Manual Operacional

Sala de Situao

Verso 3.0

Manual Operacional do SIPLAG Atualizaes no documento Data 18/01/2011 Proprietrio Calandra Verso 1.0 Alterao Efetuada Criao da Apostila de Treinamento do Mdulo Monitoramento 23 pginas Reviso da SUBPL com vistas a adequar o documento s necessidades da SEPLAG; alterao do nome para Manual Operacional do Mdulo Monitoramento. Reviso da Introduo; alterao do nome para Manual Operacional do Mdulo Sala de Situao. Troca para o novo logo do SIPLAG; e introduo da numerao de captulos e pargrafos padronizada. Reviso geral do documento.

25/07/2011

Leandro Carneiro Foss

2.0

31/10/2011

lvaro Abrantes

2.1

20/03/2012

Leandro Carneiro Foss

3.0

Manual Operacional do SIPLAG

Sumrio
Captulo 1: Introduo ............................................................................................................... 4 1.1. 1.2. Objetivo ........................................................................................................................ 4 Pblico-Alvo................................................................................................................. 4

Captulo 2: Mdulo Sala de Situao ...................................................................................... 5 2.1. Conceitos Bsicos do Mdulo ...................................................................................... 5 2.2. Viso Geral do Mdulo Sala de Situao ................................................................... 5 2.3. Descrio do Processo de Sala de Situao ............................................................. 6 Captulo 3: Administrao da Sala de Situao .................................................................... 8 3.1. Administrao do Sistema Viso Geral ................................................................... 8 3.2. Administrao do Sistema Manuteno de Usurios............................................ 9 3.3. Administrao do Sistema Manuteno Portflios: Criar ................................... 11 3.4. Administrao do Sistema Manuteno Portflios: Editar/Excluir .................... 14 3.5. Administrao do Sistema Manuteno de Ciclo ................................................ 16 3.6. Administrao do Sistema Gerenciamento do Histrico .................................... 17 Captulo 4: Sala de Situao Seleo de Aes ................................................................. 19 4.1. Seleo de Aes: Viso Geral ................................................................................. 19 4.2. Selecionar Aes.......................................................................................................... 20 4.3. Gerar Relatrios das Aes Selecionadas............................................................... 25 Captulo 5: Sala de Situao Contexto Consolidado (Portflio) .................................... 30 5.1. Contexto Consolidado (Portflio) Viso Geral ...................................................... 30 5.2. Contexto Consolidado (Portflio): Visualizar Portflio & Gerar Relatrio ............ 31 5.3. Contexto Consolidado Visualizar Portflio (Detalhes) ........................................ 33 Captulo 6: Sala de Situao Contexto Ao.................................................................... 38 6.1. Contexto Ao Viso Geral ..................................................................................... 38 6.2. Contexto Ao: Visualizar Ao & Gerar Relatrio ................................................. 39 6.3. Contexto Ao: Visualizar Ao (Detalhes) ............................................................. 41

Manual Operacional do SIPLAG

Captulo 1: Introduo
1.1. Objetivo Fornecer as informaes necessrias para o usurio utiliz-lo no s como um guia para entender e poder navegar pelas funcionalidades, mas, tambm, para consulta sobre dvidas pontuais para fazer o melhor uso do Mdulo Sala de Situao do Sistema de Inteligncia em Planejamento e Gesto (SIPLAG).

1.2.

Pblico-Alvo

Usurios especiais diretamente envolvidos com a gesto dos portflios, dos programas e das aes estratgicas do Governo do Estado selecionadas para serem monitoradas pela Sala de Situao do SIPLAG.

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Captulo 2: Mdulo Sala de Situao

O mdulo de Sala de Situao um ambiente complexo de gesto de contextos, com atualizao de dados de diversos mdulos, inclusive do SIAFEM-RJ, alguns em tempo real, outros atualizados diariamente, seja via integrao de bases de dados, seja via digitao pelos gestores das aes e dos portflios. Seus painis, grficos e quadros fsico-financeiros permitem uma dinamizao do trabalho de gesto e da tomada de deciso num nvel mais estratgico de Governo.

2.1. Conceitos Bsicos do Mdulo Ao: projeto, atividade ou operao especial em que um programa est detalhado. Contextos: (1) so ambientes web que permitem acesso s informaes necessrias para desenvolvimento do processo de monitoramento com foco na atualizao das informaes e colaborao entre os envolvidos. (2) ambiente de cooperao, onde diferentes informaes, de diferentes origens, so agrupadas e estruturadas de forma a proporcionar uma viso globalizada de uma determinada realidade, permitindo uma melhor tomada de deciso. Portflio: conjunto de aes agrupadas, intra ou inter programas, intra ou inter setorial, para facilitar o gerenciamento e o controle fsico-financeiro da execuo das aes e permitir atingir os objetivos estratgicos das polticas pblicas em harmonia com as estratgias de governo. Sala de Situao: (1) um instrumento de planejamento surgido no campo militar, com a finalidade de monitorar situaes de perigo em que "o tempo" a varivel fundamental. (2) funciona como um centro de gesto de situaes crticas e subsidia a tomada de deciso.

2.2. Viso Geral do Mdulo Sala de Situao Trata-se de uma ferramenta nova, cuja tecnologia contribuir para a consolidao de uma cultura de gesto mais colaborativa e executiva do Estado. Uma referncia aplicao do conceito de Sala de Situao foi publicada, em 1977, por Carlos Matus, tcnico em planejamento da Comisso Econmica para a Amrica Latina (Cepal). Quando publicou seus primeiros estudos utilizando o conceito de Sala de Situao no planejamento e monitoramento de aes governamentais, Matus propunha nova abordagem do planejamento e tinha como pressuposto bsico ampliar a capacidade de gesto governamental. O exemplo mais recente o seu emprego na gesto do PAC Programa de Acelerao do Crescimento pelo Governo Federal.

