DS CADASTRO

Sistema Datasiga

INTRODUO fundamental, dentro da empresa de desembarao aduaneiro, ter informaes precisas a respeito das empresas e pessoas que se mantm vnculo ou contato. Com o sistema de Cadastro do Datasiga, esses dados so acessados de forma gil e segura, compartil ados por todos os setores de uma empresa de desembarao e utili!ados na confeco de documentos, guias, formulrios, cobrana, etc. "ara isto, o cadastro centrali!ado, mantendo as informaes em um mesmo lugar. #sso evita a redigitao nos outros m$dulos, e aumenta a confiabilidade nos dados. %o m$dulo, encontramos as seguintes &reas'

Cadastro Geral Cadastro de (mpresas )%acionais, (strangeiras, *ransportadores, +epresentantes, ,ornecedoresCadastro de Contatos Cadastro de *ipos de "rocessos Cadastro de .tatus de "rocessos Cadastro de "osies de "rocessos Cadastro de /corr0ncias de "rocessos Controle de "rocuraes Cadastros de Desembarao Cadastro de Despac antes da (mpresa Cadastro de 12udantes de Despac antes Cadastro de "rodutos de (3portao Cadastro de "rodutos de #mportao Contratos "adres de Desembarao 4 5eral Contratos "adro de Desembarao 6 +epresentante 7

Contratos "ersonali!ados de Desembarao 4 #mportador8(3portador Contrato "ersonali!ado de Desembarao 6 ,ornecedor Cadastros de Transporte

Cadastro de 9eculos Cadastro de :otoristas Cadastro de Despac antes 4 5eral Cadastro de 1lf;ndegas Cadastro de Cidades Cadastro de +otas Contratos "adro de *ransporte 4 5eral Contratos "ersonali!ados de *ransporte 6 (mpresa Cadastros Financeiros

Cadastro de Contas Correntes Cadastro de Custos Cadastro de #tens de Custos Cadastro de Contas <ancrias Cadastro de =ist$ricos

>

CADASTRO G RA! Cadastro de mpresas

%esta rea so cadastradas todas as empresas e3portadoras e8ou importadoras que tero processos abertos no sistema.

<usca
1 primeira tela que vemos a tela de Busca em que podemos reali!ar pesquisas no banco de dados de empresas. (scol emos o campo pelo qual dese2amos buscar )nome, cnp2, cidade, etc.- e digitamos somente uma parte do valor que dese2amos encontrar. Depois clicamos em buscar.

1p$s encontrar basta dar um duplo clique para abrir o cadastro. 1 tela do Cadastro de (mpresas dividida em vrias partes'

#nicial
a tela que contm informaes bsicas da empresa. %ome, %ome do representante )se ouver-, "ersonalidade )2urdica ou fsica- e data da fundao.

1s unidades so as diversas filiais da empresa. Cada uma destas ter cadastrado seus dados' +a!o .ocial, C%"@, (ndereo, *elefone, etc.

+epresentantes
/ representante aquela empresa ou pessoa fsica que transferiu ou repassou o trabal o. 5eralmente outra empresa da mesma rea de outro porto que substabelece procurao. /s dados dos representantes sero previamente cadastrados em cadastro pr$prio.

Contatos
a tela que contm os dados dos contatos )pessoas- que trabal am nos setores da empresa' Diretoria, Comercial, ,inanceiro, /peracional, (3portao e #mportao. /s dados so' nome, fone, fa3, celular e e6mail. / e6mail informado ser utili!ado pelos setores operacionais )e3portao e importao- para envio de e6mail automtico.

(stes dados podero ser complementados no Cadastro de Contatos, onde se ter acesso a mais informaes sobre cada contato.

#nformaes 1dministrativas
%esta tela sero cadastradas as informaes referentes ao controle administrativo financeiro. Contratos: so listados todos os contratos )negociaes de valores- que foram cadastrados para este cliente. "odem ser editados com um duplo clique. / cadastro de contrato reali!ado em tela especfica. B

ndereo de cobrana" nesta rea informado 4 se necessrio 4 um endereo diferente para o envio de correspond0ncia de cobrana. Impostos#Conta $anc%ria" informado como sero pagos os impostos do cliente, se na sua conta ou na conta da empresa. *ambm informada a conta bancria da empresa para desconto de impostos. Conta corrente" neste campo fica arma!enada a conta corrente que o cliente gan ou no sistema financeiro. (sta conta corrente pode ser criada manualmente ou o sistema gera um c$digo seqCencial. Cada cliente tem atribuda uma conta e, assim, quando for feita uma movimentao de valores )recebimento de numerrio ou pagamento- de um processo o sistema sabe que estes valores so creditados8debitados para esta conta. Desta forma, temos uma conta para cada cliente, e o sistema mantm seu saldo atuali!ado.

