INTRODUCCIN

Gran parte de los programas recreativos en nuestro pas tienen fama de superfluos, carentes de procesos, desorganizados y que no conducen a fines que permitan el desarrollo de los individuos, las comunidades o las empresas. Esta mala imagen se debe en parte a la falta de formacin tcnica y profesional del personal que orienta las acciones recreativas en el campo social, empresarial y turstico. El presente mdulo pretende suministrar principios, procesos y herramientas prcticas que conduzcan a los participantes a planificar, organizar, ejecutar y controlar ms tcnicamente el programa recreativo con miras a lograr efectivos resultados y a que el dirigente mantenga o recupere el liderazgo ante los usuarios y directivos de las instituciones y comunidad en general. Tiene como propsito guiar el proceso de planeacin e implementacin del programa recreativo, que dentro del proceso de formacin en el curso de lderes comunitarios; se hace importante referir algunos conceptos en cuanto al proceso de planificacin, organizacin, ejecucin y control de los eventos recreativos. Se pretende as, que los aprendizajes y experiencias adquiridas tanto en los mdulos presenciales, como en las experiencias en el trabajo de campo, se reviertan en la planeacin de diferentes actividades que se puedan implementar en las comunidades intervenidas, de tal manera que se pueda conocer el proceso lgico e integral de la planeacin y operacin en recreacin y as mismo que se pueda replicar nuevamente para la generacin de otras propuestas que sirvan tanto para el fortalecimiento de los programas de la Institucin o la Comunidadcon la que se encuentra vinculado como para su propio desarrollo laboral. El producto de este proceso de planeacin, servir como herramienta para manuales tcnicos y operativos de programas recreativos que sirvan de modelo para los procesos de planeacin en el rea recreativa.

1.
DEL MDULO

OBJETIVOS

Formar lderes comunitarios con una visin clara de las nuevas necesidades que se generan en el mbito de la recreacin. Que entiendan, comprendan y puedan intervenir en el desarrollo de programas de recreacin que consideren la importancia del desarrollo social como parte bsica en la planeacin de servicios. DE LA SESIN General Brindar elementos metodolgicos y prcticos que se puedan implementar en procesos de diseo, planeacin y operacin de Eventos recreativos dando como instrumento la gestin local que fortalece los programas al interior de las instituciones y las localidades beneficiadas. Especficos Disear una propuesta de servicio recreativo innovadora, adecuada a la demanda y a los recursos disponibles, que estimule la capacidad creativa y ldica de los destinatarios. Estimular al participante en el conocimiento y apropiacin de los conceptos de planeacin y operacin de

programas recreativos que contribuyen al desarrollo de la comunidad y en el mbito laboral. Establecer que la planeacin esta sujeta a cambios, imprevistos, obstculos y variables, para los cuales el recreador debe estar preparado, adaptndose a los momentos y circunstancias para llevar a cabo los objetivos planteados. Propiciar un ambiente adecuado que permita a los participantes potencializar su capacidad creativa en el diseo de Eventos Recreativos. Reconocer la importancia de los procesos y detalles del evento y el post-evento para la realizacin de cada programa recreativo.

2. METODOLOGA
MOMENTO 1. La sesin se desarrollar, inicialmente de manera magistral, donde se aclararn los conceptos bsicos, a partir de la lectura previa de este material por los participantes y con las ayudas audiovisuales pertinentes. MOMENTO 2: Al finalizar la exposicin, se proceder a la seccin de preguntas del auditorio, las cuales sern entregadas por escrito con el fin de agilizar el proceso de resolucin de inquietudes de los participantes y complementar la informacin. MOMENTO 3: Ejercicio aplicativo de interpretacin de los instrumentos sugeridos para el diagnstico, los requerimientos y la evaluacin del proyecto final.

3.

EL PROGRAMA RECREATIVO

3.1. PRINCIPIOS PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA: "Los principios dentro de un programa se basan en los hechos que se derivan del estudio del comportamiento humano y de la naturaleza de la sociedad en la cual vivimos, e incluye las experiencias y las soluciones que los dirigentes han enfrentado y solucionado ante problemas y situaciones diferentes" El programa debe consistir en la realizacin de actividades que contemplen las finalidades buscadas por: La institucin: A travs de sus fines y objetivos. Los participantes: En su etapa de participacin inicial y posterior desarrollo. Los dirigentes: Que determinan objetos especficos y orientan la accin. Los profesionales: Que tienen a su cargo la ejecucin y convencimiento de las diferentes partes que conforman la estructura organizacional y estn involucradas en el programa para evitar el rompimiento de la cadena durante todo el proceso.

El programa debe incluir diversas actividades basadas en tres aspectos importantes del participante: Sus necesidades. Sus intereses. Sus habilidades.

Lo ms importante dentro del programa recreativo es el participante, en l debe estar centrada toda la

atencin. La idea es programar con el participante y no para el participante. Un programa debe ser suficientemente vasto como para proveer un campo amplio de opciones para toda la gente, sin ningn tipo de diferencias o preferencias por edad, sexo, habilidad, etc. El valor de un programa y de las actividades que involucra, debe ser medido por el grado de influencia positiva que ejerce sobre el individuo: Mayor apertura de su nivel cultural. Aumento del equilibrio emocional. Mayor nivel de participacin social. Mayor tolerancia en su accionar.

