ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

INVESTIGACION CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA

ALUMNA: PEALOZA ALDAZ SANDRA VIVIANA MATERIA: INFORMATICA II DOCENTE: ING: CARLOS EBLA SEMESTRE: TERCERO I

RIOBAMBA, 22 DE OCTUBRE DEL 2013

INDICE
INTRODUCCIO....................................................................................................................I OBJETIVOS.....II CAPITULO I CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA...1 DEFINICION................1 1.2 PROPIEDADES..........1 1.3 QUE PERMITEN UTILIZAR LOS CAMPOS CALCULADOS..........................2 1.4. QUE ES UNA TABLA...............2 1.5. PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO............3 2 TIPOS DE DATOS................3 2.1 DEFINIR EXPLCITAMENTE EL TIPO DE DATOS.............................................4 3 FORMULARIOS...............................................................................................................4 3.1 DEFINICION..................................................................................................................4 3.2 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO...................5 3.3 FORMULARIO DIVIDIDO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO DIVIDIDO.............................................................................................................................5 3.4 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA VARIOS ELEMENTOS......6 3.5 FORMULARIO MEDIANTE EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS..............6 3.6 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO EN BLANCO................................................................................................................................7 4CONSULTAS......................................................................................................................7 4.1 DEFINICION..................................................................................................................7 4.2 QUE CONSTITUYE.......................................................................................................8 4.3 GENERAR UNA NUEVA CONSULTA.......................................................................8

4.4 ADICIONAR CAMPOS A LA CONSULTA.............................................................10 4.5 GRABAR E IMPRIMIR CONSULTAS.....................................................................10 5 MACROS..........................................................................................................................11 5.1 DEFINICION................................................................................................................11 5.2 CREACIN DE UNA MACRO..................................................................................11 5.3 MACROS PARA MOSTRAR TABLAS, FORMULARIOS E INFORMES..........12 5.4 MACROS PARA CONVALIDAR DATOS................................................................12 6 INFORMES......................................................................................................................13 6.1 DEFINICION................................................................................................................13 6.2 ELEGIR UNA HERRAMIENTA DE INFORME.....................................................14 6.2.1INFORMES COMPATIBLES CON WEB..............................................................14 6.2.2 INFORMES DE CLIENTE.......................................................................................14 6.3 CREAR UN INFORME...............................................................................................15 CONCLUSIONES...............................................................................................................16

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INTRODUCCION

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan tambin campos y son los elementos de informacin de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en funcin de los campos que desea registrar para una materia en concreto. Es importante aprender agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos y mediante una plantilla de campos. Tambin agregar un campo de otra tabla a la tabla con la que est trabajando y a definir tipos de datos de un campo.

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL

Aclarar el funcionamiento en todos los aspectos de las tablas relacionales.

Comprender como estructurar un nmero elevado de datos.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Entender el funcionamiento y estructura para saber cmo aprovechar todas las capacidades de las tablas en la creacin de programas informticos de cualquier nivel.

Aprender la utilizacin de las tablas y de Microsoft Access.

Planificar desde la "base y tabla " como desarrollar una aplicacin informtica.

II

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CAPITULO I
CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA 1.1 DEFINICION Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una funcin. La mayora de las veces estar representada por un cuadro de texto y una etiqueta asociada. Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente ser el contenido de un campo del origen de datos. 1.2 PROPIEDADES La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Ttulo La propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de texto es la propiedad Origen del control Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un valor en el control, estar modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del registro activo. Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se convertir en independiente .Para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual. 1.3 QUE PERMITEN UTILIZAR LOS CAMPOS CALCULADOS Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseo de la consulta, informacin que no proviene de un campo, sino de una operacin con valores de otros campos.1

Vamos a verlo mejor con un ejemplo, en una tabla "producto".

http://es.scribd.com/doc/55395614/Campos-Calculados-en-Access-2007

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1.4 QUE ES UNA TABLA Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en particular, como los empleados o productos. Una tabla est compuesta por registros y campos. Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro se denomina normalmente fila o instancia. Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la direccin de correo electrnico , un campo se denomina normalmente columna o atributo. Un registro se compone de valores de campo, como ejemplo

Un registro Un campo Un valor de campo Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con informacin sobre un asunto diferente. Cada tabla puede contener a su vez muchos campos de distintos tipos de datos, como texto, nmeros, fechas e hipervnculos.2

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/introduccion-a-las-tablas-HA010341584.aspx

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1.5 PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO Las tablas y los campos tienen propiedades que se pueden establecer para controlar sus caractersticas o su comportamiento.