Manual Operacional do SIPLAG Neste sentido, o mdulo de Sala de Situao do SIPLAG objetiva ser uma ferramenta de gesto de Aes do PPA consideradas como estratgicas pelo Governo do Estado e selecionadas para compor um Portflio de Aes. O conceito de monitoramento utilizado no mdulo destaca fatores como a produo de informaes fsicas e financeiras sintticas e interpretadas a respeito das aes selecionadas, as quais fazem parte de um portflio. Alm da avaliao situacional da Ao, a qual permite o registro de marcos executivos e da proposio de medidas preventivas e corretivas decididas pelo gestor do portflio e comunicadas ao gestor de cada ao, por meio do prprio mdulo, para a implementao das devidas correes de rumo. O mdulo oferece dois contextos de acesso s informaes: por ao: trata das informaes individualizadas das aes e do seu monitoramento, inclusive das atividades que antecedem a sua execuo oramentria e financeira. por portflio de aes: trata de informaes consolidadas, destacando questes relevantes e pontos de ateno de cada ao do portflio e uma viso agregada do conjunto do portflio.

Um portflio pode conter: uma nica ao confunde-se com a gesto de projeto; um conjunto de aes igual ao de um programa - confunde-se com a gesto de programa; um conjunto de aes de vrios programas trata-se de uma gesto de portflio multiprogramtica, podendo ser de programas setoriais ou multissetoriais.

2.3. Descrio do Processo de Sala de Situao 1) Primeiro passo: criar um portflio, como por exemplo, Olimpadas 2016.

2) Segundo passo: o usurio far uma seleo das aes com finalidades alinhadas ao objetivo Olimpadas 2016 cadastradas no SIPLAG, que deseja monitorar por meio da Sala de Situao e do portflio Olimpadas 2016. possvel acompanhar uma ao nova que ainda no conste do PPA/LOA, mas, neste caso, s ser possvel acompanhar seus marcos executivos e informaes fsico-financeiras digitadas no prprio mdulo. Quando a ao j consta do PPA e da LOA seus dados cadastrais, metas fsicas e informaes financeiras so carregados e atualizados automaticamente no mdulo de Sala de Situao, sem que o usurio necessite redigit-los.

3) Terceiro passo: dar inicio aos ciclos peridicos de monitoramento. No ciclo em aberto, a equipe de gesto de cada ao realiza uma anlise crtica das informaes disponveis e as recomendaes e orientaes do gestor do portflio sobre a Ao e realiza as atualizaes necessrias em relao : Situao de execuo;
6

Manual Operacional do SIPLAG Marcos executivos da ao; Informaes gerenciais (restries, providncias e encaminhamentos).

Esta disponibilizao de informaes em fotos, painis e grficos desencadeia um processo de deciso e procedimentos necessrios para superar as eventuais restries ao sucesso da Ao e permitir que providncias sejam realizadas e os resultados planejados sejam alcanados. O mdulo Sala de Situao ainda permite, ao longo do tempo, acumular vrios ciclos de monitoramento, criando um histrico sobre a execuo de cada ao e do portflio como um todo. A manipulao dos dados e informaes exercida por trs atores de diferentes aladas: desde o responsvel primrio pelas informaes, passando pelos monitores, e chegando at um comit gestor de carter estratgico.

Resumo: o processo de Sala de Situao composto pelas seguintes atividades: 1 Definio do portflio, de seu objetivo e do perfil de seus atores; 2 Escolha das Aes que integraro o portflio; 3 Anlise/atualizao das informaes das Aes; e 4 Tomada de Deciso e definio de medidas corretivas para o sucesso da ao e, em conseqncia, do portflio pelo gestor, ou comit gestor, do portflio; 5 Implementao das medidas corretivas pelo gestor da ao; 6 Atualizao das informaes digitadas pelo gestor da ao relativa aos marcos executivos; e 7 Volta para o passo 3.

Manual Operacional do SIPLAG

Captulo 3: Administrao da Sala de Situao

O mdulo Sala de Situao tem o acesso a seu menu controlado por meio de perfil prprio na Camada Transacional, mas o controle da navegao dos usurios pelas suas funcionalidades feito no submdulo Administrao do prprio mdulo. 3.1. Administrao do Sistema Viso Geral Esta opo no menu de Sala de Situao s aparece para os usurios com perfil de Administrao do sistema. O menu Administrao oferece as seguintes funcionalidades, cuja operao ser descrita nas prximas pginas: Manuteno de usurios: gerenciar as permisses de usurios; Manuteno de Portflios: gerenciar os portflios de aes (criar, editar, excluir); Manuteno de Ciclos: gerenciar as mudanas de ciclos de Sala de Situao.

Administrao

Manual Operacional do SIPLAG 3.2. Administrao do Sistema Manuteno de Usurios O acesso s diversas informaes do sistema depende do perfil de cada usurio. O perfil do usurio depende da alada e do tipo de acesso concedidos a cada um. H quatro tipos de aladas que tm acesso aplicao: 1. 2. 3. 4. gestores, monitores, responsveis e observadores.