Credenciamento
%esta rea so guardadas as informaes referentes a'

Data de /utorga' a data em que a empresa autori!ou o incio das atividades. 9alidade da "rocurao' a data final de validade do da procurao ou do contrato do cliente com a sua empresa. Despac antes credenciados' a lista dos despac antes que podem responder pelos processos desta. .ubstabelecimentos' a lista de empresas fornecedoras de servios )parceiras comerciais- que receberam autori!ao para desembaraarem mercadorias em outros portos deste cliente.

Documentos Digitais
1qui so inseridos os documentos digitali!ados do cliente. (les podem ser imagens, documentos )pdf, doc, 3ls, etc-, emails e outros arquivos importantes para o trabal o com o cliente.

Diversos
%esta rea e3istem diversas informaes. (las so' In&ormati'os: aqui so informados o modelo de relatrio/planilha que ser enviado para o cliente e quais endereos de emails iro receb-los. Cons(lta )eb: informado um login e senha para o cliente acompanhar na pgina da empresa atravs do mdulo !" #nfo$eb seus processos documentos e fa%er consultas e relatrios. *rod(tos: so cadastrados os produtos que o cliente opera para emisso de documentos. Integra+o entre Sistemas"
feita aqui a integrao atravs de tabelas !&/'()( para a gerao de arquivos de integrao a partir de la*out pr-definido.

Cadastro de Contatos
E

%esta rea so cadastrados todos os contatos das empresas que esto cadastradas )operadores, diretores, supervisores, etc- que precisam receber informao e precisam ser acessados a qualquer momento.

Cadastro de Tipos de *rocessos

/s tipos de processos so cadastrados para que o sistema utili!e na confeco e classificao de contratos, ocorr0ncias, etc. /s tipos serem para diferenciar um determinado processo de outros.

Cadastro de Stat(s de *rocessos

F

/s .tatus so os indicadores do andamento do processo. Gma ve! cadastrados alguns so utili!ados para serem alterados automaticamente pelo sistema.

Cadastro de *osi,es de *rocessos

1s posies de processos so um acrscimo no controle de andamento de processo. Com elas possvel, alm do .tatus ter uma posio interna do andamento de algumas tarefas dentro do processo.

Cadastro de Ocorr-ncias de *rocessos

HI

1s ocorr0ncias so utili!adas para controlar o andamento das tarefas internas do processo, bem como nelas podem ser atribudas tempos e medies para se auferir o desempen o nos processos.

Controle de *roc(ra,es
/ controle de procuraes uma tela que demonstra o estado atual das procuraes ou da validade de contrato com os clientes. %ele obtm6se o controle dos vencimentos das procuraes dos clientes, com dias para vencer e a quantos est vencida. (ste controle emite carta de aviso, que dever ser enviada por correio ou fa3 para o cliente, avisando do vencimento. dividido em duas partes' "rocuraes 9encidas e "rocuraes a 9encer.

"ara cada rea temos os botes HH

#mprime 4 imprime um relat$rio com os dados da telaJ Carta 4 imprime ou envia por e6mail carta de comunicao para o cliente do vencimentoJ (ditar 4 abre o cadastro do cliente que est vencidoJ

K esquerda podemos escol er outra data )em um calendrio- para que possamos prever como estaro as procuraes neste dia. "odemos escrever a data dese2ada no campo e clicar no boto de verificao. *ambm temos > botes que podem filtrar os vencimentos em >I dias, BI dias e FI dias.

H7

CADASTROS D D S .$ARAO Cadastro de Despac/antes da mpresa

%este so cadastradas os despac antes aduaneiros que trabal am para a empresa de desembarao. %esta tela so informados os dados do despac ante' nome, C",, endereo, etc, que sero utili!ados nos documentos e guias emitidos pelo sistema.

#nformaes ,inanceiras
%esta so informadas a conta corrente do despac ante e a percentagem de desconto de #++, no .D1 emitido pelo sistema.

