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CAJA Y BANCO
1. FONDO FIJO Monto en dinero asignado a una persona para que sea utilizado por ella en los temes que se le han autorizado. Conocido tambin como Caja Chica, permite un mejor control del efectivo. La persona es responsable de los fondos asignados. Constitucin del Fondo Fijo 1. Se establece el monto mximo que puede ser pagado en efectivo y cules tems, debiendo efectuarse todos los otros pagos con cheques. 2. Todos los ingresos percibidos por la entidad deben ser depositados de inmediato. 3. Se designa a una persona que tendr a su cargo una suma en efectivo con la cual cancelar los desembolsos menores, se le proporciona el fondo girando un cheque a su orden. 4. Peridicamente o cuando se le agote el fondo, segn se haya establecido, el responsable presentar un detalle de los desembolsos efectuados, por cuyo monto se le girar un nuevo cheque reponiendo en esta forma el Fondo Fijo. Al momento de rendirse cuenta de los gastos realizados con el dinero, estos debern estar respaldados con la documentacin correspondiente, ejemplo, boletas, comprobante de correo. La rendicin del Fondo Fijo deber ser revisada, y una vez aprobada, se proceder a girar un cheque a nombre del responsable para reponer el Fondo por el mismo monto que se rinde cuenta. Existen muchas maneras de registrar y rendir el Fondo Fijo, en este caso, se usar la que sigue: Fondo Fijo es de $ 100.000 RENDICIN FONDO FIJO INGRESOS Fecha Detalle XX Saldo rendicin XX Reposicin Fdo. Fijo EGRESOS Monto Fecha Detalle 5.000 XX Material escritorio 95.000 XX Franqueo XX Materiales Aseo XX Movilizacin XX Franqueo XX Materiales Aseo XX Movilizacin XX Movilizacin Subtotal Saldo disponible 100.000 TOTAL Monto 10.000 30.000 5.000 15.000 6.000 15.000 8.000 4.000 93.000 7.000 100.000

TOTAL

El prximo giro para Fondo Finjo debe ser por $ 93.000. En todo caso al 31 de diciembre de cada ao, los responsables del Fondo Fijo debern despus de la liquidacin restituir los saldos que mantengan en su poder, quedando as saldada esta cuenta. Registros contables que proceden segn las etapas del Fondo Fijo: a) Al proporcionar el fondo, se gira cheque y prepara comprobante de egreso, donde se registra FONDO FIJO BANCO 100.000 100.000

b) Registro de la liquidacin Dado que puede ocurrir que la rendicin del Fondo Fijo corresponda a un mes y la restitucin del fondo se realice al siguiente, se propone que una vez revisada y aprobada se realice en comprobante de egreso, el registro siguiente: GASTOS GENERALES FONDO FIJO 93.000 93.000

De esta manera la cuenta refleja el saldo que el encargado mantiene en su poder. c) Restitucin del fondo, cuando se gira el cheque por el monto rendido, se prepara nuevo comprobante de egreso

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FONDO FIJO BANCO 93.000 93.000

Es importante tener exacta informacin de los gastos peridicos o mensuales, de all que se proponga este criterio para que queden registrados en el perodo correcto, es decir, del devengamiento y pago. Si la rendicin y reposicin coincidieran en el mismo perodo, solamente se preparar un comprobante de egreso con el siguiente registro: GASTOS GENERALES BANCO 93.000 93.000

Al 31 de diciembre al restituir los fondos asignados se cargar{a la cuenta CAJA y se abonar FONDO FIJO por el monto devuelto por el responsable del fondo asignado. 2. CONCILIACIN BANCARIA Las cuentas corrientes bancarias deben ser conciliadas con los registros que proporciona la entidad bancaria a travs de la cartola bancaria. La Cartola Bancaria o Estado Bancario, es el detalle del movimiento de una cuenta corriente bancaria llevada por la institucin bancaria, que corresponde a los registros contables que realiza la entidad bancaria. Es importante precisar, que la contabilidad entre la entidad bancaria, y la empresa tienen el efecto espejo, es decir, los mismos eventos se registran en sentido contrario en la otra entidad. Tal es as, que cuando se seala que la entidad bancaria realiz un abono, en la contabilidad de la empresa encontramos un cargo y viceversa. Registros de la entidad bancaria (La custodia y administracin de los fondos depositados constituye un pasivo para la entidad bancaria). Fecha CUENTA CORRIENTE EMPRESA XY Detalle Cargos Abonos Depsito 5.000 Cheques pagados (Canje) 1.000 Cheques pagados 2.000 Depsito 3.000 Saldo 5.000 4.000 2.000 5.000

