Informtica Aplicada

Prctica 4. La hoja de clculo: Microsoft Excel 2007

Departamento de Lenguajes y Computacin Universidad de Almera

PRCTICA 4. LA HOJA DE CLCULO: MICROSOFT EXCEL 2007

INFORMTICA APLICADA

1 Curso de Grado en Gestin y Administracin Pblica.

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PRCTICA 4. LA HOJA DE CLCULO: Microsoft Excel 2007 (Introduccin a los Modelos Econmicos
y Financieros)

Objetivos:

Utilizacin general de la hoja de clculo Microsoft EXCEL 2007 Introducir, analizar y efectuar operaciones en una hoja de clculo Representar datos de forma grfica Realizar modelos econmicos y financieros utilizando una hoja de clculo (EXCEL 2007)

Material:

Computadora Personal Microsoft Windows XP Hoja de clculo Microsoft Excel 2007 Complementos: Herramientas para anlisis (VBA), Solver

1. Hoja de clculo Microsoft Excel 2007

1.1. Introduccin Microsoft Excel 2007 es una potente hoja de clculo desarrollada por Microsoft que se ejecuta bajo entorno Windows, y que se utiliza para almacenar y trabajar con listas de datos, realizar clculos matemticos y, crear informes y grficos. Microsoft Excel 2007 es una hoja de clculo que aade a la potencia de clculo tpica de estas aplicaciones unas caractersticas realmente nuevas para facilitar el trabajo y optimizar el tiempo y el esfuerzo empleados. Proporciona un glosario de funciones realmente completo y unas posibilidades grficas prcticamente ilimitadas. Fundamentalmente puede gestionar los siguientes elementos, aunque en esta prctica slo abordaremos los dos primeros: Hojas de clculo. Permite introducir modelos numricos para todo tipo de clculos matemticos, estadsticos y financieros. Por tanto, en ellas se puede almacenar, manipular, calcular y analizar datos numricos, de texto y frmulas que relacionen esos datos. En este punto radica la importancia de una hoja de clculo, ya que ser suficiente desarrollar un modelo para unos datos en concreto ya que al modificarlos, automticamente la hoja se recalcular en base a ellos. Un modelo es la representacin abstracta que ilustra los componentes y sus relaciones ante un determinado fenmeno. Grficos. Todos los modelos desarrollados en la hoja de clculo, podrn acompaarse de grficos para representar la informacin. Por omisin, incorpora once tipos de grficos , donde cada uno integra a su vez distintos formatos. Bases de datos. Son conjuntos de datos introducidos en la hoja de clculo siguiendo una estructura lgica. Permiten ser ordenados, filtrados, resumidos, obtener esquemas, etc.

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1.2. Cmo iniciar la hoja de clculo Microsoft Excel 2007 Para ejecutar Microsoft Excel 2007 hay que encontrarse bajo el entorno Windows. Hay que seleccionar el grupo donde se encuentre la aplicacin y pulsar dos veces con el cursor del ratn sobre el icono asociado al programa. En la figura 1 se muestra Microsoft Office Excel 2007 como elemento del grupo Microsoft Office. En algunas instalaciones puede aparecer directamente como elemento del men Programas.

Figura 1: Inicio de la hoja de clculo Excel 2007 (Windows Vista) 1.3. Entorno de trabajo de Microsoft Excel 2007 Cada vez que se acceda a Microsoft Excel 2007 el programa comenzar con lo que se denomina Libro de trabajo que permite disponer de diferentes Hojas asignadas a dicho libro. Por omisin comienza con el nombre Libro1 hasta que el usuario lo almacene con otro nombre. La pantalla tpica que aparece se muestra en la siguiente figura:

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Por lo tanto al ejecutar Microsoft Excel 2007, la pantalla que aparece posee cinco reas: Barra de mens. Se encuentra debajo de la barra de ttulo de la aplicacin. Contiene las rdenes de Microsoft Excel 2007 agrupadas por categoras (Inicio, Insertar, Diseo de Pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista) Barras de herramientas. Constan de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones con un solo clic de ratn. La barra de herramientas se encuentra situada justamente debajo de la barra de men, y sus opciones van cambiando en funcin de la opcin del men seleccionada.

