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Procedimiento para Mesa de Control

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Junio / 17 / 2013

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TABLA DE CONTENIDO A) Propsito: Realizar un despacho de nuestras unidades forneas, que cumpla con las expectativas de tiempo, calidad y seguridad en el transporte de mercancas para nuestros Clientes, que al mismo tiempo salvaguarde la integridad fsica de nuestro personal y mantenga la capacidad de nuestra flota, garantizando adems el control administrativo de documentos y equipo propiedad de la compaa B) Alcance: Este procedimiento se aplica a todas las personas involucradas con el transporte de la mercanca, desde quienes venden el servicio de acuerdo a la disponibilidad, pasando por quienes los programan, asignan, despachan y dan seguimiento, terminando con quienes se aseguran y revisan el cumplimiento de los compromisos pactados y el estado final de la documentacin y equipo de la compaa, por lo que se involucra internamente a las reas de: Atencin al Cliente, Gerencia de Operaciones, Jefes de Operadores, Trafico Foraneo, Servicio Mdico, Recursos Humanos Regional, Despacho Central y Monitoreo, Gerencia Regional, Servicios de Mantenimiento, Seguridad y Mesa de Control, y de manera externa a Clientes y Autoridades C) Responsables del proceso: Atencin al Cliente Gerente de Operaciones Jefe de Operadores Trafico Foraneo Servicio Medico Recursos Humanos Regional Monitoreo Gerencia Regional Despacho Central y Monitoreo Seguridad Patrimonial Mesa de Control D) Sistemas, herramientas y equipo requerido: Acceso a Sistema REBE Carta de Instrucciones Sistematizada (de acuerdo a informacin en Orden de Venta) Servicio Medico Personal, equipo y lugares adecuados para la revisin medica Formato para revisin medica Sellos de Cumplimiento o NO de papelera de viaje Checklist de seguimiento a actividades de asignacin de viaje Sistemas Satelitales Sistemas computacionales para manejo de la informacin satelital E) Condiciones: La aparicin de irregularidades en cualquier paso de este procedimiento debera de detener el proceso La inexistencia de alguna de las herramientas puede detener la viabilidad o agilidad del proceso

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F) Definiciones: Control Administrativo: Conocimiento exacto de la ubicacin y estado de la documentacin y equipo propiedad de la empresa Pasos Bsicos: Actividades bsicas para lograr el despacho seguro, manteniendo el control administrativo en todo momento o Programacin: Ligar una Unidad a una solicitud de un viaje, verificando la disponibilidad de los recursos para confirmar la cita y acordarla con el Cliente Orden de Venta: Detalle del servicio de traslado de mercanca vendido a un Cliente,
necesario para girar las Instrucciones de viaje

Disponibilidad: De acuerdo a los carros y Operadores que se encuentran en las Bases,

en ruta o llegando, se toma en cuenta cuales pueden ser programados para mover mercanca.

Asignacin: Asignar viaje a una Unidad, verificando que la misma y el Operador cumplan con los requisitos necesarios de acuerdo a la programacin Viajes: Trayectos en los que se transportara la mercanca de un cliente, que puede tener
diferentes caractersticas, urgente, normal, y clasificndose de acuerdo a su tipo de carga, ruta a seguir y el tiempo de entrega

Operador: Profesional entrenado en el manejo de tracto-camin y carga pesada, en

carretera, capaz de trasladar la mercanca de acuerdo a su categora y clasificacin

Unidad: Se refiere el tracto-camin en buenas condiciones, que conducido por un

Operador pueda ser capaz de remolcar la mercanca hasta el destino final con el Cliente

Documentacin: Revisin, generacin y entrega de documentacin necesaria para el viaje Aceptacin de Responsabilidades: Formato de compromiso que firma el Operador
aceptando que debe de guardar las Polticas y Procedimientos de la compaa para salvaguardar su vida, la mercanca y el equipo.

