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La determinacin de necesidades de capacitacin es la parte medular del proceso capacitador que permite conocer las deficiencias existentes en una empresa a fin de establecerlos objetivos y acciones a considerar en el plan. Sntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de capacitacin son: Baja produccin, normas de rendimiento, utilizacin de mquinas y equipos Aumento en la tasa de accidentes, rotacin de personal, ausentismo, desperdicio. Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de reclutamiento. Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la utilizacin de mquinas y equipo. La capacitacin que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitacin reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes. Las caractersticas del diagnstico de la empresa permiten flexibilidad en su aplicacin, ya que se puede realizar como una revisin peridica, semestral o anual buscando siempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales dependern sustancialmente de la veracidad de la informacin.
Los programas como parte sustancial del plan son la descripcin detallada de un conjunto de actividades de instruccin - aprendizaje tendiente a satisfacer las necesidades de capacitacin de los trabajadores y que pueden estar constituidos por temas, subtemas y/o mdulos.
Elementos de un programa
Relacin de eventos a impartir por puesto de trabajo. Objetivos terminales e intermedios que especifiquen el cambio de conductas a modificar en los trabajadores Contenido temtico del evento. Tcnicas grupales e institucionales que facilitarn el proceso instruccin - aprendizaje. Los recursos didcticos que apoyarn y facilitarn la asimilacin de conocimientos a los participantes. Recursos financieros y materiales requeridos para efectuar las acciones. Duracin total en horas de cada uno de los eventos que se programen. El instructor y/o institucin capacitadora responsable de los eventos previstos.
TALLER
Evento de capacitacin que desarrolla temas vinculados a la prctica. Es de corta duracin (menor de 12 horas)
SEMINARIO
Tiene como objetivo la investigacin o estudio de temas. Los participantes fungen como investigadores. Se conforman por grupos de discusin y anlisis de temas. Su duracin es corta (2 a 4 horas diarias aproximadamente). Se utiliza para tener un conocimiento ms profundo de determinados temas y/o situaciones.
CONFERENCIA
Su finalidades proporcionar informacin, datos, temas, etc. El ponente debe ser un experto que explique, ilustre, etc. Su duracin es relativa, depende de la prolongacin de las sesiones. Se lleva a cabo principalmente para capacitar al personal de nivel directivo y cuando se dispone de poco tiempo para el desarrollo de un tpico o grupo de ellos.
Agentes capacitadores
Otro elemento importante a considerar para la operacin de las acciones se refiere al papel de los agentes capacitadores, pues de ellos depende en gran medida los resultados que se obtengan de los eventos, son una parte a considerar en la planeacin de los mismos y en las sesiones de instruccin as como un factor sustancial en la presentacin del plan y programas de capacitacin. Existen diferentes tipos de agentes capacitadores de acuerdo a sus caractersticas y funciones as como por lo establecido en los artculos que determinan su fundamentacin jurdica.
Video
No proyectable: Pizarrn, carteles, rotafolio, franelgrafo, modelos, libros, maquinaria y equipo. Proyectable: Transparencias, acetatos, proyeccin de cuerpos opacos
Audiovisual
Pelculas en cine y videotape, televisin, transparencias unidas a un guin grabado.
Preparacin
Se refiere a la organizacin que debe existir para el desarrollo adecuado de un evento, coordinando las caractersticas de los siguientes aspectos:
De los participantes:
rea ocupacional a la que pertenecen Nivel que ocupan Puesto que desempean Edad Escolaridad Horario de trabajo
Del evento:
Nombre del curso, taller, conferencia, seminario, etc. Nombre del instructor Objetivos Fecha de realizacin Horario
Del ambiente:
Seleccin de aulas Condiciones materiales e higinicas Visibilidad, acstica, ventilacin.etc. Servicios complementarios: cafetera, materiales, servicios, etc.