Barra de frmulas. Es donde se puede modificar el contenido de una celda, aceptndolo o cancelndolo. Barra de estado. Est situada en la parte inferior de la ventana de Excel 2007. En su parte izquierda se ofrece una pequea informacin sobre el estado de la hoja, y una breve descripcin del botn seleccionado en la barra de herramientas o la orden seleccionada en cualquier men. En su parte derecha disponemos de acceso a un conjunto de opciones relacionadas con el tipo de vista de la hoja de clculo (Normal, Vista Previa, Diseo de Pgina) y un control para modificar el nivel de zoom del rea de trabajo. Ventana de documento. Es la ventana que contiene el libro de trabajo. Se compone de los siguientes elementos: Barra de ttulo. Contiene el nombre del libro actual Documento. Un libro de trabajo est compuesto por un conjunto de hojas de clculo. Cada hoja se nombra inicialmente como Hoja 1, Hoja 2, etc. Para activar una u otra hoja, hay que pulsar sobre la etiqueta que contiene al nombre. Toda hoja de clculo del libro de trabajo, se compone de celdas cuyo nombre viene determinado por la interseccin de una columna (denominadas por letras desde la A hasta la IV) y una fila (numeradas desde la 1 hasta la 65536). Barras de desplazamiento. Permiten desplazamientos por la hoja de clculo de cada libro. CMO SE ALMACENA EN DISCO UN LIBRO DE TRABAJO? Para almacenar en disco un libro de trabajo seleccione la opcin Guardar situada en el men que obtenemos al pulsar sobre el botn de Office.

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Botn de Office

Si es la primera vez que almacena ese libro, por omisin Excel asigna como nombre de archivo Libro1. Si desea modificar el nombre utilice la opcin Guardar como del men Archivo. Aparece el siguiente cuadro de dilogo que hay que completar.

Seleccione aqu la unidad Seleccione aqu el directorio o carpeta

Escriba aqu el nombre del libro

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1.4. Tutorial de Microsoft Excel 2007 (Modelo de control de gastos) Una de las tcnicas ms utilizadas para aprender a utilizar una aplicacin informtica es ejecutando un tutorial. Consiste en ir realizando un ejemplo prctico paso a paso en el que se utilicen todas las opciones que presenta el programa o las ms comunes. Todas las acciones que se deben ejecutar para realizar el ejemplo se explican detalladamente, de esta forma se introduce al usuario en el entorno de la aplicacin a la vez que aprende su funcionamiento. En el siguiente tutorial se va a implementar una hoja de clculo en la que se estudia un proceso sencillo que se utiliza en PYMEs para el control de determinados gastos en diferentes sucursales de una empresa (modelo de control de gastos). Las fichas que se utilizan en estos estudios presentan un formato muy simple:
ESTUDIO DE GASTOS: MyEnterprise Ao =
Almeria Sueldos Alquiler Seguros Telfono Electricidad/Agua Impuestos Otros Gastos Total Sucursal % Sucursal Caada Vcar Macael Aguadulce Tjola Total
% Gastos

Para desarrollar una hoja de clculo bajo Microsoft Excel 2007 que resuelva el problema en donde se puedan observar algunas de las opciones ms utilizadas de este programa, realice los siguientes pasos: 1. Introducir textos. Introduzca los rtulos bsicos para el diseo final de la ficha estndar para nuestro ejemplo. En la celda A1 introduzca el siguiente texto: ESTUDIO DE GASTOS: MyEnterprise Fjese que el texto que ha introducido en la celda A1 invade parte de la celda siguiente (la B1). No obstante, el contenido se encuentra solamente en la celda A1. Si se desplaza a la B1 podr comprobar que en ella no hay nada. Si escribe algo en la celda B1, en pantalla se solapar el contenido de ambas celdas, pero siguen existiendo en dichas celdas. En la celda A3 introduzca el siguiente texto: Ao = NOTA IMPORTANTE Guarde el archivo que contiene la hoja de clculo que est realizando en el directorio PRAC_4 (carpeta donde se guardarn todos los libros de hojas de clculo creados para esta prctica) en su disco de prcticas y asgnele el nombre Tutorial.xls