Cada um deles ter, conforme seu grau de autonomia no processo de Sala de Situao das Aes e Portflios, diferentes liberdades de navegao no sistema. Vale lembrar que cada usurio pode ter uma alada diferente para diversos contextos. A alada do usurio pode ser identificada no topo da tela no lado direito. Tipo de Alada

1. Acessar a Sala de Situao Clicar no menu monitoramento Clicar no sub-menu Sala de situao Resultado esperado: abre uma nova aba com a Sala de Situao. 2. Acessar a Manuteno de Usurios Clicar no menu Administrao Clicar no sub-menu Manuteno de Usurios Resultado esperado: abre a tela de Manuteno de Usurios e exibe abas de acesso por portflio e acesso por UO

3. Definir acesso de usurio por portflio A operao bem simples: existem trs combo-box. A primeira exibe os usurios, a segunda mostra as aladas e a ltima contempla os Portflios existentes. Clicar na aba Acesso por portflio Selecionar o usurio na primeira combo-box Selecionar a alada na segunda combo-box Selecionar o portflio na terceira combo-box
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Manual Operacional do SIPLAG Clicar no boto adicionar Resultado esperado: exibe usurio/alada/portflio

uma

nova

linha

com

nome

do

Combo-box Usurio

4. Definir acesso de usurio por UO A operao semelhante ao acesso por portflio: existem trs combo-box. A primeira exibe os usurios, a segunda mostra as aladas e a ltima contempla as UOs existentes. Clicar na aba Acesso por UO Selecionar o usurio na primeira combo-box Selecionar a alada na segunda combo-box Selecionar o UO na terceira combo-box Clicar no boto adicionar Resultado esperado: exibe uma nova linha com o nome do usurio/alada/UO

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Manual Operacional do SIPLAG 3.3. Administrao do Sistema Manuteno Portflios: Criar 1. Acessar a Sala de Situao Clicar no menu monitoramento Clicar no sub-menu Sala de situao Resultado esperado: abre uma nova aba com a Sala de Situao.

Sala de Situao

2. Acessar a Manuteno de Portflios Clicar no menu Administrao Resultado esperado: abre a tela de Manuteno de Portflios e exibe a lista dos portflios j criados e suas respectivas informaes Manuteno de Portflios

Boto Novo Portflio

3. Abrir o formulrio de criao de novo portflio Clicar no boto Novo Portflio Resultado esperado: abre o formulrio de criao de novo portflio

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Manual Operacional do SIPLAG 4. Definir o novo portflio Digitar o nome desejado para o portflio (campo livre) Digitar a sigla desejada para o portflio (campo livre) Selecionar na lista de valores a(s) UO(s) responsveis pela Ao do PPA Pressionar o CTRL para selecionar mais de uma UO

UOs Selecionadas

Clicar sobre o boto exibir aes Resultado esperado: exibe a lista com todas as aes da(s) UO(s) selecionada(s), as quais podero ser includas no novo portflio. Lista de Aes da (s) UO(s) Boto de seta dupla

Selecionar na lista de valores as aes que faro parte do portflio Clicar no boto de seta dupla para incluir a ao no portflio Resultado esperado: aes aparecerem na coluna UO/Programa/Aes Selecionadas Repetir o procedimento para as aes de outras UOs que faro parte do portflio.

Clicar no boto salvar Resultado esperado: sistema exibe mensagem de operao realizada com sucesso e o novo portflio exibido na lista de portflios.

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Manual Operacional do SIPLAG Novo Portflio

INFORMAO ADICIONAL: AES & PORTFLIOS Uma ao pode fazer parte apenas de um portflio. Assim, se o usurio desejar mudar o portflio do qual a ao faz parte, ser necessrio excluir a ao do primeiro portflio e depois realizar a incluso.

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Manual Operacional do SIPLAG 3.4. Administrao do Sistema Manuteno Portflios: Editar/Excluir 1. Acessar a Sala de Situao do Monitoramento Clicar no menu monitoramento Clicar no sub-menu Sala de situao Resultado esperado: abre uma nova aba com a Sala de Situao. 2. Acessar a Manuteno de Portflios Clicar no menu Administrao Resultado esperado: abre a tela de Manuteno de Portflios e exibe a lista dos portflios j criados e suas respectivas informaes 3. Ordenar lista de portflios A ordenao da lista pode ser definida por qualquer uma das colunas (sigla, nome, quantidade de aes), bastando clicar no nome da mesma. Clicar no boto Nome

Resultado esperado: a lista de portflios passa a ser organizada por ordem alfabtica. Manuteno de Portflios Consultar Aes do Portflio

4. Consultar as aes do portflio Clicar no hyperlink da coluna QTD AES Resultado esperado: exibe uma lista com todas as Aes do referido Portflio.

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Manual Operacional do SIPLAG 5. Editar o portflio Clicar no cone lpis na linha do portflio que deseja editar Resultado esperado: abre a tela de edio de portflio para que o usurio execute suas alteraes

INFORMAES ADICIONAIS: EDIO DE PORTFLIO Os procedimentos de edio so idnticos aos de criao de portflios. Assim, em caso de dvidas a respeito da edio favor consultar a instruo de Criao de portflios.

6. Excluir portflio Clicar no menu Administrao para retornar tela de manuteno de portflios Clicar no cone lpis na linha do portflio que deseja excluir Resultado esperado: exibe janela de confirmao da excluso Clicar no boto OK para confirmar a excluso do portflio

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Manual Operacional do SIPLAG 3.5. Administrao do Sistema Manuteno de Ciclo 1. Acessar a Sala de Situao do Monitoramento Clicar no menu monitoramento Clicar no sub-menu Sala de situao Resultado esperado: abre uma nova aba com a Sala de Situao. 2. Acessar a Manuteno de Usurios Clicar no menu Administrao Clicar no sub-menu Manuteno de Ciclo Resultado esperado: abre a tela de Manuteno de ciclo, exibe o ciclo atual e a opo de troca de ciclo.

