Unidad1.

Generalidades de la Planificacin

Actividad- Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad Usted es delegado para implementacin el Sistema de Gestin de la Calidad conforme a la norma ISO 9001:2008 en la empresa Saludable. En este momento la compaa se encuentra organizando la planeacin para implementarlo, por lo tanto, estn gestionando algunos recursos para que el proceso sea exitoso. Entonces la empresa le solicita una propuesta o plan de trabajo para implementar el SGC y finalmente obtener la certificacin. Para realizarlo le proporcionan la siguiente informacin: La empresa: Cuenta con la misin, visin y objetivos organizacionales definidos en el ao 2000. No cuenta con manual de calidad, ni definicin de procesos. Tiene 3 sedes institucionales. Estn definidos procedimientos en los departamentos de compras y recursos humanos. Cuenta con 65 trabajadores; 20 de nmina y 45 contratistas. Hace parte del sector salud ofreciendo servicios de odontologa y consulta mdica general.

De acuerdo a lo anterior usted debe:

1.

Realizar un anlisis situacional de la empresa con base en la informacin suministrada.

Primero: Se hace un anlisis con la misin, visin y objetivos organizacionales que la empresa ha definido en el ao 2000. La Misin y la Visin se deben volver a replantear, teniendo en cuenta lo siguiente: La Misin en una compaa define lo que trata de hacer en la actualidad por sus clientes. Una exposicin de la misma a menudo es til para ponderar el negocio en el cual se encuentra la compaa y las necesidades de los clientes a quienes trata de servir. La visin es una exposicin clara que indica hacia dnde se dirige la empresa a largo plazo y en qu se deber convertir, teniendo en cuenta el impacto de las nuevas tecnologas, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparicin de nuevas condiciones del mercado, etc. Igualmente los objetivos organizacionales se deben volver a replantear, ya que los objetivos de esta empresa fueron definidos hace 13 aos. Segn el alcance en el tiempo los objetivos se definen a largo plazo, mediano plazo, corto plazo. Los de largo plazo: estn basados en las especificaciones de los objetivos, son notablemente ms especulativos para los aos distantes que para el futuro inmediato. Los objetivos de largo plazo son llamados tambin los objetivos estratgicos en una empresa. Estos objetivos se hacen en un periodo de 5 aos y mnimo tres aos. Los objetivos estratgicos sirven para definir el futuro del negocio. Mediano plazo: son los objetivos tcticos de la empresa y se basan en funcin al objetivo general de la organizacin. Tambin son llamados los objetivos tcticos ya que son los objetivos formales de la empresa y se fijan por reas para ayudar a sta a lograr su propsito. Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en menos de un periodo menor a un ao, tambin son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa.

Segundo: La empresa Saludable no cuenta con manual de calidad, ni definicin de procesos. Debido a que la empresa Saludable no cuenta con manual de calidad, ni tiene una definicin de procesos. Como consecuencia tiene una desventaja frente a la competencia. Teniendo en cuenta lo siguiente: El manual de procedimientos contiene una descripcin precisa donde se explica paso a paso como realizar las tarea y de cmo deben desarrollarse las actividades de la empresa. Es un documento interno, en cual se detallan polticas, procedimientos y documentacin de todas las reas que ha de seguir la empresa para el desarrollo de operaciones y registro de actividades diarias. Una definicin de procesos contienen todos los pasos que se deben dar para realizar las actividades importantes en la empresa. Estos ya han sido probados y demostraron que son la mejor forma de conducirse, hasta que alguien encuentre otra manera mejor de realizar cierta actividad. Los procesos de la empresa pueden ser vistos como un recetario para hacer funcionar la empresa y alcanzar las metas definidas en la estrategia de negocio de la empresa. Las dos formas principales de visualizar una organizacin, son la vista funcional y la vista de procesos Por todo lo anterior y en vista que la empresa Saludable no cuenta con este sistema se considera que no es una empresa competitiva.

Tercero: La empresa cuenta con 3 sedes institucionales. Como ventaja competitiva, la empresa Saludable, cuenta con 3 sedes institucionales, para la atencin de sus clientes. Sin embargo, es fundamental que estas tres sedes se encuentren unificadas con los mismos procesos en el desarrollo de procedimientos y que todas estn alineadas con los mismos objetivos propuestos por la empresa.

Cuarto: Estn definidos procedimientos en los departamentos de compras y recursos humanos. Aunque estos dos departamentos tengan definidos los procedimientos se requiere realizar una actualizacin, ya que, tanto la misin, visin y objetivos organizacionales se encuentran

desactualizados. Y las nuevas tecnologas, las necesidades y expectativas de los clientes, la aparicin de nuevas condiciones del mercado no son las mismas de diez aos atrs.

