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"echa# $ulio%&'((
$est"%n empresar"al !e la "nformac"%n# 7ue "ncluyen tareas como el !"se5o !e los meta!atos !entro !e una ta0onom&a# el establec"m"ento !e un cua!ro !e clas"f"cac"%n# el !"se5o y protot"pa!o !e la "ntel"$enc"a !e ne$oc"o# o el !"se5o !e la ar7u"tectura or"enta!a a ser4"c"os# entre otros. Athento es una solucin de gestin documental que se construye a partir de la e.periencia de las soluciones de gestin clsicas) y que a/ade un factor de *.ito fundamental# un sistema de gestin inteligente. 1"cho s"stema nos perm"te !"sponer !e una clas"f"cac"%n y !"str"buc"%n autom't"ca !e la !ocumentac"%n. Y B7u s"$n"f"ca estoC pues 7ue tareas como el "n"c"o !e proce!"m"entos o la clas"f"cac"%n !e los m"smos no neces"tar&an "nter4enc"%n humana.
2ste t"po !e entornos t"enen la capac"!a! !e reportar a las or$an";ac"ones una $ran cant"!a! !e 4enta6as sobre su $est"%n !ocumental. 8s&# se establece lo s"$u"ente:
2l 60= !e las personas encuesta!as en un rec"ente estu!"o relac"ona!o con esta tem't"ca man"festaron 7ue traba$ar $unto con sus compa/eros les ayuda a desarrollar me$or sus funciones.
Fa reduccin de costes a los 7ue pue!e asp"rar cual7u"er or$an";ac"%n 7ue a!opte un enfo7ue colaborat"4o en el !esarrollo !e sus func"ones >en personal# 4"a6es e "nfraestructuras@ pue!e alcan;ar el G0=.
:or to!o esto# una plataforma de gestin documental colaborativa como 8thento ofrece a cual7u"er or$an";ac"%n las s"$u"entes pos"b"l"!a!es en el tratam"ento !e su !ocumentac"%n:
4atalogar los documentos rocesar su contenido# "n!epen!"entemente !e cu'l sea el or"$en !e estos !ocumentos >correo electr%n"co# esc'ner# fa0 u otros@. 5eali-ar actividades a partir del procesado y la catalo$ac"%n !e los m"smos# como por e6emplo# "n"c"ar proce!"m"entos !e contab"l";ac"%n sobre una factura nue4a# en4"ar una not"f"cac"%n !e f"nal";ac"%n sobre un proyecto a un cl"ente !eterm"na!o >por7ue ha lle$a!o el cert"f"ca!o !e real";ac"%n !e la <lt"ma entre$a@# o hab"l"tar espac"os !e traba6o para colabora!ores >para !ocumentos !e colaborac"%n entre partners@.
Archivar los documentos de forma automtica y en func"%n !e las neces"!a!es !e la empresa y !e los cr"ter"os le$ales e0"stentes en ca!a pa&s en cuanto a la preser4ac"%n !e los !ocumentos con car'cter le$al.
5ecuperar documentos archivados o almacena!os !e forma senc"lla# ut"l";an!o !"ferentes mo!elos !e na4e$ac"%n a tra4s !e los fon!os !ocumentales# as& como !"ferentes mo!elos !e b<s7ue!a.
20"sten abun!antes 4&!eos !emostrat"4os sobre la captura autom't"ca !e !atos en facturas# auto?et"7ueta!o !e !ocumentos# creac"%n !e worHflows autom't"cos en base al t"po !e !ocumento >7ue a su 4e; es reconoc"!o !e forma autom't"ca por 8thento@.I2JK
2st' basa!o en una arquitectura de componentes !"se5a!a para crecer con su or$an";ac"%n.
2s la base !e la $est"%n !ocumental "ntel"$ente 7ue neces"ta su empresa# ya 7ue act<a por s& m"sma y es capa; !e apren!er !e sus errores y !e retroalimentarse del feedbac6 del usuario.
2s una plataforma "ntel"$ente# en !ef"n"t"4a# por7ue t"ene un comportam"ento capa- de ayudar a su organi-acin a ser ms efica- en la gestin de la documentacin.
8 cont"nuac"%n# se muestran casos !e uso 7ue le perm"t"r'n compren!er las capac"!a!es !e un s"stema !e este cal"bre:
1os emails o cuestiones reali-adas por los clientes pueden ser inmediatamente entendidas y filtradas >!es!e la web o cual7u"er otra apl"cac"%n@ para 7ue los e0pertos a!ecua!os pue!an !ar respuesta.
7btener una respuesta adecuada y relevante cuando se reali-a una b!squeda# aun7ue los trm"nos ut"l";a!os pue!an tener !"ferentes s"$n"f"ca!os ? y perm"t"en!o 7ue estos resulta!os 4en$an !e m<lt"ples or&$enes# como anunc"os onl"ne# comentar"os# post !e tw"tter# "nformes y otros !atos no?estructura!os.
Anlisis de documentos# cate$or";ac"%n# au!"tor&a# etc. Identificar la informacin competitiva) las 'reas !e cr"s"s potenc"al y la "nformac"%n estrat$"ca tanto !es!e !ocumentac"%n "nterna como !es!e la web.
