Herramienta de auto-evaluacin para depsitos de museos

Para qu se usa la herramienta?

Los museos pueden obtener una mirada rpida de su situacin actual y obtener un diagnstico preliminar. Los museos tendrn informacin para ayudarlos a decidir si deben iniciar un proyecto de reorganizacin del depsito. Los museos pueden focalizar ms claramente en los temas crticos.

Cmo fue desarrollada?

La herramienta de autoevaluacin fue desarrollada por ICCROM tras una revisin de cuestionarios y listas de verificacin existentes, utilizados en proyectos de gestin de depsitos. Los indicadores presentados se limitan a cuarenta y tres para que puedas concentrarte y evitar un proceso largo, mecnico y poco motivador.

Quin debera utilizarla?

Aquellos que creen que las colecciones en depsito juegan un papel importante en la educacin, el aprendizaje y el disfrute del pblico. Aquellos que no tienen acceso inmediato a profesionales con experiencia y quieren aprovechar al mximo los recursos disponibles: humanos, materiales y financieros. Aquellos que deseen evaluar su situacin por s mismos e identificar los aspectos que son satisfactorios y aquellos que necesitan mejorar. Aquellos que planean ensear reorganizacin de depsitos a otros.

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Cmo funciona?
La herramienta est organizada en torno a cuatro reas de responsabilidad. Cada una de ellas est dedicada a elementos fundamentales del depsito del museo:

[G] GESTIN [E] edificio y espacio [C] Coleccin [M] mobiliario y Pequeos equipos
Bajo cada rea, se han listado un nmero de indicadores. Cada indicador es seguido de una lista de opciones. Elija la opcin ms cercana a su realidad y escriba el puntaje en el recuadro. Por ejemplo:

G.7 El rea de depsito se limpia regularmente (pisos, basura, polvo en general)

3 2 1 0

S, se limpian una vez a la semana o ms Se limpian una vez al mes Se limpian cada seis meses No se limpian nunca

Despus de completar cada seccin (G, E, C, M), sume la puntuacin final. Marque con un crculo el puntaje en la columna apropiada de la tabla de diagnstico de la pgina 16.

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Cunto tiempo tomar?

Si Ud. est familiarizado con el/las rea(s) de depsito, completar la evaluacin no debera tomarle ms de una hora. Para quienes estn menos familiarizados con la situacin, no debera tomarle ms de un par de horas.

Sugerencias
Antes de empezar, obtenga el permiso y apoyo del Director. Trate de llenar el cuestionario con un colega y hablar sobre su evaluacin en conjunto. Si no est seguro acerca de algunas de sus respuestas, consulte a otros colegas. Usted tambin puede solicitar a diferentes miembros del personal que completen la evaluacin (conservadores, curadores, administrativos) para comparar las diferentes percepciones sobre la misma situacin.

Cmo usar los resultados?

Para identificar en las reas de depsito, las causas subyacentes de problemas conocidos. Para ver cmo se puede mejorar la situacin. Para iniciar un dilogo entre los directivos y el personal, entre el personal, o entre los departamentos del museo. Para obtener evidencia cuantificada de que se necesitan mejoras en una o en ms de una de las cuatro reas de responsabilidad. Para obtener la aprobacin de la administracin del museo para comenzar la reorganizacin del depsito. Para tener evidencia del problema, asegurar fondos para mejoras en el edificio, documentacin de colecciones, nuevos equipos, o una reorganizacin. Para monitorear las reas de depsito con el tiempo, despus de la implementacin del proyecto de reorganizacin.