El programa no debe solamente reflejar la cultura a la que pertenece el participante, sino que debe tender a mejorar la responsabilidad de los dirigentes debe, en primera instancia, llevar a desarrollar programa que afirmen la cultura personal. Tambin hay involucrada una responsabilidad por enriquecerla, es decir, no mirar la cultura como "entidad inflexible" imposible de modificar. El programa debe tender a mejorar el nivel sociocultural del participante. El programa debe ampliar los intereses de los participantes y orientarlos haca experiencias ms positivas y satisfactorias. Los deseos de los participantes sirven como referencia y punto de partida, nunca como una base exclusiva de un programa. Los deseos y los intereses de las personas y, por consiguiente, de la comunidad, estn limitados por experiencias. Los dirigentes, especialmente los profesionales del rea, deben presentar nuevos campos de accin. No perpetuar y limitar. El programa debe ser lo suficientemente amplio para servir en el presente y en el futuro a cada participante. Las actividades que componen un programa deben ser proyectadas de tal forma que las habilidades adquiridas puedan acompaar a las personas en el transcurso de su vida, sin que esto se constituya en tomar partido por un solo tipo de actividades, sino que debe haber equilibrio entre lo actual y lo futuro. Debemos tener en cuenta que las actividades recreativas son medios dentro del proceso de enseanza y aprendizaje de hbitos para la vida y para el logro de fines. Para que el programa recreativo cumpla su alcance educativo debe tener lneas claves de accin: Que Que Que Que Que participen personas de diferentes edades. participen a la par hombres y mujeres. concurran personas de diversos estratos socioeconmicos. no existan limitaciones por diferencias polticas o religiosas. se utilicen diversas tcnicas de trabajo: individual, en grupo, masivo.

Todos los factores descritos anteriormente constituyen la metodologa recreativa para lograr el verdadero alcance educativo de la recreacin, pero estos mismos factores son los que la hacen vulnerable cuando no es profesionalmente orientada, pues puede llegar a producir efectos contrarios a los deseados (contra-valores); por otro lado, las principales caractersticas de la actividad recreativa (libertad, espontaneidad y creatividad) deben ser cuidadosamente orientadas para no incurrir en el activismo. 3.2. CARACTERSTICAS DE UN PROGRAMA EQUILIBRIO Entre las diferentes actividades: El programa debe ofrecer en lo posible la misma cantidad de actividades en las reas de msica, teatro, deportes, campamentos, etc. Entre fas distintas edades: Posibilidad de participacin de nios, jvenes, adultos y adultos mayores.

Entre los sexos: Dar la oportunidad de que participen hombres y mujeres. Entre las actividades formales e informales.

DIVERSIDAD El programa debe comprender un amplio espectro de actividades para todos los gustos y necesidades. Referida a la organizacin y la presentacin de la actividad en forma distinta. Diversidad de niveles de acuerdo al grado de habilidades de cada participante. VARIEDAD Al presentar actividades especiales que rompen la rutina y motivan la participacin. Al complementar el programa con otras actividades. FLEXIBILIDAD Para responder a las necesidades cambiantes de los participantes. Para adicionar actividades nuevas que respondan a demandas especiales.

3.3. PRACTICAS UTILIZADAS CORRIENTEMENTE PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA. Existen diferentes mtodos o estilos que comnmente se utilizan para planificar el programa, muchos de los cuales han surgido a travs de la prctica misma, por tanto no responden a un esquema definido ni ofrecen una seguridad cientfica: PRACTICA TRADICIONAL

Se buscan en el pasado las respuestas a los problemas del presente y se trata de imitar o mantener los xitos alcanzados en otra poca. Se supone que lo realizado es correcto y se profesa una devocin ciega al pasado. Debilidades: No se evalan los resultados en trminos de los objetivos buscados. No se evoluciona de acuerdo a las necesidades individuales ni a los cambios que en la comunidad se producen. PRACTICA DE LOS DESEOS EXPRESADOS

Se entrega a los participantes una nmina de actividades y se les "solicita que marquen sus intereses, para posteriormente construir el programa con las actividades ms elegidas. Se da a los participantes lo que ellos deseen. Debilidades: Los intereses de las personas estn limitados por sus experiencias, su cultura, sus costumbres, etc. esto hace que no se consiga proyectar crecimiento personal ni hacer una apertura a nuevos cambios. PRACTICA CON DIRECCIN AUTORITARIA

El dirigente, voluntario o profesional, toma las decisiones basado en sus opiniones y experiencias personales. Esto genera un programa con actividades uniformes dentro de un marco sumamente limitado. Debilidades: No hay respeto por las variables de edad, cultura, nivel intelectual, etc. No se considera la experiencia del personal ejecutivo ni de los participantes, con lo cual se restringen las posibilidades de un mayor compromiso de participacin plena.

PRACTICA CORRIENTE

Se estudian otras instituciones similares para conocer la parte ejecutiva de sus programas y utilizar los mismos enfoques, de tal forma que se consigan resultados similares. Debilidades: Lo que se mita puede estar equivocado o responder a una situacin muy particular. Las culturas son diferentes en cada empresa o comunidad. 3.4. RAZN DE SER DE LOS PROGRAMAS DE RECREACIN EN EMPRESAS Y COMUNIDADES Crear hbitos de sano esparcimiento. Mejorar condiciones fsicas, sociales y mentales. Desarrollar el sentido de solidaridad, colaboracin y trabajo en equipo. Mejorar la productividad. Mejorar la calidad de vida personal y empresarial. Imagen empresarial. Ser un medio para el logro de propsitos determinados.

Qu esperan los usuarios de los programas recreativos? Variedad de actividades. Facilidad y oportunidades de participacin. Actividades de fcil y rpida ejecucin. Resultados inmediatos. Que sean divertidos y placenteros. Que sean econmicos. Que le permitan figurar o destacarse Que permitan la integracin del grupo laboral, familiar y de la comunidad. Que permitan la vinculacin de la familia. Que le quiten el menor tiempo posible.

Qu problemas se presentan para la implementacin y ejecucin de programas recreativos? Bajos presupuestos. Escasez de escenarios. Carencia de procesos. No hay valoracin de las actividades recreativas. Poco de apoyo de directivas. Apata.