Registros de la empresa (Los fondos depositados en la entidad bancaria constituyen un activo para la empresa). Fecha Detalle Depsito Cheques pagados (Canje) Cheques pagados Depsito BANCO Cargos 5.000 3.000 Abonos 1.000 2.000 Saldo 5.000 4.000 2.000 5.000

Existen otros cargos y abonos, adems no siempre se da la coincidencia observada en el ejemplo anterior, por lo tanto, a una misma fecha la informacin proporcionada por la entidad bancaria a travs de la cartola, puede no coincidir con la informacin registrada en la cuenta del Mayor Banco, y por lo tanto se debe preparar una conciliacin para explicar la diferencia entre los saldos. Conciliacin Bancaria La conciliacin bancaria consiste en un procedimiento para expresar la(s) causa(s) de las diferencias existentes entre el saldo de banco que muestra la contabilidad con el saldo informado por la institucin bancaria en la cartola. Todas las conciliaciones deben ser firmadas por quien las confecciona, indicando fecha de su realizacin, adems debe llevar firma de un superior como visto bueno que revis la conciliacin bancaria. La relacin de la institucin bancaria con la empresa es de deudor a acreedor. Los registros de la institucin bancaria en sus operaciones con cada depositante, son cuentas de Pasivo, que normalmente muestra saldo acreedor. La institucin bancaria liquida su pasivo haciendo pagos de dinero a las personas que designe el depositante, los cheques son rdenes a la institucin bancaria para que haga esos pagos. El depositante lleva un registro de sus operaciones con la institucin bancaria en una cuenta de Activo llamada generalmente Bancos. En realidad, sta no es sino una especie de cuenta por cobrar, pero que merece un nombre especial porque representa un recurso disponible inmediatamente para hacer pagos. Si no mediara ningn plazo entre el cobro de dinero a los clientes y el depsito en la institucin bancaria, ni entre la entrega de los cheques y su pago por la institucin bancaria, la cuenta del cliente y de la institucin bancaria, en sus operaciones mutuas, arrojaran

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saldos iguales en cantidad, pero de naturaleza opuesta. Ejemplo: LIBROS DEL CLIENTE ACTIVO - BANCO 2 julio CARGOS Depsito Dbitos Saldo Deudor 4.000 4.000 3.200 3 julio 4 julio ABONOS Cheque girado Cheque girado Crditos 300 500 800 Es decir, seran cuentas recprocas.

LIBROS DE LA INSTITUCIN BANCARIA CUENTA CORRIENTE EMPRESA PASIVO 3 julio 4 julio CARGOS Cheque 1 pagado Cheque 2 pagado Dbitos 300 500 800 2 julio ABONOS Depsito Crditos Saldo Acreedor 4.000 4.000 3.200

Esta situacin ideal que ilustramos se presenta rara vez en la prctica, generalmente hay plazos y se cometen errores ocasionales, tanto en la cuenta del cliente como en la de la institucin bancaria. Cuando el depositante recibe el estado de cuenta mensual de la institucin bancaria, debe cotejarlo con sus propios registros para determinar qu errores u omisiones ha cometido la institucin bancaria y l mismo y cul es el saldo real depositado en dicha institucin sujeto a revisin a fin de mes. El resumen en que se detallan los resultados de este cotejo se llama conciliacin bancaria. La conciliacin bancaria idealmente debe hacerla un empleado de la empresa, que no maneje dinero ni lleve registros del efectivo y que sea quien descubra las irregularidades. Procedimiento Elementos para una conciliacin 1. ltima conciliacin realizada. 2. Cuenta del Mayor Banco (de la empresa). 3. Cuenta corriente de Depositante de la Institucin Bancaria (Cartola bancaria). En cada una de estas partes hay aumentos o deducciones que se necesita hacer para llegar al saldo justo de efectivo disponible en la cuenta corriente mantenida en la institucin bancaria, al final del perodo de que se trate. Etapas 1. Cotejar todas las partidas que se encuentre pendientes en la ltima conciliacin con la cartola bancaria. Si las partidas aparecen all, significa que han dejado de ser diferencias y no aparecern en la nueva conciliacin. 2. Cotejar los cargos hechos por la institucin bancaria (cargos en cartola bancaria), con los abonos que figuran en la cuenta Banco. Las marcas puestas al lado de cada partida indicarn que se ha hecho la comprobacin de ellas. Las partidas sin marcar representan generalmente los cheques expedidos por la empresa, pero que la institucin bancaria no ha pagado. La razn obvia de esto es que an estn en poder de los beneficiarios o en trmite en la institucin bancaria; en otras palabras, son cheques pendientes. La compaa que extiende los cheques no los tiene bajo su control y en cualquier momento podrn ser presentados a la institucin bancaria; por consiguiente, en la conciliacin debern se restados del saldo final de la cartola del banco para conocer el monto del efectivo realmente disponible. Los estados de meses posteriores de la institucin bancaria (futuras cartolas) debern ser revisados utilizando la informacin de la conciliacin bancaria que se ha preparado para determinar si esos cheques han sido pagados por la entidad bancaria y si fueron debidamente asentados en los registros de Banco de la empresa. A menudo se descubren otras diferencias al hacer este cotejo, provenientes de pagos hechos por la institucin bancaria con cargo a la cuenta del depositante pero que ste no ha registrado en sus libros. Si esos pagos son correctos debern deducirse en la parte de la conciliacin relativa a la cuenta BANCO del mayor. Ejemplos comunes de esos pagos son: - Los cargos por servicios bancarios - Los documentos por pagar - Los intereses que deba a la institucin bancaria el depositante y que fueron deducidos en su cuenta corriente a su vencimiento. - Los cheques sin fondos suficientes que hayan sido abonados en la cuenta a la vista del depositante cuando fueron depositados originalmente. - Intereses por sobregiros

