Windows y Office Basico (Mt.2.9.0-E102.06)

Manejo de windows y office bsico
Cdigo: MT.2.9.0-E102/06 Edicin 02
Guatemala, mayo 2006
MANEJO DE OFFICE Y WINDOWS BSICO
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MANEJO DE WINDOWS Y OFFICE BSICO Cdigo: MT. 2.9.0-E102/06 Edicin 01
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NDICE
Objetivo del manual Presentacin 5 7
Captulo 1
WINDOWS XP Objetivos del captulo 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 Introduccin a la computacin Componentes de una PC Componentes y herramientas de windows XP Configuracin Archivos y carpetas Explorador de windows Accesorios Resumen Evaluacin 9 10 15 22 31 37 42 44 48 49
Captulo 2
WORD XP Objetivos del captulo 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Ingreso y edicin de documentos Formato Correccin de texto y diseo de pgina Tablas Insercin e impresin Resumen Evaluacin 51 52 63 70 77 80 86 87
Captulo 3
EXCEL XP Objetivos del captulo 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Introduccin a excel Edicin de celdas Formato Insercin Frmulas y funciones Impresin y configuracin Grficos Resumen Evaluacin 89 90 97 104 110 114 120 125 129 130
Captulo 4
POWERPOINT XP Objetivos del captulo 4.1 4.2 4.3 Creacin de presentaciones Presentacin y animacin Configuracin y complementos Resumen Evaluacin Bibliografa 133 134 146 148 151 152 155
Objetivo del manual
El estudio de este manual contribuir a que usted adquiera las competencias para manejar las herramientas bsicas de Windows y Office, de acuerdo a procedimientos tcnicos.
PRESENTACIN
Este manual est dirigido a personas interesadas en capacitarse en el rea de informtica y utilizar una computadora como herramienta de apoyo. La informtica es una herramienta indispensable en todas las empresas para el desarrollo de sus actividades. Esto ha creado la necesidad de capacitar a las personas para que adquieran los conocimientos de computacin necesarios para muchos puestos de trabajo. Este manual trata sobre el manejo de Windows y Office bsico, el cual tiene como prioridad capacitar al participante para utilizar las herramientas bsicas del sistema operativo MS Windows y de las aplicaciones MS Word, MS Excel y MS PowerPoint, en el procesamiento, manejo y control de la informacin. El manual est dividido en cuatro captulos. El primer captulo trata sobre los fundamentos de informtica, las herramientas y componentes bsicos de Windows XP, su configuracin y personalizacin bsica, as como el manejo bsico de archivos; el segundo captulo describe las herramientas y procedimientos tcnicos bsicos en la elaboracin de documentos; el tercero aborda las herramientas bsicas de Excel y procedimientos tcnicos para la edicin de datos, el formato, y como utilizar las frmulas bsicas en una hoja de clculo; el cuarto captulo presenta herramientas y procedimientos bsicos de PowerPoint, para la elaboracin de presentaciones y diseo de diapositivas. Es importante destacar que para afianzar las competencias se han programado actividades durante el desarrollo de cada captulo en donde el participante aplicar dichos procedimientos. Hasta la fecha la evolucin de la informtica no ha terminado. Las computadoras ya han cambiado la forma en que se vive y cambiar la forma en que explore ste y otros mundos. Este material didctico que ponemos hoy en sus manos, le permitir alcanzar y superar sus metas en el rea de informtica.
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CAPTULO 1
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Objetivos del captulo Al finalizar el estudio de este captulo, usted estar en la capacidad de: Identificar los componentes fsicos y lgicos de una PC, de acuerdo a teora. Identificar los elementos que conforman la interfaz de Windows XP, de acuerdo a teora. Aplicar el procedimiento de creacin de un acceso directo, de acuerdo a teora. Utilizar los accesorios y herramientas de Windows, de acuerdo a procedimientos.
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1.1 INTRODUCCIN A LA COMPUTACIN

La computacin, por su rapidez de crecimiento y expansin, ha venido transformando rpidamente las sociedades actuales; sin embargo el pblico en general slo las conoce superficialmente. Lo importante para entrar en el asombroso mundo de la computacin es perderle el miedo a esa extraa pantalla, a ese complejo teclado y a esos misteriosos discos y as poder entender lo prctico, lo til y sencillo que resulta tenerlas como nuestro aliado en el da a da de nuestras vidas.
Recin en el primer tercio del siglo XX, con el desarrollo de la electrnica, se empiezan a solucionar los problemas tcnicos que acarreaban estas mquinas, reemplazndose los sistemas de engranaje y varillas por impulsos elctricos, establecindose que cuando hay un paso de corriente elctrica ser representado con un *1* y cuando no haya un paso de corriente elctrica se representara con un *0*. Con el desarrollo de la segunda guerra mundial se construye el primer ordenador, el cual fue llamado Mark I y su funcionamiento se basaba en interruptores mecnicos. En 1944 se construy el primer ordenador con fines prcticos que se denomin Eniac. En 1951 son desarrollados el Univac I y Univac II (se puede decir que es el punto de partida en el surgimiento de los verdaderos ordenadores, que sern de acceso comn a la gente). Se ha dividido el desarrollo de la computadora en 5 generaciones en base a ciertos elementos que marcan la diferencia entre unas y otras de la siguiente forma: Primera generacin: tubo de vaco 1940 y 1952. Es la poca de los ordenadores que funcionaban a vlvulas y el uso era exclusivo para el mbito cientfico/militar. Para poder programarlos haba que modificar directamente los valores de los circuitos de las mquinas. Segunda generacin: transistor 1952 a 1964. sta surge cuando se sustituye la vlvula por el transistor. En esta generacin aparecen los primeros ordenadores comerciales, los cuales ya tenan una programacin previa que seran los sistemas operativos. stos interpretaban instrucciones en lenguaje de programacin (Cobol, Fortran), de esta manera, el programador escriba sus programas en esos lenguajes y el ordenador era capaz de traducirlo al lenguaje mquina.
1.1.1 ANTECEDENTES HISTRICOS

El origen de las mquinas de calcular est dado por el baco chino, ste era una tablilla dividida en columnas en la cual la primera, contando desde la derecha, corresponda a las unidades, la siguiente a la de las decenas, y as sucesivamente. A travs de sus movimientos se poda realizar operaciones de adicin y sustraccin. Otro de los hechos importantes en la evolucin de la informtica lo situamos en el siglo XVII, donde el cientfico francs Blas Pascal invent una mquina calculadora. sta slo serva para hacer sumas y restas, pero este dispositivo sirvi como base para que el alemn Leibnitz, en el siglo XVIII, desarrollara una mquina que, adems de realizar operaciones de adicin y sustraccin, poda efectuar operaciones de producto y cociente. Ya en el siglo XIX se comercializaron las primeras mquinas de calcular. En este siglo el matemtico ingls Babbage desarroll lo que se llam "Mquina analtica", la cual poda realizar cualquier operacin matemtica. Adems dispona de una memoria que poda almacenar 1000 nmeros de 50 cifras y hasta poda usar funciones auxiliares, sin embargo segua teniendo la limitacin de ser mecnica.
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Tercera generacin: circuito integrado 1964 y 1971. Es la generacin en la cual se comienzan a utilizar los circuitos integrados; esto permiti por un lado abaratar costos y por el otro aumentar la capacidad de procesamiento reduciendo el tamao fsico de las mquinas. Por otra parte, esta generacin es importante porque se da un notable mejoramiento en los lenguajes de programacin y, adems, surgen los programas utilitarios. Cuarta generacin: microprocesador 1971 y 1981. Esta fase de evolucin se caracteriz por la integracin de los componentes electrnicos, y esto dio lugar a la aparicin del microprocesador, que es la integracin de todos los elementos bsicos del ordenador en un slo circuito integrado. Quinta generacin: la inteligencia artificial inicia en 1982 hasta nuestros das (aunque ciertos expertos consideran finalizada esta generacin con la aparicin de los procesadores Pentium; consideraremos que an no ha finalizado). Esta quinta generacin se caracteriza por el surgimiento de la PC, tal como se la conoce actualmente.
B. Computadora
Es una mquina, electrnica, programable, capaz de leer, almacenar, procesar y escribir informacin a gran velocidad y exactitud. Siendo su caracterstica ms importante la de realizar simulaciones (imgenes no reales representadas en una pantalla).
1.1.3 DIVISIN DE LA COMPUTACIN

Para facilitar el estudio de la computacin se divide en dos secciones hardware y software.
A. Hardware
Es todo aquel componente fsico de la computadora. Todo lo que se puede ver y tocar, por ejemplo: teclado, monitor, ratn, tarjetas, disquetera, memoria, etc.
B. Software
Est formado por el conjunto de programas, paquetes, controladores que se encuentran en los dispositivos de almacenamiento de la computadora; es decir, todo lo que no se puede ver ni tocar. Un ejemplo de Software es el programa de Windows, que auque se puede utilizar no se puede ver como se realizan los procesos o tratar de tocar una ventana con nuestras manos.
1.1.2 DEFINICIONES
Aprender conceptos y definiciones no es muy popular, si embargo, para cualquier estudio serio se debe partir de una base terica que permita entender y profundizar los temas que interesen.
1.1.4 CONFIGURACIN BSICA DE LA COMPUTADORA

Se entiende por configuracin las partes que dan figura o componen una computadora. Una computadora est compuesta por unidades de proceso, entrada y salida.
A. Computacin
Es la ciencia que trata del estudio del procesamiento automtico de datos a travs de una computadora.
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A. Unidad de proceso
La Unidad de Proceso es el cerebro de la computadora, en ella es donde se realizan los procesos de entrada y salida de informacin. Es la unidad que se responsabiliza de todo el trabajo de la computadora. A la unidad de proceso se le conoce como C.P.U. Se divide en: unidad de control, unidad de memoria principal, unidad aritmtica y lgica. Unidad de control: al igual que la unidad de proceso recibe las rdenes, las interpreta y enva instrucciones a las dems unidades para realizar una tarea determinada.
Unidad aritmtica y lgica: es la encargada de las operaciones relacionadas con nmeros, clculos, comparaciones de datos. La unidad aritmtica y lgica es un chip de tipo ROM y se le conoce como memoria de slo lectura (Read Only Memory) .
B. Unidades de entrada
Son las que permiten el ingreso de datos, informacin y rdenes al computador. Entre ellas se tienen: Teclados Pantallas o monitores Unidades de discos magnticos Unidades de cinta magntica
8080 8086 80286 80386 80486 80586 80686 Pentium 1,2,3,4
Figura 1 Figura 1 A la unidad de control tambin se le conoce con el nombre de microprocesador, con respecto a la tecnologa avanzada existen nuevos tipos de procesadores.
Figura 2 El teclado es un dispositivo en cual permite ingresar informacin a la PC.
C. Unidades de salida
Son las encargadas de recoger los datos e informacin de la memoria principal y trasladarlos a un medio para su utilizacin. Entre ellas se tienen: Impresoras y plotters
Unidad de memoria principal: la memoria principal es un dispositivo que almacena temporalmente informacin, rdenes y datos para realizar un proceso. Al apagar la computadora todos los datos contenidos en ella se pierden. Esta memoria es conocida como memoria de acceso aleatorio o RAM (Random Access Memory).
Error! ENTRADA PROCESO SALIDA
Pantallas o monitores Unidades de discos flexibles

Unidades de disco duro Unidades de cinta magntica
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Por ejemplo la palabra casa mide un total de 4 caracteres.

1 byte 1 kilo byte 1 Megabyte 1 Gigabyte 1 Terabyte = 1 caracter = 1,024 bytes = 1,024 kilobytes = 1,024 Megabytes = 1,024 Gigabytes
Figura 3 El monitor permite desplegar la informacin procesada y la impresora despliega la informacin procesada en papel.
D. Unidades de almacenamiento
Las unidades de almacenamiento permiten almacenar informacin de manera temporal. Esto quiere decir que al apagar el computador los datos almacenados no se pierden. Los disquetes, discos duros, CD-ROM, DVD, Zip drives, tarjetas perforadas, cintas magnticas, son unidades de almacenamiento dentro de la computadora, se identifican mediante una letra.
LETRA A, B C D, E, F, G UNIDAD Disquete Disco duro (primario) Disco duro, CD-ROM, DVD, zip drive, servidor
Tabla 1 Unidades de medida para el almacenamiento de datos
Velocidad: diferentes factores determinan con qu rapidez su computadora ejecuta los trabajos. Los principales son: Reloj del sistema: un pulso electrnico usado para sincronizar el procesamiento. Medido en MegaHertz (MHz) dnde 1 MHz= 1 milln de ciclos por segundo. De esto es lo que estn hablando cuando dicen que una computadora es una mquina de 166 MHz. La velocidad de su reloj es de 166 millones de ciclos por segundo. Ancho del Bus: es la cantidad de datos que la CPU puede transmitir en cada momento hacia la memoria principal y a los dispositivos de entradas y salidas. Un bus de 8 bits mueve en cada instante 8 bits de datos. El ancho del Bus puede ser de 8, 16, 32, 64, o 128 bits, hasta ahora. Cuanto ms grande sea el nmero, ms rpida ser la transferencia de datos. Tamao de la palabra: una palabra es la cantidad de datos que la CPU puede procesar en un ciclo de reloj. Un procesador de 8 bits puede manejar 8 bits cada vez. Los procesadores pueden ser, hasta ahora, de 8-, 16-, 32-, o 64- bits.
Figura 4 Ejemplos de unidades de almacenamiento.
Para medir distancias se utiliza el metro, para medir lquidos se utiliza el litro. Qu unidad de medida se utiliza para cuantificar el almacenamiento electrnico de datos? La unidad de medida a utilizar es el byte. Un byte es el equivalente a un caracter. Byte: un byte es el equivalente a un caracter (nmero, letra, smbolo o espacio). Caracter: un caracter es una letra, un dgito (0...9), un smbolo (#$%&/() ) o un espacio en blanco.
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1.1.5
TIPOS DE COMPUTADORA
Existen computadoras para diferentes tipos de tareas y usos, cada una de ellas tiene caractersticas especiales que las diferencian las unas de las otras, las computadoras se clasifican por:
A. Personal o micro
Las computadoras para el uso personal se presentan en todas las formas y tamaos, desde las minsculas PDA (personal digital assistant) a las slidas torres PC ( tower personal computers).
Hand-held (HPC)
PDA
Tower
Laptop
Workstation
Figura 5 Tipos de computadoras personales o micro.
Desktop
Si se habla sobre las computadoras PC, la mayora de las personas probablemente piensan en el tipo desktop que se disea para usarse sentado en su escritorio. La torre (tower) y los estilos de gabinetes mini-torre ms pequeos se han vuelto populares cuando las personas empezaron a necesitar ms espacio para los drives extra que se instalaban adentro. Los reparadores ciertamente aprecian la holgura adentro para los cables y las plaquetas.
Una workstation o estacin de trabajo, es una parte de una red de computadoras y generalmente se espera que tenga ms que una PC desktop habitual, ms de todo, como memoria, espacio para almacenar y velocidad. El mercado para las PCs ms pequeas se est extendiendo rpidamente. El software est hacindose disponible para los tipos pequeos de PC como la palmtop (PPC) y handheld (HPC).
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B. Supercomputadoras
Una supercomputadora es el tipo de computadora ms potente y ms rpida que existe en un momento dado. Estas son utilizadas para trabajos que requieren cantidades enormes de clculos, como el pronstico del tiempo, diseos y pruebas de ingeniera, descifrado serio, pronsticos en la economa, etc.
D. Minicomputadoras
Se han vuelto menos importantes a partir de que la PC se volvi tan poderosa. De hecho, la nueva PC comn es mucho ms potente que lo que llegaron a ser las minicomputadoras. Originalmente ese tamao fue desarrollado para manejar tareas especficas, como las de ingeniera y clculos en CAD (Diseo Asistido por Computadora) que tendan a bloquear las computadoras de gran porte. Su uso ha venido extinguindose.
1.2
COMPONENTES DE UNA PC
Figura 6 Las supercomputadoras especializadas realizan grandes procesos de de informacin, aplicadas a la inteligencia artificial, modelacin y simulacin.
Una computadora se integra en elementos fsicos (hardware) y lgicos (software), cada uno de estos elementos tienen su caracterstica y funcionalidad dependiendo del tipo de computadora.
C. Servidores
El trmino Servidor se refiere ms a una funcin de la computadora, que a una clase especfica de computadora personal. Un Servidor atiende una red de computadoras. Varios equipos comparten elementos externos como las impresoras, y se encargan de las comunicaciones entre las computadoras que integran una red. Para esas tareas se necesita que la computadora tenga mayor capacidad que una computadora de uso general, los servidores hacen que esto sea posible.
1.2.1 FSICOS
Son todos los componentes a nivel de hardware.
A. CPU y dispositivos internos

El CPU est formado por un conjunto de componentes fsicos entre ellos el case que es el Chasis del computador, dentro de l se encuentran instaladas la tarjeta madre o plaqueta principal (es la encargada de distribuir y procesar la informacin conjuntamente con el microprocesador), dispositivos de fax, video, red, discos duros, etc.
B. Teclado
El teclado es la forma principal de introducir texto en un equipo, aunque podr reemplazarse mediante programas de reconocimiento de escritura a mano y de voz en el futuro. Se divide en tres partes importantes que son:
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Figura 7 Los servidores son ms potentes, tienen ms memoria, su capacidad de almacenamiento es mayor y su comunicaciones es de alta velocidad.
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Alfanumrico: consta de una rplica del teclado de una mquina de escribir, y algunas teclas de funcin especial.
Figura 8 Esta parte del teclado est compuesto por teclas de letras, nmeros, y funciones especiales, con las cuales se pueden combinar para efectuar operaciones especficas de cada programa.
Numrico: tiene la misma forma que una calculadora, conteniendo las teclas para efectuar operaciones bsicas (suma, resta, divisin y multiplicacin).
Figura 9 Teclado numrico
Teclas de funcin especial: Son teclas programadas para realizar alguna funcin especfica.
Figura 10 Las funciones de estas teclas dependen del programa en la cual se realizan.
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C. Ratn (mouse)
Dispositivo de entrada que permite sealar un objeto. La posicin del mouse se determina en la pantalla por el puntero. Por lo general se identifica con una flecha de color blanco, aunque esto puede cambiar de acuerdo a la actividad que se desarrolla o por que el usuario ha cambiado la configuracin del mismo. El ratn estndar consta de 2 botones, uno de ellos es el botn primario o clic (botn izquierdo del mouse) y el otro se le conoce como secundario o Clic derecho. El mouse se desliza sobre una almohadilla llamada mouse pad.
Puntero del mouse Botn derecho Botn izquierdo Mouse pad
Figura 11 Para personas zurdas este orden debe invertirse, configurando las propiedades del mouse.
D. Impresora
Estas unidades exclusivamente de salida, permiten obtener una copia impresa de los datos que se encuentran en cualquier medio de almacenaje o desplegados en pantalla. Por el tipo de impresin se pueden clasificar de la siguiente forma: Impresora de matriz: imprime los caracteres por medio de una cabeza de impresin que incorpora una cantidad de pines, estos presionan una cinta entintada.
Impresora de burbuja: esta impresora cuenta con un can especial que inyecta pequeas cantidades de tinta al papel, razn por la cual tambin se le conoce como impresora de inyeccin de tinta. Impresora trmica: estas funcionan con un papel sensibilizado sobre el que se imprime al ser expuesto al calor. Impresora lser: es la tecnologa ms avanzada en impresoras. Proporcionan una alta calidad. Su funcionamiento es similar a una fotocopiadora con la diferencia que este tipo de impresoras posee memoria.
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Ploteadores con plumillas: este tipo de impresora est diseado para trazar grficos utilizando brazos mecnicos o plumillas mviles las cuales pueden ser de colores. Su principal aplicacin es dentro del campo del dibujo de construccin.
Despliegue: consiste en desplazar las lneas mostradas en la pantalla hacia arriba o abajo de a una lnea por vez. Existen varios tipos de despliegue: Monocromtica: texto en un color sobre un slo color de fondo, por ejemplo letras blancas sobre fondo azul, o caracteres verdes sobre negro. Color: pueden ser desplegados varios colores Liquid Cristal Display (LCD): usado especialmente en las laptops
E. Dispositivos para juegos

El movimiento del cursor controlado por una barra vertical (joystick) o botones (gamepad).
F. Escanner de pgina
El scanner funciona como una fotocopiadora. Captura una pgina completa y la convierte a una imagen digital.
G. Monitores
El trabajo de un monitor es de colocar en la pantalla la informacin procesada por la computadora. El monitor tiene varias caracterstica entre ellas se encuentra el tamao, resolucin, color y despliegue. Tamao: las pantallas son generalmente de 14 a 17 medidas en su diagonal. Se dispone de medidas ms grandes a un mayor costo. Resolucin: determina cun clara y detallada es la imagen. Los dibujos sobre la pantalla estn construidos puntos o pxeles. 1 punto sobre la pantalla= 1 pixel (picture element). Cuantos ms pxeles por pulgada, ms clara y detallada resultar la imagen. Tipos: CGA, EGA, VGA, Super VGA. Determina que resoluciones estn disponibles y cuntos colores pueden ser mostrados. Color: el nmero de colores puede variar desde 16, 256, 64 mil, a 16.7 millones. Cuanto ms colores, ms regular aparecer el grfico, especialmente las fotos. El nmero de colores disponible, depende ms de la plaqueta de video usada y de cunta memoria se dispone para el display. Insume 8 bits describir 1 pixel cuando se usan 256 colores.
H. Almacenamiento
El almacenamiento se refiere a los medios y los mtodos usados para guardar y mantener la informacin disponible para usarla ms adelante. Algunas sern necesarias de inmediato, mientras que otras no sern requeridas durante largo tiempo. Se tiene dos tipos de almacenamiento: el primario y secundario. Almacenamiento primario: El Almacenamiento primario es la memoria principal, esto mantiene el seguimiento de lo que se est procesando y es voltil. Almacenamiento secundario: El Almacenaje secundario es el Almacenaje auxiliar. Esto es lo que por el momento no est siendo procesado. Es el material en archivo listo para tomarlo de all cuando se necesite y no es voltil. Discos magnticos: de los varios tipos de almacenaje auxiliar, los ms utilizados involucran con frecuencia algn tipo de disco magntico. Este mtodo usa el magnetismo para guardar los datos sobre una superficie magntica.
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Disquete / Floppy Disk: un dispositivo hace girar al disco muy rpidamente debajo de una cabeza para leer/escribir. Discos zip: se hallan en uso varias otras clases de medios magnticos, como el popular disco Zip. Todos ellos tienen una capacidad mucho mayor que los disquetes. Algunos tipos de nuevas computadoras carecen del todo de un dispositivo de disquetes. Discos rgidos: stos consisten en conjuntos de 1 a 4 platos metlicos sellados dentro de una caja. El metal de los discos es de tipo magntico. El disco rgido se instala por lo general dentro del gabinete de la computadora, tambin hay tipos removibles y con cartuchos, estos discos son de gran capacidad de almacenamiento. Cinta magntica: la cinta magntica usa un mtodo similar al de la cinta de video, este mtodo se usa en primer lugar para backups (resguardos) importantes de grandes cantidades de informacin. Especialmente las empresas, les conviene hacer un backup de operaciones de venta, diariamente y un backup de todo su sistema contable. Cada diferente sistema de almacenamiento en cinta, tiene sus propios requerimientos. Los antiguos sistemas diseados para redes usaban cintas de riel abierto (reel-to-reel). Los sistemas ms nuevos usan cartuchos (cassettes). Discos pticos: un mtodo de grabacin de informacin totalmente diferente, es el utilizado en los discos pticos. El tamao ms comn de disco ptico es el CD-ROM, que significa Compact Disk -Read Only Memory (Disco compacto -memoria de lectura solamente). Semeja a un CD de audio.
Ms y ms software est siendo distribuido continuamente a travs de los discos compactos CD. Otros dispositivos: existen otros dispositivos novedosos capaces de realizar el almacenamiento de la informacin entre los que destacan la memoria flash y tarjetas inteligentes. La memoria flash es un dispositivo como las cmaras digitales; cmaras de video y telfonos celulares pueden usar CompactFlash, SmartMedia u otra tarjeta de memoria flash. Estos son dispositivos de estado slido que leen o escriben elctricamente los datos. La tarjeta inteligente es un chip integrado dentro de la misma tarjeta, permite almacenar informacin como sus compras, identidad e informacin personal.
1.2.2 LGICOS
A. Sistema operativo
Es un conjunto de programas que permiten al usuario la administracin de los diferentes dispositivos de Hardware de la computadora, as como el manejo de la informacin. Los sistemas operativos se dividen en mono usuarios y multiusuarios. Se conoce como sistema operativo mono usuario al que permite administrar solamente una computadora. El sistema operativo multiusuario permite administrar un conjunto de computadoras (red).
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Se clasifican en: Interfaz Modo texto (DOS, Unix) Modo grfico (Windows, Mac OS) Monotarea (DOS) Multitarea (Windows 95 o superior) Monousuario (Windows) Multiusuario (Unix)
Existen varios tipos de archivos, que dependiendo de la funcin que desempean, se diferencian a travs de la extensin. Por ejemplo los archivos con extensin doc, suelen ser documentos, los con extensin sys, archivos del sistema. EXTENSIN COM EXE SYS TIPO DE ARCHIVO Programas de comandos Archivos ejecutables Configuracin del sistema Procesos por lotes Archivos de documentos, de Microsoft Word Archivos de Excel Archivos de Power Point
Tabla 2 Ejemplos de tipos de archivos
Forma de trabajo
Nmero de usuarios
B. Tipos de archivos y sus extensiones

