TEORIA DE SISTEMAS "INFORMACION, ORGANIZACIN Y CONTROL"

Ing. Wilzer Rocha Campos

2013

"INFORMACION, ORGANIZACIN Y CONTROL"

CONCEPTO DE SISTEMA

Desde Isaac Newton, la ciencia ha buscado la fundamentacin causal de los hechos que estudia y desarroll una forma analtica de pensar acerca del mundo. En las ltimas dcadas se ha impuesto el pensamiento integrado y estratgico que ya forma parte de la Administracin: la exclusividad del reduccionismo, el determinismo y el mecanicismo ha dado lugar al expansionismo y la explicacin teleolgica. El foco de atencin ha pasado de los elementos indivisibles al TODO con PARTES INTERRELACIONADAS, es decir al SISTEMA. El bilogo Ludwing Von Bertalanffy formul su teora general de los sistemas en 1930. Algunas definiciones clsicas posteriores: conjunto de elementos, los cuales cooperan hacia un objetivo comn Forrester, 1968. el pensamiento sistmico es una disciplina para ver totalidades, es un marco para ver interrelaciones en vez de cosas, para ver patrones de cambio en vez de instantneas estticas Senge, 1992 familia de relaciones entre miembros que actan como un todo Shapiro, 1996 El concepto de sistemas se incorpor rpidamente a campos diversos (como las ciencias fsicas y sociales, ingeniera y administracin de empresas) y se utiliza para comprender una amplia gama de sistemas empresariales, urbanos, econmicos, polticos, ecolgicos fisiolgicos, etc. Una caracterstica en comn de los sistemas abiertos que interactan con el contexto es la realimentacin de las salidas que inciden en las entradas posteriores. Adems tienen comportamiento emergente (el comportamiento del todo es mayor que la suma de sus partes) y complejo puesto que las partes, a su vez, pueden ser sistemas.

CONCEPTO DE INFORMACIN se refiere a datos que tienen significado (palabras, cifras, smbolos) que transfieren conocimientos utilizables, Terry. las conclusiones derivadas del anlisis de datos que se relacionan con el funcionamiento de la organizacin, Certo.

Los datos representan materia prima que por medio del procesamiento se convierte en informacin. Dicho procesamiento implica lectura, escritura, calculo y seleccin de los datos, colocndolos a stos en forma de relaciones que revelan ciertos significados compatibles al evento al cual se aplican.

Tipo de informacin Normativa

Descripcin Procedimientos y descripcin de funciones Objetivos, metas y planes Interpretacin del entorno Niveles de venta, crditos, reclamos Compara info Operativa con info de Planificacin Sntesis des anteriores y muestra lo relevante

Responde a Qu hacer? Quien lo hace? Cunto, cmo y cuando? Qu ocurre?

Se basa en Toma decisiones

De planificacin de Relaciones

planeamiento Percepcin interna y externa registraciones control

Operativa de Control

Qu ocurri? Cunto se cumpli?

integrada

Todas las anteriores

integracin de la informacin

CONCEPTO DE CONTROL

Bsicamente, el control es la comparacin de los resultados reales con los previstos. Se parte de normas que representan la actuacin deseada (standard) y luego del control podrn existir acciones correctivas sobre los desvos observados. El circuito de control incluye elementos comunes aplicados en distintos mbitos (Mecnicos, elctricos, sociales): una variable a controlar, un dispositivo sensor que permite medir la variable y una unidad de comparacin que permite establecer la diferencia, con una tolerancia predefinida, entre el valor real de la variable y el standard.

Variable a controlar

Sensor

Centro de decisin

Unidad de comparacin

Estndar

Tolerancia

La organizacin concreta las decisiones y planes a travs de los procesos de influencia y ejecucin. Luego interesa establecer si ellos se cumplen en la forma prevista, y esto se logra con el control. As compara la actuacin real con la prevista y marca los desvos para corregir la accin o rever las decisiones y planes comunicando la situacin al centro de decisin. En general en la empresa hay dos niveles de control: 1.- Control interno operativo. Se centra en decisiones programadas y en planeamiento operativo. Su fin es fomentar y garantizar eficiencia en el uso de los activos de la empresa.

