Tesis

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones
NDICE
INTRODUCCIN...........................................................................................1 II.OBJETIVOS............................................................................................. 10 III.MARCO TERICO...................................................................................11 IV.DISEO METODOLGICO........................................................................46 V. ANLISIS DE RESULTADOS.....................................................................52 VI.CONCLUSIONES.....................................................................................64 VII.RECOMENDACIONES.............................................................................65 VIII.BIBLIOGRAFA.....................................................................................66 IX.ANEXOS................................................................................................ 69
INTRODUCCIN
Los Sistemas de Informacin (SI) y las Tecnologas de Informacin (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras, tales como la automatizacin de los procesos operativos, tareas administrativas. Las Tecnologas de la Informacin han sido conceptualizadas como la integracin y convergencia de la computacin, las telecomunicaciones y la tcnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la informacin, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de informacin, los elementos de poltica y regulaciones, adems de los recursos financieros. Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo
informtico en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicacin, adems se reconoce que las tecnologas de la informacin constituyen el ncleo central de una transformacin multidimensional que experimenta la economa y la sociedad; de aqu lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que
Gutirrez Moreno, Ruz Lpez
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tal transformacin impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no slo sus hbitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar. La Facultad Regional Multidisciplinaria de Estel de la Universidad Nacional Autnoma de Nicaragua UNAN - Managua, es una entidad educativa de nivel superior, que a travs de formacin de profesionales capaces, formados en valores y en aspectos tcnicos y cientficos. Este proyecto de investigacin se desarroll en base a las necesidades y problemas observados en el trascurso con el manejo de informacin de Colegio Emas, con el propsito de realizar mejoras a sus tareas manuales, a travs del proyecto denominado Fortalecimiento de las capacidades empresariales de la pequea y mediana empresa en la ciudad de Estel, Nicaragua, en el marco del Programa Universidad - Empresa para el Desarrollo Sostenible PUEDES. PUEDES es un proyecto ejecutado por el consejo superior de las universidades centroamericanas CSUCA, financiado por la cooperacin Alemana GTZ y la Universidad de Kassel de Alemania, ambos proyectos son ejecutados por la UNAN Managua, FAREM - Estel como parte de la relacin universidad empresa el que es uno de los objetivos primordiales de la Institucin. Este proyecto est orientado al fortalecimiento de las capacidades empresariales de la pequea y mediana empresa de la ciudad de Estel, a travs de la actualizacin de los registros acadmicos y administrativos; el mejoramiento de los controles de del rendimiento acadmico de los estudiantes.
Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 2
I.1
Antecedentes
En la actualidad los sistemas de informacin automatizados se han convertido en elemento muy importante para el desarrollo y desempeo de empresas e instituciones dedicadas a brindar servicios a todos los sectores de la poblacin. Muchas de ellas no cuentan con un sistema automatizado que les ayude a agilizar procesos manuales que se vuelven tediosos de manejar. Los pases subdesarrollados emplean sistemas informticos automatizados que facilitan el desempeo laboral en cuanto a la elaboracin de horarios de clases, matriculas de estudiantes, cursos en lnea y otras actividades del quehacer en los centros de educacin entre algunos sistemas destacados en esta rea se encuentran el AsC Horarios, School Access. En Nicaragua existen muchas organizaciones y personas dedicadas al desarrollo de software para solucionar problemas relacionados con el manejo de informacin. La UNAN MANAGUA es un Centro de estudios superiores donde los docentes y estudiantes se han dado a la tarea de desarrollar una variedad de software que
han facilitado el desempeo de tareas laborales cotidianas en empresas e instituciones. Entre las aplicaciones destacadas en este campo desarrollado por estudiantes de la Facultad Regional Multidisciplinaria son las siguientes: Sistema computarizado para el control del uso de los equipos de computo en los laboratorios de informtica del Centro Regional del Norte : Este sistema se creo para facilitar el uso de los equipos en los laboratorios de computacin, el cual consista en permitir hacer una reservacin para el uso de los mismos de acuerdo a tres clases de usuarios: alumnos, extras y horas clase. La funcin de este directamente era reservar, con fecha y hora as como generar el cdigo de reservacin.
Sistema para Control de Inventario: este sistema se encarga de registrar las tareas bsicas de entradas y salidas de productos de una bodega.
Sistema para Control de Registro Acadmico: este sistema procesa informacin acerca de los estudiantes y sus calificaciones as como tambin informacin de los docentes y sus materias.
Entre los sistemas desarrollados que actualmente se utilizan en la Facultad Regional Multidisciplinaria son: Sistema para Control de Acceso a los Laboratorios: El propsito de este sistema es controlar el tiempo que los estudiantes pueden usar semanalmente los equipos en cada laboratorio. Sistema para Control de Horarios de Clases: Este sistema fue desarrollado con el propsito de facilitar una mejor organizacin en la
planificacin de horarios y asignaturas con los diferentes grupos y docentes que imparten clases en las diferentes carreras y aos de la Facultad.
Algunos de los sistemas desarrollados mediante el Programa UniversidadEmpresa para el Desarrollo Sostenible (PUEDES) son:
Sistema de Informacin Computarizado para el Control de la Contabilidad, Inventario y Facturacin de la Empresa Distribuidora de Electrodomsticos Los Tarantines, Estel: Este sistema se desarrollo con el propsito de automatizar las tareas de inventario y facturacin de la distribuidora Los Tarantines.
Sistema de Control de inventario de la Mueblera y Ferretera Franklin : El objetivo de este sistema es servir de apoyo en la gestin de control de inventario y facturacin, tanto a nivel gerencial como operativo brindando tambin informacin que pueda utilizarse en los procesos de planificacin de la empresa.
Sistema de Informacin Gerencial para la Empresa Municipal de Agua de Ro Blanco (EMARB), Matagalpa: desarrollado con el propsito de implementar un Sistema de Informacin Gerencial para la automatizacin de las operaciones que se realizan en la Empresa Aguadora de forma manual.
I.2
Justificacin
La importancia de un sistema de informacin automatizado va en dependencia del propsito para el que ha sido creado el sistema y de acuerdo a las necesidades de las empresas e instituciones.
Los sistemas de informacin automatizados han venido revolucionando en gran manera la forma en que las empresas manejan sus procesos internos ya que estos facilitan el desempeo en muchos sectores de la actividad humana; lo que a contribuido a que la sociedad completa se transforme aceleradamente dando agigantados pasos como en la economa, industria, poltica y tecnologa logrando alcanzar a plenitud su potencial. Para ampliar las posibilidades de acceso a los sistemas de informacin en una institucin educativa de calidad, se requiere involucrar los temas tecnolgicos en las propuestas educativas que permitan a los estudiantes involucrarse en el medio tecnolgico al igual que a la institucin misma en la que este les facilita su procesos de enseanzaaprendizaje; a la vez que permita automatizar los procesos que se manejan internamente en el Colegio en cuanto al almacenamiento de la informacin de los estudiantes. El contar con mayor informacin de la comunidad estudiantil que sea til, oportuna, y debidamente estructurada, podra ser un elemento para elevar la calidad acadmica, pero sobre todo para transformar las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Para dar solucin y resolver lo tedioso de los procesos de la administracin de la informacin de carcter estudiantil que maneja el Colegio Emas fue necesario el desarrollo de un sistema de informacin. Con la implementacin de este sistema de informacin se lograr automatizar los procesos que se llevan a cabo para el control de matricula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emas.
I.3
Planteamiento del problema
El Colegio Emas Asambleas de Dios Estel es un Colegio Cristiano el cual brinda a toda la poblacin educacin a nivel preescolar, primaria y secundaria desde sus inicios en el ao 1,995. El Colegio cuenta con un plantel de 14 docentes entre los cuales se dividen en los docentes que imparten asignaturas para la modalidad de primaria y los docentes para la modalidad de secundaria; 4 administrativos entre ellos la directora y subdirectora del colegio, la secretaria y el conserje. La cantidad de estudiantes que alberga en sus instalaciones el Colegio Emas se dividen en tres modalidades: Preescolar con atencin a 17 estudiantes, Primaria que cuenta con una cantidad de 134 estudiantes y Secundaria con 132 estudiantes, para un total de 283 estudiantes. El Colegio no cuenta con un sistema de informacin que agilice el proceso de matricula y el control de calificaciones de los estudiantes. La matrcula se realiza anualmente en la oficina de la Direccin, la directora y/o secretaria llena un formato con los datos del estudiante y padres de familia o de la persona encargada del estudiante, sobre algn padecimiento en particular del estudiante y sobre aos reprobados, al finalizar el proceso de matricula se firma un acuerdo entre el padre de familia, el docente tutor y la Directora del Centro, luego se guarda en flderes y se archivan. En cada flder se ubican los expedientes del estudiante segn el ao matriculado. Seguidamente, el padre de familia paga el arancel de matrcula y se le entrega recibo de caja como comprobante de pago. reciben su salario. El control de las calificaciones se lleva de forma manual y resulta tedioso para los docentes, quienes son los encargados de llevar este control por estudiante, por Cada mes se recibe el pago de aranceles de cada estudiante. No existe una fecha definida, los padres pagan segn la fecha que
asignatura y por grupo. Existe un formato que es llamado Consolidado de Notas donde el profesor presenta las notas de los estudiantes por asignatura cuando se da el corte de cada bimestre. Este consolidado sirve para el llenado de los boletines, as como para la elaboracin del informe del rendimiento acadmico. Esta informacin sirve para conocer la situacin acadmica de cada estudiante y buscar soluciones a las dificultades en las diferentes asignaturas; de igual manera permite presentar el porcentaje de aprobacin del Centro al Ministerio de Educacin en el momento que lo soliciten. Al final de cada ao acadmico la informacin sobre las calificaciones finales se ingresa de forma manual en el libro de notas. Toda esta informacin se debe ingresar sin ningn error, sin correcciones. Ms an, cuando el estudiante solicita el certificado de calificaciones de cualquier ao que haya cursado en este Centro Educativo, se llena un formato que se elabora de forma manual en una hoja de texto de Microsoft Word que contiene el formato definido del papel sellado, ste formato nico puede ser modificado dependiendo del ao que cursa el solicitante. Luego se imprime y se entrega. En algunos casos la informacin de cada estudiante se almacena en un archivo para no estar repitiendo este proceso completamente y se modifican algunos campos. El Colegio Emas requiere de un sistema de informacin automatizado que agilice los trmites de matrcula, registro de notas y que genere informe de calificaciones. Con este sistema se pretende mejorar las actividades rutinarias, acelerar los procesos manuales, facilitar datos oportunos y exactos de los estudiantes como es el reporte de sus calificaciones, pago de aranceles y que cualquier informacin relacionada con los estudiantes este disponible cuando se necesite y que se presente en una forma fcil de utilizar.
II.
OBJETIVOS
II.1
Objetivo General
de informacin automatizado para el control de
Desarrollar un Sistema de Dios - Estel.
matrcula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emas Asambleas
II.2
Objetivos Especficos
Identificar los procedimientos de control de matrcula y calificaciones para generar reportes que agilicen los procesos para la toma de decisiones. Describir los elementos del diseo del sistema de informacin automatizado para el control de matrcula y calificaciones. Programar el sistema de informacin automatizado para el control de matrcula y calificaciones. Validar el desempeo del sistema de informacin automatizado para
corregir los errores en el mismo.
III.
MARCO TERICO
A continuacin se describen algunos trminos:
III.1 Sistema
Es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre s contribuyen a determinado objeto. Los sistemas estn compuestos por distintos elementos que se relacionan entre s y que generan actividades conjuntas, con el fin de posibilitar el logro de determinados objetivos.1
III.2 Sistemas de Informacin