Ejecucin
Es la realizacin propiamente dicha de los eventos de capacitacin, en ese momento se deben considerar: La intervencin y desempeo de los agentes capacitadores Ratificacin de los coordinadores. Asistencia de los participantes. Optimo funcionamiento de las instalaciones. Desarrollo de los cursos, mdulos, talleres, etc. Cumplimiento permanente de los objetivos.
Evaluacin diagnstica
Se efecta al inicio del proceso y parte de los resultados que arroja el diagnstico de necesidades, de las propuestas establecidas en el plan y programas, ejecucin de las acciones, as como de los conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los que requiere .
Esta evaluacin permite analizar la situacin actual de la organizacin, los fines que busca lograr y sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a la funcin de capacitacin con referencia al que hacer global del centro de trabajo.
Evaluacin intermedia
Se realiza durante el proceso con el objeto de localizar deficiencias cuando an se est en posibilidad de subsanarlas, intenta poner de manifiesto los puntos dbiles y errores cometidos de tal forma que sean corregidos, aclarados o resueltos.
Evaluacin sumaria
Se enfoca a los logros obtenidos como resultado de las actividades efectuadas afn de establecer parmetros que coadyuven a retroalimentar y reiniciar el ciclo. En este momento es cuando se analiza la efectividad y funcionalidad de las acciones emprendidas a fin de reprogramar nuevas tareas.
Procedimiento
1. Anlisis del plan estratgico global Definicin de la compaa que se quiere ser Determinacin de situacin actual Debilidades y oportunidades Peligros y potencialidades Recursos 2. Definir si la capacitacin va a ser una estrategia importante o incluso indispensable en la planeacin estratgica global Por qu? Cules sern los apoyos? Cmo la incorporan? Quin o quines sern los responsables? 3. Analizar a los clientes de la capacitacin Quines son? Cmo deben ser clasificados? Por qu sern usuarios de la capacitacin? Mejorarn su desempeo? Cmo? A qu reas o segmentos de la empresa se da atencin? Es correcto o debe cambiarse esta situacin 4. Analizar a la empresa Sus tendencias Estndares de calidad-productividad y estadsticas Competencia Requerimiento para el desarrollo de potencial humano 5. A dnde quiere llegar la capacitacin? Cules son las oportunidades y peligros para la capacitacin? Cules sus potencialidades? Evaluacin y seleccin de alternativas estratgicas para lograr las metas. Desarrollo de objetivos a largo plazo.
6. Puede llegar hasta ah? Requerimientos de personal para implantar un proceso capacitador. Requerimientos de instalaciones, recursos financieros, etc. Relacin entre metas y estrategias con base en el inters de la alta direccin en la capacitacin y por lo tanto del apoyo y visualizacin de la misma, as como del anlisis situacional de la empresa y de la capacitacin. 7. Qu decisiones deben tomarse para lograr lo esperado? Preparar planes detallados para implantar estrategias a travs de los mecanismos adecuados: sistema integral de capacitacin. Desarrollar planes de contingencia; traducir los planes en presupuestos. Decisiones y acciones a corto y mediano plazo en cuanto a organizacin, personal, etc. 8. Establecer objetivos estratgicos de capacitacin De los objetivos estratgicos de la empresa se desprenden los objetivos estratgicos de capacitacin. 9. Elaborar las estrategias de la planeacin estratgica de capacitacin Definir como se lograrn los objetivos estratgicos de capacitacin. Identificar y conocer a los clientes de capacitacin: reas claves, puestos, prioridad de atencin. Estos aspectos debern unirse y organizarse a travs de uno o varios planes orientadores. Tambin aqu se debe establecer cmo y cundo se revisar y evaluar la planeacin estratgica de capacitacin10. Revisin peridica Puede realizarse semestral o anualmente. Se puede llevar a cabo en un tiempo menor cuando sea por primera vez, siempre que se haya decidido el tiempo para disponer de informacin y resultados a evaluar. 11. Evaluacin permanente de la planeacin estratgica de capacitacin. Y de la planeacin operativa de la capacitacin. Auditar resultados y avances conforme a lo planeado.