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GESTIN (G)
G.1 Alguien est oficialmente a cargo de cada rea de depsito

6 2 0

S, y sus tareas estn escritas en la descripcin del puesto S, pero no hay descripcin del puesto No

G.2 Suficiente personal ha sido asignado para las reas de depsito

3 0

S No

G3 El personal est suficientemente instruido y est entrenado para llevar a cabo todas las actividades relacionadas con el depsito

3 0

S No

G.4 Existen procedimientos escritos para las actividades del depsito (recuperacin de objetos, limpieza y mantenimiento, acceso de visitantes) y son conocidos por todo el personal

3 2 1 0

S, hay procedimientos para todas las actividades Hay procedimientos para la mayora de esas actividades Para menos de la mitad No, no hay procedimientos escritos para esas actividades

G5 El ingreso al rea de depsito es restringido y controlado

3 1 0

La entrada al depsito es controlada La entrada no es controlada, pero es restringida al personal del museo La entrada no es controlada y no es restringida al personal del museo

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GESTIN (G)
G6 Al menos una vez al ao hay una inspeccin general de las reas de depsito: estudio de la coleccin, condiciones edilicias, polvo, seguridad, plagas, etc.

3 0

S, al menos una vez al ao No, esto no ocurre al menos una vez al ao

G.7 Las reas de depsito se limpian regularmente (piso, basura, polvo general)

3 2 1 0

S, se limpian una vez por semana o ms Se limpian una vez por mes Se limpian una vez cada seis meses No se limpian nunca

G8 El museo tiene un Plan de Preparacin para Emergencias escrito

3 1 0

Hay un plan de emergencias escrito, regularmente actualizado y ensayado por el personal Hay un plan de emergencias escrito, pero no est regularmente actualizado ni aplicado por el personal No hay plan de emergencias

G.9 La humedad relativa (HR) y temperatura (T) en el/las rea(s) de depsito son monitoreadas y analizadas regularmente

3 2 1 0

HR y T son monitoreadas y la informacin es analizada regularmente HR y T son monitoreadas, pero la informacin no es analizada HR y T son medidas ocasionalmente HR y T nunca son medidas

Puntaje total de la parte G

Escriba este puntaje en tabla de diagnstico en pgina 16.

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Edificio y Espacio (E)

Edificio y entorno
E.1 El edificio est localizado en una zona sin riesgo de inundaciones

6 4 2 0

El edificio no est en riesgo de inundaciones El edificio tiene bajo riesgo de inundaciones El edificio est en riesgo de inundaciones Regularmente ocurren inundaciones en las reas de depsito

E.2 El edificio brinda proteccin adecuada contra lluvias y condiciones extremas del clima

6 4 2 0

S, el edificio protege la coleccin de toda lluvia y condiciones climticas extremas El edificio tiene fallas menores El edificio est en buen estado general, pero no puede soportar condiciones climticas extremas El edificio est en muy mal estado, y no brinda ninguna proteccin contra condiciones climticas extremas

E.3 Las puertas y ventanas son seguras (cerraduras de seguridad, rejas de seguridad)

3 1 0

Todas las puertas y ventanas son seguras Algunas de las puertas y/o algunas ventanas son seguras Ninguna de las puertas y ventanas son seguras

Edificio y depsitos
E.4 Todas las reas de depsito estn situadas en una ubicacin especfica dentro del edificio

6 4 2 0

S, todas las reas de depsito estn en la misma ubicacin dentro del edificio Las reas de depsito se encuentran en lugares diferentes, pero estn bien conectadas a las actividades del museo Las reas de depsito se encuentran dispersas por todo el museo Los objetos tambin estn almacenados en los pasillos, oficinas o donde haya espacio disponible

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Edificio y Espacio (E)

Edificio y depsitos
E.5 El museo tiene un espacio destinado para investigacin y consulta

3 1 0

S, hay un espacio destinado para investigacin y consulta No hay tal espacio, pero cuando es necesario se lo puede organizar Las investigaciones y consultas se realizan dentro de las reas de depsito

E.6 Hay un espacio, fuera del rea de depsito, destinado a la tenencia temporaria y preparacin de objetos destinados a depsito

3 1 0

S, hay un espacio destinado para tenencia temporaria y preparacin No hay un espacio destinado, pero cuando es necesario se lo puede organizar La tenencia y preparacin temporal de los objetos se realiza dentro de las reas del depsito