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Si alguna deduccin hecha por la institucin bancaria es incorrecta, debe mostrarse el error en la cuenta de depositante de la institucin bancaria (saldo de cartola), en esa seccin de la conciliacin. Ejemplos: 3. Cotejar los depsitos y abonos en la cartola del banco con los cargos efectuados en la cuenta Banco. Todos los depsitos, normalmente, deben figurar en el estado de la institucin bancaria al momento del ingreso, pero las excepciones son por problemas en los equipos computacionales que imposibilitan el ingreso inmediato de la operacin que modifica el saldo de la cartola, por los pagos realizados en otras plazos. Por ejemplo, demora ms de 1 da la cobranza de un cheque depositado en una plaza de la zona central contra una cuenta de las ciudades extremas de Chile. Debe colocarse marca al lado del debe de BANCO (cuenta mayor) y haber de la cartola bancaria en las partidas que cuadren debidamente. Las partidas no marcadas (sin cotejo) en los cargos al Mayor Banco pueden proceder de errores cometidos ya sea por el depositante o por la institucin bancaria o pueden corresponder a depsitos en trnsito al final del perodo. Debern corregirse los errores en la parte del resumen de la conciliacin bancaria que se refieran a la cuenta incorrecta. Los depsitos en trnsito pueden aadirse al saldo de la cartola basndose en que el depsito ingresar el primer da del mes siguiente. La persona que haga las conciliaciones deber cerciorarse posteriormente de que el dinero en realidad fue recibido a su tiempo por la institucin bancaria. Las partidas no marcas (sin cotejo) en la columna del Haber de la cuenta del depositante (cartola bancaria) pueden representar cobros recibidos por el banco, que el depositante no ha registrado. Ejemplo - Importe de prstamos del banco aumentados a la cuenta de depsitos. - Cobros de documentos de clientes cuya cobranza fue encomendada a la institucin bancaria (letras en cobranza bancaria) o esas partidas no sealadas pueden proceder de errores. 4. Hacer la lista de las diferencias encontradas con el procedimiento descrito, en una relacin ordenada en forma de resumen. 5. Hacer asientos de diario en los libros del depositante para corregir el saldo de la cuenta Banco y hacer que sea igual al saldo correcto. Todos los aumentos y las deducciones en la parte de la conciliacin relativa a la cuenta Banco en el mayor, requieren asientos de ajuste. Ejemplo Gastos Bancarios XX Intereses Bancarios XX Banco XX Por cargos en cartolas no registrados por la empresa Banco XX Letras Cobranza Bancaria XX Por abonos en la cartola no registrados en la empresa La informacin al respecto se encuentra en los aumentos y deducciones en la parte de la conciliacin relativa a la cuenta del depositante del banco (cartola). Nada hay que hacer con respecto de los depsitos en trnsito, ni de los cheques pendientes de pago, porque es de suponerse que sern presentados a la institucin bancaria en un futuro prximo. El lector debe recordar que la persona que elabore la conciliacin bancaria l final del mes siguiente deber, primero cerciorarse de que se ha atendido las partidas que figuran en la conciliacin del mes anterior. Si no fuese as, debern aparecer nuevamente en la conciliacin bancaria del nuevo mes. 3. PRCTICO En la conciliacin del mes de enero slo figura pendiente un depsito en trnsito por $5.000. Saldo al 31 de enero = $ 35.000. Operaciones bancarias efectuadas por la empresa durante febrero. CHEQUES GIRADOS 01/2 01/2 01/2 03/2 03/2 Ch. 1100 Ch. 1101 Ch. 1102 Ch. 1103 Ch. 1104 Abastecedora Comercial Telex Chile Rozas Ltda. Caldern Daz y Ca. 10.000 4.000 15.000 6.000 9.000

