1.

COMPRAS De a cuerdo a Mara Fernanda Gonzlez, Ingeniera de Produccin de la Constructora Compaa Nacional de Ingeniera La compra es una sub-funcin fundamental del aprovisionamiento, que obliga a pronosticar las necesidades de abastecimiento, planificarlas, expresarlas, satisfacerlas por medio de compras, asegurarse que se reciben exactamente lo que se ha pedido, pagar por lo que se recibe, almacenarlo y enviarlo a los servicios que los han de utilizar. Compras es la funcin logstica mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinnimo de abastecimiento, aprovisionamiento, provisin o suministro.

REQUISITOS Seleccin de proveedores. Investigacin de los requisitos a solicitar a los proveedores. Inspeccin en recepcin.
Evaluacin del comportamiento de los proveedores a lo largo del tiempo.

JUSTIFICANTES Y DOCUMENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS Dice Saavedra Bautista, de Condes que.Las operaciones que realiza la empresa es necesario que queden reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con estos documentos, y tambin un control externo. Los soportes materiales de las operaciones se llaman justificantes o documentos.

Pedido o nota de Pedido. Albarn Factura Pago (Cheque, pagare) Factura de Gastos Notas de Abono.
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS

1. SELECCIN DE PROVEEDOR: Las empresas deben disponer de un listado de proveedores seleccionados que puedan satisfacer las necesidades de compra de la organizacin. Todas las compras realizadas por la empresa deben realizarse a proveedores incluidos en este listado. La organizacin debe establecer los criterios que deben cumplir los proveedores para poder ser incluidos en este listado. Estos criterios pueden ser: certificaciones o acreditaciones, ser nico proveedor o proveedor oficial, superar un cuestionario, ser un proveedor histrico, etc.

2. SOLICITUD DE PEDIDO: La organizacin debe establecer la metodologa y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores. Estos pedidos de compra deben describir con detalles los productos solicitados, el nmero de unidades, los precios, los plazos y todas las caractersticas que la organizacin considere oportuno.

3. INSPECCIN EN RECEPCIN: Los productos entregados por los proveedores deben ser verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organizacin. La empresa debe establecer las tcnicas de inspeccin y dejar registros o evidencias de la misma. Un ejemplo de metodologa de inspeccin puede ser realizar una comprobacin fsica de que el nmero de bultos y referencias entregadas coinciden con las presentes en el albarn del proveedor y, despus, realizar una inspeccin documental, en la que se verifique que la informacin presente en el albarn se corresponde con lo realmente solicitado en el pedido de compra. Todo error detectado en estas inspecciones debe ser tratado como una no conformidad dentro del sistema de gestin de la calidad.

4. EVALUACIN DE PROVEEDORES: La empresa debe evaluar peridicamente (al menos una vez al ao) el comportamiento de sus proveedores. Una forma sencilla de realizar esta evaluacin es obtener un ndice de calidad de cada proveedor, este ndice puede ser el resultado de dividir el nmero de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre el nmero de pedidos servidos. Los datos de evaluacin deben ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta informacin en el momento de elegir a un proveedor.

FACTORES A TOMAR EN CUENTA PARA COMPRAR

Segn, Gloria Gmez, Directora de Proyectos, de la Constructora Pedro Gmez gestin de compras Ciudad Sabana, Msquera se debe tomar en cuenta los siguientes puntos para comprar.

La CALIDAD.-Es forzoso basarla en las exigencias de las especificaciones tcnicas y

de la clientela. Para ello deber colaborar con los proveedores y departamento tcnico para fijar correctamente las normas a seguir al controlar la calidad de las mercancas a comprar.

La

CANTIDAD.-Una vez que se conozca la planificacin anual de las ventas de la

empresa, esta deber sincronizarse con la programacin de las compras, adquiriendo la cantidad precisa de mercancas, tratando de utilizar un mnimo capital de maniobra para permitir mayores economas de financiacin ,justificando la cantidad de dinero que habr de inmovilizarse. Es evidente que , no obstante, se debe conseguir una

mayor cantidad de mercancas al efectuar una compra ya que ello supondr una economa, as como poder proceder a compras programadas de forma peridica.

El PLAZO.- Muchas veces tiene mayor importancia el plazo de entrega del material
que el precio del mismo. Es evidente que la cantidad a invertir en existencias depende del plazo y del precio, tratando de tener siempre un stock mnimo que a su vez de seguridad en la entrega de materiales a la fase de produccin justo a tiempo y en la calidad y momento exigidos. Por tanto la cantidad de capital a inmovilizar con su almacenamiento deber ser ajustada ya que es un gasto a aadir el valor del inters que deba producir dicho capital.

