Descripcin general de Cuentas por pagar

Un departamento de cuentas por pagar tiene muchas responsabilidades para garantizar que los pagos efectuados a los proveedores se realicen de manera oportuna y que se satisfagan las necesidades de flexibilidad de la organizacin. A continuacin se describen algunas de estas responsabilidades seguidas de un anlisis de cmo el sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards sirve de ayuda para cumplir con estas responsabilidades. Administracin de las relaciones con proveedores El departamento de cuentas por pagar necesita administrar las relaciones de la organizacin con sus proveedores de modo que los bienes y servicios recibidos se paguen de manera oportuna, segn las condiciones de pago establecidas. Es posible que estas condiciones de pago sean las mismas para todos los proveedores o bien, que se hayan negociado con algunos o todos los proveedores segn las necesidades mutuas de la organizacin y de los proveedores. El departamento es asimismo responsable de crear y mantener una relacin de asociacin con cada proveedor para garantizar que se satisfagan todos los trminos y condiciones de la relacin. Procesamiento de facturas El departamento de cuentas por pagar recibe las facturas y registra los pasivos y los activos o gastos correspondientes. Dependiendo del tamao de la empresa, el departamento de C/P puede recibir diariamente cientos de facturas por lo que necesita un sistema para crear comprobantes de manera rpida y exacta. A menudo, el departamento de C/P tendr que cotejar los comprobantes con facturas y rdenes de compra de otros departamentos como el de Compras. Por lo tanto, dicho departamento necesitar un sistema de cuentas por pagar que se integre fcilmente con los sistemas de software de otros departamentos. Procesamiento de pagos El objetivo del departamento de Cuentas por pagar es asegurar que los pagos se efecten de la manera ms oportuna, precisa y eficiente. Antes de pagar a los proveedores el departamento de C/P necesita considerar varios factores, tales como la fecha de caducidad de una factura, si se puede aplicar algn descuento y el importe en efectivo disponible en comparacin con el importe por pagar a los proveedores. Por lo general a los proveedores se les paga por medio de diferentes mtodos, como por ejemplo, por transferencia electrnica de fondos (EFT), giros y cheques. Es posible que deseen que el cheque incluya informacin especfica como un nmero de factura o un nmero de la orden de compra. Puede ser que una compaa internacional necesite pagar en ms de una moneda. Generalmente, los proveedores solicitan el pago antes de entregar la mercanca o brindar el servicio. El pago anticipado debe compararse con la factura cuando se recibe la mercanca. De esta manera, un departamento de C/P necesita un sistema de cuentas por cobrar capaz de cotejar anticipos con facturas futuras, que sea flexible y que ofrezca una variedad de opciones de pago.

Funciones de Cuentas por pagar

El sistema Cuentas por pagar proporciona muchas funciones que son definidas por el usuario. Estas funciones permiten adaptar el sistema a su ambiente nico de negocios y manejar las cuentas por pagar de manera eficaz. Consulte tambin Descripcin general de Contabilidad avanzada de costos en la gua Contabilidad avanzada de costos para obtener informacin acerca de los objetos de costo y las funciones de administracin de costos.

Administracin de proveedores
Con una administracin de proveedores eficiente, puede mejorar las relaciones con los proveedores y aprovechar el poder de compra de la compaa para obtener mejores trminos y condiciones. Como parte de la administracin de la informacin de los proveedores, puede determinar:

 La manera en que los proveedores prefieren que se les pague (con cheque, giro o transferencia electrnica de fondos) Si los pagos se envan directamente al proveedor, a la casa matriz o a otra direccin Las condiciones de pago y los cdigos de impuestos utilizados por el proveedor Las instrucciones de compra Es posible revisar informacin como el traspaso de saldos y artculos pendientes contra pagos mediante las consultas en lnea por proveedor.

Administracin de procesos de negocios

Para administrar los procesos de negocios de manera flexible, el sistema proporciona funciones que permiten implementar los objetivos actuales as como realizar ajustes cuando dichos objetivos cambian. Las funciones incluyen: Mtodos de registro de varios comprobantes Notificacin de facturas duplicadas Estructuras flexibles de impuestos Procesamiento de pagos Elaboracin de informes

Mtodos de registro de varios comprobantes

Cuando un proveedor le enva una factura, esta se introduce como un comprobante en el sistema Cuentas por pagar. Es posible introducir facturas siguiendo el mtodo que sea ms eficiente para usted. Escoja uno de los siguientes mtodos: Estndar Registro rpido Registro de comprobantes Recurrente Pagos anticipados Varias empresas, un solo proveedor Varios comprobantes, un solo proveedor Varios comprobantes, varios proveedores Es posible optimizar ms el proceso de registro utilizando asientos de diario modelo para comprobantes que utilizan las mismas distribuciones contables.

