AS AUDITORIAS INTERNAS

Objectivos Gerais
Reconhecer o papel das auditorias internas

Objectivos Especficos
Reconhecer os diferentes tipos de Auditorias Identificar os intervenientes Auditor e Auditado Execuo de auditorias

Auditorias Internas

Um Sistema de Gesto FASES

Deciso da Gerncia

1. Diagnstico 2. Desenvolvimento da
documentao de suporte

3. Implementao do Sistema 4. Auditorias

Porqu Auditar?

Para Ter:
Auditorias Ambientais

A Confiana na Sua Organizao (em si)

Verificar!

A Confiana dos outros

Para Dar:
A Confiana aos outros
Provar!

Objectivos de Auditoria
Determinar a conformidade dos elementos sistema com os requisitos especificados;
Auditorias Ambientais

do

Promover melhorias no sistema (dar oportunidades de melhoria); Satisfazer exigncias regulamentares; Avaliar a eficcia do SGA; Verificar se o sistema de gesto cumpre eficazmente a poltica e os objectivos e metas definidos pela organizao Permitir o reconhecimento de um sistema.

Auditoria
Ferramenta essencial de gesto para o cumprimento de objectivos

Auditorias Ambientais

Auditoria : - Uma Inspeco ? - Uma reflexo ? - Uma verificao ?

Conceito de Auditoria
Processo sistemtico, independente e documentado, realizado com o propsito de obter evidncia de auditoria e avaliar a mesma de forma objectiva para determinar o cumprimento das polticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referencia (critrios de auditoria).

De acordo com as referncias: ISO 19011: 2003

Processo sistemtico, documentado e independente

Para que os resultados sejam credveis devem ser obtidos por pessoas que no estejam directamente envolvidos no trabalho auditado.

Evidncias

Objectivas: Informao verificvel, registos ou constataes de factos relevantes para a implementao ou manuteno do SGA Critrios de Auditorias: Poltica, prticas, procedimentos, comportamentos, indicadores de desempenho, ou requisitos com os quais o auditor compara as evidncias objectivas acerca da matria auditada.

Auditorias internas: Auto avaliao peridica, visando obter informaes relativas gesto ambiental para orientar e melhorar o SGA e/ou desempenho ambiental da organizao.

A satisfao de um Requisito

Conformidade

A NO satisfao de um Requisito

NO Conformidade

No Conformidade requisito

No satisfao de um

Defeito - No satisfao de um requisito relacionado com uma utilizao pretendida ou especificada No conformidade = Defeito

Tipos de Auditoria
Finalidade
Produto Processo Sistema

Profundidade Mini auditoria Faseada Parcial Total Seguimento

Relaes
Internas Externas

Auditoria a:
Produto ou Servio
Tendo em conta a finalidade

Determina se os requisitos do Produto/servio esto a ser cumpridos.

Processo
Verifica se os requisitos do processo Procedimentos, ITs) esto a ser cumpridos. (mtodos,

Sistema
Determina se os requisitos do sistema (Manual, poltica, normas, regulamentos) esto a ser cumpridos. Um sistema pode ser encarado como um conjunto de processos que geram um produto/servio.

Tendo em conta a profundidade

Mini auditoria Faseada

AUDITORIA
Total de Seguimento

Parcial

Mini Auditoria
Aplica-se a uma rea especifica ou delimitada. P.e. posto de Trabalho Tendo em conta a profundidade

Faseada
Acompanha o desenvolvimento de um projecto, processo ou produto medida que evoluem.

Parcial
executada apenas a uma rea funcional. P.e. Departamento ou seco

Total
Envolve o sistema no seu todo, de acordo com o mbito.

Seguimento
Permite observar se as aces correctivas solicitadas por uma auditoria anterior, foram implementadas e se so satisfatrias face ao sistema.