3. Realizar a troca do ciclo Clicar na checkbox Importar dados SIPLAG Clicar no boto Trocar Ciclo

INFORMAO ADICIONAL A Manuteno de Ciclo a funcionalidade que permite trocar de Ciclo no sistema de Sala de Situao e definir se deseja importar dados do Siplag. Os dados Importados do SIPLAG obrigatoriamente trocam o ciclo.

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Manual Operacional do SIPLAG 3.6. Administrao do Sistema Gerenciamento do Histrico As informaes de monitoramento devem ser tratadas com ateno e suas alteraes devem ser analisadas de forma detalhada. Por isso, est disponvel na aplicao um relatrio com o histrico de atualizaes para os administradores, gestores e monitores. 1. Acessar a Sala de Situao do Monitoramento Clicar no menu monitoramento Clicar no sub-menu Sala de situao Resultado esperado: abre uma nova aba com a Sala de Situao. 2. Acessar o Gerenciamento do Histrico Clicar no menu Gerenciamento Clicar no sub-menu Histrico Resultado esperado: abre a tela de Gerenciamento de Histrico, exibe o ciclo atual e a opo de troca de ciclo.

INFORMAO ADICIONAL: HISTRICO Automaticamente uma tabela com o histrico de alteraes realizadas na aplicao aparece na tela com as seguintes informaes: o o o o Data/Hora; Ttulo (do empreendimento); Usurio/Perfil; Ao
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Manual Operacional do SIPLAG o o Campo alterado; Valor atualizado

3. Filtrar o histrico de atualizaes Para restringir a visualizao das atualizaes realizadas na aplicao, o usurio pode filtrar as atualizaes que deseja visualizar. Digitar o perodo incio e fim Clicar no boto pesquisar

Resultado esperado: tabela com o histrico de alteraes realizadas apresenta somente as alteraes realizadas no perodo filtrado.

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Manual Operacional do SIPLAG

Captulo 4: Sala de Situao Seleo de Aes

4.1. Seleo de Aes: Viso Geral Ao acessar a Sala de Situao, a tela de Seleo de automaticamente aberta. Esta tela o primeiro item do Menu principal da aplicao e oferece ao usurio um painel de controle para uma anlise rpida das Aes monitoradas. So disponibilizadas as seguintes funcionalidades: Acessar diretamente os Portflios criados; Selecionar/listar as Aes a partir de quatro tipos de filtros o Filtro por Situao o Filtro por Programa o Filtro por UO o Filtro por Portflio Realizar buscas por aes e palavras-chaves; Gerar relatrios sobre as Aes selecionadas. Seleo

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Manual Operacional do SIPLAG 4.2. Selecionar Aes 1. Entrar na pgina do sistema Digite em seu navegador de internet (Internet Explorer ou Mozilla Firefox) o endereo (URL): http://www.Siplag.rj.gov.br/ Resultado esperado: carrega a pgina de acesso ao SIPLAG 2. Inserir as informaes de acesso ao sistema Digite no campo Usurio seu nmero de CPF. no campo Senha a senha que foi escolhida Caso seja o primeiro acesso utilizar a senha padro Siplag Clique no boto Login Resultado esperado: abre a pgina Minhas Mensagens

OBS: caso ainda no esteja cadastrado, entrar em contato com o Administrador do sistema.

3. Acessar a Sala de Situao Clicar no menu monitoramento Clicar no sub-menu Sala de situao

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Manual Operacional do SIPLAG

Sala de Situao

Resultado esperado: abre uma nova aba com a Sala de Situao.

Tipos de Filtros

4. Aplicar filtro para seleo de Aes (por situao) Clicar no cone seta na aba Situao Resultado esperado: expande caixa com as opes de filtro Clicar nas checkboxes para a(s) situao(es) e/ou estgio(s) desejado(s) Resultado esperado: as opes selecionadas aparecem na caixa Opes Marcadas Seleo de Situaes e Estgios

Clicar no boto listar Resultado esperado: lista as aes que se enquadram na(s) situao(es) e/ou estgio(s) desejado(s) so exibidas

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Manual Operacional do SIPLAG

INFORMAO ESTGIOS

ADICIONAL:

DETALHES

DE

SITUAES

&

Situaes utilizadas na Monitoramento do SIPLAG: Adequado Ateno Concludo No Informado Preocupante

Estgios utilizadas no Monitoramento do SIPLAG: Concludo Em execuo Em Licitao da Obra Em licitao Ao Preparatria Sem informao Em Operao Em Obra

5. Aplicar filtro para seleo de Aes (por Programa, UO ou Portflio) Clicar no cone seta na aba de Programa, UO ou Portflio Resultado esperado: expande caixa com a respectiva lista Clicar na lista de valores nos nomes desejados Use o CTRL para selecionar mais de um item da lista Resultado esperado: as opes selecionadas aparecem na caixa Opes Marcadas

Clicar no boto listar Resultado esperado: lista as aes que se enquadram na(s) situao(es) e/ou estgio(s) desejado(s) so exibidas

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Manual Operacional do SIPLAG

INFORMAO ADICIONAL: FILTROS Os filtros podem ser combinados, assim pode-se filtrar as aes por situao, programa, UO e portflio ao mesmo tempo Deve-se atentar que ao marcar algumas opes de filtros, as mesmas permanecem at que o usurio clique no boto Limpar

6. Analisar Aes Selecionadas (Painel de Controle) A partir do filtro aplicado no passo anterior ser gerada uma lista semelhante lista abaixo, e assim pode-se ter uma viso ampla da situao das Aes. A lista de Aes pode ser ordenada conforme Situao ou Data Fim. Facilitando a priorizao e destaque de Aes que estejam com status preocupante ou agrupando aquelas cujos prazos estejam mais prximo de expirar, propiciando, assim, maior destaque para as Aes que precisam de mais ateno. Clicar no boto seta acima do ttulo da coluna desejada para ordenar a lista

Resultado esperado: a lista de aes reordenada.

