Guadalajara, Jal.

a 07 Junio 13

UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA Sistema de Universidad Virtual

Licenciatura en Administracin de las Organizaciones

Desarrollo de la Tecnologa en las Organizaciones

Aspirante: Claudia Guadalupe Hernndez Asesor: Jos Luis Rico Mercado Cdigo: 399353015

PRODUCTO FINAL

PORTADA ELABORADO POR LA CORDINACIN DE TI FIRMA

REVISADO POR LA GERENCIA DE CONTROL DE PROYECTOS FIRMA

REVISADO POR LA GERENCIA DE GESTIN DE CALIDAD FIRMA

REVISADO Y APROBADO POR LA DIRECCIN GENERAL DE ICAi FIRMA

Revisin anterior No. Autorizado por: Fecha: Descripcin del Cambio: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________.

PORTADA................................................................................................................................................ 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 MISIN .................................................................................................................................................... 3 VISIN ..................................................................................................................................................... 3 RESUMEN EJECUTIVO. ......................................................................................................................... 3 OBJETIVOS Y BASES DE PLANTEAMIENTO. ................................................................................... 5 ESTRUCTURA DE ORGANIZACIN ................................................................................................... 7 RECURSOS. ............................................................................................................................................. 9 REVISIN, DIFUSIN, EVALUACIN Y AJUSTE DEL PLAN DE ACCIN ................................. 10 INFORMACIN PARA LA GESTIN. ............................................................................................... 11 ABREVIATURAS Y DEFINICIONES ................................................................................................... 12 CONCLUSIONES .................................................................................................................................. 13

1 1.1

MISIN Implementar y mantener actualizada la infraestructura de herramientas y sistemas informticos de la UN asegurando su integracin, con los sistemas del corporativo. VISIN Ser reconocida como el rea ms comprometida a travs del servicio, la experiencia y oportunidad en la ejecucin de las soluciones que aporta. RESUMEN EJECUTIVO Durante el ao 2013, la CTI se comprometi a ser un departamento de servicio para su principal cliente la UN as como colaborar de manera estrecha con DCTI en conocimientos y habilidades establecidas en el plan de trabajo. Periodo Etapas Macro actividades Inicio Fin Mdulos en el Sistema Entregable Avance Real

2 2.1

Observaciones

Desarrollo de Sistema ERP

Incluye mdulos de Maquinaria, Subcontratos, Control de Proyectos Incluye mdulos de Compras, Almacenes, Maquinaria, Subcontratos, Control de Proyectos, Cuentas por Pagar, Bancos.

Capacitacin de Sistema ERP

Listas de Asistencia a Capacitacin

Implementacin Incluye mdulos de de Sistema Compras, ERP Almacenes, Maquinaria, Subcontratos, Control de

Reportes del Sistema

Meta planteada a junio del 2014

Proyectos, Cuentas por Pagar, Bancos. Desarrollo de portal de intranet (SAIC) Incluye Bibliotecas documentales y grupos de reas de conocimiento interactivas. Portal de Intranet actualizado

4 4.1

OBJETIVOS Y BASES DE PLANTEAMIENTO Bases de Planteamiento: Establecer los lineamientos a seguir para el anlisis y desarrollo de todo tipo de aplicaciones o programas que sean requeridas por la UN, incluyendo entre otros el Soporte Tcnico, la administracin, capacitacin y el cumplimiento de los derechos y obligaciones como licenciatario de software.

4.2

Objetivos:

Objetivo 1. Creacin, Configuracin y Administracin del Sistema de Ingresos y Facturacin Electrnica. Ponderacin Fecha de Resultado esperado Metas para lograr el objetivo Recursos (medicin de indicadores) % cumplimiento 1. Sustitucin de Cupones20% 100% por TAGS en el proyecto del MAYAB 2. Anlisis y Desarrollo 25% 100% Facturacin Peaje 3. Anlisis y Desarrollo 25% 100% Facturacin Varios 4. Capacitacin 20% 100% 5. Implementacin de los 10% 100% Modelos de control Objetivo 2: Aplicacin Web Atencin a clientes con convenio. Metas para lograr el objetivo Ponderacin % 1. 2. 3. 4. Anlisis. Desarrollo. Capacitacin. Implementacin de Modelos de control 35% 35% 20% 10% Resultado esperado
(medicin de Indicadores)