Cules son las posibles causas de la apata y la no participacin de los usuarios en los programas recreativos? La cultura del no hacer: baja autoestima. Deseos de recompensa. Deficiencia de un claro proceso administrativo. Diagnsticos deficientes: Esto genera actividades no acordes a las necesidades y habilidades del participante, y calculo inexacto de recursos. Deficiencia en la organizacin: Esto genera dificultades en la participacin, incumplimiento, perdida de credibilidad y perdida de liderazgo.

Qu estrategias debemos implementar para incrementar la participacin en los programas recreativos? Identifique claramente: De la institucin: Misin, polticas, planes y programas. Del ncleo de poblacin: Necesidades, intereses, recursos, nivel cultural. De los dirigentes: Intereses. Planifique, no improvise. Desarrolle las etapas de la funcin administrativa: Planeacin, organizacin, ejecucin y control. Las acciones que emprenda deben ser sentidas por las instituciones, los dirigentes, los voluntarios, los profesionales y los participantes. Aplique los principios de calidad a sus programas: Puntualidad, rapidez, cumplimiento, simplicidad de trmites, buena atencin y diversas alternativas. Acte como veedor: conozca su servicio, sea persistente. Involucre a directivos y usuarios en la planificacin de los programas. Motive el apoyo de directivas: Muestre datos concretos y reales. Demuestre las ganancias en beneficios para la empresa: Ambiente laboral, productividad, disminucin del ausentismo, respuestas a compromisos de ley, integracin de la comunidad. Gerencie el ente a su cargo: Propicie el desarrollo y presente soluciones. Interprete sus intereses: Acte de acuerdo a las polticas empresariales y a los planes de desarrollo de la comunidad. Motive la participacin del personal de base: Involucre al participante, en todas las etapas de la planificacin de un programa. Planifique con base en necesidades, intereses y posibilidades. Haga que el programa sea un medio no un fin. Haga programas equilibrados, diversos, variados y flexibles. Equilibre la atencin de sus clientes. Demustreles que ganan. Facilite su participacin. Evale procesos y resultados Promocione, divulgue: utilice todos los recursos a su alcance: Contacto persona a persona, perifoneo, comits de difusin, pasacalles, pendones, boletines informativos, afiches, volantes, plegables, carteleras, videos, revistas, emisoras comunitarias, etc. Apyese en personal y servicios especializados: Profesionales, expertos, servicios complementarios especializados, etc. No trabaje solo: Apyese en comits y grupos ya existentes, tanto al interior como al exterior de su empresa o comunidad. Presente informes tanto a superiores como a los participantes: Cuantitativos, cualitativos, cumplimiento de funciones.

Qu tcticas son necesarias para obtener xito en la ejecucin de los programas recreativos? Cumpla horarios. Vaya un paso adelante. Invite y asegure la presencia de directivos. Mantenga actitud positiva. Prevea alternativas ante imprevistos. No suponga, verifique. Cuente con lo que tiene. Cumpla lo programado. No tenga preferencias. Comparta con todos los participantes. Ambiente y adece los espacios.

Haga programas cortos y giles. Haga la planimetra del evento. Suministre informacin concreta a los oradores del evento.

4. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PRACTICAS PARA LA ORGANIZACIN Y CONTROL DE EVENTOS RECREATIVOS.

4.1. DISEO TCNICO. (PRE-EVENTO) A continuacin daremos una definicin de lo que es un diseo tcnico, para qu sirve, cual es su importancia en trminos de la planeacin de programas recreativos y sus elementos constitutivos. El diseo tcnico se concibe como la creacin o el esquema de un documento donde plasmamos las estrategias metodolgicas del programa, hacia dnde apuntan las etapas, as como los tiempos para desarrollarlo. Nos da la facilidad de poder organizar claramente el propsito del programa paso a paso y adems gua y da el norte del objetivo propuesto. Los elementos con los que se organiza son vitales: un diagnstico de necesidades, la justificacin del programa, el objetivo general del programa, los objetivos especficos, la metodologa y la evaluacin del programa, lo que nos puede presentar los resultados esperados para la comunidad o mostrar la continuidad del programa. Para la planeacin de un programa recreativo se debe partir de la informacin en relacin con las necesidades o intereses a los que el programa pretende impactar. Para ello, se debe realizar un proceso diagnstico que permita identificar necesidades, expectativas o intereses de los participantes que sern beneficiarios del programa. RECONOCIMIENTO

Comprende la recoleccin de datos geogrficos, institucionales, de organizaciones, de iglesias, grupos juveniles, hospitales, que por sus objetivos estn en capacidad de realizar programas de manera conjunta en el campo recreativo y de tiempo libre. Estos datos se pueden obtener por medio de documentos o encuestas que indaguen en las instituciones acerca de sus planes de desarrollo, o por la informacin adquirida de personas conocedoras o integrantes de la comunidad. Dicho estudio es importante para determinar el estado real de la comunidad, su proceso evolutivo, recursos actuales con los que cuenta, lo que permite identificar los apoyos con los que puede contar un programa. DISEO DEL PROGRAMA

Es la forma en que el programa propiamente se organiza. Es as la herramienta que nos permite manejar el concepto de planeacin del programa recreativo. El diseo es la expresin de las partes constitutivas del programa. Nos indica la forma como se articula todo el plan de ejecucin de la propuesta, de manera coherente; donde se definen variables o aspectos tales como justificacin, objetivo general, especficos metodologa del programa, evaluacin y la fundamentacin conceptual y/o enfoque del programa. Su estructura se muestra en el siguiente diagrama:

Ahora veamos cmo se plantean cada uno de ellos, qu elementos incluyen: DIAGNSTICO