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa, negocio e institucin. 2 En los sistemas de informacin los objetivos estn orientados, bsicamente, a atender las necesidades de informacin que tienen los usuarios. En teora de sistemas un sistema de informacin es un sistema automatizado o manual que involucra personas, maquinas y/o mtodos organizados de recoleccin, procesos, transmisin clasificar datos que divulguen informacin del usuario3.
1 2
www.ccee.edu.uy www.monografas.com 3 www.MiTecnologico.com

FIGURA 1. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN
III.3
Sistemas de Informacin Computarizados
Los sistemas de informacin computarizados tienen un soporte informtico, es decir se desarrollan en un entorno usuario - computadora, utilizando hardware y software computacional, redes de telecomunicaciones, tcnicas de administracin de bases de datos computarizadas y otras formas de tecnologa de informacin. Ventajas de los Sistemas de Informacin Computarizados Destacar solo la informacin necesaria Uniformizar la informacin facilitando la comunicacin con los dems ejecutivos. Reducir el tiempo requerido para convertir los datos en informacin til. Permitir mayor confiabilidad. Almacenar en forma compacta. Manejar grandes volmenes de datos. Brindar estilos alternativos de presentacin y en forma interactiva.
III.4 El rol de los Sistemas de Informacin en las Organizaciones

Un sistema de informacin es una combinacin organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que rene, transforma y disemina informacin en una organizacin
3
(OBrien, 2001). En tal
sentido, se considera a los sistemas de informacin de gran utilidad para apoyar la toma de decisiones, la coordinacin y el control; tambin pueden ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos. Los sistemas de informacin mejoran la efectividad gerencial y profesional formando parte de la estrategia de un negocio. La nueva tecnologa tiene un impacto significativo sobre la lnea de produccin de una empresa garantizndole ventajas competitivas y sostenibles. Estas afirmaciones se basan en la experiencia de muchos autores que se han dedicado al estudio de la influencia que tienen los sistemas de informacin en el comportamiento de la productividad gerencial.
III.5 Antecedentes Histricos de la Enseanza con el Auxilio de la Computadora.

Los primeros esfuerzos por automatizar en parte el proceso enseanzaaprendizaje se pueden encontrar en el uso de las mquinas de enseanza de Sydney Pressey profesor de un curso introductorio masivo de psicologa educativa en la Universidad de Ohio quien, en la dcada de los 20, aplicaba a sus estudiantes pruebas semanales que estim le tomaban, para calificarlas, cinco meses de tiempo completo cada semestre. Motivado por el posible ahorro de tiempo dise una mquina que se pareca al carro de una mquina de escribir, con cuatro teclas y una ventana larga por la cual se podra ver un marco con una pregunta y cuatro posibles respuestas.
3
OBrien, James (2001). Sistemas de Informacin Gerencial. McGraw-Hill/Interamericana. 4ta Edicin.
Despus de leer las preguntas los estudiantes seleccionaban la respuesta ms adecuada por medio de una de las teclas. Una prueba tpica tena 30 preguntas. En 1957, Simon Ramo, un ingeniero elctrico y exitoso industrial, public un plan visionario que describa el papel de la computadora en la educacin. Por medio de esta mquina se automatizara la enseanza y tambin la administracin de la misma. Para la mitad de la dcada de los 60, ya se haba establecido firmemente en el mundo empresarial el control administrativo que muchos de los procesos de negocios utilizando computadoras, y stos haban emigrado a escuelas que contaban con computadoras como en el caso de las universidades importantes. No obstante quedaba pendiente la administracin detallada de la instruccin, as como la instruccin misma que hacen los maestros en clase. Los dos procesos dieron lugar a dos ramas del cmputo educativo: la Instruccin Administrada por Computadora (CMI del ingls Computer Managed Instruction) y la Instruccin Auxiliada por Computadora (CAI por sus siglas en ingls, Computer Aided Instruction). Entre los actores pioneros en CAI se encuentran las universidades de Illinois, Stanford, la National Science Foundation y las empresas Control Data Corporation e IBM. Tres proyectos destacan entre los esfuerzos iniciales: El Proyecto Computer Curriculum Corporation (CCC), el Proyecto Plato y el Proyecto TICCIT. Instituciones como la UNESCO e IFIP, as como sociedades y redes internacionales, han organizado acciones y proyectos de investigacin, en los que ha participado Mxico para intercambiar experiencias a nivel internacional sobre diversos aspectos de la utilizacin de la informtica en la educacin.
III.6 La Informtica, la Computadora y la Educacin

La informtica es una herramienta til en todas las reas de la educacin tanto en el desarrollo de las asignaturas, como en administracin y direccin de la informacin en los diferentes niveles de la educacin. Entre las aplicaciones ms destacadas que ofrecen las nuevas tecnologas se encuentra la multimedia que se inserta rpidamente en el proceso de la educacin porque refleja la manera en que el estudiante piensa, aprende y recuerda, permitiendo explorar fcilmente palabras, imgenes, sonidos, animaciones y videos, intercalando pausas para estudiar, analizar, reflexionar e interpretar en profundidad la informacin utilizada buscando de esa manera el equilibrio entre la estimulacin sensorial y la capacidad de lograr el pensamiento abstracto. En consecuencia, la tecnologa de la informtica se convierte en una poderosa y verstil herramienta que transforma a los estudiantes de receptores pasivos de la informacin en participantes activos, en un enriquecedor proceso de aprendizaje en el que desempea un papel primordial la facilidad de relacionar sucesivamente distintos tipos de informacin, personalizando la educacin, al permitir a cada estudiante avanzar segn su propia capacidad. No obstante, la aplicacin de la multimedia en la educacin no asegura la formacin de mejores estudiantes y futuros ciudadanos, si entre otros requisitos dichos procesos no van guiados y acompaados por el docente. El docente debe seleccionar el material a estudiar a travs de la computadora; es necesario que establezca una metodologa de estudio, de aprendizaje y evaluacin, que no convierta por ejemplo a la informacin brindada a travs de un CD-ROM en un simple libro animado, en el que el estudiante interiorice grandes cantidades de informacin que no aporten a su formacin personal. El docente debe examinar los contenidos de cada material a utilizar para detectar posibles
errores, omisiones, ideas o conceptos equvocos, sino que tambin deber fomentar entre los estudiantes una actitud crtica frente a ello. A la luz de tantos beneficios resulta imprudente prescindir de un medio tan valioso como lo es la Informtica, que puede conducirnos a un mejor accionar dentro del campo de la educacin. Pero para alcanzar ese objetivo, la enseanza debe tener en cuenta no slo la psicologa de cada alumno, sino tambin las teoras del aprendizaje, aunque se desconozca an elementos fundamentales de esos campos. Sin embargo, la educacin en general y la Informtica Educativa en particular, carecen an de estima en influyentes ncleos de la poblacin, crendose entonces serios problemas educativos que resultan difciles de resolver y que finalmente condicionan el desarrollo global de la sociedad. La mejora del aprendizaje resulta ser uno de los anhelos ms importante de todos los docentes; de all que la enseanza individualizada y el aumento de productividad de los mismos son los problemas crticos que se plantean en educacin; el aprendizaje se logra mejor cuando es activo, es decir cuando cada estudiante crea sus conocimientos en un ambiente dinmico de descubrimiento. La duracin de las clases y la metodologa empleada en la actualidad, son factores que conducen fundamentalmente a un aprendizaje pasivo. Dado que la adquisicin de los conocimientos no es activa para la mayora de los estudiantes la personalizacin se hace difcil. La incorporacin de nuevos avances tecnolgicos al proceso educativo necesita estar subordinada a una concepcin pedaggica global que valorice las libertades individuales, la serena reflexin de las personas y la igualdad de oportunidades, hitos trascendentes en la formacin de las personas, con vistas a preservar en la comunidad los valores de la verdad y la justicia. La computadora es entonces una herramienta, un medio didctico eficaz que sirve como instrumento para formar personas libres y solidarias, amantes de la verdad y la justicia. En consecuencia
toda evaluacin de un proyecto de Informtica Educativa debera tener en consideracin en qu medida se han logrado esos objetivos. La revolucin informtica iniciada hace cincuenta aos e intensificada en la ltima dcada mediante el incesante progreso de las nuevas tecnologas multimediales y las redes de datos en los distintos ambientes en los que se desenvuelven las actividades humanas, juntamente con la creciente globalizacin de la economa y el conocimiento, conducen a profundos cambios estructurales en todas las naciones. El anlisis sobre las computadoras y la escuela, tema reservado inicialmente a los especialistas en educacin e informtica, se ha convertido en un debate pblico sobre la informtica en la escuela y sus consecuencias sociales. Variada resulta en la actualidad el abanico de las diversas realidades en que se desenvuelven los establecimientos educacionales, desde los que realizan esfuerzos por mantener sus puertas abiertas brindando un irremplazable servicio, hasta aquellos otros que han logrado evolucionar a tono con los modernos avances tecnolgicos, sin olvidar una significativa mayora de los que diariamente llevan a cabo una silenciosa e invalorable tarea en el seno de la comunidad de la que se nutren y a la que sirven. Esas realidades comprenden tambin en muchos casos la escasez de docentes debidamente capacitados, las dificultades relacionadas con la estabilidad del personal disponible, la persistencia de diversos problemas de infraestructura edilicia, la discontinuidad en los proyectos emprendidos y las estrecheces econmicas siempre vigente. La Informtica incide a travs de mltiples facetas en el proceso de formacin de las personas y del desenvolvimiento de la sociedad; puede ser observado desde diversos ngulos, entre los que cabe destacar. a) La informtica como tema propio de enseanza en todos los niveles del sistema educativo, debido a su importancia en la cultura actual; se la denomina tambin "Educacin Informtica".
b) La informtica como herramienta para resolver problemas en la enseanza prctica de muchas materias; es un nuevo medio para impartir enseanza y opera como factor que modifica en mayor o menor grado el contenido de cualquier curricular educativa; se la conoce como "Informtica Educativa". c) La informtica como medio de apoyo administrativo en el mbito educativo, por lo que se la denomina "Informtica de Gestin". De manera que frente al desafo de encarar proyectos de informtica en la escuela resulta fundamental no solo ponderar la importancia relativa que el mismo representa respecto de otros emprendimientos a promover, sino tambin evaluar la mencionada problemtica en la que se desenvuelve el establecimiento. La funcin de la escuela es la de educar a las nuevas generaciones mediante la transmisin del equipaje cultural de la sociedad, posibilitando la insercin social y laboral de los educandos; un medio facilitador de nuevos aprendizajes y descubrimientos, permitiendo la recreacin de los conocimientos. Como espejo que refleja la sociedad, las escuelas no crean el futuro, pero pueden proyectar la cultura a medida que cambia y preparar a los estudiantes para que participen ms eficazmente en un esfuerzo continuado por lograr mejores maneras de vida. Cada sujeto aprende de una manera particular, nica, y esto es as porque en el aprendizaje intervienen los cuatro niveles constitutivos de la persona: organismo, cuerpo, inteligencia y deseo. Podemos afirmar que la computadora facilita el proceso de aprendizaje en estos aspectos. La computadora favorece la flexibilidad del pensamiento de los alumnos, porque estimula la bsqueda de distintas soluciones para un mismo problema, permitiendo un mayor despliegue de los recursos cognitivos de los alumnos. La utilizacin de la computadora en el aula implica un mayor grado de abstraccin de las acciones, el manejo de la computadora permite el trabajo en equipo, apareciendo as la cooperacin entre sus miembros y la posibilidad de intercambiar puntos de vista, lo cual favorece tambin sus procesos de
aprendizaje. Manejar una computadora permite a los estudiantes entre otros.
mejorar su
autoestima, sintindose capaces de "lograr cosas", realizar proyectos, crecer,
Aparece tambin la importancia constructiva del error que permite revisar las propias equivocaciones para poder aprender de ellas. As el alumno es un sujeto activo y participante de su propio aprendizaje que puede desarrollar usos y aplicaciones de la tcnica a travs de la insercin de las nuevas tecnologas. El mtodo de razonar informtico es concretamente el mtodo de diseo descendente de algoritmos que es positivamente enriquecedor como mtodo sistemtico y riguroso de resolucin de problemas y de razonamiento. De tal manera que el docente, debe dominar una forma de trabajar metdica, que ensea a pensar y que permite el aprendizaje por descubrimiento, el desarrollo inteligente y la adquisicin slida de los patrones del conocimiento.
III.7 Categoras de los Sistemas de Informacin