H>

Cadastro de A0(dantes de Despac/antes

%este so cadastradas os a2udantes de despac antes aduaneiros que trabal am para a empresa de desembarao. %esta tela so informados os dados do a2udante' nome, cpf, endereo, etc, que sero utili!ados nos documentos e guias emitidos pelo sistema.

Cadastro de *rod(tos de 1porta+o

(stes devem ser cadastrados com o c$digo do item que se2a bem usual e de fcil identificao, pois ser pelo c$digo do item que ela ser inserido. Luando voc0 for inserir um novo item o primeiro campo a ser preenc ido ser o c$digo. .e ele 2 for cadastrado o programa preenc er todos os outros campos automaticamente, ento se voc0 usar sempre o mesmo c$digo para uma mesmo item ser mais fcil para preenc er os dados e com mais velocidade tambm.

H?

Cadastro de *rod(tos de Importa+o

(stes devem ser cadastrados com o c$digo do item que se2a bem usual e de fcil identificao, pois ser pelo c$digo do item que ela ser inserido. Luando voc0 for inserir um novo item o primeiro campo a ser preenc ido ser o c$digo. .e ele 2 for cadastrado o programa preenc er todos os outros campos automaticamente, ento se voc0 usar sempre o mesmo c$digo para uma mesmo item ser mais fcil para preenc er os dados e com mais velocidade tambm.

Cadastros *adr,es de Desembarao 2 Geral

%estes so cadastrados os valores padro a serem cobrados de processos de importao ou de e3portao. *oda ve! que uma empresa no tiver um contrato personali!ado o sistema buscar o contrato padro adequado. %esta rea so informados os dados do contrato padro. "ossui as seguintes informaes' "etor: importao ou e3portao Mocal de desembarao' porto de desembarao :odal' rodovirio, areo, martimo e ferrovirio.

HA

(stes tr0s formam o con2unto que forma o contrato padro. @amais sero dois contratos com estes tr0s itens iguais. %o processo, se2a de importao ou e3portao, se a empresa no possuir contrato personali!ado o sistema buscar, pelo setor, local e modal o contrato padro apropriado.

5rade de Custos
%esta grade so listados os custos cadastrados para este contrato padro. 1o clicar duas ve!es, aberto o custo especfico.

(dio de Custos
a tela que permite inserir8e3cluir8alterar os custos que iro incidir no processo que utili!ar o contrato padro. %a tela de edio de custo tem6se os seguintes campos'

Custo 4 nome do custo. .er utili!ado por todos os programasJ %ome interno 4 nome interno. Gtili!ado pelo sistema para alguns custos necessriosJ 9alor 4 valor a ser cobrado da empresaJ

HB

Cobrar em todos os processos 4 caso deva ser cobrado sempre ou se ficar a cargo do usurio do operacional decidirJ Nndice 4 ndice econOmico de valor. .e diferente da moeda nacional, o sistema avisar o usurio ao gerar faturamentoJ +egra 6 determina se aver algum tipo de regra )acordo- para a cobrana do valorJ Descrio da regra 4 descrio detal ada e clara da regra de cobrana. "or e3emplo' cobrar valor proporcional ao da mercadoriaJ cobrar adicional quando ouver determinada situaoJ etc. .olicitar numerrioP Determina se este custo ser solicitado no pedido de numerrio na importaoJ ,aturar contra' cliente, transportadora, representante. Determina qual empresa ser responsvel pelo pagamento do processoJ (nviar documento para' cliente, transportadora, representante. Determina qual empresa ir receber o documento referente a este custo.

Cadastro *adr+o de Desembarao 2 Representante

%estes so cadastrados os valores padro a serem cobrados de processos de importao ou de e3portao de um determinado +epresentante. *oda ve! que uma empresa no tiver um contrato personali!ado, mas ouver um contrato com o +epresentante, o sistema buscar o contrato padro adequado. %o restante, o seu funcionamento igual ao do Contrato "adro.

HD

Cadastro *ersonali3ados de Desembarao 4 Importador# 1portador

%estes so cadastrados os valores a serem cobrados de processos de importao ou de e3portao. (stes s$ devem ser cadastrados quando so diferentes dos valores padres cadastrados nos contratos padres. %esta rea so informados os dados do contrato personali!ado. Divide6se em rea para os dados gerais, para os dados do cliente e para forma de pagamento dos servios.