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2. Introduzca el resto de los rtulos (textos identificativos) en la hoja de tal forma que se parezca a la siguiente hoja:

3. Editar ancho de columnas. Como se puede observar el contenido de la celda A10 (Electricidad/Agua) no cabe completamente en ella, ya que su tamao es el estndar. Microsoft Excel 2007 permite modificar la anchura y altura de las celdas con un simple movimiento del ratn: Site el cursor del ratn en la lnea de separacin entre la celda A y B de la lnea cabecera en la que se indica el nombre de las columnas. Obsrvese que el cursor del ratn cambiar mostrando una lnea vertical y dos flechas en direcciones opuestas. Pulse el botn izquierdo del ratn y sin dejar de pulsarlo arrastre el ratn aumentando el tamao de la celda de 10,71 a 16,14 (118 pxeles). Aparecer una lnea discontinua que muestra la anchura que tendra la columna si en ese instante se dejara de pulsar el botn del ratn.

DONDE SE INDICA EL TAMAO DE LA CELDA? Debajo de la Barra de frmulas (en los botones de columnas), junto a la zona en la que tenemos posicionado el puntero del ratn, al pulsar el botn izquierdo del mismo, aparece un cuadro indicando la anchura de la columna, actualizndose conforme se arrastra el ratn a derecha o izquierda.

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4. Combinar celdas. Para conseguir que el ttulo ESTUDIO DE GASTOS: MyEnterprise aparezca centrado como en el formato de la hoja que se desea realizar debe seguir estos pasos: Seleccione las celdas desde la A1 hasta la I1, para ello debe pulsar sobre la celda A1 y sin liberar el botn del ratn, arrstrelo hasta la I1. La seleccin aparece resaltada en negro, tal y como se muestra en la siguiente figura: En la pestaa Inicio, pulse la opcin de la herramienta Combinar y Centrar en varias columnas (cuyo icono es una a con flechas a derecha e izquierda), para unir las celdas en una sola. El ttulo aparecer centrado entre las columnas A e I. 5. Editar bordes de celdas. A continuacin se van a incorporar las lneas o marco de tabla a nuestro ejemplo. Para ello, site el cursor en la celda A5, pulse el botn izquierdo del ratn y, al igual que antes, SIN SOLTARLO desplcese hasta la celda I14. Podr comprobar que el fondo cambia de color indicando que se ha seleccionado un rango de la hoja de clculo para hacer algn tipo de operacin sobre este rango. Una vez establecido el rango, seleccionamos el tipo de borde que tendr la tabla. Para ello Seleccione la opcin Inicio Formato del men principal. Seleccione la opcin Formato de Celdas (o directamente: botn derecho del ratn y Formato de celdas...). Aparecer la ventana Formato de celdas.

Pulse sobre la pestaa Bordes para abrirla, si no lo est ya. Desde la pestaa Bordes, que se muestra en la siguiente pgina, pulse con el cursor del ratn sobre el Estilo de lnea que se indique en la figura. A continuacin, pulse sobre los botones de Bordes en la seccin Borde (para personalizar el estilo de bordes), o en los botones de la seccin Preestablecidos (para acogernos a uno de los estilos predefinidos). Por ltimo pulse el botn Aceptar.

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A continuacin repita el proceso para los otros recuadros que requiere la hoja que se desea realizar: Seleccione las celdas desde A1 hasta I1 y aplquele el mismo formato de lneas y slo al contorno. Seleccione las celdas desde A3 y B3, aplicndole a la seleccin el mismo formato de lneas y slo al contorno. La hoja presentar el siguiente aspecto:

Como puede comprobar, la celda A5 tiene asignado un formato de lnea que no corresponde al que presenta la plantilla, por lo que habr que eliminar la lnea superior y la izquierda. Para ello site el cursor en dicha celda y entre, al igual que antes, en la carpeta Bordes del cuadro de dilogo Formato de celdas:

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Elimine los bordes que sobren a las celdas H14, I13 e I14 para que la hoja que se obtenga sea similar a la que se desea realizar:

6. Mover contenido de una posicin a otra. Como se puede observar, tanto el ttulo de la hoja de clculo como el texto de los tipos de gastos se encuentran muy cerca del borde por lo que sera conveniente desplazarla una fila hacia abajo y una columna a la derecha. Para ello: Seleccione con el cursor el rango A1 hasta I14. Seleccione la opcin Cortar situada en el men Edicin. El rango se muestra con una lnea discontinua en movimiento. Pulse sobre la celda B2 para activar dicha celda. Seleccione la opcin Pegar que hay en el men Edicin. Podr comprobar que el rango que ha cortado es desplazado al lugar que ha especificado, apareciendo el mismo problema que al principio: la opcin Electricidad/Agua no cabe en la celda B11. Para arreglar este problema, acte de forma similar a la que se ha seguido en el punto 4, es decir, ample la anchura de la columna B y aplquele un tamao 16,14 (118 pxeles).

CMO SE PUEDE VISUALIZAR COMPLETAMENTE EL rea de trabajo? En la parte inferior de la aplicacin disponemos de una opcin de Zoom. Esta opcin nos permitir seleccionar el tamao oportuno y as aumentar o disminuir la porcin de la hoja de clculo en la que se est trabajando. Para ello desplazamos la flecha hacia la izquierda o hacia la derecha si queremos disminuir o aumentar el zoom respectivamente. Para el ejemplo que estamos realizando deberemos seleccionar el valor 80 % para obtener una correcta visin del rea de trabajo.

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La hoja presenta el siguiente aspecto:

Opcin Zoom

7. Centrar el contenido de una celda. A continuacin se va a centrar el texto que hay en la fila 6, realizando los siguientes pasos: Seleccionamos el rango de celdas a centrar, en este caso el rango ser desde la C6 hasta J6. Seleccione una vez mas la ventana Formato de celda Dentro de sta, seleccione la ficha Alineacin Pulse sobre el tipo de alineacin Centrar del cuadro Horizontal. Por ltimo pulse el botn Aceptar. Realice los pasos equivalentes para alinear a la derecha las celdas B14 y B15. 8. Introducir los datos numricos de la hoja de clculo. Introduzca los siguientes valores para las columnas referentes a los datos de cada sucursal. A modo de ejemplo introduzca los datos ficticios que se indican a continuacin, medidos en Euros ():
Ao =
2001 Almera 32500 10800 500 3500 450 300 7000 Caada 21500 7200 220 1200 400 300 5000 Vcar 10800 3600 150 1100 300 260 3500 Macael 21500 7200 250 1500 350 280 4500 Aguadulce 10800 3800 150 1000 320 275 3700 Tjola 10800 3600 120 900 300 200 3000

Sueldos Alquiler Seguros Telfono Electricidad/Agua Impuestos Otros Gastos

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9. Editar el formato del contenido de una celda. A continuacin se va a especificar el tipo de contenido a la tabla que se est diseando. A todas las celdas cuyo contenido sea numrico se le va a asignar un determinado tipo de formato de nmero. A las celdas donde se incluyen los datos junto con los totales se le quiere asignar un formato de nmero en el que aparezca un punto separando las centenas de los millares, por tanto: Seleccione el rango C7 hasta H13 Seleccione la opcin Celdas del men Formato. Aparece, de nuevo, la ventana del cuadro de dilogo Formato de celda Active la ficha Nmero en esta ventana, si no lo est ya. En la ficha, seleccione la categora Personalizada. Si no aparece esta categora visible en la ventana utilice las barras de desplazamiento verticales Seleccione la opcin #.##0 Pulse el botn Aceptar.

