Caja de Actividades y Herramientas para el seguimiento y evaluacin de Planes de Mejora Organizacional

Elaborado por Pact Per1 para Pact Inc.

Elaborado por Juan Carlos Giles, Consultor Asociado de Pact Per

ndice del Documento

I. Introduccin : Objetivos, enfoque de desarrollo de Pgina 3 capacidades organizacionales y de autoevaluacin organizacional II. Proceso de autoevaluacin y plan de mejora III. Elaboracin y Modelo del plan de mejora IV. Caja de Actividades y herramientas de seguimiento y evaluacin del plan de mejora Pgina 6 Pgina 11 Pgina 15

I. Introduccin
Por qu una caja de herramientas para evaluar planes de mejora organizacional?
Resulta cada ms vez clara la tendencia hacia un mayor nfasis en la realizacin de diagnsticos y evaluaciones de capacidades de las organizaciones que participan de procesos de desarrollo humano. El desarrollo de capacidades organizacionales supone un cambio de enfoque en las prcticas de mejora organizacional hasta ahora muy orientadas, la experticia temtica, al nivel de proyecto y a la obtencin de recursos financieros. El proceso de cambio o mejora de capacidades organizacionales tiene diversos momentos. Una primera etapa es la evaluacin organizacional. Las evaluaciones de proyectos, de experticia temtica o de capacidad financiera no pueden concebirse separadas del anlisis de las organizaciones que las planifican, implementan y apoyan. La organizacin es un sistema complejo con mltiples componentes en interaccin y cambio permanente. La evaluacin organizacional entonces, se refiere al conjunto de aspectos claves del sistema que forma cada organizacin. El diagnstico de capacidades organizacionales no puede concluir de modo eficaz sin un instrumento de cambio que exprese en trminos muy concretos las orientaciones y acciones a realizar para mejorar el desempeo de la organizacin. Este instrumento es denominado como plan de mejora organizacional. Los planes de mejora exigen a su vez de acciones de seguimiento y evaluacin. Esta caja de herramientas contiene un conjunto de actividades y herramientas que pretenden servir de apoyo a las acciones de seguimiento del progreso o avances del plan de mejora. Para una mejor comprensin de las actividades que proponemos trabajamos una parte introductoria sobre enfoques y conceptos de desarrollo y evaluacin organizacional. La segunda parte del documento esta dedicada a sealar los momentos del proceso de cambio organizacional para entender el rol y ubicacin del plan de mejora y del momento mismo del seguimiento del plan en el proceso. La tercera parte se refiere a las metodologas de elaboracin del plan de mejora y sus componentes en una versin tpica de plan. La cuarta y ltima parte, es la caja propiamente dicha, pues contiene las actividades y herramientas de seguimiento o evaluacin. El plan, en tanto resultado de un proceso participativo, est orientado a los intereses y prioridades especficas de cada organizacin en proceso de cambio. Supone la formacin de un equipo responsable del proceso, al que hemos definido como: "Comit de Gestin de Plan de Mejora", constituido por miembros de la organizacin apoyado por facilitadores externos. El documento pretende ser un aporte para quienes trabajan como facilitadores externos o internos (integrantes del comit de gestin) de procesos de mejora organizacional con un enfoque sistmico. Este enfoque requiere de mayor desarrollo conceptuales, metodolgicos y de sistematizacin; de all la necesidad de contar con textos de apoyo para quienes estamos abocados en estas tareas.

Objetivos de la Caja
1) Ampliar la comprensin del sentido, definicin e importancia de los planes de mejora en el contexto de los procesos de cambio organizacional 2) Ofrecer criterios de aplicacin exitosa del Plan de Mejora que consideren el tipo de facilitacin, la participacin de los directivos y la relacin con instrumentos de gestin tales como el plan estratgico y los planes operativos organizacionales. 3) Proveer herramientas / actividades para monitorear y evaluar el plan de mejora organizacional

Criterios para la construccin de un enfoque de desarrollo de capacidades organizacionales

El desarrollo de capacidades organizacionales tiene como objetivo el aumento del nivel de autodesarrollo y la efectividad de las organizaciones. El Plan de Mejora forma parte del proceso de desarrollo de capacidades. Pero cabe preguntarse: En que consiste el desarrollo de capacidades organizacional?. A continuacin, procedemos a responder a esta pregunta con una matriz en la cual indicamos de qu enfoques nos alejamos y de cuales nos sentimos ms prximos :

Ms lejos del desarrollo de capacidades organizacional entendido como...

Ms cerca del desarrollo de capacidades organizacional entendido como...

nfasis en el desarrollo de capacidades y aprendizaje de los individuos y equipos de la organizacin. La gente con capacidades crea y recrea los recursos segn sus objetivos Capacidades individuales en sus dimensiones actitudinales, procedimentales y conceptuales Capacidades colectivas en trminos de polticas, sistemas, cultura, enfoques, metodologas, etc Enfoque de organizacin como sistemaArticular sus diversos componentes tales como: tiempos, funciones, parte blanda y dura, los nivele, el impacto y la capacidad organizacional, etc. Articulacin de capacidades individuales y colectivas. Desarrollo de Capacidades basadas en la identificacin y desarrollo de consensos.

nfasis en los productos, recursos y realizacin de actividades.

