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Combinar correspondencia proviene del trmino ingls Mail Merge y consiste en realizar de forma automatizada la escritura de un mismo documento a mltiples destinatarios de forma personalizada. Tambin se puede emplear para otros propsitos como personalizar un formulario, realizar diplomas, etc. En la combinacin de correspondencia se utilizan campos para crear mltiples copias. Vamos a dar las explicaciones en base a un ejemplo que consistir en generar un documento de saludo a los nuevos alumnos del ciclo Tema 1.2.11.- Combinar correspondencia con Writer formativo.
Podemos seleccionar Libretas de direcciones, Hojas de Clculo, archivos de texto y archivos de Microsoft Office. Un archivo de texto creado con bloc de Notas Word Pad necesita delimitadores para designar filas y columnas.
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En cualquiera de los casos para finalizar guardamos el documento. Lgicamente el documento maestro necesita la fuente de datos original una similar, con los mismos campos para ser til.
Arrastrar y soltar
Si vamos a utilizar el documento con frecuencia, podemos guardarlo como una plantilla (Archivo/Plantillas/Guardar).
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Indicamos el nmero de registro de la direccin de un destinatario para obtener una vista previa del documento de combinar correspondencia para el destinatario, en la opcin Destinatario. De igual forma, se puede excluir algn destinatario si as se desea. Tambin tenemos la opcin de editar el documento directamente sin tener que reiniciar luego el asistente.
En este paso editamos el documento de cada destinatario de manera particular, realizando cambios y modificaciones a cada uno de ellos sin necesidad de salir del asistente.
Nos permite especificar las opciones de salida de los documentos de combinar correspondencia. Una vez seleccionada la opcin deseada, hacemos clic en Finalizar para salir del asistente.
Tema 1.2.11.- Combinar correspondencia con Writer
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