LOGSTICA DE COMPRAS

Por Simn Pallars Mellado , Doctor Ingeniero Industrial, director de la revista "Compras y Existencias" (comprasye@vodafone.es) y Judith Lpez Hernndez, Ingeniero Industrial (julopezhdez@mixmail.com)

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EL TRMINO LOGSTICA En un mundo cada vez ms globalizado y competitivo, y con unos consumidores cada vez ms exigentes en sus demandas de productos y servicios, la logstica juega un papel muy importante para obtener buenos resultados en la gestin de las empresas. En el mbito empresarial, la logstica se relaciona de forma directa con todas las actividades que conforman los procesos de compra, fabricacin, almacenaje y distribucin de los productos. Es una filosofa que rige la gestin de la empresa, creando sistemas de informacin y control para lograr un flujo continuo de productos al menor coste posible, evitando as plazos amplios de entrega al cliente y stocks excesivos. Por tanto, la logstica, en trminos generales, se puede definir como la gestin coordinada de los materiales y la informacin desde la fuente de aprovisionamiento, pasando por la transformacin de esas materias primas en productos terminados, hasta su entrega al cliente de acuerdo con los requerimientos establecidos. La cadena logstica es el canal a travs del cual fluyen los materiales a lo largo del proceso industrial desde el aprovisionamiento de materiales hasta el cliente. Este movimiento refleja la manipulacin, transformacin, almacenamiento y transporte del producto hasta el cliente. La cadena logstica se puede dividir en tres partes: - Cadena de aprovisionamiento, que gestiona las materias primas y productos intermedios. - Cadena de fabricacin, que gestiona el producto intermedio en curso de fabricacin.

- Cadena de distribucin, que atiende los pedidos de los clientes y el flujo de los productos por los canales de distribucin. LOGSTICA DE COMPRAS O DE LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO Comprende todas las operaciones necesarias para que el material llegue desde las instalaciones del vendedor al punto donde va a ser utilizado por la empresa compradora. El comprador debe tomar las siguientes decisiones, que suelen estar interrelacionadas entre s: - Plazo aceptable de entrega, desde que el vendedor recibe la orden hasta que el material est a disposicin del comprador. - Lote de entrega, en suministros programados. Las entregas pueden ser mensuales, semanales, diarias, por turnos de trabajo, horarias o segn se vayan necesitando. El lote de entrega puede ir variando a lo largo del proceso logstico. Por ejemplo, el vendedor puede hacer entregas semanales al comprador y el propio almacn de ste preparar entregas al punto de utilizacin segn se vayan necesitando. - Punto de entrega, en donde el vendedor pone el material a disposicin del comprador. No podemos, dadas las limitaciones de un artculo, tratar "en extenso" todos estos temas y sus mutuas implicaciones. Por ello, vamos a esbozar la forma de abordarlos y nos ofrecemos para responder a las preguntas que, sobre casos concretos, puedan hacernos nuestros lectores.

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Plazo de entrega Este plazo lo podemos subdividir en: a) Transmisin de la informacin. Comprende desde que se conoce la necesidad a satisfacer, se da la orden al proveedor y ste la transforma en una orden de fabricacin. b) Proceso de fabricacin, que incluye el embalaje y la preparacin para el transporte. c) Transporte y manipulacin hasta que el material est en las instalaciones del comprador. Normalmente, en la recepcin de su almacn. d) Puesta a disposicin del utilizador; proceso interno que incluye operaciones administrativas (despacho) y logsticas (transportes internos), sean stas realizadas por el almacn de compras o por el propio usuario. Este plazo global de entrega debe ser "aceptable" y condiciona la eleccin del proveedor; en el caso de suministros repetitivos, la creacin o no de existencias en operadores logsticos intermedios, almacn de comprador o almacenillos internos, que algunos llaman "pulmones". Desde la orientacin de este trabajo, trataremos, especialmente, el apartado c) y, someramente, el d). Lote de entrega Podramos decir que es la cantidad que minimiza la suma de los costes que se producen en la entrega, fundamentalmente el coste de las operaciones de transporte y manipulacin, aunque tambin hay costes administrativos, costes de posesin, fundamentalmente financieros, incluso costes de previsibles obsolescencias. El lote de entrega puede ser distinto en cada una de las operaciones en que se puede subdividir el proceso logstico. As tenemos: - Lote de fabricacin por el proveedor. - Lote de salida o despacho en las instalaciones del proveedor.