2. CUETAS POR PAGAR 2.1.Concepto Por lo general, las compras realizadas por una empresa son a crdito. Al efectuarse la compra, el negocio adquiere una responsabilidad por pagar, la cual debe liquidarse en alguna fecha futura. Estas partidas por pagar en las que se a incurrido como consecuencia de compra d materiales o mercancas a crdito se convierten en pasivos que deben pagarse con dinero, mercancas o servicios. 2.2.Clases

Las cuentas por pagar a proveedores representan la cantidad de dinero que se debe a los proveedores, por mercancas compradas con el propsito de revenderlas o de transformarlas, en el caso de la materia prima de la industria de la transformacin. Otros tipos de partidas que se producen a causa de sueldos que se deben a los empleados, cantidades que se deben a las compaas de servicios pblicos, intereses acumulados sobre documentos por pagar e importes que se deben por concepto de impuestos, se anotan por separado como Sueldos por Pagar, Servicios Pblicos por Pagar,Intereses por Pagar e Impuestos por Pagar. 2.3.Valor presente aplicado a los documentos por cobrar Existen algunas situaciones en las cuales el cargo por inters ya est considerado en la cantidad que presenta el documento por pagar. Por lo tanto, s se adquiere un activo fijo y se firma un documento por pagar, hay que diferenciar aquella porcin del documento que corresponde al valor del activo de aquella parte del documento que corresponde a cargos por intereses Esta diferenciacin tiene como objetivo evitar la sobrevaloracin del activo.

2.4.ormas de informacin financiera aplicables La NIF C-9 de la CINIF, establece las reglas particulares de aplicacin de las normas de informacin financiera relativas a las cuentas por pagar de empresas industriales y comerciales. Las reglas de Valuacin: ms Importantes de esta partida son las siguientes: a) Los adeudos que tienen su origen en la compra de mercancas o servicios, surgen en el momento de tomar posesin de las mercancas

o recibir los servicios.

b) Es apropiado registrar los pasivos a favor de proveedores deduciendo los descuentos comerciales, pero sin deducir los descuentos por pronto pago. 2.5.Mayores auxiliares de proveedores Representa una compra de materiales o mercancas a crdito se registra en cuentas por pagar a proveedores. El saldo de esta cuenta se forma con la suma total que se debe a todos los proveedores. El importe que se debe a un proveedor particular solo se puede determinar. Para obtener esta informacin se mantiene un registro por separado para cada proveedor. Estos registros de cuentas auxiliares de proveedores se clasifican por orden alfabtico en un mayor llamado mayor auxiliar de cuentas por pagar, o mayor auxiliar de proveedores. 2.6. Relacin de proveedores El total de todos los saldos de las cuentas individuales de proveedores en el mayor auxiliar debe ser igual que el saldo acreedor de la cuenta de control de proveedores en el mayor general. En forma peridica, por lo general cada mes, se debe preparar una relacin de proveedores, a fin de comprobar la exactitud del mayor auxiliar de proveedores. Este total debe coincidir con el saldo de la cuenta de control de proveedores. 2.7.Registro y tratamiento contable de los proveedores En la mayor parte de las compaas cada vez que se compran mercancas se emite una orden de compra. Hay distintos modelos de rdenes de compras. Despus de la orden de compra es recibida en la oficinas, se embarca la

mercanca y se enva una factura al comprador, en este caso la compaa Colombia,S.A. algunas compaas preparan un informe de recepcin cuando llega la mercanca. 2.8. Reglas de presentacin y revelaci a) Es importante presentar por separado los adeudos a favor de proveedores por la adquisicin de bienes o servicios que representan las actividades principales de la empresa. b) Los saldos deudores de importancia que formen parte de las cuentas por pagar a proveedores, debern reclasificarse como cuentas por cobrar o como inventarios, dependiendo de su procedencia y de la aplicacin final que se estime tendrn. c) Los pasivos que representen financiamientos bancarios a corto plazo debern presentarse por separado.

