Recaudacin apelando a fundaciones u organizaciones donantes.

Objetivo: Este documento es un resumen sobre la forma cmo se debe buscar y escoger una fundacin u organizacin donante que pueda apoyar el trabajo que realiza su organizacin. Tambin, da una visin general sobre cmo se debe estructurar una aplicacin para este tipo de organizaciones, qu cosas incluir y cmo presentar dicha aplicacin para tener buenas oportunidades de lograr el objetivo.

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Recaudacin de fondos apelando a fundaciones u organizaciones donantes

Investigacin
Existe un gran nmero de fundaciones y organizaciones donantes que incluye: ayuda internacional, ayuda multilateral, ONG internacionales, fondos de subvenciones del gobierno (nacional y local), agencies donantes, fundaciones locales y nacionales, fundaciones religiosas o pertenecientes a empresas. As como con cualquier otra fuente de donaciones, usted necesita empezar una investigacin. Necesitar averiguar: Qu organizaciones apoyarn su proyecto especfico? Cmo prefieren dichas organizaciones que usted presente la aplicacin? Tiene usted algn vnculo con estas organizaciones, que pueda apoyar su aplicacin? Quin es el mejor contacto que usted puede hacer o con quin debe empezar a construir una relacin? Qu tipo de subvencin ofrece? Ej. De capital o ingresos. Qu restricciones han sido impuestas por el donante en relacin con sus polticas? No tendra sentido si lo que usted solicita es algo que ellos no pueden darle o no van a apoyar. Analice qu tipo de proyectos han apoyado ellos en el pasado para que as usted pueda conocer sus intereses particulares y ajustar su enfoque acorde con eso. Todo en cunto al tiempo: Cundo pasar la solicitud? Cunto tardarn en darle una respuesta? Investigue sobre otras organizaciones que hayan tenido xito con sus aplicaciones. Qu tipo de retroalimentacin o qu clase de reporte solicitan ellos? Sea realista. Puede usted cumplir con esos requerimientos? Por ejemplo, las subvenciones otorgadas por la Unin Europea, a menudo requieren un intensivo proceso de reporte. Apoyan dos veces a la misma organizacin? Tome en cuenta si ellos esperan algn reconocimiento o beneficio en retribucin por su apoyo, as usted puede incluir eso a la hora de elaborar su propuesta.

Bsicamente, averige tanto como pueda sobre la organizacin donadora y evale si es concordante con su proyecto. Si usted no puede encontrar la informacin que necesita investigando, entonces deber ponerse en contacto con ellos. No todas las fundaciones u organizaciones que usted investigue, correspondern con los objetivos de la suya, de manera que es importante que elabore una lista realista de las agencias donadoras potenciales. El texto siguiente, incluye extractos del Worldwide Fundraisers Handbook (Segunda edicin), escrito por Michael Norton en asocio con The Resource Alliance.

Escribir una propuesta de recaudo de fondos

Escribir la propuesta es, probablemente, una de las habilidades ms importantes que debe tener todo recaudador de fondos, pues comunica las necesidades de la organizacin a sus donadores potenciales. Y es en lo que se basan mayormente los donadores para decidir si deben otorgar una subvencin. Planee su enfoque En aras de estructurar una propuesta, usted necesita considerar a quin va a acercrsele en primera instancia, cules son sus intereses y prioridades, cmo va a realizar usted este acercamiento, qu procedimiento tienen ellos para seleccionar y evaluar las aplicaciones para subvenciones, qu necesita decir acerca de su organizacin y qu propone lograr y solo ah presentar su aplicacin. Hay varios factores a considerar durante esta etapa: Formularios de Aplicacin: Usted debe averiguar si el donador requiere que las aplicaciones sean presentadas en un formato estndar, o tiene un formulario que usted debe completar. SI ellos necesitan nicamente un formato de aplicacin de dos pginas, solo escriba uno con esas caractersticas, si tienen una plantilla de aplicacin, sela. Algunas de esas agencias donantes prefieren que usted les haga llegar un breve resumen del proyecto haciendo un bosquejo del mismo o mostrando una presentacin, con eso, ellos deciden si el proyecto corresponde con su propio criterio y si es as, entonces le pedirn que usted presente una propuesta completa. Cundo Aplicar: Ellos aceptan propuestas slo en un periodo de tiempo determinado durante el ao? Sea organizado y prepare un calendario para sus aplicaciones, de manera que no ande afanado con ellas. El proceso difiere dependiendo de cada agencia donante y algunos ser mucho ms demandantes que otros, as que asegrese de estar preparado(a). Cuntos donadores planea usted buscar? Si usted est elaborando una propuesta para enviarla a un gran nmero de donadores, debe personalizarla para cada uno. La manera ms simple de hacerlo es teniendo un formato estndar acompaado de una carta inicial, que incluya todo la informacin acerca de los contactos previos que hayan tenido y cmo el proyecto corresponde particularmente a los lineamientos e intereses actuales del donador. El tamao del donador: Las grandes ayudas y las organizaciones donantes, donantes significativos y programas de donaciones gubernamentales estarn interesadas en apoyar proyectos que demuestren seguimiento detallado y evidencia de las necesidades y mucho profesionalismo en la entrega de esta informacin. Las organizaciones donantes ms pequeas, que incluyen pequeas fundaciones y muchas empresas, no tienen tiempo de revisar una montaa de papel, por lo que necesitarn reportes cortos y simplificados una pgina o dos, mximo. Probabilidades de xito: Entre ms grande sea la subvencin a la que usted aplique o cuando tenga ms probabilidades de xito, vale la pena invertir tiempo y esfuerzo en la elaboracin de la aplicacin. En cambio, para sumas de dinero ms pequeas o cuando las posibilidades son menores, limite el tiempo que invierte en la aplicacin para ser ms efectivo a nivel de costos. Es un principio general de la recaudacin de fondos, poner ms esfuerzo en pocas cosas verdaderamente importantes, que hacerlo en muchas que no lo son tanto. Asegrese de tener claridad sobre estos puntos, as, usted no pierde tiempo y no da una mala impresin a la organizacin donante ignorando sus pautas bsicas en este tipo de asuntos.