Cambio organizacional centrado slo en proyectos

nfasis en capacidades individuales. nfasis slo capacidades. en desarrollo

de

Adquisicin de experticia externa va eventos o compra de productos de punta Ejecucin del cambio para vencer la resistencia Asumir enfoques porque estn de Moda o por presin de socio o aliado con mayor poder Enfoque, metodologas y herramientas con Valor universal

Reconocimiento y aprovechamiento de mejores prcticas organizacionales. Autodescubrimiento del potencial. Apropiacin y conduccin del proceso de cambio por la propia organizacin Facilitacin del cambio para generar aprendizajes, sinergias y consensos organizacionales Proceso autnomo, consciente y asumido por la organizacin con responsabilidad. Procesos a la medida

Es valida la misma interrogante en la evaluacin organizacional.Qu enfoques reconocemos como afines y de qu otros nos alejamos o tenemos una perspectiva crtica?

Ms lejos de la evaluacin organizacional Ms cerca de la evaluacin como... organizacional como...

Proceso realizado por exigencia externa y vertical. Organizaciones externas, Directivos y expertos definen objetivos, plazos y tareas del proceso Proceso voluntario y basado en la participacin y el consenso. Facilitadores, Equipos y directivos definen y/o son consultados sobre objetivos, plazos y tareas del proceso

Expertos y directivos obtienen informacin de Facilitadores producen informacin en la gente de la organizacin. Lgica extractiva dialogo estructurado con la gente de la organizacin. Lgica comunicativa nfasis en el control e identificacin de debilidades y fortalezas. La evaluacin se reduce a obtener la imagen que describa literalmente la situacin de la organizacin. El desarrollo de capacidades empieza luego de obtener la imagen. Los evaluadores externos juzgan la situacin de la organizacin. Usan sus indicadores. Son principalmente expertos de contenido Organizacin objeto de estudio nfasis en el aprendizaje y el mejoramiento. La Evaluacin es la primera etapa del proceso de capacidades en tanto ampla comprensin, consenso, etc.

Los evaluadores son los propios miembros de la organizacin. Construyen indicadores a su medida que comprenden. Los evaluadores externos son principalmente facilitadores de proceso. Organizacin duea del proceso. Enfoque de autoevaluacin.

II. Proceso de autoevaluacin y plan de mejora

Proceso de Cambio o Mejora Organizacional (lo ms visible)

1
Solicitud de apoyo -Percepcin de necesidad -

5
Desarrollo Organizacional sostenible va comunidades de aprendizaje

2
Autoevaluacin Organizacional

Actividades de Evaluacin de Planes de Mejora

4
Implementacin del Plan de Mejora Organizacional

3
Plan de Mejora Organizacional y su concordancia con los Planes Estratgico y Operativo organizacional Anual

Acciones de cada momento

1. Solicitud de apoyo de la organizacin . -Percepcin de necesidad Reuniones, encuestas, Plan de Autoevaluacin para: 1.1 Consenso nivel directivo y de la motivacin del equipo organizacional. Explicacin de las ventajas del proceso . 1.2 Explicacin de las Implicancias posibles: a) tensiones y cambios b) Roles, costos, etc. Explicacin de orientacin del proceso hacia niveles de capacidad y consenso 2.1 Creacin de condiciones especficas para la autoevaluacin 2.2 Construyendo una imagen ideal y adecuada de organizacin que se exprese en una herramienta de autoevaluacin : a) Taller para definir reas y atributos Ideales y b) Afinando los contenidos y dando forma final a la herramienta va comisin 2. 3. Taller de Autoevaluacin de Capacidades 2.4. Compartiendo y haciendo mas consistentes los resultados: a) Sesin de entrega de resultados y b) elaboracin de informe de autoevaluacin 3. Plan de Mejora Organizacional y su concordancia con los Planes Estratgico y Operativo organizacional Anual 3.1 Taller de elaboracin del plan de mejora usando como insumo clave el informe de autoevaluacin. Consultas y decisiones previas o posteriores al taller por el nivel directivo 3.2 Integracin con Plan Estratgico o Plan Operativo Institucional 4. Implementacin del Plan de Mejora Organizacional 4.1. Seguimiento y monitoreo del plan de mejora

2. Autoevaluacin Organizacional

5. Desarrollo Organizacional sostenible va 5.1. Constitucin de comunidad de aprendizaje. La organizacin como comunidad de aprendizaje y/o la comunidades de aprendizaje organizacin formando parte de una comunidad de aprendizaje 5.2.Desarrollo de prcticas y sistemas de aprendizaje Inter. e Intra organizacional 5.3. El aprendizaje organizacional es funcin clave para definir : polticas, sistemas, enfoques, metodologas, etc de tipo organizacional

Proceso de Autoevaluacin Organizacional (lo ms visible)

1
Creacin de condiciones especficas para la autoevaluacin

4
Compartiendo y haciendo ms consistentes los resultados

2
Construyendo una imagen ideal y adecuada de organizacin que se exprese en una herramienta de autoevaluacin

3
Ejercicio de autoevaluacin de capacidades por grupo representativo de la organizacin

Acciones de cada momento

1. Creacin de condiciones especficas para la autoevaluacin Reuniones, encuestas, Plan de Autoevaluacin para: 1.1 Consenso nivel directivo. Consenso/motivacin del equipo organizacional. Ventajas. 1.2 Implicancias posibles: tensin, cambio Roles, costos, etc. Explicacin de orientacin del proceso hacia niveles de capacidad y consenso 2. Construyendo una imagen ideal y adecuada de organizacin que se exprese en una herramienta de autoevaluacin 3. Autoevaluacin de capacidades por grupo representativo de la organizacin en un taller 2.1. Taller para definir reas y atributos Ideales. 2.2. Afinando los contenidos y dando forma final a la herramienta va comisin 3.1 Sesin de Autoevaluacin 3.2. Triangulacin: fuentes documentadas - otros informantes 3.3 Procesamiento de informacin. Primeras hiptesis 4. Compartiendo y haciendo ms consistentes los resultados 4.1 Sesin de entrega de resultados 4.2 Informe de Autoevaluacin