El

PRECIO.- Su importancia esta bien definida, puesto que siempre se trata de

encontrar el mas reducido precio para aquellos productos a comprar que cumplen con los requisitos necesarios. Siempre hay posibilidades de mejorar los precios, por ejemplo, pregunta cul es el importe mnimo para que sea el propio proveedor quien corra a cargo de los costes del transporte, as te ahorrars costes adicionales o si vas a comprar grandes cantidades de un producto, vale la pena preguntar por descuentos. Otra opcin sera a travs de la fijacin de un importe de venta anual con descuentos en el caso de superar tales importes. Pregunta tambin por stocks excedentes donde te puedan reducir los precios.

 FACTORES QUE TOMA EN CUENTA EL COMPRADOR/CONSUMIDOR Metodologa de anlisis de la conducta de compra del consumidor Anlisis del consumo: La toma de decisin de compra se regir segn Quines influencian en la decisin Familia o Grupo de Referencia Clase socioeconmica Subcultura Cultura Caractersticas del acto de compra/ consumo : Decisin Planeada Decisin Deliberada Decisin por Hbito Imgenes del consumidor con respecto a s
empresa, al lugar de ventas, etc.

el tipo de

necesidades del consumidor (Primarias /Biolgicas y Secundarias/Psquicas).

mismo, a la marca, al producto, a la

Atributos que impactan / condicionan la toma de la decisin Situaciones en que el consumidor tiende a consumir: Ocasin de compra Bsqueda de beneficios Tipo de usuarios
no usuarios usuarios habituales ex usuarios usuarios potenciales usuarios 1era vez Tasas de uso :leves, moderados y fuertes

Posicin de lealtad Etapa de disposicin de compra :

se dan cuenta del producto no se dan cuenta

 estn informados estn interesados estn deseosos estn para comprar

Posibilidades de cambio en la decisin de compra: Cambios de patrn de conducta Innovacin tecnolgica Poder adquisitivo Leyes / Grupos de Presin Anlisis de la oferta de la competencia cambio por sustitutos

PROCESO DE COMPRAS APLICADO EN LA CONSTRUCCION

Realizar, muchas veces, el proceso de adquisicin de materiales dentro de una constructora se convierte en un dolor de cabeza y en un desgaste si no se tienen claros los objetivos. Es por esto que no hay que olvidar que la clave del xito est en la PLANIFICACIN. As lo reconoce la Directora de Proyectos de la Constructora Coandes Buenas Obras, Liliana Saavedra Bautista: La planificacin es vital para el desarrollo de una eficiente gestin de compras, ya que es el punto de partida y la fase en donde se definen las estrategias, procedimientos, programas, polticas. As como los ajustes a mecanismos de control en funcin del mercado y las necesidades de nuestros proyectos. Dentro de la planificacin, se deben tener en cuenta aspectos que van desde los materiales y la cantidad, hasta prever el tiempo que se gasta mientras se hace el pedido y llega a la constructora. Ojo, porque tambin es muy importante tener claro que pueden presentarse inconvenientes, para lo cual, debe tenerse un segundo plan y contar con el tiempo suficiente para no estar a las carreras, como se dice popularmente. Para Mara Fernanda Gonzlez, Ingeniera de Produccin de la Constructora Compaa Nacional de Ingeniera, una obra comienza mal cuando no hay una buena planificacin y se hacen pedidos a ltima hora. Se deben prever todos los inconvenientes posibles. Por ejemplo, es comn que suceda que algn material se acabe o se dae, o que el proveedor incumpla con la fecha de entrega. Son cosas que pueden pasar, pero que deben tenerse en cuenta para superarse de la mejor manera, dice Gonzlez. Para la Ingeniera de Produccin tambin es fundamental que cada empresa tenga sus propias estrategias para hacer los pedidos, las compras y conseguir los proveedores. Siempre hay que evaluar a los proveedores al final de cada obra, puntualiza.

PUNTOS CLAVE conocer muy bien la obra que se va a realizar hacer el clculo lo ms detallado posible de la cantidad de materiales que se necesita buscar los posibles proveedores para hacer las cotizaciones
forma de pago que exige cada uno el tiempo de llegada del pedido

 calidad versus el precio

hacer

un cuadro comparativo muy organizado, con el fin de que sirva para futuras

averiguaciones

Finalmente lo que se hace es proceder con la compra y el seguimiento postcompra.