A quin dirigirse: Encontrar a quin le va enviar su propuesta, depende de cosas como: cundo necesitar el dinero, cunto necesita, el tipo de proyecto para el que est recaudando fondos, entre otras: Urgencia: Si usted necesita el dinero urgentemente, puede ser mejor que acuda a aquellas organizaciones que ya lo han apoyado en el pasado. Escala de Necesidades: Si usted requiere altas sumas de dinero, entonces tiene una decisin que tomar: usted puede aplicar a grandes subvenciones de donadores significativos de los que sabe, estaran interesados en el tipo de trabajo que realiza su organizacin o que ya lo han apoyado en el pasado, o de alguna fuente gubernamental. Tambin puede desarrollar un enfoque ms amplio buscando grandes y pequeas donaciones de un grupo ms grande de donadores. Cuntos donadores contactar?: Los donadores a menudo se interesan en saber a cuntas otras organizaciones se les ha solicitado ayuda y de ellas, cuntas han accedido a apoyar la causa. La regla general es que solo se debe contactar, por medio de una investigacin cuidadosa, a quines podran estar ms interesados en la propuesta. Si esto est explicado claramente en la misma, quienes la reciban sern proclives a estar ms interesados que cuando se manda la misma propuesta a todo el mundo. Tipo de proyecto: Los nuevos proyectos e iniciativas son ms proclives a ser del inters de fundaciones y compaas que contribuyen simplemente con los gastos de mantenimiento de la organizacin o proveyendo un servicio bsico. Para construir una propuesta como esta, usted necesita desarrollar una habilidad que le permita proponer este trabajo como algo novedoso y emocionante, direccionando las preocupaciones actuales de una manera innovadora. Es solo cuestin de cmo presentar la informacin. Un enfoque personalizado: Usted debe tratar de personalizar el enfoque tanto como pueda, pues ese tipo de acercamiento, es probable que sea mucho ms exitoso: Refiera contacto que haya tenido previamente con ellos y cualquier apoyo anterior que haya recibido. Haga corresponder su propuesta con sus intereses, de acuerdo a lo que ellos hayan mostrado de acuerdo a sus polticas u otras subvenciones que hayan entregado. Trate de hacerlos sentir que les escribe personalmente. Esto es mucho ms fcil, obviamente, si usted est escribiendo cartas individuales a pocos donadores.

Contenido Su propuesta diferir con cada aplicacin, sin embargo, asegrese de estructurar su documento cuidadosamente en prrafos claramente titulados y con un orden lgico. Generalmente, el donador necesitar la siguiente informacin: Resumen ejecutivo: Un breve resumen de dos oraciones- sobre cunto necesita, y cunto desea que ellos lo apoyen. Acerca de su organizacin: Un breve resumen de su visin organizacional, misin, metas y objetivos. Pude incluir, de igual manera, su estatus legal, su nmero de registro como ONG, etc. Tambin necesitar demostrar que la suya es una organizacin confiable. Si la organizacin es nueva o el donador no ha tenido un contacto previo con usted, entonces necesitar que usted le cuente quin es y porqu puede confiar su dinero a usted. Esto puede ser fcilmente superado por medio de los siguientes puntos: Envindole los CV de los organizadores claves y algunos otros involucrados. Cunteles sobre su comit bien formado o sus patrocinadores. Mencione sus nombres, o mencione otro tipo de subvencin o apoyo que haya recibido de otros donantes significativos o fuentes gubernamentales, lo que le ayudar a darle seguridad al donador.

