FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE MECANIZADO

Todo profesional del rea contable, administrativa o financiera, requiere para su experiencia, conocer el funcionamiento y manejo de sistemas mecanizados de informacin. En gran parte, las empresas basan su desarrollo en las herramientas de tipo tecnolgico que nos suministra la automatizacin de los sistemas. as decisiones en todas las organizaciones, son llevadas a cabo con base en la informacin que generan los sistemas de informacin gerencial. Estos sistemas deben estar orientados a suministrar, de la manera ms sencilla, la informacin que requieren los usuarios. El impacto que tienen los sistemas sobre las organizaciones, hacen que !stas sean cada vez ms dependiente de la informacin que ellos suministran. "n concepto importante que debe tenerse en cuenta al desarrollar sistemas, es la amigabilidad con el usuario. "n estndar generalizado al nivel de las computadoras personales es el ambiente grfico #indo$s, el cual permite que los sistemas desarrollados bajo este ambiente sean sumamente amigables, es decir, el usuario debe hacer un m%nimo esfuerzo de aprendizaje para interactuar con el sistema. & continuacin presentaremos un ejemplo en el cual se muestra la informacin necesaria para la instalacin y funcionamiento del Sistema Administrativo SISCON, el cual utilizaremos para ilustrar los diferentes conceptos de un sistema mecanizado. DEFINICIN BSICA DE PA MET OS "na vez instalado el sistema '(')*+ en el computador, aparecer una pantalla similar a la mostrada en la figura ,-,, en la cual aparecen las principales opciones del sistema SISCON!

Fi"#ra $%$!

El primer paso que se debe llevar a cabo en todo sistema mecanizado, es el referente a la definicin de los parmetros del sistema. "na definicin bsica de parmetros es un proceso por medio del cual se le indica, al sistema contable, las principales definiciones que se utilizarn como base a los efectos de inicializar una empresa en el sistema. .ara poner en funcionamiento el sistema '(')*+, realizaremos las siguientes actividades/ 0efinicin de datos de la empresa )reacin de los cdigos contables 0efinicin de otros parmetros, 1activo, agentes, nmina, inventario2

3eamos los pasos para cada una de las opciones antes mencionadas De&ini'i(n de datos de )a em*resa El primer paso para poder interactuar con el sistema, debe ser la opcin de crear la empresa par la cual vamos a procesar la contabilidad. )on el mouse, nos desplazamos a la opcin Empresa/Maestro, y seguidamente nos aparecer una pantalla similar a la mostrada en la figura ,-4.

Fi"#ra $%+! )omo se pude observar, debemos suministrar al sistema la siguiente informacin/ Cdigo de la empresa Nombre

Direccin Telfono Nmero de fax Ciudad Nmero de R C !uncin "ocial Correo electrnico #ogotipo de la empresa

"na vez tipeados todos lo datos, debemos pulsar con el apuntador del mouse al botn de guardar para que los datos queden grabados. 0e esta forma habremos creado la empresa que recibir los movimientos que se vayan a registrar posteriormente. El siguiente parmetro para procesar nuestra contabilidad en '(')*+, es el referente a la definicin del inicio del periodo o ejercicio contable, a fin de que el sistema tenga un punto de inicio. En la figura ,-5, se muestra la definicin de tal parmetro el cual es accesado a trav!s de la opcin Empresa/Configurar/$tros datos.

Fi"#ra $%,! 6uchos de los campos de entrada de datos, tienen asociados un botn a la derecha con el objetivo de presentar las diferentes ayudas que pueden darse para cada campo. a siguiente definicin de parmetros de la empresa, se ejecuta a trav!s de la opcin Empresa/Configurar/Cdigos contables% Est opcin permite definir los siguientes datos/ &refi'o de bancos( utilizado para identificar los asientos de banco, para imprimir depsitos, endosos, n7meros de cuenta bancaria, etc.

"uper)*it del e'ercicio( utilizado para transferir al balance general, el saldo de los resultados del per%odo. Cdigo base cuentas de resultados( utilizado para identificar las cuentas del estado de resultados.

En la figura ,-8, se muestra la pantalla que presenta el sistema '(')*+, al acceder a la opcin antes nombrada.

Fi"#ra $%-! C EACIN DE CDI.OS CONTABLES El siguiente paso en la definicin de parmetros del sistema, es la creacin de las cuentas contables a nivel del cdigo, las cuales servirn de base para el registro de las operaciones. Este paso debe efectuarse en cualquier sistema de contabilidad mecanizado antes de procesar informacin financiera. El sistema '(')*+ permite crear cdigos de cuentas alfanum!ricos. En la figura ,-9, se muestra la pantalla para la creacin de cdigos contables con la opcin/ Contabilidad/Maestro de Cdigos%

Fi"#ra $%/! &dicionalmente se pueden generar otros datos que permitirn al usuario contar con ms informacin que a la vez se integre con otros mdulos, ente los que tenemos/ &ctivos fijos/ bienes que posee la empresa para su operacin &gentes/ )lientes, proveedores, vendedores +mina/ empleados, obreros y contratados (nventario/ productos que utiliza la empresa para fabricar y comercializar.