Realice los pasos equivalentes para asignar un formato de nmero en el que aparezcan dos decimales (#.##0,00) a las celdas de Total (I7:I14), % Gastos (J7:J13), Total Sucursal (C14:H14) y % Sucursal (C15:H15). 10. Calcular los totales. En este paso se van a introducir las frmulas (o funciones) para calcular los totales. Para realizar la sumatoria de un rango de celdas se utiliza la funcin SUMA. Para ello site el cursor en la celda I7 e introduzca lo siguiente: =SUMA(C7:H7) En la celda I7 se mostrar el resultado de sumar los contenidos de las celdas en el rango desde C7 hasta H7. FUNCIONES DE Excel Las funciones se expresan mediante su nombre y entre parntesis el rango o celdas donde se aplicar tal funcin. El rango se indica con dos puntos (:). Si se quieren sumar celdas aisladas se utiliza el punto y coma (;). Por ejemplo, =SUMA(C7;H7) obtiene la suma del contenido de las celdas C7 y H7. En cambio, =SUMA(C7:H7) realizar la suma de todas las celdas desde C7 a H7, stas incluidas. Puede comprobar todas las funciones que admite Excel seleccionando la opcin Insertar Funcin que aparece en el men Frmulas.

Para calcular el total de la casilla I8, habra que actuar de la misma forma y escribir: =SUMA(C8:H8)

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Esta operacin se debera repetir para todas las casillas de total, pero Microsoft Excel 2007 permite copiar frmulas de forma inteligente denominada llenado automtico. NOTA IMPORTANTE Puede ser que al introducir un valor excesivamente largo o una frmula cuyo resultado sea tambin muy largo, no puede ser mostrado en la celda, por lo que Excel lo advierte con smbolos #. Para poder ver el resultado de la celda se puede ampliar el tamao de la celda. Para ello, pulse con el cursor del ratn sobre la letra de la columna (se marcar la columna en otro color) y luego seleccione Formato, luego Columna y luego Ancho. En la ventana que aparece especifique el ancho y luego pulse el botn Aceptar. LLENADO AUTOMTICO El llenado automtico se utiliza cuando se desean copiar frmulas de unas celdas a otras de una misma fila o una misma columna, actualizando los operandos que intervienen en la funcin. El procedimiento consiste en los siguientes pasos: Seleccione la celda a copiar Site el cursor del ratn en la esquina inferior derecha. Cambiar su forma remarcando la celda actual con un signo + en la esquina inferior derecha de dicha celda Pulse el botn izquierdo del ratn en el signo +, y sin soltarlo, arrastre hasta la ltima celda en que se desea copiar la frmula. De esta forma se copiar la frmula a todas las celdas seleccionadas pero actualizando las celdas con las que se realizan las frmulas. En el ejemplo que nos ocupa, el contenido de las celdas ser:
Celda Contenido I7 =SUMA(C7:H7) I8 =SUMA(C8:H8) ... ... I13 =SUMA(C13:H13)

MANTENER UNA CELDA FIJA DURANTE EL LLENADO AUTOMTICO Si en el llenado automtico se desea mantener una celda fija, es decir que no se actualice el nombre de la celda al arrastrar, slo hay que indicarlo con el smbolo $, es decir siguiendo con el ejemplo anterior si se desea sumar la columna C con la celda H7 hay que indicarlo de la siguiente manera:
Celda Contenido I7 =SUMA(C7,$H$7) I8 =SUMA(C8;$H$7) ... ... I13 =SUMA(C13;$H$7)