Fa plataforma !e $est"%n !ocumental "ntel"$ente 8thento aporta en la actual"!a! esa func"onal"!a! 7ue la hace l&!er en el merca!o !e la $est"%n !ocumental. 4omo solucin de gestin documental inteligente entendemos aquella que aplica tecnolog8as semnticas para) no slo e.traer informacin del documento) sino tambi*n para a/adir informacin adicional sin que la aportacin humana sea necesaria. As8) podemos enla-ar el procedimiento completo de gestin de la documentacin) desde el momento de la captura hasta su destruccin o archivado) con el m8nimo esfuer-o humano. Fos benef"c"os 7ue proporc"ona este nue4o para!"$ma !e $est"%n !ocumental pue!e producir recortes en el tiempo de procesado de escaneado y digitali-acin de hasta un 3',. ID4K -n caso !e estu!"o real";a!o en el ("nnesota 1epartment of 3e4enue >(1/3@ ID5K# 7ue proporc"ona "nformac"%n sobre "mpuestos# !eclarac"ones y ser4"c"os !e pa$o a res"!entes !es4el% 7ue la "mplantac"%n !e una soluc"%n !e captura "ntel"$ente pro!u6o resulta!os e0traor!"nar"os en el ren!"m"ento !e los recursos# entre los 7ue !estacaron:
5educcin !el procesam"ento !e !eclarac"ones en papel !e J0?40 !&as a menos !e D0. 5educcin !el procesam"ento !e !eclarac"ones electr%n"camente !e D0 !&as a J
1e esta forma# el !epartamento procesa el 95= !e las !eclarac"ones en un pla;o !e c"nco !&as# me6oran!o as& el ser4"c"o a los c"u!a!anos. Y e0"sten muchos m's e6emplos !e compa5&as y or$an";ac"ones cuyos resulta!os sat"sfactor"os# tras la "mplantac"%n !e la $est"%n !ocumental "ntel"$ente en sus empresas# las han hecho m's pro!uct"4as# I 4er referenc"as: 5# 6# L# G# 9 y D0K 3ec"entemente# ha s"!o "mplanta!o en un proyecto completo !e e0celentes resulta!os en la 1"recc"%n Meneral !e Tr'f"co# en colaborac"%n con el +lustre .ole$"o !e Mestores 8!m"n"strat"4os !e (a!r"!. I2D y 22K
:o repudio# una !e los ob6etos m's "mportantes !e la f"rma es n"n$una !e las partes "mpl"ca!as pue!a recha;ar m's a!elante el conoc"m"ento !e las con!"c"ones o trm"nos 7ue se reco$en !entro !el prop"o !ocumento. ;odas estas cualidades deben ser igualmente vlidas en un documento firmado en digital. Aab"tualmente# se hace referenc"a a !os trm"nos 7ue pue!en ser confusos: la f"rma electr%n"ca y la f"rma !"$"tal. S%lo la se$un!a t"ene pos"b"l"!a!es !e ofrecer las cual"!a!es arr"ba !escr"tas. 1a firma electrnica se basa en la !"$"tal";ac"%n o escanea!o !e la f"rma or"$"nal !el "nteresa!o# o la foto !e !"cha f"rma. <na firma digital a5a!e "nformac"%n e0tra al !ocumento 7ue perm"te "!ent"f"car y autent"car al em"sor y sus !atos ut"l";an!o encr"ptac"%n !e cla4e p<bl"ca. :ue!en comb"narse ambas opc"ones# pero la se$un!a es obl"$ator"a para 7ue el !ocumento ten$a al$una 4al"!e; como !ocumento f"rma!o.
Y# Bpor 7u camb"ar !e un mecan"smo cl's"co 7ue parece estar func"onan!o a este nue4o mto!oC Senc"llamente por7ue# en real"!a!# el modelo clsico no funciona. Fas ent"!a!es p<bl"cas son las m's consc"entes !e la problem't"ca 7ue supone la f"rma f&s"ca. 2n este sent"!o# se sabe 7ue hasta un =', de usuarios que no tienen firma digital padecen parali-aciones de sus procesos por la necesidad de reali-ar una firma f8sica# lle$an!o hasta el 2J= los usuar"os 7ue 4en retrasa!os estos proce!"m"entos en m's !e una semana por este mot"4o. ID6K
:ero aun7ue al"$erar el proceso !e aprobac"%n y ahorrar t"empos en los procesos son los benef"c"os m's cons"!era!os por a7uellos 7ue ya "mplementaron un s"stema !e este t"po# hay m's ra;ones !e peso a tener en cuenta: el ahorro de costes es considerable. S%lo ten$amos en cuenta 7ue para el 6J= !e las or$an";ac"ones 7ue no !"sponen !e s"stemas !e f"rma !"$"tal# ms de la mitad de los documentos que se imprimen) se producen !nicamente para a/adir una firma. 1e hecho# se pro!ucen !e me!"a J.5 fotocop"as a!"c"onales o cop"as !e fa0 !e un !ocumento# s%lo por esta ra;%n.
2s tal el ahorro pro!uc"!o en recursos# 7ue el +>, de las organi-aciones que implementan gestin documental con firma digital recuperan su inversin en el primer a/o o antes. ID6K
8thento por supuesto no po!&a !e6ar !e la!o esta "mportante neces"!a! a resol4er en las or$an";ac"ones# y para ello# !"spone !e !os caracter&st"cas 7ue la hacen <n"ca como plataforma !e $est"%n !ocumental: +mplementa una soluc"%n !e f"rma !"$"tal. :roporc"ona una capac"!a! "ncre&ble !e a!aptarse a herram"enas !e f"rma !e terceros. .omo e6emplo cabe !estacar la rec"ente "nte$rac"%n !e la plataforma con la conoc"!a herram"enta f"rma# !"spon"ble en el repos"tor"o !e software ab"erto para a!m"n"strac"ones p<bl"cas !e la Nunta !e 8n!aluc&a. Tamb"n se han real";a!o "nte$rac"ones con otros pro!uctos# como O&af"rma# plataforma !e )"rma y autent"cac"%n !"$"tal. ID9K .
5eferencias#
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
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