Un archivo es la unidad principal de almacenamiento de la PC (computadora personal). Los archivos le permiten al sistema operativo distinguir entre un grupo de datos y otro. Por ejemplo los datos relacionados con una carta de cotizacin se encuentran en un archivo independiente, sin confundirse con los datos de una planilla de sueldos, la cual se almacenar con un nombre de archivo distinto. Dos o ms archivos que se encuentren en la misma carpeta (directorio), no pueden tener el mismo nombre. Dos o ms archivos que se encuentren en distintos directorios pueden tener el mismo nombre. El nombre de un archivo consta de dos partes, el nombre propiamente dicho y la extensin. El nombre consta de 8 caracteres (letras, nmeros, smbolos y espacios). Separados por un punto y tres caracteres para la extensin.
BAT DOC XLS PPT
Reglas para la creacin de archivos: Cuando se desea crear un archivo en el sistema operativo, es necesario conocer las reglas que rigen su creacin, las cuales se detallan a continuacin. El nombre del archivo debe tener una longitud entre uno y 8 caracteres en el nombre principal y de uno a tres en la extensin. No se permite que un nombre de archivo incluya espacios en blanco El nombre y la extensin de un archivo deben separarse por un punto No se pueden utilizar smbolos en el nombre de un archivo
Nombre del archivo
Extensin
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Directorios: es la forma lgica de divisin para el almacenamiento de la informacin. Los directorios constituyen una estructura jerrquica en forma de rbol que se inicia en el directorio principal o raz. Los directorios organizan el contenido de las unidades de almacenamiento (discos duros, disquetes, CD-ROM, etc.) Cuando se encuentra en una unidad de disco, pero no se est dentro de ningn directorio, se dice que se encuentra en el directorio raz.
Directorio raz
Sub-directorios
Figura 12 Ejemplos de tipos de archivos.
C. Lenguajes de programacin
Consiste en una serie de elementos y reglas que permiten instruir paso a paso a una computadora, su funcin principal es registrar las rdenes para resolver determinada tarea.
F. Programas
De acuerdo a la funcin que cumplen con los archivos de programas pueden ser: De aplicacin: son programas escritos en cualquier lenguaje de computadoras para resolver problemas especficos de una persona o empresa. Por ejemplo: planilla, control de bancos, cuentas por pagar o cobrar. Paquetes: se disean con el fin de que puedan ser utilizados por el mayor nmero de personas. Sus herramientas estn diseadas para que sean de utilidad a un grupo de personas, tratando de abarcar las actividades generales de la mayora de oficinas o empresas. Entre los paquetes de programas se encuentre los siguientes: Procesadores de palabras: son programas que permiten escribir, corregir, almacenar e imprimir cualquier tipo de documento. Su funcin es similar a la de una mquina de escribir. Entre los procesadores de palabras podemos mencionar: Word Perfect, Microsoft Word, etc. Hojas electrnicas: sustituyen el uso de papel con columnas que es utilizado por los contadores, la calculadora, el lpiz, etc.
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D. Un traductor
Es un programa que lee y traduce las instrucciones una a una, de acuerdo al orden en que se estn ingresando. Este programa trabaja con un lenguaje de programacin. En el momento que se escribe la orden, inmediatamente es enviado al programa intrprete quien examina la sintaxis y el significado de la orden para su ejecucin. Ejemplo: lenguaje Basic y Logo.
E. Compilador
Es un programa que recibe un conjunto de rdenes escritas en un lenguaje. Despus de escribir las instrucciones, stas son enviadas al programa compilador, quien las examina para verificar su validez. Al terminar la verificacin, produce una copia del programa el cual puede ser ejecutado. Ejemplo: lenguaje Cobol, RPG, Pascal.
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En una hoja electrnica se puede desarrollar clculos financieros, estadsticos y grficas. Como ejemplo se puede mencionar: Lotus 123, Quattro Pro, Microsoft Excel, etc. Elaboradores de presentaciones o graficadores: son los programas que permiten disear, modificar, e imprimir dibujos, planos, caricaturas, pinturas, fotografas, letreros especiales (Banner), etc. Entre stos se puede mencionar: Paint Brush, Harvard Grafics, Microsoft PowerPoint. Programas utilitarios: los programas utilitarios son programas que permiten dar mantenimiento al software de la computadora. Como por ejemplo, desfragmentadores y antivirus.
Windows tiene la caracterstica de ser multitarea, esto significa que se pueden realizar varios trabajos o tareas a la vez, por ejemplo: se puede imprimir una hoja de clculo y navegar por Internet, mientras se escucha msica, todo al mismo tiempo. Otra de las caractersticas ms importantes de Windows XP es que para los nombres de los archivos se pueden utilizar hasta 256 caracteres, a diferencia de DOS que solo permite utilizar 8 caracteres. En el nombre de los archivos se pueden utilizar ciertos smbolos, nmeros, espacios y letras tanto maysculas como minsculas. Tiene la capacidad de reconocer y configurar automticamente Hardware, como tarjetas de sonido, video, MODEM, CD-ROM, etc. Esta capacidad tcnica es conocida como plug and play.
1.3
COMPONENTES Y HERRAMIENTAS DE WINDOWS XP
1.3.1 LA INTERFAZ
Al ingresar a Windows XP, se presentan en la pantalla del monitor: el escritorio, la superficie sobre la cual se ubicarn luego los conos, herramientas, ventanas y todos los programas que abra. El escritorio de Windows XP muestra de manera predeterminada varios elementos: La barra de tareas, puntero del mouse, conos o accesos directos y fondo o papel tapiz.
Windows XP es un sistema operativo que funciona a partir de ventanas, conos y mens, es decir que trabaja en un ambiente grfico. Todas sus versiones presentaban interfaces pulidas, y a partir de la versin 2000 y Millennium, los elementos de Windows adquirieron una imagen tridimensional muy bien trabajada con relieves altos y bajos. Las caractersticas tridimensionales del Escritorio y su combinacin de colores indican que XP es un sistema operativo pensado para la comodidad del usuario, y tiene en cuenta que no es raro pasar delante de una pantalla muchas horas al da, por lo cual es necesario evitar el cansancio y funcionar rpida e intuitivamente. Por eso, incluye dos novedades: el diseo y la posibilidad de modificar la presentacin de la pantalla. Windows XP es multiusuario, esto significa que lo pueden utilizar varias personas, hacindolo cada uno ms agradable a su vista y cambiando las distintas configuraciones del programa para hacerlo prctico para sus necesidades.
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A. cono
Es la representacin grfica de un objeto, es todo aquello que posea propiedades. Es decir toda imagen que representa o recuerda el funcionamiento de una herramienta o aplicacin de Windows, como ejemplo se puede mencionar la papelera de Reciclaje, la cual est representada por un bote de basura, dicha imagen nos sugiere que es ah donde se tira todo lo que no sirve.
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B. Papel tapiz
Es el fondo del escritorio de Windows, se le llama as puesto que se puede cambiar para hacerlo ms agradable a la vista. cono Puntero del mouse Fondo o papel tapiz
Barra de tareas
Figura 13 Componentes del escritorio de Windows
C. Puntero
Al mover el mouse, en el escritorio se desplaza una flecha blanca que recorre la pantalla: es el cursor del mouse (puntero). La actividad principal de ese puntero es seleccionar y mover elementos.
D. Barra de tareas
Se encuentra en la parte inferior de la pantalla, contiene el botn de Inicio a la izquierda. En esta barra se irn acumulando, como botones, las aplicaciones minimizadas que estn en ejecucin en Windows.
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Figura 14 La barra de tareas ocupada por los programas Explorador de Windows, Internet Explorer, Acrobat Reader etc., al presionar clic en el elemento Acrobat reader, ste se maximizar y se visualizar toda la ventana.
Si se hace un clic sobre el botn Inicio con el botn izquierdo del mouse, se despliega su contenido en forma de men que muestra en forma organizada la mayora de las tareas que pueden realizarse con Windows. En la parte inferior, al pasar el cursor del mouse sobre la flecha verde con el texto todos los programas, se despliega un men con el listado de las aplicaciones instaladas. A medida que las utilice por primera vez, cambiarn su fondo amarillo por el blanco. Por otra parte, algunos de los tems de este men son un conjunto de aplicaciones coordinadas o catalogadas por uso.
Figura 15 En el men Inicio, al pasar el cursor del mouse por encima de los mens, se despliega un submen con ms opciones; para iniciar una aplicacin, es necesario seleccionarla y hacer un clic sobre el elemento.
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En el men Inicio, se observa que la columna de la derecha cuenta con tres zonas bien diferenciadas. Al principio se encuentran las carpetas personales del usuario para Mis documentos, Mis imgenes y Mi msica. Siguen las unidades de almacenamiento de informacin, tanto las comprendidas en Mi PC, que son locales, como las ubicadas en red, a las que se llega con la opcin Mis sitios de red.
Los que restan de este men son el panel de control (personaliza la configuracin y las funciones de la PC), Ayuda y soporte tcnico, Buscar (abre un cuadro de dilogo para definir opciones de bsqueda) y ejecutar (abre cualquier programa, o carpeta).
Figura 16 En la misma lnea inferior del men Inicio se encuentra la barra de tareas sobre la que se irn ubicando los indicadores de las ventanas abiertas, estn o no activas.
1.3.2 VENTANAS Y MENS

Todas las ventanas de Windows siguen la misma estructura. (La explicacin se encuentra en la siguiente pgina).
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A B C
Figura 17 La ventana de la imagen de arriba es la que se abre al pulsar doble clic sobre el cono Mi PC.
El estilo de esta ventana de Mi PC es similar al de otras aplicaciones. Las ventanas de Windows estn formadas por barra de ttulo, barra de mens, barras de desplazamiento, barras de herramientas y estado.
: permite volver la El botn restaurar pantalla a su estado anterior. : se encarga de El botn de cerrar cerrar la ventana. En el caso de haber realizado cambios en algn documento le preguntar si desea guardar los cambios antes de cerrar.
A. La barra de ttulo
Contiene el nombre del programa con el cual se est trabajando (Microsoft Word) y en algunos casos tambin aparece el nombre del documento abierto. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar. : convierte la El botn minimizar ventana en un botn situado en la barra de tareas de Windows XP. El botn maximizar : amplia el tamao de la ventana a toda la pantalla.
B. La barra de mens
Contiene las operaciones del programa, agrupadas en mens desplegables.
Al hacer clic en el men archivo, por ejemplo, se ver las operaciones que se pueden realizar con los archivos.
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El cuadrado pequeo con unos puntos que hay a la derecha sirve para cambiar de tamao la ventana, solo hay que hacer clic y arrastar.
E. La barra de estado
Suele utilizarse para ofrecer cierta informacin al usuario. Esta informacin puede variar en funcin de la ventana que tengamos abierta.
F. Personalizar tamao de ventana

El tamao de una ventana tambin se puede cambiar desde el manejador de su extremo inferior derecho. Al pasar el cursor del mouse sobre este sitio, se observa que cambia de forma. De la misma manera, si se coloca el cursor en los bordes, ste cambiar para indicar las direcciones en las que se puede ampliar o reducir una ventana.
Figura 18 Todas las operaciones que el programa permite realizar se encontrarn en los distintos mens de esta barra.
Para abrir un men desplegable con el teclado se tendr que mantener pulsada la tecla Alt + la letra subrayada del men que se quiera desplegar. Por ejemplo Alt+A abre el men Archivo.
Si en un men aparece una opcin con una pequea flecha a la derecha quiere decir que esa opcin es un men que contiene a su vez otras opciones. Por ejemplo: "Enviar a". Si se quiere desplegar el men asociado slo tiene que mantener unos segundos la opcin seleccionada, si se hace con el ratn utilice la flecha de la derecha.
Figura 19 Para cambiar el tamao de la ventana, se hace un clic sobre uno de los bordes y, manteniendo presionado el botn del mouse, se mueve en la direccin deseada. Para terminar, simplemente se suelta el botn del mouse, y la ventana quedar en ese tamao.
C. La barra de herramientas
Contiene conos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms utilizadas. Estas operaciones tambin se pueden ejecutar desde la barra de mens.
Si se coloca el cursor en un vrtice, se puede cambiar el tamao de la ventana modificando dos lados simultneamente; algunas ventanas tienen en el vrtice inferior derecho un asa representada por un tringulo, que al ser arrastrada, cambia el tamao de la ventana proporcionalmente.
D. Las barras de desplazamiento

Permiten moverse a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en las flechas. Hay barras par desplazar horizontal y verticalmente.
1.3.3 CAJAS, CUADROS Y HOJAS

Al hacer clic en el tem de un men, o como respuesta a algn comando, pueden aparecer tres tipos especiales de ventanas, como se muestra en las figuras de la siguiente pgina:
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Figura 20 Cuadros de advertencia.
Figura 21 Hojas de propiedades
Figura 22 Las cajas de dilogo
A. Barra de herramientas
Permite volver a la carpeta anterior, subir un nivel de rbol de carpetas, crear, cambiar la apariencia.
D. Espacio del centro

Desplegar el contenido del disco elegido: conos de carpeta en los distintos directorios e conos de archivos.
B. Buscar en
Es un campo desplegable mediante el cual se puede cambiar de disco.
E. Nombre de archivo
Es un campo de texto en el que se puede escribir el nombre del archivo que se est buscando, si se lo recuerda.
C. Barra de acceso directo

Permite pasar, de arriba hacia abajo, a los ltimos archivos abiertos, al escritorio, a la carpeta mis documentos, a la lista de unidades del equipo y a la red, en el caso de estar conectado a una.
F. Archivos de tipo
Es otro campo desplegable; permite elegir el tipo de archivo a buscar, y su variedad depende de la aplicacin que se est usando.
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G. Botones abrir y cancelar

Ejecutan la accin o la suspenden, respectivamente.
Dentro de las opciones que se encuentran en apagar el equipo se tiene: Reiniciar Un estado en el que su PC guarda cualquier configuracin de Windows que haya cambiado, escribe la informacin almacenada actualmente en memoria en el disco duro y, a continuacin, reinicia el equipo. Hibernar Un estado en el que su PC guarda cualquier configuracin de Windows que haya cambiado, escribe la informacin almacenada actualmente en memoria en el disco duro y, a continuacin, apaga el equipo. A diferencia del cierre del sistema, cuando reinicie su PC, el escritorio se restaurar exactamente como se encontraba antes de entrar en hibernacin. Suspender Un estado en el que el equipo consume menos electricidad cuando se encuentra inactivo, aunque permanece disponible para la utilizacin inmediata. Lo habitual es poner el equipo en espera para ahorrar energa, en lugar de dejarlo encendido por perodos largos de tiempo. Cerrar sesin Un estado en el que su PC cierra todos sus programas, se desconecta de la red y prepara el equipo para que lo pueda utilizar otra persona. Cuando est conectado a un equipo con Windows 2000 Server que ejecute Servicios de Terminal Server, Terminar sesin cierra todos los programas que se estn ejecutando en la sesin de Servicios de Terminal Server, desconecta la sesin y vuelve al escritorio de Windows.
1.3.4 SALIR DE WINDOWS

Cuando se desea dejar de trabajar en la computadora se puede apagar por medio de la opcin Apagar el equipo, esta funcin se utiliza para no daar el software o hardware del computador.
Apagar
Un estado en el que su PC guarda cualquier configuracin de Windows que haya cambiado y escribe la informacin almacenada actualmente en memoria en el disco duro. Esto prepara el apagado del equipo.
Actividad 1
Apagar el sistema Instrucciones: a continuacin se detalla el procedimiento para apagar el sistema en Windows XP; realice lo que se le solicita en cada uno de los siguientes pasos: 1. Haga clic en el men
2. Haga clic en la opcin
3. Seleccione apagar del men
4. Haga clic en el botn
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1.3.5 EJECUTAR
Proporciona un espacio para que escriba la ubicacin y el nombre de archivo del programa que desea ejecutar. Si no est seguro de la ubicacin del programa o del nombre del archivo, haga clic en Examinar.
1. Haga clic en el botn 2. Haga clic en el botn 3. Elija un tema/subtema de ayuda o escriba el tema para buscar 4. Cerrar ventana
Actividad 2
Ejecutar un programa Instrucciones: realice cada uno de los pasos descritos para ejecutar el programa calculadora: 1. Haga clic en el botn 2. Haga clic en el botn 3. Escriba la ubicacin y el nombre de archivo del programa calc (abrir el programa de la calculadora) 4.
1.3.7 BUSCAR
Permite buscar archivos o carpetas tanto en las unidades de disco como tambin en Internet.
Actividad 3
Buscar archivo o carpetas Instrucciones: con la ayuda y orientacin del (de la) facilitador(a), realice el siguiente procedimiento para la bsqueda del archivo wordpad.exe, que pertenece al programa Wordpad. 1. Haga clic en el botn 2. Haga clic en el botn
5. Haga clic el botn aceptar
3. Seleccione del men la categora a buscar
1.3.6 AYUDA Y SOPORTE TCNICO

Ofrece sugerencias de cmo funcionan las diferentes aplicaciones y programas de Windows, proporcionndonos explicaciones y definiciones acerca de los objetos y su utilizacin. Esta opcin es muy til cuando se est empezando a trabajar en Windows, sirve como introduccin a dicho sistema operativo. A continuacin se detalla el procedimiento:
30 MANEJO DE OFFICE Y WINDOWS BSICO
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4. Establezca criterios de bsqueda

Nombre del archivo o carpeta a buscar Unidad de almacenamiento donde se encuentra
5. Haga clic el botn Luego de finalizada la bsqueda mostrar el resultado de la misma, mostrando todos los nombres de archivos o carpetas que sean parecidos para que pueda seleccionar el que le sirva. Para ingresar a la carpeta o archivo encontrado, basta con hacer doble clic sobre el cono del mismo.
1.4
CONFIGURACIN
Se puede configurar la pantalla, es decir, personalizar el fondo o papel tapiz, cambiar el protector de pantalla, as tambin se pueden cambiar las propiedades del mouse, modificar la fecha y hora del sistema y personalizar la barra de tareas.
1.4.1 PROPIEDAD DE PANTALLA

Actividad 4
Cambiar fondo o papel tapiz Instrucciones: realice cada uno de los siguientes pasos del procedimiento, para que usted personalice su escritorio seleccionando un nuevo fondo, para ello aplique el siguiente procedimiento:
MANEJO DE OFFICE Y WINDOWS BSICO 31
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1. Haga clic derecho en cualquier rea libre de conos del escritorio, aparecer el siguiente men:
2. Haga clic en la opcin Propiedades 3. Seleccione la pestaa Escritorio del nuevo cuadro de dilogo
4. Seleccione con un clic el nuevo fondo que ms le agrade del men
5. Seleccione posicin y color
6.
Haga clic en
Para evitar que la pantalla del computador pierda su nitidez, brillo y tambin como medida de seguridad, se ha incorporado a Windows los protectores de pantalla.
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Actividad 5
Cambiar protector de pantalla Instrucciones: realice cada uno de los siguientes pasos para cambiar el protector de pantalla de Windows. 1. Presione clic derecho en cualquier rea libre de conos del escritorio, aparecer el siguiente men:
1. Presione clic derecho en cualquier rea libre de conos del escritorio 2. Haga clic en la opcin Propiedades 3. Seleccione la pestaa Apariencia del nuevo cuadro de dilogo 4. Seleccione un estilo de ventanas, botones y combinacin de colores 5. Haga clic en Aceptar
2. Haga clic en la opcin Propiedades 3. Seleccione la pestaa Protector de pantalla del nuevo cuadro de dilogo 4. Seleccione un nuevo protector de pantalla
5. Seleccione tiempo de espera para que se active el protector 6. Haga clic en aceptar o aplicar
Figura 23 Puede seleccionar el botn Opciones avanzadas para cambiar la configuracin de ventanas y botones distintos a Windows clsico.
Actividad 6
Cambiar apariencia de ventana Instrucciones: cambie la combinacin de colores en las ventanas, siguiendo el procedimiento que se detalla a continuacin:
Todos los cambios se pueden aplicar conforme se vayan realizando, presionando clic en el botn. El botn aplicar ejecuta los cambios sin salirse de la ventana, permitiendo realizar otros cambios sin volver a ingresar a la ventana y aceptar ejecuta tambin los cambios pero cierra la ventana.
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1.4.2 BARRA DE TAREAS

La barra de tareas como cono tambin posee propiedades, las cuales sirven para configurarla.
2. Seleccione la opcin Propiedades 3. Seleccione las distintas opciones de Apariencia de barra de tareas activando o desactivando cada una de ellas con un clic en la casilla de verificacin. 4. Active o desactive con clic las opciones del rea de notificacin. 5. Haga clic en
Figura 24 En las propiedades de la barra de tareas puede configurar la apariencia de la barra de tareas y el rea de notificacin.
Actividad 7
Configurar la barra de tareas Instrucciones: a continuacin se detalla el procedimiento para que usted configure la barra de tareas; lea con atencin y realice cada uno de los siguientes pasos: 1. Haga clic derecho sobre la barra de tareas
Figura 25 En la barra de tareas tambin se puede personalizar el men inicio, es decir, podemos regresarlo a la vista del men clsico, mostrar u ocultar sus elementos.
Actividad 8
Personalizar el men inicio Instrucciones: a continuacin se describe el procedimiento para que usted personalice el men inicio; realice cada uno de los siguientes pasos: 1. Seleccione la pestaa men Inicio de las propiedades de tareas
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2. Haga clic en el botn Personalizar 3. Configure las opciones que se encuentran en la pestaa general y opciones avanzadas de personalizar el men inicio. 4. Haga clic en aceptar de la ventana personalizar el men inicio 5. Haga clic en aceptar de la ventana propiedades de barra de tareas y del men inicio
Figura 27 Ventana de propiedades del mouse que permite cambiar las opciones de botones.
De forma predeterminada el botn izquierdo del ratn es el que realiza las funciones de seleccin y el arrastre, pero si se es izquierdo es posible que esto no sea nada cmodo, por lo que Windows XP permite cambiar esta configuracin para que sea el botn derecho el que realice estas funciones. Para invertir las funciones del botn derecho y el izquierdo en la seccin de configuracin de botones se selecciona la opcin Intercambiar botones primario y secundario.
Figura 26 El botn Borrar lista elimina los accesos directos que se muestran en la lista de los ltimos programas usados en el men Inicio.
Se puede configurar tambin la velocidad del doble clic desplazando la flecha hacia la izquierda para hacer que el doble clic no tenga que ser tan rpido y a la derecha para lo contrario.
1.4.3 MOUSE
El ratn es una herramienta que se utiliza constantemente as que es aconsejable tenerlo adaptado a nuestras necesidades lo mejor posible, por ello a continuacin se le ensea cmo configurarlo.
Actividad 9
Configurar botones propiedades del mouse Instrucciones: a continuacin se detalla el procedimiento para que usted intercambie los botones derecho e izquierdo y seleccione la velocidad de doble clic.
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1. Haga clic en 2. Haga clic en
7. Haga clic en el botn examinar 8. Seleccione la ruta donde se encuentra el puntero que desee 9. Haga clic en el botn abrir 10. Haga clic en aceptar o aplicar
3. Haga doble clic en cono 4. Seleccione pestaa botones 5. Configure propiedades del Mouse si lo desea, intercambiando botones primario y secundario, velocidad de doble clic y bloqueo de clic. 6. Haga clic en aceptar
Actividad 10
Configurar los punteros de propiedades del mouse Instrucciones: a continuacin se describe el procedimiento para cambiar la figura del cursor o puntero, realice cada uno de los siguientes pasos: 1. Haga clic en 2. Haga clic en
Figura 28 Si se modifica alguno de los esquemas ya predefinido y despus se quiere volver a utilizar el original seleccione en Predeterminada y el esquema volver a su configuracin original.
1.4.4 FECHA Y HORA

Puede utilizar la herramienta fecha y hora para cambiar la fecha, hora o sincronizacin del reloj del equipo.
3. Haga doble clic en cono 4. Seleccione pestaa punteros 5. Seleccione un esquema
6. Seleccione un tipo de puntero en la seccin Personalizar, donde aparece la lista de los distintos movimientos con sus respectivos punteros.
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Figura 29 En la pestaa zona horaria la permite modificar el tiempo con respecto al meridiano de Greenwich. Para cambiar la zona horaria, basta con que abra la lista desplegable, o seleccionar con el puntero del mouse, un rea en el mapa.
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Actividad 11
Configurar fecha y hora Instrucciones: de acuerdo a indicaciones del (de la) facilitador(a), realice cada uno de los siguientes pasos para cambiar la fecha y hora del sistema: 1. Haga clic en men inicio 2. Seleccione botn panel de control 3. Seleccione cono fecha y hora 4. Seleccione pestaa fecha y hora, podr modificar la fecha, seleccionando el mes y el ao de la lista desplegable y tocando el da. 5. Modifique la hora aumentando o disminuyendo, presionando sobre los botones 6. Haga clic en aceptar
Mover objetos dentro o fuera de carpetas es tan simple como arrastrarlos con el mouse. Adems, pueden ser depositados como conos directamente sobre el Escritorio. Windows XP cuenta con varias carpetas personales donde cada usuario puede ordenar sus documentos, imgenes y archivos en general. La utilidad de estas carpetas radica en que sern las predeterminadas por los diferentes programas a la hora de guardar los archivos. Por otra parte, el usuario principiante siempre puede llegar a ellas a travs del men inicio, sin necesidad de configurar ningn otro elemento. En el men inicio, estn los accesos directos a las carpetas personales, que son Mis documentos, Mis imgenes y Mi msica. Si hace clic en cualquiera de ellas, se abrirn ventanas que mostrarn su contenido.
1.5.1 MANEJO DE ARCHIVOS

Lo primero que se debe recordar es que cada archivo es un objeto y, como tal, tiene un men contextual con el que se realiza la mayora de las tareas. Al seleccionar un archivo en una ventana y hacer clic derecho, se abre un men con las opciones Cortar, Copiar, Crear acceso directo, Eliminar y Cambiar nombre, adems de otras que se vern ms adelante. El segundo factor que se debe tener en cuenta es que el criterio es primero seleccionar el objeto sobre el que se va a trabajar y luego accionar sobre l. Para seleccionar un elemento con el mouse, slo hay que hacer clic sobre l. Para mover un archivo a otro disco o carpeta, existen varios procedimientos.
1.5 CARPETAS Y ARCHIVOS

El almacenamiento de los archivos en un disco se fundamenta en una estructura llamada de directorios y subdirectorios. Dentro de cada directorio puede haber subdirectorios y archivos, y dentro de cada subdirectorio, se puede volver a repetir la misma estructura. Lo que aparece ante usted y lo que usted puede manejar, son las carpetas (flder). Cada directorio es una carpeta que se abre en una ventana. Dentro de ella se encuentran los conos que representan subcarpetas (subdirectorios) y archivos. A su vez, dado que una carpeta es un contenedor lgico, puede almacenar otros objetos, como archivos individuales, otras carpetas y accesos directos; y los archivos y documentos aparecen como conos dentro de ella.
Actividad 12
Mover o copiar un archivo Instrucciones: para mover un archivo, existen varios procedimientos o mtodos, a continuacin se detalla uno de ellos. Realice lo que se le solicita en cada uno de los siguientes pasos:
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1. Abra una ventana de carpeta y ubique el archivo que va a mover 2. Seleccione el archivo y haga clic con el botn derecho; se abrir el men contextual 3. Seleccione cortar, con lo cual el cono pasar a verse sombreado 4. Desplcese a la ventana receptora y haga clic derecho en un espacio vaco del rea de trabajo. Se abrir otro men dentro del cual se encuentra la opcin Pegar. 5. Haga clic en pegar y colocar el archivo en el nuevo lugar
Actividad 13
Renombrar un archivo Instrucciones: a continuacin se detalla el procedimiento para que usted pueda cambiar el nombre de un archivo, ubquese en la carpeta o unidad de disco donde se encuentra el archivo, luego realice cada uno de los siguientes pasos: 1. Haga clic derecho sobre el archivo a cambiar el nombre con el puntero del mouse 2. Seleccione la opcin cambiar nombre del men contextual o presione la tecla (F2) 3. Escriba el nuevo nombre al archivo 4. Pulse enter para terminar
1.5.2 TRABAJAR CON CARPETAS

Para crear carpetas nuevas en Windows el procedimiento que se seguir en este ejemplo, es un estndar para la creacin de carpetas.
Actividad 14
Crear una carpeta Instrucciones: a continuacin se detalla el procedimiento, realice cada uno de los siguientes pasos: 1. Haga un clic derecho con el puntero del mouse en la ubicacin donde quiera crear la carpeta, ya sea en el Escritorio o en alguna otra carpeta. 2. Seleccione la opcin nuevo del men contextual 3. Haga clic con el puntero del Mouse en el submen carpeta
Figura 30 Men contextual.
El procedimiento para copiar un archivo es similar, slo que hay que hacer clic derecho con el mouse y, del men contextual, elegir copiar. En este ltimo caso, tambin se habilita la opcin pegar. Cambiar nombre abre debajo del cono un campo de texto con el nombre del archivo seleccionado, para que usted pueda escribir el nuevo nombre.
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4. Ingrese el nombre que desee a la carpeta
5. Puse la tecla enter
Si se est en una ventana dentro de una carpeta, como el caso de Mis documentos, un procedimiento alternativo es presionar desde el men de archivo en donde se seleccionar el tem nuevo y, finalmente la opcin carpeta, la carpeta se crear y su nombre quedar seleccionado para que ingrese el nombre que desee, una vez escrito el nombre pulse enter.
Figura 31 Puede crear un acceso directo hacia otros programas en este men.
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1.5.3 CONOS Y ACCESOS DIRECTOS

Como se mencion anteriormente los conos y los accesos directos son pequeas imgenes situadas en el escritorio de Windows XP. Al igual que los botones, los conos tienen como objetivo ejecutar de forma inmediata algn programa. Para arrancar la aplicacin asociada tiene que hacer un doble clic con el botn izquierdo del ratn.
Actividad 16
Crear un acceso directo Instrucciones: a continuacin se detalla del procedimiento que le permite crear un acceso directo a un archivo, carpeta o programa, realice cada uno de los siguientes pasos: 1. Haga clic con el botn derecho del mouse en el escritorio de Windows 2. Seleccione la opcin Acceso directo del men nuevo 3. Seleccione del cuadro de dilogo el programa o archivo al cual se le crear un acceso directo. 4. Haga clic sobre el botn Examinar para buscar el programa 5. Seleccione en la ventana Buscar carpeta el archivo o carpeta al cual se le crear el acceso 6. Haga clic en el botn abrir 7. Seleccionar siguiente 8. Escribir el nombre al acceso directo 9. Seleccione finalizar
Actividad 15
Organizar conos Instrucciones: aplique el siguiente procedimiento para organizar conos en su escritorio: 1. Haga clic con el botn derecho del mouse en el escritorio de Windows 2. Seleccione el men Organizar conos 3. Seleccione el tipo de organizacin; al desplegarse este men puede organizarlos por nombre, por tipo de cono, por tamao, por fecha de modificacin u organizacin automtica que se encarga de alinear los conos unos debajo de otros.
Figura 32 Men contextual para crear accesos directos.
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Tambin se puede crear de forma rpida un acceso directo a un tipo de documento de los que muestra el men contextual, por ejemplo, Imagen de mapa de bits, Documento de Microsoft Word, Flash Movie, HTML, etc. Para ello basta presionar clic en el cono correspondiente, as crear un acceso directo que abre el programa asociado, por ejemplo el Microsof Word con un documento en blanco.
2. Seleccione los elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utilice la tecla Control para seleccionarlos o la tecla Mayus si son consecutivos. 3. Haga clic en la flecha verde de la parte izquierda o rtulo que dice Restaurar este elemento o Restaurar los elementos seleccionados. Para restaurar todos los elementos de la papelera de reciclaje haga clic en la flecha verde de la parte izquierda dentro de la ventana papelera de reciclaje que dice restaurar todos los elementos. Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados. Si no tiene visible la parte derecha de la papelera tambin puede restaurar desde el men archivo seleccionando la opcin restaurar.
1.5.4 PAPELERA DE RECICLAJE