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Proceso de Autoevaluacin Organizacional (lo menos visible)

Ampliacin de Comprensin de lgicas organizacionales

Manejo de conflictos y consensos clave: Fortalezas /Debilidades Plan de Mejora

Capacidades Organizacionales

Modelo (representacin) apropiado del sistema organizacional

Lenguaje comn organizacional

Socializacin de informacin clave reas / niveles

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III. El Plan de Mejora

3.1. Propuesta de taller de plan a) Objetivo Definir un plan de mejora que exprese los consensos del equipo y directivos de una organizacin respecto de sus prioridades de cambio organizacional b) Lecciones sobre condiciones y caractersticas generales del taller - Duracin : dos das(Incluso ajustados) - Cofacilitacin : se requiere especialmente en los ejercicios de priorizacin en grupos de trabajo. Se requiere apoyo en la trascripcin - Se requiere una coordinacin previa para explicar el proceso a cofacilitador y persona de apoyo para la trascripcin y director de organizacin - Se sugiere una lectura del informe das antes del taller - Se requiere contar la misin/ visin y objetivos estratgicos para elaborar propuestas de criterios de priorizacin c) Programa Da 1 Actividad 1. Presentacin de participantes y expectativas 2. Formacin de grupos para anlisis de reas a) Cada grupo trabaja 2 a 3 reas b) Cada grupo identifica por cada rea 2 Debilidades y 2 Fortalezas.Como se identifica una Fortaleza o Debilidad? Posibilidades : En principio los indicadores o bloques de mayor consenso sobre mayor capacidad son Fortalezas; la mayor consenso sobre menor capacidad Debilidades. Los de menor consenso son en principio tambin debilidades. La Debilidad o Fortaleza puede ser el indicador literal de la autoevaluacin Puede ser redactado precisando, agregando elementos al indicador literal Puede ser resultado de la redaccin literal del indicador combinada con los comentarios Se pueden formar desagregando un indicador Se Puede integrar el contenido de dos o mas indicadores y sus respectivos comentarios c) Cada grupo prioriza 4 elementos usando una matriz con los siguientes criterios: Influencia en el Impacto vinculado al ncleo de la misin (fortaleza programtica) objetivos estratgicos de impacto Influencia en el Fortalecimiento gerencial (fortaleza gerencial/organizacional) objetivos estratgicos internos Influencia en las Relaciones interinstitucionales Influencia en la Sostenibilidad econmica Tiempo 30 2 h 30

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Continuacin c) : Al momento de priorizar tomar en cuenta: Explicar con un ejemplo los criterios con la plenaria. Cada criterio puede subdividirse en dos o tres subcriterios como mximo 2 Recordar que cualquier F o D influye en cualquier criterio, por tanto enfatizar formula de pregunta : en que medida influye; en vez de influy e o no. Mantener escala de 1 al 3 y eliminar la opcin 0 de influye muy poco o nada pues todas las Debilidades o Fortalezas influyen. Al final de la puntuacin es posible que un elemento que no alcanz el puntaje para ser considerado prioritario sea finalmente priorizado por decisin del grupo de trabajo. No slo se prioriza por el puntaje; sino tambin por una valoracin de conjunto o global. 3. Presentacin para revisin y aprobacin en Plenaria de elementos priorizados a) Presentar toda la matriz. Explicar slo los elementos priorizados. b) Presentar los elementos priorizados en orden de mayor puntuacin a menor. 1 h 30 Almuerzo 4. En grupos realizan un anlisis en profundidad sobre las Debilidades o Fortalezas priorizadas. Usando una matriz con los siguientes elementos Fortaleza(definida con mayor precisin)/ Causa(s)/ Efectos positivos (Beneficios) Debilidad(definida con mayor precisin) / Causa(s)/ Efectos negativas (Problemas) Da 2 Actividad 5. En grupos trabajan dos opciones : 2 h a) Integran por afinidad las debilidades o fortalezas objeto de anlisis b)Priorizan con los mismos criterios de la actividad 2 de modo tal de no superar 6 elementos (entre debilidades y fortalezas) 6. A continuacin con los elementos priorizados, en grupos definen lneas de cambio 2 h organizacional en una matriz con los siguientes elementos : Lnea de cambio 1
2

1h

3 h

Tiempo

Objetivo (formulado como resultado positivo o de mejora en relacin a la debilidad o fortaleza) Acciones Indicadores de logro de objetivo Responsables Plazos

Tal vez sea conveniente trabajar en detalle los criterios y subcriterios de priorizacin en plenaria o con la comisin de facilitacin

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Almuerzo 7. Plenaria de socializacin y aprobacin de las propuestas de lneas de cambio organizacional propuestas por los grupos 8. Evaluacin del taller y prximos pasos

1 h 30 2 h 30 30

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3.2. Modelo Bsico de plan de mejora Lnea de cambio Organizacional 1 Aspecto : Sistematizacin y Aprendizaje organizacional
Objetivo Indicadores de logro de objetivo Actividades Responsable(s) Plazos Mes 1 Mes 1 Costo de actividad $ 500.0 $ 200.0 $ 200.0