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REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS. Las Referencias Relativas se refieren a las celdas por sus posiciones en la hoja de clculo en relacin a la celda que contiene la frmula. Es decir, cuando copiemos y peguemos una frmula con referencias relativas, entonces Excel las detecta y opera por posiciones (columnas y filas) en la hoja de clculo. Por ejemplo, si el contenido de B2 y B3 es 1 y 2 respectivamente, y en E5 tenemos la frmula =B2+B3 (resultado 3). Si copiamos E5 y la pegamos en H10, el contenido de sta ser =E7+E8 (resultado 0). Es decir, E H (3 posiciones o columnas) y 5 10 (5 posiciones o filas); E5: =B2+B3 H10: = (B+3)(2+5)+(B+3)(3+5) =E7+E8, y por tanto B2 y B3 son referencias relativas. Las Referencias Absolutas identifican las celdas por sus posiciones FIJAS en la hoja de clculo, utilizando para ello el smbolo $ antes de las columnas y de las filas. Es decir, cuando copiemos y peguemos una frmula, no modifica sus posiciones (columna y fila) en la frmula copiada. Por ejemplo, si queremos que B3 no vare al copiar la frmula original, entonces en E5 debemos tener =B2+$B$3, y al copiarla y pegarla en H10 tendramos =E7+$B$3 (resultado 2), y por tanto $B$3 es una referencia absoluta. Las Referencias Mixtas es una mezcla de referencias absolutas y relativas. Es decir, cuando copiemos y peguemos una frmula no se modifiquen sus posiciones de columna o fila en la frmula copiada, para ello colocamos el smbolo $ delante de la columna (letra) o de la fila (nmero) segn corresponda. Por ejemplo, si deseamos que para B2 no vare la fila (2) pero s la columna (B) (referencia mixta de fila), entonces en E5 debemos escribir =B$2+$B$3, quedando en H10 despus de copiar y pegar =E$2+$B$3 (resultado 2); pero si deseamos que para B2 no vare la columna (B) y s la fila (2) (referencia mixta de columna) entonces en E5 debemos escribir =$B2+$B$3, quedando en H10 despus de copiar y pegar =$B7+$B$3 (resultado 2). Para escribir las frmulas que utilizan referencias (relativas, absolutas o mixtas) podemos hacer uso de la techa <F4>, que acta como un bucle para asignar referencias segn las pulsaciones sobre la misma de la siguiente manera (partiendo de la referencia relativa inicial, sin ningn smbolo $): 1. Una pulsacin, referencias absoluta (fija columna y fila); $Columna$Fila. 2. Dos pulsaciones, referencia mixta de fila (fija la fila y deja variable la columna): Columna$Fila. 3. Tres pulsaciones, referencia mixta de columna (fija la columna y deja variable la fila): $ColumnaFila. 4. Cuatro pulsaciones, referencia relativa inicial (columna y fila variables): ColumnaFila. Para calcular el total de la celda C14 habra que escribir =SUMA(C7:C13). Siguiendo los mismos pasos que se han realizado anteriormente, calcular todos los totales de los gastos de cada sucursal (fila 14). En la celda I14 aparece el total en Euros () de los gastos que se estudian. Se puede calcular sumando los totales de los diferentes tipos de gastos (celdas de la I7 a la I13), o bien, la suma del total de los gastos por sucursal (celdas de la E14 a la H14).

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A continuacin se van a introducir las frmulas (o funciones) para calcular los porcentajes de gastos (columna J) y de las sucursales (fila 15). Por ejemplo para calcular el porcentaje de gastos de Sueldos en las sucursales (celda J7) con relacin al total de los gastos, habra que introducir la siguiente frmula en dicha celda (J7): =(I7/I14)*100 En la celda J7 se mostrar el porcentaje que representan los gastos de Sueldos frente al total de gastos. Calcular el porcentaje del resto de los tipos de gastos (celdas de la J8 a la J13) y el porcentaje que representa cada sucursal (celdas de la C15 a la H15) frente al total. Nota: si va a copiar y pegar la frmula de J7 en las dems celdas que forman el rango (J8:J13) utilice I14 como referencia absoluta ($I$14), es decir, =(I7/$I$14)*100 en J7 y =(C14/$I$14)*100 en C15. El resultado final de las operaciones ser:

11. Como habr podido observar en ningn lugar aparecen las unidades de los datos numricos, por lo que habr que indicarlo en algn lugar de la hoja. Escriba en la casilla H4 el siguiente texto: Unidades = Euros (). Seleccione las celdas H4, I4 y J4 y aplquele un formato de lneas al contorno del rango y del mismo grosor que las que se han utilizado hasta este momento. 12. Editar color de fondo de una celda. En este apartado se va a asignar un color de fondo para diferentes rangos. Para los rtulos (texto) de los gastos se le va a asignar el color verde. Habr que realizar los siguientes pasos: Seleccione el rango de los tipos de gastos (desde B7 hasta B13) Abra la ventana Formato de celda Desde la ficha Relleno seleccione el color Verde Por ultimo pulse el botn Aceptar para que esto tenga efecto 13. Realice la misma operacin para los siguientes rangos asignndoles estos colores:
Rangos Sucursales Datos de las sucursales Total tipos de gastos Total sucursales Total Porcentaje tipos de gastos Porcentaje sucursales Celdas C6:H6 C7:H13 I6:I13 B14:H14 I14 J6:J13 B15:H15 Color Rojo Amarillo Verde oscuro Fucsia Celeste Gris claro Gris oscuro