Fecha de cumplimiento

Recursos

los

100% 100% 100% 100%

Objetivo 3: Aplicaciones Mviles (Fase II) Funciones Adicionales a Fase I y Nuevos Proyectos. Ponderacin Fecha de Resultado esperado Metas para lograr el objetivo (medicin de indicadores) % cumplimiento 1. Funciones Adicionales a 30% 100% Fase I. 2. Incorporacin de Nuevos 20% 100% Proyectos. 3. Nuevos Mdulos. 20% 100% 4. Capacitacin. 20% 100% 5. Implementacin de los 10% 100% Modelos de control

Recursos.

Impacto de los objetivos sobre los lineamientos generales del plan de negocios de la empresa Metas / Iniciativas Creacin, Configuracin y Administracin del Sistema de Ingresos y Facturacin Electrnica Aplicacin Web Atencin a clientes con convenio Aplicaciones Mviles
AC-4 Asegurar la Plataforma Tecnolgica que requiere el negocio.

4 4

5 5.1

ESTRUCTURA DE ORGANIZACIN Organigrama:

Mario Camberos Garca Gerente Control de Proyectos

Carlos Alvarez Cruz Coordinador de TI

Adrin Chvez Garca Analista de Sistemas

Beatriz Ruano Rangel Soporte Tcnico

5.2 Actividades y Responsabilidades de los Puestos 5.2.1 Gerencia de Control de Proyectos Por medio de los programadores subcontratados y la CTI desarrollar el sistema ERP en todos sus mdulos: Bancos, Cuentas por Pagar, Compras y Almacenes, Maquinaria, Subcontratos, Control de Proyectos y Pagos Centralizados, controlando las fechas de entrega de los desarrollos y verificando que los sistemas desarrollados cumplan con los requisitos establecidos por la UN. Capacitacin de todo el personal de la UN que utiliza el sistema ERP, as como a todos los proyectos. Esto se har con el apoyo de los programadores subcontratados, as como de la CTI. Verificar que el sistema del ERP est siendo utilizado, y que su uso se est llevando de manera adecuada. Llevar a cabo en conjunto con la CTI la capacitacin de todo el personal de los proyectos para el uso de las herramientas a utilizar. Verificar que el personal encargado de utilizar las herramientas de control de proyectos hagan la carga de informacin correspondiente a cada corte contemplado y que esa informacin sea correcta y refleje la realidad de los proyectos.

 Una vez que la informacin haya sido entregada correctamente por los proyectos, analizar esta informacin y detectar e informar a las personas pertinentes posibles reas de oportunidad en los proyectos. Con el apoyo de la DCTI y en conjunto con la CTI, investigar o desarrollar la mejor herramienta para llevar un control de todos los proyectos de la UN.

5.2.2

Coordinacin de TI

Coordinacin con la GCP y con la DCTI para la elaboracin y seguimiento del Plan de accin de TI, presupuestos y objetivos propuestos. Coordinacin de las actividades de Soporte Tcnico y del Analista Programador. Investigacin y anlisis, de requerimientos para el desarrollo de sistemas nuevos o existentes, as como configuracin o adecuaciones a herramientas informticas que permitan optimizar y mejorar los procesos crticos de la UN. Coordinacin y seguimiento a la subcontratacin de desarrollos con empresas externas. Capacitacin, implementacin y seguimiento de aplicaciones y herramientas informticas. Coordinacin con la DCTI y con las reas responsables de TI en los proyectos brindamos atencin de soporte y asistencia a los usuarios de todas las reas de oficina matriz y proyectos de la UN. Mantener vigentes y actualizadas las versiones de todas las herramientas y sistemas de informacin, as como el equipo e infraestructura de comunicaciones que operan en la UN.

5.2.3 Analista de Sistemas

Investigacin y anlisis, de requerimientos para el desarrollo de sistemas nuevos o existentes, as como configuracin o adecuaciones a herramientas informticas que permitan optimizar y mejorar los procesos crticos de la UN. Coordinacin y seguimiento a la subcontratacin de desarrollos con empresas externas. Capacitacin, implementacin y seguimiento a los sistemas y herramientas informticas.