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14/2 20/2 26/2 28/2 Ch. 1105 Ch. 1106 Ch. 1107 Ch. 1108 Daz y Ca. Rozas Ltda. Abastecedora Comercial Daz y Ca. 03/2 07/2 14/2 21/2 28/2 20.000 97.000 5.000 38.000 19.000 MAYOR BANCO HABER 01/2 ch. 1100 01/2 ch. 1101 01/2 ch. 1102 03/2 ch. 1103 03/2 ch. 1104 14/2 ch. 1105 20/2 ch. 1106 26/2 ch. 1107 28/2 ch. 1108 Crditos 100.000 3.000 8.000 23.000

DEPSITOS EFECTUADOS Depsito Depsito Depsito Depsito Depsito DEBE Saldo enero 35.000

10.000 4.000 15.000 6.000 9.000 100.000 3.000 8.000 23.000 178.000

03/2 Depsito 07/2 Depsito 14/2 Depsito 21/2 Depsito 28/2 Depsito Dbitos Saldo del Mes

20.000 97.000 5.000 38.000 19.000 214.000 36.000

CARTOLA Saldo Cartola anterior $ 30.000 Fecha Cartola anterior: 31 de enero FECHA N Documento Referencia 01/02 En trnsito mes anterior 03/02 Depsito 04/02 1102 Cheque canje 04/02 1103 Cheque canje 07/02 Depsito 14/02 Depsito 15/02 1105 Cheque canje 15/02 Talonario 16/02 1100 Cheque canje 20/02 1106 Cheque canje 21/02 Depsito 27/02 1107 Cheque canje 27/02 Cobranza letra 28/02 Mantencin Saldo Cartola: $ 201.239 Fecha cartola: 28/febrero Conciliacin: Saldo segn libro banco al 28/febrero Ms Cobranza de letra Menos Gastos Talonario Mantencin cta. Cte. Saldo corregido en libro mayor 516 1.245 36.000 150.000 186.000 (1.761) 184.239 201.239 19.000 ( 36.000) _________ 184.239 Cargos 15.000 6.000 97.000 5.000 100.000 516 10.000 3.000 38.000 8.000 150.000 1.245 Abonos 5.000 20.000 Saldo 35.000 55.000 40.000 34.000 131.000 136.000 36.000 35.484 24.484 22.484 60.484 52.484 202.484 201.239

Saldo cta. Cte. Segn cartola banco Ms 28/02 Depsito en trnsito Menos Cheques Pendientes 01/02 1101 (4.000) 03/02 1104 (9.000) 28/02 1108 (23.000) Igual Saldo Mayor corregido

Se aclara que en cuanto a la presentacin de la conciliacin existe ms de una forma, en esta ocasin usaremos sta.

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Asientos Banco Letras en Cobranza

150.000 150.000

Por el abono bancario no registrado por la empresa, correspondiente a la cobranza de un documento. Gastos Bancarios Banco 1.761 1.761

Por los cargos en cuenta corriente bancaria por concepto de talonario y mantencin de la cuenta bancaria. CUENTA MAYOR AJUSTADA MAYOR BANCO DEBE 35.000 01/2 ch. 1100 01/2 ch. 1101 01/2 ch. 1102 20.000 03/2 ch. 1103 03/2 ch. 1104 97.000 14/2 ch. 1105 5.000 20/2 ch. 1106 38.000 26/2 ch. 1107 19.000 28/2 ch. 1108 214.000 36.000 150.000 364.000 184.239 Crditos 28/2 Gastos bancarios Crditos HABER 10.000 4.000 115.000 6.000 99.000 100.000 3.000 8.000 23.000 178.000 1.761 179.761

Saldo enero 03/2 Depsito 07/2 Depsito 14/2 Depsito 21/2 Depsito 28/2 Depsito Dbitos Saldo del mes 28/2 Cobranza Dbitos

Bibliografa: Berta Silva Palavecinos. 2003. Fundamentos del Sistema Contable: Nuevos Enfoques y Actualizacin. Ediciones Universitarias de Valparaso. Pontificia Universidad Catlica de Valparaso.