INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO CONTROL Y REGISTRO SALIDAS DE ALMACEN DE ELEMENTOS DE CONSUMO

ELABORACIN Elaborado por:

REVISIN Revisado por:

APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 3 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 5 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 6 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................... 7 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7 9. ANEXOS ........................................................................................................... 7

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1. OBJETO Determinar las actividades que permitan el control y seguimiento a la salida de elementos de consumo y bienes devolutivos que forman parte del inventario de la Institucin Educativa.

2. ALCANCE Este procedimiento parte del ingreso de los bienes al Almacn, su registro contable, contina con el registro de la solicitud de la necesidad presentada por los funcionarios, contina con la determinacin de la existencia y finaliza con la entrega y elaboracin del comprobante de salida de almacn

3. DEFINICIONES 3.1 CLASIFICACIN DE LOS BIENES: Para efectos de elaboracin de inventarios y rendicin de cuentas, los bienes que Pertenecen, al patrimonio pblico se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicacin en los siguientes Grupos Mayores: Grupo 1 Elementos de consumo Grupo 2 Elementos devolutivos Grupo 3 Inmuebles. 3.2 INDICE UNIVERSAL DE INVENTARIOS: El inventario es la relacin ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de una Entidad. 3.3 ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. Antes de ser entregados como suministro a las dependencias para ser utilizados;

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generalmente esta clase de elementos permanece en depsito, es decir, reposan en los almacenes o bodegas de la Entidad, una vez adquiridos. No obstante, por razones de costos, disponibilidad de espacio, estabilidad de precios en trminos contractuales y control de riesgos, la modalidad de provisin de elementos de consumo a travs de outsourcing ofrece ventajas que es conveniente aprovechar.

3.4 SALIDA DE ALMACEN El comprobante de Salida de bienes de Almacn, es el documento por medio del cual se identifica clara y detalladamente la salida fsica y real de un bien, cesando de esa manera la responsabilidad por la custodia, administracin, conservacin del bien, por parte del servidor pblico con funciones de almacenista, responsabilidad que se traslada a la persona destinataria del mismo. 3.5 SUMINISTROS El jefe de la dependencia que requiera un bien, debe elaborar por escrito el pedido, en donde se especifique clara y detalladamente la clase de elementos y el Nmero de unidades, sealando la persona que los recibir, quien se har responsable administrativa y fiscalmente de su tenencia. 3.6 SOBRANTES: Se entiende que hay sobrantes cuando al practicarse el inventario, se determine que el nmero de bienes es superior a los que se reflejan en los registros; esta mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia, determinando la situacin que los genere, para lo cual el servidor pblico con funciones de Almacenista elabora el respectivo comprobante de entrada por sobrante y el comprobante de salida de almacn a nombre del funcionario que posee el bien; de ello se informa a la Seccin de Contabilidad para lo de su competencia. 4. NORMATIVIDAD Ley 80 de 1993: Ley de Contratacin Decreto 855 de 1994. Decreto 4117 de 2006, modificatorio de los artculos 14, 15 y 17 del Decreto 855 de 1994, sobre venta de bienes y avalu y enajenacin de inmuebles. Resoluciones orgnicas y reglamentarias sobre inventario, registro, responsabilidad y control de los bienes de la Nacin, expedidas por la Contralora General de la Repblica. Normas expedidas por la Contadura General de la Nacin respecto de la

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5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE 5.2 INTERRELACIONES

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PROVEEDOR: Contratistas, Interventores, funcionarios de la Institucin Educativa, Secretara de Educacin, Alcalda, Entidades Pblicas y Privadas CLIENTE: Comunidad Educativa

5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos - Elementos de consumo entregados sin registro y control del total de existencias 5.3.2 Puntos de control Recepcin de solicitud de entrega elementos devolutivos y entrega a travs de formato de salida y/o entrega de elementos devolutivos

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6. CONTENIDO
No. 1 DESCRIPCIN PRODUCTOS

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RESPONSABLE TIEMPO Auxiliar Administrativo

2 3

5 6

9 10

11

Registro de entrada al Almacn de los elementos de consumo con la afectacin Comprobante de contable y actualizacin del total de entrada almacn elementos por cada elementos y caractersticas Recepcin de solicitudes de entrega de Solicitudes elementos de consumo recibidas Contrastar las cantidades y elementos Solicitudes requeridos contra las existencias e contrastadas almacn Contrastar la solicitud contra el reporte de necesidades presentado por las Reporte dependencias al inicio del ao escolar y necesidades que sirvi de referente para la verificado determinacin del Plan de Compras Anual. Determinar las cantidades y elementos a Determinacin suministrar de entregas Presentar para el visto bueno al Rector de Documento con la Institucin la propuesta de elementos de visto bueno consumo a entregar Elaborar el comprobante de salida de Comprobante de elementos de consumo salida de Almacn Registrar en el control de inventarios la Control salida de los elementos de consumo a registrado entregar Efectuar la entrega y recepcionar firmas de Comprobante de recibido salida Afectar contablemente la salida del Registro almacn y actualizar el registro en contable cantidades de los elementos entregados Archivar (Archivo de Gestin). Archivo

2 horas

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

10 minutos 1 da

15 minutos

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

4 horas 2 horas 20 minutos 2 horas 15 minutos 2 horas Permane nte

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN
Cdigo N.A. Nombre Comprobante

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ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN
Recoleccin Indizacin Clasificacin Alfabtico

ACCESO
Personal Autorizado Auxiliar Administrativo

CONSERVACIN
Tiempo de Retencin 15 Aos

DISPOSICIN FINAL
Mtodo Conservacin total

N.A.

Comprobante

N.A.

Informes

N.A.

Ajustes

N.A.

Fichas

Auxiliar Carpeta/Co Administrativo mprobante/E ntrada Almacn Auxiliar Carpeta/Co Administrativo mprobante/S alida Auxiliar Carpeta/Info Administrativo rmes de seguimiento inventario Contador Carpeta/Aju stes contables Auxiliar Carpeta/Fich Administrativo a/Tcnica equipos

Alfabtico

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

5 aos

Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin

Alfabtico

5 aos

Alfabtico

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

5 aos

Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin

Alfabtico

5 aos

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Plan General de Contabilidad Pblica 8.2 Reporte de necesidades al inicio del ao escolar.

9. ANEXOS 9.1 Solicitudes entrega de elementos de consumo 9.3 Actas de Baja