La papelera es un espacio en el disco duro reservado para almacenar la informacin que se elimina para que en caso de eliminar algn archivo o carpeta por equivocacin se tenga la posibilidad de recuperarlo, por defecto la papelera restaura los archivos o carpetas en el lugar del cual se eliminaron, es decir si se elimin un archivo situado en D:\Mis documentos cuando lo restaure lo volver a guardar en esa carpeta. La papelera mantendr los documentos eliminados hasta el momento siempre y cuando se vace. Para abrir la papelera ubquese en el Escritorio y haga doble clic sobre el cono de papelera de reciclaje.
Actividad 18
Eliminar archivos o carpetas de la papelera Instrucciones: usted puede borrar un archivo o carpeta realizando los siguientes pasos: 1. Seleccione los elementos a eliminar que eliminar los elementos 2. Pulse el botn seleccionados. Tambin puede hacerlo con el teclado pulsando la tecla supr. Los archivos seleccionados desaparecen y no se pueden recuperar.
Actividad 17
Restaurar archivos y carpetas en su lugar de origen Instrucciones: de acuerdo a indicaciones del (de la) facilitador (a), realice cada uno de los siguientes pasos para recuperar un elemento eliminado: 1. Haga doble clic sobre cono Papelera de reciclaje
Si le aparece una ventana preguntndole si est seguro de querer eliminar el elemento seleccionado pulse S en el caso de que est seguro de querer eliminarlo.
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1.6 EXPLORADOR DE WINDOWS

El Explorador es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya que con ella se puede organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento que se disponga; puede ser el disco duro, la disquetera, etc. El Explorador de Windows tambin es conocido como el Administrador de Archivos.
A travs de l se puede, por ejemplo, ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas. La forma ms rpida de iniciar el Explorador es mediante el cono de la barra de tareas o del escritorio. Si no se tiene creado este cono tambin puede abrir el Explorador siguiendo este procedimiento: 1. Pulse el botn inicio 2. Seleccione todos los programas 3. Seleccione accesorios 4. Seleccione el explorador de Windows
Barra de mens
Barra estndar
Figura 33 Explorador de windows.
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El explorador consta principalmente de dos secciones, en la parte izquierda aparece el rbol de directorios, es decir, la lista de unidades y carpetas que se tengan. Slo aparecen unidades y carpetas, no archivos. La barra de mens contiene los mens que permitirn acceder a todas las operaciones que se pueden realizar sobre un archivo o carpeta. Al presionar clic en cada men se abrirn las opciones que lo componen. La barra estndar contiene botones para las operaciones ms utilizadas, de esta forma agiliza las operaciones. Si no est visible esta barra seleccione del men Ver, la opcin Barra de Herramientas, a continuacin seleccione la opcin Estndar. El botn permitir ir a la ltima pgina que se haya visto. El botn de al lado, cuando est activo, permite ir una pgina hacia adelante.
Con el botn se puede eliminar una/s carpeta/s o archivo/s.
Para poder deshacer el ltimo cambio que se haya hecho en la estructura de directorios se tiene en el men edicin, la opcin deshacer, puede deshacer las veces que sea necesario. El resultado que se tenga al copiar o al mover es similar ya que con los dos tendr el archivo o carpeta en el lugar que se desea, pero con una diferencia ya que al mover, la carpeta o archivo original desaparece mientras que al copiar mantendremos el archivo o carpeta original. Mover un elemento consiste en cortarlo y pegarlo en otro sitio. El ltimo botn permite cambiar las vistas de las carpetas (vista detalle, vista conos grandes, etc.) Para visualizar o abrir las subcarpetas que se tienen situada a la se debe presionar sobre la imagen izquierda de las carpetas.
El botn Arriba permitir subir de nivel, es decir, situarse en la carpeta que contiene la carpeta actual. muestra una ventana en El botn de Bsqueda la que se puede buscar el archivo que usted quiera. El botn Carpetas hace que en la parte izquierda de la ventana se vea la estructura de las carpetas o bien una zona con las tareas ms frecuentes segn el archivo que se tenga seleccionado; en esta zona se puede encontrar, entre otros, los siguientes botones: El botn permite copiar a otra carpeta archivos o incluso otra carpeta. El botn permite mover carpetas o archivos a otro lugar.
de una Si se presiona clic sobre la imagen carpeta sta se desplegar y aparecern todas las carpetas contenidas en ella y el signo + pasar a convertirse en un -, este se encargar de contraer el abanico desplegado, es decir, ocultar el contenido de la carpeta seleccionada.
Actividad 19
Crear carpeta Instrucciones: a continuacin se detalla el procedimiento para crear una carpeta; realice cada uno de los siguientes pasos:
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1. Seleccione el lugar donde se desea crear la carpeta (haga clic en una carpeta o unidad en donde se crear la carpeta).
1. Haga clic en el archivo o la carpeta que desea copiar 2. Haga clic en Copiar este archivo o Copiar esta carpeta en el men Tareas de archivo y carpeta. 3. Seleccione el sitio a donde se desea copiar el archivo o carpeta en la ventana Copiar elementos.
2. Haga clic en el men Archivo 3. Haga clic en el submen Nuevo 4. Seleccione la opcin carpeta 5. Escriba nuevo nombre a la carpeta 6. Presione la tecla enter
4. Haga clic en el botn Copiar
Actividad 22
Mover un archivo o carpeta Instrucciones: mueva un archivo o carpeta realizando cada uno de los siguientes pasos: 1. Haga clic en el archivo o la carpeta que desea mover 2. Haga clic en mover este archivo o mover esta carpeta en el men Tareas de archivo y carpeta.
Actividad 20
Eliminar carpeta y archivos Instrucciones: para eliminar una carpeta, realice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione la carpeta a eliminar 2. Haga clic en el botn tecla Supr o podemos utilizar la
3. Haga clic en la nueva ubicacin del archivo o la carpeta en la ventana mover elementos 4. Haga clic en mover
Si se desea eliminar un archivo se sigue los mismos pasos, pero en vez de que se seleccione la carpeta se selecciona el archivo.
1.7 ACCESORIOS
Windows XP trae consigo una serie de accesorios tiles, que ayudan en muchas ocasiones a los usuarios. Estos programas bsicos estn pensados para poder trabajar con la PC inmediatamente, cabe mencionar que las opciones y caractersticas de los programas son muy limitadas frente a otras versiones comerciales, pero no dejan de ser tiles.
Actividad 21
Copiar un archivo o carpeta Instrucciones: a un archivo o a una carpeta se le puede generar una copia hacia cualquier unidad de disco o carpeta, a continuacin se detalla el procedimiento:
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1.7.1 PAINT
Paint es una herramienta de dibujo que puede utilizarse para crear dibujos en blanco y negro o en color que pueden guardarse como archivos de mapa de bits (BMP). Tambin puede utilizar Paint para enviar su dibujo por correo electrnico, establecer la imagen como fondo de escritorio y guardar archivos de imagen con diferentes formatos de archivo.
Actividad 23
Ingresar a paint Instrucciones: a continuacin se detalla el procedimiento; realice cada uno de los siguientes pasos: 1. Haga clic en 2. Seleccione Todos los programas 3. Haga clic en Accesorios 4. Haga clic en Paint
rea de trabajo Cuadro de herramientas
Figura 34 El rea de trabajo es el lugar donde se cargar el grfico. A su izquierda est la caja de herramientas; debajo de ella, el cuadro de ancho de lnea. Al pie de la ventana, aparece la paleta de colores.
El mouse es la herramienta principal en paint; el lpiz con el que se dibuja, el pincel con el que se pinta o el apuntador que selecciona las herramientas.
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Seleccin de forma libre Seleccin rectangular Borrador/Borrador de color Relleno con color Seleccionar color (gotero) Ampliacin/reduccin Lpiz Pincel Aergrafo Texto Lnea. Curva Rectngulo Polgono Elipse Rectngulo redondeado
1 3 5 7 9 11 13 15
2 4 6 8 10 12 14 16
Figura 35 Cuadro de herramientas de Paint.
Actividad 24
Crear y guardar una imagen en paint Instrucciones: a continuacin se detalla el procedimiento para guardar una imagen creada en Paint; realice cada uno de los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ingrese a Paint Dibuje en el rea de trabajo utilizando el cuadro de herramientas y colores Haga clic en el men Archivo Seleccione Guardar Seleccione el lugar donde se guardar la imagen. Escriba el nombre al archivo. Haga clic en Guardar
Figura 36 Si va a guardar un archivo por primera vez le solicitar un nombre para el archivo.
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Actividad 25
Establecer imagen como papel tapiz Instrucciones: si desea colocar la imagen que cre en Paint como fondo en el escritorio, realice cada uno de los siguientes pasos: 1. Guarde la imagen 2. Haga clic en el men Archivo 3. Seleccione con clic cualquiera de las siguientes opciones: Establecer como fondo (mosaico) cubre el escritorio con repeticiones de la imagen Establecer como fondo (centrado) coloca la imagen en el centro del escritorio
1.7.3 SMBOLO DE SISTEMA (SHELL DE COMANDOS)

El shell de comandos es un programa de software independiente que proporciona comunicacin directa entre el usuario y el sistema operativo. La interfaz de usuario del shell de comandos no es grfica y proporciona el entorno en que se ejecutan aplicaciones y utilidades basadas en caracteres. El shell de comandos ejecuta programas y muestra su resultado en pantalla mediante caracteres individuales similares al intrprete de comandos de MS-DOS Command.com. El shell de comandos de Windows XP utiliza el intrprete de comandos Cmd.exe, que carga aplicaciones y dirige el flujo de informacin entre aplicaciones, para traducir los datos de entrada del usuario a un formato que el sistema operativo entiende. Puede usar el shell de comandos para crear y modificar archivos por lotes (tambin llamados secuencias de comandos) para automatizar tareas rutinarias. Para acceder se hace desde el submen Accesorios/Smbolo de sistema.
1.7.2 CALCULADORA
La calculadora es un accesorio muy til sobre todo si nuestro uso habitual de la computadora requiere o requerir de la realizacin de clculos aritmticos constantes.
Figura 37 Para acceder se hace desde el submen Accesorios/Calculadora. MANEJO DE OFFICE Y WINDOWS BSICO 47
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RESUMEN
Este captulo trat sobre los principios de la computacin, sus orgenes y conceptos bsicos. La computacin se encuentra divida en dos secciones: el hardware (componentes fsicos) y el software (componentes lgicos). Una computadora est compuesta por las unidades de entrada, proceso y salida. As tambin se trat sobre los aspectos bsicos de Windows XP, como un sistema operativo que presenta una plataforma de trabajo fcil de utilizar. Esta plataforma le permite navegar en su computadora utilizando las herramientas de software y dispositivos instalados, por lo cual se pueden optimizar las tareas. Se dio a conocer las herramientas y componentes bsicos del sistema, cmo utilizarlas y configurarlas adecuadamente en su computadora. Dentro de las herramientas y aplicaciones bsicas tratadas, se encuentra el manejo de ventanas, conos, archivos y carpetas, la personalizacin del escritorio y la barra de tareas. Windows XP permite la configuracin de la fecha y hora del sistema como tambin las propiedades del mouse. Entre las aplicaciones ms importantes para el manejo de archivos y carpetas cabe mencionar a Mi PC y el Explorador de Windows. El sistema operativo Windows XP trae consigo una serie de accesorios tiles, como Paint y la calculadora que ayudan en muchas ocasiones a los usuarios a realizar tareas que aunque con caractersticas limitas pero de mucha utilidad.
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EVALUACIN
INSTRUCCIONES: a continuacin encontrar una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta. Subraye la correcta. Vea el ejemplo 0. Es la ciencia que se encarga del estudio y procesamiento de la informacin a travs de una computadora: A) B) C) D) Electrnica Computacin Robtica Ciberntica
1. Es la rama de la computacin que estudia lo referente a las partes fsicas de una computadora: A) B) C) D) Software Firmware Hardware Hard disk
2. Dispositivo que permite el ingreso de rdenes y datos a las unidades de almacenamiento para su posterior procesamiento: A) B) C) D) Impresora Teclado Monitor Bocinas
3. Es la representacin grfica de un objeto, todo aquello que posea propiedades: A) B) C) D) Archivo Puntero Barra de tareas cono
4. Botn que se utiliza para restaurar una ventana: A) B) C) D)
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5. cono que se encuentra dentro del escritorio de Windows, que al ser activado presenta una ventana, dentro de la que se encuentra representadas las unidades de almacenamiento: A) B) C) D) Mi PC Papelera de reciclaje Panel de control Inicio
6. Estructura donde se fundamenta el almacenamiento de los archivos: A) B) C) D) Comandos Ventanas Directorios o subdirectorios conos
7. Men que se visualiza al presionar clic derecho con el mouse: A) B) C) D) Propiedades del sistema Contextual Principal Acceso rpido
8. Botn que se utiliza para copiar archivos y carpetas: A) B) C) D) 9. Conjunto de herramientas especializadas para cambiar el aspecto y el comportamiento de Windows: A) B) C) D) Escritorio de Windows Mi PC Panel de control Accesorios
10. Accesorio de Windows que permite disear grficos de mapa de bits o modificar fotografas digitalizadas: A) B) C) D) Paint Bloc de notas Word Pad Asistente para escneres y cmaras
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CAPTULO 2
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Objetivos del captulo Al finalizar el estudio de este captulo, usted estar en la capacidad de: Identificar los elementos que conforman la pantalla principal de Word XP, de acuerdo a especificaciones tcnicas. Utilizar las herramientas bsicas de edicin de documentos en Word XP, de acuerdo a procedimientos tcnicos. Personalizar documentos en Word XP, de acuerdo a procedimientos tcnicos y herramientas bsicas del programa.
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2.1 INGRESO Y EDICIN DE DOCUMENTOS

Un procesador de palabras es una herramienta que sirve para el manejo de textos en general. Con ste puede manipular desde una carta o memorando hasta un reporte, libro o manual. La ventaja principal de utilizar una herramienta como sta, es que le permite manipular el texto sin la necesidad de volver a escribirlo. En un procesador de palabras puede hacer cambios fcilmente a la ubicacin, caractersticas y diseo del texto o del documento en general. Microsoft Word XP, es un poderoso procesador de textos, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de:

2.1.2 COMPONENTES DEL EDITOR

Al iniciar Microsoft Word automticamente se genera un nuevo documento en blanco. La pantalla principal de este procesador de palabra est compuesta por barras de mens, barras de herramientas, regleta, botones de vista y barra de estado. (Ver figura 38 en la siguiente pgina)
A. Barra de mens
En esta rea aparecen los mens disponibles. Cada men contiene acciones especficas que estn agrupadas segn el nombre del men de la siguiente manera. Archivo: este men permite abrir, cerrar, guardar, imprimir, etc. archivos. Edicin: mediante este men se pueden realizar ediciones de objetos y texto. Es decir, copiar, pegar, cortar, seleccionar, buscar, establecer ligas, etc. estando el documento en pantalla. Ver: contiene las opciones para ver en pantalla las diferentes vistas de un documento. Adems la regla, herramientas, mapa del documento, encabezado y pie de pgina. Insertar: para insertar en el texto elementos como saltos de pgina, smbolos, dibujos, documentos y objetos en general. Formato: en este men estn las opciones para dar formato al texto, alterando los prrafos, los objetos y tambin, los estilos y auto formatos. Herramientas: con este men obtiene ayuda adicional como es: la correccin ortogrfica, la correccin gramatical, el diccionario de sinnimos y opciones en general para configurar Microsoft Word XP.
Estilos Plantillas (machotes) u hojas modelo Revisin ortogrfica en lnea Autocorreccin Tablas Dibujos e imgenes Grficos
2.1.1 INGRESO A MICROSOFT WORD

Para ingresar a Microsoft Word debe iniciar Windows. Estando en Windows debe seguir los pasos siguientes: 1. Haga clic en el botn 2. Coloque su cursor sobre la opcin todos los programas 3. Desplcese hacia el cono de Microsoft Word y haga clic sobre el mismo
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A B C
REA DE TRABAJO
D E
Figura 38 Pantalla principal de Microsoft Word
Tabla: todos los comandos referentes a la manipulacin de tablas. Ventana: manejo de las ventanas de los documentos activos. Ayuda: ayuda en lnea que proporciona Microsoft Word XP al usuario. Algunos mens que aparecen en Microsoft Word XP se pueden encontrar en casi todas las aplicaciones del ambiente Windows y contienen opciones muy similares.
Es decir que si se sabe usar una opcin de estos mens en Microsoft Word XP se sabe usar en cualquier otra aplicacin de Windows y viceversa.
B. Barra de herramientas
La barra de herramientas est compuesta por botones que realizan acciones previamente definidas con slo presionarlos. Los dibujos o conos que los representan son una descripcin visual de la accin que realizan. Microsoft Word XP cuenta con varas barras de herramientas, pero inicialmente slo se muestran la barra estndar y la barra de formato.
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A continuacin se detallan los botones de la barra de herramientas formato y estndar: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Figura 39 Barra de herramientas formato
Botn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Accin Estilo Fuente Tamao de fuente Negrita Cursiva Subrayado Alinear a la izquierda Centrar Alinear a la derecha Justificar
Botn 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Accin Interlineado Numeracin Vietas Vietas Reducir sangra Aumentar sangra Borde Resaltar Color de fuente Superndice
Tabla 3 Descripcin de botones de barra de herramientas formato.
1 2 3 4 5
6 7
9 10 11 12 13 14
15
16 17 18 19 20 21
22
23
24
25
Figura 40 Barra de herramientas estndar.
Botn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Accin Nuevo Abrir Guardar Permiso Correo electrnico Imprimir Vista preliminar Ortografa y gramtica Referencia Cortar Copiar Pegar Pegado especial
Botn 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Accin Deshacer Rehacer Hipervnculo Tablas y bordes Insertar tabla Insertar hoja de Excel Columnas Dibujo Mostrar u ocultar Zoom Ayuda Lectura
Tabla 4 Descripcin de botones de barra de herramientas estndar
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C. Regleta
Es una regla de referencia para el manejo del texto. Con ella puede definir y medir distancias dentro de la hoja.
Vista Normal Vista diseo Web Vista diseo de impresin Vista Esquema Diseo de Lectura
D. Botones de vistas
Estos botones se utilizan para cambiar la forma de ver el documento. Un documento se puede ver de varias formas:
E. Barra de estado
Es una descripcin del lugar y posicin del cursor en la hoja y en el documento. Incluye: la seccin, la altura, nmero de lneas y columnas. Adems, muestra la hora del sistema y cinco indicadores de estado.
Figura 41 Dentro de la ventana de Microsoft Word XP est la ventana del Documento1 que Microsoft Word XP gener automticamente. Esta tambin cuenta con sus botones y men de control correspondientes.
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Por ser una aplicacin de Windows, las ventanas de Microsoft Word XP mantienen los elementos comunes para todas las ventanas como son: Men de control Botn de maximizacin/restauracin Botn de minimizacin Barra de ttulo (nombre de la aplicacin)
A. Modo de insercin
El modo de insercin permite que al escribir no cambie el texto ya escrito por el que va escribiendo. El de sobreescritura por el contrario, reescribe el texto. Al iniciar el Microsoft Word, ste est en modo de insercin. Para cambiarlo a modo sobreescritura presione la tecla <Insert> o ejecute un doble-clic en la barra de estado donde dice SOB (sobreescritura). Cuando captura un documento es muy comn querer trasladar el cursor a una nueva posicin. Para esto se cuenta con una serie de atajos con el teclado. Estos atajos aparecen en la siguiente tabla.
2.1.3 EDITAR TEXTO

En Microsoft Word XP hay dos modos de escritura: el modo de insercin y el modo de sobreescritura.
Desplazarse Una lnea hacia arriba Al final de la lnea Al principio de la lnea Al principio del prrafo actual Al principio del prrafo anterior Arriba una pantalla Abajo una pantalla Al tope de la pgina siguiente Al tope de la pgina anterior Al tope de la pantalla Al pie de la pantalla Al final del documento Al principio del documento
Teclado <> <Fin> <Inicio> <ctrl> + <> <ctrl> + <> (doble) <Re Pg> <Av Pg> <ctrl> + <Av Pg> <ctrl> + <Re Pg> <Alt> + <ctrl> + <Re Pg> <Alt> + <ctrl> + <Av Pg> <ctrl> + <Fin> <ctrl> + <Inicio>
Tabla 5 Operaciones con el teclado.
En Microsoft Word Xp aparece una herramienta de movimiento rpido en la barra de desplazamiento vertical como se ilustra en la siguiente figura, esta herramienta sirve para seleccionar un elemento de bsqueda y de este modo poder recorrer el documento saltando de un registro a otro en diferentes categoras.
Figura 42 Barra de movimiento rpido.
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B. Seleccionar texto
La mayora de tareas que realiza en Microsoft Word Xp requieren que seleccione el texto que desea modificar, para lo cual se puede realizar de las siguientes formas:
Seleccionar determinado texto: posesione el cursor al principio o al final del texto que desea seleccionar. Luego haga un clic sosteniendo el ratn y desplcelo sobre el texto que quiere seleccionar, luego deje de presionar el ratn. El texto seleccionado se marca con un fondo de color negro o azul.
Figura 43 Seleccionar prrafo
Para seleccionar la cantidad de texto que desea, tambin lo puede hacer con las SHIFT y las flechas. Seleccionar una palabra: para seleccionar una palabra basta con hacer clic sobre la misma.
Figura 44 Seleccionar palabra.
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Seleccionar una frase: coloque el cursor en cualquier lugar de la frase que desea seleccionar, presione la tecla Control (Ctrl) y haga clic, lo cual marca toda la frase hasta encontrar un punto. Seleccionar todo un documento: presione la tecla Control (Ctrl) y la letra E, al mismo tiempo. Una vez que se ha seleccionado el texto puede realizar cualquiera de las funciones que se indican a continuacin.
La accin copiar coloca la informacin en el Portapapeles y no borra el original. Para copiar debe seguir los pasos siguientes: 1. Seleccione el texto que desea copiar 2. Seleccione la opcin de edicin que se encuentra en la barra de mens 3. Presione clic en el botn de Copiar
C. Cortar, copiar, pegar, eliminar, buscar y reemplazar texto

Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar informacin en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los mens que se pueden encontrar en la mayora de las aplicaciones de Windows es el men edicin que contiene las opciones cortar, copiar y pegar. El comando cortar coloca la informacin en el Portapapeles, pero borra la informacin original. Es la opcin ideal para mover la informacin a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma: 1. Seleccione la informacin deseada 2. Seleccione la opcin de edicin que se encuentra en la barra de mens 3. Haga clic en el botn de cortar
Figura 46 Puede copiar tambin con la combinacin de teclas Ctrl+C.
La accin pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta accin se puede realizar cuantas veces sea necesario. La informacin que contiene el portapapeles no cambia hasta que se realice cualquiera de las operaciones cortar o copiar nuevamente. A continuacin se detalla el procedimiento para pegar la informacin que ha cortado o copiado: 1. Posesione el cursor donde desea pegar el texto copiado 2. Seleccione la opcin de edicin que se encuentra en la barra de mens
Figura 45 Puede cortar tambin con la combinacin de teclas Ctrl+X.
3. Haga clic en el botn de pegar
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Microsoft Word XP ofrece ayuda para buscar un texto dentro del documento. Existes varios procedimientos, a continuacin se detalla el siguiente: 1. Seleccione la opcin edicin que se encuentra en la barra de mens 2. Haga clic en el comando Buscar 3. Escriba el texto que desea encontrar en el cuadro buscar 4. Haga clic en el botn Buscar siguiente Con el botn que aparece en la parte inferior de la ventana se despliegan las opciones de la bsqueda.
Figura 47 Puede copiar tambin con la combinacin de teclas Ctrl+V.
Figura 48 Puede buscar tambin con la combinacin de teclas Ctrl+B.
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Si selecciona coincidir maysculas y minsculas, Microsoft Word XP encuentra slo los textos con la combinacin exacta de maysculas y minsculas especificadas. Microsoft Word XP considera las letras como fueron escritas originalmente aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de conversin a maysculas as como tambin buscar slo palabras completas. Adems, de las opciones anteriores puede utilizar: La opcin lista los formatos para buscar o reemplazar permite buscar los textos y reemplazarlos con los formatos especificados. Reemplazar texto es una opcin extendida de la bsqueda de texto, en la cual se le puede especificar un texto de reemplazo, es decir, cuando encuentre el texto que lo cambie por el nuevo. A continuacin se detalla el procedimiento con la barra de mens: 1. Seleccione la opcin edicin en la barra de mens 2. Haga clic en la opcin reemplazar, para que aparezca la pantalla siguiente:
Las opciones funcionan igual que en la bsqueda. La nica diferencia es que con el texto de reemplazo se pueden agregar caracteres especiales y aplicar formato.
D. Deshacer y repetir acciones

Microsoft Word XP ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes de que se hiciera esa accin o esas acciones. Para deshacer una operacin se detalla el siguiente procedimiento: 1. Seleccione edicin de la barra de mens 2. Haga clic en la opcin deshacer La accin contraria es repetir que anula a deshacer. Para repetir debe realizar las acciones siguientes: 1. Seleccione edicin de la barra de mens 2. Haga clic en la opcin rehacer
E. Autotexto
Cuando se est utilizando un texto repetitivo a lo largo de todo un documento no es necesario volverlo a teclear cada vez que se necesite. El texto se puede guardar e insertar cada vez que sea necesario con una clave, a continuacin se describe el procedimiento para ello: 1. Seleccione el texto que desea guardar 2. Seleccione en la barra de mens la opcin insertar
Figura 49 Con las opciones Reemplazar y Reemplazar Todo puede ir cambiando una ocurrencia a la vez o bien todas las ocurrencias, respectivamente.
3. Aparece la opcin de autotexto, al posesionarse en ella, aparece del lado derecho otra opcin de autotexto, en la que debe hacer clic y aparece la siguiente caja de dilogo:
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Figura 50 En esta ventana se define el Elemento de autotexto, seale si estar disponible para todos los documentos o alguna plantilla en especial. En la parte inferior aparece una vista previa del texto que se utilizar constantemente.
Figura 51 En este cuadro de dilogo puede crear una nueva carpeta para guarda el archivo.
2.1.4 MANEJO DE ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

sta es la seccin donde aprender como guardar, cerrar un archivo y salir de Microsoft Word XP, as tambin crear un nuevo archivo y abrirlo.
2. Seleccione en guardar en la carpeta o unidad en la cual se alojar el archivo a guardar, para moverse a travs de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista guardar en. 3. Asgnele un nombre al documento, en la parte inferior del dilogo, donde se encuentra la leyenda Nombre de archivo. 4. Haga clic en Guardar Esta caja de dilogo cuenta con otras opciones como por ejemplo si cambia de carpeta, el botn regresar se activar y le permitir retroceder hasta llegar al punto de partida original. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas puede utilizar el cono , con el cono lo remite a buscar en el Web, con el cono puede eliminar el archivo seleccionado, con el cono puede crear una vistas permite nueva carpeta, con el cono cambiar la apariencia y la forma en que se presentan los archivos y carpetas visualmente.
A. Guardar
Cuando crea Microsoft Word XP un nuevo documento ste se encuentra almacenado temporalmente en la memoria de su computadora, bajo el nombre predeterminado de documento n, donde n es un nmero que aumenta de uno en uno con cada nuevo documento sin nombre. Para guardar permanentemente un documento, con el fin de que pueda recuperarlo ms adelante, debe asignarle un nombre y guardarlo en el disco, de conformidad con los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin guardar que se encuentra en archivo de la barra de mens y aparece este cuadro de dilogo:
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B. Cerrar un archivo y salir de word

Para cerrar el archivo actual seleccione cerrar del men Archivo que se encuentra en la barra de mens. Para salir de Microsoft Word XP seleccione el comando salir del men archivo que se encuentra en la barra de mens, tambin puede dar un clic sobre el cono .
Para crear un nuevo documento siga los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin de archivo de la barra de mens 2. Haga clic en el comando de nuevo
D. Abrir
Para abrir un documento de Microsoft Word XP siga los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin archivo de la barra de mens 2. Haga clic en el comando abrir y aparece la ventana siguiente:
C. Nuevo
Cada vez que inicia una sesin de trabajo en Microsoft Word XP, ste automticamente crea un documento en blanco, a este documento se le llama plantilla.
Figura 52 En este cuadro de dilogo puede seleccionar el tipo de archivo que desea abrir.
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3. Haga clic en el archivo que desea abrir 4. Seleccione la opcin abrir y el archivo seleccionado aparece en su pantalla
A. Formato a la fuente
Sirve para modificar el tipo de letra, tamao, espaciado, etc., de las letras o caracteres. Para cambiar el formato de la fuente debe seguir los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin formato de la barra de mens 2. Haga clic en el comando fuente. Al seleccionar esta opcin aparece el siguiente cuadro de dilogo:
Actividad 26
Crear un documento y editar texto Instrucciones: con la ayuda y orientacin del facilitador elabore un documento (carta, memorando, etc.), realizando los siguientes pasos: 1. Ingrese a Word 2. Aplique las caractersticas de texto automtico. 3. Escriba y editar texto en el documento 4. Realice operaciones para mover, copiar, eliminar, pegar, buscar y reemplazar texto 5. Guarde documento ejercicio1.doc con el nombre de
6. Abra y cierre documento 7. Cierre Word
2.2 FORMATO
Es una opcin de Microsoft Word XP para darle la forma que desea.
Figura 53 Cada vez que realice una modificacin, sta se ver reflejada en Vista Previa.
2.2.1 FORMATO DE TEXTO