& partir de la figura ,-: hasta la ,-;, se muestran las pantallas de captura para las definiciones de parmetros de diferentes maestros del sistema '(')*+. El proceso de facturacin puede requerir que se generen los cdigos de los productos de inventario 1en el caso de que la empresa maneje un inventario2. Esto se hace con la opcin +n*entario/Maestro de productos, seg7n se muestra en la figura ,-<.

Fi"#ra $%0! .ara operar con las cuenta por cobrar y por pagar se deben definir los agentes 1clientes, proveedores, etc.2. En '(')*+, se definen a trav!s de la opcin de ,gentes/Maestro de agentes, seg7n se muestra en la figura ,-=.

Fi"#ra $%1!

*tro proceso com7n en las empresas es el proceso de la nmina. Esta es utilizada para el clculo y la asignacin de los pagos a empleados, obreros y personal temporal. En la figura ,-;, se muestra la pantalla para la creacin/modificacin de los trabajadores de la empresa, seg7n el sistema '(')*+.

Fi"#ra $%2! P OCESOS PA A LA CAPTU A DE DATOS "na vez hechas las definiciones iniciales bsicas, todo sistema debe estar en la capacidad de permitir grabar los datos de las transacciones que sern procesadas para generar la informacin requerida por los usuarios. .ara captura la informacin contable, '(')*+ muestra una pantalla seg7n la figura ,-,>, la cual es ejecutada mediante la opcin Contabilidad/Elaboracion de comprobantes% &l igual que otros sistemas contables, '(')*+ requiere que se ingrese la siguiente informacin bsica par identificar las transacciones contables/ ?echa del comprobante +umero del comprobante 1generado automticamente por el sistema2 0escripcin del comprobante

Fi"#ra $%$3! &dicionalmente '(')*+ requiere informacin como/ 6oneda 1en casos donde las transaccin involucre moneda extranjera2. .ersona que elabora el comprobante 6onto del cheque y beneficiario en el caso en que el registro corresponda a un pago. Tipo de comprobante/ para clasificar mejor la informacin, una empresa puede ordenar sus comprobantes pro tipos de operaciones similares. El sistema '(')*+ tiene incorporada los siguientes tipos de comprobantes/

- )obranzas de clientes - .agos de proveedores - ?acturacin de clientes - Transferencias de fondos - )ompras de inventarios - Transferencias a produccion - )ompras de activos fijos - @etiros de activo fijos - &diciones de activo en proceso - )apitalizaciones de activos en proceso - &mortizaciones de prepagaos - @egistro d cuentas de valuacin de activos - @egistro de provisiones de varias - @egistro de ajustes - @egistro de reclasificaciones Aajo el esquema de la clasificacin anterior, la informacin almacenada en el sistema contable tiene mayor utilidad debido a que se pueden emitir reportes contables bajo un esquema y enfoque mas estructurado. .or ejemplo, si se

requiere listar un lote de comprobantes correspondientes a los pagos realizados a proveedores por un periodo determinado, ello se podr realizar sin mayores inconvenientes. "na vez grabada la informacin bsica, corresponde ahora tipear todos los datos referentes a/ )odigo de la cuenta contable afectada 0escripcin del asiento @eferencia del documento +7mero de documento 1cheque, deposito, facturar2 6onto de la transaccin, debito o cr!ditos

El sistema '(')*+ posee un sistema avanzado de b7squeda para el usuario, de tal forma que si, al momento de tipear el cdigo contable, el usuario no recuerda la cuenta, se puede por ejemplo, en el campo de cdigo tipear el nombre parcial de la descripcin que corresponde a esa cuenta, y el sistema automticamente mostrara las cuentas asociadas a la descripcin que se suministro, luego, el usuario podr hacer su seleccin. "na vez que se ingresan todos los asientos, el sistema automticamente suma y verifica todos los movimientos del debe y del haber. "n control como este, debe ser instalado en todo sistema al momento de capturar la informacin contable, ya que representan una facilidad para controlar y efectuar la captura de la informacin. EPO TES FIANCIE OS BSICOS a informacin generado por un sistema, no tiene valor si esta no es mostrada de la forma en que el usuario la necesite, a los efectos de que sea utilizada como una base para la toma de decisiones. '(')*+ permite la generacin de informacin financiera bajo diferentes parmetros, de tal forma que sea utilizada de acuerdo con las necesidades del usuario. a pantalla principal para generar informacin financiera, se muestra en al figura ,-,,. Este men7 es accesado a trav!s de la opcin Contabilidad/reportes%