INFORMAO ADICIONAL: PAINEL DE CONTROLE a) UO/Programa/Cd. Ao/Ttulo: so as informaes cadastradas no SIPLAG e importadas automaticamente pelo SIPLAG; b) Situao: exibe a situao atual da ao (verificar quadro anterior para detalhes) c) Estgio: exibe o estgio atual da ao (verificar quadro anterior
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Manual Operacional do SIPLAG para detalhes) d) Data fim: previso de concluso da ao, de acordo com o cadastrado no SIPLAG; e) Valor liquidado: informao importada do SIAFEM e se refere aos valores oramentrios que esto destinados a um fornecedor em funo da efetiva entrega de um bem/servio definido em contrato; f) % Realizado: avano fsico da ao;

7. Visualizar detalhes de Aes A partir da anlise das aes o usurio pode visualizar os detalhes das aes. O exemplo abaixo apresenta uma ao com situao preocupante e para descobrir o que est acontecendo de forma mais aprofundada o que est acontecendo. Clicar no hyperlink do nome da ao Resultado esperado: abre nova tela que exibe os detalhes da ao.

Detalhes da Ao

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Manual Operacional do SIPLAG 4.3. Gerar Relatrios das Aes Selecionadas 1. Entrar na pgina do sistema Digite em seu navegador de internet (Internet Explorer ou Mozilla Firefox) o endereo (URL): http://www.Siplag.rj.gov.br/ Resultado esperado: carrega a pgina de acesso ao SIPLAG 2. Inserir as informaes de acesso ao sistema Digite no campo Usurio seu nmero de CPF. no campo Senha a senha que foi escolhida Caso seja o primeiro acesso utilizar a senha padro Siplag Clique no boto Login Resultado esperado: abre a pgina Minhas Mensagens 3. Acessar a Sala de Situao do Monitoramento Clicar no menu monitoramento Clicar no sub-menu Sala de situao Resultado esperado: abre uma nova aba com a Sala de Situao.

Tipos de Filtros

4. Aplicar filtro para seleo de Aes (por situao) Clicar no cone seta na aba Situao Resultado esperado: expande caixa com as opes de filtro Clicar nas checkboxes para a(s) situao(es) e/ou estgio(s) desejado(s) Resultado esperado: as opes selecionadas aparecem na caixa Opes Marcadas Seleo de Situaes e Estgios

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Manual Operacional do SIPLAG Clicar no boto listar Resultado esperado: lista as aes que se enquadram na(s) situao(es) e/ou estgio(s) desejado(s) so exibidas

5. Aplicar filtro para seleo de Aes (por Programa, UO ou Portflio) opcional Clicar no cone seta na aba de Programa, UO ou Portflio Resultado esperado: expande caixa com a respectiva lista Clicar na lista de valores nos nomes desejados Use o CTRL para selecionar mais de um item da lista Resultado esperado: as opes selecionadas aparecem na caixa Opes Marcadas

Clicar no boto listar Resultado esperado: lista as aes que se enquadram na(s) situao(es) e/ou estgio(s) desejado(s) so exibidas

INFORMAO ADICIONAL: FILTROS Os filtros podem ser combinados, assim pode-se filtrar as aes por situao, programa, UO e portflio ao mesmo tempo Deve-se atentar que ao marcar algumas opes de filtros, as mesmas permanecem at que o usurio clique no boto Limpar

6. Analisar Aes Selecionadas (Painel de Controle) A partir do filtro aplicado no passo anterior ser gerada uma lista semelhante lista abaixo, e assim pode-se ter uma viso ampla da situao das Aes. A lista de Aes pode ser ordenada conforme Situao ou Data Fim. Facilitando a priorizao e destaque de Aes que estejam com status preocupante ou agrupando aquelas cujos prazos estejam mais prximo de expirar, propiciando, assim, maior destaque para as Aes que precisam de mais ateno. Clicar no boto seta acima do ttulo da coluna desejada para ordenar a lista Resultado esperado: a lista de aes reordenada.
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Manual Operacional do SIPLAG

7. Gerar relatrio de Aes Selecionadas INFORMAO ADICIONAL: TIPOS DE RELATRIOS Exportar: gera uma planilha em Excel contendo todas as Aes exibidas na tela, com as respectivas colunas (UO, Programa,..., % Realizado, etc); Gerar Apresentaes: gera uma apresentao em PPT na qual cada slide representa uma Ao, contendo alguns dados da mesma; Gerar Pendncias: gera um relatrio em PDF que exibe as pendncias referentes aos Acompanhamentos das Aes.

7.1 Gerar relatrio de Aes Selecionadas Exportar para Planilha Clicar no boto Exportar Resultado esperado: aparece nova janela Selecionar na checkbox a opo abrir com >> Boto OK Resultado esperado: gera uma planilha contendo todas as Aes exibidas na tela, com as respectivas colunas (UO, Programa,..., % Realizado, etc)

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Manual Operacional do SIPLAG

7.2 Gerar relatrio de Aes Selecionadas Gerar Apresentaes Clicar no boto Gerar Apresentao Resultado esperado: aparece nova janela Selecionar na checkbox a opo abrir com >> Boto OK Resultado esperado: gera uma apresentao em PPT na qual cada slide representa uma Ao, contendo alguns dados da mesma

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Manual Operacional do SIPLAG 7.3 Gerar relatrio de Aes Selecionadas Gerar Pendncias Clicar no boto Gerar pendncias Resultado esperado: aparece nova janela Selecionar na checkbox a opo abrir com >> Boto OK Resultado esperado: gera um documento PDF com as pendncias referentes ao acompanhamento das aes selecionadas

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Captulo 5: Sala de Situao Contexto Consolidado (Portflio)

5.1. Contexto Consolidado (Portflio) Viso Geral A tela de Contextos permite a visualizao e o acompanhamento consolidado de todas as Aes que fazem parte de um Portflio. Nesta tela, o usurio pode realizar atualizaes referentes ao Acompanhamento Gerencial e consultar as seguintes informaes a respeito do portflio selecionado: Evoluo da situao do portflio; Evoluo do estgio do portflio; Lista de envolvidos no portflio; Arquivos anexos; Resumo do portflio; Aes selecionadas no portflio; Acompanhamento gerencial; Gerao de relatrios em formato PDF e PPT.

