Introduccion.

Haciendo referencia del proceso administrativo sabemos que es la herramienta bsica terica del administrador que le permite comprender la dinmica del funcionamiento de una empresa y le sirve para disearla, manejarla, conceptualizarla mejorarla, etc. Tambin se habla que el proceso administrativo se compone de varios elementos, uno de ellos es la planeacin, es el tema que se abordara en este ensayo, se sabe que la planeacin es el proceso que conceptualiza a la organizacin en el futuro. La planeacin es una fase de vital importancia del proceso administrativo, ya que el trabajo de las personas est determinado por esta etapa. En la siguiente informacin se hablara de los principios de planeacin que ayudan en la elaboracin de los planes, la observacin de principios es fundamental en la generacin de planes exitosos. As como existen los principios de planeacin, al igual existe la clasificacin de los tipos de planes y se clasifican en cuanto al tiempo, ya sea cort, mediano y largo plazo.

Principios de Planeacin.
Los principios en la planeacin son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposicin que se formula para que sirva de gua a la accin. Aunque no hay dos empresas que sean idnticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicacin tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales. El principio de la Precisin."Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas." Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habr algo que no podr planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, ser menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinacin. Los planes constituyen un slido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras. Establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadsticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilsticos, modelos matemticos y datos numricos, al elaborar planea para reducir al mnimo los riesgos. El principio de la flexibilidad. "Dentro de la precisin establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, ya en razn de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin." Este principio podr parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rgido; lo que no puede cambiarse de ningn modo. Flexible, es lo que tiene una direccin bsica, pero que permite pequeas adaptaciones momentneas, pudiendo despus volver a su direccin inicial. As una espada de acero es flexible, porque doblndose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presin que la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir: Ya sea fijando mximos y mnimos como una tendencia central entre ellos, como lo ms normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitucin para las circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su rpida revisin. El principio de la Unidad de Direccin."Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada funcin, habr contradiccin, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos bsicos: Produccin, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de accin aplicables. De ah surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formacin. Si el plan es principio de orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerrquicamente, hasta formar finalmente uno slo.

El principio de Consistencia. Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. Este principio esta en realidad implcito en el principio de la unidad de direccin. Sin embargo enfatiza la necesidad de una relacin lo ms perfecta que sea posible entre todos los planes, para que estos logren mejor sus resultados; pudiera decirse que implica una especie de planeacin de los planes.

El principio de Rentabilidad. Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan necesariamente debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos. Es obvio que todo plan en el cual los resultados sean menores que los insumos es totalmente absurdo. Sin embargo debe advertirse que los resultados pueden ser de tipo no econmico sino social, principalmente cuando se trata de una empresa paraestatal o de una institucin no lucrativa. En este caso puede ocurrir que se busque un beneficio social, el cual implique gastos econmicos que no rediten exactamente lo mismo en los resultados, pero, al mismo tiempo, debe cuidarse que no sea esto un pretexto para justificar la prdida en las empresas del sector pblico, pues esto solamente se justificara, en el supuesto caso de que los beneficios sociales, cuantitativamente estimados, de preferencia produzcan resultados superiores a aquello que se gasta como costo para producir ese beneficio social. Ante todo, es necesario cuidar lo anterior en este tipo de empresas, ya que quienes las manejan no son propietarios de ellas, cuya suerte ira legada a los resultados de la empresa. Tiene aplicacin especial aqu en el principio de un filsofo: Todo hombre pone naturalmente mayor cuidado en las cosas propias que en las ajenas

El principio de Participacin. Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de la personas que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. La elaboracin en un grupo asegura un resultado ms objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vista distintos y complementarios. Adems esta participacin constituye una de las mayores motivaciones que se conocen hoy en da para realizarlo, ya que se siente un mayor grado de compromiso con el plan en el que ha aportado el conocimiento personal sobre las pequeas contingencias de lo que se presenta distinto cada da. Esta participacin es uno de los puntos en que ms nfasis han puesto la mayora de los autores. Algunos de ellos llegan a considerar como incompletas u obsoletas todas las tcnicas de administracin, mientras no exista una participacin tanto en la gestin como en la propiedad de los bienes de produccin. Parece un poco exagerado negar toda justicia y efectividad a las tcnicas de administracin por el solo hecho de que no exista la participacin total. La participacin funcional de alguna manera garantiza ya cierta elevacin de la calidad humana del trabajador pues, como se ha sealado, existir mayor dignidad, entusiasmo y empeo en hacer aquello que se ha sugerido o donde se han sealado algunos de sus elementos. Ello no omite que se desconozca que es deseable, para una mejor justicia y al mismo tiempo para la mayor eficacia, una participacin ms sistemtica y amplia de la administracin en todos los aspectos. Pero esto encierra la dificultad de que, junto con la participacin en el mando, tiene una existir un correlativo aumento en la responsabilidad efectiva. Se considera que tcnicas como la Administracin por objetivos, Desarrollo organizacional, las Teoras X y Y de Mc Gregory y la Teora Z, son principios que, bien aplicados, conducirn mejor y ms rpidamente a una deseable participacin total, pues van preparando al trabajador de modo gradual para que asuma la mayor responsabilidad, que tiene que ser correlativa a la mayor autoridad.

CLASIFICACION Y TIPOS DE PLANEACIN La planeacin se realiza mediante los planes. El administrador debe manejar diversos tipos de planes, que pueden abarcar perodos a largo y corto plazos, incluir a la organizacin entera, una divisin o un departamento, incluso una tarea. La planeacin es una funcin administrativa presente en todos los niveles organizacionales. Aunque su concepto sea exactamente igual, en cada nivel organizacional, la planeacin presenta caractersticas diferentes, como observa en el cuadro inferior. La planeacin incluye gran parte de la actividad organizacional. Con esto se requiere decir que la organizacin siempre est planeado: el nivel institucional elabora la planeacin estratgica general, el nivel intermedio la sigue con planes tcticos y el nivel operativo desarrolla en detalle los planes operacionales; cada uno dentro de su rea de competencia y al unsono con los objetivos generales de la organizacin. La planeacin impone racionalidad y orienta el rumbo de las acciones de la organizacin. Adems, coordina e integra las diversas unidades, proporciona armona y sinergia a la organizacin en el camino hacia los objetivos principales.
Cuadro. La planeacin en los tres niveles organizacionales.

Nivel Organizacional Institucional

Tipo de planeacin Estrategia

Contenido

Tiempo

Amplitud Macro orientado. Aborda la organizacin como un todo Aborda cada unidad organizacional por separado Micro orientado. Aborda cada operacin por separado

Genrico y sinttico Menos genrico y ms detallado Detallado y analtico

Largo plazo
(mas de 5 aos)

Intermedio

Tctica

Mediano plazo
(1 a 5 aos)

Operacional

Operacional

Corto plazo
(1 ao o menos)

Fuente: Idalberto Chivenato. Administracao: teroria, proccesso e prtica, Sao Paulo, Makron Books, 1994, p. 184. Los planes deben cubrir diversos horizontes temporales. Los planes a corto plazo cubren un ao o menos. Los planes intermedios cubren 1 a 2 aos. Los planes a largo plazo cubren 5 aos o ms. Los objetivos de la planeacin deben ser ms especficos a corto plazo y ms amplios a largo plazo. Las organizaciones requieren planes para todos los periodos. El administrador de nivel institucional est ms orientado hacia planes a largo plazo que cubren la organizacin entera, para sealar a los dems administradores la direccin hacia el futuro.

Una investigacin llevada a cabo por Elliot Jaques muestra que la capacidad de pensar, organizar y trabajar con eventos situados en diferentes horizontes temporales vara de una persona a otra. Muchas personas trabajan cmodamente en una extensin de slo tres meses, un pequeo grupo trabaja mejor con una dilatacin de un ao y slo pocas personas pueden enfrentar el desafo de 20 aos en adelante. Como el administrador puede trabajar en varios niveles de autoridad, debe planear en funcin de diversos periodos. La planeacin de un supervisor abarca el espacio de tres meses, la de un gerente puede comprender periodos de un ao y la del director puede ser de 3, 5, 10 aos o ms. El avance en la jerarqua administrativa exige habilidades conceptuales para trabajar, as como una visin proyectada a largo plazo. Planeacin estratgica La planeacin estratgica, proceso de adaptacin organizacional amplio que implica aprobacin, toma decisiones y evaluacin, busca responder a preguntas bsicas como por qu existe la organizacin, que hace y cmo lo hace. El resultado del proceso es un plan que sirve para guiar la accin organizacional en un plazo de tres a cinco aos. Planeacin estratgica Nivel institucional Elaboracin del mapa ambiental y evaluacin de las fortalezas y debilidades (FODA) de la organizacin. Incluye toda la organizacin Orientada a largo plazo. Focaliza el futuro y el destino. Accin global y concentrada.

Planes tcticos Traduccin e interpretacin de las decisiones estratgicas, en planes concretos en el nivel departamental. Incluye cada departamento. Orientado a mediano plazo. Focaliza lo mediato. Accin departamental.

Nivel intermedio

Planes operacionales Nivel operacional Transformar los planes tcticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea. Incluye cada tarea o actividad. Orientado a corto plazo. Focaliza lo inmediato o el presente. Accin especfica y molecular.

Figura. Los tres niveles de la planeacin.

La planeacin estratgica presenta cinco caractersticas fundamentales: La planeacin estratgica se relaciona con la adaptacin de la organizacin a un ambiente variable. Esta orientada hacia las relaciones entre la organizacin y su ambiente de trabajo; en consecuencia, est sujeta a la incertidumbre de los eventos ambientales. Por enfrentar la incertidumbre, sus decisiones se basan en juicios y no en datos concretos. Refleja una orientacin externa que enfoca las respuestas adecuadas a las fuerzas y presiones situadas fuera de la organizacin. La planeacin estratgica se orienta hacia el futuro. Su horizonte temporal es a largo plazo. Durante el curso de la planeacin, la consideracin de los problemas actuales se da slo en funcin de los obstculos y barreras que puedan dificultar el logro de objetivo futuro. Est ms orientada hacia los problemas del futuro que hacia los problemas de hoy. La planeacin estratgica es amplia. Implica la organizacin como totalidad y abarca todos sus recursos para obtener sinergia de todas las capacidades y potencialidades de la organizacin. La respuesta estratgica de la organizacin incluye un comportamiento global, amplio y sistmico. La planeacin estratgica es un proceso de construccin de consenso. Dados los diversos intereses y necesidades de los socios involucrados, la planeacin ofrece el medio de atenderlos a todos en la direccin futura que mejor les convenga. La planeacin estratgica es una forma de aprendizaje organizacional. Como est orientada hacia la adaptacin de la organizacin al contexto ambiental, la planeacin constituye un intento constante de aprender a ajustarse a un ambiente complejo, competitivo y variable. La planeacin estratgica se basa en tres parmetros: la visin del futuro, los factores ambientales externos y los factores organizacionales internos. Comienza por la construccin del consenso sobre el futuro que se desea: es la visin que describe el mundo en un estado ideal. A partir de ah, se examinan las condiciones externas del ambiente y las condiciones internas de la organizacin.

Figura. Principales parmetros de la planeacin

Planeacin tctica Mientras la planeacin estratgica incluye toda la organizacin, la planeacin tctica incluye determinada unidad organizacional: un departamento o divisin. Mientras la primera se extiende a largo plazo, la planeacin tctica se extiende a mediano plazo, generalmente el ejercicio de un ao. En tanto la primera corresponde al nivel institucional, la planeacin tctica se desarrolla en el nivel intermedio la planeacin estratgica se transforma en varios planes tcticos, y estos, a su vez, en planes operacionales que se deben ejecutar.

Nivel institucional

Planeacin estratgica

Elaboracin del mapa ambiental, evaluacin de las fortalezas y limitaciones de la organizacin, incertidumbre e imprevisibilidad.

Nivel intermedio

Planeacin tctica

Conversin e interpretacin de las decisiones estratgicas en planes concretos de nivel departamental.

Nivel operacional

Planeacin operacional

Transformacin de los planes tcticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea o actividad. Certeza y previsibilidad.

Figura. Interconexin entre planeacin estratgica, tctica y operacional

De este modo, la planeacin tctica es la planeacin a mediano plazo que hace nfasis en las actividades corrientes de las diversas partes o unidades de la organizacin. El mediano plazo est definido como el periodo que se extiende en el horizonte de un ao. El administrador utiliza la planeacin tctica para delinear lo que corresponde a las diversas partes de la organizacin (departamentos o divisiones), para que la organizacin logre el xito en el periodo de un ao de ejercicio. Los planes tcticos se desarrollan en las reas de produccin, marketing, personal, finanzas y contabilidad. Para adaptarse a la planeacin tctica, el ejercicio contable de la organizacin, los planes de produccin, de ventas, de inversiones, etc., cubren generalmente el periodo anual.