2 Parte
O cliente audita a nossa Organizao
Tendo em conta as relaes

CLIENTE

EXTERNA
Organizao

3 Parte
Auditoria por uma entidade (parte) Independente
(p.e. Certificao)

EXTERNA

INTERNA 1 Parte
Auditamos a nossa Organizao

2 Parte Ns auditamos um Fornecedor

FORNECEDOR

Auditorias de 3 parte
De Concesso
Auditorias de 3 parte

Auditoria realizada para efeitos de concesso da certificao / acreditao na sequncia da anlise do processo de candidatura. De Acompanhamento Auditoria realizada para efeitos de manuteno da certificao / acreditao. De Renovao Auditoria realizada para certificao / acreditao. efeitos de renovao da

De Extenso
Auditorias de 3 parte

Auditoria realizada para efeitos de tornar extensvel a certificao / acreditao a novos domnios (mbito) bem definidos, no abrangidos anteriormente.

De Seguimento Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os resultados das medidas correctivas decorrentes de no conformidades verificadas em auditorias anteriores.

Quem so os Actores deste processo?!

Cliente de Auditoria
Os Actores do Processo Pessoa ou organizao que requer a Auditoria

Auditado
Organizao a ser auditada

AUDITORIA

Equipa Auditora
Coordenador Auditor Tcnico Perito Observador

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Os Auditores
Auditor
Pessoa que possui qualificao para realizar auditorias.

Auditor Coordenador
Auditor responsvel pela conduo da Auditoria. O Auditor

Auditor Tcnico
Especialista no domnio do sector conhecimentos da norma de referncia. em apreciao, com

Perito Tcnico
Especialista no domnio do sector em apreciao, conhecimentos, especficos da norma de referncia. sem

Auditor Observador
Tcnico que, no tem responsabilidade directa na realizao da auditoria, mas acompanha os restantes elementos da Equipa Auditora.

A confiana e a fiabilidade do processo de auditorias depende da competncia da Equipa Auditora.

O Perfil do Auditor

A competncia baseia-se em:

Aptido para aplicar conhecimentos; Atributos Pessoais

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O auditor deve assegurar :

Uma avaliao executada com iseno; Que permanece fiel ao objectivo sem medo ou favor; Um relacionamento com as pessoas, pela via que melhor conduza aos O Perfil do Auditor objectivos; Reaces com sensibilidade aos hbitos locais; Que audita sem se distrair; Reaces eficazes em situaes difceis; Que chega a concluses baseadas em factos; Que as suas concluses so verdadeiras e no foram baseadas em preconceitos

Referncias:

* Cdigo de tica do Auditor

Atributos Pessoais
tico - Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto. Esprito Aberto - disposto a considerar ideias e pontos de vista alternativos. O Perfil do Auditor Diplomtico - ter tacto ao lidar com os outros. Observador - activamente consciente do ambiente e das actividades sua volta. Perceptivo - instantaneamente consciente e capaz de entender situaes. Verstil - ajusta-se rapidamente a diferentes situaes. Tenaz - persistente, concentrado em atingir objectivos. Concludente - chega a concluses pensamento e anlise lgicas. atempadas baseadas em

Auto confiante - age e funciona independentemente enquanto interage com outras pessoas.

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Quais as situaes que podem afectar a independncia do Auditor?

A independncia do Auditor
Existem conflitos de interesse que podem afectar a independncia do auditor
O Perfil do Auditor

Emprego anterior na empresa auditada; Ser ou ter sido fornecedor do auditado; Ter sido consultor do auditado; Contactos em concursos para ser contratado para colaborador; Amizade com os colaboradores do Auditado; Ofertas (de valor) efectuadas pelo auditado; Outras actividades que possam o desempenho do auditor.