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Manual Operacional do SIPLAG 5.2. Contexto Consolidado (Portflio): Visualizar Portflio & Gerar Relatrio 1. Entrar na pgina do sistema Digite em seu navegador de internet (Internet Explorer ou Mozilla Firefox) o endereo (URL): http://www.Siplag.rj.gov.br/ Resultado esperado: carrega a pgina de acesso ao SIPLAG 2. Inserir as informaes de acesso ao sistema Digite no campo Usurio seu nmero de CPF. no campo Senha a senha que foi escolhida Caso seja o primeiro acesso utilizar a senha padro Siplag Clique no boto Login Resultado esperado: abre a pgina Minhas Mensagens 3. Acessar a Sala de Situao do Monitoramento Clicar no menu monitoramento Clicar no sub-menu Sala de situao Resultado esperado: abre uma nova aba com a Sala de Situao.

4. Acessar o Contexto Consolidado Clicar no menu Contexto Clicar no sub-menu Consolidado Resultado esperado: exibe a tela com os portflios cadastrados e suas informaes.

Ttulo dos Portflios Cadastrados

5. Visualizar Portflio Clicar no hyperlink do ttulo do portflio cadastrado Resultado esperado: exibe informaes consolidadas e funcionalidades a respeito do portflio escolhido.

6. Gerar Relatrio do Portflio tipo Bsico (PDF) Clicar no boto Relatrio Bsico (PDF) Resultado esperado: aparece nova janela Selecionar na checkbox a opo abrir com >> Boto OK Resultado esperado: gera um relatrio com informaes consolidadas sobre o portflio
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Manual Operacional do SIPLAG 7. Gerar Relatrio do Portflio tipo Completo (PDF) Clicar no boto Relatrio Completo (PDF) Resultado esperado: aparece nova janela Selecionar na checkbox a opo abrir com >> Boto OK Resultado esperado: gera um relatrio com informaes consolidadas sobre o portflio

Gerar Relatrios

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Manual Operacional do SIPLAG 5.3. Contexto Consolidado Visualizar Portflio (Detalhes) 1. Evoluo da Situao Mostra a situao das Aes do Portflio. A aba Valor exibe o total do valor financeiro das Aes em determinada situao. A aba Quantidade exibe simplesmente a quantidade de Aes em cada situao.

2. Evoluo do Estgio Similar ao quadro Evoluo da Situao. A diferena que nesse caso so exibidos os estgios das Aes do Portflio.

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Manual Operacional do SIPLAG 3. Lista de Envolvidos Essa regio exibe os usurios envolvidos com o Portflio e a funo que cada um deles exerce no Portflio.

4. Arquivos Anexos Essa funcionalidade permite incluir arquivos na tela de acompanhamento Consolidado do Portflio.

Clicar no boto Selecionar Arquivo Resultado esperado: abre nova janela para seleo do arquivo desejado Selecionar o arquivo e clicar no boto abrir Resultado esperado: arquivo selecionado aparece na lista de arquivos anexos

5. Resumo do Portflio O quadro Resumo do Portflio exibe informaes consolidadas de todas as Aes do Portflio. No canto inferior direito, aparece um cone para que o usurio possa escrever um comentrio.

Para os usurios com permisso de editar dados do Portflio, ao lado do cone de comentrios, aparecer um lpis que permite editar alguns dados do quadro Resumo do Portflio.

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6. Aes Selecionadas Essa regio exibe as Unidades que possuem aes associadas ao Portflio.

Por aqui possvel acessar diretamente a tela de acompanhamento da ao, bastando para isso clicar na unidade a qual a Ao est associada e, aps isso, clicar na ao para que seja aberta a tela de monitoramento da mesma.

7. Acompanhamento Gerencial Esta regio possibilita gesto dos itens de acompanhamento relacionados ao portflio.

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Manual Operacional do SIPLAG As informaes desta regio so inseridas durante a sala de situao e sua preparao. Estas so fundamentais para o acompanhamento da Ao selecionada por viabilizar o compartilhamento do que deve ser feito, do que foi feito, por quem foi feito e quando deve ser feito. Os acompanhamentos exibidos so relativos apenas ao ciclo de monitoramento aberto. Para todos os acompanhamentos, esto disponveis as seguintes funcionalidades e atributos que so representadas pelas seguintes colunas desta regio: o Ordenao e Identao - Permite que o usurio ordene os acompanhamentos dentro de suas classificaes e crie hierarquias visuais entre eles. Indicador da alada Indica a alada correspondente ao usurio que incluiu o acompanhamento Descrio do acompanhamento - Permite que o usurio insira a descrio do acompanhamento Data/Prazo do acompanhamento Permite que o usurio insira a data limite para resoluo do acompanhamento Comentrios Permite que o usurio insira e visualize comentrios e tambm indica se h comentrios. Aps insero de comentrio(s) automaticamente este cone passa de cinza para azul. Ao passar o mouse em cima do cone automaticamente aparece uma caixa escrita comentrio(X), sendo X o nmero de comentrios inseridos. Edio Permite que o usurio edite os acompanhamentos, podendo atualizar os campos: descrio e prazo. Ao finalizar a edio o usurio deve clicar no cone verde checkmark para concluir a edio. Excluso Permite que o usurio exclua os acompanhamentos Adio Permite que o usurio adicione um novo acompanhamento ao clicar no cone + no canto direito na parte de baixo da regio. Para concluir a adio do acompanhamento h que se clicar no cone concluir (checkmark).