Quinto: Actualmente la empresa Saludable cuenta con 65 trabajadores; 20 de nmina y 45 contratistas. Es importante realizar capacitaciones de actualizacin en los trabajadores, tanto los de nmina como los contratistas dndoles a conocer y sensibilizar el proceso de Gestin de la Calidad. Realizar una verificacin de los contratos de los contratistas para ver si cumplen con los requisitos establecidos por el artculo 34 del cdigo sustantivo del trabajo.

Sexto: Esta empresa hace parte del sector salud ofreciendo servicios de odontologa y consulta mdica general. Como empresa que hace parte del sector salud, debe cumplir con altos estndares de calidad en sus servicios y procedimientos debido a la rigurosidad que exigen sus usuarios y el entorno en que funcionan. Adems, porque deben regirse a una normatividad que tiene por objetivo velar por la vida de los pacientes y que no da espacio para improvisaciones o errores. Es muy importante que los empresarios identifiquen qu herramientas necesitan para que la empresa Saludable sea ms competitiva y confiable.

2.

Definir qu actividades debern plantearse para realizar un adecuado proceso de documentacin, implementacin, seguimiento y posterior certificacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

Primero que todo, los recursos requeridos para implantar y mantener un sistema de gerencia competitivo con base en Normativas Internacionales se evalan como parte estratgica de la empresa. La decisin y el compromiso que se requiere para implantar ISO 9000 se evaluar oportunamente, para definir un presupuesto. El comienzo depender grandemente de la cultura organizacional, el estado del sistema de las operaciones referente al nivel de calidad actual y la experiencia de la empresa en

trabajar en conjunto/equipo. Los siguientes elementos son indispensables hacia el xito del proyecto en implantar un sistema operativo con calidad (por ende con base en la ISO 9000):
1. Asesora / Anlisis de Base

Para empezar, se debe hacer una evaluacin de la situacin actual de la empresa Saludable incluyendo definir el alcance del registro. Esto definir las partes dbiles y robustas de su sistema con diseo del sistema, "project management" y capacitacin.
2. Compromiso

El proceso a registro y mantenerse requiere el envolvimiento y el compromiso de la Direccin para lograr el xito de la empresa.
3. Preparacin

Asignar y organizar los recursos necesarios para apoyar y establecer prioridad de tal que aseguren el xito en la implantacin y ms all de esta. La preparacin del presupuesto y delineacin del proyecto.
4. Capacitacin

La ruta hacia registro requiere capacitacin y adiestramiento del personal que labora y afecta en el sistema operativo/administrativo/tcnico y con responsabilidad por la implantacin, documentacin y auditora del sistema. Dicha capacitacin puede incluir: Induccin/orientacin ISO 9000/QS-9000, TS 16949, HACCP, TL 9000, QSR, sumario de la Normativa Internacional, tcnicas para solucin de problemas, medicin del sistema, mantenimiento, calibracin, estructura documental, aplicando tecnologa contempornea (web design), entre otros.

5. Documentacin

Es la fase inicial y significativa, es la parte ms ardua. Es importante que en la documentacin se refleje las prcticas de la empresa sin burocracia. Es un arte el balance entre robusto y gil. Es importante tener en cuenta que el uso de papel se est haciendo obsoleto y que la versin ao 2000 requiere mucho menos "papel".
6. Correccin

Se implanta un sistema efectivo de solucionar (raz) problemas y no de atacar sntomas.

7. Prevencin

Se integrar un sistema que no solo evala las posibles causas de problemas, pero las soluciones implantadas son la base a la raz real del posible problema.

3.

Realizar un diagrama de Gantt, en el cual usted deber incluir por cada actividad definida: los objetivos, recursos necesarios para la ejecucin, tiempo estimado de ejecucin, costos ($) en los que se incurren para el desarrollo de la actividad y los responsables en el proceso de ejecucin y supervisin. Recuerde que para realizar un diagrama de Gantt debe consultar el documento que se encuentra en el botn Documentos de apoyo/ Documentos complementarios / Documentos complementarios unidad 1, del men del programa de formacin.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES SEMANAS

Nombre Actividad Asesora / Anlisis de Base Compromiso

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

Responsables
Jefe de aseguramiento

Calidad
Jefe de aseguramiento

Calidad
Gerente Jefe de aseguramiento

Preparacin

Capacitacin

Documentacin

Calidad Gerente Auditor Calidad Interventores Jefe de aseguramiento Calidad Auditor Calidad Interventores Jefe de aseguramiento Calidad Auditor Calidad Interventores Calidad

Correccin

Jefe de aseguramiento

Prevencin

Director de Procesos Interventores

4. Definir los recursos que la empresa debe tener en cuenta en el Rubro Calidad de su presupuesto anual organizacional, para mantener y mejorar el Sistema de

Gestin de la Calidad despus de su certificacin.

PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LA EMPRESA SALUDABLE
Recursos Necesarios

Etapas

Concepto
Jefe de aseguramiento Calidad

Valor Mes
1.200.000 1.800.000 1.700.000 120.000 1.500.000 550.000 98.000 1.500.000

Valor Ao
14.400.000 Responsable sistema de Calidad.

Justificacin

HUMANO

Auditor Calidad Bienes oficina de calidad

FSICO PLANEACIN EJECUCIN EVALUACIN SEGUIMIENTO Y CONTROL

21.600.000 Planeacin y ejecucin de auditoras de Calidad. 20.400.000 Muebles: escritorio, sillas. 1.440.000 Resma de Hojas, tinta para impresin, lapiceros, carpetas, archivadores, fotocopias, disquetes. 18.000.000 Equipo procesador de palabras til para la edicin de Manuales y Procedimientos. 6.600.000 Software que facilita la elaboracin de diagramas de flujo y diseo de redes de procesos. 1.176.000 Servicio y acceso permanente a la red. 1.500.000 Fax, telfono.

Papelera Computador e impresora Software: Visio Professional

TECNOLGICO

Internet Medios de comunicacin

Rubro es el nombre que agrupa a un conjunto de cuentas: al realizar un presupuesto, ste deber dividirse en rubros, de acuerdo al tipo de presupuesto que se haga van a existir diferentes rubros. Ej. desarrollo organizacional, motivacin, metrologa y calibracin, entre otros.

PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LA EMPRESA SALUDABLE
Recursos Necesarios

Etapas

Concepto
Presupuesto de capacitacin Entrenamiento Auditoria de mantenimiento

Valor Mes
1.500.000 1.200.000 5.200.000 4.200.000 2.400.000 5.400.000 820.000 1.150.000 650.000

Valor Ao

Justificacin

18.000.000 Presupuesto para entrenamiento fuera de las instalaciones de la empresa. 14.400.000 Incluye 10 meses de entrenamiento y reentrenamiento de los empleados. 5.200.000 Dos auditoras de mantenimiento en el ao. 4.200.000 2.400.000 Soporte a la empresa durante todo el proceso de certificacin para que se desarrolle adecuadamente. Mediante un plan de Acciones Correctivas identificado previamente durante la auditoria como paso previo a la obtencin del Registro de Empresa o Acreditacin de la Certificacin

PLANEACIN EJECUCIN EVALUACIN SEGUIMIENTO Y CONTROL OTROS

Consultora Asesoramiento en las acciones correctivas Servicios pblicos por funcionamiento de la oficina Refrigerios Viticos Transportes
Subtotal Gastos Imprevistos(15% Total) Total

64.800.000 Servicio telefnico y energa elctrica. 9.840.000 Alimentacin empleados durante conferencias y proceso de sensibilizacin ISO 9.000. 1.150.000 Traslado de auditor externo para la auditoria anual de calidad. 7.800.000 Visitas fuera de la empresa.
212.906.000 31.935.900 244.841.900

30.988.000 4.648.200 35.636.200

Conclusiones: Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad. La planificacin de la calidad es una parte de la gestin de la calidad orientada a fijar unos objetivos de calidad y a especificar los procesos operativos y recursos necesarios para cumplir con los objetivos fijados. La planificacin nos permite, junto con la fijacin de objetivos, analizar el pasado y lo que ocurre en la actualidad y tratar de optimizar los recursos para conseguir los resultados deseados. Respecto a la alta direccin debe asegurarse de que: la planificacin del sistema de gestin de la calidad se realiza con el fin de cumplir con los requisitos, as como los objetivos de calidad, y se mantiene la integridad del sistema de gestin de la calidad cuando se planifican e implantan cambios en ste. En todo caso, la planificacin efectuada deber asegurar que los cambios organizativos, en caso de que se produzcan, se realizan de forma controlada, y que el sistema de gestin se mantiene actualizado durante la implantacin de stos cambios. La planificacin del sistema de gestin deber estar documentada, y soportada en el plan estratgico, plan de gestin y el programa de gestin de calidad.

No olvide realizar el aporte al foro temtico de la unidad 1 y la actividad interactiva en los enlaces disponibles en el botn Actividades/ Actividades unidad 1. Nota: recuerde revisar la Gua de Aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de Evaluacin

Analiza y propone mejoras ante una situacin organizacional. Reconoce los pasos para implementar un sistema de calidad. Define los recursos necesarios para implementar actividades tendientes a implantar un sistema de calidad. Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.