Es el anlisis de los datos obtenidos en el estudio, en el cual se establecen las necesidades y demandas especficas de la comunidad; se organizan en orden de prioridad e importancia y se definen las posibles reas de intervencin, no slo teniendo en cuenta los requerimientos de la comunidad, sino las posibilidades de las instituciones que van a participar y a apoyar el proyecto. Es importante ser objetivos en el diagnstico ya que, a partir de ste, se definen los objetivos y alternativas de accin que conformarn el proyecto propiamente dicho. Con esta informacin, ya podemos pasar a crear el AMBIENTE INTER-INSTITUCIONAL del programa recreativo. El ambiente inter-institucional representa un modelo integrado para la gestin del proyecto, se presenta en un diagrama donde se establece el objetivo del programa, la poblacin participante, los organizadores y las relaciones directas e indirectas dentro del marco del proyecto a travs de quien ejecuta. JUSTIFICACIN

Indica o describe el POR QU de la actividad, qu importancia y utilidad tiene para el problema que se busca resolver, de esta manera describe: la necesidad que debe ser satisfecha, el problema que debe ser solucionado, cual es la importancia que el programa tendr y por qu? Toma como insumo bsico el diagnstico realizado en trminos de las necesidades (promocin de valores, atencin a una poblacin en particular, participacin, etc.) METODOLOGA

Es CMO SE VA A HACER. En este aspecto se trata de describir el proceso metodolgico y operativo en el cual se indican las medidas que se han de tomar para llevar a cabo el proyecto, en cuanto a aspectos administrativos, de gestin y tcnicos. La metodologa debe plantearse de una forma ordenada y con un sentido coherente para desarrollar la actividad, las estrategias a cumplir y la manera de participacin de las entidades, organizaciones y comunidad involucradas en el proceso del evento.

Se debe definir un enfoque metodolgico, de acuerdo con las actividades que se van a desarrollar dentro del programa recreativo. La metodologa general que utilizaremos para el desarrollo del programa es: Establecer ejes temticos

El programa debe estar construido acorde a la necesidad que busca ser satisfecha. Toda actividad debe constar de un eje temtico para su desarrollo y ejecucin. Se puede hacer teniendo en cuenta temas como participacin comunitaria, integracin, valores, tolerancia, respeto a la vida, celebraciones como el da del nio, da de la madre, aniversario del pueblo, fiestas patronales, entre otros. Estn definidos por el enfoque del programa y por lo tanto deben quedar plasmados en los objetivos. Los resultados del diagnstico pueden orientar la definicin de los ejes temticos. Convocatoria

POBLACION: Se describen aqu las caractersticas del grupo o grupos a los cuales va dirigido el programa. Se establecen las caractersticas sociodemogrficas y, en general, las planteadas por las estrategias de trabajo en el sector (Plan Nacional de Recreacin). Segn el carcter, naturaleza, categora o tipo de actividad puede cambiar el destinatario. Una actividad puede involucrar, personas de distinto sexo, condicin socioeconmica, edad, actividad laboral, nivel cultural o educativo y estratificacin profesional, entre otras. Se debe crear un comit que se encargue de difundir y promover el programa por medio de cartas de invitacin a las diferentes entidades y organizaciones que puedan prestar asesora o apoyo al evento y determinar citas directas con estas entidades. Para la campaa de difusin se deben tener en cuenta opciones tales como: afiches, volantes, comunicados o boletines en peridicos locales, correo directo, folletos, invitaciones impresas y telefnicas, pasacalles, perifoneo y si es posible radio y televisin. Para preparar un programa de promocin y publicidad se sugiere tener en cuenta: Elaborar una lista de personas cuya asistencia sea importante. Elaborar una campaa de promocin. Recopilar y organizar datos de instituciones asistentes y de la comunidad participante. Enviar correspondencia directa. Determinar el estado de las inscripciones. Disear invitaciones, folletos y afiches, teniendo en cuenta el tema principal del evento, programa de actividades, fecha de realizacin, lugar, hora, motivo, quin invita u organiza, entre otros. Invitar a grupos culturales, artsticos, musicales o juveniles que enriquezcan el evento recreativo. Planimetra

Significa mostrar dentro de un espacio la organizacin del evento, la utilizacin de los recursos, sus necesidades y ubicacin. Todo esto se disea en un plano. Ejemplo: ubicar lugares, tarimas, sillas, calles, baos, sonido, pendones, pasacalles, sitios de ingreso, carpas, camerinos, carpa de primeros auxilios, entre otros. Tambin se puede hacer una descripcin del sitio donde se llevar a acabo la actividad y la forma de ambientarlo. La funcin de la planimetra es la de poder establecer con base en las caractersticas del lugar en dnde se ubicarn las actividades o cmo se realizarn los recorridos. Permite adems conocer las variables del entorno que debemos prever para que lo planeado no se vaya a entorpecer por no haber previsto los controles necesarios.

Qu ventajas tiene hacer la planimetra? Presenta una visin global del evento. Facilita el trabajo de los comits: montajes, decoracin, seguridad, equipos, proveedores, alimentos y bebidas, patrocinadores, recreadores, otros. Permite delegar funciones. Es una herramienta eficaz de control. Se pueden hacer modificaciones oportunas. Garantiza una presentacin esttica del evento. Define espacios y evita conflictos. Etapas o ambientes