1. Las reas administrativa y nivel Mejoramos directivo aplican su plan de continuamente la sistematizacin y producen calidad del trabajo aprendizajes organizacionales en los organizacional en sistemas y plan estratgico. En base a polticas y conjunto le dedican a la practicas eficaces de sistematizacin y al aprendizaje sistematizacin y organizacional no menos del 10 % aprendizaje de su tiempo. organizacional 2. Direccin, Equipos programticos y administrativos incorporan lecciones aprendidas en la gestin de proyectos, gestin de sistemas y de plan estratgico

1. Taller de arranque para la definicin de enfoque y polticas de sistematizacin y Coordinador programtico aprendizaje organizacional 2. Constitucin de grupo de tarea para desarrollo Coordinador programtico de propuesta organizacional de sistematizacin 3. Elaboracin de propuesta por grupo de tarea

Coordinador programtico o Meses 2 a 4 coordinador del grupo de tarea ( responsable de la lnea) Mes 4

4. Taller de presentacin de propuesta de coordinador del grupo de sistematizacin y aprendizaje organizacional tarea ( responsable de la lnea) y asesor externo

$500.0

5. Programa Multimodal de capacitacin de coordinador del grupo de 3. Todos los proyectos cuentan con equipos en propuesta de sistematizacin y tarea ( responsable de la componentes de sistematizacin con aprendizaje organizacional lnea) y asesor externo el financiamiento adecuado coordinador del grupo de 6. Taller de validacin de poltica y practicas de tarea ( responsable de la sistematizacin y aprendizaje organizacional lnea) y asesor externo

Meses 5 a 11 2,500.0

Mes 15

$500.0

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IV. Caja de Actividades y herramientas

Facilitacin externa : En capacitacin Asesora en actividades de monitoreo y evaluacin

Actividad 4.1 Registro de acciones de plan de mejora y resultados alcanzado 4.2 Sesin de Monitoreo 4.3 Jornada de monitoreo y evaluacin

Objetivo - Producir informacin sobre el progreso de las actividades del plan

Frecuenci Duracin a Mensual 2 horas

Herramientas /tcnicas - Formato de registro de actividades

Participantes Responsables de lneas de accin

- Identificar el nivel de progreso del plan - Definir ajustes en actividades del plan - Autoevaluacin del equipo de gestin del plan de mejora - Evaluar compromiso, motivacin y resistencia al cambio - Evaluar el plan (debilidades, fortalezas aprendizajes del plan -Afirmar / redefinir /priorizar las lneas de accin - Evaluar el plan (debilidades, fortalezas aprendizajes del plan

Mensual

da

- Consolidado del monitoreo de plan de mejora - Anlisis de progresos - Matriz de plan de mejora - Los miniobjetivos - El iceberg organizacional - Inventario de problemas y alternativas - El rbol del equipo - Matriz de plan de mejora

Responsable de comit de plan de mejora y responsables de lneas de accin del plan Director ejecutivo, responsable de comit de plan de mejora y responsables de lneas de accin del plan. Otros miembros de la organizacin invitados Director ejecutivo, responsable de comit de

Trimestral

1 da

4.4. Taller de evaluacin del

Semestral

2 das

- Lnea de tiempo - Hongo de Mitzberg

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plan

- Evaluar compromiso, motivacin, trabajo en equipo y resistencia al cambio -Afirmar / redefinir /priorizar las lneas de accin - Integracin con plan estratgico o plan operativo anual institucional

- Entrevistas semiestructuradas - Los 5 colores - Matriz de plan de mejora - La organizacin como persona - Reloj del desarrollo del equipo

plan de mejora, responsables de lneas de accin del plan y Grupo de autoevaluacin representativo de la cruz jerrquico funcional de la organizacin

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4.1. y 4.2 Tcnicas y herramientas de la sesin de monitoreo

Formato de registro de aplicacin de actividades Actividad Objetivos Anexos Anexo Actividades Grado de implementacin reali (total o parcial) zada s en Tareas Tareas el realizadas pendientes mes en la lnea de cam bio X Resultados o productos alcanzados (describir en detalle) Comentarios Registro de acciones de plan de mejora y resultados alcanzado

Producir Informacin en detalle sobre las actividades realizadas que sirva para la elaboracin del consolidado mensual de monitoreo del plan de mejora - Formato

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Consolidado de monitoreo de plan de mejora Actividad Objetivos Anexos Anexo Actividades reali zada s en el mes (toda s las lnea s de cam bio orga nizac ional ) Grado de Resultados o productos implementacin (total alcanzados (describir en o parcial) detalle) Nada , poco, regular, bastante, totalmente Comentarios Registro de acciones de plan de mejora y resultados alcanzado

Producir Informacin en detalle sobre el conjunto de las actividades realizadas que sirva para la sesin mensual de monitoreo del plan de mejora - Formato

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4.3 Tcnicas y herramientas de la Jornada de monitoreo y evaluacin Inventario de problemas

Actividad Objetivos Jornada de monitoreo y evaluacin Los participantes deben ser capaces de: intercambiar sus ideas individuales con otros participantes reducir la cantidad de ideas en conjunto poner prioridades comunes Total: 60-90 minutos Explicacin (5 minutos) Trabajo individual (10 minutos) Trabajo en grupos (hasta 30 minutos) Presentacin y discusin el plenario (30-45 minutos) Espacio para trabajo en grupos 1 bloque de apuntes o una hoja de papel blanco para cada participante; lpices 1 rotafolio para cada grupo, marcadores 1 hoja con instrucciones escritas 1 facilitador