Licencia Federal: Documento oficial con el que debe de contar el Operador, el cual lo
acredita como tal, con el aval de las autoridades de la SCT

Fianza: Pedimento de importacin temporal que ampara la internacin del equipo por
tiempo determinado, cuando este NO es nacional

Tarjeta de Circulacin: Documento que avala la legalidad del equipo, cuando este en
nacional

Pliza de Seguro: Documento que avala la vigencia de cobertura de la compaa

aseguradora sobre el camin, con un Operador que pertenezca a la empresa y que cuente con su Licencia Federal

Verificacin Ecologa: Documento que avala el estado fsico del camin, con respecto a
la emisin de gases, necesario para la circulacin.

Carta de Instrucciones: Formato que contiene las Instrucciones especficas de cada

viaje, especificando el que, a donde, cuando y como se debe de hacer el viaje, al igual que la papelera que debe manejar para el proceso de cobranza.

Orden de disel: Recibo donde se asienta la cantidad de disel que se requiere para el
viaje

Pliza de Cheque: Documento donde se realiza la comparativa de lo necesario para el

viaje y que le fue entregado al Operador.

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Recepcion de documentos de viaje

Personal de Mesa de Control recibe documentos por ventanilla , y deber validar los documentos completos de la manera sig.: Finaliza Viaje en base Monterrey Revisa documentos de las unidades (tracto y remolque) que estn completos en una carpeta. Pliza de seguro Tarjeta de C de Tracto Fianza de Remolque Tarjeta de Circulacin de Remolque Verificion actualizada de tracto Copia de inspeccion fsico mecnica de remolque y/o dolly En caso de no contar con los documentos se amonestara al operador para que recupere sus documentos a traves de un correo dirigido a sus lderes de cada regin C.C. a Gerencias Regionales

Control de Remolques Definicin: Es la administracin y control del inventario detallado de remolques FMCH de otras compaas transportadoras que se encuentran en trnsito en nuestros patios o instalaciones de clientes. Tendra como responsabilidad el manejo oportuno en entradas y salidas de remolques en el sistema garantizando la informacin actualizada dia a dia Estatus Situacin especfica y particular del remolque que surge a partir de los diferentes eventos generados durante la realizacin de un servicio. Fianzas y tarjetas de circulacin Definicin: Fianza: Pedimento de importacin temporal. Documento oficial que ampara el permiso de internacin temporal de los remolques por un tiempo determinado. Tarjeta de Circulacin: Documento que avala la legalidad del remolque, esto aplica solo para remolques nacionales. La diferencia entre ambas es que la fianza es solo para remolques americanos y la tarjeta de circulacin es solo para remolques nacionales. Identificacin

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El objetivo es garantizar el control administrativo del pedimento de importacin temporal de remolques (fianza) dada la importancia y repercusiones legales y econmicas que pueden representar, as como tambin el control de las tarjetas de circulacin. Internaciones y Retornos Internacin: Permiso legal de un remolque americano para circular en territorio nacional. Retorno: 30 Das despus de la fecha de internacin. Vigencias y Sanciones Vigencia: es de 30 das posteriores a la fecha de internacin. Sanciones: En caso de no cumplir con el perodo establecido, entra en un segundo periodo por otros 30 das. Se tiene que notificar a la garita aduanal para notificar su retorno, en caso contrario la emisin de fianzas queda suspendida hasta retornarla. Intercambios Definicin Es la revisin del remolque a la entrada o salida de las instalaciones en al rea denominada como aduana. Permite tener el control de la identificacin y atencin de los daos y/o faltantes a los remolques a cargo de FMCH. Revisa formato interno Formato para realizar el intercambio, se revisan luces, accesorios, llantas, etc. por ambos lados, inferior y superior, se utiliza para identificar y controlar los daos de un remolque, plana, pipa o tanque. Permite ubicar responsabilidades. Revisa formato Interno Instructivo para la inspeccin de remolques, define la responsabilidad del inspector de intercambio de quien los revisa tanto fsica como mecnicamente al entrar o salir de FMCH para dar tambin cumplimiento con el manifiesto electrnico. Cambia estatus de remolques y tracto en sistemas Mesa de control al recibir los documentos de las unidades deber hacer el cambio de estatus en sistema para garantizar la correcta ubicacin de cada unidad mvil de FMCH. Sera absoluta responsabilidad de Mesa de Control la ubicacin de documentos de los documentos de cada unidad durante sus estancia en su base de Trabajo. Revis Autoriz