Fi"#ra $%$$! "n sistema contable debe generar al menos los siguientes reportes bsicos/ istado de comprobantes )onsultas de cuentas 6ayor anal%tico Aalance de comprobacin Aalance Beneral Estado de @esultados

"n )istado de 'om*ro4antes es un reporte que muestra todos los registros contables que fueron grabados cronolgicamente para un periodo y ordenados bajo alg7n criterio de seleccin. El criterio mas utilizado para emitir un listado de comprobantes es el cronolgico, es decir, de acuerdo con las fechas en que fueron grabados lo movimientos. .ara el anlisis de la informacin, es conveniente que la informacin sea organizada por fecha y n7mero o tipo de comprobantes, en el caso en que esta 7ltima opcin este disponible para el usuario. "n ejemplo del listado de comprobantes emitido por '(')*+, es mostrado en la figura ,-,4.

Fi"#ra $%$+! El segundo reporte necesario para un sistema contable, es el de 'ons#)ta de '#entas, el cual seCala todos los movimientos de una cuenta especifica para un periodo o fecha solicitadoD mostrando el saldo inicial, d!bitos y cr!ditos del periodo y el saldo final. "na consulta de cuentas es un reporte que permite analizar todo el movimiento de un cliente, proveedor, empleado o en general, la cuenta que se desee. 0ebido a la naturaleza cronolgica de los registros contables, las consultas de cuentas tambi!n debern ser emitidas de esta forma, sin embargo, ello no implica que puedan existir otros criterios de clasificacin tales como/ n7mero, referencia de documentos o tipo de comprobante. "n ejemplo de este tipo de reporte es mostrado en la figura ,-,5.

Fi"#ra $%$,! El tercer reporte principal de un sistema contable, es el ma5or ana)6ti'o a veces llamado tambi!n diario mayor anal%tico, el cual muestra en forma detallada los saldos iniciales, finales y los movimientos para todas las cuentas del cdigo contable. En la figura ,-,8, se muestra un ejemplo de un mayor anal%tico generado por el sistema '(')*+. "n mayor anal%tico se caracteriza por ser uno de los reportes que muestra en forma pormenorizada todo el movimiento de las cuentas definidas en el cdigo de cuentas. )omo se puede observar hasta ahora, es dif%cil pensar que una empresa pueda controlar sus cuentas en forma manual. 0e ser esto as%, el trabajo que se genera es sustancial y el n7mero de personas que se necesitar%an para el control de todas las cuentas seria grande.

Fi"#ra $%$-! El cuarto reporte principal de un sistema contable, es el 4a)an'e de 'om*ro4a'i(n, que muestra todas las cuentas de un cdigo contable con su saldos correspondientes, pero sin mostrar el movimiento detallado para cada cuenta. "n formato y ejemplo de presentacin del balance de comprobacin generado por '(')*+ es presentado en la figura ,-,9. El balance de comprobacin, tambi!n a veces es denominado de sumas y saldo de un periodo.

Fi"#ra $%$/! El quinto informe financiero generado por un sistema contable es el 4a)an'e "enera), el cual muestra la situacin financiera a una fecha determinada par una entidad. En ejemplo del balance general generado por '(')*+, es mostrado en la figura ,-,:. "n balance general debe mostrar las distintas partidas que componen el activo, pasivo y el patrimonio. )ada una de estas partidas, requiere que este clasificada de acuerdo con normas y principios contables que rigen la presentacin de estados financieros. El 7ltimo reporte financiero de un sistema de contabilidad bsico es el estado de res#)tados, el cual muestra los resultados de las operaciones para un periodo determinado, seg7n las fechas en que sean requeridas por el usuario. "n estado de resultados al igual que el balance general debe estar elaborado de acuerdo con normas y procedimientos contables que est!n de acuerdo con principios de contabilidad de aceptacin general. 0e este modo, por ejemplo, los ingresos por operaciones normales del negocio deben estar segregados de los ingresos extraordinarios y estos dos a la vez, segregados de las partidas extraordinarias que corresponden a ajustes de aCos anteriores.

Fi"#ra $%$7! Toda esta clasificacin de las partidas hace que en un estado de ganancias y p!rdidas aparezca el concepto de utilidad bruta, utilidad en operaciones - utilidad neta, los cuales son diferentes unos de otros. "n ejemplo de un estado de ganancias y perdidas es mostrado en la figura ,-,<.

Fi"#ra $%$0!