Tiempo

Materiales

Personal Descripcin

Advertencias Anexos (materiales para los facilitadores y participantes) -

El facilitador presenta el tema, p.ej. "Qu problemas observamos en el trabajo del plan de mejora ?o en el trabajo del comit de gestin del plan? " (escrito en el rotafolio) Instruccin: Formar grupos de 2 a 3 Pensar solo (individualmente) y en silencio (sin discusin) sobre el tema y apuntar todas las ideas que vienen en 5 minutos. Hacer una lista. Terminar la fase de reflexin individual despus de exactamente 5 minutos (el facilitador da un seal) y seleccionar de la lista de ideas las 5 ideas ms importantes/problemas ms graves o centrales Presentar estas ideas en el grupo y hacer una lista comn del grupo Seleccionar las 5 ideas ms importantes como opinin comn de todos los miembros del grupo. Presentar las ideas en el plenario. En el plenario se repite el ejercicio de reduccin con la ayuda del facilitador para conseguir al final un lista de 3-5 ideas/problemas ms importantes para todo el grupo. Proceso: El "producto concentrado" de ideas/problemas puede ser el inicio de un anlisis de causas y efectos (p.ej. en el mtodo de planificacin ZOPP) o de un plan de accin Hay que dar las instrucciones de manera clara y precisa Hay que interrumpir conversaciones durante la primera fase de reflexin individual.

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Los Mini-Objetivos
Actividad Objetivos Tiempo Jornada de monitoreo y evaluacin Los participantes deben ser capaces de: reconocer la necesidad de formular, readecuar objetivos claros, evaluables y realistas Total: aprox. 45 minutos

Materiales Personal Descripcin

Explicacin (3 minutos) Definicin de los objetivos individuales (5 minutos) Presentacin de los objetivos (10 minutos) Intento de lograr los objetivos (5 minutos) Evaluacin de los objetivos logrados (10 minutos) Proceso (15 minutos) Una sala en que los participantes pueden moverse libremente Tarjetas, Marcadores, 1 panel, 1 rotafolio 1 facilitador

Advertencias Anexos (materiales para los facilitadores y participantes) -

Instruccin: Cada participante debe definir, en forma escrita (tarjeta), un objetivo que quiere alcanzar en exactamente 5 minutos en la sala del seminario, usando solamente los materiales disponibles. Cada participante presenta brevemente su objetivo. Se ponen todas las tarjetas en un panel. Despus de una seal del facilitador todos los participantes deben intentar realizar sus objetivos al mismo tiempo. Efecto: Un caos total. Los facilitadores obstaculizan el trabajo de unos participantes adicionalmente por intervenciones fsicas y verbales. El facilitador da un seal de trmino despus de exactamente 5 minutos Proceso: Todos los participantes explican verbalmente si han alcanzado sus objetivos, que problemas tuvieron Comentarios/discusin: Fue suficiente la definicin de los objetivos para medir claramente su logro? Qu indicadores faltan o se pueden imaginar? Cmo formular indicadores? Causas para el fracaso: Los otros tambin tienen sus objetivos e intereses, quieren los mismos recursos como nosotros, no tienen tiempo para cooperar. Cmo considerar lo imprevisible ?. Ninguna

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El Arbol del equipo

Actividad Objetivos Jornada de monitoreo y evaluacin (desde la segunda jornada) Los participantes deben ser capaces de: Identificar los orgenes del grupo y las fuentes de energa, conocimientos y motivacin Reconocer las fuentes de estabilidad del grupo Describir los productos reales y potenciales del trabajo grupal Total: 60 minutos

Tiempo

Explicacin (5 minutos) Trabajo en grupo (45 minutos) Presentacin, reflexin del proceso (10 minutos) 1 rotafolio, posiblemente con el dibujo de un rbol, marcadores 1 facilitador

Materiales Personal Descripcin

Los participantes del equipo desarrollan un autodiagnstico de su grupo a travs de la metfora de un rbol. Los races simbolizan las fuentes de energa, saber, motivacin e inspiracin. El tronco describe los elementos de estabilidad. Las ramas indican las direcciones de crecimiento y los frutos corresponden a los productos de trabajo que el grupo ya ha logrado y/o quiere alcanzar. Los participantes apuntan - quizs con el apoyo de un facilitador sus asociaciones en el rotafolio. Proceso: Los participantes discuten el resultado de su anlisis: Cmo crear ms estabilidad? Cmo tener ms frutos?

Advertencias Anexos (materiales para los facilitadores y participantes)

Con grupos grandes hay que trabajar con paneles y tarjetas

INCLUIR DIBUJO DE ARBOL

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4.4 Tcnicas y herramientas del Taller de monitoreo y evaluacin El Mtodo de los 5 colores
Actividad Objetivos Taller de Evaluacin Los participantes deben ser capaces de: Diferenciar entre las diferentes posiciones y perspectivas frente a un problema o una idea Elaborar e intercambiar los argumentos en forma sistemtica Total: 65 minutos Explicacin (5 minutos) Trabajo en grupo (20 minutos) Juego de roles (20 minutos) Presentacin, reflexin del proceso (20 minutos) 5 sillas en un semicrculo para los jugadores de roles para el resto del grupo: plenario 5 "coronas" de papel de 5 colores: blanco, negro, azul, amarillo, rojo