Una vez que el contenido de su documento est perfectamente revisado, y que contiene todos los puntos que considera de importancia para trasmitir sus ideas, puede darle formato.
En esta ventana puede seleccionar la fuente, estilo, tamao y color. Tambin, puede subrayarlo con subrayado y escoger el tipo de subrayado. Si desea que la seleccin que ha realizado sea la que siempre se utilice haga un clic sobre predeterminar. Si selecciona la pestaa correspondiente a espacio entre caracteres aparece una pantalla similar a la que se muestra a continuacin:
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Procedimiento para seleccionar efectos de texto: 1. Haga clic en las opciones que desee que tenga su texto 2. Presione clic en la opcin de aceptar Adems, en la barra de herramientas puede encontrar conos para darle formato a los caracteres. Tipo de letra y tamao Negrita Cursiva Subrayada
Figura 54 Cada vez que realice una modificacin, sta se ver reflejada en Vista Previa.
En esta ventana puede seleccionar el espacio que existir entre los caracteres, seleccionando en espacio: normal, expandido o comprimido. Puede seleccionar la posicin de texto normal, elevado o disminuido y por cuantos puntos. Con interletraje para fuentes har un ajuste automtico para las fuentes para tantos puntos y superior. Esta opcin har que se ajusten de manera ms natural los espacios entre caracteres que utilizan espacio. Si selecciona la pestaa correspondiente a efectos de texto, la cual le permite crear texto animado con efectos que mueven o hacen el efecto de luces para resaltar el texto en la lnea.
puede darle un aspecto Adems, con el cono destacado a su texto. Este cono cambiar nicamente el fondo del texto seleccionado, para ello siga los siguientes pasos: 1. Debe seleccionar el texto que desea destacar 2. Haga clic en el cono indicado, que se encuentra en la barra de herramientas
B. Cambiar maysculas y minsculas

Es comn que al capturar texto, ste haya sido capturado todo en maysculas o que sin darse cuenta bloqueo de maysculas est activado y cambie el uso de maysculas y minsculas. Para evitar la recaptura del texto debe seguir los pasos:
Figura 55 Si desea desactivar una animacin seleccione ninguna.
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1. Seleccione la opcin formato de la barra de mens 2. Haga clic en el comando cambiar maysculas y minsculas. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo:
3. Seleccione la posicin en que desea el texto y se habilita la opcin fuente 4. Seleccione la fuente, las lneas que ocupa y la distancia desde el texto a la que se va a colocar 5. Haga clic en Aceptar
2.2.2 FORMATO DE PRRAFO

Estas opciones sirven para darle forma a los prrafos que desea. 3. Seleccione la opcin que desea y haga clic en el botn Aceptar.
A. Prrafo
Sangra y espacio: es el espacio en vaco que habr desde cualquiera de los mrgenes al prrafo. Se puede definir la alineacin del prrafo, tamao de sangra, tipo de espaciado y espaciado interlineal. Con la opcin especial puede definir la sangra de la primera lnea y francesa.
C. Letras capitales
Esta opcin se utiliza para colocar la primera letra de un prrafo de un tamao mayor al resto, a continuacin se describe el procedimiento: 1. Seleccione la opcin formato de la barra de mens 2. Haga clic en el comando letra capital. Al seleccionar esta opcin aparece la siguiente caja de dilogo:
Figura 56 Es importante no confundir las sangras con el margen de la hoja. Las opciones de esta caja de dilogo slo van a afectar a los prrafos seleccionados.
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Lneas y saltos de pgina: si selecciona el separador de Lneas y Saltos de pgina aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
4. Seleccione las opciones que desea aplicar al prrafo 5. Haga clic en Aceptar Para dar formato a los prrafos puede utilizar tambin la barra de herramientas. En la barra de herramientas se tienen los siguientes botones para manejar la alineacin de los prrafos y con la regleta puede definir las sangras.
Figura 57 En esta pestaa har definiciones adicionales sobre el control de la paginacin segn prrafos.
Izquierdo Centrado Derecho Justificado
Puede indicarle al Microsoft Word XP que no genere viudas o hurfanas con la opcin control viudas y hurfanas. Una lnea viuda es la ltima lnea de un prrafo que se imprime sola al inicio de una pgina. Una lnea hurfana es la primera lnea de un prrafo que se imprime sola al final de una pgina. La opcin conservar lneas juntas evita que los prrafos sean divididos a la mitad. S desea mantener dos prrafos juntos utilice conservar con el siguiente y si quiere que antes de un determinado prrafo vaya un cambio de pgina, utilice salto de pgina anterior. Se pueden eliminar los nmeros de lnea con suprimir nmeros de lnea y la separacin de palabras con no dividir con guiones.
B. Bordes y sombreado
A los prrafos, pginas o documentos se le puede aplicar un borde y/o una sombra el cual le permite mejorar el aspecto.
Actividad 27
Cambiar formato al prrafo Instrucciones: copie un prrafo de 8 lneas aproximadamente y proceda aplicar formato al prrafo, de acuerdo al siguiente procedimiento: 1. Seleccione el texto al cual desea aplicar el formato 2. Seleccione la opcin formato de la barra de mens 3. Haga clic en la opcin prrafo
Figura 58 En esta pestaa podr seleccionar un valor, estilo de lnea, color, tamao y aplicarla a un prrafo.
Actividad 28
Establecer bordes al prrafo Instrucciones: realice los siguientes pasos para colocar un borde o sombra al prrafo que se cre en la actividad 2:
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1. Seleccione el prrafo 2. Seleccione la opcin de formato en la barra de mens 3. Haga clic en bordes y sombreado 4. Debe especificar el valor, estilo, color y ancho
Actividad 29
Aplicar bordes a la pgina Instrucciones: de acuerdo a indicaciones del (de la) facilitador (a), realice los siguientes pasos para colocar un borde o sombra a la pgina: 1. Seleccione la opcin de formato en la barra de mens 2. Haga clic en bordes y sombreado 3. Haga clic en la pestaa bordes de pgina 4. Especifique el valor, estilo, color, ancho y arte 5. Haga clic en Aceptar Al seleccionar la pestaa sombreado, aparece la siguiente caja de dilogo:
5. Haga clic en Aceptar Al hacer clic sobre el botn opciones aparece el siguiente cuadro de dilogo:
Figura 59 Usted puede definir la distancia Desde el texto hasta el borde.
En un documento se puede aplicar borde a la pgina, en la siguiente figura muestra las opciones para establecer en el borde.
Figura 61 El sombreado es un color de fondo que se le asigna al prrafo.
Figura 60 Este cuadro de dilogo funciona exactamente igual al anterior, pero en este caso todas las caractersticas del borde que se definan sern aplicadas a una pgina, a una seccin o a todo el documento.
Para asignar una textura de fondo al prrafo seleccione sombreado. De la lista correspondiente escoja el tono que desea aplicarle. Si quiere cambiar los colores utilice relleno, y bajo el titulo trama estilo y color: para cambiar las combinaciones que utilizar. En el lado derecho de la caja de dilogo siempre tendr una vista previa del sombreado que va aplicar. Recuerde que debe tener el texto seleccionado.
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C. Tabulaciones
Los tabuladores son una medida que asigna a la tecla <Tab>, sirven para posicionar el cursor en un punto especfico del rengln. Tiene una medida predefinida de 1.25 cm, pero puede cambiar esta medida o colocar los tabuladores en la medida deseada.
Actividad 30
Asignar tabulaciones Instrucciones: asigne medidas a las tabulaciones en un documento de acuerdo a los siguientes pasos: 1. Seleccione la opcin formato de la barra de mens 2. Haga clic en el comando tabulaciones 3. Asigne en posicin el tamao en centmetros o pulgadas del tabulador, en alineacin la alineacin del texto al tabulador y en relleno el carcter de relleno y se crea el nuevo tabulador con fijar. En tabulaciones predeterminadas indique que medida tendrn los tabuladores por omisin, cuando no se haya definido otro tabulador. Si quiere borrar un tabulador lo seala en la caja de posicin y haga clic sobre el botn de eliminar. Para eliminar todos los tabuladores haga clic sobre eliminar todas 4. Haga clic en Aceptar
Figura 62 En este cuadro de dilogo puede fijar y eliminar todas las tabulaciones seleccionando los respectivos botones.
Otra forma de hacerlo es definiendo directamente en la regleta el lugar y tipo de tabulador deseado. Para colocar un tabulador se selecciona el tipo de alineacin del cuadro izquierdo de la regleta y se da un clic sobre la regleta en la posicin deseada.
Figura 63 Lo nico que no se pude definir al colocar los tabuladores de esta forma, es el Relleno y asignar tabuladores de Barra y eliminar todos los tabuladores.
Teniendo un texto con los distintos tipos de tabuladores quedara de la siguiente forma: Izquierda 3443343 879879 Centrada 99999 888 Derecha Decimal 009899 556.7778 89999 898989.0099
Tabla 6 Tipos de alineacin de las tabulaciones.
Barra
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Para mover un tabulador de su posicin, basta con dar un clic sostenido sobre el smbolo del tabulador en la regleta, moverse sobre sta hacia su nueva posicin y soltar el botn del ratn en la nueva posicin. Los cambios en los tabuladores son para el rengln en l que est el cursor en ese momento. Si desea hacer cambios en varios renglones tendr que seleccionarlos, previamente. Para eliminar un tabulador, haga clic sostenido sobre el smbolo del tabulador en la regleta, y se mueve hacia arriba o hacia abajo fuera del rea de la regleta y se suelta el botn del ratn. En ese momento desaparece el tabulador. Los cambios que realice sern para el rengln en el que est el cursor en ese momento. Si se desea hacer cambios en varios renglones tendr que seleccionar toda la informacin que requiera de los tabuladores, antes de mover o eliminar cualquier tabulador.
Figura 65 Permite seleccionar un tipo de numeracin, si se desea puede ingresar al botn Personalizar y cambiar el formato y etilo de la numeracin.
Actividad 31
Insertar numeracin y vietas al texto Instrucciones: para colocar vietas o numeracin al texto debe seguir los pasos siguientes: 1. Seleccione el texto al que desea agregarles numeracin o vietas 2. Seleccione la opcin formato de la barra de mens 3. Haga clic en numeracin y vietas 4. Seleccione con un clic el tipo de vieta o numeracin que desea utilizar 5. Haga clic en la opcin Aceptar
D. Numeracin y vietas
Hay textos que se escriben en forma de lista, tpicos, contenido, subdivisiones de un tema, etc., en los cuales se utilizan las vietas o los nmeros para dividirlos. Microsoft Word XP puede colocar estas vietas o nmeros sin necesidad de que se escriba cada uno.
E. Columnas
Figura 64 Permite seleccionar un tipo de vieta, si se desea puede ingresar al botn Personalizar y cambiar el formato y etilo de la vieta.
Microsoft Word XP, permite crear columnas estilo periodstico en nuestros documentos, para tal efecto se describe el procedimiento:
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1. Marque el texto de abajo hacia arriba 2. Seleccione la opcin de formato en la barra de mens 3. Haga clic en el comando columnas y aparece la pantalla siguiente:
1. Seleccione el men insertar y la opcin salto 2. Seleccione la opcin salto de columna 3. Haga clic en el botn Aceptar Esta operacin tambin se puede hacer presionado la opcin Shift, Control y Enter. Automticamente salta a la columna siguiente.
Actividad 32
Elaborar un periodsticas documento en columnas
Instrucciones: escriba un texto en 2 columnas, de acuerdo al siguiente procedimiento: 1. Ingrese a Word

Figura 66 Propiedades de columnas.
2. Establezca el documento a 2 columnas 3. Escriba texto 4. Realice tareas de formato y edicin 5. Guarde el documento
4. Aplique cualquiera de los estilos preestablecidos o seleccione un nmero de columnas 5. Haga clic en Aceptar Para convertir el texto de varias columnas a una, siga estos pasos: 1. Seleccione el texto que desea cambiar de varias columnas a una sola 2. Seleccione la opcin formato de la barra de mens 3. Haga clic columnas, para abrir el cuadro de dialogo 4. Seleccione la opcin una, en preestablecidas 5. Haga clic en aceptar Para trasladarse de una columna a la otra sin haber usado toda la columna se inserta un salto de columna y se hace de la siguiente manera:
2.3 CORRECCIN DE TEXTO Y DISEO DE PGINA

2.3.1 CORREGIR TEXTO
Una vez que se ha capturado todo el texto que contendr el documento es importante corregirlo. Adems, de leerlo para evaluar su contenido, puede utilizar las herramientas para correccin que nos proporciona el Microsoft Word XP.
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WORD XP
A. Idioma
Microsoft Word XP puede manejar varios idiomas. Es importante aclarar que al seleccionar otro idioma, le est indicando al Microsoft Word XP que su documento est escrito en otro idioma. Por lo tanto, el diccionario de ortografa, l de sinnimos y el corrector de guiones se ajustar al nuevo idioma. Para que la correccin ortogrfica y los sinnimos funcionen deben estar instalados los diccionarios correspondientes al idioma. Para cambiar el idioma que quiere que utilice el Microsoft Word XP para el documento debe seguir los pasos siguientes que a continuacin se detallan: 1. Seleccione la opcin de herramientas de la barra de mens 2. Haga clic en el men idioma y del submen definir idioma. Al hacerlo aparece el siguiente cuadro de dilogo:
B. Ortografa y gramtica
Microsoft Word XP puede revisar y corregir la ortografa y gramtica del documento, una de las opciones es que automticamente cuando se escriba una palabra con alguna falta de ortografa o que Microsoft Word XP no reconozca, automticamente colocar una lnea ondulada de color rojo bajo dicha palabra de la siguiente forma: Para corregir la ortografa debe seguir los pasos siguientes: 1. Seleccione la palabra a corregir 2. Haga clic con el botn derecho del ratn, si encuentra sugerencias mostrar un men contextual similar al siguiente:
Figura 67 Cuadro de dilogo que permite seleccionar un idioma para revisar ortografa y gramtica.
3. Haga clic sobre una de ellas para elegirlas y reemplazarlas directamente. Si no encuentra ninguna que sea la correcta o no le parece, se pueden omitir todas las palabras de este tipo que se encuentren en este documento o agregar para que la palabra encontrada se incluya en el diccionario. Cuando Microsoft Word XP encuentre un error de gramtica, un verbo que puede estar mal conjugado o un error de puntuacin, automticamente colocar una lnea ondulada de color verde bajo dicha palabra de la siguiente forma:
3.
Seleccione el idioma que desea, si quiere que ste sea el mismo idioma determinado para todos los documentos, indquelo dando un clic sobre el botn de predeterminar Haga un clic en Aceptar
4.
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Para corregir la gramtica debe seguir los pasos del siguiente procedimiento: 1. Seleccione la palabra a corregir 2. Haga clic con el botn derecho del ratn, si encuentra sugerencias mostrar un men contextual similar al siguiente:
3. Seleccione la sugerencia correcta. En este men le muestra el posible error. En algunos casos inclusive nos propone una correccin. Tambin puede omitir la oracin o comenzar la gramtica. Para realizar la revisin ortogrfica y gramatical debe seguir los pasos siguientes: 1. Seleccione el men herramientas en la barra de mens Haga clic en el comando ortografa y gramtica y aparece la pantalla siguiente:
Figura 68 Cuando Word localiza una palabra, en el documento, que no se encuentra en el diccionario, despliega la palabra y el texto en el cuadro de lista no se encontr, con la palabra resaltada en rojo.
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Aparecen reemplazos sugeridos para la palabra en el cuadro de lista. Para cada palabra en que Word se detiene, usted puede tomar alguna de las siguientes opciones: Para corregir manualmente la palabra, modifquela en el cuadro de lista. No se encontr y haga clic en cambiar. Para utilizar uno de los reemplazos sugeridos, resalte la palabra de reemplazo que desee en el cuadro de lista sugerencias y haga clic en cambiar. Para reemplazar en el documento todas las apariciones de la palabra con las correcciones manuales o con las correcciones que aparecen en el cuadro de lista Sugerencias, haga clic en cambiar todas. Para ignorar esta y todas las dems ocurrencias de la palabra en el documento: haga clic en omitir todas. Para agregar la palabra al diccionario, haga clic en agregar.
Figura 69 Permite realizar auto correccin segn idioma establecido.
Este cuadro de dilogo tiene las funciones siguientes: Si escribe alguna palabra con dos letras maysculas seguidas, corregir dos maysculas seguidas cambia la segunda a minscula. Poner en mayscula primera letra de una oracin cambia a mayscula la primera letra de la frase, si est en minscula. Corregir el uso accidental de bloq mays va a eliminar automticamente el uso de esta tecla y regresar la configuracin del teclado sin que esta tecla se encuentre oprimida. Con el comando reemplazar texto mientras escribe se corrige el texto al capturarlo con los datos que proporcione o con las opciones que ya contiene la autocorreccin. La lista contiene varias palabras que normalmente se escriben mal pero si lo desea puede agregar o eliminar alguna palabra de la lista.
Repita los pasos anteriores todas las veces que sea necesario. Cuando se haya revisado todo el documento, Microsoft Roer desplegar un mensaje para ese efecto.
C. Auto correccin
Microsoft Word XP incluye una herramienta que es la de autocorreccin al escribir. Esta herramienta, "inteligente", puede colocar letras maysculas al inicio de cada frase despus de un punto (.), sin necesidad de oprimir la tecla <Mays>, y otras posibles funciones que el usuario definir.
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Para definir palabras y cambiar opciones debe seguir los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin herramientas de la barra de mens 2. Haga clic en opciones de auto correccin 3. Seleccione las funciones de auto correccin 4. Haga clic en Aceptar
La vista Diseo de pgina utiliza ms memoria del sistema, por tanto el desplazamiento puede ser ms lento, especialmente si el documento contiene muchas imgenes o formatos complejos.
D. Esquema
Se puede examinar y trabajar con la estructura del archivo en formulario esquemtico clsico. Trabaje en Vista Esquema cuando necesite organizar y desarrollar el contenido del archivo. Para seleccionar cualquiera de las formas debe seguir los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin de ver en la barra de mens 2. Seleccione cualquiera de las vistas siguientes:
2.3.2 DIFERENTES FORMAS DE VISUALIZAR UN DOCUMENTO

Un documento puede tener imgenes, o mrgenes muy amplios o un tipo de letra muy grande. Todas estas caractersticas pueden hacer muy lento el despliegue en pantalla o no permiten que la hoja se vea completa en pantalla, etc. Es por esto que se tienen distintas formas de ver un documento.
A. Normal
Este modo es el ms usado. Simplifica mucho la forma como se ve el documento ya que no se ven detalles como nmeros de pgina, encabezados y pies de pgina, columnas, etc. pero permite ver el texto con formato. La vista Normal sirve principalmente para que se pueda escribir de una forma rpida.
2.3.3 ZOOM
El botn de zoom, tiene la funcin de acercar o alejar la vista del texto, el cual se utiliza de conformidad con los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin de ver en la barra de mens. 2. Haga clic en la opcin de zoom y aparece la pantalla siguiente:
B. Diseo web
Es una vista de edicin que muestra el documento tal como aparece en un explorador Web.
C. Diseo de impresin
Cambia el documento activo a la vista de diseo de pgina, que es una vista de edicin que muestra el documento como se imprimir.
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3. Coloque el texto, imagen u objeto para el encabezado. Microsoft Word XP coloca una barra de herramientas que se muestra a continuacin:
Figura 70 El botn de nmero de pgina inserta el valor correspondiente a la hoja en que se encuentra. Los botones de fecha y hora, colocan la fecha y hora del sistema al momento de imprimir.
3. 4.
Seleccione la opcin de acercamiento que desea Haga clic en Aceptar
2.3.5 CONFIGURACIN DE PGINA

Su documento tiene ahora todos los detalles necesarios, salvo definir el formato que tendr la pgina. Para configurar todos los detalles de las pginas del documento utilice los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin de Archivo de la barra de mens 2. Haga clic en el comando configurar pgina y aparece la pantalla que se muestra en la figura 34. 3. Haga clic en Aceptar
2.3.4 ENCABEZADO Y PIE DE PGINA

El encabezado es un elemento comn a todas las pginas que se encuentra en la parte superior. El pie de pgina es tambin un elemento comn a todas las pginas pero que se encuentra en la parte inferior de la misma. Para ver, colocar y modificar los encabezados del documento debe seguir los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin ver de la barra de mens. 2. Haga clic en el comando encabezados y pies de pgina. Al seleccionarla, el documento automticamente cambia al modo de diseo de pgina y aparece la barra de herramientas de encabezados y pies de pgina. En la parte superior de la pgina aparece un rectngulo de lneas punteadas con el ttulo encabezado.
A. Mrgenes
Sirve para definir los mrgenes de la pgina.
Figura 71 Permite configurar los mrgenes y orientacin de la pgina en un documento.
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Superior, inferior, izquierdo y derecho: definen los mrgenes, distancia entre el extremo de la hoja y donde comienza el documento. Encuadernacin: es un margen extra para encuadernar el documento, se agrega al margen que ya se tiene. Posicin del margen interno: coloca el margen interno en la parte superior, izquierda o derecha de un documento. Si ha configurado el documento con pginas opuestas o dos pginas por hoja (mediante Mrgenes simtricos, Libro plegado o Dos pginas por hoja), esta opcin no est disponible. La vista previa muestra el resultado del ajuste en el documento. Orientacin: cambia la orientacin de vertical a horizontal y viceversa. Al cambiar la orientacin, se transfieren las medidas de los mrgenes superior e inferior a izquierdo y derecho, y viceversa.
Tamao del papel: de esta lista tome el tamao de papel para su documento. Si se desea otro tamao puede cambiar en ancho y alto: Origen del papel: Especifica dnde est situado el papel en la impresora. Si hace clic en seleccin automtica, la impresora utiliza la bandeja de papel que admita el tamao de papel seleccionado. Si elige un origen de papel distinto de seleccin automtica, asegrese de que asigna la forma correcta (tamao de papel) al origen del papel.
C. Diseo
Este separador indica las caractersticas del diseo en secciones, la posicin de los Encabezados y Pies de pgina, la alineacin de la pgina, y la configuracin de la vista previa.
B. Papel
Es importante definir tambin el tamao del papel y la orientacin que tendr ste. Este separador seala de donde tomar el papel la impresora. Las fuentes de papel dependern de la impresora que tenga habilitada por omisin.
Figura 73 Diseo de pgina.
Empezar seccin: donde comienza la seccin, y la seccin previa termina. Encabezados y Pies de pgina: si se desea que sean distintos para la primera pgina diferente y/o para las pginas Pares e impares diferentes es aqu donde se seala.
Figura 72 Permite seleccionar el tamao de papel y establecer un tamao personalizado.
Pgina: especifica para Microsoft Word XP cmo desea alinear el texto en el documento.
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Vista previa: muestra la apariencia del documento con las opciones seleccionadas.
2.4.1 INSERTAR TABLA

Para insertar una tabla puede hacerlo con los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin Tabla en la barra de mens. 2. Haga clic en el comando insertar tabla y al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo 3. Seleccione las opciones que necesita 4. Haga clic en la opcin Aceptar
Actividad 33
Corregir texto y personalizar documento Instrucciones: de acuerdo a indicaciones del (de la) facilitador (a), realice cada uno de los siguientes pasos para personalizar un documento y realizar tareas de correccin del texto: 1. Ingrese a Word 2. Abra un documento de las actividades anteriores o escriba un documento nuevo 3. Establezca el idioma que se aplicar al documento 4. Seleccione la herramienta ortografa y gramtica y realice correcciones 5. Visualice el documento en la diferentes vistas que proporciona el programa 6. Inserte un texto como encabezado 7. Configure los mrgenes de la pgina y establezca el tamao de papel oficio 8. Guarde el documento 9. Cierre el documento
Figura 73 El botn de Autoformato lo lleva directamente a la caja de dilogo de Autoformato a Tablas, que le permite aplicarle a la tabla un formato predefinido.
Otra forma de insertar una tabla es con el cono . Se le da un clic sostenido y se arrastra el ratn hasta obtener el nmero de renglones y columnas deseados en la tabla y se suelta el botn del ratn.
2.4 TABLAS
Para el manejo de datos y texto en forma comparativa o para presentacin de texto en general Microsoft Word XP maneja tablas con filas y columnas. Cada celda es la interseccin de la columna con el rengln. Cada celda puede manejar independientemente, dndole tamao y formato.
Figura 74 Puede insertar ms filas y columnas colocando el puntero en la esquina inferior derecha y arrastrar hacia abajo y hacia la derecha.
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2.4.2 ESCRIBIR DATOS EN UNA TABLA
Para escribir datos dentro de la tabla debe ubicarse en la celda correspondiente y luego escribir el texto dentro de la celda. Lo insertado en la tabla se comporta como texto normal y se le puede dar formato al prrafo y al carcter igual que en cualquier parte del texto. Teclado <Tab> <Shift> + <Tab> <Alt> + <Inicio> <Alt> + <7>* <Alt> + <Fin> <Alt> + <i>* <Alt> + <Re Pg> <Alt> + <9>* <Alt> + <Av Pg> <Alt> + <3>*
Para moverse en la tabla A la celda siguiente A la celda anterior Hacia adelante un caracter Hacia atrs un caracter La siguiente o anterior fila La primera celda en la fila La ltima celda en la fila La primera celda en la columna A la ltima celda en la columna
Tabla 7 Desplazamiento dentro de la tabla con el teclado.
Para seleccionar Teclado Contenido de la celda <Tab> siguiente Contenido de la celda <May>+<Tab> anterior Fila completa Columna completa
Tabla entera
Mouse Men/opcin Clic a la izquierda de la celda deseada Clic a la izquierda de la celda deseada Clic a la izquierda de la Tabla/Seleccionar fila fila deseada Clic en el borde de la Tabla/Seleccionar parte de arriba de la columna columna (El apuntador se convierte en XX) Tabla/Seleccionar tabla
Tabla 8 Seleccin de datos dentro de la tabla.
2.4.3 AUTOFORMATO DE TABLAS

El contenido de la tabla se puede manejar como texto normal y por lo tanto los formatos que se le puede dar son los mismos que para el texto normal.
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Figura 75 Puede agregar o eliminar un estilo de tabla que desee haciendo clic sobre los botones respectivos.
A la tabla en general se le puede poner bordes y sombreados como ya se vio anteriormente el manejo de bordes y sombreados, siguiendo estos pasos: 1. Seleccione la opcin tabla de la barra de mens 2. Haga clic en el comando de autoformato de tablas 3. Seleccione estilo de tabla 4. Haga clic en la opcin Aplicar
1. Posesinese sobre la tabla 2. Seleccione la opcin tabla de la barra de mens 3. Haga clic en el comando propiedades de tabla 4. Haga clic sobre bordes y sombreado, la cual se maneja en la forma que se describi anteriormente para Bordes y sombreado.
Actividad 34
Insertar tablas Instrucciones: de acuerdo a indicaciones del (de la) facilitador (a), realice el diseo de una factura simple, utilizando las herramientas de tablas que proporciona MS Word. 1. Inserte una tabla (estableciendo la cantidad de filas y columnas para la factura) 2. Personalice estructura de tabla, que concuerde con el diseo de una factura
2.4.4 AGREGAR BORDES Y SOMBREADO A LAS TABLAS

Establece los estilos de borde, colores, anchos, sombreado, tramas y otras opciones para la tabla. Pasos para establecer los bordes y sombreados de la tabla:
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3. Aplique borde y sombreado 4. Escriba texto o datos dentro de la tabla 5. Guarde el documento 6. Cierre Word
2.5 INSERCIN E IMPRESIN

En ocasiones es necesario insertar archivos, dibujos u otros objetos dentro de un documento. A lo largo de esta seccin se revisarn todos los elementos que se pueden insertar, junto con sus caractersticas, forma de trabajar, as como las opciones de impresin del documento. 3. Seleccione alguna opcin de tipos de saltos o tipos de saltos de seccin 4. Haga clic en Aceptar
B. Nmeros de pgina
Con Microsoft Word XP ya no es necesario colocar el nmero de pgina manualmente al inicio o al final de cada hoja.
2.5.1 INSERTAR
Hay varios elementos que se pueden insertar dentro de un documento de Microsoft Word XP y que son necesarias para complementar un documento.
A. Insertar salto de pgina