Para seleccionar la actividad a desarrollar, se debe haber tenido en cuenta las necesidades o requerimientos del sector o la poblacin donde se va a realizar el evento; esto nos lo da el estudio y diagnstico previos de la localidad donde trabajaremos. Algunas actividades pueden ser de tipo LDICO, RECREATIVO, CULTURAL, ARTSTICO, DEPORTIVO, AMBIENTAL, ECOLGICO O TURSTICO (Sectores); dichas actividades estn dirigidas a diferentes tipos de poblacin entre ellos estn: NIOS, JVENES, ADULTOS Y ADULTOS MAYORES (Segmentos). Se debe ser consciente que el tipo de actividad que se vaya a desarrollar debe estar acorde con los planteamientos y necesidades de los destinatarios y especialmente con los objetivos del programa. Es conveniente resear aqu los campos de accin donde interviene la recreacin: Empresarial. Educativo. Salud. Comunitario. Social. Turstico. Ecolgico. Grupos especiales. Con qu herramientas contamos? ACTIVIDADES DE CAMPO: Predeportivas, deportivas, ecolgicas, acuticas, de campo abierto. ACTIVIDADES DE EXPRESION: Corporales, manuales, orales, musicales. CULTURA Y ECO-TURISMO: Encuentros artstico-culturales, muestras folclricas, gastronmicas y artesanales. Cronograma - tiempos especficos de cada actividad

Para lograr un desempeo eficiente en la planeacin de cualquier tipo de programas recreativos es importante que se estructure un cronograma y una programacin del da del evento por actividades, donde est determinada la hora, la temtica y el responsable de cada actividad, para tener en cuenta en el momento del desarrollo y realizacin de la actividad. Tambin en el cronograma debe estar consignado, con fechas precisas, el da de alistamiento de materiales, su preparacin y ensayos, si estn previstos.
HORA 9: 30 am - 10:00 am 10:00 am - 10:30 am TEMTICA Bienvenida Actividad Ldica RESPONSABLE PEDRO PEREZ JENNIFER MONTOYA

En este cuadro debe estar consignado si hay descansos, almuerzos, refrigerios y la hora de duracin de cada uno. Es importante contar con estos datos de programacin para estar pendiente del inicio, desarrollo y

finalizacin de la actividad, ya que de ello depende la ptima realizacin de nuestro programa sin salirnos de lo establecido. Organigrama de funciones

Es la representacin de la estructura formal de un equipo de trabajo en una actividad, que muestra las interrelaciones, unidades administrativas, niveles jerrquicos, la autoridad y la responsabilidad existentes dentro de ella. Mapa de lneas de autoridad para la toma de decisiones. Los elementos utilizados para elaborar un organigrama son: lneas continuas: son lneas de autoridad que indican la direccin formal de las decisiones y comunicaciones; lneas punteadas: representan la asesora que el equipo recibe interna o externamente;rectngulo: unidades administrativas - cargos; crculo: comits. Hay 4 formas de organizarlo: vertical, horizontal, circular y mixto. La distribucin de funciones debe corresponder con el organigrama de funciones y con el cronograma del evento. Las funciones deben estar asignadas de acuerdo a los conocimientos dentro del programa, tambin se relacionan con el cargo y el diseo del programa. Toda persona debe asumir con responsabilidad y compromiso las funciones asignadas ya que de su desempeo depende el resultado. Debe haber una buena comunicacin entre los comits, coordinador general, operativo y dinamizadores para poder desarrollar el programa a cabalidad. El siguiente esquema puede servirnos como ejemplo:

Las funciones de cada uno de los cargos o grupos mencionados en este organigrama son: COORDINADOR GENERAL: debe estar pendiente del buen desarrollo del programa: que la metodologa

planteada se est cumpliendo, que el diseo tcnico se est implementando, que se cumpla con los objetivos planteados para el programa. COORDINADOR OPERATIVO: debe estar encargado de supervisar el buen desarrollo de las actividades, del programa en s y saber solucionar todos los imprevistos que se presenten, a tiempo y de una manera correcta. COMIT DE LOGSTICA: se encarga de la utilizacin de los recursos fsicos para las actividades, seguridad del programa, montaje y ambientacin del sitio de trabajo; supervisa y controla accesos y salidas, coordina grupos invitados, entre otras. COMIT DE DIVULGACIN Y PROMOCIN: promueve y difunde el programa por medio de cartas de invitacin, volantes, visitas a las instituciones, folletos, perifoneo, publicaciones en prensa o boletines. Adems puede invitar a grupos culturales, artsticos o musicales para que sean parte del " Festival Recreativo " COMIT DE GESTIN: este grupo puede encargarse de realizar tareas como la obtencin de recursos y apoyo de la comunidad o de las diferentes instituciones que compartan objetivos en el campo ldico recreativo. DINAMIZADORES: son el conjunto base que se encarga de operar y dirigir todas las actividades que hagan parte del programa recreativo. 4.2. PLAN OPERATIVO - EVENTO

Una vez realizado el diseo tcnico del evento, se procede a su implementacin, donde se desarrollan paso a paso las actividades planeadas, indicando de manera detallada la forma como el diseo tcnico opera, es decir, qu hacer para cada ambiente, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: DURANTE EL EVENTO

En esta parte es fundamental que se conozcan las capacidades y aptitudes de los integrantes del grupo para as delegar funciones a las personas adecuadas: Recordemos que se deben tener en cuenta para la realizacin del programa los siguientes aspectos que ya se han desarrollado anteriormente y que se debenoperacionalizar durante el programa: Tiempos especficos de cada actividad Descripcin de las actividades del programa (ficha de planeacin) Distribucin de funciones Supervisin de la ejecucin conforme a la programacin Control del desempeo de funciones Hacer peridicas reuniones con el personal de apoyo Adelantar la organizacin de la clausura Prever alternativas ante problemas

Diseo de las actividades del programa

Se debe hacer para que todo el equipo de trabajo conozca la temtica a trabajar y su desarrollo. La descripcin se puede hacer en una ficha de planeacin de actividades, donde se hacen constar los recursos, materiales, variantes, objetivo de la actividad, tiempo de duracin, entre otros. Diseo de la estrategia de control y cumplimiento de objetivos