"ossui as seguintes informaes'

#dentificao' valor a ser informado pelo usurio. .er mostrado nos programas de controle de processos de e3portao e processos de importao para identificao do contratoJ "roposta' nQmero da proposta, se ouverJ Data' data de lanamentoJ .etor' importao ou e3portaoJ Mocal de desembarao' porto de desembaraoJ :odal' rodovirio, areo, martimo e ferrovirioJ (mpresa' a empresa deste contratoJ *ransportador' empresa transportadora que tem algum tipo de participao neste contratoJ HE

+epresentante' empresa representante que ter algum tipo de participao neste contratoJ "ra!o de pagamento' o pra!o utili!ado no faturamento para gerao de cobrana. "oder ser' ,i3o ou 9arivelJ .e fi3o, deve ser preenc ido o campo pra!o para pagamento )quantidade de dias a partir da data de faturamento-. .e varivel, devem ser preenc idas as datas preferenciais de pagamento )A datas que sero gravadas-. / sistema ir buscar a data mais pr$3ima da data de faturamento para emisso da cobrana.

9endedor' pessoas fsicas, tra!idas do cadastro de contatos, que fe! a indicao ou intermediou o fec amento do contrato com o cliente. (ste poder ter direito a comisso que poder ser fi3a ou varivel por processo. .e fi3a, deve ser preenc ido o valor e o ndice. .e percentual deve ser informada a alquota.

%o processo, se2a de importao ou e3portao, se a empresa possuir contrato personali!ado o sistema buscar, pelo setor, local e modal o contrato personali!ado apropriado. %o encontrando nen um, utili!ar o contrato padro do setor, modal e local correto. .e a empresa possuir mais de um contrato personali!ado para o processo, ser aberta uma lista e o usurio informar qual deles ser utili!ado.

5rade de Custos
%esta grade so listados os custos cadastrados para este contrato personali!ado. 1o clicar duas ve!es, aberto o custo especfico. %a tela de edio de custo tem6se os seguintes campos' Custo 4 nome do custo. .er utili!ado por todos os programasJ %ome interno 4 utili!ado pelo sistema para alguns custos necessriosJ 9alor 4 valor a ser cobrado da empresaJ

HF

Cobrar em todos os processos 4 se deve ser cobrado sempre ou se ficar a cargo do usurio do operacional decidirJ Nndice 4 ndice econOmico de valor. .e diferente da moeda nacional, o sistema avisar o usurio ao gerar faturamentoJ +egra 6 determina se aver algum tipo de regra )acordo- para a cobrana do valorJ Descrio da regra 4 descrio detal ada e clara da regra de cobrana. "or e3emplo' cobrar valor proporcional ao da mercadoriaJ cobrar adicional quando ouver determinada situaoJ etc. .olicitar numerrio 6 determina se este custo ser solicitado no pedido de numerrio na importaoJ ,aturar contra' cliente, transportadora, representante. 6 determina qual empresa ser responsvel pelo pagamento do processoJ (nviar documento para' cliente, transportadora, representante 6 determinada qual empresa ir receber o documento referente a este custoJ

Cadastros *ersonali3ados de Desembarao 4 Fornecedor

%estes so cadastrados os valores a serem pagos pelos processos de importao ou de e3portao de um determinado ,ornecedor.

*oda ve! que uma empresa no tiver um contrato de fornecedor, ao abrir o processo, o sistema buscar o contrato padro adequado para que no financeiro se2a feito o pagamento ao "arceiro Comercial posteriomente. 7I

CADASTROS D TRANS*ORT Cadastro de 5e6c(los

1qui so cadastrados todos dados dos veculos para serem utili!ados tanto nos processos de *ransporte, quanto na emisso dos documentos.

Cadastro de .otoristas
.o cadastradas todas as informaes do motorista para que possam ser utili!adas nos processos e serem emitidos documentos.

7H

Cadastro de Despac/antes 2 Geral

(ste cadastro utili!ado para emisso de documentos de transporte que necessitem de informaes a respeito de determinado despac ante. %ele ficam arma!enados todos os despac antes que so responsveis pelos processos de transporte.

Cadastro de Al&7ndegas
/ cadastro de alf;ndegas ser utili!ado tanto nos processos de *ransporte, quanto na emisso de documentos.

77

Cadastro de Cidades
/ cadastro de cidades ser utili!ado tanto nos processos de *ransporte, quanto na emisso de documentos.

Cadastro de Rotas
/ cadastro de rotas a definio do percurso por onde o veculo ir fa!er seu tra2eto. Com isso tem6se um controle maior do itinerrio. .er utili!ado tanto nos processos de *ransporte, quanto na emisso de documentos.