Salto de pgina, salto de columna o salto de ajuste de texto se refieren a cortar una pgina o una columna respectivamente e iniciar una nueva segn corresponda, tambin estn los tipos de saltos de seccin, para crear nuevas secciones dentro del documento en la pgina siguiente, continuo, pgina par o pgina impar. Cuando se desea hacer un cambio de pgina o un cambio de columnas debe seguir los pasos siguientes: 1. Seleccione insertar de la barra de mens 2. Haga clic en salto y aparece la pantalla siguiente:
Figura 76 Puede seleccionar el botn Formato para cambiar el estilo e inicio de numeracin.
Microsoft Word XP coloca la numeracin de pginas automticamente, siguiendo estos pasos: 1. Seleccione la opcin insertar de la barra de mens 2. Haga clic en nmeros de pgina 3. Determine la posicin y alineacin de los nmeros de pgina y defina si el nmero de pgina aparecer en la primera pgina. 4. Haga clic en Aceptar
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C. Nota al pie
Las notas al pie son aclaraciones de tpicos que se estn tratando en el documento y que se estn ampliando al final de la hoja o al final del documento. No se debe confundir con los pies de pgina que son comentarios o marcas que se ponen en todas las hojas.
5. Haga clic y desplcese hacia abajo para seleccionar una opcin a fin de numerar automticamente las notas al pie del documento. 6. Desplcese hacia abajo en la opcin de aplicar cambios a para seleccionar en qu parte del documento desea realizar los cambios. 7. Haga clic en el botn Insertar
D. Fecha y hora
No es necesario escribir la hora y/o la fecha en un documento, si se desea incluir lo puede insertar as: 1. Seleccione la opcin insertar de la barra de mens 2. Haga clic en fecha y hora y Microsoft Word XP le muestra el siguiente cuadro de dilogo:
Figura 77 Si hace clic sobre el botn smbolo puede seleccionar un estilo de smbolo para la nota como marca personal.
Las notas al pie funcionan para una pgina o para la ltima pgina y se crea con los pasos siguientes: 1. Seleccione la opcin de Insertar de la barra de mens 2. Seleccione el comando Referencia con el comando Nota al pie 3. Defina si las notas irn al final de la pgina o del documento 4. Haga clic en el formato de nmero que desee aplicar a las notas al pie numeradas automticamente. Puede colocar un smbolo como marca personal
Figura 78 Propiedades de fecha y hora.
3. Seleccione el formato de fecha y hora para insertar, y si ste ser texto normal o campo. La diferencia radica en que utilizando la forma campo, si existen cambios en la fecha y/u hora entre el momento de creacin del documento y l de impresin del mismo, tanto la fecha como la hora se actualizan. 4. Haga clic en Aceptar
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E. Smbolos
Microsoft Word XP permite que utilice smbolos conjuntamente con el texto.
Todos estos caracteres son de tipo TrueType, es decir que como se vean en pantalla se vern en impresin.
F. Imgenes prediseadas
Microsoft Word XP cuenta con unas imgenes que se pueden incluir en los documentos a modo de ilustracin para el mismo.
Actividad 35
Insertar una imagen Instrucciones: personalice un documento insertando imgenes prediseadas, de acuerdo al siguiente procedimiento:
Figura 79 Si selecciona otro tipo de fuente podr seleccionar otros tipos de smbolos.
1. Coloque el cursor donde desea insertar la imagen 2. Haga clic en insertar de la barra de mens 3. Seleccione la opcin de imagen 4. Haga clic en el submen imgenes prediseadas 5. Escriba en el cuadro buscar texto alguna categora o nombre de imagen, puede personalizar la bsqueda en buscar en seleccione una o ms colecciones a buscar.
Para incluir smbolos debe seguir los pasos siguientes: 1. Coloque el cursor donde desea insertar el smbolo 2. Seleccione insertar de la barra de mens 3. Haga clic en la opcin Smbolo del men Insertar y aparece un cuadro de dilogo con dos separadores o pestaas. El separador Smbolos es similar a la que se utiliza para vietas y nmeros. 4. Seleccione el smbolo que desea insertar 5. Haga clic en el botn insertar Tambin en el mismo cuadro de dilogo est la opcin de caracteres especiales que permite insertar smbolos que se utilizan comnmente, pero que no se encuentran en las fuentes normalmente. Ejemplos de stos son los smbolos de: Marca Registrada, Copyright, etc.
6. Haga clic en el botn Buscar
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7. Haga clic sobre la imagen a insertar.
Al hacer clic sobre la imagen aparecen a su alrededor unos cuadros blancos indicando que ha sido seleccionada.
G. Herramientas bsicas de la barra de dibujo

Microsoft Word XP, le permite crear sus propios dibujos, las herramientas de dibujo disponibles permiten elaborar dibujos con aspecto profesional.
Figura 80 Barra de dibujo.
Los botones de la barra de dibujo tienen las aplicaciones siguientes: Para las opciones generales de los dibujos, como las propiedades, agrupar o desagrupar las imgenes. Para seleccionar los objetos e imgenes del documento. Para que las imgenes y objetos del documento tengan giro o inclinacin, siempre y cuando estn seleccionadas. Insertar un wordart.
Permite insertar formas ya definidas como cuadros, crculos, estrellas, etc. Dibujar cuadros y rectngulos.
El proceso de dibujo incluye las siguientes acciones: Seleccione un objeto que ya dibuj: haga clic sobre el dibujo, se desplegarn pequeos rectngulos llamados controladores de tamao alrededor del objeto, luego mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic para seleccionar ms de un objeto. Presione SUPR para eliminar el objeto o los objetos seleccionados.
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Mover un objeto: haga clic en el objeto que desea y arrstrelo a la nueva posicin que desea. Cambiar el tamao o la forma: Seale uno de sus controladores de tamao, y luego arrstrelo a la forma o el tamao deseado. Cambiar el color de la lnea de un objeto: haga clic en el botn, color de la lnea de la barra de dibujo, y luego seleccione el color que desea. Cambiar el color interior de un objeto: haga clic en el botn, color de relleno de la barra de dibujo y seleccione el color que desea. Cambiar el grosor o el estilo de las lneas: haga clic en el botn estilo de lnea o tipo de lnea y seleccione el color que desea.
2.5.2 IMPRIMIR
Un documento de Microsoft Word puede
imprimirse de varias formas utilizando el cono de la barra de herramientas estndar o desde el men archivo, pero adicionalmente existen las opciones de impresin, en las cuales se puede personalizar la forma que se imprimir el documento.
A. Vista preliminar
Esta opcin sirve para ver como se imprimir el documento antes de enviarlo a impresin. Pasos para utilizar esta opcin: 1. Seleccione la opcin Archivo de la barra de mens 2. Haga clic en vista preliminar y aparece en la pantalla la forma en que se imprimir el documento. La pantalla sufre algunos cambios, desaparece la barra de herramientas estndar y aparecen las regletas, pero siguen apareciendo los mens con sus mismas funciones. Tambin, aparece la barra de herramientas de presentacin preliminar que es la siguiente:
Actividad 36
Dibujar en word pad XP Instrucciones: elabore un dibujo en un documento utilizando la barra de herramientas dibujo de acuerdo a indicaciones del (de la) facilitador (a) y procedimiento descrito: 1. Posesione el cursor en donde desea hacer el dibujo 2. Haga clic en el botn correspondiente de la barra de dibujo, haga clic en el botn autoformas y selecciona una forma de la lista. 3. Dibuje en el documento para insertar el objeto proporcional 4. Guarde el documento
Figura 81 Barra de herramientas de vista preliminar.
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A pesar de estar en el modo de presentacin preliminar, se puede seguir escribiendo y haciendo modificaciones al texto o a los componentes de la hoja. La nica diferencia es que ahora se est viendo en forma global la hoja o el documento.
B. Opciones de impresin.
Para imprimir un documento o alguna de sus partes debe seguir los pasos siguientes: 1. Haga clic en archivo de la barra de mens 2. Haga clic en imprimir y aparece la caja de dilogo siguiente:
Figura 82 Con el botn de Opciones se pueden cambiar algunos detalles de la impresin.
En este cuadro de dilogo puede indicar Microsoft Word XP que debe imprimir documento, anotaciones, etc. Si desea copias defina cuntas y si stas se van a intercalar. El intervalo de pginas que puede imprimir son: todas, la pgina actual, la seleccin o un rango especfico con pginas. Se pueden imprimir el intervalo, pginas impares o pginas pares especificndolo en la opcin de imprimir slo. Finalmente, si el documento se va a imprimir en archivo para su posterior envo a la impresora, utilice imprimir a un archivo. 3. Haga clic en Aceptar luego de seleccionar las opciones de impresin
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WORD XP
RESUMEN
Este captulo trat sobre los aspectos bsicos del procesador de palabras Microsoft Word XP, como una herramienta importante para la creacin y edicin de documentos. Word XP es una herramienta sobresaliente dentro de otros procesadores de palabras, por su fcil manejo y completo en sus aplicaciones. Este captulo trat sobre personalizacin bsica de un documento aplicando formato al texto y al prrafo. Entre sus herramientas importantes de formato se puede mencionar la fuente, prrafo, numeracin, vietas, bordes, sombreado, tabulaciones y columnas. En Word XP puede corregir el texto utilizando las aplicaciones de ortografa y gramtica, as tambin puede personalizar y configurar el diseo de la pgina insertando encabezados y pie de pgina, as tambin estableciendo tamao y orientacin de la pgina. El manejo de tablas, insercin de objetos, imgenes, grficos y otros elementos son de gran importancia para el diseo profesional de documentos. De esta manera la nueva versin de Word permite la creacin, personalizacin e impresin de documentos de una forma ms sencilla y completa.
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EVALUACIN
INSTRUCCIONES: A continuacin encontrar una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta. Subraye la correcta. 1. Herramienta que sirve para el manejo de textos en general: A) B) C) D) 2. Hoja de clculo Procesador de palabras Sistema operativo Diseador de presentaciones
Conjunto de botones que realizan acciones previamente definidas con slo presionarlos: E) F) G) H) Barra de tareas Barra de herramientas Barra de comandos Barra de opciones
3.
Barra de herramientas que permite visualizar el nmero de pgina en la que se encuentra, lnea, columna y el idioma que se est utilizando: A) B) C) D) Barra de mens Barra de formato Barra de desplazamiento Barra de estado
4.
Barra de herramientas que permite personalizar tipo de letra, tamao y alineacin del texto en un documento: A) B) C) D) Estndar Dibujo Tablas y bordes Formato
5. Men donde se encuentra el comando ortografa: A) B) C) D) Formato Insertar Herramientas Ver
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6. Men que permite guardar, abrir e imprimir un documento: A) B) C) D) Archivo Formato Ver Herramientas
7. Botn de barra de herramientas formato que permite aumentar sangra a un texto: A) B) C) D) 8. Botn de barra de herramientas dibujo que permite inserta un wordart: A) B) C) D) 9. Botn de barra de herramientas estndar que permite imprimir un documento activo: A) B) C) D) 10. Funcin de Word que permite ver el documento en pantalla exactamente cmo se imprimir: A) B) C) D) Vista preliminar Zoom Mostrar u ocultar Mapa del documento
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CAPTULO 3
EXCEL XP
Objetivos del captulo Al finalizar el estudio de este captulo, usted estar en la capacidad de: Identificar los componentes de la pantalla principal de Excel XP, de acuerdo a especificaciones tcnicas Utilizar las herramientas bsicas de Excel XP, de acuerdo a procedimientos tcnicos Realizar operaciones matemticas y aritmticas en una hoja de clculo, de acuerdo a procedimientos tcnicos de frmulas y funciones de Excel XP
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3.1 INTRODUCCIN A EXCEL

Excel es una hoja electrnica o de clculo que tiene gran capacidad y facilidad de uso, los archivos de Excel se conocen como libros y cada uno de ellos est compuesto por una o varias hojas de clculo. Cada hoja de clculo tiene dos partes importantes, las filas que estn identificadas por nmeros y las columnas que estn identificadas por letras; a la unin de filas y columnas se les llama celdas dentro de las que se almacenan datos, grficas o frmulas. Puede utilizarse para generar declaraciones financieras, grficas y bases de datos para o compartir la informacin con otros paquetes de software.
un cuadro llamado celda. Las celdas adoptan el nombre primero de la columna seguido del nombre de la fila. Rango: un rango es un grupo rectangular de celdas. Todas las celdas de un rango pueden estar en una columna, en una fila o en cualquier combinacin de columnas y filas, siempre y cuando el rango forme un rectngulo. Aprender a utilizar los rangos puede ahorrarle mucho tiempo. Por ejemplo, puede seleccionar un rango y utilizarlo para dar formato a un grupo de celdas en un slo paso. Es posible utilizar un rango para imprimir nicamente un grupo seleccionado de celdas. Tambin es posible utilizar rangos en frmulas. Los rangos estn determinados por sus referencias de celda (la esquina superior izquierda y la esquina inferior derecha)
3.1.1 CONCEPTOS BSICOS

Libro de Excel: cada libro de Excel contiene de forma predeterminada tres hojas de clculo. Cada hoja de clculo contiene columnas y filas. Las etiquetas de la parte inferior del libro de trabajo le permiten recorrer las hojas de clculo con slo hacer clic en ellas. Hoja de clculo: una hoja de clculo es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Su desarrollo est basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos matemticos en distintas disciplinas. Con una hoja de clculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias, etc. Adems, en la hoja de clculo se pueden hacer cambios fcilmente a las caractersticas, ubicacin, orientacin, etc. de los datos que se estn manipulando. Celda: cada pgina de un libro es una hoja de clculo separada, y cada hoja de clculo contiene una cuadrcula con filas y columnas, en el lugar donde se interceptan una fila y una columna forman
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3.1.2 INICIAR EXCEL

Para iniciar el MS Windows. Estando en cono de MS Excel presionar doble clic procedimiento: 1. Clic en botn 2. Clic en Todos los programas 3. Clic en el submen Microsoft Office 4. Clic en la opcin Excel XP debemos iniciar Windows, debemos buscar el XP en el escritorio y o bien realizar el siguiente
3.1.3 PANTALLA PRINCIPAL

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial, se describirn sus componentes fundamentales, as se conocer los nombres de los diferentes elementos. La pantalla que se muestra puede no coincidir exactamente con la que vea en su computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como ver ms adelante.
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Cuadro de Nombres
Libro actual
Barra de ttulo
Barra de Mens Barra de herramientas
Barra de frmulas
Celda activa Encabezados de filas y columnas
Etiquetas de las hojas
Barra de desplazamiento
Figura 83 Herramientas principales de la pantalla de inicio.
A. Barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar y cerrar . , restaurar
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los conos de las otras barras que veremos a continuacin. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar del libro de trabajo. Barra de herramientas: Son botones que realizan acciones previamente definidas con slo presionarlos. Los dibujos o conos que los representan son una descripcin visual de la accin que realizan. MS Excel XP cuenta con varias barras de herramientas, pero inicialmente slo se muestran:
B. La barra de mens
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, se ver las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel.
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Estndar: Contiene conos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc. Formato: Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
E. Etiquetas de las hojas

MS Excel XP maneja lo que se conoce como Libros, stos contienen mltiples hojas. A cada una de las hojas le corresponde una etiqueta. Dando clic sobre la etiqueta correspondiente podemos cambiar a las diferentes hojas que contiene el libro.
C. Barra de frmulas
Es un lugar donde se puede agregar, quitar o modificar el contenido de la celda. Adems permite agregar funciones directamente al editar la celda.
F. Barra de estado
Es una descripcin del lugar y posicin del cursor en la hoja y en el documento. Incluye la seccin, la altura, nmero de lneas y columnas. Adems, muestra la hora del sistema y cinco indicadores de estado. Por ser una aplicacin de Windows, las ventanas de MS Excel XP mantienen los elementos comunes para todas las ventanas como son: Men de control, Botn de maximizacin /restauracin, Botn de minimizacin y Barra de ttulo (nombre de la aplicacin) Dentro de la ventana de MS Excel XP est la ventana del Libro 1 que MS Excel XP gener automticamente y tambin cuenta con sus botones y men de control correspondientes.
D. Encabezados de filas y columnas y lneas de divisin

La hoja est dividida en filas y columnas que se muestran en los encabezados. La interseccin de una fila y una columna, es una celda. Las lneas de divisin sirven para identificar rpidamente donde est la celda. En cada celda se va a alojar un dato distinto de la informacin a manipular.
G. Libros y hojas
Una de las caractersticas de MS Excel XP, es que maneja cada archivo con lo que se conoce como Libros. Los libros son conjuntos de hojas, es decir que en cada libro se tiene ms de una hoja de trabajo.
Figura 84 Etiquetas de letras y nmeros para columnas y filas.
3.1.4 MOVIMIENTO EN LA HOJA

Tan slo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente.
Las filas estn precedidas por lo nmeros del 1 al 65536 Las columnas estn nombradas por letras de la A a la IV, en total 256 columnas.
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Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: Para moverse Un celda en la direccin indicada Se mueve arriba abajo al extremo de la regin de datos actual Se mueve hacia la izquierda o derecha al extremo de la regin de datos actual A travs de celdas desbloqueadas en una hoja protegida Al principio de una fila Al principio de la hoja A la ltima celda de la hoja Hacia abajo una pantalla Hacia arriba una pantalla Hacia la derecha una pantalla Teclado <ctrl + > <ctrl + > <ctrl + > <ctrl + > <Tabulador> Con la tecla <Fin>, se activa o desactiva un modo especial de movimientos a travs de la hoja. Al activar la tecla en la barra de estado se puede ver indicando que est activado este modo. En este modo el movimiento es:
<Inicio > <ctrl> + <Inicio> <ctrl> + <Fin> <Av Pg> <Re Pg> <Alt> + <Av Pg> Hacia la izquierda una pantalla <Alt> + <Re Pg> Hacia la siguiente hoja del libro <ctrl> + <Av Pg> Hacia la anterior hoja del libro <ctrl> + <Re Pg>
Tabla 9 Movimiento a travs de la hoja.
Para moverse Un bloque de datos con la fila o columna A la ltima celda en uso de la hoja (esquina inferior derecha) A la ltima celda en uso de la ltima columna en uso
Teclado <Fin> y < > < > <> <> <Inicio> <Fin>
<Fin> <Intro>
Tabla 10 Desplazamiento especial en la hoja.
3.1.5 SELECCIONAR
Para poder hacer modificaciones, referencias y dems operaciones se necesitan seleccionar las celdas, las columnas y filas. Existen dos mtodos, con el teclado y el mouse.
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Para Extender la seleccin Extender la seleccin al extremo de la regin actual de datos Extender la seleccin al principio de la fila Extender la seleccin al principio de la hoja Extender la seleccin a la ltima celda de la hoja (esquina inferior derecha) Seleccionar una columna entera Seleccionar una fila entera Seleccionar una hoja entera Quitar la seleccin y dejar en la celda activa
Teclado <Mays> + < > < > <> <> <Ctrl> + <Mays> + < > < > <> <> <Mays> + <Inicio> <Ctrl> + <Mays> + <Inicio> <Ctrl> + <Mays> + <Fin> <Ctrl> + <Espacio> <Mays> + <Espacio> <Ctrl> + <A> <Mays> + <Retroceso>
Tabla 11 Seleccin con el teclado.
La seleccin de un rango de celdas tambin se puede realizar utilizando el puntero del mouse, a continuacin se detalla el procedimiento: 1. Se presiona un clic en la primera casilla del rango a seleccionar 2. Con clic sostenido se mueve el cursor hasta la casilla requerida
Rango seleccionado B3:D8
Figura 85 Rango de celdas B3:D8.
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A continuacin se detallan otras tcnicas de seleccin con el mouse: Para Varios rangos Realice Seleccione el primer rango, mantenga presionada la tecla Ctrl... y seleccione el siguiente rango. Haga esto en cada rango que desee seleccionar Haga clic en el nmero del encabezado de fila que se encuentra en la orilla izquierda de la hoja de clculo Haga clic en la letra del encabezado de la columna Haga clic en el botn que se encuentra en la esquina superior de la hoja de clculo, arriba de la fila 1 y a la izquierda de la columna A
Tabla 12 Seleccin con el mouse.
Fila
Columna Toda la hoja
3.1.6 GUARDAR UN ARCHIVO

Para hacerlo se utiliza el siguiente procedimiento: 1. Haga clic el men archivo 2. Haga clic en el comando o submen guardar Aparecer la siguiente caja de dilogo:
Figura 86 Adems si desea guardar como otro tipo de archivo diferente a .xls debe utilizar la opcin Guardar como tipo del cuadro de dilogo. MANEJO DE OFFICE Y WINDOWS BSICO 95
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En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojar el archivo a guardar. Para moverse a travs de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en. regresar se activar y permitir retroceder hasta llegar al punto de Si cambia de carpeta, el botn , con el partida original. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el cono nos remitir a buscar en el Web, con el cono se puede eliminar el archivo seleccionado, con cono el cono se puede crear una nueva carpeta, con el cono vistas permitir cambiar la apariencia y la forma en que se presentan los archivos y carpetas visualmente. 3. Seleccione un nombre al archivo 4. Haga clic en Aceptar
3.1.7 ABRIR UN ARCHIVO

Para abrir un archivo se puede utilizar cualquiera de estas opciones: Men: Seleccione del men archivo el comando abrir. Con el teclado: Presione simultneamente <ctrl> + <A> <ctrl> + <F12> Mouse: Haga un clic sobre este cono
Al utilizar cualquiera de los mtodos aparece el siguiente cuadro de dilogo:
Figura 87 En Buscar en se encuentra la carpeta o unidad en la cual se localiza el archivo para abrir.
Este cuadro de dilogo es muy similar al que se describi en el comando guardar del men archivo. Para abrir un archivo determinado, lo seleccionamos dando un clic sobre l o escribindolo en el cuadro Nombre de archivo. Aceptamos nuestra seleccin dando clic sobre el botn de Aceptar o un doble clic sobre el archivo.
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3.1.8 CERRAR ARCHIVO

Para cerrar el archivo actual seleccione cerrar del men archivo. Tambin puede usar <Ctrl>+<F4>, o dar doble-clic sobre el men de control de la ventana del documento, tambin puede dar un clic sobre este cono . Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la ltima vez que se guard, MS Excel XP preguntar si se quiere guardar el archivo.
3.1.10 SALIR DE MS EXCEL

Para salir de MS Word XP utilizamos del men Archivo el comando Salir. Tambin se puede usar la combinacin de teclas <Alt> + <F4>. Finalmente, puede utilizar el mouse, dando un doble-clic sobre el botn del men de control de la ventana de MS Excel XP o dar un clic: sobre el cono .
3.2 EDICIN DE CELDAS

Los datos que Excel permite introducir a sus hojas son de tipo: Texto: usted puede introducir texto que servir como etiquetas en la hoja de trabajo. Tambin reconoce nmeros telefnicos o nmeros de seguro social. Cuando mezcla nmeros y letras, Excel reconoce este tipo de entrada como texto. Nmeros: Excel los usa como constantes para calcular valores matemticos, lgicos, etc. Fecha y hora: Los formatos de Excel son los que se muestran en la figura a continuacin:
3.1.9 CERRAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO

Para crear un libro de trabajo, haga clic en botn de la barra estndar. Tambin puede crear un libro nuevo de trabajo desde la barra de men en la opcin archivo y luego clic en nuevo.
Figura 88 La misma operacin se realizar al presionar Ctrl + G con el teclado.
Figura 89 Formatos de fecha y hora.
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3.2.1 INGRESO DE DATOS

Para introducir informacin a la celda utilice los siguientes pasos: 1. Seleccione la celda en la cual quiere introducir informacin 2. Escriba la informacin 3. Presione la tecla Enter para trasladarse a la siguiente celda Cuando usted desee hacer cambios a la informacin ya introducida en una celda utilice las siguientes opciones: Presione F2 para editar la informacin en la celda y slo corregirla Presione doble clic en la celda respectiva Sobrescribiendo en la celda que contiene informacin
3.2.2 COPIAR, CORTAR Y PEGAR

Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar informacin en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los mens que se pueden encontrar en la mayora de las aplicaciones de Windows es el men edicin que contiene las opciones cortar, copiar y pegar. Al realizar la operacin cortar o copiar la informacin se coloca en un rea de memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe informacin en el portapapeles, sta est disponible para cualquier aplicacin de Windows. Adems, cuando se tiene informacin en el portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de informacin sea (texto, grficas, dibujos, etc.)
Figura 90 La accin copiar coloca la informacin en el portapapeles y no borra el original. Funciona de la forma que se ilustra en la figura.
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Para copiar primero se selecciona la informacin deseada y despus se realiza alguna de las siguientes operaciones: Seleccione del men edicin el comando copiar Presione simultneamente <Ctrl> + <C> Haga un clic sobre este cono
El comando cortar coloca la informacin en el Portapapeles, pero borra la informacin original.
Figura 91 Cortar es la opcin ideal para mover la informacin a un nuevo destino y funciona de la forma que se ilustra en la imagen.
Para cortar primero se selecciona la informacin deseada y despus se realiza alguna de las siguientes operaciones: Seleccione del men edicin el comando cortar. Presione simultneamente <Ctrl> + <X>. Haga un clic sobre este cono .
La informacin que contiene el portapapeles no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones cortar o copiar nuevamente. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes mtodos: Seleccione del men edicin el comando pegar. Presione simultneamente <Ctrl> + <V>. Haga un clic sobre este cono .
La accin pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta accin se puede realizar cuantas veces sea necesario.
S se desea copiar o cortar informacin dentro del mismo MS Word XP, el procedimiento es el mismo. El corte o la copia tendrn el mismo formato que ya tiene asignado el texto.
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3.2.3 PEGADO ESPECIAL

Adems de pegar utilizado en forma tradicional, se puede realizar la operacin de pegado especial. Para hacer un pegado especial, una vez que ha sido copiada o cortada la informacin, se selecciona del men edicin la opcin pegado especial. Si se realiz una copia (est accin no se permite si se realiz un corte) de la informacin de las celdas de MS Excel XP, la caja de dilogo que aparece es la siguiente:
3.2.4 LLENAR Y AUTOLLENAR

Existen ocasiones en que se desea copiar la informacin de una celda hacia otras celdas que se encuentran en forma contigua a sta, es decir, hacia arriba, abajo, izquierda o derecha de la celda. Cuando esto ocurre se puede realizar un llenado y/o un autollenado de la siguiente forma: 1. Seleccione la celda que se desea copiar a las dems junto con toda el rea donde se va a copiar el contenido.
2. Seleccione del men Edicin la opcin Rellenar. Segn el rea que est seleccionada aparecern activadas o inhibidas las opciones.
Figura 92 Con estas opciones MS Excel XP permite pegar no slo el contenido de las celdas, sino las frmulas, los valores, los formatos, los comentarios y otras opciones de pegado especial.
Adems, si las celdas origen y las destino contienen nmeros se puede realizar una operacin y automticamente se tienen los nuevos valores. Saltar blancos no pega las celdas en blanco del rea copiada, al rea pegada. Si se copia una celda vaca hacia una que est en uso no la encima. Transponer cambia la orientacin de los datos cuando se pegan, los datos de la fila superior se colocan en la columna izquierda y los de la columna izquierda en la fila superior.
3. Utilice en este caso la opcin Hacia abajo o tambin se puede utilizar la combinacin de teclas <Ctrl+J> como aparece en el men junto a la opcin. El resultado es el siguiente:
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La accin contraria es Repetir que anula a Deshacer. Para repetir puede realizar cualquier de las siguientes opciones: Seleccione del men Edicin el comando Repetir Presione simultneamente <Ctrl> + <Y> Haga clic sobre este cono
Otra forma de hacerlo, es utilizando el apuntador del ratn, se coloca justo en la esquina inferior derecha de la celda, el apuntador del ratn toma el aspecto de + cruz delgada.
Igual que con Deshacer se tiene con el cono una lista de acciones que se pueden repetir.
Con un clic sostenido se extiende hacia abajo o a la derecha dependiendo donde se desee hacer el llenado. Conforme avanzamos, aparece un indicador mostrando los resultados del autorrelleno. El resultado es el mismo, pero es mucho ms sencillo y rpido. A esta accin se le conoce como autorrellenar y es equivalente a esta misma accin desde la opcin Rellenar que se vio anteriormente. Si se utilizan nmeros con incremento, se seleccionan y se copian igualmente tendrn un incremento como en la opcin del men.
3.2.6 BUSCAR TEXTO