LO QUE DEBEN HACER LOSPROVEEDORES

De acuerdo con Sandra Linares, Jefe de Compras de la Sociedad Constructora Bogot, escoger los proveedores requiere de tiempo. As se tenga una lista de proveedores habituales con los que las cosas han salido bien, no es bueno confiarse del todo. Siempre hay que estar a la vanguardia con los precios que hay en el mercado, compararlos y buscar los ms favorables para la constructora. No hay que cerrarse a uno solo proveedor, siempre hay que consultar varios hasta para comprar una puntilla, asegura Linares. Para la Jefe de Compras, pedirles las hojas de vida a los dotadores de productos es clave, sobre todo cuando se hacen compras grandes de productos que necesitan certificados de calidad, como los prefabricados en concreto y el adoqun, a los cuales se les hace ensayos de resistencia. Linares tambin explica que de la mano de la seleccin de proveedores estn las cotizaciones. TOMAR EN CUENTA

atencin del proveedor la calidad del producto ofrecido el precio y la forma de pagar
TRUCOS Para las empresas consultadas, es aconsejable hacer una muy buena planificacin de los materiales que se necesitan. Muchas veces se puede hacer un pedido al por mayor si hay ofertas de materiales que no se daan si se guardan y se tienen como reserva. Tambin se puede pedir un poco ms de lo que necesita si se sabe que el material se va a gastar rpido, para no correr el riesgo de perder el dinero.

2. MTODO DE LOTE ECONMICO DE COMPRAS El lote econmico de compra es el que hace que el costo total sea el mnimo posible. SE PRESENTA CUANDO EL COSTO DE ADQUISICIN Y EL COSTO DE POSESIN SON IGUALES. ESTE ES UNA CONDICIN INDISPENSABLE PARA QUE SE PRODUZCA EL LOTE ECONMICO. Cuando compramos un artculo, incurrimos automticamente en 2 costos: Costos de adquisicin Costo de posesin La suma de estos costos nos da el costo total.

COSTO DE ADQUISICIN
En lo que nos cuesta la accin de comprar. El costo de adquisicin es muy til para establecer el monto de compras de caja chica. Est conformado por:

Costos directos del departamento de compras Sueldos y leyes sociales Materiales y tiles de oficina Servicios (Telf., fax, luz, etc.) Movilidad, etc. Depreciacin de equipos (fax, computadora, fotocopiadora)

 Costo de la recepcin (almacn, control de calidad) Costo de programacin de stocks Costo de apoyo del centro de cmputo Costos indirectos de las compras Costo de finanzas Costo de contabilidad
La suma de los costos, dividida entre el nmero de rdenes de compras colocadas mensualmente, nos da el costo de adquisicin, que es lo que nos cuesta colocar una orden de compra.

Costo de posesin

Es lo que nos cuesta poseer un material, desde que ingresa, hasta que se consume. Est conformado por:

Costo del capital invertido Prima de seguro Costo de almacn Costos administrativos Mermas y prdidas Riesgo de obsolescencia Impuesto de revalorizacin Costos de mantenimiento
Estos costos son muy particulares para cada empresa, pero en nuestro medio, el costo de posesin est alrededor del 30% anual, en US$, sobre el valor promedio del stock. Debemos notar que en ningn caso figura el costo del producto. Para ilustrarlo podemos ver un ejemplo para un tem cualquiera de una empresa: Costo de posesin Costo de adquisicin Costo de adquisicin Precio unitario : 20% : 200 U.M. : 7,200 unidades : 10

Tanteando para diferentes formas de compra, podemos ver el siguiente cuadro:

En el cuadro vemos que el costo total baja desde 7400 UM hasta que se hace mnimo (2400 UM) y luego vuelve a subir. Esta subida se debe a que el costo de adquisicin se hace ms importante que el costo de posesin. CUANDO EL COSTO TOTAL ES MNIMO, SE DICE QUE ESTAMOS COMPRANDO EN LOTE ECONMICO; en este caso: 1200 unidades. Pero para calcularlo ms rpidamente existe una frmula:

En donde: Q = Lote econmico C = Consumo anual A = Costo de adquisicin P = Costo de posesin (en fracc. decimal) U = Precio unitario

CONSIDERACIONES DE LOTE ECONMICO La demanda es conocida y constante

 El tiempo de entrega, esto es, el tiempo entre la colocacin de la orden y la recepcin

del pedido, se conoce y es constante.

La

recepcin del inventario es instantnea. En otras palabras, el inventario de una

orden llega en un lote el mismo momento.