5.2.4

Soporte Tcnico En estrecha coordinacin con la DCTI y con las reas responsables de TI en los proyectos brindamos atencin de soporte y asistencia a los usuarios de todas las reas de oficina matriz y proyectos de la UN. Mantener vigentes y actualizadas las versiones de todas las herramientas y sistemas de informacin, as como el equipo e infraestructura de comunicaciones que operan en la UN. Mantener actualizado el inventario de equipos y generar las estadsticas de solicitud de servicios y su seguimiento.

RECURSOS La GCP conciliar con el Director General de ICA Infraestructura el equipo, computadoras y software necesarios en el rea para poder desempear las funciones requeridas. En principio, y para ir acorde con el organigrama sometido, se requiere de los Recursos sealados en el Anexo 2 de este Plan de Accin. El mantenimiento y reposicin del software corporativo lo determina la DCTI.

6.1

Desarrollo de los Recursos Humanos.

La Gerencia de Control de Proyectos deber ejercerla personal con estudios de Ingeniera Civil, con experiencia en proyectos de infraestructura, de administracin de proyectos, de Metodologa del Project Management Institute, deseable certificacin, experiencia en Gerencias Tcnicas o de Construccin, en el manejo de software para administracin de proyectos, manejo de sistemas ERP. La Coordinacin de TI deber ejercerla personal con estudios de Ingeniera, Licenciatura o Profesional Tcnico en el rea de TI o reas afines, con amplia experiencia en el anlisis, planeacin, diseo, implementacin y uso de sistemas y aplicaciones administrativas y operativas de actualidad, as mismo deber tener conocimientos slidos en los procesos del negocio, de infraestructura de comunicaciones, de hardware y de bases de datos. Analista de Sistemas deber ejercerla personal con estudios de Ingeniera, Licenciatura o Profesional Tcnico en el rea de TI o reas afines y ser responsable de investigar, planear, analizar, coordinar y recomendar opciones de software y sistemas, deber contar con habilidades: analtica, tcnica, gerencial, e interpersonal y debe ser capaz de trabajar con varios lenguajes de programacin, sistemas operativos, plataformas de hardware, de comunicaciones y de bases de datos.

Soporte tcnico deber ejercerla personal con estudios de Ingeniera, Licenciatura o Profesional Tcnico en el rea de TI o reas afines y ser responsable de proporcionar asistencia a todas las reas de oficina matriz, y a los proyectos de la UN, deber tener conocimientos de configuracin, instalacin y actualizacin de hardware y software, as como atencin, seguimiento y solucin a los distintos requerimientos de fallas, nuevas cuentas, accesos, etc.

Se anexa plan y programa de capacitacin por nivel de organizacin establecido en el proforma del rea de TI.

7.

REVISIN, DIFUSIN, EVALUACIN Y AJUSTE DEL PLAN DE ACCIN

El cumplimiento de los objetivos y metas del plan de accin se revisa peridicamente, a travs de los indicadores o parmetros de medicin establecidos en el mismo plan de accin del Sistema de Medicin del Desempeo (MED).

A nivel Direccin, la revisin, difusin, evaluacin y ajuste del plan de accin se realiza en el Comit Directivo, con la periodicidad definida por la Vicepresidencia.

Para las Gerencias y jefaturas de rea, se difunde, revisa, evala y ajusta por lo menos cada tres meses por la Direccin correspondiente, en complemento a las revisiones del proforma del rea (3+9, 6+6 y 9+3), as como parcialmente durante las reuniones preestablecidas en el comit del rea. El proforma y cumplimiento del plan de ejecucin de los proyectos y reas de produccin, se revisa mensualmente por los Directores y/o gerentes. 7.1 Distribucin del Plan de Accin. El plan de accin y sus modificaciones se difunden distribuyen al personal determinado por el rea emisora, a travs de: Publicacin en el SAIC. El plan de accin de los titulares de rea, lo conserva el jefe inmediato superior para su seguimiento, en caso de traslado del personal a otra rea, se hace un corte y se le entrega al interesado para su transferencia al nuevo jefe. 8. INFORMACIN PARA LA GESTIN Como documentos base que detallan los procedimientos del rea se encuentran los siguientes:

8.1 8.2

Procedimiento de Atencin de Solicitud de Servicios: ICAi-DG-P-GCP-02 Procedimiento de Atencin de Requerimientos de Herramientas Informticas: ICAi-DG-PGCP-03 ABREVIATURAS Y DEFINICIONES DCTI: Direccin Corporativa de TI. DA: Direccin de rea. AJ: rea Jurdica. APS: rea o Proyecto Solicitante.