Tabla abierta en la vista Diseo Propiedades de tabla Propiedades del campo En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o el comportamiento de la tabla en su totalidad. Las propiedades de tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla en la vista Diseo. Por ejemplo, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para especificar el modo en el que se muestra la tabla de forma predeterminada. Una propiedad de campo se aplica a un campo de la tabla concreto y define una de las caractersticas del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en la vista Hoja de datos. Adems, puede establecer cualquier propiedad de campo en la vista Diseo con el panel Propiedades del campo. 2 TIPOS DE DATOS El tipo de datos de un campo indica la clase de datos almacenados en el campo, como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/introduccion-a-las-tablas-HA010341584.aspx

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Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de las dems propiedades de campo por lo siguiente: El tipo de datos de un campo se establece en la cuadrcula de diseo de la tabla y no en el panel Propiedades del campo. El tipo de datos de un campo determina qu otras propiedades tiene el campo. El tipo de datos de un campo se debe establecer al crear el campo. Si se desea definir explcitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opcin proporcionada por Office Access, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio. 2.1 DEFINIR EXPLCITAMENTE EL TIPO DE DATOS Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto. 1. En el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y, a continuacin, seleccione un tipo de datos.

2.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

3 FORMULARIOS 3.1 DEFINICION Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qu campos o filas de datos se van a mostrar. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan.4

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

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Si un formulario es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.
3.2 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente estn colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentacin o Diseo para ajustarlo a sus necesidades.
Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos.
3.3 FORMULARIO DIVIDIDO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO DIVIDIDO

Un formulario dividido es una caracterstica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

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Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido 1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos. 2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos.
3.4 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA VARIOS ELEMENTOS

Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es ms personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos. 1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Ms formularios. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que queden los datos. Para obtener ms informacin sobre las vistas de los formularios, vea la seccin Obtener informacin sobre la vista Presentacin y la vista Diseo. Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve ms de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona ms opciones de personalizacin que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos grficos, botones y otros controles.6
3.5 FORMULARIO MEDIANTE EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creacin de formulario anteriormente mencionadas.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

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Asimismo, permite definir cmo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de ms de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelacin las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener ms informacin sobre la creacin de relaciones, vea los vnculos en la seccin Vea tambin de este artculo. 1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Ms formularios y en Asistente para formularios.
2. Siga las instrucciones que figuran en las pginas del Asistente para formularios. 3.6 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO EN BLANCO

Si el asistente o las herramientas de creacin de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rpida de crear un formulario, especialmente si est pensando en incluir slo unos pocos campos. 1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos. 2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en l o arrstrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos.7 4 CONSULTAS 4.1 DEFINICION Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

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Sern estudiados tres tipos de consultas:

De seleccin: selecciona y presenta registros en formato patrn De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De accin: altera el contenido de registros en una nica operacin

4.2 QUE CONSTITUYE Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones especficas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos especficos de tablas especficas. Seleccionar informaciones va criterios. Mostrar las informaciones en varios rdenes. Obtener datos de varias tablas simultneamente. Calcular totales. Crear formularios e informes. Crear otras consultas y grficos.

4.3 GENERAR UNA NUEVA CONSULTA. La obtencin de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opcin Nuevo. En respuesta aparecer un cuadro de dilogo que le permite a Ud. elegir el modo de cmo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a travs del modo Vista Diseo o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Al elegir el modo Vista Diseo, aparecer la ventana Consulta de Seleccin sobrepuesta con la ventana de dilogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botn Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del rea de tablas.8

http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/consultas.htm

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TABLA DE CONSULTA.

La ventana Consulta Seleccin posee dos reas, el rea de las tablas envueltas en la consulta y el rea de la consulta propiamente dicha. En esta ltima rea el montaje de la consulta es hecho a travs del esquema QBE (Query By Example). En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del rea superior de la ventana para el rea inferior. En la planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la consulta.

Ventana Consulta. Muestra la estructura de la consulta que fue denominada "Ingenieros de la Empresa". 9

Al accionar la ejecucin de la consulta aparece el resultado presentado en la figura. Esta figura muestra que el resultado es presentado en una hoja de datos que, en principio, puede ser tambin usada para alterar y excluir registros.

http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/consultas.htm

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4.4 ADICIONAR CAMPOS A LA CONSULTA. Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios campos picando y apretando simultneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, dar clic para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la lnea Campo: en el rea inferior. Tambin es posible adicionar un campo seleccionndolo desde el Campo en el rea inferior. Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de insercin est posicionado en el rea del Campo y elegir entre los campos listados. Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente seleccionar todos los campos. Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un campo seleccionado, en la parte superior, para el campo que quedar a la derecha del campo insertado. Para reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra posicin. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar DEL. Para remover todos los campos de la planilla use la opcin Borrar cuadrcula del men Edicin. 4.5 GRABAR E IMPRIMIR CONSULTAS. Para grabar la consulta, use las opciones Guardar y Guardar como o Exportar del men Archivo. Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar Vista preliminar para ver el layout de la hoja a ser impresa. La opcin Imprimir del men Archivo realiza la impresin permitiendo eventualmente imprimir apenas los registros seleccionados en la hoja de datos. Para eso, basta elegir la opcin Registro Seleccionados como Intervalo de Impresin.10

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5 MACROS 5.1 DEFINICION Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algn evento que ocurre en el sistema. Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una exclusin de registro estuviera para ser efectiva y esta rutina puede exigir confirmacin por el usuario. El Access provee una serie de acciones que sern ejemplificadas en este texto. 5.2 CREACIN DE UNA MACRO. Para crear una macro se selecciona Macros en la ventana Base de Datos y se acciona el botn Nueva. Para alterar una macro se utiliza el botn Diseo y para ejecutar una macro (en general para testear) se utiliza el botn Ejecutar. La ventana para el montaje de una macro est detallada en la figura .