Los descuentos por cantidad no son posibles. Los nicos costos variables son el costo de preparacin o de colocacin de una orden
(costos de preparacin) y el costo del manejo o almacenamiento del inventario a travs del tiempo (costo de manejo).

Las faltas de inventario (faltantes) se pueden evitar en forma completa, si las rdenes
se colocan en el momento adecuado.

COSTOS DE COLOCACION DEL PEDIDO C1: Este valor se considera fijo cualquiera
sea la cuanta del lote, pues no estn afectados por el tipo de polticas de inventarios. Est representado por el costo del formato de compra, tiempo de computador, el costo de enviar la orden de compra al proveedor, etc.

COSTOS DE MANTENIMIENTO/UNID DE TIEMPO C2: Se define como el costo de

mantener una unidad o artculo durante un tiempo determinado. Los artculos que se almacenan en inventario, adems estn sujetos a prdidas por robo, obsolescencia y deterioro.

COSTOS DE QUEDARSE CORTO: Cuando una empresa por cualquier circunstancia

no puede cumplir un pedido, por lo general ocurren dos comportamientos, que dan lugar a dos tipos de costos:

Costos de ruptura C3: Est representado por la falta de un artculo durante un tiempo
determinado. La caracterstica principal es que a pesar del incumplimiento, el cliente prefiere esperar.

Costos

de Faltantes C4: Est representado por la falta de un artculo durante un

tiempo determinado. En este caso la demanda no es cautiva, se pierde la venta y se pierde el cliente.

4.

COSTOS DE SOBRANTES C5: Este costo es causado por deterioro,

obsolescencia, inversin inoficiosa e inutilidad de un artculo o material cuando no es utilizado antes de determinado tiempo.

 El
lote econmico debe aplicarse slo para materiales tipo A, no es interesante aplicarlo a materiales tipo B y C, pues su poca importancia econmica no lo justifica, pues sera como ahorrar en la comida del canario. 2. En el ejemplo que hemos visto, el lote econmico es de 1200 unidades, es decir, tenemos que comprarlo 6 veces al ao. Pero vale la pena comprar 6 veces al ao 1 material tipo A? Creemos que no. para comprar 1 material A yo solicitara cotizacin por el total del lote y negociara con el proveedor 2 aspectos importantsimos: entregas parciales (lo mnimo posible) y forma de pago; esto, por supuesto, luego de seleccionar la mejor oferta, En el cuadro del ejemplo del lote econmico, comprando de esta forma tendremos: A. Costo de adquisicin = 200 U.M. (Porque comprara 1 sola vez) Tamao del lote = 300 unidades (Entregas quincenales) Stock promedio Valor del stock promedio Costo de posesin = 150 unidades = 150 x 10 = 1500 U.M. = 20% de 1500 U.M. = 0.2 x 1500 = 300 U.M. Costo Total: Costo adquisicin + Costo posesin 200 + 300 = 500 U.M. Este costo es mucho menor que los 2400 U.M. obtenidos con la aplicacin tradicional de la teora de lote econmico. A.1. MODELO BSICO DE CANTIDAD FIJA DE PEDIDO En este modelo se solicitan lotes de una misma cantidad, denominada lote econmico o lote ptimo (Q*), que es el que minimiza los costes totales de la gestin de inventarios. Un nuevo pedido se emite cuando en almacn se alcance un determinado nivel de stocks denominado punto de pedido (Pp). Cada uno de los lotes solicitados llegar completo una vez transcurrido el tiempo de suministro (TS), en el momento en que se anula el nivel de

existencias en almacn. Por tanto, tal como se coment anteriormente, nunca existirn rupturas, siendo los costes de adquisicin, emisin y posesin los nicos a considerar.

En dicha figura pueden observarse las principales variables y parmetros de este modelo. Respecto al tiempo de reaprovisionamiento (TR), puede verse que, adems de ser el tiempo que transcurre entre dos recepciones consecutivas, tambin representa el tiempo que tarda en consumirse un lote completo, por lo que podra expresarse de la siguiente forma:

TR = Q* / d

Siendo la demanda diaria (d) y el tiempo de suministro (TS) conocidos con certeza, el desarrollo del modelo pasa por determinar el lote econmico (Q*, ello respondera a la pregunta cunto pedir) y el punto de pedido (Pp, a travs del cual responderamos a la pregunta cundo pedir). Puesto que se desea calcular el tamao del lote que minimiza los costes totales de la gestin de inventarios, en primer lugar se determinar cada uno de stos en funcin de la variable buscada (el tamao del lote).