Las tareas bsicas son verificar la exactitud y confiabilidad de datos y se implementa a nivel transaccional y operativo basndose en la confiabilidad de las registraciones. En este tipo de control se comprueba la validez e integridad de los datos en proceso. Se dice tambin que el control operativo tiene carcter de preventivo porque resguarda el patrimonio de la empresa mediante tcnicas de balanceo contrapuesto, restriccin de accesos y controles de supervisin. Su existencia y su cumplimiento se deben comprobar mediante exmenes de evidencia, reprocesos y observacin in-situ. 2.- Control de gestin: corresponde a la decisin superior de nivel estratgico, y al planeamiento del presupuesto. Luego se expondr en detalle.

SISTEMA DE INFORMACIN

Es una red establecida en la organizacin para proporcionar informacin que ayude en la toma de decisiones. Recordemos que la organizacin est inmersa y relacionada con el mundo exterior conformado por accionistas, clientes, proveedores, competidores, tecnologa, y Estado representados en esquema al pi. Por lo tanto su sistema de informacin interno (que sufre una constante retroalimentacin en el circuito inputproccess-output) no est aislado sino que necesariamente est relacionado en forma ineludible y fuertemente con ese mundo exterior Ms en detalle, el sistema de informacin es un conjunto formal de procesos interrelacionados que operan sobre una coleccin de datos de la empresa y de su entorno, mediante etapas de captacin, clasificacin, recopilacin, elaboracin, almacenamiento y distribucin de informacin para toma de decisiones en los centros operativos, directivos y estratgicos de dicha empresa. Cabe aclarar que dichas etapas son iterativas y tienden siempre a revisin, ajustes y correcciones sobre la coleccin de datos procesados. Y cabe destacar que el fin ms importante del sistema de informacin es apoyar a los procesos de toma de decisiones y a la administracin de la empresa. El sistema de informacin se caracteriza por constituir bsicamente procesos de

transacciones, dentro de una estructura relacional, orientada al conocimiento y planificacin. Debe estar diseado e implementado eficientemente para planificar y evaluar las actividades de la organizacin.

MEDIO AMBIENTE

Proveedores

Organizacin

Clientes

INFORMACION DEL SISTEMA Procesar Clasificar Organizar Calcular Retroalimentacin

Entrada

Salida

Agentes reguladores

Grupos de inters

Competidores

IMPLEMENTACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Tradicionalmente se desarrollaba un sistema de informacin por cada funcin dentro de la empresa. Actualmente, y mediante la utilizacin de la teleinformtica, se desarrollan y se implantan sistemas corporativos integrados denominados ERP (Enterprise Resource Planning) en los que confluye toda la informacin de los distintos sectores de la empresa.

Fabricacin SISTEMA EMPRESARIAL Lmites de la organizacin Proceso de negocio Proceso de negocio Proceso de negocio Procesos de negocio en toda la organizacin