Los sistemas de informacin se desarrollan con diversos propsitos, segn las necesidades de la empresa. Existen diferentes categoras de Sistemas de Informacin: Detallados en el siguiente grfico. SISTEMAS DE INFORMACIN
SISTEMAS SISTEMAS DE DE APOYO APOYO A A LAS LAS OPERACIONES OPERACIONES SISTEMAS SISTEMAS DE DE PROCESA PROCESA MIENTO MIENTO DE DE TRANSAC TRANSAC CIONES CIONES SISTEMAS SISTEMAS DE DE CONTROL CONTROL DE DE PROCESOS PROCESOS SISTEMAS SISTEMAS DE DE COLABOR COLABOR ACIN ACIN EMPRESA EMPRESA RIAL RIAL
SISTEMAS SISTEMAS DE DE APOYO APOYO ADMINISTRATIVO/ ADMINISTRATIVO/ GERENCIAL GERENCIAL SISTEMA SISTEMA S S DE DE INFORMA INFORMA CIN CIN EJECUTIV EJECUTIV A A
SISTEMAS SISTEMAS DE SISTEMAS DE APOYO APOYO SISTEMAS A DE A TOMA TOMA DE DE INFORMAC DE INFORMAC DECISION IN DECISION IN ES ADMINIST ES ADMINIST FIGURA 2. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN RATIVA RATIVA
Los Sistemas de Apoyo a las Operaciones generan una gran variedad de productos de informacin para uso interno y externo. La funcin de los sistemas de apoyo a las operaciones de una empresa de negocios consiste en procesar de manera eficaz, las transacciones del negocio, controlar los procesos industriales, apoyar las comunicaciones y colaboracin empresarial y actualizar las bases de datos corporativos.
III.7.1 Sistemas de Procesamiento de Transacciones Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing Systems) son sistemas de informacin computarizada creados para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realizacin de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios an tienen que capturar datos en los sistemas computarizados. Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los lmites de la organizacin dado que le permiten interactuar con entornos externos 4. Los sistemas de procesamiento de transacciones tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de las que depende toda la organizacin. Una transaccin es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organizacin. Las transacciones ms comunes incluyen: facturacin, entrega de mercanca, pago de empleados, depsito de cheques, retiros y depsitos en bancos. Los tipos de transacciones cambian en cada una de las diferentes empresas u organizaciones. Sin embargo, la mayor parte de las empresas procesan dichas transacciones como una mayor parte de sus actividades cotidianas. El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el manejo de stas, incluye entre otras las siguientes actividades: Clculos, Clasificacin, Ordenamiento, Almacenamiento y Recuperacin, Generacin de
4
Anlisis y Diseo de Sistemas Kendall & Kendall, pg. 2
resmenes. Todas estas actividades forman parte del nivel operacional de cualquier organizacin. El estudio de un grupo de organizaciones tambin muestra la existencia de caractersticas similares entre ellas: Gran volumen de transacciones Gran similitud entre las transacciones Los procedimientos para el procesamiento de transacciones estn bien comprendidos y se pueden describir con detalle Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales
III.7.2 Sistemas de Control de Procesos Estos sistemas monitorean y controlan los procesos fsicos, de las empresas encargadas de manipular informacin.
III.7.3 Sistemas de Colaboracin Empresarial Estos sistemas mejoran las comunicaciones y la productividad de los equipos y grupos de trabajo, e incluyen aplicaciones que a veces
III.7.4 Sistemas de Informacin Administrativa Los Sistemas de Informacin Administrativa no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, sino que stos incluyen procesamiento de transacciones. Los Sistemas de Informacin Administrativa ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero tambin emplean otra informacin.
Los Sistemas de Informacin Administrativo tienen el propsito: Proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al mximo la relacin que existe entre los recursos de la empresa. Ayudar a los gerentes en la planeacin, control y toma de decisiones. Asegurar que la informacin exacta y confiable est disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fcilmente aprovechable. Incrementar la productividad operacional. Hacer que el proceso de informacin deje de ser informacin fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuicin y solucin de problemas aislados. En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Informacin Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administracin. Para que esto se cumpla se requiere que se tome en cuenta y se determine lo siguiente: Qu datos se requieren? Cundo se requieren? Quin o quienes los necesitan? En qu forma se necesita? Cunto cuestan? Prioridad de procesamiento de datos? Cmo debe ser el control? Cul debe ser su alcance?
En cualquier organizacin se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que se presentan con regularidad (a la semana, al mes, al trimestre, etc.) y para
hacerlo se requiere de cierta informacin. Dado que los procesos de decisin estn claramente definidos, se puede identificar la informacin necesaria para formular las decisiones. Se pueden desarrollar sistemas de informacin para que, en forma peridica, preparen reportes para el soporte de decisiones. Cada vez que se necesita la informacin, sta se prepara y presenta en una forma y formato diseados con anterioridad. Con frecuencia, los especialistas en Sistemas de Informacin describen las decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones, as como las variables con influencia ms significativa sobre el resultado de una decisin (buena o mala). A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes bien estructurados que contienen la informacin necesaria para las decisiones.
III.7.5 Sistemas de Informacin Gerencial Los sistemas de informacin gerencial (MIS, Management Information Systems] no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, ms bien, incluyen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de informacin computarizados cuyo propsito es contribuir a la correcta interaccin entre los usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software [los programas de cmputo] y el hardware (las computadoras, impresoras, etc.), funcionen de manera coordinada, los sistemas de informacin gerencial dan apoyo a un espectro de tareas organizacionales mucho ms amplio que los sistemas de procesamiento de transacciones, como el anlisis y la toma de decisiones.
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III.7.6 Sistemas de Informacin para funciones especficas. Para dar apoyo a las funciones primarias de comercializacin, manufactura y contabilidad, las empresas han construido sistemas de informacin distintos y
5
Anlisis y Diseo de Sistemas Kendall & Kendall, pg. 29.
especficos para cada funcin. Aun cuando los sistemas de informacin se modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos comunes aparecen en estas funciones especficas.
III.7.7 Sistema de Informacin que dan apoyo a la Contabilidad. Estos sistemas constan de varios mdulos diseados alrededor de los libros contables, el catlogo de cuentas y los diarios. Estos mdulos le permiten a la empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades correspondientes. Los sistemas de informacin tambin contienen mdulos que dan apoyo a las funciones de procesamiento de rdenes de compra y recepcin, manejo de inventarios, cuentas por pagar y nmina. Adicionalmente, los sistemas de informacin especficos para contabilidad
contienen mdulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.
III.7.8 Sistema de Informacin que dan apoyo a la comercializacin. Durante mucho tiempo la funcin de comercializacin no fue enfocada por la tecnologa informtica. Los gerentes estn cambiando la funcin de una operacin basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la informacin. A decir verdad, estn empezando a darse cuenta que un sistema de informacin es una arma crtica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado. Las organizaciones buscan formas de acercarse ms a sus clientes actuales, conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de comercializacin necesitan informacin que les ayude a anticipar los cambios en la demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un control sobre los gastos de venta y distribucin. Un sistema para una funcin especfica que tenga mdulos para administracin y
soporte de ventas, anlisis del desempeo de ventas y pronsticos, investigacin de mercados y recopilacin de inteligencia, servicio a clientes y anlisis, promocin, y anlisis de productos y estrategia, proporciona la informacin necesaria para los gerentes de estas funciones. Una gran cantidad de datos que alimentan a los sistemas de informacin y dan apoyo a la comercializacin provienen de los sistemas de informacin relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura. El sistema de Informacin especfico para la comercializacin combina datos de bases de datos de la compaa con datos externos, incluyendo estadsticas econmicas, demogrficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una diversidad de modelos de pronsticos, de competencia y de precios, para proporcionar, en unos cuantos minutos, informacin estratgica que no era posible proporcionar con los sistemas manuales.
III.8 La Informacin y el Conocimiento