El equipo debe generar una estrategia donde se pueda supervisar que los objetivos y la metodologa del programa se estn cumpliendo y no que se est adelantando una actividad slo por realizarla. Descripcin del programa, requerimientos y creacin de formatos de chequeo de inventario

Se debe hacer una descripcin clara del programa donde se encuentre: lugar donde se desarrollar la actividad, hora de inicio, distribucin de funciones, de espacios; adems, cmo inicia el programa, cmo se desarrolla y cmo termina, materiales requeridos, personal, responsables, entre otros. Dentro de los requerimientos estn los de logstica, materiales y personal. Adems, se debe contar con los permisos requeridos para desarrollar el programa y con las entidades que prestan asesora y ayuda para estos programas como son: Polica, Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja. Para los programas recreativos se debe tener en cuenta la elaboracin de formatos de inventario y listas de chequeo, que ayudarn a coordinar, organizar y supervisar la mecnica de trabajo y sus procedimientos a desarrollar en la actividad. Diseo de estrategias operativas

En esta etapa el equipo ya debe tener asignadas sus funciones y cada uno de sus integrantes debe estar realizndolas o supervisndolas, para que el evento transcurra sin ningn tipo de inconvenientes. Por ejemplo, debe haber personas encargadas del desplazamiento y ubicacin de los participantes, as como de los grupos artsticos invitados al programa, una supervisin de reas de unidades sanitarias, sonido, tarima, puntos de informacin y orientacin, servicios mdicos, de seguridad e identificacin de accidentes, de atencin al equipo de trabajo (refrigerios), etc. Cierre del programa

Una vez terminado el programa, el Coordinador Operativo, en compaa del equipo, deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Suspender las actividades. Tabular resultados. Entregar premios o reconocimientos si los hay. Evaluar con los participantes si est previsto. Despedir a los participantes.

4.3. POST - EVENTO (EVALUACIN) Es importante generar la estrategia de evaluacin del programa y tener claros los pasos que siguen una vez terminado el evento, con el fin de que ello permita repetir o mejorar la experiencia vivida. Las siguientes son las actividades tpicas que deben realizarse despus del evento: Evaluacin del programa. Evaluacin del equipo de trabajo Operativo para organizar y guardar el material utilizado. Devolver los elementos prestados. Difundir los resultados de la actividad. Hacer un informe consignando las sugerencias que sirvan para posteriores eventos. Determinar la frecuencia y realizacin de otro evento. Realizar encuestas con los participantes acerca de la satisfaccin o beneficios del programa. Una vez terminado el evento se debe enviar cartas de agradecimiento a las entidades que nos colaboraron y apoyaron.

SISTEMA DE EVALUACIN DEL PROGRAMA

La evaluacin debe realizarse con base en los objetivos planteados por el programa, en el proceso del mismo y teniendo en cuenta los resultados o beneficios obtenidos del programa. El equipo de trabajo debe tener en cuenta si se cumpli el objetivo propuesto, las funciones asignadas y la receptividad de la actividad. La evaluacin del programa permite ver la importancia de generar gestin en la comunidad y con las instituciones con el fin de buscar apoyo a este tipo de programas. Algunos aspectos que se pueden tener en cuenta son: Resultados conseguidos. Beneficios obtenidos. Encuesta y opinin de participantes. Informe de la actividad. Resultado sobre asistencia, entidades que apoyaron el programa y determinar la continuidad del programa con base en los objetivos planteados en el programa, ya sea de procesos o de resultados.

EVALUACIN DEL EQUIPO

La siguiente evaluacin deber ser aplicada a todo el equipo de trabajo, desde el Coordinador General hasta los comits y dinamizadores teniendo en cuenta sus funciones y desempeo dentro del programa. COMITS O ACTIVIDADES Coordinador General Coordinador Operativo Comit de Logstica Grupo de Montaje Grupo de Seguridad Grupo de ambientacin Comit de Divulgacin y Promocin Comit de Gestin Dinamizadores Segn cumplimiento de objetivos Funciones asignadas Receptividad del programa en la comunidad E MB B A D

Anote las deficiencias y fortalezas del programa y del equipo que intervino en su desarrollo:

______________________________________________________________________________________ ______ ______________________________________________________________________________________ ______ ______________________________________________________________________________________ ______ ______________________________________________________________________________________ ______ OPERATIVO PARA ORGANIZAR Y GUARDAR EL MATERIAL UTILIZADO

Todo el equipo, en coordinacin con el comit de logstica o materiales y el coordinador operativo, deben encargarse de desmontar, recoger y guardar el material que se utiliz para la ambientacin, animacin, sonido, entre otros (pendones, pasacalles, sillas, tarimas, etc.). IMPORTANTE: Se deben devolver todos los elementos que hayan sido gestionados o prestados por las entidades y la comunidad, en perfecto estado. El sitio de la actividad, debe dejarse totalmente organizado y limpio. Recordemos qu hacer antes, durante y despus del evento: ANTES DEL EVENTO: Delegar funciones de acuerdo a lo previsto en el plan. Realizar y aplicar listas de verificacin y chequeo. Realizar reuniones de coordinacin. Gestionar el presupuesto y la financiacin. Realizar las compras necesarias. Conocer y verificar el estado de los equipos y materiales. Lanzar la promocin del certamen. Establecer lineamientos de participacin. Hacer las inscripciones. Revisar y preparar escenarios. Revisar continuamente el programa general y las tareas especificas por acciones a realizar. Hacer contratos necesarios. Adquirir los seguros necesarios.