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14. Asigne un color de fondo para el ttulo de la hoja de clculo. Para ello: Seleccione el rango B2 hasta J2 Abra la ventana Formato de celda Asgnele el color de fondo amarillo plido Pulse el botn Aceptar A continuacin, modifique el formato de las fuentes del ttulo (tipo de letra), convirtindola en tipo de fuente Times New Roman, negrita, cursiva y de tamao de letra 14. Para esto debe seguir estos pasos: Seleccione la celda que contiene el ttulo: B2 Seleccione la pestaa Inicio del Men Principal. Seleccione el tipo de letra Times New Roman en el cuadro Fuente. Bsquelo utilizando la barra de desplazamiento vertical. Seleccione la opcin Negrita y cursiva para darle formato al texto. Seleccione la opcin 14 en el cuadro Tamao. Bsquelo utilizando la barra de desplazamiento vertical. Para finalizar, pulse el botn Aceptar. El aspecto que presenta la hoja en este momento es el siguiente:

15. A continuacin, se va a modificar el nombre de la hoja de clculo que aparece en la parte inferior. Para ello, site el cursor sobre el nombre Hoja1 en la parte inferior y pulse el botn derecho del ratn. En el men que aparece, seleccione la opcin Cambiar nombre e introduzca el nuevo nombre (Ao 2008) para la hoja de clculo activa. Pulse la tecla INTRO para finalizar. Observe que ahora, en la parte inferior aparece el nuevo nombre de la hoja de clculo.

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16. Crear grfica usando los datos de la hoja de clculo (I). En este apartado se van a crear una serie de grficos para facilitar la tarea de estudiar los datos de los gastos existentes para las sucursales de la empresa MyEnterprise. Se va a crear un grfico en el que se compararn los gastos de la sucursal de Almera. Para ello, realice los siguientes pasos: Seleccione los datos necesarios en la hoja de clculo. Evidentemente se refiere a los datos numricos correspondientes a Almera. Se indicarn mediante un rango, pero lo normal a la hora de establecerlo para los grficos es incluir dentro de ste el texto que deber aparecer en los ejes de la grfica. Para nuestro caso, mostraremos en el eje X los tipos de gastos utilizados, por lo que el rango para el grfico ser desde la B7 hasta C13. Una vez establecido el rango, seleccione la pestaa Insertar del men principal. En el apartado Grficos seleccione el tipo Columna. Se desplegar un conjunto de opciones como el de la figura que se muestra a continuacin:

Seleccione el tipo de grfico Columna agrupada 3D. Tras pulsar, una nueva grfica ser insertada automticamente en la hoja actual.

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A continuacin realizaremos cambios sobre la grfica aadiendo un ttulo y una descripcin para los valores de cada eje. Para ello hacemos doble clic sobre la nueva grfica que acabamos de crear. Un nuevo men con opciones especficas para grficas aparecer en la parte superior. En el apartado Diseos de grficos del nuevo men de opciones, desplegamos todas las opciones posibles, y seleccionamos aquel diseo que incluya tanto un ttulo principal, como ttulos en los ejes horizontal y vertical.

Introducimos los siguientes valores:

Ttulo Ttulo del grfico Eje horizontal Eje vertical Texto a introducir GASTOS SUCURSAL ALMERIA 2008 Tipos de Gastos Euros

Para terminar, vamos a mover la grfica a otra hoja. Para ello, hacemos clic con el botn derecho sobre la grfica y seleccionamos la opcin Mover Grfico.