MS Excel XP ofrece ayuda para buscar un texto dentro del documento. La manera de llevar a cabo esta operacin es: 1. Seleccione del men Edicin el comando Buscar 2. Utilice cualquiera de los dos mtodos, aparece la siguiente caja de dilogo:
3.2.5 DESHACER Y REPETIR ACCIONES

MS Excel XP ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes de que se hiciera esa accin o esas acciones. Para deshacer una operacin puede seleccionar cualquiera de las siguientes opciones: Seleccione del men Edicin el comando Deshacer Presione simultneamente <Ctrl>+ <Z> Haga clic sobre este cono
1. Escriba el texto que deseamos encontrar dentro del cuadro buscar 2. Presione el botn Opciones, siguiente cuadro de dilogo aparece el
La opcin dentro de permite elegir la bsqueda en el libro o en la hoja activa. Si se debe buscar por filas o Por columnas se indica en la caja buscar y si se busca dentro de frmulas, valores o comentarios se indica en la lista buscar dentro de.
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Si seala Coincidir maysculas y minsculas, MS Excel XP encuentra slo los textos con la combinacin exacta de maysculas y minsculas especificadas. MS Excel XP considera las letras como fueron escritas originalmente aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de conversin a maysculas. Para encontrar slo palabras completas utilizamos Coincidir con el contenido de toda la celda. Adems, de las opciones anteriores se puede utilizar: Buscar siguiente: Busca y selecciona el siguiente texto especificado. Buscar todo: Busca todas las apariciones en el documento del elemento de bsqueda. Si desea buscar y revisar cada aparicin individualmente, haga clic en Buscar siguiente en vez de hacer clic en Buscar todo.
Las opciones funcionan igual que en la bsqueda. La nica diferencia es que con el texto de reemplazo se pueden agregar caracteres especiales y aplicar formato. Con las opciones Reemplazar y Reemplazar Todo podemos ir cambiando una ocurrencia a la vez o bien todas las ocurrencias, respectivamente.
3.2.8 AUTO CORRECCIN

MS Excel XP incluye una herramienta que es la de autocorreccin al escribir. Esta herramienta, "inteligente", puede colocar letras maysculas al inicio de cada frase despus de un punto (.), sin necesidad de oprimir la tecla <Mays>, y otras posibles funciones que el usuario definir. Para definir palabras y cambiar opciones seleccione del men Herramientas el comando Opciones de Autocorreccin.
3.2.7 REEMPLAZAR TEXTO

Presenta la ventana de dilogo Reemplazar y toma la informacin del texto buscado para reemplazarlo. Esta es una opcin extendida de la bsqueda de texto, en la cual se le puede especificar un texto de reemplazo, es decir, cuando encuentre el texto que lo cambie por el nuevo. Una de las formas de llegar al reemplazo es a partir del comando Buscar del men Edicin. Las otras opciones son: Seleccione del men Edicin el comando Reemplazar. Utilice cualquiera de los mtodos o desde la caja de dilogo de Buscar aparece la siguiente caja de dilogo:
Figura 93 Si se escribe alguna palabra con dos letras maysculas seguidas, Corregir DOs MAysculas SEguidas cambia la segunda a minscula.
Con el comando reemplazar texto mientras escribe se corrige el texto al capturarlo con los datos que proporcionemos o con las opciones que ya contiene la autocorreccin. La lista contiene varias palabras que normalmente se escriben mal pero si lo desea puede Agregar o Eliminar alguna palabra de la lista.
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3.2.9 ORTOGRAFA
MS Excel XP puede revisar y corregir la ortografa del documento. Para hacerlo utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione del men herramientas 2. Haga clic en ortografa. MS Excel XP comienza la revisin ortogrfica y gramatical. Al encontrar un error o alguna palabra que no se encuentra dentro del diccionario aparece la siguiente caja de dilogo:
3. Haga clic en cualquier sugerencia, sta automticamente se escribe en la caja substituyndola por la palabra o eliminando el error gramatical. Si la palabra correcta no aparece en las sugerencias se puede escribir directamente en la caja. Una vez escrita la palabra correcta se seala Cambiar para cambiar esa ocurrencia o Cambiar todas para cambiar todas las ocurrencias. Si se oprime Omitir, la revisin contina sin hacer ningn cambio y si se oprime Omitir todas cada vez que encuentre esa palabra la va a ignorar sin confirmar.
Actividad 37
Ingresar y editar datos Instrucciones: a continuacin encontrar una tabla, con sus respectivas filas y columnas, no corrija ningn error que cometa al teclear el texto. Realice los siguientes pasos: 1. Ingrese los datos tal y como se muestra en la tabla en la hoja1 del libro
Si es un error gramatical aparecer la siguiente caja de dilogo:
Se observa que MS Excel XP muestra el error dentro del prrafo en el que est escrito, lo que es de gran utilidad al relacionar al usuario con el contexto de la correccin. En el cuadro superior, muestra la palabra que considera est mal escrita en rojo o el error gramatical en verde. En Sugerencias presenta una lista de posibles cambios.
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Pas El Salvador Corea del Norte Egipto Ecuador Argelia Alemania Croacia Costa Rica Corea del Sur Costa de Marfil Cuba Brasil Bolivia Albania
Abreviatura SA ROK ET EC DZ D CRO CR COR CI C BR BO AL
2. Cambie el nombre a la hoja 1 por pases 3. Corrija manualmente el documento, haciendo uso de las teclas de movimiento del cursor y de las teclas <F2>, <Supr> y <Retroceso>, etc.
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As tambin haga uso de ortografa y gramtica si es necesario. 4. Haga una copia de toda la tabla a la hoja 2 5. Cambie el nombre de hoja 2 por copia de pases 6. Guarde el libro de Excel 7. Cierre el archivo
A. Nmero
El separador Nmero sirve para asignar una notacin especial a las celdas que contengan nmeros. Se tienen varias categoras y en cada una estn distintos tipos. segn el tipo de datos numricos que se tengan es el formato que se puede elegir. Adems, se pueden modificar estos formatos en la caja de tipo o se pueden crear nuevos cdigos seleccionando la personalizada y escribiendo el Tipo. Algunas de las operaciones que se realizan en este separador tienen equivalencia en la barra de herramientas de formato. Formato de moneda Formato del Euro
3.3 FORMATO
Una vez que el contenido de la hoja est revisado, puede darle formato. Para dar formato a la(s) celda(s), lo primero que se debe hacer es seleccionarla(s).
3.3.1
FORMATO A LAS CELDAS
Formato de porcentaje Estilo millares Agrega decimales Disminuye decimales Para acceder al formato numrico de celdas haga el siguiente procedimiento: 1. Seleccione del men Formato 2. Haga clic en la opcin Celdas. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas 3. Haga clic en la pestaa Nmero 4. Seleccione la categora de formato numrico que desea utilizar. En el recuadro de ejemplo se desplegar el formato predeterminado para esa categora
El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamao, espaciado, etc., de las celdas y su contenido.
Figura 94 El formato de las celdas est concentrado en un slo cuadro de dilogo. Cada separador tiene una funcin distinta y se accede dando un clic en el separador deseado. 104
5. Haga cambios al formato, segn sea necesario 6. Haga clic en Aceptar
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B. Alineacin
Con esta pestaa se controla la alineacin de las celdas.
Para poder hacer referencia a las celdas combinadas, se utiliza la celda superior derecha del rango que seleccionamos para combinar. Otra forma de combinar las celdas, y que adems permite centrarlas, es seleccionar el rango de celdas y dar un clic sobre el cono Esta opcin elimina los contenidos de las celdas izquierdas e inferiores, prevaleciendo slo el contenido de la celda superior izquierda del rango. Combinar y centrar celdas
En la barra de herramientas, tambin se pueden hacer algunas alineaciones horizontales como se muestra a continuacin:
Figura 95 La pestaa Alineacin controla el lugar Horizontal y Vertical que va a ocupar la celda dentro de la hoja.
Sangra aade una sangra equivalente a un carcter dentro de la celda. En orientacin se elige como se acomoda el contenido a travs de la celda, se puede mover la manecilla para dar la inclinacin al texto o escribir los grados de inclinacin. Con Ajustar texto, si el contenido es ms largo que el ancho de la columna, se acomoda en varios renglones adaptados al ancho de la columna. Con Direccin del Texto especifique el orden de lectura y la alineacin.
Para acceder al formato de alineacin haga el siguiente procedimiento: 1. Seleccin del men Formato 2. Haga clic en la opcin Celdas. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas 3. Haga clic en la pestaa Alineacin 4. Seleccione la categora de formato numrico que desea utilizar. En el recuadro de ejemplo se desplegar el formato predeterminado para esa categora 5. Haga cambios en la alineacin, segn sea necesario 6. Haga clic en Aceptar
S se quiere mantener el ancho de la columna y slo una lnea utilizamos Reducir hasta ajustar, al cambiar el ancho de la columna automticamente el texto va cambiando de tamao para ajustarse. Cuando se desea que dos celdas se conviertan en una sola se utiliza Combinar celdas.
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C. Fuente
A travs de esta pestaa se cambia las fuentes, estilos y tamao de las celdas.
D. Bordes
Con esta pestaa asigna bordes a las celdas.
Figura 96 En este cuadro de dilogo se selecciona la fuente, su estilo y tamao. Se puede subrayar con la opcin Subrayado y escoger el tipo. Adems, le dar efectos de Tachado, Superndice o Subndice.
Figura 97 Con esta divisin, se pueden asignar los bordes de la(s) celda(s), su estilo y elegir un color de la lista.
Para asignar bordes tambin se puede utilizar este cono de la barra de formato. Con este cono no se puede indicar ni el estilo ni el color. Para agregar bordes a una celda o un rango desde el men, siga estos pasos: 1. Seleccione del men Formato 2. Haga clic en la opcin Celdas. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas 3. Haga clic en la pestaa Bordes 4. Seleccione las opciones que desee en el siguiente orden: color, estilo, contorno e interior 5. Haga clic en Aceptar
Tambin se puede cambiar el color eligindolo de la lista correspondiente. Si selecciona Fuente normal, el MS Excel XP utilizar las definiciones que acaba de realizar como el tipo normal de fuente que utilizar. En la barra de herramientas se tienen tambin algunas de estas acciones, aqu se muestran con su cono correspondiente: Lista de tipos de letra Lista de tamaos de letra Negritas Cursivas Subrayado Lista de colores para las letras
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E. Trama
Con esta pestaa se le da color o diseo a las celdas seleccionadas.
4. Haga clic en la flecha desplegable del cuadro de lista Trama, ver una cuadrcula que contiene todos los colores de la paleta, adems de las tramas 5. Seleccione el color y la trama de sombreado que desee utilizar 6. Haga clic en Aceptar en cuanto ajuste los resultados que ve 7. Haga clic fuera del rea seleccionada para visualizar el resultado
F. Men contextual
Para cambiar el formato tambin puede hacerlo presionando el botn derecho del ratn con el texto seleccionado o las teclas <Mays+F10>. Al hacerlo aparece el siguiente men junto a la seleccin:
Figura 98 A las celdas se les puede asignar un color en el fondo y un trama para que resalte su contenido.
El color del fondo de la celda, se puede elegir de la barra de formato. tambin con el cono Siga estos pasos para agregar sombreado a una celda o un rango. A medida que haga sus selecciones, tenga en cuenta que si planea imprimir su hoja de clculo en blanco y negro, tal vez sus colores no contrasten bien en valor (intensidad), por lo tanto utilice el comando presentacin preliminar para ver sus resultados en blanco y negro, antes de imprimirlos. 1. Seleccione la celda o las celdas que desee sombrear 2. Abra el men Formato y elija Celdas 3. Haga clic en la pestaa Tramas. Excel desplegar las opciones de sombreado. Para dar un efecto distinto o adorno a la hoja, cada fila puede variar su altura. Esto ayuda tambin, cuando se asigna un tamao de letra ms grande.
Figura 99 De este men se puede seleccionar el comando formato de celdas y seguir el mismo procedimiento que se explico anteriormente.
3.3.2
ALTURA DE FILAS
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Para cambiar el alto de la fila: 1. Seleccione el men Formato 2. Elija fila 3. Seleccione alto
3.3.3 ANCHO DE LA COLUMNA

Es muy comn que la informacin capturada en una celda no se adapte al ancho de sta, ya sea que sobre o falte. Por lo tanto, se tiene la opcin de cambiar el ancho de la columna. Utilice este procedimiento: 1. Seleccione men formato 2. Seleccione el comando columna
4. Escriba la medida deseada en Alto de la fila. La cantidad 12.75 es la medida por omisin para la altura de las filas.
3. Escriba la medida deseada en Ancho de columna: 5. Haga clic en Aceptar Autoajustar, ajusta el alto de la fila para que los elementos que se encuentran en ella se muestren completos en pantalla. Con Ocultar, la fila se reduce a una medida en que desaparece y puede volver a aparecer con la accin contraria que es Mostrar. Otra forma de cambiar el alto de la fila es directamente con el ratn. Colocndolo justo en la divisin de las filas. Con un clic sostenido se vara el alto de la fila. La nueva medida se va mostrando al desplazar el apuntador del ratn.
4. Haga clic en Aceptar Con la opcin autoajustar a la seleccin se va a tornar el ancho necesario para que se vea claramente el rea que est seleccionada. Con Ocultar, la fila desaparece y puede volver a aparecer con la accin contraria que es Mostrar.
Figura 100 Con un doble clic, automticamente toma el alto necesario para que el contenido de la fila se vea claramente.
Figura 101 Con Ancho estndar automticamente asigna la medida por omisin para el ancho de las columnas.
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Otra forma de cambiar el ancho de la columna es directamente con el ratn. Colocndolo justo en la divisin de las columnas, el apuntador del ratn cambia. Con un clic sostenido se vara el ancho de la columna, y la nueva medida se mostrar al arrastrar el puntero del ratn.
2. Elija qu modelo se va a aplicar en nombre del estilo. Para crear un nuevo modelo se escribe el nuevo nombre. En este cuadro y en el rea de el estilo se define qu se va a manejar en estos modelos y se incluye a la lista con el botn Agregar. 3. Haga clic en Aceptar
Figura 102 Con un doble clic, automticamente toma el ancho necesario para que el contenido de la columna se vea claramente.
3.3.5
AUTOFORMATO
3.3.4
FORMATO CON ESTILOS
Puede definir una serie de formatos para una o varias celdas. Adems de esto, podemos definir un modelo que es un conjunto de formatos. Ya que se tiene este modelo, se puede aplicar a las celdas sin necesidad de estar reaplicando los formatos por separado. Para aplicar, crear o modificar un modelo, realice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione del men Formato el comando Estilo. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo:
Es muy comn que MS Excel XP se utilice para crear tablas de cualquier tipo. Por lo tanto, el formato a estas tablas se hace basndose en sus filas y columnas con ciertos criterios ya establecidos. Por esto MS Excel XP cuenta con una opcin especial para dar un formato automtico a las tablas. Para realizar esto, debe seleccionar la tabla a la que desea dar formato o estar dentro de ella. Seleccione despus del men Formato el comando Autoformato. Al hacerlo aparece el siguiente cuadro de dilogo:
Figura 103 En Formato de tabla se tiene la lista de los formatos disponibles que se pueden ver en Muestra. Con el botn Opciones aparecen los Formatos a aplicar en la parte inferior de la caja y de estos formatos se eligen cules se van a aplicar.
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3.4 INSERCIN
Comnmente ocurren cambios en la informacin que maneja, y tiene que agregar o eliminar celdas, columnas o filas a una hoja. Incluso, es posible que sea necesario agregar ms hojas a los libros, o eliminarlas. MS Excel XP permite hacer cambios en la estructura de las hojas y los libros, sin necesidad de capturar de nuevo la informacin contenida en stas.
3.4.2
INSERCIN DE FILAS
Si lo que se desea es directamente insertar filas, se seleccionan el nmero de filas completas de los encabezados de filas y se selecciona del men Insertar el comando Filas. Automticamente se insertarn el nmero de filas elegidas. Si no se selecciona ninguna fila, slo se inserta una. Las filas se insertan con el alto de fila estndar. Esta forma de insertar filas es mucho ms rpida y eficiente que solamente sealando la celda como se indic anteriormente.
3.4.1 INSERCIN DE CELDAS

Para insertar una celda o un rango de celdas utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione la celda o el rango de celdas deseado. 2. Seleccione del men Insertar el comando Celdas. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo:
3.4.3
INSERCIN DE COLUMNAS
Si lo que se desea es insertar columnas, esta opcin es la ms rpida y adecuada. Para insertar una o ms columnas, se selecciona el nmero de columnas completas de los encabezados de columnas y seleccionamos del men Insertar el comando Columnas. Automticamente se insertar el nmero de columnas elegidas. Si no se selecciona ninguna columna, slo se inserta una. Las columnas se insertan con el ancho de columna estndar.
Desplazar las celdas hacia la derecha y abajo, va a dar como resultado la insercin de un grupo de celdas de igual nmero y tamao que las del rango seleccionado, y las celdas existentes sern desplazadas haca la direccin indicada. Con este mismo cuadro de dilogo se puede Insertar toda una fila o Insertar toda una columna 3. Seleccione una opcin insercin 4. Haga clic en Aceptar
3.4.4
ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS
La accin contraria a las anteriores es Eliminar. Con esta opcin, se puede borrar el contenido de una celda o un rango de celdas y desplazar las celdas restantes. Tambin se puede eliminar una columna, una fila o toda la hoja.
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A continuacin se detalla el procedimiento: 1. Seleccione una celda, columna o fila que se desea eliminar 2. Seleccione el men edicin 3. Haga clic en eliminar Si el rea seleccionada es una o varias columnas, o uno o varios renglones, la accin se realiza automticamente. Si el rea seleccionada es una celda o rango de celdas aparece la siguiente caja de dilogo:
1. Haga clic en men formato 2. Seleccione hoja 3. Seleccione cambiar nombre
4. Escriba el nuevo nombre de la hoja en su etiqueta 5. Presione la tecla Enter Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dando un doble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla a la hojas. lo cual permite escribir un nuevo nombre
Figura 104 Esta caja de dilogo es similar a la de insertar celdas y sus acciones son equivalentes.
Otra forma de eliminar celdas, columnas o filas es utilizar la tecla <Supr>. Con esta tecla se puede tambin eliminar el contenido de una celda o un rango de celdas sin desplazarlas, esta tecla tiene la ventaja que permite eliminar selecciones mltiples. Sin embargo, con este mtodo no se eliminan formatos establecidos a las celdas.
Las opciones Ocultar y Mostrar funcionan igual que con las filas o columnas o celdas. Ocultar esconde la hoja, y Mostrar la vuelve a aparecer, utilizando la siguiente caja de dilogo:
3.4.5
MANEJO DE LAS HOJAS

Figura 105 En este cuadro de dilogo seleccione las hojas que desea mostrar. La opcin Fondo inserta una imagen en mosaico en el fondo de la hoja de clculo segn la imagen de mapa de bits seleccionada.
Cada hoja tiene asignado un nombre y una posicin dentro de cada libro. Las posiciones y nombre de cada hoja se pueden modificar de la siguiente manera:
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Para cambiar una hoja de lugar, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja en la parte inferior de la pantalla. El apuntador del ratn cambia y el lugar a donde se va a mover es sealado con una flecha.
3.4.8
INSERTAR UNA IMAGEN
MS Excel XP puede incluir en las hojas, imgenes a modo de ilustracin para las mismas. Para incluir una imagen prediseada en una hoja de clculo realice el siguiente procedimiento: 1. Coloque el cursor donde desea insertar la imagen 2. Haga clic en insertar de la barra de mens 3. Seleccione la opcin de imagen 4. Haga clic en el submen imgenes prediseadas 5. Escriba en el cuadro buscar texto alguna categora o nombre de imagen, puede personalizar la bsqueda en buscar en, selecciona una o ms colecciones a buscar.
Figura 106 Este movimiento de hojas se puede realizar dentro del mismo libro de trabajo o entre diferentes libros.
3.4.6
AADIR UNA HOJA
Cuando iniciamos el MS Excel XP o se crea un nuevo libro de trabajo, automticamente se crea un libro con 3 hojas de clculo. Para agregar una nueva hoja al libro trabajo utilizamos cualquiera de las siguientes opciones: Seleccione del men insertar el comando hoja de clculo. Presione simultneamente <Mays+F11>.
Para insertar ms de una hoja, en las etiquetas de hojas presione la tecla <Ctrl> y d clic sobre las hojas indicando el nmero de hojas que desea insertar. Las hojas quedan sealadas y entonces se puede utilizar cualquiera de los mtodos descritos anteriormente.
3.4.7
ELIMINAR UNA HOJA
6. Haga clic en el botn Buscar 7. Haga clic sobre la imagen a insertar
Para eliminar una hoja de trabajo realice lo siguiente: 1. Seleccione el men edicin 2. Haga clic en la opcin eliminar hoja 3. Haga clic en Aceptar para confirmar, ya que al borrar una hoja se borra tambin su contenido.
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Al hacer clic sobre la imagen aparecen a su alrededor unos cuadros blancos indicando que ha sido seleccionada. Una vez que la imagen ha sido seleccionada se puede trabajar con ella con la barra de herramientas de imagen que se define a continuacin.
Figura 107 Barra de herramientas imagen.
cono
Tarea Inserta una imagen desde un archivo. Al seleccionarlo aparece una caja de dilogo similar a la de abrir. Controla la imagen. Al dar clic sobre este cono aparece un men donde podemos seleccionar como se mostrar la imagen: Automtico: Muestra la imagen como fue generada. Escala de grises: La imagen se ajusta a grados de gris Blanco y negro: La imagen se ajusta a blanco y negro Marca de agua: La imagen se ajusta para que tenga la apariencia de una marca de agua Aumenta el contraste de la figura Disminuye el contraste de la figura Da mayor brillo a la figura Disminuye el brillo de la figura Recorta la imagen. Al retocar la imagen eliminamos segmentos de ella dejando en pantalla nicamente lo que nos interesa. Utilizando el puntero podemos recortar la imagen, colocndose en uno de los cuadros negros de los extremos y con un clic sostenido arrastrando hasta eliminar lo que no se desea como se muestra a continuacin. Permite rotar la imagen Permite definir bordes para las imgenes Permite comprimir imgenes en cuanto a su tamao Permite hacer ajuste del texto
Esta opcin nos permite cambiar el formato de la imagen Define un color transparente. Al dar clic sobre la imagen en el color que deseamos cambiar, ste se convierte en un color transparente que nos permite ver el fondo de la imagen. Esta opcin regresa la imagen a su estado original
Tabla 13 Descripcin de botones de la barra de herramientas dibujo
3.4.9
COMENTARIOS
Un comentario es una nota que se adjunta a una celda independientemente de otro contenido. Los comentarios son tiles como avisos propios, por ejemplo, para anotar cmo funciona una frmula compleja, o para informar a otros usuarios.
Figura 108 Excel permite ver comentarios de varios modos. Las celdas con comentarios tienen tringulos indicador es en la esquina superior derecha.
Procedimiento para insertar un comentario: 1. Seleccione la celda en donde insertar el comentario.
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2. Haga clic en el men insertar 3. Seleccione comentario 4. Escriba en texto para el comentario en el cuadro derecho de la celda Si sita el puntero sobre una celda que tiene un indicador, aparecer su comentario.
3. Inserte dos pases nuevos abajo de Ecuador 4. Inserte un comentario en la celda del pas Costa Rica 5. Elimine la celda del pas Cuba 6. Inserte una imagen prediseada a la derecha de la tabla 7. Guarde los cambios en otro libro de Excel 8. Cierre el archivo 9. Cierre Excel
Actividad 38
Aplicar formato e insercin Instrucciones: con la ayuda y orientacin del (de la) facilitador(a), aplique formato insercin de datos a una tabla, de acuerdo al siguiente procedimiento: 1. Abra el libro que guard en la actividad No. 37 2. Aplique formato a la tabla de tal forma que tenga una apariencia similar a la siguiente tabla.
3.5 FRMULAS Y FUNCIONES

Una frmula es una operacin de clculo, referencia, deduccin o interpretacin de las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de clculo es el manejo de las frmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las frmulas se pueden hacer con una calculadora tpica, en una hoja de clculo se tiene la ventaja de que se dispone de todos los datos al mismo tiempo y que la operacin se indica una sola vez, y despus se indica que lo realice sobre los datos deseados.
3.5.1
CREACIN DE UNA FRMULA
Una frmula se captura en la misma forma en que se captura cualquier otro tipo de informacin en una celda. Por ejemplo, si tuviese la siguiente tabla:
Figura 109 La columna de TOTAL es el resultado de la multiplicacin de PRECIO por CANTIDAD. Por lo tanto, es aqu donde se puede crear una frmula en lugar de hacer varias multiplicaciones. 114 MANEJO DE OFFICE Y WINDOWS BSICO
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Para este ejemplo se escribe en la celda E2 porque es donde va a estar el resultado de la operacin, es decir el total y se tiene que hacer la multiplicacin de la celda C2 por la celda D2, porque son las celdas donde se encuentran los valores de PRECIO y CANTIDAD. La forma de escribir esa frmula es =C2*D2. Se puede escribir directamente, pero MS Excel XP brinda la facilidad de hacerlo de la siguiente forma: 1. Inicie siempre una frmula con el signo igual (=), y con esto le indicamos a MS Excel XP que lo que viene a continuacin es el contenido de la frmula.
En la celda aparece el resultado de la operacin que se indica en la frmula. Sin embargo, se sabe que es una frmula porque en la barra de frmulas sigue apareciendo la frmula tal y como se escribi. Esa frmula que se escribi en el rengln 2, tambin puede servir para los siguientes renglones sin necesidad de volverla a escribir en cada rengln. Tan slo tiene que copiarse hacia abajo con cualquiera de los mtodos vistos anteriormente, pero el ms rpido y sencillo es: 1. Seleccione la celda donde se encuentra la frmula 2. Coloque el apuntador del mouse en la esquina inferior derecha de la celda hasta que cambia de forma el puntero. 3. Arrastre el mouse rpidamente hacia abajo y realizar la copia de la frmula a las dems celdas.
2. Escriba el contenido de la frmula, es decir, sus referencias y operaciones. Se puede escribir directamente la celda, pero con la ayuda del ratn se le puede dar un clic a la celda deseada. La celda escogida tendr una lnea punteada, si hubo un error y sa no era la celda, tan slo d un clic en la celda deseada.
Figura 110 Al copiar una frmula automticamente van a cambiar los renglones si se copia hacia arriba o hacia abajo y sus columnas, si se copia hacia la izquierda o derecha.
3. Escriba el operador, que en este caso es *, y se repite el paso 2 para la siguiente celda. 4. Presione con la tecla <Enter>, con el botn de la barra de frmulas o clic en Aceptar.
En cada rengln o columna se tendra la frmula correspondiente y sera equivalente a escribir la frmula celda por celda, slo que ms rpido y ms sencillo.
Figura 111 Formula que multiplica el precio por la cantidad
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De esta forma, se realiz la operacin deseada rpidamente y adems se tienen otras ventajas. La primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o CANTIDAD, automticamente la operacin de la frmula se actualiza.
Por ejemplo: Frmula =2+4*5 =(2+4)*5 =5+6/4+3*2 =(5+6)/(4+3)*2 =((5+6)/(4+3))*2 Resultado 22 30 12.5 3.14285714 3.14285714
Tabla 14 Expresiones matemticas.
Figura 112 Otra ventaja, es que las celdas que contienen formulas pueden ser usadas como referencias para ms operaciones en frmulas de otras celdas.
3.5.3
DIRECCIONAMIENTO DE CELDAS
Por ejemplo, si agrega una columna ms de DESCUENTO, tendra lo siguiente:
Figura 113 Se pueden hacer cuantas combinaciones se deseen simplemente introduciendo la frmula adecuada.
Como se vio anteriormente en esta seccin, al copiar una frmula hacia la derecha o izquierda, cambian las columnas, y al copiar una frmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto en ciertos casos puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener algn dato constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solucin a esto podra ser que se hiciera una formula por cada celda, pero no es una solucin eficiente, porque mientras ms datos se tengan ms larga ser esta tarea. Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de quetzales a dlares:
3.5.2 PRIORIDADES DE LOS OPERADORES

Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que sern realizadas es: 1. Multiplicaciones y divisiones 2. Sumas y restas Segn el orden, las operaciones se van a agrupar con los parntesis para obtener el resultado deseado.
Figura 114 La operacin es muy sencilla, una simple divisin.
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Pero qu sucede cuando esa frmula se copia hacia abajo?
La misma frmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente con la tecla <F4> MS Excel XP automticamente proporciona las combinaciones de smbolos $ segn se desee. Se puede seguir presionando la tecla <F4> hasta obtener la combinacin deseada. Si utiliza la primera combinacin, tendra lo siguiente:
Figura 115 sta operacin muestra los errores al copiar la frmula.
Como se copi hacia abajo, los valores de las filas cambiaron. En la barra de frmulas se puede ver que el contenido de la celda D10 es la frmula que divide a C10 entre C7, no es el resultado esperado, la operacin adecuada debera ser C10 entre C3. Sin embargo, puede ver que la operacin realizada en la celda D6 est correcta, la frmula en esta celda es C6 entre C3. Todos los valores en este caso, deben de multiplicarse por C3 que es el tipo de cambio del dlar, por lo tanto, la celda que no debe cambiar es la C3. La frmula que est en la celda D6 est correcta, lo nico que debe hacer es indicarle que no cambie su columna o rengln al momento de copiarse y la forma de hacerlo es anteponiendo el signo $ antes de la referencia de la celda. Celda C2 $C$2 C$2 $C2 Copiando hacia los lados B2/D2 $C$2/$C$2 B$2/D$2 $C2/$C2 Copiando hacia arriba y abajo C1/C3 $C$2/$C$2 C$2/C$2 $C1/$C3
Figura 116 Frmula con referencias absolutas.
Puede tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila, referencias relativas cuando va a cambiar la columna o la fila y referencias mixtas cuando se combinan relativas con absolutas. Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo de frmulas. Esto puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con los datos.
3.5.4
FUNCIONES
Las funciones, son frmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Adems MS Excel XP cuenta con funciones financieras, estadsticas, matemticas y trigonomtricas, etc. que resuelven las necesidades ms frecuentes de distintas disciplinas.
117
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Una funcin, es una serie de frmulas pero en forma simplificada, ms sencilla y ms fcil de escribirse. Las funciones resuelven problemas que tambin se pueden resolver con frmulas normales, pero lo hacen en un slo paso en lugar de muchos. Por ejemplo, si tiene los siguientes datos:
Note como para escribir esta frmula el nmero de letras es mucho menor al del ejemplo anterior. Este tamao vara muy poco aunque se trate de 10 filas o 20 filas 40 etc., porque se est haciendo referencia a un rango de celdas. Al escribir C6:C10 la operacin a realizar considera de la celda C6 a la celda C10 incluyendo todas sus celdas intermedias. Para incluir una funcin dentro de la hoja de clculo utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione del men Insertar 2. Haga clic en Funcin. Le lleva al siguiente cuadro de dilogo:
Figura 117 Frmula no simplificada .
La frmula para sumar estos datos, como se muestra en la barra de frmula es =C10+C9+C8+C7+C6. Si existieran ms filas, la frmula seguira creciendo y creciendo hasta contemplar todas las filas. Adems, es muy fcil cometer un error mientras mayor sea el nmero de filas a sumar. Ahora, vea el mismo grupo de datos pero ahora utilizando una funcin para realizar la operacin:
3. Seleccione una categora (Matemticas y trigonomtricas) 4. Seleccione una funcin (SUMA) 5. Haga clic en Aceptar
de
funcin
Figura 118 Aqu se utiliz la funcin SUMA que es una de las ms usadas, y suma series de nmeros.
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6. Escriba en el cuadro Nmero1 el rango de celdas que desea sumar 7. Haga clic en aceptar
Otra forma de incluir una funcin es escribiendo el signo (=) en la celda seleccionada. Al hacerlo inmediatamente aparece una caja de dilogo que permitir agregar las funciones:
Figura 119 Del men descolgante puede seleccionar entre las funciones ms comunes. Para seleccionar otra funcin que no aparece en la lista, utilice mas funciones.
Una vez seleccionada la funcin aparece el Asistente de funciones que permitir introducir la frmula. Una vez terminada la funcin y hechos todos los cambios, se presiona el botn aceptar y la funcin queda insertada. El Asistente para funciones es un mtodo para crear las funciones, pero tambin se pueden escribir directamente con todos sus elementos. La funcin SUMA y PROMEDIO por ser una de las ms usadas, se de la barra de herramientas. Adems utilizando el cono, MS Excel puede insertar directamente con el cono XP automticamente detecta cules son las celdas que se van a incluir en la funcin. Las funciones, se comportan como frmulas normales en cuanto a su manejo. Se pueden agrupar con parntesis, se pueden hacer combinaciones y se pueden anidar una dentro de otra sin que sea necesario que sean del mismo tipo. Ejemplos de combinaciones de funciones vlidas: =SUMA (C1:C5) *5 =SUMA (C6,D6,C7,D7:D9)*SUMA (C6:C7,C9:C10) Adems de la funcin SUMA, existen ms de doscientas funciones de diferentes categoras y dependiendo de las necesidades especficas del usuario podr seleccionar funciones de tipo: Financieras Bsqueda y referencia Fecha y hora Bases de datos Matemticas y trigonomtricas Texto Estadsticas Informacin Lgicas
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Figura 120 Un ejemplo de la funcin promedio aplicada una tabla de datos
Actividad 39
Insertar frmula y funciones Instrucciones: dada la siguiente tabla de datos, realice las operaciones de SUMA y PROMEDIO, con la ayuda y orientacin del (de la) facilitador (a): Participantes 1er. parcial 2do. parcial 3er. parcial Mara 67 89 98 Anibal 56 63 45 Estuardo 99 100 80 Claudia 87 98 68 1. 2. 3. 4. 5. suma de notas promedio
Ingrese los datos de la tabla a un libro nuevo de Excel Aplique formato a la tabla Inserte frmulas y funciones en las columnas de suma de notas y promedio Guarde el libro Cierre Excel
3.6 IMPRESIN Y CONFIGURACIN

Una de las formas ms comunes para crear resultados finales, es de forma impresa. Por esto, MS Excel XP cuenta con varias herramientas para imprimir.
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3.6.1 CONFIGURAR PGINA

Antes de imprimir el resultado final, se tiene que determinar la forma en que se va a emitir dicho resultado. Para realizar esta accin, seleccione del men Archivo la opcin Configurar pgina. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo:
Figura 121 sta como otras opciones de MS Excel XP, est compuesta por varias pestaas, que son: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina, Hoja y si lo que se va a imprimir es una grfico, el comando Hoja cambia por Grfico.
En todas las pestaas contamos con los botones Imprimir, Vista preliminar y Opciones. Estos botones nos permiten imprimir un documento, ver una vista preliminar del mismo o cambiar las opciones disponibles de la impresora, respectivamente. Las opciones de la impresora varan segn el fabricante y se especifican en el manual de la impresora correspondiente.
Ajustar a reduce o alarga la hoja impresa en un rango desde el 10% hasta 400% de su tamao original. Si se estn imprimiendo grficas, esta opcin est slo disponible para hojas que soporten escala. Ajustar a, reduce la hoja o seleccin durante la impresin de manera que ocupe el nmero de pgina especificadas a lo ancho o a lo alto, ambas medidas son independientes una de la otra. La hoja o la seleccin se reducen proporcionalmente, por lo tanto, es posible que imprima en ms hojas que las especificadas. Esta opcin no est disponible para hojas de grficos. En Tamao de papel podemos escoger distintos tamaos previamente definidos, como carta, oficio y otros.
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A. Pestaa pgina
En pgina se manejan todas las opciones de manejo fsico de la pgina, como la orientacin que puede ser vertical u horizontal. En Escala se puede reducir o ampliar la hoja impresa, esta opcin no cambia el tamao de la hoja en pantalla.
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En Calidad de impresin selecciona la resolucin, esta opcin vara segn la impresora instalada, pero mientras ms Alta o mayor nmero tenga, mejor es la calidad. Primer nmero de pgina, el nmero inicial de la pgina de impresin de la hoja, el resto de las hojas se numeran secuencialmente despus de este nmero. Aparece al inicio siempre con la leyenda AUTO que inicia siempre la primera pgina con " 1 ", si desea otro nmero distinto escrbalo en esta caja.
B. Pestaa mrgenes
Al seleccionar este separador aparece una caja de dilogo similar a la que aparece a continuacin:
Figura 122 Muestra todos los mrgenes de una hoja, y se puede ver en el recuadro que dimensin est cambiando.
Para seleccionar la distancia entre la impresin y los extremos de la hoja se utiliza superior, inferior, izquierda y derecha. Para seleccionar la distancia entre el Encabezado y el extremo superior de la pgina, y la distancia entre el pie de pgina y el extremo inferior de la pgina, se utilizan las opciones respectivas. Centrar en la pgina, centra horizontal y verticalmente el rea de impresin tomando en cuenta el valor de los mrgenes.
C. Pestaa, encabezado y pie de pgina

Encabezado y Pie de pgina permite modificar las opciones para los encabezados y pies de pginas de las hojas a imprimir, Inicialmente MS Excel XP tiene ya un encabezado y un pie de pgina por omisin, pero se pueden cambiar. En encabezado y en pie de pgina, se encuentra una lista de encabezados previamente definidos que se pueden seleccionar, y el resultado de cada uno, se puede ver en las cajas superior e inferior, respectivamente.
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Figura 123 Los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de pgina sirven para hacer modificaciones al encabezado y pie de pgina, respectivamente.
Ambos se manejan de la misma manera y dan como resultado una caja de dilogo similar a sta:
Figura 124 En las secciones izquierda, central y derecha, se puede escribir el texto deseado.
Con los botones que aparecen en la parte superior, se pueden insertar diferentes datos de la hoja, el libro o datos en general como se muestra en la siguiente tabla: Botn Inserta Nmero de pgina Nmero total de pginas Fecha de impresin Hora de impresin Nombre del archivo Nombre de la hoja Insertar imagen
Tabla 15 Descripcin de botones para encabezado y pie de pgina
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Con el botn , se cambia el formato de fuente, de los textos seleccionados.
D. Pestaa hoja
En el separador hoja, se especifica qu reas de la hoja se desean imprimir, ttulos, lneas de divisin y otras opciones ms. Este separador aparece activado si se est usando una hoja.
En el rea Imprimir se determinan opciones extras de impresin. Lneas de divisin, son las lneas que dividen las filas y columnas en la hoja, esta opcin las imprime completas para todas las celdas sin excepcin. No debe confundirse con los bordes que se le asignan a las celdas. Blanco y negro imprime las celdas y objetos en blanco y negro, cualquier cosa que no sea completamente blanca se imprime como negro. Comentarios imprime cualquier nota de las celdas o de pginas adicionales, para imprimir las notas con sus referencias a las celdas, seleccione Comentarios. Ttulos de filas y columnas imprime los nmeros de fila y las letras de las columnas. Calidad de borrador imprime con baja calidad, no imprime objetos ni grficas, pero reduce el tiempo de impresin. En orden de las pginas, se controla el orden en el cual los datos se imprimen cuando no es suficiente una hoja para imprimir todos los datos. Puede ser hacia abajo, luego hacia la derecha o hacia la izquierda, luego hacia abajo.
Figura 125 En el cuadro rea de impresin se especifica que bloques de la hoja se van a imprimir.
3.6.2
IMPRESIN
El rango se puede escribir haciendo referencia a las celdas, como A1:B5. Si se desean celdas que no estn adyacentes, como por ejemplo A1:B5 y D1:E5, se escribe A!:B5, D1:E5 y se pueden seguir agregando comas para incluir ms celdas o rangos de celdas. Existen ciertos tipos de hojas que incluyen un encabezado ya sea a la izquierda o en la parte superior de la hoja. Estas hojas, pierden su encabezado al ser impresas, cuando son selecciones muy grandes, pero se le puede indicar a MS Excel XP que se incluyan en cada hoja con Imprimir ttulos. En sus respectivas cajas se determinan Repetir filas en el extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Los mtodos para especificar los ttulos, son los mismos que para determinar el rea de impresin.
Para imprimir un documento o alguna de sus partes, utilice los siguientes pasos: 1. Seleccione del men archivo 2. Haga clic en imprimir y aparecer un cuadro de dilogo como el siguiente:
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En la ventana Imprimir se establece si se desea imprimir las hojas activas o todo el libro. Tambin se pueden especificar el nmero de copias que se requiere, y si stas se intercalarn con Intercalar. En intervalo de las pginas se determina si se imprimen todas las pginas o en pginas, desde cul hasta cul. 3. Haga clic en aceptar luego de seleccionar las opciones de impresin.
Grfica de lneas y lneas en tercera dimensin: son otra forma de mostrar la tendencia con el tiempo de los datos. Se utilizan mucho cuando el nmero de barras es demasiado para resultar clara la grfica. Grfica circular y circular en tercera dimensin: nos permite comunicar qu parte de cada valor de la serie pertenece al conjunto. Es decir, de un todo que parte representa cierto valor. Grfica de anillo: se utiliza de manera muy similar a la circular, pero enfatiza menos el rea ocupada y ms el porcentaje. Grfica de radar: muestra la relacin entre partes individuales. Grfica de burbuja: compara tres valores. Es similar a la dispersin, pero el tercer valor es ilustrado como el tamao de la burbuja. Grfica de cilindro: es una grfica de barras o columnas pero con forma cilndrica. Grfica de cono: es una grfica de barras o columnas pero con forma de cono. Grfica combinada: permite combinar una grfica de lnea con una de barras. Enfatiza el comportamiento de una serie con respecto a las dems.
3.7 GRFICOS
Mostrar los resultados de nuestro trabajo se puede realizar de diversas formas, una de ellas es el vaciado en grficas. El presentar los datos en forma grfica nos permite compararlos, observar sus cambios, verlos en forma conjunta y reducida. Adems de esto, las grficas se pueden adecuar y modificar para crear un mayor impacto en el que los recibe.
3.7.1
CREAR GRFICO
Para crear una grfica, primero se debe decidir si sta va a ser colocada dentro de la misma hoja o dentro de una hoja nueva, explcitamente creada para contener la grfica. Excel maneja diferentes tipos de grfico entre ellos se tiene: Grfica de rea y grfica de superficie: estas grficas se utilizan para mostrar las tendencias en el tiempo de los datos. Grficas de barras y columnas y grfica de barras y columnas en tercera dimensin: se utilizan para mostrar los datos con respecto a su variacin en el tiempo, su incremento o decremento.
Para crear una grfica dentro de la misma hoja, utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione los datos a graficar. Si escribi nombres u otros rtulos y los desea incluir en el grfico, asegrese de seleccionarlos. 2. Seleccione del men Insertar y luego Grfico 3. Seleccione tipo de grfico
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4. Haga clic en siguiente 5. Determine qu rango de datos se va a graficar
Puede agregar o quitar una serie de la grfica, definir exactamente en qu rea de la hoja se encuentran los Nombres y Valores que utiliza el Asistente para Grficos, y qu Rtulos del eje de categoras (X) se utilizarn para nombrar los valores en el eje (X). Esta caja de dilogo sufre cambios, dependiendo del tipo de grfica seleccionada. 6. Haga clic en el botn siguiente 7. Asigne opciones de formato y adicinelas al grfico.
Si se tiene una seleccin al iniciar los pasos, en el cuadro Rango de datos aparece el rango de celdas seleccionado o la celda donde se encuentra el cursor. Si el rango no es el deseado o no estaba seleccionado el rango al crear la grfica, MS Excel XP permite seleccionarlo desde aqu, de la misma forma en que se pueden seleccionar celdas en cualquier hoja. Tambin puede cambiar el orden de graficacin de Filas a Columnas, cambiando el aspecto de la grfica. La pestaa Serie, permite controlar exactamente las series de datos.
Ttulos: permite definir los ttulos que se le asignarn a cada uno de los Ejes y al grfico. Eje: permite mostrar o ocultar alguno de los ejes ya sea Categora, tanto en Automtico como en Categora o Escala de tiempo o los ejes Y y Z.
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Lneas de divisin: determina que eje van a tener y si sern las Principales o las secundarias. Este cuadro de dilogo cambia segn las dimensiones de la grfica. Leyenda: permite que aparezca la leyenda si es que se haba borrado o no se tena previamente en el grfico. Rtulos de los datos: aade o cambia etiquetas de una serie de datos, un punto individual o todos los puntos de un grfico. Nombre de la serie muestra, incluso si los datos tienen el formato de fecha, los datos en el eje seleccionado como el eje de categoras predeterminado (X). Nombre de la categora, muestra el nombre de la categora asignada a todos los puntos de datos. Tablas de datos: permite controlar como se ver la tabla pegada al grfico. 8. Seleccione la ubicacin del grfico
3.7.2 PERSONALIZAR GRFICO

Al crear una grfica inmediatamente aparece la siguiente barra de herramientas.
Figura 126 Barra de herramientas grfico.
1. Seleccione elemento del grfico 2. Formato al elemento seleccionado 3. Tipo de grfico 4. Leyenda 5. Tabla de datos 6. Lneas de divisin 7. Inclinar texto Con estas herramientas puede cambiar el formato al grfico. Una vez creado un grfico, se le pueden hacer modificaciones o aadidos para resaltar ms su aspecto y darte el efecto deseado. Los mens siguen iguales, pero ahora contienen algunas opciones distintas especficas para los grficos. Para cambiar el aspecto de algn elemento del grfico. 1. Seleccione el elemento con un clic sobre l
El grfico podr colocarse en una hoja nueva, indicando el nombre que se le asignar o como un objeto en cualquiera de las hojas existentes en el libro. 9. Haga clic en finalizar
2. Haga clic en el botn herramientas grfico
de la barra de
3. Aplique el formato que desee segn la pestaa donde se encuentre 4. Haga clic en Aceptar
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Actividad 40
Insertar grfico Instrucciones: con la ayuda y orientacin del (de la) facilitador(a), elabore un grfico de una tabla de datos y configure la pgina, teniendo como gua los siguientes pasos: 1. Abra la tabla de datos creada en la actividad No. 39 2. Inserte un grfico de tipo columnas que represente toda la tabla 3. Personalice el grfico aplicando formato a sus componentes 4. Inserte un encabezado en la pgina, escribiendo su nombre. 5. Configure la pgina a tamao de papel oficio y orientacin horizontal 6. Guarde el libro 7. Cierre Excel
Mis apuntes
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RESUMEN
En este captulo se trat sobre la hoja de clculo Microsoft Excel, diseada para facilitar la manipulacin de datos y nmeros, la cual por sus caractersticas permite trabajar con gran facilidad y capacidad los clculos numricos, matemticos, lgicos etc., con mucha eficiencia. Excel es una herramienta robusta, entre sus principales caractersticas se puede mencionar la facilidad de introducir datos y aplicar formatos profesionales a la hoja de datos. Al igual que Word permite la insercin de imgenes y objetos que permiten ilustrar la informacin procesada. Uno de los puntos importantes es la completa compatibilidad en el manejo de los datos entre Word y Excel, de tal manera que pueden intercambiar informacin con slo copiar y pegar entre ambas aplicaciones. As tambin en este captulo se trat sobre las frmulas y funciones como una herramienta indispensable en la optimizacin y procesamiento de la informacin, las cuales permiten realizar clculos automticos, facilitando as estas operaciones.
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EVALUACIN
INSTRUCCIONES: a continuacin encontrar una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta. Subraye la correcta. 1. Aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Su desarrollo est basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos matemticos en distintas disciplinas: A) B) C) D) Libro Hoja de clculo Hoja de datos Celda
2. Lugar donde se interceptan una fila y una columna: A) B) C) D) Hoja Rango Celda Libro
3. Barra de herramientas donde se puede agregar, quitar o modificar el contenido de la celda: A) B) C) D) Mens Frmulas Estndar Formato
4. Men donde se encuentra el comando para colocar un comentario a una celda: A) B) C) D) Formato Insertar Herramientas Edicin
5. Combinacin de teclas que permite desplazarse hacia la ltima fila de la hoja: A) B) C) D) Atl + Av Pg Ctrl + End Alt + Ctrl +
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6. Combinacin de teclas que permite ir al principio de la hoja: A) B) C) D) Ctrl + Inicio Alt + Inicio Ctrl + Av Pg Alt + Av Pg
7. Botn de barra de herramientas formato, que al seleccionarlo permite combinar un grupo de celdas: A) B) C) D) 8. Botn de barra de herramientas estndar, que se utiliza para realizar una suma automtica: A) B) C) D) 9. Smbolo que se utiliza para realizar frmulas con referencia absoluta: A) B) C) D) # & $
10. Botn de barra de herramientas que permite insertar un grfico: A) B) C) D)
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CAPTULO 4
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Objetivos del captulo Al finalizar el estudio de este captulo, usted estar en la capacidad de: Crear y disear presentaciones, de acuerdo a procedimientos tcnicos Personalizar presentaciones, de acuerdo a procedimientos tcnicos y herramientas bsicas del programa
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4.1 CREACIN DE PRESENTACIONES

PowerPoint es una herramienta de presentacin, es un programa diseado para facilitar a cualquier expositor la creacin e implementacin de una presentacin. Sus caractersticas nos permiten trabajar con gran versatilidad, logrando un impacto visual tanto en pantalla como en acetato o transparencia. MS PowerPoint XP o PowerPoint como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa herramienta de presentaciones, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de: Presentaciones en pantalla, impresas o para diapositivas de 35 mm Plantillas y formatos predeterminados Asistentes de contenido Notas para el expositor y asistentes
Objetos multimedia interactivos Herramientas para Internet
Una diapositiva es una fotografa o animacin elaborada en una PC destinada a la reproduccin o edicin. Una presentacin es un conjunto de diapositivas en un orden especfico, para la exposicin de un tema o la edicin de un video.
4.1.1 CREAR UNA NUEVA PRESENTACIN

Para crear una presentacin primero tiene que ingresar al programa con el siguiente procedimiento: 1. Haga clic en men inicio 2. Haga clic en todos los programas 3. Seleccione Microsoft PowerPoint
Figura 127 Pantalla principal de power point. Si desea salir del programa abra el men archivo y seleccione salir.
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PowerPoint le ofrece varias opciones para iniciar una nueva presentacin como se muestra en la siguiente imagen.
3. Seleccione la pestaa general, si no se encuentra activada 4. Haga clic en autocontenido el cono asistente para
5. Haga clic en el botn siguiente, para avanzar 6. Haga clic en el botn que mejor represente el tipo de presentacin de desea crear en el cuadro de dilogo que aparece.
Figura 128 Permite crear una nueva presentacin seleccionando con un clic cualquier opcin.
7. Seleccione el tipo de presentacin de la lista que aparece 8. Haga clic en siguiente 9. Seleccione la forma de cmo impartir la presentacin 10. Haga clic en siguiente 11. Escriba un nombre a la presentacin 12. Haga clic en siguiente 13. Haga clic en finalizar
A. Asistente para autocontenido

Ofrece el ms alto grado de ayuda. Lo lleva de la mano paso a paso en la creacin de una nueva presentacin. Con este asistente puede seleccionar el tipo de presentacin que desea crear (estrategias, ventas, capacitacin, reportes, comunicacin de malas noticias, o en general) y PowerPoint elabora un esquema de la presentacin.
B. Plantilla de diseo
Ofrece un grado estandarizado de diapositivas, todas con una apariencia y un sentido similar, para una situacin en particular. Cada diapositiva incluye un texto de muestra que usted puede reemplazar con su propio texto. Una presentacin es el punto medio entre ayuda mxima y la carencia total de ella. Hay dos tipos de plantillas: plantillas de presentacin y plantillas de diseo de presentacin. Plantillas de presentacin: Estas ofrecen parte de la misma ayuda que el asistente para autocontenido, de hecho, el asistente proporciona una combinacin de colores para las diapositivas y un esquema bsico para el texto de la diapositiva.
Figura 129 Pantalla inicial del asistente para autocontenidos.
A continuacin se indica como utilizar el asistente para autocontenido: 1. Abra el men archivo 2. Haga clic en nuevo
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Sus nombres reflejarn el propsito de la presentacin, por ejemplo Comunicacin de malas noticias. Plantillas de diseo de presentacin: Este slo ofrece una combinacin de colores y un aspecto para la diapositiva, depende de usted proporcionar el contenido de cada diapositiva. Para iniciar una nueva presentacin utilizando una plantilla, siga estos pasos: 1. Abra el men archivo y seleccione nuevo 2. Seleccione del panel de tareas
Est seguro de que quiere empezar con una presentacin en blanco en su primera incursin? Una presentacin en blanco no tiene una combinacin de colores ni un diseo preestablecido, y no hay texto de ejemplo que le ayude a saber lo que debe escribir. Para crear una presentacin en blanco, siga estos pasos: 1. Abra el men archivo y seleccione nuevo 2. Haga clic en encuentra en el panel de tareas que se
3. Haga clic en un diseo de diapositiva que desee 3. Haga clic en el Estilo de plantilla de diseo que desee
Figura 131 Permite seleccionar un estilo de diseo de diapositiva.
4.1.2 VENTANAS DE POWERPOINT

Si cre una nueva presentacin utilizando el Asistente para autocontenido o una plantilla, esta pantalla contiene muchos de los mismos elementos que puede encontrar en cualquier programa de Windows XP una barra de ttulo, botones de control de la ventana minimizar, maximizar y cerrar y una barra de mens. Adems, ver tres barras de herramientas y varias ventanas que son exclusivas de PowerPoint.
Figura 130 Haga clic en examinar para buscar otros diseos.
C. Presentaciones en blanco
Se elige esta opcin para iniciar una presentacin desde cero, es decir en blanco y crear una presentacin personalizada.
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Barra de mens Barra de herramientas Panel de vistas
Panel de tareas
Ventana de presentacin
Botones de vistas
Figura 132 En el centro de la ventana de PowerPoint se encuentra una ventana de presentacin. Probablemente est maximizada, en cuyo caso se combina con la ventana ms grande de PowerPoint.
4.1.3
MENS CONTEXTUALES
Aunque puede introducir todos los comandos en PowerPoint con mens. PowerPoint ofrece una manera ms rpida, mens abreviados, sensibles al contexto, como los de Windows. Para utilizar un men contextual, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el objeto al que desee aplicar el comando. Aparecer un men contextual, que ofrece comandos relacionados al objeto seleccionado.
Por ejemplo, la vista esquema le muestra la organizacin general de la presentacin, mientras que la vista clasificador de diapositivas le permite reorganizar las diapositivas. Para cambiar las vistas, abra el men ver y elija la vista deseada que pueden ser diapositiva, esquema, clasificador de diapositivas o pgina de notas. Una manera ms rpida de ir de una vista a otra es hacer clic en el botn de la vista deseada, que se encuentra en la parte inferior de la ventana de la presentacin, como se muestra en la figura.
4.1.4
DIAPOSITIVAS EN DIFERENTES VISTAS

Figura 133 En ests secciones de PowerPoint se pude cambiar las diferentes vistas para su presentacin.
PowerPoint puede desplegar su presentacin en diferentes vistas. La posibilidad de seleccionar una vista facilita el desarrollo de ciertas tareas.
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A. Trasladarse de una diapositiva a otra

Cuando tiene ms de una diapositiva en su presentacin, necesitar trasladarse de una diapositiva a otra para trabajar con una diapositiva especfica. El procedimiento para seleccionar una diapositiva depende de la vista que est utilizando actualmente. En la vista esquema, utilice la barra de desplazamiento para desplegar la diapositiva con que desee trabajar. Luego haga clic en el cono de diapositiva (el cono que se encuentra a la izquierda del ttulo de la diapositiva) para seleccionar la diapositiva, o haga clic en cualquier lugar dentro del texto para editarlo. En la vista pgina de notas, haga clic en el botn diapositiva anterior o diapositiva siguiente, que se encuentra debajo de la barra de desplazamiento vertical, o arrastre el recuadro de la barra de desplazamiento, hasta que se despliegue el nmero de la diapositiva que desee. En la vista clasificador de diapositivas, haga clic en la diapositiva que desee. Aparecer un borde grueso alrededor de la diapositiva
C. Editar texto en la vista esquema

La vista esquema le proporciona la manera ms fcil de editar texto simplemente haga clic, para mover el punto de insercin adonde lo desee y luego escriba su texto. Presione la tecla SUPR para eliminar caracteres que se encuentran a la derecha del punto de insercin o presione la tecla Retroceso para eliminar caracteres a la izquierda. Para seleccionar texto, mantenga presionado el botn izquierdo del ratn y arrastre el puntero del ratn sobre el texto que desee. Puede presionar despus las teclas SUPR o Retroceso para eliminar el texto, o puede arrastrar el texto adonde quiera, para moverlo.
D. Cambiar el nivel de esquema del texto

Como puede ver en su presentacin est organizada en un formato de esquema de varios niveles. La diapositiva se encuentra en el nivel superior del esquema, y el contenido de cada diapositiva est subordinado (por ejemplo, una lista con vietas dentro de otra lista con vietas). Puede cambiar fcilmente el nivel de un objeto en la vista esquema, con la tecla tab. Haga clic en el texto y luego presione la tecla TAB, o haga clic en el botn Disminuir nivel de la barra de herramientas esquema, para descender un nivel del esquema. Haga clic en el texto y luego presione MAYS+TAB, o haga clic en el botn Aumentar nivel de la barra de herramientas esquema, para subir un nivel del esquema.
B. La ventana diapositiva en miniatura o panel de vista de esquema y diapositiva