- Lote intermedio de salida o despacho, cuando existe un almacn intermedio, regido por un tercer operador logstico o por el propio proveedor (1). - Lote de recepcin o de entrada en los almacenes del comprador. - Lote de puesta a disposicin de los utilizadores. Esta cantidad suele corresponder a las necesidades en cortos perodos de tiempo de los utilizadores; en algunos casos, reposicin segn consumo (2). La tendencia en los procesos industriales repetitivos es reducir estos lotes hasta llegar al "stock cero" y al "justo a tiempo". El proceso desde el proveedor al utilizador final conlleva perodos estticos (almacenamiento) y dinmicos (operaciones de transporte y manutencin). La orientacin a seguir es reducir las existencias estticas y los costes de las operaciones de transporte y manipulacin. Para reducir los costes de transporte, hay que elegir el medio ms adecuado, utilizar, si se puede, "cargas completas", sin que existan retornos improductivos. Algunos ejemplos: - Cuando se traen, de destinos lejanos, materias primas, el coste del flete martimo es inversamente proporcional a la capacidad, medida en tonelaje, del buque. - Si contratamos un buque grande y hacemos carga completa, tenemos una sobrexistencia en nuestras instalaciones. La solucin es compartir carga con otro comprador, aunque la descarga se haga en puertos distintos. - As, una empresa del sur de Espaa trajo mineral desde Indonesia, y comparti carga con una empresa alemana que descarg en Hamburgo. Gran parte del trayecto se hizo en carga completa; de este modo, se consigui un flete ms barato que si estas empresas hubiesen contratado buques ms pequeos. - Cuando una empresa compra sus insumos en la misma zona geogrfica en que se vende parte de su produccin, puede coordinar sus flujos de salida y entrada para que no haya gastos innecesarios de

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retorno. La solucin es an mejor cuando, por ejemplo, empresas de confeccin de La Rioja, que compran en Barcelona sus materias primas y venden una parte importante de sus productos, agrupan logsticamente sus compras y ventas y coordinan sus flujos. NOTA: Las empresas de "paquetera" organizan de este modo sus flujos y pueden ofrecer buenos precios. Estos precios dependen de la eficacia de su gestin; aquellas que se aproximan a la carga completa de sus medios de transporte pueden ofrecer los mejores precios. Atencin al riesgo de que se alarguen los plazos de entrega... Punto de entrega Que podramos llamar de "discontinuidad" en el proceso de transporte. Cada uno de los actores del proceso logstico (vendedores, compradores, operadores logsticos) tienen un punto de entrega distinto. Puede haber un punto de entrega nico cuando el vendedor entrega justamente en el punto de utilizacin o consumo, y as suele ocurrir en algunos casos. Pero lo ms frecuente es que haya discontinuidades, lo que est interrelacionado con el apartado anterior. La entrega puede ir o no acompaada de la transmisin de la propiedad; cuando el vendedor constituye un "depsito" en las instalaciones del comprador se hace una entrega fsica, pero el material sigue siendo propiedad del vendedor. La eleccin de puntos de entrega implica que los costes y riesgos logsticos se asuman, antes de ese punto, por quien entrega y, a partir de l, por quien recibe. En las operaciones de comercio exterior que implican carga, transporte interior, formalidades aduaneras en la exportacin, manipulacin intermedia, transporte internacional o principal, seguro, manipulacin en destino, formalidades aduaneras de importacin y transporte interior, los Incoterms 2000 establecen, hasta 13 modalidades de puntos de entrega, los costes y riesgos para vendedores y compradores (3).

En los INCOTERMS se establecen cuatro grupos para estas modalidades: - Grupo "E": Salida. El vendedor entrega en sus propios locales. - Grupo "F": Transporte principal no pagado por el vendedor, que entrega la mercanca a un transportista designado por el comprador. - Grupo "C": Transporte principal pagado por el vendedor. - Grupo "D": Llegada. El vendedor ha de soportar todos los gastos y riesgos necesarios para llevar las mercancas al lugar de destino. ESTRATEGIAS Y TCTICAS DE LOS COMPRADORES Como vemos, los apartados anteriores estn fuertemente interrelacionados. Tal vez se pueda empezar por fijar el o los puntos de entrega, cuando intervienen varios actores en el proceso logstico. Supongamos, para simplificar este trabajo, que no consideramos que existan formalidades aduaneras (ni de exportacin ni de importacin), ni puntos de entrega intermedios, ni cambios en los lotes o cantidades transportadas. Retenemos dos opciones: entrega en las instalaciones del vendedor o entrega en las instalaciones del comprador. En ambos casos, hay dos objetivos simultneos para el comprador: - Reducir el coste logstico, sea soportado por el comprador o por el vendedor. Los costes soportados por el vendedor estn incluidos en sus precios de venta. - Obtener plazos cortos de entrega, con suministros que se aproximen al "justo a tiempo" y al "stock cero" y la seguridad de su cumplimiento. El objetivo de reduccin de costes logsticos, esencialmente transportes y manipulaciones, estar relacionado con su importancia econmica. En costes pequeos no valdr la pena el esfuerzo a realizar