o o o o

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Ao editar um acompanhamento este recebe automaticamente a alada do usurio que realizou a edio. Todos os usurios com alada: Gestor, Monitor e Responsvel podem incluir, acompanhamentos. Usurios com alada igual ou superior a do acompanhamento podem editar, excluir, mudar identao/ordenao e definir alada dos acompanhamentos, mas sempre podem incluir acompanhamentos ou fazer comentrios. O objetivo disso que no haja interferncia e seja mantido o processo de prestao e tratamento de informaes desde o responsvel at os gestores. Usurios com alada Observador s podem visualizar os acompanhamentos. Para verificar a alada dos acompanhamentos basta passar o mouse em cima do cone indicador da alada que aparecer na tela o nome da alada. Esta regio possui duas formas de visualizao:

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Manual Operacional do SIPLAG o Acompanhamento Gerencial 1: So exibidos os resultados, restries e providncias de todas as aladas (responsvel, monitor e gestor). Esta a viso padro, que aparece automaticamente nesta regio. Acompanhamento Gerencial 2: So exibidos os resultados, restries e providncias somente das aladas Gestor e Monitor. H que se clicar nesta aba no topo desta regio para acessar esta viso.

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Captulo 6: Sala de Situao Contexto Ao

6.1. Contexto Ao Viso Geral A tela de Contexto Ao permite a visualizao e o acompanhamento individual das Aes que fazem parte de um Portflio. Nesta tela, o usurio pode consultar informaes e realizar atualizaes na Ao. As seguintes informaes a respeito da Ao selecionada esto disponveis: Resumo da Ao; Evoluo da situao da Ao; Arquivos anexos; Dados cadastrais do Programa ao qual a Ao est vinculada; Dados cadastrais da Ao e seus produtos; Situao da Ao; Marcos executivos da Ao; Gerao de relatrios; Acompanhamento gerencial.

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Manual Operacional do SIPLAG 6.2. Contexto Ao: Visualizar Ao & Gerar Relatrio 1. Entrar na pgina do sistema Digite em seu navegador o endereo (URL): http://www.Siplag.rj.gov.br/ Resultado esperado: carrega a pgina de acesso ao SIPLAG 2. Inserir as informaes de acesso ao sistema Digite no campo Usurio seu nmero de CPF. no campo Senha a senha que foi escolhida Caso seja o primeiro acesso utilizar a senha padro Siplag Clique no boto Login Resultado esperado: abre a pgina Minhas Mensagens 3. Acessar a Sala de Situao do Monitoramento Clicar no menu monitoramento > Clicar no sub-menu Sala de situao Resultado esperado: abre uma nova aba com a Sala de Situao.

4. Acessar o Contexto Consolidado Clicar no menu Contexto > Clicar no sub-menu Ao Resultado esperado: exibe a tela com a primeira Ao cadastrada no Portflio selecionado e suas informaes. Boto Lista de Aes

5. Mudar a Ao exibida Clicar no boto Lista de Aes Resultado esperado: exibe nova janela com a lista de aes cadastradas no Portflio

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Hyperlink da Ao

Clicar no hyperlink com o nome da Ao desejada (Coluna Ttulo) Resultado esperado: exibe as informaes relativas Ao selecionada.

6. Gerar Relatrio do Portflio tipo Bsico (PDF) Clicar no boto Relatrio Bsico (PDF) Resultado esperado: aparece nova janela Selecionar na checkbox a opo abrir com >> Boto OK Resultado esperado: gera um relatrio com informaes sobre a Ao

7. Gerar Relatrio do Portflio tipo Completo (PDF) Clicar no boto Relatrio Completo (PDF) Resultado esperado: aparece nova janela Selecionar na checkbox a opo abrir com >> Boto OK Resultado esperado: gera um relatrio com informaes sobre a Ao

Gerar Relatrios

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Manual Operacional do SIPLAG 6.3. Contexto Ao: Visualizar Ao (Detalhes) 1. Identificao dos Dados Cadastrais Este quadro apresenta a identificao do Portflio, cdigo da UO, Programa, aos quais a Ao est vinculada, alm de permitir a gerao de relatrios.

2.

Resumo da Ao

Essa regio exibe um resumo, com opo de gerar uma apresentao PPT, disponibilizar uma imagem que identifique a Ao, mostra os cdigos da Unidade, do Programa, alm do cdigo da prpria Ao e o ttulo da mesma.

3. Evoluo da Situao da Ao Esta regio exibe a evoluo da ao, registrando o histrico das situaes. Mostra tambm o percentual de execuo fsica e financeira

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Manual Operacional do SIPLAG 4. Arquivos Anexos Essa funcionalidade permite incluir arquivos na tela de acompanhamento Consolidado do Portflio.

Clicar no boto Selecionar Arquivo Resultado esperado: abre nova janela para seleo do arquivo desejado Selecionar o arquivo e clicar no boto abrir Resultado esperado: arquivo selecionado aparece na lista de arquivos anexos

5. Dados Cadastrais do Programa Esse quadro mostra alguns dados cadastrais do Programa ao qual a Ao est vinculada. Alm disso, possvel cadastrar indicadores no Programa clicando no cone do lpis.