En efecto, para una empresa es indispensable que el Control Interno de las Cuentas por Pagar este bien definido, ya que de esta manera mejorar el funcionamiento, calidad, confiabilidad y seguridad de los procesos, los cuales comprenden todo lo referente al pago, que se inicia desde la recepcin de la factura a crdito hasta el momento de efectuar la cancelacin al proveedor. ste control abarca un conjunto de operaciones y transacciones que si no son ejecutadas en forma efectiva, causara fallas; por tanto es importante que las organizaciones posean un Control Interno de las cuentas que satisfagan sus compromisos ante terceros. Al respecto Rodrguez (2004), seala que: Para que una organizacin logre las metas propuesta es importante que cuente con un sistema de control interno formalmente establecido en el rea de cuentas por pagar, con la finalidad de obtener las facturas

ordenadas cronolgicamente, para que la gerencia la evalu y proceda a las cancelaciones de las mismas en base al aprovechamiento de los descuentos por pronto pago o la importancia que tienen estos para los distribuidores que suministran la materia prima que requiere la organizacin en el procesamiento y obtencin de sus producto terminados. (Pg. 20). Tomando en cuenta lo contemplado en esta cita, el Control Interno de las Cuentas por Pagar constituye un factor bsico que opera de una u otra forma en la administracin de cualquiera organizacin mercantil y se caracteriza como el sistema 6 motor que activa las polticas de operacin en su conjunto, para cumplir con las deudas adquiridas con los proveedores dentro de campos de accin factibles. En general se dice que existe un control de Cuentas por Pagar bien diseado y cuidadosamente aplicado cuando una organizacin opera sin dificultades en la tramitacin y posterior cancelacin de las facturas a crditos de sus proveedores. Hernndez (2005) seala que el Control Interno de: Las cuentas por pagar son las obligaciones presentes de un ente econmico, cuyo vencimiento y pago requiere la utilizacin del capital de trabajo. Por esta razn, se deben tomar en cuenta tres aspectos para su administracin efectiva: el anlisis de la liquidez, la planificacin y control de las obligaciones; para esto la organizacin debe contar con un sistema eficiente de pago de las facturas cronolgicamente, a fin de evitar la generacin de costos adicionales como el pago de interese de mora, los que algunas veces representan riesgos de liquidez importantes y la suspensin de crditos. (Pg. 40). La importancia de un correcto manejo de las Cuentas por Pagar se deriva de la necesidad de administrar apropiadamente el efectivo con que cuentan las empresas.

Todas las organizaciones quieren operar de manera eficiente (utilizando de forma optima los recursos) y ms rentable (generando valor) posible. El hecho de no contar con informacin oportuna y veraz impide la toma de decisiones adecuadas que permitan aprovechar oportunidades e identificar riesgos, la cual afecta el desempeo de la organizacin con relacin a los pagos de los proveedores, que en su mayora es ocasionada por la desorganizacin de las facturas a crditos generando un enorme riesgo operativo que podra repercutir en la desconfianza hacia la empresa y finalmente afectarla financieramente. 7 Actualmente, algunas empresas han presentado descontrol en las Cuentas por Pagar lo que ha ocasionado deficiencias que pueden afectar la relacin organizacin proveedores, por causa de los retrasos de las cancelaciones de las facturas a crditos. Por tanto, se hace necesario, evaluar el Control Interno de las Cuentas por Pagar de la empresa CAIP en el ao 2007. Con la finalidad de determinar las causas y consecuencia de los procesos de pagos de las facturas de sus proveedores. A tal efecto se debe dar respuesta a las siguientes interrogantes: Cul es la situacin de las Cuentas por Pagar en la empresa CAIP? Cules Controles Internos se aplican en la empresa CAIP en materia de Cuentas por Pagar? Cules son los recursos humanos, tcnicos y financieros utilizados en el proceso de Cuentas por Pagar? Cmo se determinar la eficiencia de las normas y procedimientos que se aplican en la empresa para su Control Interno de las Cuentas por Pagar? Cmo se lleva a cabo la distribucin de las actividades en el Departamento de Cuentas por Pagar, para optimizar su Control Interno? Cules son las fortalezas y debilidades en materia de las Cuentas por Pagar en la empresa CAIP?