E.7 Es seguro y fcil mover objetos desde el rea de depsito a otras reas funcionales del museo (exhibicin, laboratorio, conservacin, etc)

3 2 1 0

Todas las rutas entre las reas de depsito y otras reas funcionales del museo (incluyendo rea de carga) estn libres de obstculos, son adecuados para mover objetos de grandes dimensiones y carros cargados con objetos Las rutas incluyen esquinas y movimiento entre diferentes niveles, pero no hay obstculos Las rutas incluyen esquinas y movimiento entre diferentes niveles, y obstculos Las rutas son muy difciles o estn obstruidas

Dentro de las reas de depsito

E.8 No hay puertas o ventanas en las paredes exteriores (del lado externo) del rea de depsito

3 1 0

No hay absolutamente ninguna puerta o ventana en paredes exteriores Las ventanas y puertas ocupan menos del 20% de la superficie de las paredes Las ventanas y puertas ocupan ms del 20% de la superficie de las paredes

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Edificio y Espacio (E)

Dentro de las reas de depsito
E.9 Las paredes, pisos y cielorrasos del rea de depsito (s) estn en buenas condiciones

3 2 1 0

S, las paredes, pisos y cielorrasos estn en buenas condiciones Hay signos visibles de deterioro del pasado (manchas de agua, grietas, plagas) Las paredes, pisos y cielorrasos estn en condiciones relativamente buenas, pero son antiguos y es probable que bastante pronto estn en malas condiciones Hay signos visibles de deterioro actual (paredes y cielorrasos hmedos, condensacin, plagas) o desperfectos (instalacin elctrica inapropiada, caeras defectuosas, etc.)

E.10 No hay llaves de agua, grifos o caeras de ninguna clase (agua, vapor de agua, desages pluviales, desages cloacales) en el interior, por encima o por debajo de las reas de depsito

3 2 1 0

No hay llaves, caeras o grifos de agua que atraviesen las reas de depsito Hay llaves, caeras o grifos de agua que atraviesan las reas de depsito, pero no estn expuestas Hay llaves, caeras o grifos de agua expuestos Hay llaves, caeras o grifos de agua expuestos y tienen ms de treinta aos de antigedad

E.11 No hay absolutamente ningn material de embalaje, paneles, vitrinas y mobiliario de oficina, publicaciones o cualquier otro elemento que no pertenezca a la coleccin en el rea de depsito(s)

6 2 0

Las reas de depsito estn reservadas exclusivamente para la coleccin Las colecciones ocupan la mayor parte del espacio La mayor parte del espacio est ocupado por objetos o materiales que no pertenecen a la coleccin

E.12 Hay suficiente espacio entre las unidades de almacenamiento para que una persona pueda moverse sin peligro cuando lleva objetos en sus manos o usa un carro

3 2 1 0

S, hay suficiente espacio entre todas las unidades de almacenamiento La mayora de las unidades de almacenamiento estn suficientemente distanciadas para una manipulacin segura Es difcil mover objetos de forma segura entre la mayora de las unidades de almacenamiento No es posible mover objetos de forma segura entre cualquier unidad de almacenamiento
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Edificio y Espacio (E)

Dentro de las reas de depsito
E.13 Basndose en su experiencia, las reas de depsito estarn llenas

6 3 0

En diez aos En dos aos Las reas de depsito ya estn llenas

Puntaje total de la parte E

Escriba este puntaje en tabla de diagnstico en pgina 16.