DURANTE EL EVENTO: Supervisar la ejecucin conforme a la programacin. Controlar el desempeo de funciones. Hacer evaluaciones peridicas durante el desarrollo. Llevar datos estadsticos. Hacer boletines informativos. Hacer permanente divulgacin. Hacer reuniones peridicas con el personal de apoyo. Adelantar la organizar de la clausura. Mantener permanente comunicacin con personal de apoyo. Prever alternativas ante problemas.

CIERRE DEL PROGRAMA: Suspender las actividades. Convocar a los participantes. Tabular resultados. Presentar a los ganadores. Entregar premios si los hay. Evaluar con los participantes, si esta previsto. Despedir a los participantes.

DESPUS DEL EVENTO: Evaluar el evento: Verificar el objetivo propuesto.

Hacer balance de gastos, efectuar pagos. Revisar el desempeo de los organismos de direccin. Verificar el cumplimiento de funciones del personal de apoyo. Receptividad de la actividad. Devolver los elementos prestados. Enviar cartas de agradecimiento. Difundir los resultados. Hacer un informe consignando sugerencias que sirvan para posteriores eventos. Determinar frecuencia de repeticin. BIBLIOGRAFA

Proceso de un Evento Recreativo. Artculo. DUARTE FERNNDEZ, Horacio. Organizacin de Eventos Recreodeportivos y Socioculturales. Artculo. MAHECHA, Hernando. Diplomado en Planeacin y Operacin de Programas Recreativos. Documento. Bogot.

Uso apropiado de los documentos:

1. 2. 3. 4. Los documentos pueden ser bajados o impresos (una sola copia) para uso personal. Usted esta en libertad de editarlos y usarlos en sus proyectos, dando el crdito al autor del documento. Est prohibido, moral y legalmente, vender el documento o hacer una reproduccin del mismo con nimo de lucro. No esta autorizado copiar, extraer, resumir o distribuir el documento fuera de su propia organizacin y/o de manera que compita o substituya la base de documentos de FUNLIBRE o de las Redes de las que la Fundacin es el Nodo Central.

FUNLIBRE es una ONG sin nimo de lucro que desde hace 18 aos ha venido impulsando con vocacin latinoamericanista el fortalecimiento y desarrollo del sector de la recreacin y el tiempo libre en Colombia y la Regin mediante la Investigacin, la Formacin, las Vivencias y la Gestin en Recreacin. Nos interesa conocer sus comentarios sobre los documentos Envenos un mensaje

IR A OTRO MODULO DEL PROGRAMA DE FORMACION

Fundacin Colombiana de Tiempo Libre y Recreacin - FUNLIBRE 1988 - 2006 Fundacin Latinoamericana de Tiempo Libre y Recreacin - FUNLIBRE Costa Rica

ANEXOS

INSTRUMENTOS SUGERIDOS PARA EL DIAGNSTICO, EJECUCION Y EVALUACION DEL PROGRAMA

1. MODELO DE ENCUESTA DE ACTIVIDADES Y PROGRAMAS LDICO - RECREATIVOS Esta encuesta tiene como objetivo identificar las necesidades y expectativas de las personas de la localidad en relacin con la oferta de programas recreativos y uso del tiempo libre.

Esta informacin repercutir en el bienestar de su familia, amigos y el suyo propio, por tal razn es importante que ea lo ms sincero y responsable en sus respuestas. LOCALIDAD: _____________________ BARRIO: ________________________

EDAD: _______ SEXO: M ____ F ____ FECHA: ____________________

1.

CUENTA CON LUGARES PARA REALIZAR ACTIVIDADES DE RECREACIN Y TIEMPO LIBRE? SI ____ NO ____

CUALES? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________________ CONSIDERA QUE ESTOS ESPACIOS RECREATIVOS SON: A. ADECUADOS: SI ____ NO ____ PORQUE? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________________ B. SUFICIENTES: SI ____ NO ____ PORQUE? ____________________________________________________________ _____________________________________________________________________ SE REALIZAN ACTIVIDADES RECREATIVAS EN SU LOCALIDAD ACORDES A SU EDAD? SI ____ NO ____ NO SABE - NO CONOCE ____ CUALES? ___________________________________________________________ ___________________________________________________________________ INDIQUE CUAL DE LOS ACTIVIDADES RECREATIVAS: SIGUIENTES GRUPOS O INSTITUCIONES, REALIZA EN SU LOCALIDAD

2.

3.

4.

INSTITUCIN ALCALDA LOCAL JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL GRUPOS DEPORTIVOS COMIT DE DEPORTES CASAS CULTURALES

SI

NO

NO SABE

GRUPOS JUVENILES OTRAS AGRUPACIONES - CUALES? ______________________________________ LE GUSTARA PARTICIPAR EN ACTIVIDADES RECREATIVAS? SI ____ NO ____ PORQU? ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________ DE LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES RECREATIVAS EN CUAL LE GUSTARA PARTICIPAR? LDICAS SOCIALES CULTURALES DEPORTIVAS ARTSTICAS MANUALIDADES ECOLGICAS ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________

5.

6.

PORQU? ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________ CONSIDERA O CREE QUE SU TIEMPO LIBRE PARA DESARROLLAR ACTIVIDADES RECREATIVAS ES: SUFICIENTE _____ INSUFICIENTE _____ PORQUE? ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________ LA PRINCIPAL RAZN POR LA QUE USTED NO RECREATIVAS EN SU LOCALIDAD ES: (ELIJA SOLO UNA) ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ PARTICIPA EN ACTIVIDADES

7.

8.

FALTA DE DINERO NO SABE QUE ACTIVIDADES SE OFRECEN NO SABE COMO TENER ACCESO A ELLAS NO LE INTERESAN NO SE OFRECEN ACTIVIDADES NO SABE DONDE SE REALIZAN SI PARTICIPA DE PROGRAMAS RECREATIVOS, ARTSTICOS O

9.