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Tendra a cargo la investigacion de cambio de remolques durante su viaje , es decir si dejo caja cargada en otro cliente y toma caja vaca. Tendra bajo su responsabilidad generar el cambio en estatus de sistema Cada miembro de la Mesa de Control tendr su clave de usuario individual en el sistema y se entiende que no deber prestar esa clave de identificacin o esta ser responsable del mal uso si diera el caso Proceso cambio de estatus en viajes forneos

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Paso 4

Paso 5

Paso 6

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Paso 7

Paso 8

Paso 9

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Proceso cambio de estatus en viajes Locales Paso 1 Paso 2

Paso 3

Paso 4

Paso 5

Paso 5

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Inspeccion de Vigilancia Mesa de Control cada unidad que reciba deber solicitar al operador su inspeccion de vigilancia de tracto y remolques Si el operdor no tiene la inspeccion este deber acudir a vigilancia para obtenerla y entregar junto con sus documentos de viaje y unidades a Mesa de Control Cada Miembro de Mesa de Control tendr obligacin de revisar las anotaciones de vigilancia en cada inspeccion y asignar segn corresponda la inspeccion de vigilancia Si alguna unidad presenta danos que identifica en la inspeccion, Mesa de Control asignar en este orden Danos en estructura de remolque o tracto (falta de llantas , refacciones, Colisiones Visibles ) a: Gerente de Mantenimiento : este deber indagar hasta el final el origen de los danos ocasionados y donde se originaron Gerente de Mantenimiento : tendr obligacin de liberar la unidad ante Mesa de Control en un lapso no mayor a 6 horas durante el descanso del operador de unidad denominada TN Mesa de Control solo se limitara a dar recepcin de documentos de evidencias de entrega con cliente No podra por ningn motivo asignar recibo de valores hasta no dejar en claro el origen de los danos reportados en la inspeccin Falta de Documentos de Tracto y/o Remolques ( Fianzas,TC.Placas Engomados) : Tendra la obligacin de notificar por escrito del ingreso de la unidad sin documentos al Gerente de Terminal Gerente de Terminal o a quien asigne tendr la obligacin de notificar a la terminal de origen de ese viaje que no permitir la entrega de recibo de valores de esa unidad Gerente de Terminal deber notificar el resultado de sus investigacion sobre la falta de documentacion en un lapzo no mayor de 6 horas

Mesa de Control revisa evidencias de entrega con cliente Elabor El sistema registra el orden de las evidencias que debemos recuperar de cada cliente (anexo pantalla) Si los documentos estn correctos solo prepara para entregar a travs de correspondencia interna a cobranzas Por ningn motivo deber entregar documentos a cobranza sin la correspondencia interna (sistema) Si existe alguna duda podra consultar con personal de cobranzas para poyo en duda de documentos Revis Autoriz

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En caso de no contar son todas sus evidencia por ningn motivo estarn facultados para autorizar la entrega de recibo de valores Cada miembro de la mesa de control deber preparara a traves de correspondencia en sistema la entrega a cobranza , esto al finalizar su turno, por ningn motivo podra dejar pendiente la entrega de evidencias a cobranza. Cmete terrible falta al proceso en caso de dejar algo pendiente , sin enviar a cobranza debido a que si ya se emiti el recibo de valores, es porque toda esta bien y deber enviar a cobranza. Al finalizar esta parte del procesos continuara

Recepcion de Documentos y gastos de maniobras Cuando corresponde la recepcion de documentos de remolques que se quedaron con cliente pendientes de su descarga, deber quitar al operador el dinero para pago de maniobras, de lo contario no podra emitir recibo de valores. Sera responsabilidad de los miembros de mesa de control la recepcion de evidencias que tiene los maniobristas asignados por clientes en Wal Mart y/o Soriana. Deberan establecer contacto directo con maniobristas para la recuperacion de evidencias de inmediato para que esto no genere retrasos en el retorno de evidencias de clientes como: Colgate, Tissue,etc. Cualquier retraso generado por la correcta entrega de evidencias por parte de los maniobristas ser estricta responsabilidad de los miembros de mesa de control de manera compartid, es decir todos sern sancionados de igual manera. Cuando detecten la autorizacin de maniobras adicionales en clientes como Pepsico por mencionar a alguno debern solicitar al operador el comprobante de maniobras, de lo contrario o deber emitir recibo de valores y deber contactar al responsable de trafico y/o cobranzas de la terminal que genero el despacho de esos viajes

