4.2.2.

CUENTAS POR COBRAR DE ACUERDO A SU DISPONIBILIDAD Reglas de presentacin de las cuentas por cobrar Clasificacin por su disponibilidad De acuerdo a su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasifican en: Cuentas por cobrar a corto plazo

Representa los importes de los productos, mercancas o servicios facturados y entregados a clientes que se encuentran pendientes de cobro. En esta cuenta se reflejan todas las transacciones comerciales de la entidad por cualquiera de los servicios que brinda o productos que comercializa, independientemente de s su forma de cobro fue de contado o se entregaron a crdito. Las contabilizaciones de esta cuenta deben tener como contrapartida en todos los casos el manejo de recursos o de prestacin de servicios, debiendo sustentarse en los correspondientes documentos justificativos de las operaciones que refleja. Las operaciones que se incluyan en esta cuenta son las relacionadas con las operaciones corrientes del perodo. Esta cuenta se debe analizar por tipo de moneda, bien como cuentas independientes o como subcuentas: 1. 2. Cuentas por Cobrar a Clientes - Moneda Nacional Cuentas por Cobrar a Clientes - Moneda Extranjera

Esta cuenta debe analizarse por clientes. Se debita: 1. 2. Por el precio de venta de las mercancas entregadas o los servicios brindados. Por la Cancelacin del Cobro del Adeudo del Cliente, por ser Devuelto el Cheque por Insuficiencia de Fondos

Se acredita: 3. 4. 5. Por el cobro de cuentas por cobrar a clientes por la empresa. Por el cobro de cuentas por cobrar a clientes por el banco. Por cancelacin de cuentas incobrables, una vez agotadas las gestiones para su cobro.

6. 7. 8.

Por devolucin de mercancas y/o reclamaciones por servicios de los clientes, debidamente autorizadas. Por la negociacin de la cuenta por documentos mercantiles. Por la Cancelacin de Cuentas por Cobrar a Clientes con Cuentas por Pagar a Suministradores.

Cuentas por cobrar a largo plazo. Comprende las cuentas que se convertirn en efectivo en un futuro mediato, o sea por un trmino superior a un ao. Comprende entre otros los prstamos otorgados y las obligaciones de otras entidades. Esta cuenta se debe analizar por tipo de moneda, bien como cuentas independientes o como subcuentas: 1. Cuentas por Cobrar a Largo Plazo - Moneda Nacional 2. Cuentas por Cobrar a Largo Plazo - Moneda Extranjera Se debita: 1. Al suscribir un Leasing financiero. 2. Por el prstamo comercial otorgado a los clientes. Se acredita: 3. Por los cobros efectuados. 4. Al trasladar, al final del ao, el importe de las cuentas por cobrar a largo plazo que se cobrarn el ao prximo 5. Por los documentos que se admitan como respaldo de la transaccin. RECUPERADO DE: http://www.cubaindustria.cu/contadoronline/contabilidad/uso%20y%20contenido/ 216%20Cuentas%20por%20Cobrar%20LP.htm EL DIA 15 DE octubre de 2013 4.2.3. CUENTAS POR COBRAR DE ACUERDO A SU ORIGEN 2. Clientes y deudores En contabilidad, igual que en la vida cotidiana, el trmino clientes designa a aquellas personas fsicas o jurdicas que compran bienes y servicios que habitualmente son objeto de venta o prestacin por parte de la empresa. Mientras que deudores son aquellas personas que adquieren bienes o servicios distintos a los que normalmente proporciona la empresa, por lo que no tienen la condicin estricta de clientes. Se denominan del mismo modo los derechos de cobro que surgen cuando a la empresa le conceden una subvencin de explotacin no oficial.

Es sumamente importante esta distincin entre clientes y deudores, puesto que el origen de estos derechos de cobro es diferente. Los primeros estn estrechamente ligados a los ingresos ordinarios de la explotacin y los segundos a ingresos ajenos a la explotacin. 2.1. Registro En principio, se registran estos derechos de cobro cuando nacen. Es decir, en la fecha en que se extiende la factura o la letra de cambio, u otro documento anlogo, que acredite la venta de bienes o la prestacin de servicios, aunque no se hayan entregado estos bienes o servicios. As, cuando se emite una factura a clientes de momento, se omite el caso en que se instrumenten en letras de cambio o efectos comerciales, el registro contable ser:

Concepto Clientes (430) Ventas de... o Prestaciones de servicios (70) Si fuesen deudores:

Debe

Haber

Concepto Deudores (440) Otros ingresos de gestin (75) Cuando venzan estos derechos de cobro, y se hagan efectivos:

Debe

Haber

Concepto Tesorera (57) Clientes (430) o Deudores (440)