Coste total de adquisicin (Cta): sera igual al coste unitario, ca, por el nmero de unidades a consumir en el horizonte de planificacin, D.

Coste total de emisin (Cte): se calculara multiplicando el coste de emisin de un pedido, ce, por el nmero de stos que habra que realizar durante el horizonte de planificacin, es decir, la frecuencia (f). Este ltimo parmetro puede calcularse dividiendo la demanda total, D, entre el tamao del lote, Q.

Coste total de posesin (Ctp): es igual al coste de posesin unitario, cp, por el nmero medio de unidades mantenidas en inventario (o stock medio) y por el periodo de almacenamiento,

Dado que la demanda es considerada continua y uniforme, el stock medio puede calcularse como media del stock mximo y mnimo y, por lo tanto, sera igual a Q dividido entre dos.

As pues, el coste total de posesin vendra dado por la expresin siguiente:

Con todo ello, el coste total durante el horizonte de planificacin resultara igual a:

Variables del modelo: Q = nmero de piezas por orden.

Q* = nmero ptimo de piezas por orden (EOQ). D S H N T = demanda anual en unidades para el producto del inventario. = costo de preparacin para cada orden. = costo de manejo del inventario por unidad por ao. = nmero esperado de rdenes. = tiempo esperado de rdenes.

CT = costo total.

EJEMPLO 1 Sharp, Inc., una empresa que comercializa las agujas hipodrmicas indoloras en los hospitales, desea reducir sus costos de inventario mediante la determinacin del nmero de agujas hipodrmicas que debe obtener en cada orden. La demanda anual es de 1000 unidades; el costo de preparacin o de ordenar es de 10 Nuevos Soles por orden; y el costo de manejo por unidad de ao es de 50 cntimos. Utilizando estos datos, calcule el nmero ptimo de unidades por orden (Q*), el nmero de rdenes (N), el tiempo transcurrido (T), y el coso total anual del inventario. Utilizar un ao laboral de 250 das.

1. Q* Q*

2DS H 2(1000)(10 ) 0.50

Q* 40000 Q* 200 unidades

Solucin:

2. N

D Q* 1000 N 200 N 5 rdenes por ao

3.T

Nmerode das laborales/ao N 250 das laborales/ao T 5 rdenes T 50 das entre rdenes

4. TC TC TC TC TC

D Q S H Q 2 1000 200 ($10) ($0.50) 200 2 (5)($10) (100)($0.5 0) $50 $50 $100

EJEMPLO 2

Si la administracin subestima la demanda total anual en un 50% (por decir, que en realidad sea de 1500 unidades en lugar de las 1000 unidades) mientras que se utiliza la misma Q, el costo anual del inventario se incrementa slo en 25 soles (1000 soles contra 125 soles) o 25 % como se muestra abajo. En forma similar, si la administracin recorta el tamao de la orden en un 50% de 200 a 100, el costo se incrementa en 25 soles (100 soles contra 125 soles) o 25 por ciento:

a) Si la demanda del ejemplo 3 es en realidad de 1500 en lugar de 100, pero la administracin utiliza una EOQ de Q = 200 (cuando debe ser Q = 244.9 basndose en D = 1500), el costo total se incrementa en 25%.U

b) Si el tamao de la orden se reduce de 200 a 100, pero todos los dems parmetros permanecen constantes, el costo tambin se incrementa el 25%:

CONCLUSIONES

Seguir

los pasos adecuados en un proceso de compras es indispensable

para lograr satisfacer las necesidades como empresa y cliente.

Analizar

el perfil psicolgico del consumidor es un paso importante para

convencer que nuestro producto es el mejor

El lote econmico nos permitir escoger un excelente producto, con buena

calidad y a un gran precio

travs del mtodo de Wilson podremos analizar que tan bien estamos

avanzando en la administracin de nuestra empresa

Los

puntos antes mencionados debern ser acatados y analizados

minuciosamente para su funcionamiento

El seguimiento constante de estos pasos importantes permitir el triunfo del

proceso de compra

BIBLIOGRAFIA

Ignacio
www.hederaconsultores.com hederaconsultores.blogspot.com Solicitud Presupuesto Consultora ISO 9001

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Compras segn ISO 9001:2008 McKinsey & Company public en

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o/preg_dptos/ICS_P.pdf

Mster

Universitario

de

Administracin

Direccin

de

Empresas

(MADIEMP) Universidad de Oviedo LOGSTICA