9.

GCP: Gerencia de Control de Proyectos. CTI: Coordinador de Tecnologas de Informacin. AS: Analista de Sistemas. PST: Personal responsable de Soporte Tcnico. PRV: Proveedor. SAIC: Sistema de Administracin de Infraestructura Concesionada. Es el nombre que se le dio a la Intranet de ICA Infraestructura y que forma parte de la intranet corporativa. Es una herramienta de colaboracin que permite la generacin de centros documentales para captar, consultar y compartir informacin de distintos mbitos de inters de las reas y proyectos que conforman la UN. ERP.- Enterprise Resource Planning. Planificacin de Recursos Empresariales. Sistema de gestin de informacin que integra y controla actividades del negocio relacionadas con los aspectos de planeacin, operativos, productivos, contables y financieros. BIAP: Bitacora de Incidencias de Ambiente de Pruebas. SRHI: Solicitud de Requerimientos a Herramientas Informticas. FIHI: Formato de Investigacin de Herramientas Informticas. CTO: Contrato. CA: Cronograma de Actividades. LA: Lista de Asistencia. PAR: Programa de Atencin de Requerimientos. Los objetivos PAR son proyectos autorizados que forman parte de la planeacin estratgica de la UN y que tienen asignados tiempos y recursos para llevar a cabo su ejecucin. MRT: Minutas de Reuniones de Trabajo. Minutas de acuerdos establecidos en las reuniones de trabajo con el personal de las reas involucradas. FLR: Formato para el Levantamiento de Requerimientos de TI. FVP: Formato de Validacin de Procedencia. AE: Acta de Entregables. PTP: Propuesta Tcnica del Proveedor. CCPHTI: Cuadro Comparativo de Propuestas de Herramientas de TI. MA: Centro de atencin y ayuda de la DCTI que canaliza y apoya a ICA Infraestructura en el Soporte Tcnico a travs de la extensin 7777. SS: Formato autorizado que sirve para controlar solicitudes de servicio que requieren firmas autorizadas. ICAi.- ICA Infraestructura. Soporte Tcnico.- Servicio de apoyo tcnico a los usuarios de la UN. Proactivanet.- Herramienta corporativa que permite verificar la informacin de equipos de cmputo as como establecer el registro de solicitudes de servicio.

Webex.- Es una herramienta que por medio de la tecnologa (red de comunicacin) internet permite brindar en tiempo real y de manera remota asistencia, soporte, capacitacin adems de compartir informacin hasta con 25 usuarios y que est al servicio de todas las reas de la UN. APN.- Son los distintos medios en los cuales se verifica que se cumplan las funcionalidades de la nueva herramienta como son: servidor, internet, mviles, computadoras personales, redes informticas (LAN, WAN), etc. Canales de atencin.- Son las vas por las cuales los usuarios nos hacen llegar sus requerimientos, como pueden ser: directamente a la extensin 7777 o al correo de la mesa de ayuda, a cualquier extensin, telfono o cuenta de correo del personal de la CTI, o a travs de la entrega fsica de una solicitud de servicio. Diagrama de Flujo.- Esquema grfico que representa y describe la secuencia lgica de actividades, en forma cronolgica de un proceso. Nuevo Requerimiento.- Es aquel que no fue considerado en el PAR y que es una necesidad de las areas o proyectos de la UN, estos pueden ser de desarrollo de herramientas nuevas o de agregar funcionalidades nuevas a sistemas actualmente operando en la UN. Resp.: Personal que es responsable de realizar la actividad que se describe o tiene la responsabilidad del proceso. Aut.: Personal que tiene la facultad de autorizar o rechazar la actividad que se describe. 10. CONCLUSIONES El uso de la tecnologa en las empresas hoy en da es fundamental para lograra tener una estabilidad en el mercado y ser rentables adems de que prcticamente sin el uso de estas herramientas los procesos de las organizaciones serian mas complejos adems de que el control de la informacin no seria la adecuada lo que seria un grave problema para el desarrollo mismo de las empresas.