Viajes de retorno con devoluciones Cada ves que mesa de control recibe un viaje de retorno con devoluciones , deber poner especial atencion en la manera de canalizar la correcta entrega de evidencias a personal de devoluciones y elabora bitcora de viajes acumulados Tendra que elaborar un formato de entrega - recepcin con personal de devoluciones e incluir a personal de cobranzas , estos ltimos debern firmar de recepcion de documentos y mercancias fsicamente Tendra obligacin los miembros de mesa de control de notificar a vigilancia y responsables de patio y/o remolques que aseguren las medidas de seguridad correspondientes a travs de cadenas de acero y candados para evitar robos de mercancias

Enva a escanear documentos para resguardo de informacin Elabor Revis Autoriz

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Como una medida estricta de seguridad se tendrn archivos internos Mesa de control ser responsable de adminsitrar de manera correcta la informacin

Termina Proceso de recepcion de documentos y emite recibo de valores Cuando mesa de Control termina y valida la documentacion de evidencias de entrega con cliente , autoriza y emite recibo de valores y esto libera al operador a partir de ese momento de cualquier responsabilidad al operador

Cajas para entregas posteriores con cita de clientes Mesa de control no podra tomar decisiones sobre quitar la caja al camin de carretera hasta no solicitar autorizacin en este orden de importancia : Atencion a Clientes responsable de la cuenta Despacho Central Jefe de Trafico Foraneo Jefe de Trafico Local Gerente de Terminal Mesa de Control enviara correo de grupo pero dirigido a los jefes de trafico local y forneo notificando del compromiso de entrega de ese remolque. Siempre que logre la autorizacin de quitar la caja al operador de carretera, deber asegurarse que recibieron los Jefes de Trafico Locales y/o Jefes de Operadores los compromisos establecidos con quien autoriz quitar la caja. Cada Jefe de Trafico involucrado en esta correo deber enviar respuesta notificando de recibido y enterado. Despues de enviar correo de notificacin de estos viajes que quitamos los remolques ser absoluta responsabilidad de:

1. 2. 3. 4. 5.

1. Jefes de Trafico Local 2. Jefes de Trafico de Carretera 3. Gerente de Terminal

Finaliza Procesos de Recepcion de Documentos y entrega recibo de valores para Jefe de Trafico

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Enterara relacin de unidades en el transcurso de su turno que han sido exitosos en la entrega de documentos y evidencias a jefe de trafico en turno , este ultimo podra considerar esta unidad para asignacion de viaje y cumplimiento de programa diario

Prepara final de sus turno para correcta entrega de documentos Deber notificar a traves de correo la liberacin de unidades que si cumplen con el requisito de asignacion de un nuevo viaje Cada miembro de Mesa de Control deber entregar a cobranza a traves de correspondencia interna los talones que estn "OK" y no representan riesgo para presentar a cobro con cliente Deber entregar su turno a cada Jefe de Trafico en Turno y notificar de las incidencias de la jornada a traves de un correo electronico CC a: 1. 2. 3. 4. Trafico Monterrey Despacho Monterrey Gerente de Terminal Gerente Regional

Deber entregar su turno a cada Jefe de Trafico en Turno y notificar a traves de una bitcora de turno de las incidencias de la jornada a traves de un correo electronico, con copia a los involucrados: Gerente Regional Gerente de Terminal Jefe de Trafico Foraneo Jefes de Trafico Local Jefes de Operadores Despachadores

Posiciona Documentos de entrega: Utilizar como muestra la grafica los documentos fsicos a entregar a cada uno de los responsable de dar seguimiento a las entregas Revis Autoriz

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Deber entregar en cada posicin el resultado de su gestin para que lo releve el siguiente turno de Control

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