Tiempo

Materiales

Personal Descripcin

1 facilitador

Advertencias Anexos (materiales para los facilitadores y participantes) -

Presentar el tema que los participantes van a discutir Explicar las reglas del juego: 5 personas van a representar 5 aspectos/actitudes frente al tema. Estas actitudes sern simbolizadas a travs de 5 colores: negro: pesimista, problemas, obstculos, advertencias, riesgos, resistencia rojo: sentimientos y emociones frente al tema, preocupaciones, frustraciones, sueos azul: el racionalismo, costo-beneficio, criterios objetivos, causaefecto blanco: equilibrio, moderacin, compromiso, balance amarillo: optimismo, ideas locas, creatividad, visin, soluciones Formar 5 grupos. Cada uno prepara argumentos para una de las 5 posiciones y elige un representante como jugador de este rol. Los 5 representantes estn sentados en el semicrculo preparado, cada uno con su "corona" como sombrero. Intercambian sus argumentos. El "blanco" tiene la moderacin Proceso Los participantes discuten el proceso y el resultado del juego. Con qu posicin se identificaron ms? Qu argumentos faltaron? Cmo ven la cosa/el problema ahora? El jugador en la posicin emocional (roja) tiene a veces problemas de expresarse y necesita ayuda del moderador en la fase de preparacin.

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La Organizacin como persona Actividad Objetivos Taller de Evaluacin Los participantes deben ser capaces de analizar la situacin de la Organizacin a travs de un juego de roles ejecutar un dilogo ficticio con la Organizacin como instrumento de diagnstico Total: 2x90 minutos Explicacin: (10 minutos) Preparacin de los juegos de roles (grupos de trabajo): 60 minutos Ejecucin de las escenas (depende del nmero de las escenas, 10 minutos cada una) Proceso: 30 minutos por escena Pequea mesa con 3 sillas, bebidas, vasos Rotafolio, tarjetas, 1 panel 2 facilitadores

Tiempo

Materiales Personal Descripcin

Advertencias

Anexos (materiales para los facilitadores y

Explicar la idea bsica: Presentar la Organizacin (que no es lo mismo que sus directivos o asociados) como una persona viva que tiene sus caractersticas, sus problemas, su historia, sus sueos. Esta persona est en un bar o restaurante y conversa con otras dos personas (que pueden ser amigos, clientes, consultores, donantes) sobre su vida y su situacin. Formar grupos de 3-6 personas. Cada grupo decide quin va a jugar un rol y elabora un guin para la escena. Es muy recomendable que el gerente de la Organizacin no juegue el rol de la Organizacin sino uno de los otros roles (o ninguno). El gran potencial del juego consiste en la creacin de distancia respecto de la situacin que se representa. Presentacin de las escenas y proceso Proceso: Despus de cada escena: Discusin plenaria o en pequeos grupos sobre preguntas como: Qu caractersticas de la Organizacin y su situacin mostr esta escena? Qu debilidades, fortalezas, amenazas y debilidades se pueden identificar? (se puede hacer una FODA) Qu soluciones y estrategias se propusieron en la escena ? Fueron realistas ? Documentacin por rotafolio o tarjetas. Resumir y/o transferir en otro ejercicio para profundizar el anlisis. El ejercicio es muy intenso y emocional para una Organizacin que est en dificultades. Especialmente los gerentes tienen a veces problemas con mirarse al espejo. Hay que preparar muy bien las preguntas del procesamiento para no perder el enfoque. Ninguno

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participantes) -

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Reloj de desarrollo del equipo

Actividad Objetivos Taller de Evaluacin Los participantes deben ser capaces de: Hacer un diagnstico del estado de desarrollo del grupo Eleccin y prioridades de las medidas que son necesarias para la evolucin del grupo Total: 60 minutos Explicacin del principio del "reloj" (10 minutos) Lectura individual del texto y "voto" (20 minutos) Procesamiento (30 minutos) Rotafolio con un dibujo del "reloj" y/o retroproyector con una transparencia Una copia del prrafo "Fases del Team - Training", una copia del "reloj de desarrollo del Team" y un lpiz para cada participante

Tiempo

Materiales

Personal Descripcin

Flip-chart, lminas de transparencia en blanco y marcadores o bien una pizarra y tizas; o equipo de moderacin 1 facilitador

El moderador reparte a los miembros las "Fases del Team Training" y "Reloj de desarrollo del Team" y les da las siguientes instrucciones: Lea las "Fases del Team - Training" hasta el fin Examine detenidamente el "Reloj de desarrollo del Team" y dibuje una "manecilla" en el sitio de la "esfera", que corresponda al estado de desarrollo del grupo. Pero por lo pronto guarde su opinin para Ud. todava. Proceso: El moderador dibuja en la pizarra un reloj de desarrollo del equipo e inscribe en la pizarra las horas dadas por los miembros. Ahora se discuten los resultados en vista de posibilidades prximas de desarrollo. Para los miembros es mejor cuando cada uno aclara y fundamenta su punto de vista. En lo posible deberan ser referida a formas de comportamiento concreto para ilustracin de una determinada fase de desarrollo. En el transcurso de la discusin, el grupo, con ayuda del moderador, obtuvo un cuadro homogneo sobre su estado de desarrollo.