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para reducirlos. Por tanto, en la peticin de ofertas se pedir que se den los precios con entrega en las instalaciones del vendedor y con entrega en las instalaciones del comprador, indicando en qu condiciones se hace la entrega en las instalaciones del vendedor (dnde, tipo de bulto o embalaje, quin y cmo hace la carga) y en qu condiciones se va a hacer la recepcin y descarga (dnde, cmo, quin, horario, etc). La diferencia entre las dos condiciones de entrega nos dar los costes logsticos. Estos costes los compararemos con los que, en primera estimacin, podramos tener nosotros. Esta estimacin se puede hacer por los propios servicios de nuestra empresa, muy especialmente si tenemos logstica de ventas, o por consultores especializados u operadores logsticos, a los que, sin ningn compromiso previo, hagamos una peticin de oferta. Si no hay diferencias sensibles, compraremos con entrega en nuestras instalaciones. Si las hubiese, podramos estudiar conjuntamente con el proveedor la forma de reducirlas. Incluso podramos sugerirle con qu transportistas tendramos mejores condiciones, manteniendo el vendedor el control y la responsabilidad de estas operaciones. Finalmente, sobre todo si tenemos medios para hacer fletes de retorno propios o de otras empresas geogrficamente cercanas, y forma de completar cargas (vagn, camin o camioneta completos), podemos hacernos cargo de las operaciones logsticas, es decir, comprar en fbrica del proveedor. CMO MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO DE LOS TRANSPORTISTAS? A veces, nuestro objetivo prioritario no es reducir costes logsticos, sino mejorar la calidad del servicio recibido y, muy especialmente, la obtencin de plazos cortos de entrega que sean respetados; si no pudiese ser as, que se conozcan las incidencias producidas y la forma de evitarlas. Nos vamos a permitir presentar un caso "vivido": Se produjo una avera en la "puerta de entrada" del proceso de transformacin de la materia prima. Fbrica totalmente parada, Consejero Delegado al borde del ataque de nervios... Compra rpida al fabri-

cante, pidindole que se hiciesen cuantas horas extraordinarias fuesen necesarias. Para reducir los tiempos de transporte (haba que cruzar Espaa de punta a punta), hubo que trasladarse a la fbrica del proveedor y obtener de una agencia el mejor camin disponible con dos conductores. A continuacin, prometer a estos conductores, cuando fueron a recoger el material, una prima importante, a pagar en efectivo, por cada hora ganada sobre el tiempo normal de transporte. Cuando el transporte se hace por una empresa de paquetera, hay que ser el cliente, es decir, que la empresa sepa que, aunque el transporte sea pagado por el vendedor, nosotros, los compradores, podemos imponer la agencia y cambiarla si no recibimos el servicio al que aspiramos. CONCLUSIN Frente a la actitud, muy frecuente, de pedir al proveedor la entrega en nuestras instalaciones, dejando a su completa y libre eleccin el modo y condiciones del transporte, planteamos en este artculo que los compradores deben considerar la opcin de participar, segn la forma ms adecuada, en el proceso logstico de su cadena de aprovisionamiento. Como primer paso hay que pedir ofertas EXW (en instalaciones del proveedor) y DDP (entrega libre de derechos en el punto de destino convenido). La diferencia de precios nos servir para hacer la primera opcin: estudiamos o no otras alternativas? La ayuda de un consultor logstico, incluso la de un operador al que puede interesar tenernos como clientes, nos permitir iniciar una aproximacin activa a los costes logsticos. <

(1) As ocurre cuando el comprador exige la existencia de un centro de redistribucin prximo a sus instalaciones. (2) Vase el artculo "El papel de los almacenillos" (4 pginas) de Simn Pallars, publicado en el nmero 44 (Mayo-Junio 1998) de la revista "Compras y Existencias". (3) El texto completo de los INCOTERMS puede solicitarse al Comit Espaol de la Cmara de Comercio Internacional. Avda. Diagonal, 452-454, 08006 Barcelona, Tel: 934 169 300 o consultarse en www.easyflet.com/incoterms_2000.htm.

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