro o de rangos separados por filas y/o columnas vacas
Realice los siguientes pasos: - Seleccione uno de los rangos que quiera utilizar para crear el grfico. Mantenga pulsada la tecla CTRL seleccione el(los) rango(s) no adyacentes que quiera agregar a su grfico, y suelte la tecla Ctrl.
La siguiente ilustracin muestra partes de dos columnas no adyacentes seleccionadas
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Capacitacin
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La siguiente pantalla muestra el grfico de columnas creado a partir de columnas no adyacentes:
Aplicar Formato
Una vez que usted ha resuelto su Grafico, la prxima tarea es darle un poco de cosmtica al formato. Excel 2007 cuenta con muchas opciones para ello.
Siga los siguientes Pasos: - Seleccione el grafico. - Seleccione el rea a dar Formato o Presione el Botn de rea del grafico. - Aparecer un cuadro de Dialogo que le permitir seleccionar seis categoras: Relleno, Color del
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Capacitacin
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Borde, Estilos de Borde, Sombra, Formato 3D, Giro 3D
Insertar Imgenes, Formas y Cuadros de Texto

Puede agregar una forma o imagen a su planilla o combinar varias formas para elaborar un dibujo o una forma ms compleja. Entre las formas que hay disponibles se incluyen lneas, figuras geomtricas bsicas, flechas, formas de ecuacin, formas para diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas. Siga los siguientes Pasos: - Seleccione el grafico.
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Capacitacin
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- Presione el Botn de Insertar. - Elija de entre las 3 opciones: Una Imagen desde cualquier parte de su disco Una de las Formas citadas anteriormente (Ver Ejemplo) Un Cuadro de Texto (utilizado para escribir Referencias)
Opciones de Presentacin
Ttulos del Grfico Los Ttulos del Grafico se podrn ubicar en distintas posiciones y son tiles para identificar el Objeto que se esta mostrando.
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Capacitacin
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Siga los Siguientes Pasos:
- Haga clic en alguna parte de su Grfico. - Seleccione la ficha Presentacin, del costado superior derecho. - Haga clic en el botn Ttulos del grafico del grupo Etiquetas.
Rtulos del Eje La mayora de los grficos muestran los valores en el eje vertical y las categoras en el eje horizontal. Los grficos de barras muestran los valores en el eje horizontal y las categoras en el vertical. Los
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Capacitacin
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grficos XY (dispersin) y los grficos de burbujas muestran los valores en ambos ejes. Siga los siguientes Pasos: - Haga clic en alguna parte de su Grfico. - Seleccione la ficha Presentacin, del costado superior derecho. - Haga clic en el botn Rtulos del Eje del grupo Etiquetas.
Leyenda, Etiquetas de Datos, Tablas de Datos Estas tres opciones pertenecen al Grupo Etiquetas y le van a permitir mostrar una Leyenda
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Capacitacin
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(referencia de colores del Grafico), Informacin para cada barra, columna o porcin de torta, y una referencia de los datos que esta Graficando. Siga los Siguientes Pasos: - Haga clic en alguna parte de su Grfico. - Seleccione la ficha Presentacin, del costado superior derecho. - Haga clic en alguno de los tres botones (Leyenda, Etiquetas de Datos o Tabla de Datos)del grupo Etiquetas.
Ejes
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Los grficos tienen normalmente dos ejes (eje: lnea que rodea el rea de trazado de un grfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categoras.) que se utilizan para medir y clasificar los datos: un eje vertical (denominado tambin eje de valores o eje y) y un eje horizontal (conocido tambin como eje de categoras o eje x). Los grficos 3D tienen un tercer eje, el eje de profundidad (denominado tambin eje de series o eje z). Siga los Siguientes Pasos: - Haga clic en alguna parte de su Grfico. - Seleccione la ficha Presentacin, del costado superior derecho. - Haga clic en Ejes, del grupo Ejes. En este Ejemplo, se Modifico el Eje Vertical para que agrupe los Valores en Millares.
Lneas de Cuadrcula Para facilitar la lectura de los datos de un grfico, puede mostrar lneas de divisin del grfico
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horizontales y verticales que partiendo desde cualquier eje horizontal o vertical se extiendan a travs del rea de trazado del grfico. Siga los Siguientes Pasos: - Haga clic en alguna parte de su Grfico. - Seleccione la ficha Presentacin, del costado superior derecho. - Haga clic en Lneas de la Cuadricula, del grupo Ejes.
Cuadro, Grfico, Plano Interior del Grfico, Giro 3D
Cualquiera de estas Opciones le permitir a usted dar mas realce a su Grafica.
Siga los Siguientes Pasos:

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Capacitacin
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- Haga clic en alguna parte de su Grfico. - Seleccione la ficha Presentacin, del costado superior derecho. - Haga clic en alguna de las tres opciones del Grupo Fondo.
Crear un Grfico en un Solo Paso

Usted puede crear un grfico predeterminado en un solo paso. Seleccione los datos que quiere representar, y pulse la tecla F11. Excel crea una hoja utilizando la configuracin predeterminada, y coloca el grfico en la nueva hoja de trabajo
Siga los Siguientes Pasos: - Seleccione el rea que quiere Graficar.

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- Presione F11
Un Grafico (generalmente es de Columnas 2d) aparecer en una Hoja Nueva.
Previsualizar e Imprimir un Grfico.