Debe

Haber

De todas formas, la prctica ms comn en la realidad empresarial es extender un documento llamado albarn cada vez que se entregan bienes o servicios a un cliente. En cada albarn constan los bienes o servicios entregados y el precio de stos, pero, en modo alguno, es un documento acreditativo de cobro. La empresa, despus y con una periodicidad determinada, extiende las oportunas

facturas. Cada factura, que s es documento acreditativo de cobro, contiene las referencias de todos los albaranes entregados a ese cliente, y en ella se recogen las condiciones de cobro pactadas, que generalmente son al contado, a 30, 60 90 das. Normalmente, la empresa no contabiliza las ventas mientras no se hayan formalizado las correspondientes facturas. Sin embargo, en determinadas fechas, como puede ser al cierre del ejercicio, es conveniente registrar todas las ventas y prestaciones aunque an no haya mediado factura y slo estn justificadas en albaranes o documentos semejantes. En estas ocasiones, en que los clientes han recibido los correspondientes bienes y servicios, pero an no existen las pertinentes facturas, o no estn conformes con las mismas, se refleja contablemente:

Concepto Clientes, facturas pendientes de recibir (4309) Ventas de... o Prestaciones de servicios (70) Anlogamente, en el caso de deudores:

Debe

Haber

Concepto Deudores, facturas pendientes de formalizar (4409) Otros ingresos de gestin (75) Cuando se enven las facturas a los clientes o estn formalizadas:

Debe

Haber

Concepto Clientes (430) Clientes, facturas pendientes de formalizar (4309) E, idnticamente, si la relacin es con deudores:

Debe

Haber

Concepto Deudores (440) Deudores, facturas pendientes de formalizar (4409)

Debe

Haber

2.2. Valoracin Estos crditos o derechos de cobro se valoran, en principio, por su importe nominal, es decir, por el dinero a recibir en la fecha pactada. El importe de estos crditos depende de las condiciones pactadas entre las partes y suele aparecer en factura, o documento anlogo, que extiende la empresa vendedora, y puede incluir conceptos tales como: Los bienes entregados y servicios prestados. Los envases y embalajes entregados, que despus pueden ser devueltos. Los descuentos, que disminuirn el valor de estos crditos. Los gastos a cargo de clientes o deudores. El IVA repercutido. Si estos crditos se valoran en moneda extranjera, hay que atenerse a los criterios que se explican en el captulo 15, Moneda extranjera.

EJEMPLO 1 ME, SA, sita en Toledo, es una empresa que se dedica a fabricar y comercializar muebles. ME, SA vende mobiliario a una entidad financiera que va a abrir una sucursal en Teruel, por 5.000 u.m. El transporte de los muebles de Toledo a Teruel corre a cargo de la entidad financiera, aunque de esta gestin se encarga ME, SA, que paga por este concepto 200 u.m. Se pide: Efectuar los asientos que procedan en la contabilidad de ME, SA. Por la venta de muebles:

Concepto Clientes (430) Ventas de productos terminados (701) Por los portes de esta venta:

Debe 5.000

Haber 5.000

Concepto Clientes (430) Bancos, c/c a la vista (572)

Debe 200

Haber 200

ME, SA registra en Clientes estas 200 u.m., pues de esta transaccin se deriva un mayor derecho de cobro sobre la entidad financiera. No lo registra como un gasto, puesto que es un gasto de la empresa compradora.

EJEMPLO 2 LIMPIA, SA es una empresa cuya actividad principal es la limpieza industrial. Para obtener una mayor rentabilidad, alquila unos locales de su propiedad. En el ltimo mes, ha prestado servicios de limpieza por 10.000 u.m., por lo que extiende factura en la que aparecen tambin unos descuentos que concede por 200 u.m. Por otra parte, arrienda los locales por 1.000 u.m. Se pide: Anotaciones contables que ha de realizar LIMPIA, SA. Registro de los servicios de limpieza:

Concepto Clientes (430) Prestaciones de servicios (705) Por la anotacin referente a alquileres:

Debe 9.800

Haber 9.800

Concepto Deudores (440) Ingresos por arrendamientos (752)

Debe 1.000

Haber 1.000

2.2.1. Envases y embalajes con opcin de devolucin Algunos bienes requieren estar envasados o embalados para su venta. En general, estos recipientes y envolturas se venden junto con el producto. Pero en otras ocasiones, los envases y embalajes no se venden a los clientes, simplemente se les remiten al tiempo que se les entregan los bienes, y pueden ser devueltos al vendedor en un plazo determinado. Por ello, en este caso particular, el vendedor registra contablemente estas vasijas

y cubiertas mediante la cuenta 436, Envases y embalajes a devolver por clientes, que aparece en el activo del balance con signo negativo, minorando el importe de Clientes, pues se prev que los clientes devolvern estos envases y embalajes. Su registro contable ser:

Concepto Clientes (430) Envases y embalajes a devolver por clientes (436)

Debe

Haber

Posteriormente, estos envases y embalajes pueden ser reintegrados, o no, al vendedor. Si son devueltos en el plazo convenido, se dan de baja los envases con opcin de devolucin y el derecho de cobro sobre clientes generado por dichos envases. As,

Concepto Envases y embalajes a devolver por clientes (436) Clientes (430)

Debe

Haber

Si no son devueltos porque los clientes se los quedan, los pierden o rompen, los derechos de cobro sobre clientes se mantienen, pero como los envases y embalajes ya no se pueden devolver se registran como si de una venta se tratase. Por lo tanto, en este caso corresponde la siguiente anotacin:

Concepto Envases y embalajes a devolver por clientes (436) Ventas de envases y embalajes (704)

Debe

Haber

EJEMPLO 3 Una empresa fabrica y vende refrescos que envasa en botellas retornables. En junio vendi refrescos por 10.000 u.m., que remiti a sus clientes en botellas valoradas en 500 u.m.

Pasado un tiempo prudencial, cascos valorados en 100 u.m. an no han sido devueltos, situacin que la empresa considera definitiva. Se pide: Reflejar contablemente los hechos anteriores. Por la venta de los refrescos:

Concepto Clientes (430) Ventas de productos terminados (701) Envases y embalajes a devolver por clientes (436) Por los envases devueltos:

Debe 10.500

Haber 10.000

Concepto Envases y embalajes a devolver por clientes (436) Clientes (430) Por los envases no devueltos:

Debe 400

Haber 400

Concepto Envases y embalajes a devolver por clientes (436) Ventas de envases y embalajes (704)

Debe 100

Haber 100

2.2.2. Cambios de valor El valor, que expresa el dinero que se espera percibir, puede cambiar ante ciertos acontecimientos como son: a. Riesgos de insolvencias. b. Descuentos, bonificaciones y rebajas. c. Devoluciones. 2.2.2.1. Riesgos de insolvencias Ciertas circunstancias inducen a la empresa a pensar que posiblemente no cobre a su vencimiento todos los saldos que presentan sus clientes y deudores. En

virtud del principio de prudencia valorativa debe registrar contablemente estas posibles prdidas, este riesgo. A tal efecto, se pueden emplear dos mtodos: El mtodo individualizado. El mtodo global. A) Mtodo individualizado La empresa analiza a cada uno de sus clientes y deudores, y a algunos de ellos los califica de dudoso cobro, pues dadas las caractersticas que presentan presume que difcilmente harn efectivos sus saldos cuando venzan. Al tiempo, la entidad, en su afn de ser prudente y no inflar el resultado, considera estas posibles prdidas como gastos del ejercicio en que realiza este anlisis. Para calificar a un cliente o deudor de dudoso cobro, es necesario que dicho crdito an no haya vencido y que la empresa tenga serias dudas de cobrarlo a su vencimiento por las circunstancias que rene. Entre estas circunstancias se puede sealar que esta persona est en suspensin de pagos, en quiebra, etc. Es importante no confundir los crditos de dudoso cobro con los ya vencidos y no cobrados, pero cuyo plazo de demora est dentro del lmite considerado como normal y aceptable dentro del sector en que dicha empresa acta, ni con los crditos morosos por los que antes de su vencimiento no se haban previsto dificultades de cobro 1 . Contablemente, hay que reflejar la calificacin de un crdito como de dudoso cobro y las posibles prdidas que inciden en el resultado. Calificacin de dudoso cobro Si se trata de clientes:

Concepto Clientes de dudoso cobro (435) Clientes (430) Si son deudores:

Debe

Haber

Concepto Deudores de dudoso cobro (445) Deudores (440)

Debe

Haber

As, en el activo del balance los saldos de Clientes y Deudores se vern

disminuidos, pero aparecern las cuentas de Clientes de dudoso cobro y Deudores de dudoso cobro, que indican y sealan el riesgo existente. Por la traduccin del riesgo en gasto:

Concepto Dotacin a la provisin para insolvencias de trfico (694) Provisin para insolvencias de trfico (490, 493 y 494)

Debe

Haber

La cuenta Provisin para insolvencias de trfico aparece en el activo del balance con signo negativo, minorando el importe de los Clientes de dudoso cobro y de los Deudores de dudoso cobro. De esta forma, el balance muestra el valor de estos crditos que la empresa espera hacer efectivo.