7>

Contratos *adr,es de Transporte 2 Geral

%estes so cadastrados os valores padro a serem cobrados de processos de transporte. *oda ve! que uma empresa no tiver um contrato personali!ado o sistema buscar o contrato padro adequado.

Cadastro *ersonali3ados de Transporte 4 mpresa

%estes so cadastrados os valores a serem cobrados de processos de transporte por cliente. (stes s$ devem ser cadastrados quando so diferentes dos valores padres cadastrados nos contratos padres.

7?

CADASTROS FINANC IROS Cadastro de Contas Correntes

o "lano de Contas a ser utili!ado pela empresa )se importado da contabilidade ou feito manualmente interno- e como este estar estruturado. 1 partir destas contas tem6se o controle financeiro, pois o sistema trabal a atravs do registro de lanamentos em partidas dobradas, obtendo assim o saldo destas contas correntes. / programa necessita trabal ar com c$digos estruturados, tipo H.H.7.>.H, para todas as contas. %o mnimo, deve6se trabal ar, com A grandes grupos' 5rupo Clientes, 5rupo <ancos, 5rupos Despesas, 5rupo Despac antes e 5rupo Custos de "rocessos. "ode6se trabal ar, se dese2ar com os grupos da contabilidade 1tivo e "assivo. @amais dois nomes de contas podero ser iguais. / sistema no aceita e fa! busca por nome constantemente. Deve6se definir qual o grupo de c$digos ser utili!ados para clientes e se ser criada a conta automaticamente. "ara isso deve6se ir em Contas correntes, Gtilitrios e em Configuraes. *ambm um grupo para bancos necessrio para vinculao posterior no Cadastro de contas bancrias. muito interessante 2 criar um 5rupo de Despesas para o anin amento dentro deste das principais despesas' gua, lu!, telefone, salrios, etc. / grupo de Contas de Despac antes importante, pois no cadastro de despac ante ser informada a sua conta corrente para lanamento quando do pagamento de .D1. / grupo de custos de processos necessrio para que se vincule a uma conta corrente cada um dos custos que incidiro no processo.

7A

Cadastro de C(stos
%o cadastro de custos de processos estaro todos os custos que iro incidir em um processo, se2a de importao, se2a de e3portao. (stes podem ser custos que a empresa cliente pagar como tributos, ta3as ou como servios R empresa de desembarao. "ara isso, o sistema 2 vem com um modelo padro de custos de processos. "odemos classific6los em 7 grupos' de importao e de e3portao'

De importao' =onorrios, ##, #"#, #C:., "#., C/,#%., .D1, *a3a .#.C/:(S, C":,, Correios, (stadias, :ultas, M#, %ota fiscal.

De e3portao' =onorrios, .D1, C":,, Correios, (stadias, :ultas, Certificado de /rigem.

"ara cada custo, deve6se informar a conta corrente pertencente a ele. *odos os custos que so de servios da pr$pria empresa de despac os ) onorrios, nota fiscal, certificado de origem- devem ter uma conta corrente padro de receita sobre servios. *odos os outros devem ter uma conta corrente de custos de processos.

1lguns destes custos possuem o que foi c amado de Tnome internoU que fa! com que o sistema os identifique e trate de modo diferenciado. (ntre eles citamos' =onorrios ## #"# 7B

#C:. .#.C/:(S C":, C(+*#,#C1D/ etc.

Cadastro de Itens de C(stos

/s itens de Custos so um refinamento para o controle sobre o que est incluso de em cada um dos custos. Desta forma entende6se quais servios fa!em parte dos custos.

Cadastro de Contas $anc%rias

/ Cadastro de Contas <ancrias d6se pela insero manual dos dados de cada conta bancria que a empresa possui. (stes dados sero utili!ados em todo sistema, se2a em processos, faturamento e financeiro.

7D

Cadastro de 8ist9ricos
/ cadastro de ist$rico ser utili!ado por toda operao financeira em todo o sistema em qualquer m$dulo. Desde lanamentos na importao, e3portao, faturamento e contas correntes utili!aro eles.

Desta forma, devem ser criados com nomes e e3presses que satisfaam a empresa no geral.

7E

D1*1.#51 .#.*(:1. ( ./MGVW(. +ua @oo :anoel, >7HB X Gruguaiana 6 +.. ,one.' )IAA- ?H?6>>7H

7F