Ante este fondo piensan los miembros una serie de ejercicios, los que harn avanzar en su siguiente proceso de desarrollo

Advertencias Anexos (materiales para los facilitadores y participantes) Texto "Fases..." "Reloj"

INCLUIR COMO ANEXO LAS FASES DEL TEAM-

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Anlisis de las prioridades organizacionales de las partes bsicas de Mintzberg

Actividad Objetivos Taller de evaluacin Los integrantes sern capaces de: Identificar las prioridades del trabajo organizacional, profundizando en el tiempo que invierte actualmente el personal en las lneas de cambio organizacional. Comparar la percepcin que haba al inicio de la aplicacin del Plan de Mejora con la percepcin actual. Total: 2horas y media Explicacin (5 minutos) Trabajo grupal segn reas de la organizacin (40 minutos) Presentacin en plenario del consolidado organizacional ( 25 minutos) Trabajo grupal segn reas de la organizacin (40 minutos) Elaboracin del hongo de Minztberg de la organizacin y anlisis - plenario ( 40 minutos) Espacio para trabajo en grupos Hojas de papel blanco, lpices 1 rotafolio, marcadores papelotes para trabajar matrices 1 facilitador

Tiempo

Materiales

Personal Descripcin

El facilitador da las instrucciones y reparte material Formar grupos por reas*(ver advertencias) Dibujar en grupo el hongo de Mintzberg teniendo en cuenta:

y registrar : - actividades primarias, actividades que apuntan al mejoramiento de la organizacin, actividades facilitadoras del funcionamiento, de coordinacin y responsabilidad intermedia as como las actividades de alta gerencia y control de planificacin estratgica. -Determinar en porcentaje el tiempo el tiempo que se invierte en cada tipo de actividad segn la matriz adjunta. Presentar en el plenario lo trabajado por grupos. Dibujar entre todos en rotafolio- el hongo de Mitzberg de la organizacin, incluyendo una lista comn del grupo con el porcentaje de tiempo estimado invertido en cada actividad. Comparar el dibujo elaborado en grupo completo con los trabajados inicialmente por reas. Compartir opiniones.. Proceso: Los participantes discuten el resultado de su anlisis primero en grupos segn reas y luego en el grupo en pleno Cmo estamos? se est invirtiendo tiempo en las lneas de cambio organizacional? se observan cambios en comparacin con la etapa anterior al inicio de la aplicacin del Plan de Mejora? . Advertencias En los casos de organizaciones con 30 o menos trabajadores, participan todos los miembros, formando tantos grupos como reas existentes. En las organizaciones de ms de 30 trabajadores la tcnica se llevar a cabo con un grupo representativo de la cruz jerrquica funcional de la organizacin Aplicar esta tcnica despus de 6 meses/ un ao de iniciado el Plan de Mejora.

- las posiciones/funciones dentro de su rea respectiva, dialogar

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Anexos Modelo de Hongo de Mintzberg (materiales Matriz de Mintzberg para los Funciones de las partes de la organizacin segn el hongo de Minztberg. facilitadores y participantes )-

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Anexos tcnicas del hongo de Mintzberg EL HONGO DE MINTZBERG Direccin Estratgica

Tecno estructura

Lnea Media

Apoyo

Ncleo Operativo

Funciones de las partes de la organizacin segn el hongo de MINTZBERG Direccin estratgica - Gestin del PE (articulacin, organizacin segn v/m y OsEs - Representacin institucional - Monitoreo y evaluacin de la lnea media Tecnoestructura Calidad del procesos - Normalizacin de procesos organizacionales - Diseo y validacin de sistemas, procedimientos, polticas, etc. - Innovacin, desarrollo y aprendizaje organizacional Ncleo operativo Ejecutan los procesos primarios Apoyo linea media Logstica Administracin - Coordinacin de instancias que ejecutan el proceso primario - Comunicacin de inf/conoc. Entre direccin, estrategias y ncleo operativo

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PROCESO PRIMARIO Servicios y productos tpicos de la organizacin Articula en lnea jerrquica a DE, LM y NO Proceso primario es clave, pero no es el nico proceso clave

Ejemplo de Matriz de Mintzberg

Gerencia Estratgica ONG X - Planificacin Estratgica - Control - Planificacin operativa - Coordinacin - Capacitacin - Asesora - Desarrollo de cursos - Capacitacin de sus propios capacitadores - Desarrollo de instrumentos 20 10 - Asuntos de personal - Compras - Registros de cursos - Coordinacin de cursos 20 10 100 100 Linea Media Parte Operativa Tecno Estructura Parte de Soporte Totales

Director Director de asuntos internos Cabezas de reas (4) Capacitadores y consultores (6) Secretarias (3) Controlador Otros miembros de soporte Totales

20 30

20 20

20 30 240

40

40

40

40

400

30

60

360

30

120

600

15 15 15

15 15 0

0 0 0

0 0 0

270 70 285

300 100 300

165

170

650

90

825

1900

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MATRIZ DE MINTZBERG
Gerencia Estratgica Organizacin/ Posicin o Funcin Linea Media Parte Operativa Tecno Estructura Parte de Soprte Totales

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Lnea de tiempo
Actividad Objetivos Taller de evaluacin Los participantes deben ser capaces de: Analizar comparativamente los hechos y los logros ms significativos de los ltimos 6 meses /un ao- de la vida organizacional y del Plan de Mejora. Proponer alternativas para el mejoramiento organizacional Total: 4h 45 m a 5 horas Explicacin (10 minutos) Trabajo grupal segn reas de la organizacin Lnea de tiempo organizacional (30 minutos) Trabajo grupal segn reas de la organizacin Lnea de tiempo del Plan de Mejora (30 minutos). Presentacin en plenario de lneas de tiempo(60 minutos) Trabajo grupal segn reas anlisis de la organizacin ( 35 minutos) Trabajo grupal segn reas anlisis del plan de mejora (30 minutos) Trabajo grupal segn reas- anlisis comparativo (30 minutos) Elaboracin en pleno de recomendaciones y ajustes (60 minutos). Espacio para trabajo en grupos Hojas de papel blanco, lpices 1 rotafolio, marcadores papelotes 1 facilitador

Tiempo

Materiales

Personal Descripcin

El facilitador da las instrucciones Formar grupos por reas*(ver advertencias) Elaborar en grupo la lnea de tiempo de la organizacin teniendo en cuenta: -el listado de los hechos significativos de la organizacin en el tiempo definido. -Usar preguntas aclaratorias referidas a: nivel de participacin de los integrantes de la organizacin en su estructura gerencial, participacin de mujeres, existencia de conflictos, aliados, logros e impactos, sensibilidad de interculturalidad, visn misin, objetivos estratgicos, etc. . -Ordenarlos en una secuencia cronolgica segn modelo adjunto (ver anexos) mismos criterios de la lnea de tiempo de la organizacin.