Clicar no boto Lpis Clicar no boto Novo Registro Resultado esperado: expande caixa para insero do indicador Selecionar o arquivo e clicar no boto abrir Digitar as informaes solicitadas

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Clicar no boto confirmar Resultado esperado: arquivo selecionado aparece na lista de arquivos anexos

6. Dados Cadastrais da Ao Aqui so apresentados os dados da prpria Ao, com seus produtos, meta prevista e regio. A meta realizada pode ser editada ao clicar no cone do lpis. O campo de meta realizada ficar habilitado para modificao. Aps editar a meta realizada, o cone na ltima coluna informar o usurio, data e hora da ltima modificao, ao passar o mouse sobre o mesmo.

Para salvar a modificao, basta clicar no cone verde. Para cancelar o cone vermelho.

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Manual Operacional do SIPLAG 7. Investimento da Ao

Essa regio proporciona informaes de cunho mais financeiro e oramentrio. possvel editar os campos de Investimento Necessrio no Exerccio e Justificativa do Saldo. Para Aes do Tipo No Oramentria possvel editar os campos Investimento Necessrio no Exerccio, Total aplicado pelo parceiro no exerccio e Justificativa do Saldo. 8. Situao da Ao

A regio Situao da Ao praticamente toda evitvel, com exceo do campo Execuo Financeira. Vale ressaltar que a situao da Ao definida nesse quadro refletir no Contexto Consolidado. Outro ponto importante que, caso haja uma disparidade grande entre a Execuo Fsica e a Financeira, ser obrigatrio emitir uma justificativa.

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Manual Operacional do SIPLAG 9. Marcos Executivos da Ao

Essa funcionalidade permite que o usurio cadastre Marcos Executivos da Ao, onde sero registrados os principais marcos do acompanhamento da ao. Tambm ser possvel a edio de marcos executivos j existentes. Para isso, basta clicar no cone do lpis no canto inferior direito do quadro. Clicar no boto Lpis Clicar no boto Novo Registro Resultado esperado: expande caixa para insero do marco executivo

Digitar as informaes solicitadas

Os campos Incio e Trmino se referem s datas previstas. Aps o cadastramento desse marco executivo, ser possvel cadastrar as datas de incio e trmino prevista, revista e realizada Clicar no boto confirmao Resultado esperado: expande caixa para insero do marco executivo

10. Acompanhamento Gerencial

Esta regio possibilita gesto dos itens de acompanhamento relacionados Ao selecionada. As informaes desta regio so inseridas durante a sala de situao e sua preparao. Estas so fundamentais para o acompanhamento da Ao selecionada por viabilizar o compartilhamento do que deve ser feito, do que foi feito, por quem foi feito e quando deve ser feito. Os acompanhamentos exibidos so relativos apenas ao ciclo de monitoramento aberto. Para todos os acompanhamentos, esto disponveis as seguintes funcionalidades e atributos que so representadas pelas seguintes colunas desta regio:
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Manual Operacional do SIPLAG Ordenao e Identao - Permite que o usurio ordene os acompanhamentos dentro de suas classificaes e crie hierarquias visuais entre eles. o Marcador de Publicao Permite que o usurio marque o acompanhamento para publicao ao clicar neste cone. Aps o clique, o cone marcador de visibilidade passa de cinza (no publicado) para verde (publicado) e o acompanhamento passa a ser exibido na regio ficha do empreendimento. o Indicador da alada Indica a alada correspondente ao usurio que incluiu o acompanhamento o Descrio do acompanhamento - Permite que o usurio insira a descrio do acompanhamento o Data/Prazo do acompanhamento Permite que o usurio insira a data limite para resoluo do acompanhamento o Comentrios Permite que o usurio insira e visualize comentrios e tambm indica se h comentrios. Aps insero de comentrio(s) automaticamente este cone passa de cinza para azul. Ao passar o mouse em cima do cone automaticamente aparece uma caixa escrita comentrio(X), sendo X o nmero de comentrios inseridos. o Edio Permite que o usurio edite os acompanhamentos, podendo atualizar os campos: descrio, prazo e responsvel. Ao finalizar a edio o usurio deve clicar no cone verde checkmark para concluir a edio. o Excluso Permite que o usurio exclua os acompanhamentos o Adio Permite que o usurio adicione um novo acompanhamento ao clicar no cone + no canto direito na parte de baixo da regio. Para concluir a adio do acompanhamento h que se clicar no cone concluir (checkmark). Despesas com a realizao dos Jogos Olmpicos e Paraolmpicos de 2016 o

Ao editar um acompanhamento este recebe automaticamente a alada do usurio que realizou a edio. Todos os usurios com alada: Gestor, Monitor e Responsvel podem incluir, acompanhamentos. Usurios com alada igual ou superior a do acompanhamento podem editar, excluir, mudar identao/ordenao e definir alada dos acompanhamentos, mas sempre podem incluir acompanhamentos ou fazer comentrios. O objetivo disso que no haja interferncia e seja mantido o processo de prestao e tratamento de informaes desde o responsvel at os gestores. Usurios com alada Observador s podem visualizar os acompanhamentos. Para verificar a alada dos acompanhamentos basta passar o mouse em cima do cone indicador da alada que aparecer na tela o nome da alada. Esta regio possui duas formas de visualizao: o Acompanhamento Gerencial 1: So exibidos os resultados, restries e providncias de todas as aladas (responsvel, monitor e gestor). Esta a viso padro, que aparece automaticamente nesta regio.

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Manual Operacional do SIPLAG o Acompanhamento Gerencial 2: So exibidos os resultados, restries e providncias somente das aladas Gestor e Monitor. H que se clicar nesta aba no topo desta regio para acessar esta viso.

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