Indicamos que queremos insertar el grfico actual en una hoja nueva con el nombre Grfico ALMERA, y pulsamos el botn Aceptar.

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En la pantalla aparece el grfico que ha diseado. Si desea regresar a la hoja de datos, pulse con el ratn del cursor sobre la ficha Ao 2008 que aparece en la parte inferior de la pantalla. Si desea ver el grfico, pulse sobre la ficha Grfico1. El grfico que aparece en la pantalla es similar al que se muestra a continuacin:

Una vez creado el grfico se pueden realizar distintas modificaciones sobre el mismo, desde cambiar el tipo de fuente, tamao y color de los distintos textos hasta desplazar los contenidos a otra ubicacin. Site el cursor del ratn sobre cualquier texto del eje X, por ejemplo Sueldos y pulse el botn izquierdo. Pulse sobre la pestaa Inicio del men principal. En el apartado Fuente, seleccione un tamao de 11. Haga lo mismo con los ttulos de los ejes horizontal y vertical, cambiando su tamao a 14. Si algn ttulo no se encuentra en el lugar adecuado, muvalo hasta otra zona de la grfica donde quede visible.

17. Crear grfica usando los datos de la hoja de clculo (II). En otra hoja, realice un grfico de Columnas agrupadas con efecto 3D para comparar los gastos de las sucursales (B6:B13) de Almera (C6:C13), Vcar (E6:E13) y Tjola (H6:H13). Consulte el paso anterior para hacer este apartado. El nuevo grfico aparecer como Grfico2. Modifquele el nombre y asgnele Comparacin Sucursales. SELECCIN DE UN RANGO CELDAS NO CONSECUTIVAS Para seleccionar un rango de celdas que no se encuentran consecutivas, debe utilizar la tecla CONTROL. El mtodo a seguir consiste en: Seleccione normalmente la primera parte del rango de celdas Pulse la tecla CONTROL y sin soltarla seleccione la segunda parte del rango de celdas Pulse la tecla CONTROL y sin soltarla seleccione la tercera parte del rango de celdas, y as sucesivamente
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Prctica 4. La hoja de clculo: Microsoft Excel 2007

Los datos correspondientes a Almera, Vcar y Tjola se encuentran en celdas no consecutivas por lo que debe actuar de la siguiente forma: Seleccione el rango de celdas B6:C13, correspondiente a los tipos de gastos y a Almera. Pulse la tecla CONTROL y seleccione el rango E6:E13, correspondiente a Vcar. Pulse la tecla CONTROL y seleccione el rango H6:H13, correspondiente a Tjola. Deber resultar un grfico similar al que se muestra a continuacin:

18. Aplicar un formato predefinido. Para finalizar se le va a aplicar a la hoja de datos (Ao 2001) uno de los formatos predefinidos de Microsoft Excel 2007. Realice los siguientes pasos: Copie el contenido de la hoja de clculo (Ao 2001) en otra hoja de clculo. Utilice las opciones Copiar y Pegar del men Inicio: Seleccione el rango B2:J15 Seleccione la opcin Copiar del men Edicin Seleccione la opcin Hoja de clculo que se encuentra en el men Insertar (Hoja4) Site el cursor en la celda B2 para insertar la copia Seleccione la opcin Pegar en el men Edicin. NOTA IMPORTANTE Si algunos datos no se ven en pantalla (aparece el smbolo #######, o se corta su contenido) modifique el ancho de las columnas como se ha estudiado al principio de este tutorial. Consulte apartados anteriores para hacer esto.

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Prctica 4. La hoja de clculo: Microsoft Excel 2007

Modifique el nombre de la hoja nueva por el nombre Ao 2008 Bis. Seleccione el rango B6:J15. Elimine el color de fondo de las celdas seleccionadas. Para ello pulse el botn derecho sobre la seleccin y en las opciones de formato seleccione un relleno vaco. Seleccione la pestaa Inicio del men principal En el apartado Estilos, despliegue la opcin Dar formato a esta tabla y aplique un formato basado en un tema de color azul. Para terminar, pulse el botn Aceptar. La hoja de clculo Ao 2001 Bis, aparece con el siguiente aspecto:

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