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Coleccin (C)
Sistema de Documentacin
C.1 Hay un libro de inventario y registra el nmero de inventario de cada objeto y fecha de ingreso

6 4 2 1 0

S, existe un libro de inventario, y el nmero de inventario y fecha de todos los objetos se registran en l Existe un libro de inventario, y el nmero de inventario y fecha de aproximadamente el 80% de los objetos se registran en l Existe un libro de inventario, y el nmero de inventario y fecha de aproximadamente el 30% de los objetos se registran en l Existe un libro de inventario, y el nmero de inventario y fecha de aproximadamente el 10% de los objetos se registran en l No existe libro de inventario

C.2 Cada objeto tiene un nico nmero de inventario, que est marcado en el objeto y en el libro de inventario

6 4 2 0

S, este es el caso de todos los objetos Para ms de la mitad de los objetos Para menos de la mitad de los objetos Ningn objeto est marcado con su nmero, y no aparece en el libro de inventario

C.3 La documentacin de cada objeto incluye sus dimensiones y peso

6 4 2 0

S, la documentacin incluye las dimensiones y peso de todos los objetos Para ms de la mitad de los objetos Para menos de la mitad de los objeto No, para ninguno de los objetos

C.4 La documentacin de cada objeto incluye un listado de sus materiales constitutivos

3 2 1 0

S, la documentacin de cada objeto incluye un listado de sus materiales constitutivos Para ms de la mitad de los objetos Para menos de la mitad de los objetos No, para ninguno de los objetos

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Coleccin (C)
Sistema de Documentacin
C.5 Cada sala del depsito, pasillo y unidad de almacenamiento est numerada y etiquetada visiblemente

3 2 1 0

S, todas ellas estn numeradas y etiquetadas visiblemente Ms de la mitad Menos de la mitad No hay sistema de localizacin

C.6 Cada objeto tiene asignada una nica ubicacin en una unidad y est registrado en la documentacin

6 4 2 0

Todos los objetos tienen una nica ubicacin en una unidad, lo que es siempre registrado en la documentacin Ms de la mitad de los objetos Menos de la mitad de los objetos Ningn objeto tiene una nica ubicacin en una unidad, o ninguna de ellas est registrada en la documentacin

Acceso y Uso
C.7 Todos los objetos en depsito estn visibles

3 2 1 0

Todos los objetos estn claramente visibles La mayora de los objetos estn claramente visibles, la visibilidad de otros es difcil La visibilidad de la mayora de los objetos es difcil La visibilidad general de los objetos es muy pobre

C.8 Los objetos pueden ser recuperados con manipulacin limitada de otros objetos

3 2 1 0

Un mximo de tres objetos deben ser manipulados para obtener el deseado En algunos casos, ms de tres objetos deben ser manipulados En cualquier estante, cajn o grilla, la mayora de los objetos deben ser manipulados de alguna manera para alcanzar el deseado Los objetos en depsito son completamente inaccesibles

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Coleccin (C)
Acceso y Usoe
C.9 Toma un mximo de tres minutos encontrar un objeto en el rea de depsito utilizando el sistema de documentacin

3 2 1 0

Todos los objetos pueden ser localizados en no ms de tres minutos Se requieren de tres a diez minutos para localizar la mayora de los objetos Se requieren al menos diez minutos para localizar la mayora de los objetos La mayora de los objetos no pueden ser localizados utilizando el sistema de documentacin actual

C.10 El museo utiliza un libro de control de movimientos para registrar cualquier cambio, incluso temporal, en la ubicacin del objeto, del depsito hacia vitrinas, investigacin, laboratorios, prstamos, otras instituciones

3 0

S, se utiliza un libro de control de movimiento No, no se utiliza un libro de control de movimientos

Plagas, polvo y clima

C.11 Los objetos estn libres de plagas

6 1 0

Toda la coleccin est libre de infestaciones activas de plagas La mayora de los objetos estn en buenas condiciones, pero algunos estn infectados La mayora de los objetos estn activamente infectados

C.12 Los objetos y las unidades de almacenamiento estn libres de polvo

3 2 1 0

S, los objetos y las unidades de almacenamiento estn libres de polvo La mayora de ellos Algunos de ellos No, todo est cubierto de pol

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Coleccin (C)
Plagas, polvo y clima
C.13 El clima en el depsito es apropiado para las colecciones

3 2 1 0

S, el clima es apropiado para todos los objetos de la coleccin El clima es apropiado para la mayora de la coleccin No lo s Para la mayora de las colecciones, el clima es inapropiado

Puntaje total de la parte C

Escriba este puntaje en tabla de diagnstico en pgina 16.