Ventana de proyecto de Macro.11

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5.3 MACROS PARA MOSTRAR TABLAS, FORMULARIOS E INFORMES. A partir de la tabla PADRN DE EMPLEADOS fue desarrollado anteriormente un formulario de columna simple. Esa misma tabla dio origen a un formulario en formato tabular presentado adelante y que ser utilizado para mostrar algunos recursos implementables a travs de macros. La construccin de ese formulario puede ser hecha a travs de un asistente y no ser detallado aqu. La figura muestra el formulario en uso presentando los datos de la tabla en la forma de columnas. Al frente del formulario aparece la ventana con la tabla PADRN DEPARTAMENTOS accionada a travs del botn deptos del formulario. DE

5.4 MACROS PARA CONVALIDAR DATOS. El formulario desarrollado exige que el usuario digite la sigla del departamento. Si el no recuerda ese cdigo, puede inspeccionar la tabla correspondiente accionando el botn de encabezado. Para garantizar que esto ocurra podemos crear una macro asociada al cuadro de texto de la sigla y que ser activado inmediatamente antes de ocurrir la actualizacin. La macro debe verificar si el valor digitado consta en el padrn correspondiente. Si no consta debe emitir un mensaje de aviso y cancelar la actualizacin. 12

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Para verificar si la informacin consta de los otros padrones utilizamos la funcin interna Se debe especificar tres argumentos tipo texto en la llamada de esta funcin: El nombre del campo de donde ser obtenido el valor que ella va a retornar El nombre de la tabla donde la bsqueda es hecha. La condicin que debe ser testada y que posiblemente es hecha sobre otro campo de la tabla. 6 INFORMES 6.1 DEFINICION Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantneas de los datos, ya sea mediante su impresin, su conversin a archivos PDF o XPS, o su exportacin a otros formatos de archivo.

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resmenes de varios registros o ambos. Tambin se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.13

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6.2 ELEGIR UNA HERRAMIENTA DE INFORME Las herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear de la cinta de opciones, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describe brevemente la funcin de cada una de estas herramientas:
6.2.1Informes compatibles con web

Los informes creados mediante estas herramientas son compatibles con la caracterstica Publicar en Servicios de Access y se representarn en un explorador. Tenga en cuenta que los objetos compatibles con web se indican por medio del globo en el icono del objeto. Imagen Herramienta Descripcin del botn Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegacin. Abre un informe en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel de tareas Lista de campos. Access crea una consulta de en origen de registros cuando se arrastran los campos de la Lista de campos al informe.

Informe

Informe blanco

6.2.2 Informes de cliente

Los informes que se crean mediante estas herramientas no son compatibles con la caracterstica Publicar en Servicios de Access. La adicin de informes de cliente a una base de datos web no impedir que se publique la base de datos, pero los informes de cliente no estarn disponibles en el explorador. Sin embargo, se puede usar un informe de cliente cuando se abre la base de datos en Access. Imagen Herramienta del botn Descripcin

Informe

Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegacin.14

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Diseo informe

de

Abre un informe en blanco en vista Diseo, en el que se pueden agregar solo los campos y controles deseados.

Informe blanco

Abre un informe en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel de tareas Lista de campos. Al arrastrar campos de la Lista en de campos al informe, Access crea una consulta incrustada y la almacena en la propiedad Origen de registros del informe.

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenacin y agrupacin, as como opciones Asistente para de diseo. El asistente crea un informe en funcin de las informes selecciones realizadas. Muestra un asistente que permite seleccionar tamaos de etiquetas personalizadas o estndar, as como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar. El asistente crea una etiqueta en funcin de las selecciones realizadas.

Etiquetas

6.3 CREAR UN INFORME

1. Haga clic en el botn de la herramienta que desea usar. Si aparece un asistente, siga los pasos en l y haga clic en Finalizar en la ltima pgina. 2. Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:

Para cambiar el tamao de los campos y etiquetas, seleccinelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamao deseado. Para mover un campo, seleccinelo (as como su etiqueta, si est presente) y, a continuacin, arrstrelo a la nueva ubicacin. Haga clic con el botn secundario en un campo y use los comandos del men contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, as como para realizar otras tareas de formato.15

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CONCLUSIONES

Al concluir esta investigacin he llegado a conocer que es gran importancia conocer los clculos realizados en las tablas. Nos facilita nuestro trabajo al momento de realizar las diferentes recopilaciones de datos.

Nos fortalece nuestro conocimiento. Logramos obtener nuevos conocimientos, inconvenientes en el transcurso del tiempo. para luego no tener

BIBLIOGRAFIA
http://es.scribd.com/doc/55395614/Campos-Calculados-en-Access-2007 http://office.microsoft.com/es-es/access-help/introduccion-a-las-tablas-HA010341584.aspx http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/informes.htm http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/macros.htm http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

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