La educacin es un proceso permanente de enriquecimiento continuo del conocimiento y del saber hacer o saber cmo hacer; es tambin el mejor medio para la construccin privilegiada de cada persona y de las relaciones entre individuos, grupos y naciones. Si aceptamos que el proceso de enseanza/aprendizaje debe disearse para que cada individuo aproveche al mximo sus capacidades, el concepto de educacin debe ampliarse en tiempo y espacio para que realmente sea un proceso de vida, la educacin a travs de toda la vida. Tanto en pases desarrollados como en desarrollo, queda an mucho por discutir y avanzar en cuanto a la aplicacin de las TIC (tecnologas de la informacin y la comunicacin). Entre los temas relacionados con la educacin se mencionan:
a) Los que las consideran como herramienta y soporte para mejorar la calidad del proceso educativo. Ya no deben observarse las tecnologas integradas de informacin y comunicacin nicamente como soportes tecnolgicos, sino como elementos integradores e incluyentes de los procesos de acceso y recuperacin de informacin y transferencia de conocimiento y de enseanza/aprendizaje. b) Los cambios profundos y an paradigmticos que requiere el proceso educativo, tanto por el oferente como por el receptor. c) Los aspectos sociales y culturales, legales, polticos y econmicos de la transferencia electrnica de la informacin, que debern considerarse al planear la distribucin, organizacin, acceso y recuperacin local, nacional y mundial. Los flujos de informacin se refieren al conocimiento en movimiento.
III.9 Las nuevas tecnologas al servicio del desarrollo educativo

Desde siempre la informacin, ha sido un vehculo de transmisin de
conocimiento, ha constituido un factor esencial en el avance de la sociedad. El actual desarrollo de todas las disciplinas se caracteriza, entre otros factores, por una aceleracin en la recopilacin, almacenamiento, procesamiento y transmisin de informacin, lo cual ha producido diversos efectos como elemento estratgico para el desarrollo integral de la sociedad. La informacin juega un papel fundamental en las relaciones internacionales, tanto como medio de comunicacin entre personas, como instrumento de entendimiento y conocimiento entre las naciones. Este papel se torna an ms importante y crucial en las relaciones internacionales contemporneas, ya que los nuevos desarrollos tecnolgicos otorgan a la comunidad internacional rpida y sofisticado medio de comunicacin que permiten la transmisin casi instantnea de informacin a diferentes regiones del globo.
No obstante, la distribucin de la informacin en el mundo actual se caracteriza por desequilibrios bsicos que reflejan un desnivel general que afecta a la comunidad internacional; ello se manifiesta en una amplia variedad de campos, especialmente en las esferas polticas, legales, tcnicas y financieras (Deutsch, 1956). La posesin y oportuna aplicacin de la informacin es factor esencial de progreso; es elemento indispensable para el uso racional de recursos, para avances cientficos, tecnolgicos, sociales y culturales, y como prerrequisito para el desarrollo; es, pues un recurso vital para el proceso educativo y para el avance del conocimiento. En nuestros das la informacin adquiere una connotacin especial y, por lo tanto, es indispensable considerar el estudio y la investigacin en el campo como prioritarios y como actores importantes a considerar en la transformacin del proceso educativo (Ascencio, Gil, 1989). La importancia de la informacin y su relevancia en los procesos de enseanza/aprendizaje es obvia; pero tambin lo es la necesidad de comprender los procesos de los flujos de informacin y su organizacin. Para que una persona se eduque necesita adquirir informacin que enriquezca sus conocimientos, y a travs de ellos, adquiera nuevos conocimientos, habilidades y actitudes que le faciliten tomar decisiones para su desarrollo personal y colectivo. Deber tener acceso a la informacin y al conocimiento registrado que sean relevante para su aprendizaje. III.9.1 Organizacin de la informacin y transferencia de conocimiento La universidad virtual, entendida como la apertura de la universidad hacia la comunidad con el apoyo de las tecnologas de la informacin para ampliar la oferta de servicios de docencia y difusin de la cultura, as como la interaccin de grupos a travs del espacio ciberntico, requiere revisar la infraestructura tecnolgica, los recursos humanos multidisciplinarios y la estructura y organizacin de los contenidos y flujos de informacin necesarios para su funcionamiento.
Los flujos electrnicos de informacin son insumo indispensable de los procesos multimodales de enseanza/aprendizaje. Las investigaciones sobre flujos electrnicos de informacin poltica, organizacin, recuperacin y uso son importantes para la proyeccin interdisciplinaria de la educacin continua a distancia y de la universidad a distancia y virtual. Han surgido nuevas tecnologas para apoyar la organizacin del conocimiento: estructuras y relaciones en el ambiente en lnea, aplicaciones de estructuras tradicionales y no tradicionales a los sistemas digitalizados de recuperacin de informacin (motores de bsqueda, bases de conocimiento distribuidas y multilinges, etc.).
III.10 Estrategias de Desarrollo de Sistemas de Informacin.

Existen diversos mtodos para el desarrollo de ciclo de vida de los sistemas de informacin a continuacin se describen algunos de los ms utilizados por los desarrolladores de sistemas.
III.10.1 Mtodo del Ciclo del vida de desarrollo de sistemas segn Kendall & Kendall El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es un enfoque por fases para el anlisis y el diseo cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo especfico de actividades del analista y el usuario. Las fases que incluye el ciclo de vida del desarrollo de sistemas se han dividido en siete aunque cada una se explica por separado, no se toman como un paso aislado ya que puede que ocurran varias actividades en simultneo.
FIGURA 3. LAS SIETE FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS
PRIMERA FASE: Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos En esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de identificar problemas, oportunidades y objetivos. La primera fase requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un negocio y/o institucin. El analista determina con precisin cules son los problemas. Con frecuencia los problemas son detectados por alguien ms, y sta es la razn de la llamada inicial al analista.
Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de mejorar utilizando sistemas de informacin computarizados. La identificacin de objetivos tambin es una parte importante de la primera fase; el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir con lo cual podr determinar si algunas funciones de las aplicaciones de los sistemas de informacin pueden contribuir a que la institucin alcance sus objetivos aplicndolas a problemas u oportunidades especficos. Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el proyecto son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase consisten en entrevistar a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el conocimiento obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los resultados. El resultado de esta fase es un informe de viabilidad que incluye una definicin del problema y un resumen de los objetivos. A continuacin, la administracin debe decidir si se sigue adelante con el proyecto propuesto.
SEGUNDA FASE: Determinacin de los requerimientos de informacin. En esta fase que enfrenta el analista es la determinacin de los requerimientos de informacin de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar los requerimientos de informacin de un negocio se encuentran mtodos interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigacin de datos impresos y la aplicacin de cuestionarios; mtodos que no interfieren con el usuario como la observacin del comportamiento delos encargados de tomar las decisiones y sus entornos de oficina, al igual que mtodos de amplio alcance como la elaboracin de prototipos. El desarrollo rpido de aplicaciones (RAD, Rapid Application Developmeni) es un enfoque orientado a objetos para el desarrollo de sistemas que incluye un mtodo
de desarrollo (que abarca la generacin de requerimientos de informacin) y herramientas de software. En la fase de determinacin de los requerimientos de informacin del SDLC, el analista se esfuerza por comprender la informacin que necesitan los usuarios para llevar a cabo sus actividades. Como puede ver, varios de los mtodos para determinar los requerimientos de informacin implican interactuar directamente con los usuarios. Esta fase es til para que el analista confirme la idea que tiene de la organizacin y sus objetivos. En ocasiones slo realizan las dos primeras fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Esta clase de estudio podra tener un propsito distinto y por lo general la lleva a la prctica un especialista conocido como analista de informacin (IA, Information Analysi). Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general trabajadores y gerentes del rea de operaciones. El analista de sistemas necesita conocer los detalles de las funciones del sistema actual: el quin (la gente involucrada), el qu (la actividad del negocio), el dnde (el entorno donde se desarrollan las actividades), el cundo (el momento oportuno) y el cmo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales) del negocio que se estudia. A continuacin el analista debe preguntar la razn por la cual se utiliza el sistema actual. Podra haber buenas razones para realizar los negocios con los mtodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al disear un nuevo sistema. Sin embargo, si la razn de ser de las operaciones actuales es que "siempre se han hecho de esta manera", quiz ser necesario que el analista mejore los procedimientos. La reingeniera de procesos de negocios podra ser til para conceptualizar el negocio de una manera creativa. Al trmino de esta fase, el analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer informacin muy completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos implicados.
TERCERA FASE: Anlisis de las necesidades del sistema La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el anlisis de las necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y tcnicas especiales auxilian al analista en la determinacin de los requerimientos. Una de estas herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma grfica estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, as como sus respectivas especificaciones. Durante esta fase el analista de sistemas analiza tambin las decisiones estructuradas que se hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en las cuales se pueden determinar las condiciones, las alternativas de condicin, las acciones y las reglas de accin. Existen tres mtodos principales para el anlisis de decisiones estructuradas: espaol estructurado, tablas y rboles de decisin. El rol del analista de sistemas ,en este punto del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista prepara una propuesta de sistemas que sintetiza sus hallazgos, proporciona un anlisis de costo/beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer. Si la administracin de la empresa considera factible alguna de las recomendaciones, el analista sigue adelante. Cada problema de sistemas es nico, y nunca existe slo una solucin correcta. La manera de formular una recomendacin o solucin depende de las cualidades y la preparacin profesional de cada analista.
CUARTA FASE: Diseo del sistema recomendado En la fase de diseo del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza la informacin recopilada en las primeras fases para realizar el diseo lgico del sistema de informacin. El analista disea procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran que los datos que ingresen al sistema de informacin sean correctos. Adems, el analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de informacin mediante tcnicas adecuadas de diseo de formularios y pantallas. La concepcin de la interfaz de usuario forma parte del diseo lgico del sistema de informacin. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es sumamente importante. Entre los ejemplos de interfaces de usuario se encuentran el teclado (para teclear preguntas y respuestas), los mens en pantalla (para obtener los comandos de usuario) y diversas interfaces grficas de usuario (GUIs, Graphical User Interfaces] que se manejan a travs de un ratn o una pantalla sensible al tacto. La fase de diseo tambin incluye el diseo de archivos o bases de datos que almacenarn gran parte de los datos indispensables para los encargados de tomar las decisiones en la organizacin. Una base de datos bien organizada es el cimiento de cualquier sistema de informacin. En esta fase el analista tambin interacta con los usuarios para disear la salida (en pantalla o impresa) que satisfaga las necesidades de informacin de estos ltimos. Finalmente, el analista debe disear controles y procedimientos de respaldo que protejan al sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de programa para los programadores. Cada paquete debe contener esquemas para la entrada y la salida, especificaciones de archivos y detalles del procesamiento;
tambin podra incluir rboles o tablas de decisin, diagramas de flujo de datos, un diagrama de flujo de sistema, y los nombres y funciones de cualquier rutina de cdigo previamente escrita. QUINTA FASE: Desarrollo y documentacin del software En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Entre las tcnicas estructuradas para disear y documentar software se encuentran los diagramas de estructura, los diagramas de NassiShneiderman y el pseudocdigo. El analista se vale de una o ms de estas herramientas para comunicar al programador lo que se requiere programar. Durante esta fase el analista tambin trabaja con los usuarios para desarrollar documentacin efectiva para el software, como manuales de procedimientos, ayuda en lnea y sitios Web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes (FAQ, Frequently Asked Questions) en archivos "Lame" que se integrarn en el nuevo software. La documentacin indica a los usuarios cmo utilizar el software y lo que deben hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso. Los programadores desempean un rol clave en esta fase porque disean, codifican y eliminan errores sintcticos de los programas de cmputo. Si el programa se ejecutar en un entorno de mainframe, se debe crear un lenguaje de control de trabajos (JCL, Job Control Languag). Para garantizar la calidad, un programador podra efectuar un repaso estructurado del diseo o del cdigo con el propsito de explicar las partes complejas del programa a otro equipo de programadores.
SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema Antes de poner el sistema en funcionamiento es necesario probarlo. Es mucho menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los usuarios. Una parte de las pruebas las realizan los programadores solos, y otra la llevan a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se realiza una serie de pruebas con datos de muestra para determinar con precisin cules son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del sistema actual. El mantenimiento del sistema de informacin y su documentacin empiezan en esta fase y se llevan a cabo de manera rutinaria durante toda su vida til. Gran parte del trabajo habitual del programador consiste en el mantenimiento, y las empresas invierten enormes sumas de dinero en esta actividad. Parte del mantenimiento, como las actualizaciones de programas, se pueden realizar de manera automtica a travs de un sitio Web. Muchos de los procedimientos sistemticos que el analista emplea durante el ciclo de vida del desarrollo de sistemas pueden contribuir a garantizar que el mantenimiento se mantendr al mnimo. SPTIMA FASE: Implementacin y evaluacin del sistema sta es la ltima fase del desarrollo de sistemas, y aqu el analista participa en la implementacin del sistema de informacin. En esta fase se capacita a los usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitacin la imparten los fabricantes, pero la supervisin de sta es responsabilidad del analista de sistemas. Adems, el analista tiene que planear una conversin gradual del sistema anterior al actual. Este proceso incluye la conversin de archivos de formatos anteriores a los nuevos, o la construccin de una base de datos, la instalacin de equipo y la puesta en produccin del nuevo sistema.
Se menciona la evaluacin como la fase final del ciclo de vida del desarrollo de sistemas principalmente en aras del debate. En realidad, la evaluacin se lleva a cabo durante cada una de las fases. Un criterio clave que se debe cumplir es si los usuarios a quienes va dirigido el sistema lo estn utilizando realmente. Debe hacerse hincapi en que, con frecuencia, el trabajo de sistemas es cclico. Cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y pasa a la siguiente, el surgimiento de un problema podra obligar al analista a regresar a la fase previa y modificar el trabajo realizado.
III.10.2 Mtodo del Ciclo de vida de desarrollo de sistemas segn James Senn. El desarrollo de sistemas, un proceso formado por las etapas de anlisis y diseo, comienza cuando la administracin o algunos miembros del personal encargado de desarrollar sistemas, detectan un sistema de la empresa que necesita mejoras. El mtodo del ciclo de vida de desarrollo de sistemas (SDLC) es el conjunto de actividades que los analistas, diseadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de informacin. A continuacin se presentan las actividades del ciclo de vida de desarrollo de sistemas: Investigacin preliminar La solicitud para recibir ayuda de un sistema de informacin puede organizarse por varias razones; el proceso se inicia siempre con la peticin de una persona administrador empleado o especialista en sistemas. Cuando se formula la solicitud comienza la primera actividad de sistemas: investigacin preliminar. Esta actividad tiene tres partes: aclaracin de la solicitud, estudio de factibilidad y aprobacin de la solicitud.
Determinacin de los requerimientos El aspecto fundamental del anlisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave: Qu es lo que hace? Cmo lo hace? Con qu frecuencia se presenta? Qu tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones? Cul es el grado de eficiencia con el que se efectan las tareas? Existe algn problema? Si existe un problema, qu tan serie es? Si existe un problema, cul es la causa que lo origina? Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los
Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por qu ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se utilizan las tcnicas de recoleccin de informacin: cuestionarios, entrevistas, observaciones, revisin de documentos impresos y digitales, si existen. Diseo del Sistema El diseo de un sistema de informacin produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplir con los requerimientos identificados durante la fase de anlisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseo lgico, en contraste con la de desarrollo de software, a la que se denomina diseo fsico. Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseo identificando los reportes y dems salidas que debe producir el sistema. Hecho lo anterior se
determinan con toda precisin los datos especficos para cada reporte y salida. Es comn que los diseadores hagan un formato o pantalla que esperan que aparezca cuando el sistema est terminado. Lo anterior se efecta en papel o en la pantalla de una Terminal utilizando para ello algunas herramientas automatizadas para el desarrollo de sistemas. Los diseadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software completas y claramente delineadas. Una vez iniciada la programacin, los diseadores contestan preguntas, aclaran dudas y manejan los problemas que enfrentan los programadores cuando utilizan las especificaciones de diseo. Desarrollo de Software Los encargados de desarrollar software pueden instalar (o modificar y despus instalar) software comprado a terceros o escribir programas diseados a la medida del solicitante. La eleccin depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores. Los programadores tambin son responsables de la documentacin de los programas y de explicar de cmo y por qu ciertos procedimientos se codifican en determinada forma. La documentacin es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que la aplicacin se encuentra instalada. Prueba de Sistemas Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funcione de acuerdo a las especificaciones y en la forma que los usuarios esperan que lo haga. Se alimentan como entradas conjuntos de datos de prueba para su procesamiento y despus se examinan los resultados. En ocasiones se permite que varios usuarios utilicen el sistema para que los analistas observen si tratan de
emplearlo en formas no previstas.
Es preferible descubrir cualquier sorpresa
antes de que la organizacin implante el sistema y dependa de l. En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al grupo que escribi los programas originales; con esto se persigue asegurar, por una parte, que las pruebas sean completas e imparciales y , por otra, que el software sea ms confiable. Implementacin y evaluacin La implantacin es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicacin y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizar. Dependiendo del tamao de la organizacin que emplear la aplicacin y el riesgo asociado con su uso, puede elegirse comenzar la operacin del sistema slo en un rea de la empresa (prueba piloto), por ejemplo en un departamento con una o dos personas. Algunas veces se deja que los sistemas, el viejo y el nuevo, trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar los resultados. En otras palabras, el viejo sistema deja de utilizarse determinado da para comenzar a emplear el nuevo al da siguiente. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos aos. Sin
embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por consiguiente, es indudable que se debe dar mantenimiento a las aplicaciones; realizar cambios y modificaciones en el software, archivos o procedimientos para satisfacer las nuevas necesidades de los usuarios. Dado que los sistemas de las organizaciones junto con el ambiente de las empresas experimentan cambios de manera continua, los sistemas de informacin deben mantenerse siempre al da. En este sentido, la implantacin es un proceso en constante evolucin. La evaluacin de un sistema se lleva a cabo para
identificar puntos dbiles y fuertes. La evaluacin a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones: Evaluacin operacional, impacto organizacional, opinin de los administradores y desempeo laboral.
III.10.3
Solucin Base de Microsoft
Una solucin es el proceso completo de crear un sistema para un cliente. La solucin incluye planear, documentar, probar, distribuir, capacitar, y ofrecer soporte a la aplicacin. La aplicacin es slo una parte de la solucin. Microsoft tiene un conjunto de procesos y modelos en los que algunos son estndares en el envi de soluciones para la industria tecnolgica conocida como MSF (Soluciones Base de Microsoft), desarrolladores de software de todo el globo terrestre aplican esta base a las estrategias internas para asegurar la mejor prctica cuando desarrollan el software. La solucin base de Microsoft (MSF Microsoft Solution Framework) es desarrollada para la puesta en funcionamiento de proyectos de software grandes. Dos Modelos distintos (modelo de equipo y modelo de procesos) definen la base completa. Al configurar un proyecto grande en equipo se necesita usar el Modelo de Equipo. Modelo de equipo En el modelo de equipo, un desarrollador tiene un rol en un proyecto y se recomienda que trabaje solamente en una tarea: desarrollar el cdigo de la aplicacin. Cuando se trabaja en soluciones pequeas, se tomarn muchos roles. Un da se puede estar recopilando requisitos y la prxima semana se puede estar desarrollando cdigo para la aplicacin. Es difcil escribir cdigo y asumir otro rol en el proyecto.
Como desarrollador, ser fcil enfocar los esfuerzos en escribir cdigo y adentrarse en el anlisis, prueba, y documentacin sobre el programa. Esto dar como resultado un proyecto fallido casi siempre. Modelo de procesos El modelo de procesos consta de cinco fases; son las partes del MSF que ponen el Ciclo de vida de desarrollo de sistemas en prctica. Describe el orden en que se debe terminar cada fase. Tambin este modelo involucra las repeticiones de todas fases, conocido como versiones. El modelo de procesos es un bucle ininterrumpido de acontecimientos que incorpora el desarrollo de mltiples versiones de software. Cada versin del software ir a travs de todas fases de la base MSF. Prevencin Planificacin Desarrollo Estabilizacin (Pruebas) Distribucin
PRIMERA FASE: Prevencin Para empezar el MSF, se empieza en la fase de prevencin. El xito del proyecto empieza aqu. Los clientes esperan y se merecen comprender cmo va el proceso y alcances de la documentacin del proyecto. Hay cinco objetivos del la fase de prevencin que usted tiene que lograr antes de moverse a la fase de planificacin. Declaracin del problema Se debe describir en que consiste el problema as como la solucin a los planteamientos tratando de justificar el por qu de la creacin del sistema, para
ello es necesario mostrar al cliente o grupos de inters las ventajas que recibirn con el nuevo sistema. Objetivos Los objetivos tienen que ser medibles. stos son los que le ayudan a definir el xito del proyecto. La palabra clave es medible. Hay que asegurarse de que pueda medir objetivos en el sistema. Definicin de los roles Cuando los proyectos son pequeos solamente algunas personas trabajan en el proyecto. Aqu se determinar quin es responsable de la planificacin, el desarrollo, prueba, documentacin, y distribucin del sistema. Creacin de un documento de alcances Este documento ser un prototipo para la solucin. Todos los grupos de inters que participan en el proyecto deben terminar juntos la versin final del documento de alcances. Las secciones del documento de alcance incluyen lo siguiente: Un conjunto impreciso de requerimientos del usuario. La declaracin del problema. Definicin de los roles del equipo. Un conjunto de objetivos medibles. Una declaracin breve que define el proceso de planificacin prximo.
Anlisis de riesgo El cliente necesitar saber cualquier riesgo que pueda causar problemas para el proyecto. Estos riesgos pueden ser que se trabajar con nuevas tecnologas an no probadas que el sistema requiera banda ancha pudiendo exceder los recursos disponibles.
SEGUNDA FASE: Planificacin Durante la etapa de planificacin, se crearn documentos para validar que el proyecto pueda tener xito. Los documentos sern transformados a travs de la retroalimentacin con el cliente y los grupos de inters del proyecto. Se debe asegurar que todos los grupos de inters del proyecto tengan tiempo de examinar y validar cada documento. An para un proyecto pequeo, este proceso puede tomar varias rondas de cambios hasta que todas las partes estn contentas. Al final se crea un plan operativo del proyecto y estimacin de costos antes de trasladarse a la etapa de desarrollo. Hay una lista de los documentos que necesita crear: Documentos de diseos conceptuales, lgicos y fsicos. Casos de uso y escenarios de uso. Especificacin del sistema. Plan operativo del proyecto. Estimacin de costos.
TERCERA FASE: Desarrollo El desarrollo es el escenario con el que se est ms familiarizado. El MSF encapsula todo lo relacionado con la creacin del mbito de desarrollo hasta terminar la documentacin en esta etapa. El objetivo de esta etapa es una aplicacin completa lista para ser probada. La instalacin: Construir reas estratgicas para el desarrollo y pruebas. Para cualquier proyecto, se necesita un mbito de desarrollo y pruebas que se correspondan al ambiente de produccin. Se deben tomar las precauciones hacindolas coincidir con el necesarias para construir las reas estratgicas
mbito de produccin. Algo tan simple como los controladores de impresoras
pueden causar resultados inesperados en la aplicacin entre pruebas estratgicas y reas de produccin. Completar el prototipo Se debe permitir que el cliente valore un prototipo. No se debe subestimar el valor de este proceso. Hay que tener tiempo para que el cliente haga cambios al diseo. Descubrir que es fcil cambiar un prototipo. Una vez que se tienen tres meses de codificacin en marcha, los cambios en la interfaz de usuario pueden ser costosos. Completar el cdigo La aplicacin est lista para probar. Se deben validar los mdulos haciendo pruebas de las unidades. Suministrar documentacin de la aplicacin La documentacin de las fases anteriores es compilada con un manual de usuario y la documentacin del sistema. El equipo que va a realizar pruebas necesita esta documentacin. CUARTA FASE: Pruebas Se debe asegurar suficiente tiempo en el plan operativo para probar y hacer los planes de prueba. Como todo lo dems en el MSF, la fase de prueba es un proceso iterativo. Se necesitan planes de pruebas que se puedan repetir y validar despus de las correcciones. Se deben documentar los resultados. Cuando aparezcan errores en la aplicacin despus del lanzamiento, se querr ver por qu el plan de prueba no revel el defecto y luego se deber adaptar el plan de prueba. Despus de que el cliente ha aceptado los resultados de las pruebas, se completa la documentacin de cambios y empaquetan todos los archivos para la distribucin. Debe planificar las siguientes sub fases durante el proceso de prueba: Probar gradualmente la aplicacin. Prueba de seguridad.
Prueba de rendimiento. Prueba de aceptacin del usuario. Probar la integracin del sistema.
QUINTA FASE: Distribucin En esta fase est listo para la produccin. Si no se ha retrasado en tiempo y est dentro del presupuesto, el cliente estar satisfecho con el proyecto. Con toda la planificacin y la interaccin con el cliente, habr pocas sorpresas en esta etapa. La solucin entra en la produccin y se tendr un equipo pequeo disponible para entrenar y respaldar a los usuarios. Despus del tiempo acordado con el cliente, la aplicacin ser traspasada al personal de soporte tcnico. Se necesitar capacitarlos y darles la documentacin del sistema. De esta manera se ha logrado completar la implementacin del proyecto exitosamente. Todava se tiene pendiente cmo manejar los cambios usando objetivos en conflicto? Para finalizar un proyecto con xito. El prximo acpite explica esto en mayor detalle.
IV.
DISEO METODOLGICO
El presente trabajo investigativo describe el desarrollo de un sistema de informacin automatizado el cual ser implementado Asambleas de Dios de la ciudad de Estel. en el Colegio Emas
4.1
Tipo de Investigacin
El tipo de investigacin realizada es aplicada y descriptiva; aplicada porque se aplicaron conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera de Ciencias de Computacin; as como aplicacin de los conocimientos investigados sobre los lenguajes de programacin como Visual Basic.Net, Crystal report para la generacin de reportes y el gestor de base de datos SQL Server; los que los aplicamos durante el desarrollo del Sistema de Informacin. Es descriptiva porque se detallaron cada uno de los procesos que realizara el sistema desde su inicio hasta su fin.
4.2 Tcnicas para la recopilacin de informacin

Para recopilar la informacin necesaria que permiti determinar el problema y su solucin se utilizaron las siguientes tcnicas: 4.2.1 Entrevistas Esta tcnica se utiliza para recabar informacin sobre un determinado tema y es fundamental para la preparacin de un documento de investigacin; la cual fue aplicada a la Directora y Sub-directora del Colegio Emas Asambleas de Dios. 4.2.2 Bsquedas en Internet
Informacin sobre las diferentes definiciones, mtodos y estrategias utilizados para el desarrollo del sistema de informacin y su documentacin.
4.2.3 Revisin de documentacin impresa y digital Se consulto libros para la toma de decisiones sobre el diseo metodolgico a utilizar para la elaboracin del sistema de informacin al igual que consultas de pginas en internet.
4.3
Implementacin de la Metodologa seleccionada para el desarrollo del Sistema de Informacin.
En este trabajo de investigacin se implement como estrategia de desarrollo de sistemas de informacin, el Mtodo de Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas segn Kendall & Kendall; las cuales se describen a continuacin:
4.3.1 PRIMERA FASE: Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos En esta primera fase se identificaron las necesidades del usuario, al constatar lo tedioso de la bsqueda de informacin de los estudiantes para los encargados de almacenar estos datos, en cuanto al proceso de matricula, almacenamiento de informacin de docentes, materias y sobre todo el almacenamiento de las calificaciones. Las oportunidades son las ventajas que obtendr el Colegio al tener un sistema de informacin automatizado para el registro y control de los datos de cada estudiante de forma rpida y eficaz de manipular; permitiendo as que la informacin este el alcance del usuario en tiempo y forma.
Los objetivos planteados son de vital importancia para lograr el propsito con el que fue creado el sistema de informacin.
4.3.2 SEGUNDA FASE: Determinacin de los requerimientos de informacin.
Para determinar los requerimientos necesarios para la elaboracin del sistema de informacin del Colegio Emas Asambleas de Dios-Estel se utilizaron las herramientas como la observacin y la entrevista la que fue aplicada a la directora del Centro Lic. Mercedes Lanuza y a la subdirectora Lic. Amparo Rocha para conocer los procesos que se realizan para almacenar etc. Los requerimientos de informacin son las necesidades que plantea el usuario para la creacin del sistema de informacin. la informacin de los estudiantes durante el proceso de matricula, control de notas, asignacin de tutor
4.3.3 TERCERA FASE: Anlisis de las necesidades del sistema En esta fase se debe hacer uso de diagramas de flujos de datos para estructurar el almacenamiento de informacin tanto como la entrada y salida de datos. Para llevar a cabo un sistema es necesario hacer un anlisis de costo / beneficio; esto se refiere al costo que debera pagar el Colegio por el desarrollo del sistema de informacin y el beneficio que obtendr con la implementacin del sistema automatizado para mejorar la calidad del manejo de la informacin. Se utilizaron entrevistas, cuestionarios y se observo el proceso de cmo el
Colegio almacena la informacin en el proceso de control de matrcula y calificaciones durante el ao escolar.
4.3.4 CUARTA FASE: Diseo del sistema recomendado En esta fase se utiliz el formato de matrcula proporcionado por el Colegio y se sigui la lgica para la elaboracin de dicho formato en el sistema de informacin. Se disearon procedimientos precisos para la captura y almacenamiento de datos a fin de que los datos que van a entrar al sistema de informacin sean correctos, tambin incluye el diseo de base de datos que guardar los datos necesarios para los usuarios del sistema automatizado del Colegio Emas Asambleas de Dios-Estel.
4.3.5 QUINTA FASE: Desarrollo y documentacin del software En esta fase se trabajo la programacin a la par para desarrollar el software que llevar el control matricula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emas. Asambleas de Dios-Estel. Recopilamos la informacin necesaria para hacer un sistema ajustado a sus necesidades. En esta etapa se le mostrar al usuario la manera de usar el software, proporcionndoles un manual de usuario, el cual contiene informacin de cmo hacer uso del software. El sistema fue desarrollado con Microsoft Visual Studio 2008.Net, tambin se cre la base de datos utilizando el gestos SQL Server Express 2005, que almacenar la informacin estudiantes del Colegio.
4.3.6 SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema Antes de que pueda ser usado el sistema de informacin ejecutaremos una serie de pruebas para que destaquen los problemas con los datos de ejemplo y eventualmente con los datos reales del sistema actual. El mantenimiento de este sistema y de su documentacin comienza en esta fase y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de informacin.
4.3.7 SPTIMA FASE: Implementacin y evaluacin del sistema Implementacin En esta fase se implementar el sistema de informacin automatizado, as como la capacitacin de los usuarios para que manejen el sistema con la ayuda del manual de usuario.
Evaluacin del sistema Luego de haber implementado el sistema se proceder a evaluarlo para comprobar si su funcionamiento es el esperado y corregir posibles errores antes de la implementacin final.
4.4
Hardware y Software
Para el desarrollo del sistema de informacin se utilizaron las siguientes herramientas: Software Para el desarrollo del diseo y la programacin se utilizaron los diferentes: Plataforma Windows XP- Servi-pack 2 Plataforma NetFrameWork 2.0 Plataforma NetFrameWork 3.5 Cristal Report 10.5 Visual Studio 2008 SQL Server 2005 Express Edition Windows Installer 3.1 SQL Server 2005 Management Studio
Hardware Pentium 4 Procesador Intel(R) Memoria 512 Disco Duro 160 GB
Requerimientos para la implementacin del Sistema Pentium 4 o Celeron D Memoria 512 RAM
Disco Duro 40 GB Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2, Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista
V.
ANLISIS DE RESULTADOS. identificar los componentes
En este trabajo de investigacin se logr
que se necesitan para realizar el proceso de control de matrcula y calificaciones de cada estudiante dentro del Colegio Emas Asambleas de Dios- Estel.
Se utiliz la herramienta de Visual Net 2.0 para la programacin y diseo de las pantallas del Sistema de Informacin. Para crear la base de datos se utiliz SQL server 2005 como gestor de base de datos. El Sistema desarrollado es compatible con los sistemas operativos, Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2, Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista El Sistema se evalu con datos reales para eliminar cualquier margen de error que este pudiese presentar antes de implementarlo. Con la implementacin del sistema se pretende eliminar lo tedioso de manipular de informacin de los estudiantes del Colegio Emas sin ningn control sobre esta informacin y poder facilitar a los docentes la informacin de cada uno de estos de manera rpida y eficaz, tambin se podr obtener
reportes de la informacin de docentes, tutora, aranceles y datos acadmicos de los estudiantes. Se realiz el anlisis y diseo de la Base de Datos del Sistema de Informacin para el Control de Matrcula y calificaciones del Colegio Emas Asambleas de Dios-Estel de la siguiente manera:
FIGURA 4: MODELO ENTIDAD RELACIN. El modelo Entidad Relacin (E/R), muestra de forma grfica en la que se diseo la base de datos para el sistema de informacin automatizado. A continuacin se detallan los procesos lgicos realizados en cada una de las tablas utilizadas en el sistema de informacin.
FIGURA 5: DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE MATRCULA Y CALIFICACIONES
______________________________________
54
FIGURA 6: DIAGRAMA CERO DEL SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE MATRCULA Y CALIFICACIONES
Figura 7: Diagrama cero para el Sistema de Informacin para el control de Matrcula y Calificaciones
Base de Datos EMAUS R egistro de Ao/Grado
D l e d s o t a t n e c o d
Inform acin de docentes, ao/grado, datos sobre aranceles Inform acin de docentes, ao/grado, da tos sobre aranceles
Directora
4 Ing resar datos del D ocente
D l e d s o t a t n e c o d
Ao/Grado
5 Ing resar datos Ao/Grado

Aranceles
S ecretaria
Hoja de Docentes
7 Im prim ir reportes
Hoja de Aranceles
6 Ing resar datos sobre aranceles

R egistro de Aranceles Base de Datos EMAUS
Archiv o Direccin
Hoja de R eportes
Figura 8: Diagrama de primer nivel para el Sistema de Informacin para el control de Matrcula y Calificaciones
Base de Datos EMAUS R egistro de Asignaturas Asignar T utor, Ingresar m aterias, ingresar calificaciones
A c a n g i s r o t u T c a n g i s A r o t u T
Directora
8 Asig nar T utor
Asignaturas
9 Ing resar datos de asig natura

Calificaciones
Secretaria
Asignar T utor, Ingresar m aterias, ingresar calificaciones
11 Im prim ir reportes
Datos de notas
10 Ing resar Calificaciones

Registro de Calificaciones
Hoja de R eportes
Archivo Direccin
Boletn Escolar
Padre de Fam ilia
Base de Datos EMAUS
El resultado final de esta investigacin fue el desarrollo del Sistema de Informacin automatizado para el Control de Matricula y calificaciones para los estudiantes del Colegio Emas Asambleas de Dios Estel.
Pantallas de Ejecucin del Sistema Colegio Emas
FIGURA 9: PANTALLA DE INICIO DEL SISTEMA DE INFORMACION
FIGURA 10: PANTALLA DEL MEN PRINCIPAL
______________________________________
58
FIGURA 11: MEN SESIN INICIADA, BOTONES ACTIVOS
FIGURA 12: CREAR UNA CUENTA NUEVA
FIGURA 13: REGISTRO DE DOCENTES
FIGURA 14: REGISTRO DE AO/GRADO ESCOLAR
FIGURA 15: ASIGNACIN DE TUTOR PARA AO/GRADO ESCOLAR
FIGURA 16: REGISTRO DE MATERIAS
FIGURA 17: REGISTRO DE ESTUDIANTE
FIGURA 18: REGISTRO DE CALIFICACIONES
Figura 19: REPORTES
VI.
CONCLUSIONES
Con el desarrollo de este trabajo investigativo se obtuvieron las siguientes conclusiones: La informacin recopilada se utilizo para realizar el dise y programacin del Sistema de Informacin automatizado para el Colegio Emas. Se logr el desarrollo del sistema de informacin que permite manejar el control de matrcula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emas; haciendo uso de la herramienta Visual.net para el diseo de las pantallas y la adecuada programacin y para la creacin de la Base de datos el Gestor de Base de Datos SQL Server 2005. El sistema de informacin funciona con datos reales, los cuales se tomaron de la informacin recopilada en el Centro Educativo.
VII. Recomendaciones
El sistema
se
desempea
eficientemente
se
recomienda se implemente en el Colegio EMAS Asambleas de Dios.

En futuros desarrollos de proyectos de sistemas utilizar el lenguaje de programacin Visual.Net, ya que es un
programa con las
herramientas necesarias para facilitar el diseo y programacin de cualquier aplicacin.