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Mobiliario y Pequeos Equipos (M)

MOBILIARIO DE almacenamiento
M.1 Ningn objeto est ubicado directamente sobre el piso

6 4 2 0

No hay objetos ubicados directamente sobre el piso Algunos objetos estn ubicados directamente sobre el piso, por razones especficas La mayora de los objetos estn ubicados directamente sobre el piso, sin justificacin Todos los objetos estn ubicados sobre el piso

M.2 La mayora de las unidades de almacenamiento podran albergar el crecimiento de la coleccin

6 4 2 0

Por los prximos seis aos Por los prximos dos aos Las unidades de almacenamiento ya estn llenas Las unidades de almacenamiento estn desbordadas

M.3 Las dimensiones de las unidades de almacenamiento estn adaptadas a las dimensiones de los objetos

3 2 0

S, todas las unidades de almacenamiento Para la mayora de las unidades de almacenamiento Las dimensiones de las unidades de almacenamiento no estn adaptadas a las dimensiones de los objetos

M.4 El mobiliario del depsito ha sido tratado para que sea resistente a plagas o est hecho de materiales resistentes a plagas

3 1 0

S La mayora de las unidades son resistentes a plagas No, la mayora de las unidades de almacenamiento son vulnerables a plagas

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Mobiliario y Pequeos Equipos (M)

Pequeos equipos, rellenos y soportes
M.5 Los carros, bandejas y escaleras especficas han sido asignadas especficamente a cada rea de depsito

3 1 0

S, este equipamiento est siempre presente en cada rea de depsito Algn equipamiento existe en el museo, pero ninguno ha sido especficamente asignado al rea de depsito No, no existe tal equipamiento

M.6 Hay dispositivos de deteccin de incendios, que son chequeados regularmente y que estn funcionando

3 1 0

Los detectores estn instalados, son chequeados regularmente y estn funcionando Los detectores estn instalados pero no son chequeados regularmente No hay detectores

M.7 Hay extinguidores de incendio porttiles en y alrededor de las reas de depsito, las que son chequeadas regularmente y el personal designado est entrenado para operarlos

6 2 0

Hay extinguidores porttiles adecuados, que son chequeados regularmente y el personal designado est entrenado para operarlos Hay extinguidores porttiles adecuados, pero no son chequeados regularmente y/o el personal designado no est entrenado para operarlos No hay extinguidores de incendio porttiles

M.8 Los objetos especiales (muy pequeos, muy frgiles, flexibles, etc.) tienen contenedores apropiados, relleno, soportes y otros materiales de embalaje

3 2 1 0

S, todos los objetos especiales los tienen La mayora de los objetos Algunos de los objetos No se utilizan contenedores, rellenos, soportes ni otros materiales de embalaje para proteger objetos especiales

Puntaje total de la parte M

Escriba este puntaje en tabla de diagnstico en pgina 16.

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Felicitaciones! Ahora, Dale el puntaje a tu deposits

GESTIN (G) EDIFICIO Y ESPACIO (E)
54 53 52 51 50 49 48 47 46 45 44 43 42 41 40 39 38 37 36 35 34 33 32 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Nombre del evaluador:

ColecCIn (C)
54 53 52 51 50 49 48 47 46 45 44 43 42 41 40 39 38 37 36 35 34 33 32 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

Mobiliario y Pequeos Equipos (M)

Bien! La situacin parece Buena

30 29 28 27 26 25 24

33 32 31 30 29 28 27 26

Se necesitan pequeas mejoras

23 22 21 20 19 18 17 16

25 24 23 22 21 20 19 18 17

Necesitas un proyecto de reorganizacin

15 14 13 12 11 10 9 8

16 15 14 13 12 11 10 9

Tu coleccin est en serio riesgo

7 6 5 4 3 2 1 0

8 7 6 5 4 3 2 1 0

Museo:

Fecha de la evaluacin: