Administracin Logstica

I. CONCEPTO
Aparece en el lenguaje de los negocios, a nivel mundial despus de la Segunda Guerra Mundial(dcada de los 50), con el nombre de ADMINISTRACIN DE MATERIALES Anteriormente por los aos 20, esta funcin era desempeada en algunas industrias por el Gerente de Compras.

El Gerente de Compras, tena que: controlar los almacenes (especialmente los de reparacin y mantenimiento de equipos fabriles), tambin se le incluan funciones como la de operaciones de recepcin e inspeccin de los materiales

En 1950, el Per albergaba industrias transnacionales o de origen norteamericano, y estas adoptaron en su organizacin, algunos conceptos utilizados en sus pases de origen, lo que es copiado por industrias netamente nacionales.

De esta manera es como se comienza a dar un trato adecuado e independiente a los materiales, este trato era encargado a produccin, dndole a la persona que se le encargaba un nivel medio.

Anteriormente compras se consideraba de suma importancia, por ser la que efectuaba los desembolsos y la que comprometa con sus decisiones el capital de la empresa, esta funcin mayormente la desempeaba el dueo, un pariente del dueo o el Gerente General.

Una vez finalizada la Segunda Guerra Mundial, en una Universidad de los E.E.U.U. de Norteamrica, se efectu una investigacin intensiva y extensiva sobre el FLUJO DE MATERIALES, pero centrando su atencin ms que nada en la actividad de COMPRAS y como resultado de su investigacin recomendaron crear en las empresas una nueva posicin gerencial denominada DIRECTOR DE MATERIALES.

trfico Significado de la ADMINISTRACIN LOGSTICA

control de inventario

Coordinacin de todas las actividades involucradas en el flujo de materiales; as tambin el planeamiento y control de la produccin slo puedan operar con una coordinacin inteligente y cerrada que permita reducir costos y mejorar el proceso de produccin. Esta coordinacin slo es posible cuando toda la responsabilidad se le delega a una sola dependencia.
distrib. fsic

manipulac

compras

recepcin

almacenaje

La Adm. Logstica debe ser una coordinacin de todas las actividades comprendidas en el flujo de materiales (compras, control de inventarios, trafico, almacenaje, recepcin, manipulacin, distribucin fsica y el PCP) , que permita reducir costos, incrementar la flexibilidad y mejorar el proceso de produccin.

VENTAJAS Y RIESGOS DE LA EMPRESA

Entre las ventajas tenemos:

Coordinacin con los proveedores Mejora de rotacin de los inventarios Servicio a produccin ms seguro Ahorros en embalaje y manipulacin de inventarios Coordinacin y comunicaciones mejores Ahorros en el transporte de materiales Evita duplicidad de esfuerzos Centralizacin de la responsabilidad.

Entre los riesgos tenemos

Ubicacin de la dependencia logstica en la organizacin Excesiva influencia del Gerente de Logstica Excesiva influencia de Produccin Toma de decisiones apresuradas o interesadas Actitud frente al cambio.

Ventajas

Coordinacin con los Proveedores : La relacin con los proveedores debe ser amistosa para as obtener las mayores ventajas en el servicio que presta la Adm. Logstica ya que estos son los que proporcionan los materiales necesarios para la Empresa. Existen formas de lograr un mayor apoyo por parte de los proveedores como los Programas de Entrega (conocimiento actual y completo de los niveles de inventario y de las necesidades del usuario).

Mejora la Rotacin de Inventarios : A travs del conocimiento obtenido con compras, tipos de demora, control de inventarios y el estrecho contacto con los proveedores, se logra una visin completa y veraz de la forma de actuar para lograr la reduccin de las existencias y permitir una mayor rotacin de los inventarios.

a Produccin ms Seguro: El Dpto. de Logstica al conocer el cumplimiento de los proveedores, de la situacin de los inventarios , almacenes y sus capacidades , de las necesidades y requerimientos de la produccin, le permite tomar decisiones adecuadas y oportunas, asegurando el servicio necesario y puntual de abastecimiento hacia las lneas de produccin.

Servicio

 Ahorros en Embalaje y Manipulacin

de Materiales : Mediante el planeamiento coordinado de las actividades de compras, control de inventarios, almacenes, manipulacin de materiales, embalaje y por el personal adecuado para estas tareas. Se puede lograr ahorros importantes en el flujo de materiales .

 Coordinacin y Comunicaciones mejores : Para alcanzar una coordinacin de todas las actividades en una Empresa se requiere una comunicacin gil, fcil y permanente que haga llegar a todos los elementos de la Empresa las informaciones y datos que se necesitan para su trabajo.

 Ahorros en el Transporte

de Materiales : Se logra si se proporciona a la dependencia de trfico la autoridad e independencia suficiente para que pueda elegir en base a sus conocimientos, experiencia y contactos, el medio ms adecuado y econmico en funcin del tipo, caracterstica y cantidad del material despachado.

 Evita Duplicidad de Esfuerzos : En el flujo de materiales se efectan una serie de tareas que muchas veces son duplicadas sin necesidad, como : registros de control y su mantenimiento durante las operaciones, manipulacin , almacenaje y despacho de los materiales, por la falta de comunicacin entre sus elementos.

RIESGOS

Ubicacin de la Dependencia Logstica en la Organizacin : Generalmente se ubica a la dependencia logstica en un nivel inferior a los de produccin , finanzas y ventas, con lo cual se entorpece su labor diaria ya que se ve en la necesidad de consultar cada decisin que hay que tomar. Por lo tanto limita su responsabilidad y es obligada a recibir ordenes en lugar de pedidos , atentando contra el buen funcionamiento del flujo de materiales.

 Excesiva Influencia de Produccin : En las empresas fabriles, el principal usuario del Dpto. de Logstica es produccin y el que ms exige que se le d un servicio exclusivo. El Gerente de produccin al tener un inters mayor y la preocupacin de contar con los insumos que necesita , descuida su propia responsabilidad.

 Toma de Decisiones Apresuradas o Interesadas : El Gerente de Logstica debe actuar imparcialmente en la toma de decisiones que afectara la economa de la Empresa, debe hacer un estudio permanente del mercado de abastecimientos, de los precios, las necesidades y los consumos.

 Actitud Frente al Cambio : La poca actual esta caracterizada por la aparicin de nuevas herramientas, procedimientos o sistemas que afectan las operaciones de la Empresa y producen cambios que facilitan el avance y la mejora . La actitud que tomen los ejecutivos y el personal de la Empresa frente a dichos cambios ser decisiva para su desarrollo o estancamiento.

II. ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGISTICO EN LA EMPRESA

ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGISTICO El Sistema Logstico en la E. esta estructurado sobre la base de los siguientes elementos : 1. Adquisiciones y Su Control: Es la actividad que descubre o detecta una necesidad y acta accionado por el control de produccin , de inventario o de los usuarios, para que se pueda disponer de los materiales. 2. Almacenes : Este elemento guarda ubicados los materiales (materias primas, artculos en proceso y productos terminados), conservandolos en condiciones ptimas, tambin los externos ubicados en otras reas (Empresas distribuidoras).

3. Inventarios y Su Control : Los inventarios o existencias de materiales deben actuar como amortiguadores en las operaciones para permitir que el sistema se desarrolle con efectividad y economa.

4. Medios de Transporte y de Manipulacin : Sus costos influyen cada vez ms en los costos de material, tanto en el abastecimiento de materiales como en la distribucin fsica.

5. Comunicaciones : El Sistema Logstico debe contar con elementos de comunicacin para procesar las ordenes de compra y hacer llegar a los proveedores, instrucciones sobre los materiales solicitados o de los medios de transporte a utilizar. 6. PCP : Aqu se elaboran los planes de tiempo y unidades que deben producirse y que permiten determinar la cantidad y variedad de materiales que se requiere para cumplir el plan elaborado. 7. Personal : Los ejecutivos y trabajadores compran, almacenan, manipulan, trasladan materiales, controlan inventarios, es decir piensa y acta para mejorar el sistema.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA LOGISTICO

PROVEEDORES O. T. M

E. FABRIL

P.R.

1 ETAPA : ABASTECIMIENTO FLUJO DE MATERIALES DEL PROVEEDOR A LA E. FABRIL. 2 ETAPA : FLUJO DE MATERIALES INTERNO EN LA E. FABRIL SERVICIO A PRODUCC. Y OTROS. 3 ETAPA : DISTRIB. FSICA, F. DE MATERS. DE LA E. FABRIL AL USUARIO FINAL A TRAVES DE 2 TIPOS DE DEPOSITO : CENTRAL Y REGIONAL.

O. DEPOSITO CENTRAL T. M O. DEPOSITO REGIONAL T. M D.C.F. USUARIOS FINALES

P.R.

P.R.

O.T.M.= OPERACIN/TRANSPORTE Y MANIPULACIN. P.R.= PEDIDO DE REPOSICIN. D.C.F.=DESPACHO A USUARIOS FINALES.

III. RELACIONES CON OTRAS FUNCIONES GERENCIALES DE LA EMPRESA

1. LOGISTICA - GERENCIA GENERAL : La relacin entre el G. General y el de Logstica debe ser de comprensin, aceptacin y apoyo a sus responsabilidades para administrar eficientemente a fin de lograr resultados con costos econmicos en todos los aspectos de su actividad .

2. LOGISTICA - PRODUCCIN : La relacin debe ser de coordinacin y no de subordinacin, mediante el desempeo coordinado de ambos, produccin puede contar con materiales que requiere sin tener preocupaciones extras a su verdadera funcin .

3. LOGSTICA - FINANZAS - CONTABILIDAD : La funcin Logstica para satisfacer las necesidades de los usuarios compromete la economa de la E. y antes de hacerlo debe coordinar con la dependencia de Finanzas para lograr un buen empleo de los fondos, reducciones en los costos de operacin y mejoras en la entrega de materiales. Estos requerimientos de capital para futuras adquisiciones de materiales, ayuda al control contable (flujo de caja y sus proyecciones) y al Planeamiento Financiero .

4. LOGSTICA - COMERCIALIZACIN : La poltica de comercializacin es fundamental para la operacin del sistema logstico, ya que al establecer el pronstico de ventas se define las necesidades de produccin en la Empresa.

5. LOGSTICA - INGENIERIA DEL PRODUCTO : La relacin se centra en la utilizacin de componentes acordes con la produccin del artculo, es decir disear nuevos artculos de acuerdo con la tecnologa.

6. LOGSTICA - CONTROL DE CALIDAD :

Logstica debe coordinar y obtener colaboracin del Control de Calidad del producto que se fabrica y los que son adquiridos para la produccin, para asegurarse que la calidad del producto final sea optimo.

TIPOS DE ORGANIZACIONES .-

Se muestra a continuacin algunos cuadros orgnicos tipo de la organizacin logstica en los que se puede apreciar las diferentes formas de ver esta actividad en las empresas.

ORGANIZACIN
G. GENERAL
PRODUC. ADM.
LOGISTICA

FINANZ.

VENTAS

COMPRAS ALMACENES P. C. DE INVENTARIO TRFICO TRANSPORTE

ORGANIGRAMA DE UNA DEPENDENCIA LOGISTICA LOGISTICA

PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS
PLANES Y PRONOSTICOS

COMPRAS

ALMACENES

CATALOGACION

RECUPERACION DE MATERIALES
RECEPCION

COMPRAS

RECEPCION

NORMALIZACION

SEGUIMIENTO

ALMACENAJE

CONTROL DE INVENTARIOS CONTROL DE COMPRAS

CLASIFICACION

CLASIFICACION

REGISTRO

DESPACHO

CODIFICACION

TALLER

INVESTIGACION

INVENTARIOS FISICOS

IDENTIFICACION

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CON LA DEPENDENCIA LOGISTICA EN PRIMER NIVEL

GERENCIA GENERAL

PRODUCCION

ADMINISTRACION

LOGISTICA

FINANZAS

VENTAS

COMPRAS

ALMACENES

PLANEAMIENTO TRAFICO Y ADUANAS TRANSPORTE

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CON LOGISTICA EN SEGUNDO NIVEL

GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE OPERACIONES

VENTAS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

CONTROLL DE CALIDAD

PRODUCCION

INGENIERIA

LOGISTICA

COMPRAS

MATERIALES

PLANEAMIENTO DISTRIBUCION FISICA Y CONTROLL INV. PLANES Y PRONOSTICOS CONTROL

NACIONALES

PCP

IMPORTADAS

ALAMCENES

TRANSPORTE

CATALOGACION