Excel le permite imprimir un grfico que ha creado. Antes de imprimir un grfico, puede previsualizar en la pantalla el aspecto que tendr. Esto le permite modificar el grfico antes de imprimirlo si es necesario, y de este modo evitar gastar papel innecesariamente.
Realice los siguientes pasos: - Active el grfico que quiera previsualizar.
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Capacitacin
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- Vaya al Botn de Office y seleccione Imprimir y luego Vista Preliminar. - Una vez que haya visto su planilla, presione el botn Cerrar Vista Preliminar.
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SUBTOTALES
Excel le permite calcular automticamente subtotales de valores en listas sin tener que crear una frmula. Utilizando el comando Subtotales en la cinta Datos, puede calcular rpida y fcilmente subtotales basados en los valores en una columna determinada. Excel tambin aade un total al final de la lista.
Realice los siguientes pasos:
1- Ordene los datos en funcin de cmo quiera calcular los subtotales. Por ejemplo, si tiene usted una lista de ventas de todas sus oficinas y quiere calcular el subtotal para cada pas, ordene la lista por pas. 2- Haga clic en el Cinta Datos y haga clic en Subtotales.
3- Excel muestra el cuadro de dilogo Subtotales: 4- Haga clic en el campo que quiera que Excel utilice para agrupar los registros de cada subtotal, en la lista Para cada cambio en. 5- Haga clic en la funcin que quiera utilizar para crear los
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Capacitacin
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subtotales, en la lista Usar funcin. Excel por defecto muestra la funcin Suma para valores numricos y la funcin Contar para texto. La siguiente tabla muestra las funciones disponibles en la lista Usar funcin: FUNCIN Suma Cuenta Promedio Mx Mn Producto Contar nmeros Desvest DESCRIPCIN Suma los valores Muestra el nmero de rtulos no vacos. Calcula el promedio de los valores. Muestra el mayor valor. Muestra el menor valor. Muestra el producto de los valores. Muestra el nmero de celdas que contienen valores. Muestra la desviacin tpica de una poblacin basada en los datos tomados de una muestra de la poblacin, en donde la muestra es el grupo del subtotal. Desvestp Muestra la desviacin tpica de una poblacin, en donde el grupo del subtotal es la poblacin. Muestra la varianza de una poblacin basada en los datos tomados Var de una muestra de la poblacin, en donde la muestra es el grupo del subtotal. Varp Muestra la varianza de una poblacin, en donde el grupo del subtotal es la poblacin.
Cuando Excel muestra subtotales, tambin muestra unos smbolos de esquema a la izquierda de la hoja. Puede usted cambiar el aspecto de la lista con los subtotales haciendo clic en los smbolos de esquema. Por ejemplo, puede expandir o condensar el esquema haciendo clic en el smbolo + o -.
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Capacitacin
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Eliminar Subtotales
Puede usted eliminar subtotales cuando ya no quiera que aparezcan ms en la lista. Para eliminar los valores de los subtotales de su lista, realice los siguientes pasos:
1- Haga clic en el men Datos y haga clic en Subtotales. Excel muestra el cuadro de dilogo Subtotales. 2- Haga clic en Quitar Todos. Excel elimina los subtotales de la lista.
3- Haga clic en el botn de Aceptar
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TABLAS DINMICAS
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos. Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico). Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla. En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas
y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: - Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. - Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. - En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a y finalmente el campo IMPORTE a la seccin .
, el campo MES a
Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.

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MANUAL EXCEL 2007

REPASO DE CONCEPTOS BSICOS

LGICOS Not And Or

1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero

b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado

Para los Clavos: 1) Sombreamos datos de ventas de los clavos

2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado

Seleccionamos el cono Asignar nombre a un rango

Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango

Ver una Hoja en Varias Ventanas

Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de

Introducir Frmulas y Funciones

Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Funciones de Fecha y Hora

que contenga una fecha.

Funcin AHORA() AO(nm_de_serie) DIA(nm_de_serie)

Funcin AREAS(ref) BUSCAR(...) BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)

FILA(ref) FILAS(matriz) HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo)

TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin) VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)

TRABAJO CON VINCULOS Y CONSOLIDACIN

Crear una Tabla

Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar la Estructura de una Tabla

Estilo de una Tabla

pulsar en el icono Formulario

Para filtrar una lista, realice los siguientes pasos:

Excel muestra una flecha junto a cada columna en la lista:

Excel muestra todas las filas en la lista.

Excel muestra el cuadro de dilogo filtro de los diez mejores:

4- En la lista de la izquierda, realice una de las

4. Haga clic en Aceptar.

sea mayor que 250000.

Excel muestra el cuadro de dilogo Validacin de Datos.

3- Si es necesario, haga clic en la pestaa Configuracin.

3- Seleccione Fecha de la lista Permitir. 4- En el cuadro Datos, seleccione uno de los

4. Seleccione la casilla de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar la celda, si es necesario.

3- El Grfico se Incrusta sobre los Datos.

- Haga clic en el Grfico. - Haga clic en el grupo Estilos de Diseo.

- Seleccione uno de los modelos y Acepte.

Crear Grficos con Rangos no Adyacentes

La siguiente ilustracin muestra partes de dos columnas no adyacentes seleccionadas

La siguiente pantalla muestra el grfico de columnas creado a partir de columnas no adyacentes:

Borde, Estilos de Borde, Sombra, Formato 3D, Giro 3D

Insertar Imgenes, Formas y Cuadros de Texto

Siga los Siguientes Pasos:

Cuadro, Grfico, Plano Interior del Grfico, Giro 3D

Cualquiera de estas Opciones le permitir a usted dar mas realce a su Grafica.

Siga los Siguientes Pasos:

Crear un Grfico en un Solo Paso

Siga los Siguientes Pasos: - Seleccione el rea que quiere Graficar.

Un Grafico (generalmente es de Columnas 2d) aparecer en una Hoja Nueva.

Previsualizar e Imprimir un Grfico.

Realice los siguientes pasos: - Active el grfico que quiera previsualizar.

Realice los siguientes pasos:

3- Haga clic en el botn de Aceptar

y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

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