Los planes tcticos generalmente se refieren a: Planes de produccin: incluyen mtodos y tecnologas necesarias para las personas en su trabajo, distribucin fsica del trabajo y equipos como soportes de las actividades y tareas. Planes de marketing: incluyen los actos de vender y distribuir bienes y servicios en el mercado, y atender al cliente. Planes de recursos humanos: incluyen reclutamiento, seleccin y entrenamiento de las personas en las diversas actividades de la organizacin.

Planes estratgicos Dejar de invertir en los negocios no esenciales y concentrarse en el crecimiento de los negocios esenciales Guiar Ayudar a alcanzar

Planes tcticos Planes de marketing Desafiar mercados regionales con productos de la empresa. Planes de produccin Centralizar las operaciones de las fbricas ms eficientes. Planes de Personal Entrenar y capacitar al personal para aumentar la productividad. Planes Financieros Reducir costos y aumentar las utilidades marginales en los productos.

Figura. Cmo se complementan mutuamente los planes estratgicos

Planeacin operacional La planeacin operacional se concentra a corto plazo y cubre cada una de las tareas u operaciones individuales. Se preocupa por el qu hacer y por el como hacer las actividades cotidianas de la organizacin. Se refiere especficamente a las tareas y operaciones realizadas en el nivel operacional. Como est inmersa en la lgica del sistema cerrado, la planeacin operacional est orientada hacia la optimizacin y maximizacin de los resultados, mientras que la planeacin tctica se orienta a la bsqueda de resultados satisfactorios. Los aspectos de maximizacin y satisfaccin se estudiarn en mayor detalle en el captulo 9, dedicado a la toma de decisiones. La planeacin operacional est constituida por infinidad de planes operacionales que proliferan en las diversas reas y funciones de la organizacin. Cada plan puede constar de muchos subplanes con diferentes grados de detalle. En el fondo, los planes operacionales se preocupan por la administracin de la rutina, para garantizar que todos ejecuten las tareas y operaciones de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organizacin, de manera que sta pueda alcanzar sus objetivos. Los planes operacionales se orientan hacia la eficiencia (nfasis en los medios), pues la eficacia (nfasis en los fines) es asunto de los niveles institucional e intermedio de la organizacin. A pesar de ser heterogneos y diversificados, los planes operacionales se pueden clasificar en cuatro tipos. 1. Procedimientos: Los procedimientos son planes que establecen un mtodo obligatorio para manejar actividades futuras. Son guas para la accin, ms que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronolgicas de acciones requeridas. 2. Presupuestos: Es un estado de los resultados esperados, expresados en trminos numricos. De hecho, al presupuesto de operacin financiera se le denomina a veces "plan de utilidades". Puede expresarse en trminos financieros o en trminos de horas-hombre, unidades de producto, horas-mquina o cualquier otro trmino numricamente mensurable. Puede referirse a operaciones, como en el presupuesto de gastos; puede reflejar gastos de capital, como en l presupuesto de gastos de capital; o puede mostrar flujo de efectivo, como en el presupuesto de efectivo. 3. Programas (o programacin): Son planes operacionales relacionados con un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin. 4. Reglamentos: Estn diseados para reprimir el pensamiento; debemos usarlos slo cuando no queramos que los empleados de una organizacin apliquen su criterio personal.

Conclusion. A cerca de la informacin expuesta cabe mencionar que para una buena Administracion la parte fundamental es La Planeacin y para llevar acabo dicha tarea necesitamos de las herramientas bsicas de sus principios. La clave de la funcin administrativa es planear hacia el futuro y enfrentar los cambios que se presenten, de una manera imparcial y con cabeza fra. La planeacin tiene que ver con la definicin y evaluacin de los cursos de accin que se implantarn en la organizacin, el proceso de planeacin desde la perspectiva del administrador es organizar la empresa segn como ellos se la imaginen en un futuro. La planeacin en esencia debe visualizar las oportunidades y las dificultades que surgirn en el futuro para explotarlas y cambiarlas, segn sea el caso. El proceso de planeacin que comienza con la determinacin de los objetivos, define estrategias, polticas y detalles para alcanzarlos; establece el sistema de decisiones e introduce una revisin de los objetivos para alimentar un nuevo ciclo de planificacin.

Administracin en los nuevos tiempos Autor: Idalberto Chiavenato.