Elaborar en grupo la lnea de tiempo del Plan de Mejora siguiendo los Presentar en el plenario lo trabajado por grupos- compartir

opiniones .
Hacer anlisis de la organizacin, considerando los hechos ms

importantes plasmndolos en cuadros bajo el criterio fortalezas y debilidades. Hacer anlisis del Plan de Mejora, siguiendo los mismos criterios del anlisis de la organizacin.

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 Hacer anlisis comparativo, siguiendo los mismos criterios del anlisis

de la organizacin. Elaboracin en pleno de las recomendaciones y ajustes.. Proceso: Los participantes discuten sus anlisis primero en grupos segn reas y luego en el grupo en pleno Durante la elaboracin de la lnea de tiempo de la organizacin se deben evitar los juicios de valor, si se trabaja en grupo de asesores las interrogantes que se planteen buscan aclarar y complementar la informacin Los anlisis deben priorizar en todo momento los hechos ms importantes Anlisis comparativo: - En qu medida la implementacin del Plan de Mejora ha considerado los hechos mas importantes de la vida organizacional? - En que medida la vida organizacional ha sido influenciada por el plan de mejora? - En que medida el Plan de Mejora ha influido positivamente en el Plan Estratgico organizacional

Recomendaciones y ajustes Cules son los cambios, precisiones o agregados hacia la organizacin y hacia el plan de mejora en funcin de los aprendizajes organizacionales y de la propia implementacin del plan? Advertencias

En los casos de organizaciones con 30 o menos trabajadores, participan todos los miembros, formando tantos grupos como reas existentes. En las organizaciones de ms de 30 trabajadores la tcnica se llevar a cabo con un grupo representativo de la cruz jerrquica funcional de la organizacin Aplicar esta tcnica despus de 6 meses/ un ao de iniciado el Plan de Mejora.
Modelo de Lnea de tiempo. Modelo de Cuadro de fortalezas y debilidades

Anexos (materiales para los facilitadores y participantes) -

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Anexo Tcnica de las lneas de tiempo 1. Reconstruir colectivamente la Historia reciente organizacional y del plan de mejora a) Definir el periodo de anlisis : 6 meses/1ao b) Formar grupos por rea o nivel. En cada grupo Hacer un listado de los hechos mas significativos de la organizacin en el periodo definido. Un hecho significativo puede ser positivo o negativo para la organizacin. Para lograr identificar los hechos significativos se pueden utilizar preguntas aclaratorias referidas a: nivel de participacin de los integrantes de la organizacin en su estructura gerencial, la participacin de mujeres, existencia de conflictos, aliados, logros e impactos, sensibilidad de interculturalidad, visn misin, objetivos estratgicos, etc. En este momento hay que evitar los juicios de valor, si se trabaja en grupo de asesores las interrogantes que se planteen buscan aclarar y complementar la informacin. Ordenarlos en una secuencia cronolgica del modo siguiente
Mes 1 Mes X Mes 6

Hecho 1

Hecho 2

Hecho 3

Hecho 4

Hecho 5

Hecho 6

Hecho 7

c) Los mismos grupos Hacen un listado de los hechos mas significativos del plan de mejora los mismos criterios de la lnea de la organizacin. Ordenarlos en una secuencia cronolgica (lnea de tiempo) como en el caso de la lnea organizacin

2. Anlisis de la organizacin y del plan de mejora Priorizar los hechos ms importantes. Deducir de los hechos fortalezas o debilidades en los siguientes cuadros con el aprendizaje que esto significa para la organizacin. Anlisis de la organizacin Debilidad / fortaleza Ejemplo de Debilidad : Organizacin demasiado enfocada a sus actividades y metas Una excesiva orientacin a las metas invisibiliza otras funciones(aprendizaje, la misin, la estructura) y perspectivas (de mediano y largo plazo) Aprendizaje

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3. Anlisis del plan de mejora Debilidad / fortaleza Ejemplo de fortaleza : Acciones eficaces para mejorar la capacidad de comunicacin en la organizacin Aprendizaje La mejora en la calidad de la comunicacin se promueve eficazmente cuando el equipo que lidera el cambio 9cmote de gestin del plan) resuelve sus problemas de comunicacin

4. Anlisis comparativo Pregunta clave Calificacin: -En gran medida -En regular medida -En menor medida Explicacin

En que medida la implementacin del plan de mejora ha sido influenciado por los hechos mas importantes de la vida organizacional? En que medida la vida organizacional ha sido influenciada por el plan de mejora? En que medida el Plan de mejora ha influido positivamente en el Plan Estratgico Organizacional? Recomendaciones y ajustes Cules son los cambios, precisiones o agregados hacia la organizacin y hacia el plan de mejora en funcin de los aprendizajes organizacionales y de la propia implementacin del plan? Lnea de cambio organizacional X Cambios o ajustes los objetivos Cambios o ajustes las actividades Otros cambios

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