CONOCE O HA PARTICIPADO CULTURALES EN LA LOCALIDAD?

SI _____ NO ____ CUALES?_______________________________________________________________ _____________________________________________________________________ LE GUSTARA QUE EN LA LOCALIDAD SE REALIZARAN CON MAYOR FRECUENCIA ENCUENTROS LDICOS - RECREATIVOS EN LOS QUE PARTICIPARA TODA LA COMUNIDAD? SI ____ NO ____

10.

PORQU? ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2. ANTECEDENTES DE PROGRAMAS RECREATIVOS NOMBRE DEL PROGRAMA LUGAR DONDE SE REALIZA INSTITUCIN QUE LO EJECUTA POBLACIN PARTICIPANTE OBJETIVO DEL PROGRAMA

3. DIAGNOSTICO DE RECURSOS Y APOYO INSTITUCIONAL 1. QU ANTECEDENTES CONOCE DE PROGRAMAS RECREATIVOS ANTERIORES?

2. QU EVENTOS O FESTIVALES SE REALIZAN EN SU LOCALIDAD?

3. EN QU LUGAR SE DESARROLLAN ESTAS ACTIVIDADES?

4. QU ENTIDADES GUBERNAMENTALES PUEDEN PRESTAR APOYO PARA LA ORGANIZACIN Y DESARROLLO DE PROGRAMAS RECREATIVOS?

5. CON QU OTRAS ENTIDADES U ORGANIZACIONES PUEDES GESTIONAR APOYO Y RECURSOS?

6. QU RECURSOS TE PUEDEN BRINDAR LAS ENTIDADES ANTERIORMENTE MENCIONADAS?

7. EN QU LUGARES SE PUEDE HACER Y QU PERMISOS SON REQUERIDOS?

8. REALIZA UNA RESEA O MAPA DE LA IDENTIDAD CULTURAL COMO FESTIVIDADES, CELEBRACIONES O ENCUENTROS AL INTERIOR DE TU MUNICIPIO.

4. FICHA DE PLANEACION DE ACTIVIDADES FICHA DE PLANEACIN DE ACTIVIDADES NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: (Escribe el nombre de la actividad) ___________________________________________________ PARTICIPANTES: (Nmero y tipo de personas que participan) ____________________________________________ TIEMPO DE DURACIN: (Tiempo de ejecucin de la actividad) _________________________________________________ OBJETIVOS: (Describe los objetivos de la actividad) ________________________________________________ ________________________________________________________________________________ DESCRIPCIN: (Describe la organizacin y metodologa a utilizar en el desarrollo de la actividad) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ RECURSOS Y MATERIALES: (Lista de lugares, recursos y materiales que requiere para el desarrollo de la actividad) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ VARIANTES: (Describe las variaciones posibles a la actividad) _________________________________________ ________________________________________________________________________________

EVALUACIN: (Prev un mecanismo de evaluacin del logro de los objetivos y beneficios) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA: (Escribe las anotaciones que consideres necesarias para la implementacin de la actividad: grupos de personas a las que se les puede aplicar, adecuacin de espacios, aclaraciones sobre las reglas de juego). __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

5. LISTAS DE CHEQUEO

LISTA DE CHEQUEO MATERIALES

FECHA:__________________ PROGRAMA: ______________ HORA: __________________ DURACIN: ____________

BARRIO:____________________________ LOCALIDAD: ________________________ RESPONSABLES: _________________________________ _________________________________

SEDE DE LA ACTIVIDAD: __ __ __ __ __ __ RECEPCIN REGISTRO INFORMACIN ESCENARIOS ENFERMERA ZONA RESTRINGIDA __ TELFONO __ UNIDADES SANITARIAS __ OFICINAS __ OTROS _______________________ _______________________ _______________________

OGSTICA: MESA __ CM/CIONES SILLAS __ SEALIZACIN SONIDO __ TARIMA ILUMINACIN __ UNIFORMES AYUDAS A/VISUALES __ FOTOGRAFA ESCENOGRAFA __ VIDEO TRAMOYA __ ARTES GRFICAS __ E./SALIDA __ PAPELERA __ PUBLICIDAD __ OTROS ____________ ____________ ____________ ____________

__ __ __ __ __ __ __

RECURSO HUMANO: __ SEGURIDAD __ POLICA __ DEFENSA CIVIL __ OTROS ____________ ____________ ____________

__ COMITS __ COORD. GR. __ COORD. OP.

__ __ __ __

DINAMIZADORES RECEPCIN REGISTRO INFORMACIN

__ BOMBEROS __ ANIMADORES __ GRUPOS INVITADOS __ OTRO ______________

COMITS PROGRAMA ACTIVIDADES PROMOCIN Y DIVULGACIN GESTIN LOGSTICA MONTAJE Y DECORACIN BIENVENIDA Y RECEPCIN REGISTRO ENCUESTAS

RESPONSABLES _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________

__ __ __ __ __ __ __ __ __

OTROS REQUERIMIENTOS Y MATERIALES: _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________

_______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________

______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________

OBSERVACIONES ADICIONALES: __________________________________________ _______________________________________________________________________

ELABORADO POR: ____________________________ FECHA: ___________________

6. MODELO DE EVALUACIN GENERAL (PARA LOS PARTICIPANTES) IDENTIFICACIN: EDAD: ____ ZONA:

______ URBANA ____

SEXO: RURAL ____ E MB B A D

ASPECTOS Puntualidad en los horarios Propiedad de los escenarios Variedad de las actividades Divulgacin del evento Medidas de seguridad Organizacin general Calificacin general del " Festival Recreativo " Identificacin del grupo organizador

Ambientacin del evento Le gustara participar de manera ms activa en futuros programas recreativos? SI ______ NO ______ CMO? _______________________________________________ _______________________________________________________________