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Norma de referncia

NP EN 3011:1993
Referenciais

ISO 19011:2003
Referencial para a programao, planeamento e execuo de Auditorias. Aplicvel a auditorias Internas e externas

Etapas de Auditoria
Preparao da Auditoria Plano Tarefas da Equipa Etapas de Auditoria Analise dos Documentos do SGA Execuo da Auditoria Reunio de Abertura Realizao Execuo e Preparao do Relatrio Reunio de Auditoria / Encerramento Concluses da Auditoria

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Preparao da Auditoria
Para Auditorias Internas
Programao das Auditorias

Programa de Auditorias

So definidos:

Os Processos Os Departamentos As Seces Os Produtos / Servios

A serem auditados ao longo de um ano.

Definam um Programa o mais completo possvel e recorram s vrias tipologias de Auditoria

Preparao da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas

Plano de Auditorias
Plano de Auditoria

Define:
Tipo de Auditoria Data (s) da Auditoria Equipa Auditora Processos a auditar Departamentos a auditar Horas e Etapas
Comunicao interna Afixado para conhecimento de todos os intervenientes

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Etapas de Auditoria
Preparao da Auditoria Plano Tarefas da Equipa Etapas de Auditoria Analise dos Documentos do SGQ Execuo da Auditoria Reunio de Abertura Realizao Execuo e Preparao do Relatrio Reunio de Auditoria / Encerramento Concluses da Auditoria

Execuo da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas

Tcnicas de Auditoria

Fontes de Informao
Entrevista
(Observao de actividades, envolvente, condies de trabalho)

Documentao
(do sistema implementado, regulamentos e legislao aplicvel)

Registos
(recolha de evidncias objectivas)

A auditoria sempre uma actividade baseada no conceito de amostragem

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Questes Habituais em Auditoria

Tcnicas para Questionar

COMO? PORQU?, O QU? QUANDO? OMDE? QUEM? Mostre-me por favor Posso ver Pergunta hipottica: O que sucederia.? ou Vamos supor que ? Desculpe mas no percebi, pode repetir por favor? Isso significa que ? Em situaes de dvida: SIM? ou NO?

Qualquer Pessoa da empresa pode ser contactada; Conduzidas no local de trabalho, sempre que possvel;

Na Entrevista:
Entrevista Fazer o possvel para que todos os intervenientes se sintam vontade; Tomar notas das constataes da Auditoria, explicitar essa necessidade; Cooperar; Efectuar perguntas curtas, claras, objectivas e abertas; Efectuar uma pergunta de cada vez; Pedir comprovativos; Analisar documentos e registos.

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Porqu a utilizao das listas de verificao?

A utilizao das listas de verificao (check lists), permite: Listas de Verificao Documentar que todos os aspectos relativos ao plano da Auditoria foram verificados; Fornecer a base para a reunio final e para o relatrio da auditoria; Fornecer evidncia objectiva de que a auditoria foi realizada; Evidenciar ordem e organizao.

Lista de Verificao

Etapas de Auditoria
Preparao da Auditoria Plano Tarefas da Equipa Etapas de Auditoria Analise dos Documentos do SGQ Execuo da Auditoria Reunio de Abertura Realizao Execuo e Preparao do Relatrio Reunio de Auditoria/Encerramento Concluses da Auditoria

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Preparao da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas

Relatrio de Auditoria
Plano de Auditoria Identificao do auditado Objectivo e mbito Documento de referncia Data e durao Equipa Auditora Pessoas contactadas Lista de distribuio do Relatrio Quaisquer divergncias no resolvidas Concluses

Relatrio de Auditoria Interna

E as No Conformidades?

Relatrio de Auditoria

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Constataes de Auditoria

No Conformidades
Constataes

Oportunidades de melhoria

Todas as constataes tm de ser suportadas em evidncias objectivas

Por exemplo: Documentos, registos, testemunhos

Aces correctivas e de Seguimento

Ps- Auditoria

Planear

Executar Verificar a eficcia

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Diferentes auditores, a trabalhar de forma independente, chegam s mesmas concluses, em circunstncias semelhantes

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