El sistema realizado para el Colegio Emas queda accesible a cualquier persona que desee hacer alguna modificacin en pro de realizar mejoras, actualizaciones para garantizar la efectividad del mismo.
VIII. BIBLIOGRAFA
Referenciada 1. Alvarado Olivas Jos Manuel et al. Sistema de Control de Inventario y Facturacin en la Mueblera y Ferretera Franklin. Tesis 2008. 2. Amador Snchez Hugo Alberto, Snchez Blandn Denis Manuel. Sistema de Informacin Computarizado para el Control de la Contabilidad, Inventario y Facturacin de la Empresa Distribuidora de Electrodomsticos Los Tarantines, Estel. Tesis Febrero 2009. 3. Conceptos de Sistema www.ccee.edu.uy
4. Estrada Ramos, MSc. Carmen. Documento Cmo escribir un Artculo Cientfico?
5. Kendall & Kendall. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. (pg. 3638. Versin digital). 6. Kendall & Kendall. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. (Pg. 2,29). 7. OBrien, James A., Marakas George M. Sistemas de Informacin Gerencial . McGraw-Hill/Interamericana. 4ta Edicin 2001.
8. OBrien, James A., Marakas George M. Sistemas de Informacin Gerencial . McGraw-Hill/Interamericana. 7ma Edicin 2006. 9. Sistemas de Informacin www.monografas.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacionindividuo.shtml www.monografas.com/trabajos6/napro/napra.shtml www.MiTecnologico.com
Consultada 1. Alfaro Dvila Martha Lorena et al. Software Multimedia como tutor acadmico que facilita la enseanza de la asignatura Fundamentos bsicos de la computacin, dirigido a estudiantes de primer ao de la carrera de computacin del Centro Universitario Regional del Norte(CURN-Estel), periodo Marzo- Junio 2004.Tesis . 2. Estrategias de Desarrollo de Sistemas de Informacin www.monografas.com/trabajo12/romandos.shtml#PRUEBAS www.monografias.com/trabajos5/psicoedu/psicoedu.shtml 3. Ibarra Hidalgo Tania et al. Sistema Computarizado para el control del uso de los equipos de cmputo en los Laboratorios de informtica del Centro Universitario Regional del Norte en el ao 2004. Protocolo de investigacin. 4. Manual para el desarrollo de base de datos SQL Server 2005 como gestor. 5. Manual para la programacin de Microsoft Visual Basic.NET
IX.
Anexos
Anexo 1: Manual de Usuario Anexo 2: Manual Tcnico (Vase CD1)
Anexo 1: MANUAL DE USUARIO
Pasos para instalar el Sistema de Informacin Automatizado para el Colegio Emas Asambleas de Dios-Estel: 1. Insertar CD de la aplicacin. 2. Abrir la carpeta Colegio Emas 3. Abrir la carpeta Instalador Emas 4. Luego abrir carpeta Debug 5. Doble click en icono setup 6. Preparando la instalacin de sistema Emas- click en botn Siguiente
7. Seleccionar la carpeta en donde desea instalar la aplicacin dando click en el botn Examinar o dejarla en la direccin que automticamente aparece. Click ene l botn Siguiente.
8. Confirmar la Instalacin de la aplicacin y click en el botn Siguiente.
9. Instalando Sistema Emas, esperar mientras se instalan todos los componentes requeridos por el Sistema.
10. Click en el botn Cerrar
Pasos para instalar la Base de Datos para el Sistema de Informacin Automatizado del Colegio Emas Asambleas de Dios-Estel:
1. Abrir la carpeta Colegio Emas 2. Abrir la carpeta Colegio Emau 3. Doble click en la carpeta Aplicaciones 4. Doble click en icono SQLServer 2005 Management Studio
5. Preparando Instalacin. Click en el botn siguiente.
6. Aceptar el contrato de licencia para poder instalar el programa y Click en el boton Siguiente.
7. Registrar el nombre del equipo y click en el boton Siguiente
8. Seleccin de las caracteristicas del programa que se esta instalando y click en el boton Siguiente.
9. Preparando para instalar el programa y hacer click en Instalar
10. Instalando programa
11. Completada la Instalacion, click en el boton Finalizar
PANTALLAS DE EJECUCIN DELSISTEMA COLEGIO EMAUS
FIGURA 14: PANTALLA DE INICIO DEL SISTEMA DE INFORMACION
FIGURA 15: PANTALLA DEL MEN PRINCIPAL
En esta pantalla solo se encuentra activo el botn Sesin que permite tener acceso al sistema, ingresando el nombre del usuario y su respectiva contrasea, se da click en la opcin Aceptar y una vez realizada esta accin se activarn todos los botones que se encuentran desactivados, como se muestran en la siguiente pantalla.
FIGURA 16: MEN SESIN INICIADA, BOTONES ACTIVOS
FIGURA 17: CREAR UNA CUENTA NUEVA
En esta pantalla el botn Usuario permite crear una cuenta de usuario ingresando el nombre del usuario, nombre de la cuenta (Nick) y la contrasea del usuario. Este botn se utiliza para guardar los datos del usuario que utilizara el sistema, se activa una vez ingresados todos los datos. El botn VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a la pantalla del men principal.
FIGURA 18: REGISTRO DE DOCENTES
El botn Docentes permite hacer un registro de los docentes que laboran en el Colegio, ingresando el nombre, direccin, telfono, email y la materia que imparten. Este botn guarda los datos ingresados, se activa una vez ingresados los campos obligatorios de Nombres y Materias. El botn VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a la pantalla del men principal.
FIGURA 19: REGISTRO DE AO/GRADO ESCOLAR
El botn Ao/Grado permite hacer un registro de los aos y grados que se imparten en el Colegio, as como la designacin del turno al que corresponde cada ao y grado, as como tambin el nivel ya sea de Preescolar, Primaria y Secundaria.
Este botn nos permite guardar una vez ingresados todos los datos. El botn VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a la pantalla del men principal.
FIGURA 20: ASIGNACIN DE TUTOR PARA AO/GRADO ESCOLAR
El botn Tutor permite asignar un tutor a cada ao y grado, en el campo Buscar permite hacer una bsqueda de los datos de los docentes ya ingresados el cual se ha ingresado en la pantalla de registro de docentes y se le asigna un grado o ao y el turno y luego se da click en el botn Asignar
FIGURA 21: REGISTRO DE MATERIAS
El botn Materia permite hacer un registro de todas las materias ingresando el nombre de la materia y seleccionamos el Nivel de la materia, ya sea de Preescolar, Primaria o Secundaria. Este botn nos permite guardar los datos de las materias y niveles ingresados.
El botn VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a la pantalla del men principal.
FIGURA 22: REGISTRO DE ESTUDIANTE
El botn Estudiante permite ingresar los datos de un estudiante nuevo al sistema, llenando los datos requeridos y obligatorios de la ventana y seleccionando con un check la opcin nuevo luego de llenados los campos obligatorios de padre y madre se
da click en el botn
para que los datos de los padres se almacenen
en el sistema luego en el campo padre, madre o tutor se escribe le nombre de alguno de ellos y automticamente se filtran los datos para verificar si se guardaron con xito los datos. Y por ultimo se da click en el botn datos del estudiante. Y el botn volver que activado para permitir volver al men principal para guardar los esta
siempre
FIGURA 23: REGISTRO DE CALIFICACIONES
El botn Calif nos permite hacer un registro de las calificaciones de los estudiantes ingresando el nombre del estudiante en el campo Buscar Estudiantes y automaticamente se filtrar el nombre del estudiante con todos sus datos y al seleccionar dicho estudiante se filtran la materias correspondientes con el nivel del ao/grado en que se matricul luego se procede seleccionar la materia e ingresar las notas de cada materia de acuerdo al parcial que esta cursando dicho estudiante. Una vez introducidos todos los datos se activan los botones de guardar, ver reporte de calificaciones y volver. Guardar El botn VOLVER se utiliza para salir de la pantallas y volver al men principal El botn Reporte permite hacer un reporte de las calificaciones de cada uno de los estudiantes ingresados en el sistema de la siguiente manera.
FIGURA 24: INFORME DE CALIFICACIONES INDIVIDUAL
FIGURA 25: ARANCELES
Al dar click en el botn Arancel se despliega una ventana para los pagos de aranceles de cada estudiante, la cual tiene un sistema de busqueda que permite encontrar al estudiante que realizar el pago del mes que desea cancelar en el campo Buscar Estudiante x.. luego aparece automaticamente los datos del estudiante, selecciona el mes que se va a pagar, introduce el nmero de recibo el arancel y y luegose da click en el boton guardar y aparece los meses cancelados en la ventana de aranceles.
Guardar
Volver
FIGURA 26: INFORME DE ARANCELES
El botn Reporte permite generar un reporte de las mensualidades canceladas por cada estudiante de la siguiente manera. Cada reporte se puede imprimir.
Figura 27: MATRICULA
El botn Matrcula despliega una ventana, la cual permite realizar el proceso de Matrcula. En la ventana Matrcula se ingresan todos los datos de los estudiantes para realizar el proceso completo de matricula llenando los campos que
se le solicitan al usuario sobre cada estudiante, tambien en esta ventana se selecionan los documentos que cada estudiante entrega al momento de matricularse. En esta misma ventana se pueden cancelar los aranceles de matrcula y las mensualidades para cada matricula realizada. Cuando ya esten ingresados todos los datos se activan los botones de guardar, reporte y volver. Si los datos de los estudiantes ya se guardaron en el menu Estudiante solo se filtran los datos de este en la casilla Buscar Estudiante x para proceder a realizar la matricula de lo contrario se realiza la misma accion para almacenar los daos de un estudiante de nuevo ingreso. Con el boton Guardar se almacenan todos los datos ingresados de cada estudiante
Volver Este botn al dar click en el abre la ventana de datos requeridos del estudiante para ingresarlo como estudiante nuevo nuevo. El botn Reporte permite hacer un reporte de la hoja de matrcula del estudiante y poder imprimir cada hoja de matricula. El reporte se muestra de la siguiente manera.
FIGURA 28: INFORME HOJA DE MATRCULA
Figura 29: REPORTES
El botn Reportes permite el aceso a la ventana de los todos los reportes del sistema como se muestra en la figura 16.
El botn Estudiantes permite hacer un reporte de todos los estudiantes matriculados en el Colegio.
FIGURA 30: REPORTE DE MATRCULA
El botn Docente permite hacer un reporte e imprimirlo de los datos de todos los Maestros del Colegio.
FIGURA 31: REPORTE DE DOCENTES
El botn Tutora permite hacer e imprimir un reporte de la tutoria que se le asigna a cada maestro del Colegio.
FIGURA 32: REPORTE DE MAESTROS TUTORES
El botn Boletn hace un reporte del boletn escolar.
FIGURA 33: REPORTE DE BOLETN

El botn Calificaciones permite hacer un reporte de las calificaciones e imprimirla sobre cada uno de los estudiantes.
FIGURA 34: REPORTE DE CALIFICACIONES
El botn Matrcula permite hacer un reporte de la hoja de matricula e imprimirla por cada cada estudiante.
FIGURA 35: REPORTE DE HOJA DE MATRICULA
El botn Arancel permite hacer e imprimir un reporte de los aranceles que ha cancelado cada estudiante con sus respectivos meses.
FIGURA 36: REPORTE DE ARANCELES
ENTREVISTA 1 Entrevista a: Lic. Mercedes Lanuza Urroz Directora Colegio Emaus Asambleas de Dios Objetivo: Se aplic este instrumento de investigacin con el objetivo de identificar las necesidades y recopilar informacion para la elaboracin del sistema de informacin automatizado. Cuestionario 1. En qu ao fue fundado el Colegio? 2. Cuntos alumnos alberga el Centro por modalidad impartida? 3. Cul es el nmero de docentes que labora en el Colegio? 4. Qu dificultades se les han presentado al momento de realizar la matrcula de forma manual ? 5. Qu tipos de inconvenientes se les han presentado al llevar el registro de calificaciones en el libro de notas? 6. Cree usted que con la implementacin de un sistema de informacin automatizado se solucionarian algunos de los inconvenientes presentados durante los procesos de matriculas y contol de calificaciones de cada estudiante del centro? 7. Si tuviese la oportunidad de implementar un sistema de informacin en esta institucion lo hara?

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Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 2

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 3

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 5

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Planteamiento del problema

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 7

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 8

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 9

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Desarrollar un Sistema de Dios - Estel.

matrcula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emas Asambleas

corregir los errores en el mismo.

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 10

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

A continuacin se describen algunos trminos:

III.2 Sistemas de Informacin

www.ccee.edu.uy www.monografas.com 3 www.MiTecnologico.com

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

FIGURA 1. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

Sistemas de Informacin Computarizados

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 12

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

III.4 El rol de los Sistemas de Informacin en las Organizaciones

(OBrien, 2001). En tal

III.5 Antecedentes Histricos de la Enseanza con el Auxilio de la Computadora.

OBrien, James (2001). Sistemas de Informacin Gerencial. McGraw-Hill/Interamericana. 4ta Edicin.

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 13

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 14

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

III.6 La Informtica, la Computadora y la Educacin

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Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 16

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

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Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 18

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

aprendizaje. Manejar una computadora permite a los estudiantes entre otros.

autoestima, sintindose capaces de "lograr cosas", realizar proyectos, crecer,

III.7 Categoras de los Sistemas de Informacin

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 19

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Anlisis y Diseo de Sistemas Kendall & Kendall, pg. 2

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 20

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 21

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

Anlisis y Diseo de Sistemas Kendall & Kendall, pg. 29.

Gutirrez Moreno, Ruz Lpez ____________________________________ 23

Sistema de Informacin Automatizado para el Control de Matrcula y Calificaciones

contienen mdulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.