Contabilidad

Vendedores

Lmites de la organizacin Finanzas

Clientes

Recursos Humanos

Ventas y marketing

Con el uso de las nuevas tecnologas de informtica se utiliza como accesorio fundamental el data warehousing que es un repositorio de datos histricos referidos a un tema en particular al que acceden los interesados (generadores y usuarios del e-data). La ventaja del ERP es que integra todo el ciclo de vida del negocio incluido planificacin, fabricacin, ventas, facturacin y cobranzas; de modo que los sectores intervinientes se coordinen estrechamente compartiendo la informacin entre todos. De esta forma se modelan y automatizan muchos procesos concurrentes con la meta de integrar informacin de toda la empresa, eliminando vnculos complejos y costosos entre los sistemas de informacin de los distintos sectores. EL SISTEMA DEL CONTROL DE GESTIN El control superior o control de gestin trata de responder a las necesidades de informacin estratgica para la Direccin, mediante herramientas aptas para tal propsito. Se genera una sntesis informativa peridica que contiene la informacin de mayor relevancia para la conduccin de la organizacin. Habitualmente incluye grficos, comparaciones con resultados anteriores, indicadores de la actividad y comentarios destacados. Tambin se lo denomina tablero de comando. El sistema debe contemplar: a) configuracin dinmica del sistema. Los desvos significativos entre la realidad y lo planeado se denominan control por excepcin y constituye la esencia del control de gestin. En este sistema la realimentacin es el control que acta sobre la decisin del nivel estratgico de la empresa. b) centros de control. Se basan en el principio de asignacin de responsabilidades y son tres: patrimonial, operativo y de gestin. c) categorizacin de insumos. Se clasifican y valorizan los insumos VARIABLES (materia prima, energa para maquinaria, recursos humanos, distribucin productos) y FIJOS (trabajo directivos y personal indirecto, gastos generales, alquileres, seguros). El fin de esta divisin y cuantificacin es analizar el punto de equilibrio de Costos vs. Ventas, control de inventarios y control insumo-producto final. d) integracin del sistema de control de gestin. En la empresa existen subsistemas de informacin y control que interactan entre s ayudando a lograr precisin,

seguridad y uniformidad en la informacin emergente de dichos sub-sistemas. Para la vinculacin administrativa es fundamental el papel de la contabilidad puesto que, siendo el destino obligado de todas las operaciones de registracin y valorizacin, es un recurso de control por excelencia. Cabe aclarar que se utiliza tambin la contabilidad gerencia orientada ms a la gestin y que contempla hechos como lucro cesante, rechazos de calidad, prdidas de produccin, inventarios elevados.

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE GESTIN a) Control presupuestario. El presupuesto, compatible con plan de cuentas contable, mensualmente segn la marcha de las ventas, produccin, compras, gastos variables y fijos, ingresos, egresos, estado patrimonial. que deber tener una apertura ser comparado con la realidad costos de venta, niveles inventario, impuestos y finanzas, inversiones,

b) Auditoria operativa. Se basa en la observacin directa de los hechos, relevamiento de procesos y funciones, estudio de tiempos, cuestionarios evaluativos, propuesta final de mejoras soluciones a problemas detectados. c) Evaluacin mediante ndices y anlisis de estado. Los ndices o ratios son relaciones entre magnitudes que posean un significado racional. Estas relaciones surgen de cocientes entre cuentas, rubros o grupos del balance o cuadro de resultados. Sirven para medir liquidez, solvencia, endeudamiento, rentabilidad, rotacin inventarios. Dichos ndices varan segn el rubro, la actividad y el tamao de la empresa en cuestin; en general existen ndices similares en organizaciones anlogas. d) Evolucin de variables claves. Consiste en elegir una variable de fundamental importancia en funcin de la actividad de la organizacin (ejm: en un supermercado la rotacin de inventario por producto) e) Adecuada graduacin analtico-sinttica de la informacin. A cada nivel debe llegar el tipo de informacin adecuada y en tiempo y forma (informacin que no llega no se usa, vale 0). Es decir, cada responsable debe recibir la informacin de naturaleza y estado de detalle adecuado a su funcin y nivel jerrquico. f) Ciclo del control de gestin. Comprende la informacin, el anlisis de variaciones, aprendizaje para planeamiento futuro, comentarios resultantes, acciones requeridas.

g) Composicin del informe de control de gestin. Su configuracin tpica es (siempre comparando realidad con los presupuestos y periodicidad quincenal o mensual):

1) estado de resultados 2) cuadros de actividad 3) produccin y costos 4) gastos fijos 5) inversiones 6) posicin financiera 7) estado patrimonial 8) rotacin de inventarios 9) ratios de contexto y propios 10) comentarios sobre la gestin del periodo