Qu es el DNC? El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) es el proceso que orienta la estructuracin y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma. Un reporte de DNC debe expresar en qu, a quin (es), cunto y cundo capacitar. Cundo hacer un DNC? La atencin hacia un DNC puede derivar de: Problemas en la organizacin Desviaciones en la productividad Cambios culturales, en Polticas, Mtodos o Tcnicas Baja o Alta de personal Cambios de funcin o de puesto Solicitudes del personal A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitacin. Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efecta el DNC. Futuras.- Prevencin que la organizacin identifica dentro de los procesos de transformacin y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo. Deteccin de necesidades de capacitacin A fin de apoyar al proceso de planeacin de la Capacitacin y la Educacin Continua, en los siguientes prrafos se responde a algunas preguntas frecuentes con respecto a las tcnicas para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) o para la actualizacin de los miembros de una organizacin, as como los elementos bsicos de un reporte de estudio diagnstico de necesidades. Cules son las fases de accin que derivan en un DNC? Aunque existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar: Establecimiento de la Situacin Ideal (SI) que, en trminos de conocimientos, habilidades y actitudes, debera tener el personal, de acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable la revisin de la documentacin administrativa, con relacin a: Descripcin de puestos Manuales de procedimientos y de organizacin Planes de expansin de la empresa Nuevas o futuras necesidades de desempeo (cuando hay planes de cambio). Descripcin de la situacin real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable obtener informacin sobre el desempeo del personal (para cada persona) por parte de jefe inmediato supervisores personal involucrado con el puesto. Estas personas debern aportar datos de precisos, verdicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes) Registro de informacin. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la informacin para los fines correspondientes. A su vez, estos registros debern permitir su clasificacin y calificacin futura. Se recomienda que los registros asienten informacin individual de las personas analizadas. Los mtodos y tcnicas para obtener la informacin son diversos, entre ellas: Anlisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, funcin o procedimientos, o reportes. Entrevista Encuesta Cuestionarios de evaluacin de conocimientos Inventario de habilidades Anlisis de tareas por medio de lista de cotejo Registros observacionales directos
Escalas estimativas de desempeo Escalas estimativas de actitudes Anlisis grupales Lluvia de ideas Grupos binarios Phillips 66 TKJ Aplicar instrumentos a DNC para recolectar la informacin Esta investigacin pretende evaluar el sistema de capacitacin para el rea de Enfermera de la Caja Costarricense de Segura Social, con el fin de determinar la efectividad en cuanto a los programas de capacitacin. Para lograr lo anterior, se establecieron los siguientes objetivos: Evaluar el sistema de capacitacin existente para el rea de Enfermera, respecto al diagnstico de necesidades, programacin, diseo de cursos, tcnicas, ejecucin y seguimiento para el desarrollo de las acciones de capacitacin. Valorar la efectividad de los programas de capacitacin en la adquisicin y desarrollo de habilidades, conocimientos y actitudes y su aplicacin en el quehacer laboral. Identificar los niveles de evaluacin existentes dentro del sistema, que permitan medir la reaccin, aprendizaje e impacto obtenido para el mejoramiento del sistema de capacitacin para del rea de Enfermera. Para el alcance de los objetivos mencionados, se estableci como metodologa la estructuracin del mapeo de la investigacin, mediante el cual se construyeron tres grandes constructos, tales como "sistema de capacitacin, efectividad y evaluacin" de los cuales se deriva una serie de variables, que son conceptualizadas y analizadas individualmente. Al finalizar la investigacin se plantearon algunas de las debilidades y fortalezas derivadas del anlisis realizado y de las conclusiones obtenidas con base en el criterio y opinin de las Enfermeras Profesionales, presentado una serie de recomendaciones, tales como: Implantar un sistema mediante el cual se pueda determinar qu tipo de capacitacin se requiere (DNC) y de esta manera priorizar y Calendarizar las necesidades de capacitacin. Para recolectar esta informacin se recomienda la aplicacin del cuestionario confeccionado para tales efectos, as como la respectiva cdula de prioridades y calendario de capacitacin. Se sugiere canalizar la informacin recopilada mediante el D.N.C., a travs de los coordinadores de capacitacin de cada Hospital, quienes analizarn la informacin conjuntamente con las jefaturas respectivas, para determinar si se ajustan a las expectativas de la unidad o servicio. Se recomienda dar seguimiento al aprendizaje obtenido, mediante la capacitacin, de manera que las necesidades e inquietudes de capacitacin que se determinaron como resultado de la aplicacin del cuestionario "DNC" hayan sido satisfechas, es decir, por medio del seguimiento se alimentar el sistema para la determinacin de necesidades de capacitacin, para lo cual se sugiere la utilizacin del instrumento "Seguimiento de la capacitacin", con el propsito de obtener informacin de las jefaturas de los diferentes servicios, con respecto a los resultados obtenidos mediante la accin capacitadora. El programa de seguimiento deber ser aplicado para conocer los obstculos que se presentan para los cambios de conducta esperados despus de los cursos de capacitacin. Por lo cual, en caso de obtener resultados satisfactorios, se continuar con el proceso de capacitacin, de lo contrario, de ser los resultados insatisfactorios, se proceder a realizar el anlisis del problema, estableciendo medidas correctivas. Se deben aprovechar los resultados obtenidos mediante las tcnicas utilizadas durante los cursos de capacitacin, con el propsito de hacer uso de los conocimientos y experiencias de las enfermeras. Esto por cuanto la poblacin determin que las experiencias obtenidas permiten desarrollar inters por conocer ms sobre el tema del curso. Con el fin de recopilar informacin que permita realizar un anlisis sobre la relacin y resultados obtenidos, se recomienda utilizar la hoja de observacin, denominada "Resumen de evaluacin de la reaccin", para medir la efectividad y las reacciones del personal que participo en la actividad. Como complemento de lo expuesto anteriormente, se recomienda utilizar el modelo "DNC Puesto-Persona", como una gua del procedimiento a realizar, para contar con un sistema ms adecuado de capacitacin. El inventario de necesidades de capacitacin es un diagnstico que debe basarse en informacin pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemtico, en tanto que otra reposa disponible en manos de ciertos administradores de lnea. El inventario de necesidades de capacitacin es una responsabilidad de lnea y una funcin de staff: corresponde al administrador de lnea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la carencia de capacitacin. A l le compete todas las decisiones referentes a la capacitacin, bien sea que utilice o no los servicios de asesora prestados por especialistas en capacitacin. Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitacin son: Evaluacin del desempeo: Mediante sta, no slo es posible descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar tambin qu sectores de la empresa reclaman una atencin inmediata de los responsables de la
capacitacin. Observacin: Verificar dnde hay evidencia de trabajo ineficiente, como dao de equipo, atraso en el cronograma, prdida excesiva de materia prima, nmero elevado de problemas disciplinario, alto ndice de ausentismo, rotacin elevada, etc. Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificacin (check list) que evidencien las necesidades de capacitacin. Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitacin apunta a un nivel ms alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la capacitacin para su personal. Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes respecto de problemas solucionables mediante capacitacin, que se descubren en las entrevistas con los responsables de los diversos sectores. Reuniones nter departamental: Discusiones acerca de asuntos concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos. Examen de empleados: Resultados de los exmenes de seleccin de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas. Modificacin del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos mtodos y procesos de trabajo. Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento ms apropiado para conocer su opinin sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organizacin, susceptibles de correccin. Los comportamientos morales dentro de las empresas son ms complejos de lo que parecen. A esa conclusin llegan dos estudios llevados a cabo por la Universidad de Washington. Segn sus autores, actualmente conviven en las empresas dos tendencias. Por un lado, la que considera los comportamientos como morales o inmorales, sin ms; y por otro la que estima que detrs de un comportamiento tico est la identidad moral del trabajador (que no siempre tiene que coincidir con un acto precisamente moral). Otra las conclusiones de esta investigacin es que los directivos que se consideran morales suelen tomar decisiones extremas