Este panel es una nueva funcin de PowerPoint. Cuando est activa, despliega la diapositiva seleccionada en una pequea ventana localizada en la parte superior o derecha de cualquier vista que est utilizando. Este panel resulta til, si usted est desarrollando una presentacin para dos medios diferentes (por ejemplo, una presentacin en pantalla y un juego de impresiones).
E. Mover una lnea en la vista esquema

Mientras trabaja en la vista esquema, tal vez encuentre que algunos prrafos necesitan organizarse. Una manera fcil de hacerlo es utilizar los botones mover hacia arriba y mover hacia debajo de la barra de herramientas esquema.
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Para mover un prrafo hacia arriba del esquema seleccinelo y haga clic en el botn mover hacia arriba.
La mayor parte del texto aparecer en la diapositiva, dentro de cuadros de texto. (El nico lugar distinto donde puede aparecer texto es dentro de un objeto grfico).
G. Guardar una presentacin

Figura 134 Para mover un prrafo hacia abajo del esquema, seleccinelo y haga clic en el botn mover hacia abajo.
Poco despus de crear una presentacin, debe guardarla en disco para proteger el trabajo que ya ha realizado. Para guardar una presentacin por primera vez, siga estos pasos: 1. Haga clic en el men archivo. 2. Haga clic en guardar. 3. Seleccione la ubicacin en donde guardar la presentacin. 4. Escriba en el cuadro de texto nombre de archivo el nombre que desea asignar a la presentacin 5. Haga clic en el botn guardar.
F. Editar en la vista diapositiva

La vista diapositiva proporciona una manera fcil de editar todos los objetos de una diapositiva, incluyendo texto y objetos grficos. Usted puede editar un objeto si hace clic o doble clic en l. En el caso de un objeto de texto, haga clic en l, para seleccionarlo, y luego en el lugar donde desee mover el punto de insercin. En el caso de un objeto grfico, haga doble clic en l para traer al frente un conjunto de herramientas que le ayudarn a editarlo.
Figura 135 Una vez que le ha asignado un nombre al archivo y lo ha guardado en el disco, puede guardar cualquier cambio con slo presionar CRL+G o hacer clic en el botn guardar del men archivo.
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4.1.5
CERRAR UNA PRESENTACIN
Puede cerrar una presentacin en cualquier momento. Si est trabajando con varias presentaciones, lo adecuado es mantener abiertas todas al mismo tiempo, pero mientras ms presentaciones tengan abiertas, ms lenta ser la respuesta de PowerPoint a sus comandos. As que debe cerrar todas las presentaciones con las que no est trabajando. Para cerrar una presentacin siga estos pasos: 1. Abra el men ventana y seleccione la presentacin que desea cerrar si est abierta ms de una presentacin. 2. Haga clic en el men archivo 3. Haga clic en salir o cerrar
Figura 136 Cuadro de dilogo que permite abrir una presentacin existente.
Actividad 41
Crear una presentacin con asistente Instrucciones: utilizando el asistente para autocontenido, elabore una presentacin seleccionando como tipo de presentacin organizacin (Plan de negocios), para ello realice los siguientes pasos: 1. Ingrese a PowerPoint 2. Seleccione asistente para autocontenido
4.1.6
ABRIR UNA PRESENTACIN
Una vez que guarde una presentacin en el disco, puede abrirla y seguir trabajando con ella en cualquier momento. Siga estos pasos: 1. Haga clic en el men archivo 2. Seleccione abrir 3. Seleccione la unidad o carpeta donde se encuentra la presentacin 4. Haga clic en el archivo deseado de presentacin 5. Haga clic en abrir
3. Seleccione tipo de presentacin y completar el asistente 4. Realice cambios de texto en la presentacin 5. Guarde presentacin
4.1.7
PERSONALIZAR DIAPOSITIVAS
Existen varias herramientas en PowerPoint que permiten personalizar las diapositivas de esta forma se pueden disear presentaciones profesionales.
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A. Fondo de diapositiva
Puede cambiar el color o el diseo del fondo de diapositivas, notas y documentos. Este cambio resulta muy til cuando slo es preciso cambiar el sombreado o la textura del fondo de una diapositiva y no todos los elementos de diseo en la plantilla de diseo. Tambin puede cambiar el fondo para resaltar alguna seccin de la presentacin. Adems, al cambiar el color, puede agregar un sombreado, una trama, una textura o una imagen. Al cambiar el fondo de una diapositiva, puede aplicar el cambio a la diapositiva activa o a todas las diapositivas. En las notas, tambin puede cambiar la pgina de notas activa o todas las pginas de notas. El cambio del fondo de un documento, se aplica a todas las pginas, as como al esquema impreso. Utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione la o las diapositivas que desea aplicar el fondo 2. Haga clic en el men formato 3. Seleccione fondo 4. Haga clic en la flecha situada debajo de la imagen relleno de fondo, a continuacin, puede seleccione un color en la combinacin de colores o un efecto de relleno.
B. Agregar objeto de wordart

Como aprendi en lecciones anteriores, puede colocar texto en una diapositiva con slo escribir en la Vista Esquema o llenar los espacios en blanco del auto diseo. Sin embargo, ambos mtodos proporcionan resultados muy genricos. Si desea escribir texto adicional, en una diapositiva, debe crear primero el cuadro de texto. Para crear un cuadro de texto, siga estos pasos: 1. Despliegue la diapositiva donde desee colocar el objeto WordArt 2. Haga clic en el botn de la barra de herramientas dibujo. Aparecer un cuadro de dilogo galera de WordArt, que muestra muchos ejemplos de tipos de WordArt. 3. Seleccione un tipo de WordArt
4. Haga clic en aceptar 5. Seleccione tipo de letra y tamao
6. Escriba el texto que desee utilizar, en el cuadro de texto
5.
Haga clic en Aplicar si desea aplicar el fondo a una seleccin de diapositivas o Aplicar a todo si desea aplicar el fondo a todo.
7. Haga clic en el botn Aceptar
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C. Dibujar objetos
Aunque PowerPoint no es un programa de dibujo en s, usted puede hacer algunos dibujos simples con l. Para este fin PowerPoint cuenta con varias herramientas de dibujo que le ayudarn a crear lneas y formas. La barra de herramientas dibujo despliega en la parte inferior de la ventana de la presentacin, esas herramientas se encuentran en las vistas diapositivas y pginas de notas. Herramienta Propsito Dibujar una lnea recta Dibuja una lnea recta con una flecha en el extremo Dibuja un rectngulo Dibujar un cuadro de texto Insertar una autoforma
Tabla 16 Botones de barra de herramientas dibujo.
Puede agregar texto a un objeto que usted dibuje. A diferencia de colocar texto sobre una forma con cuadro de texto, el texto escrito en una forma cuando usted lo mueva. Para insertar texto en su dibujo, aplique el siguiente procedimiento: 1. Haga clic derecho sobre el objeto que desea agregar texto 2. Haga clic en agregar texto de la opcin del men contextual
3. Escriba el texto que desee Cada objeto que dibuje acta como un objeto individual. Sin embargo, a veces podra necesitar que dos o ms objetos tengan el mismo grosor. Si quiere que dos o ms objetos se comporten como un grupo, siga estos pasos para agrupar o desagrupar objetos: a. Seleccione los objetos que desee agrupar. Recuerde que, para seleccionar ms de un objeto, debe mantener presionada la tecla CRTL y hacer clic en cada uno b. Haga clic en el botn de herramientas dibujo de la barra
El procedimiento general para dibujar un objeto es el mismo, sin importar de qu objeto se trate: 1. Haga clic en el botn de la barra de herramientas dibujo que corresponde a la lnea o la forma que desea dibujar. 2. Coloque el puntero del ratn donde desee ubicar un extremo de la lnea o una esquina del objeto. 3. Presione y mantenga presionado el botn del ratn y arrastre adonde desee colocar el extremo opuesto de la lnea, o la esquina opuesta del objeto. 4. Suelte el botn del ratn, aparecer la lnea o la forma terminado.
c. Seleccione agrupar o desagrupar si el dibujo ya estuviese agrupado
D. Mover elementos u objetos de la diapositiva

Puede cortar, copiar y pegar los objetos de una diapositiva para reorganizarlos o para usarlos en la creacin de una imagen.
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Para cortar o copiar un objeto, siga estos pasos: 1. Seleccione el objeto(s) que desee cortar, mover o copiar 2. Haga clic con el botn derecho del mouse en el objeto seleccionado y elija cortar o copiar del men contextual 3. Despliegue la diapositiva en que desee colocar el objeto o los objetos cortados o copiados 4. Seleccione edicin, pegar, o haga clic en el botn de la barra de herramientas estndar 5. Mueva el puntero del mouse sobre cualquiera de los objetos pegados, mantenga presionado el botn del mouse y arrastre los objetos a donde desee moverlos, luego suelte el botn del mouse.
Para insertar una imagen prediseada utilice los siguientes pasos: 1. Coloque el cursor donde desea insertar la imagen en su diapositiva 2. Haga clic en Insertar de la barra de mens 3. Seleccione la opcin de Imagen 4. Haga clic en el submen Imgenes prediseadas 5. Escriba en el cuadro Buscar texto alguna categora o nombre de imagen, puede personalizar la bsqueda en Buscar en selecciona una o ms colecciones a buscar.
E. Agregar imgenes
Microsoft ha creado un nuevo paso en la suite de productos Office, al manejar varios elementos multimedia, sonidos, videos e ilustraciones. Se llama galera de imgenes. Es posible abrir la galera de imgenes utilizando cualquiera de estas opciones: Utilizando el men insertar imgenes prediseadas de la barra de herramientas estndar. Desde el men insertar seleccionando imagen y luego imgenes prediseadas Desde el men insertar seleccionando el submen pelculas y sonidos y luego sonido de la galera Desde el men insertar seleccionar pelculas y sonidos y luego pelculas de la galera Al hacer clic sobre la imagen aparecen a su alrededor unos cuadros blancos indicando que ha sido seleccionada y poder modificar su tamao. 6. Haga clic en el botn Buscar 7. Haga clic sobre la imagen a insertar
Por medio de la galera de imgenes, puede colocar en una diapositiva cualquiera de estos cuatro tipos de objetos, imgenes prediseadas, archivos grficos, sonidos y pelculas.
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4.1.8
AGREGAR DIAPOSITIVAS
4.1.10 PLANTILLA DE DISEO

Puede aplicar una plantilla diferente a su presentacin en cualquier momento, sin importar como cre originalmente su presentacin. Para cambiar la plantilla siga estos pasos: 1. Haga clic en el men formato 2. Seleccione estilo de la diapositiva
Puede insertar una diapositiva en una presentacin en cualquier momento y en cualquier posicin de la presentacin. Para insertar una diapositiva nueva siga estos pasos: 1. Haga clic en Insertar de la barra de mens 2. Seleccione nueva diapositiva 3. Seleccione un estilo de diseo para la diapositiva.
3. Haga clic en un estilo de plantilla que desee utilizar
4. Siga las instrucciones indicadas en el diseo de la diapositiva para agregar texto u objetos.
4.1.9
DISEO DE DIAPOSITIVAS
4. Seleccione examinar para buscar otras plantillas.
Los diseos de diapositivas pueden ser cambiados, esta herramienta le permite modificar la estructura de una sola diapositiva en la presentacin. A continuacin se detalla el procedimiento: 1. Seleccione la diapositiva que desee cambiar de diseo 2. Elija el men formato 3. Seleccione diseo de diapositiva
4.1.11 SELECCIONAR DIAPOSITIVA

Puede seleccionar una o ms diapositivas, como se explica a continuacin: Para seleccionar una sola diapositiva, haga clic en ella Para seleccionar dos o ms diapositivas continuas, en la vista esquema, haga clic en la primera diapositiva, presione y mantenga presionada la tecla MAYUS, y haga clic en la ltima diapositiva del grupo.
4. Haga clic en el nuevo diseo en el panel de tareas que desea aplicar a la diapositiva.
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Para seleccionar un bloque rectangular de diapositivas contiguas, en la vista Clasificador de diapositivas, haga clic y arrastre un rectngulo de seleccin alrededor de las diapositivas que desee incluir. Todas las diapositivas que se incluyan en el rectngulo que arrastre quedarn seleccionadas. Para seleccionar dos o ms diapositivas no contiguas (slo en la vista Clasificador de diapositivas), presione y mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada diapositiva, no puede seleccionar diapositivas no contiguas en la vista esquema.
Figura 137 Vista de las diapositivas desde el clasificador.
4.1.12 ELIMINAR DIAPOSITIVA

Puede eliminar una diapositiva en cualquier vista. Para ello, siga estos pasos: 1. Despliegue la diapositiva que desee eliminar. Puede eliminar varias diapositivas, si selecciona la vista clasificador de diapositivas y selecciona ms de una. 2. Elija edicin, eliminar diapositivas, desaparecer la diapositiva
4.1.14 VER PRESENTACIN

Mientras observa una presentacin con diapositivas, puede hacer varias cosas ms y no slo pasar de una diapositiva a otra. Cuando mueva su ratn, observe el tringulo que se encuentra en el recuadro de la esquina inferior izquierda de la presentacin. Haga clic en ese botn, PowerPoint desplegar un men contextual que contiene comandos, los cuales puede utilizar mientras ofrece realmente la presentacin. En la siguiente lista se describen estas opciones: Los comandos siguiente y anterior le permiten pasar de una diapositiva a otra. Elija ir, desplazamiento por diapositivas para desplegar un cuadro de dilogo que presentan una lista de todas las diapositivas de la presentacin. Haga clic en notas de la reunin para desplegar una ventana donde puede tomar notas mientras avanza la reunin asociada con su presentacin.
4.1.13 CORTAR, COPIAR Y PEGAR DIAPOSITIVA

Puede utilizar las funciones de cortar copiar y pegar, para copiar y mover diapositivas dentro de la misma presentacin, o en otras presentaciones. Uno de los procedimientos en utilizar los botones de la barra de herramientas estndar desde la vista del clasificador de diapositivas.
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Elija notas del orador para ver sus notas relacionadas con esas diapositivas. Opciones del puntero le permite elegir un color para pluma e indicar si se despliega o se oculta el puntero. Fin de la presentacin le lleva de regreso a la ventana de edicin de diapositivas de PowerPoint. Elija medidor de diapositivas para abrir un cuadro de dilogo que le permite controlar los intervalos entre las diapositivas. Flecha y pluma son opciones del ratn, flecha es la opcin predeterminada. Su ratn puede servir como una flecha para sealar parte de la diapositiva, o puede servir como una pluma para escribir comentarios en la diapositiva. Pantalla abre un submen que le permite hacer una pausa en la presentacin, colocar la pantalla en negro y borrar cualquier marca de pluma.
1. Ingrese a PowerPoint 2. Seleccione presentacin en blanco 3. Agregue diapositivas a la presentacin 4. Inserte imgenes, texto y objetos para ilustrar las diapositivas 5. Aplique fondo o plantilla de diseo que realcen la presentacin 6. Guarde presentacin 7. Ejecute presentacin utilizando los botones de control
4.2 PRESENTACIN Y ANIMACIN

Usted puede realizar presentaciones profesionales agregando animaciones de sonido y efectos que realzan su presentacin.
4.2.1
Figura 138 Cuadro de botones para controlar la presentacin.
TRANSICIN DE DIAPOSITIVAS
Puede ejecutar la presentacin desde el men presentacin seleccionando ver presentacin o presionando la tecla F5.
La transicin de diapositivas especifica como cambia la presentacin segn si un usuario se desplaza de un elemento como una diapositiva. Si desea crear una transicin entre sus diapositivas utilice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el men presentacin 2. Haga clic en transicin de diapositivas 3. Seleccione efecto de transicin, velocidad, sonido e intervalo de tiempo para el avance automtico en el panel de tareas.
Actividad 42
Crear una presentacin en blanco Instrucciones: con la ayuda y orientacin del (de la) facilitador(a), elabore una presentacin desarrollando un tema en un rango de 5-8 diapositivas, teniendo como gua los siguientes pasos:
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Para agregar un efecto al texto o al objeto nfasis y, a de la diapositiva, elija continuacin, haga clic en el efecto.
Para agregar un efecto que saque el texto o el objeto de la diapositiva en algn momento, elija Salir y, a continuacin, haga clic en el efecto.
Para agregar un efecto que mueva un objeto en la trama especificada, elija Trayectorias de movimiento continuacin, haga clic en el efecto. y, a
4. Haga clic en el botn para visualizar los efectos en la presentacin.
4.2.2
PERSONALIZAR ANIMACIN
PowerPoint permite aplicar animaciones a textos y objetos de una diapositiva. Las animaciones se pueden aplicar a cualquier objeto de la diapositiva, es decir cuadros de texto, imgenes, etc. Si desea personalizar una animacin realice los siguientes pasos: 1. Muestre la diapositiva que contiene el texto o los objetos que desea animar en la vista normal 2. Seleccione el objeto que desea animar 3. Haga clic en el men presentacin 4. Haga clic en personalizar animacin 5. Haga clic en el botn del panel de tareas personalizar animacin y siga uno o varios de estos procedimientos: Para agregar un efecto que introduzca el texto o el objeto en la presentacin con Entrada diapositivas, elija continuacin, haga clic en el efecto. y, a
Los efectos aparecen de arriba a abajo en la lista Personalizar animacin, en funcin del orden en que se apliquen. Los elementos animados se sealan en la diapositiva con una etiqueta numerada que no se puede imprimir y que guarda correlacin con los efectos de la lista. Esta etiqueta no se muestra en la vista Presentacin con diapositivas.
4.2.3
EFECTOS DE ANIMACIN
Puede personalizar una diapositiva insertando slo efectos de animacin a los textos y objetos. A continuacin se describe el procedimiento: 1. Muestre la diapositiva que contiene el texto o los objetos que desea aplicar algn efecto en la vista normal 2. Seleccione el objeto que desea insertarle un efecto 3. Haga clic en el men presentacin 4. Haga clic en efectos de animacin 5. Seleccione con un clic el efecto en el panel de tareas
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1. Ingrese a PowerPoint 2. Seleccione abrir una presentacin existente y luego seleccione una presentacin que desea personalizar con efectos y animaciones. 3. Aplique los diferentes mtodos de transicin de diapositivas a toda la presentacin, indicando el cambio entre diapositivas a 3 segundos. para 6. Haga clic en el botn visualizar los efectos en la presentacin. 4. Aplique a todas las diapositivas efectos de animacin y sonidos 5. Oculte una diapositiva 6. Vea la presentacin en pantalla 7. Guarde la presentacin
4.2.4
OCULTAR DIAPOSITIVA
Antes de ofrecer una presentacin, debe tratar de anticipar a cualquier pregunta que su auditorio pudiera tener y estar preparado para responderla. Puede preparar diapositivas de apoyo para sus respuestas y mantenerlas ocultas hasta que las necesite. Para ocultar una o ms diapositivas, siga estos pasos: 1. Despliegue o seleccione la diapositivas que desee ocultar diapositiva o
4.3 CONFIGURACIN Y COMPLEMENTOS

En una presentacin se pueden realizar tareas de configuracin como por ejemplo que se muestren todas o slo un rango de diapositivas, repetir el ciclo de la presentacin hasta presionar la tecla Esc, avance de las diapositivas, etc.
2. Elija el comando presentacin y seleccione Ocultar diapositivas. Si se encuentra en la vista clasificador de diapositivas, el nmero de la diapositiva oculta parecer en un cuadro con una lnea que lo atraviesa 3. Despliegue o seleccione las diapositivas ocultas y elija otra vez el men presentacin, ocultar diapositiva para volver a mostrar las diapositivas
Actividad 43
Personalizar presentacin con animaciones Instrucciones: abra una presentacin existente aplicando a est transicin, efectos de animacin y sonido, realice los siguientes pasos:
Figura 139 Al cambiar la resolucin puede que la imagen de la diapositiva quede ligeramente desplazada. Si ocurriera esto, seleccione otra resolucin o haga clic en Utilizar resolucin actual.
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Si desea configurar su presentacin utilice el siguiente procedimiento: 1. Haga clic en el men presentacin 2. Seleccione configurar presentacin 3. Elija las opciones de configuracin que desee en el cuadro de dilogo Configurar presentacin 4. Haga clic en aceptar
4.3.2 IMPRIMIR PRESENTACIN

Si las opciones predeterminadas de impresin no se amoldan s sus necesidades, puede cambiarlas. Por ejemplo tal vez desee utilizar una impresora a color para transparencias y utilizar una impresora blanco y negro par sus documentos. Tambin puede seleccionar opciones para imprimir varias copias y para imprimir nicamente diapositivas especficas.
4.3.1 CONFIGURAR PGINA

Puede cambiar la salida, el tamao y la orientacin de la presentacin seleccionada en el cuadro de dilogo Configurar pgina.
Figura 141 Cuadro de dilogo de opciones de impresin. Figura 140 En la seccin notas, documentos y esquemas puede elegir vertical u horizontal para estos elementos.
Puede imprimir procedimiento:
realizando
el
siguiente
1. Haga clic en el men archivo 2. Seleccione imprimir. Aparecer el cuadro de dilogo de las opciones de impresin, con el nombre de la impresora seleccionada en el cuadro nombre. Si desea utilizar una impresora diferente de la que aparece, abra la lista desplegable nombre y seleccione una impresora diferente. 3. Seleccione un intervalo de impresin 4. Abra la lista desplegable imprimir, y elija lo que desea imprimir. Si elige en imprimir documentos puede seleccionar el nmero de diapositivas por pgina.
Para configurar el tamao de diapositivas y orientacin siga estos pasos: 1. Haga clic en el men archivo 2. Seleccione configurar pgina 3. Seleccione un tamao de diapositivas para la presentacin. Puede personalizar el tamao eligiendo ancho y alto, cambiar la orientacin de las diapositivas y numerar las diapositivas iniciando esta segn sea el criterio. 4. Haga clic el botn aceptar
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POWERPOINT XP
5. Seleccione o quite la seleccin de cualquiera de las siguientes casillas de verificacin del cuadro de dilogo, segn sus necesidades. Imprimir en archivo. Seleccione esta opcin para enviar la salida a un archivo, en lugar de la impresora. Intercalar. Si esta imprimiendo ms de una copia, seleccione esta casilla de verificacin para intercalar cada copia de impresora. Ajustar al tamao de papel, Si la diapositiva (o cualquier cosa que est imprimiendo) es demasiado grande para la pgina, seleccione esta casilla de verificacin para disminuir el tamao de la diapositiva. Enmarcar diapositiva. Seleccione esta casilla de verificacin, si desea imprimir un borde alrededor de cada diapositiva. Imprimir diapositivas ocultas. Si tiene diapositivas ocultas, puede decidir si las imprime o no.
Actividad 44
Configurar presentacin Instrucciones: utilizando las opciones de configurar pgina y presentacin, realice los siguientes pasos: 1. Abra una presentacin existente 2. Ingrese al men archivo y seleccione configurar pgina 3. Personalice el tamao de diapositiva para transparencia y orientacin horizontal 4. Ingrese al men presentacin y seleccione configurar presentacin 5. Active en las opciones de presentacin que se repita el ciclo hasta presionar la tecla Esc 6. Muestre la presentacin en pantalla 7. Guarde la presentacin
6. Haga clic en aceptar para imprimir
Mis apuntes
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RESUMEN
En este captulo se trat sobre la herramienta de presentacin Microsoft PowerPoint, diseada para facilitar la creacin e implementacin de una presentacin, la cual por sus caractersticas permite trabajar con gran versatilidad, adquiriendo un impacto visual importante tanto en pantalla como en acetatos o transparencias. PowerPoint es una herramienta poderosa y muy simple de utilizar, entre sus principales funciones destacan las presentaciones en pantalla, presentaciones impresas o para diapositivas de 35mm, las plantillas, los formatos predeterminados y el asistente de contenido. Este programa contiene muchas herramientas para la elaboracin y personalizacin de diapositivas; permite el ingreso de texto y objetos, como imgenes, wordart, cuadros de textos, autoformas, etc., los cuales permiten ilustrar la presentacin. La transicin de diapositivas y el manejo de ellas mediante el clasificador de diapositivas, hacen del programa una herramienta muy flexible y til para el manejo de la presentacin. Las plantillas de diseo y fondos permiten aplicar un aspecto novedoso a las diapositivas. Los efectos de animacin realzan y personalizan la presentacin, as tambin se trat sobre las distintas opciones de configurar e imprimir una presentacin. Finalmente esta versin permite realizar todas las operaciones con mayor facilidad y proporciona nuevas utilidades.
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EVALUACIN
INSTRUCCIONES: a continuacin encontrar una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta. Subraye la correcta. 1. Es una fotografa o animacin elaborada en una PC destinada a la reproduccin o edicin: A) B) C) D) 2. Presentacin Diapositiva Plantilla Esquema
Opcin para iniciar una presentacin que lo lleva paso a paso en la creacin de una nueva presentacin: A) B) C) D) Asistente para autocontenido Presentacin en blanco Plantilla de diseo Presentacin existente
3.
Vista de la presentacin que permite reorganizar las diapositivas: A) B) C) D) Esquema Presentacin en pantalla Clasificador de diapositivas Normal
4.
Men donde se encuentra el comando efectos de animacin: A) B) C) D) Formato Insertar Herramientas Presentacin
5.
Men donde se encuentra el comando para aplicar un fondo a las diapositivas: A) B) C) D) Formato Insertar Herramientas Presentacin
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6. Archivo que contiene los estilos de una presentacin, incluido el tipo y el tamao de vietas y fuente; posiciones y tamaos de los marcadores de posicin, diseo de fondo y combinacin de colores de relleno : A) Fondo B) Diseo de diapositiva C) Plantilla de diseo D) Herramienta de diseo 7. Botn de barra de herramientas que al seleccionarlo permite ocultar una diapositiva: A) B) C) D) 8. Botn de barra de herramientas formato que se utiliza para crear una nueva presentacin: A) B) C) D) 9. Funcin de PowerPoint que especifica como cambia la presentacin segn un usuario se desplaza de una diapositiva a otra en la presentacin: A) B) C) D) Personalizar animacin Efectos de animacin Transicin de diapositiva Configurar presentacin
10. Mtodo abreviado del teclado que tiene como funcin en PowerPoint visualizar la presentacin en pantalla: A) B) C) D) Mayus+F5 F5 Ctr+F5 Alt+F5
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BIBLIOGRAFA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. DOMNGUEZ, Jos. GARCA ALEGRA, Pedro. IZCARA NEZ, ngela. Espaa. PARDO, Miguel. PREZ, Juan Arturo. Office 2000 y Windows 98. Microsoft Office XP Standard. Microsoft Office XP. 2001. McGraw-Hill, Espaa. Office XP. 2001. Anaya Multimedia, Espaa. Windows y Office XP. 2001. Anaya Multimedia, Windows XP Profesional. 2002. Anaya Multimedia, Espaa. Computacin 1. 1992. Kamar, Guatemala. Manual del Usuario. 2000 Microsoft, USA. http://www.emagister.com
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10. Office.
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Manejo de windows y office bsico

Cdigo: MT.2.9.0-E102/06 Edicin 02

Guatemala, mayo 2006

MANEJO DE OFFICE Y WINDOWS BSICO

MANEJO DE WINDOWS Y OFFICE BSICO Cdigo: MT. 2.9.0-E102/06 Edicin 01

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Objetivo del manual

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1.1 INTRODUCCIN A LA COMPUTACIN

1.1.1 ANTECEDENTES HISTRICOS

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1.1.3 DIVISIN DE LA COMPUTACIN

1.1.4 CONFIGURACIN BSICA DE LA COMPUTADORA

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8080 8086 80286 80386 80486 80586 80686 Pentium 1,2,3,4

Figura 2 El teclado es un dispositivo en cual permite ingresar informacin a la PC.

Pantallas o monitores Unidades de discos flexibles

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Por ejemplo la palabra casa mide un total de 4 caracteres.

Tabla 1 Unidades de medida para el almacenamiento de datos

Figura 4 Ejemplos de unidades de almacenamiento.

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A. CPU y dispositivos internos

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Figura 9 Teclado numrico

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Puntero del mouse Botn derecho Botn izquierdo Mouse pad

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E. Dispositivos para juegos

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B. Tipos de archivos y sus extensiones

BAT DOC XLS PPT

Nombre del archivo

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Figura 12 Ejemplos de tipos de archivos.

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COMPONENTES Y HERRAMIENTAS DE WINDOWS XP

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1.3.2 VENTANAS Y MENS

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F. Personalizar tamao de ventana

D. Las barras de desplazamiento

1.3.3 CAJAS, CUADROS Y HOJAS

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Figura 20 Cuadros de advertencia.

Figura 21 Hojas de propiedades

Figura 22 Las cajas de dilogo

D. Espacio del centro

C. Barra de acceso directo

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G. Botones abrir y cancelar

1.3.4 SALIR DE WINDOWS