Si usted ha tenido cobertura de medios de comunicacin, puede incluir el compilado de los mismos. Si usted ha sido evaluado previamente, eso puede ser una motivacin. Si usted ha recibido retroalimentacin alguna de los usuarios, expertos u otras personas, puede mencionarlas en una cita textual. Incluya informacin que le ayude a crear la impresin de que usted est establecido correctamente y que vale la pena apoyar sus proyectos.

Los objetivos de su proyecto: Defina claramente las necesidades en cuanto a bienestar animal y establezca metas y objetivos propios. Enfquese en un problema especfico y demuestre que conoce sobre el tema. Si el problema en s mismo no es reconocido ampliamente, haga referencia a otros reportes o anotaciones relacionadas de gente importante, esto le ayudar. Tambin, explique por qu las necesidades de bienestar animal son tan importantes y urgentes y cules son las consecuencias si se ignoran. Es importante respaldar sus peticiones tanto respecto a la amplitud de la necesidad, como la efectividad de sus mtodos, con hechos y cifras, ms que slo generalidades. Todo puede ser inmediato, importante o nico pero usted debe probarlo, as que trate de incluir algunos datos y cifras en su propuesta y puede tambin, si quiere, ajuntar un documento alterno, con abundantes detalles sobre el proyecto, que haga las veces de apndice anexa a la aplicacin. Descripcin del proyecto: Qu mtodos de trabajo sern utilizados para alcanzar el objetivo? Cules son los planes operacionales a largo y corto plazo? Qu soluciones y logros se esperan del proyecto? Tambin incluya informacin sobre por qu es su organizacin, la mejor o ms apropiada para hacer este trabajo particular. Cmo se ajusta este proyecto a sus objetivos organizacionales? Qu mtodo escogi, que sea el ms efectivo en cuanto a costos? Incluya un plan del proyecto o una lnea de tiempo del mismo. Igualmente, explique por qu y cmo cree usted- que se corresponde este proyecto con el criterio de la agencia donadora. Reafirme que cree en el grado de correspondencia entre los objetivos del proyecto y los del donador y cunteles porque deben invertir en su proyecto. Un resumen de quines sern los beneficiarios: Haga nfasis en los beneficios que impacten la salud, seguridad o la situacin econmica, por ejemplo, fortaleciendo el turismo, aumentando las oportunidades laborales, educacin, reduciendo problemas sanitarios, etc. As como en los beneficios para los animales. Hay algn factor geogrfico o socio-econmico que haga que sea importante trabajar en el rea especfica donde se va a enfocar? Si usted puede incluir estudios de casos y ejemplos de la forma cmo los animales han sido salvados o cmo la gente se ha visto beneficiada por su organizacin y que se ha logrado por medio de esa ayuda, podr demostrarles, entonces, que usted es efectivo cuando ayuda cosa que la que la mayora de donadores, estn interesados en apoyar. Los riesgos potenciales y su planeacin en manejo de riesgo: Sea claro aqu respecto a cun exhaustivamente usted ha investigado los factores internos y externos que pueden tener repercusiones sobre su proyecto y cmo direccionar usted dichos factores, en caso de que se presenten. Vale la pena mencionar los antecedentes en esta rea de trabajo. Por qu es la suya, la organizacin ms apropiada para hacer algo acerca de este problema particularmente? Por qu son ms proclives a tener proyectos exitosos en esta rea? Puede demostrarlo, mostrando algunas de las habilidades y recursos que tenga, as como tambin, describir sus logros anteriores. La sostenibilidad de su proyecto: Qu pasar cuando los fondos se hayan acabado?, Continuar el proyecto con una base sostenible? Podr usted identificar y desarrollar otras fuentes de fondos? Terminar este proyecto naturalmente? Si usted puede demostrar que el proyecto ser auto sostenible de alguna manera, entonces la suma de dinero solicitada representar para el donador una inversin que seguir trayendo beneficios en el futuro. Apalancamiento: Donde sea posible, ser bueno describir que se lograr con la subvencin otorgada ms all de la suma de dinero que se ha recibido. Por ejemplo:

Podr usted movilizar los esfuerzos y la energa de los voluntarios y cun valioso es esto en adicin al trabajo que se hace? A menudo esto ser importante y as, puede mostrar cunto puede lograr con una suma de dinero relativamente baja. Motivar usted a la comunidad local y cmo se involucrarn ellos? Nuevamente, lograr esto har que su trabajo sea mucho ms efectivo. Colaborar usted con otras agencias u organizaciones incorporando nuevas habilidades y recursos? Cules son sus planes ms all del proyecto, para construir y desarrollar desde el trabajo que se piensa realizar en la siguiente etapa? Esto debe ser considerado, incluso si usted no tiene an planes firmes en esta etapa. Si el trabajo es innovador, Qu planes tiene para la diseminacin y si es posible que su xito influencie la forma como los otros enfrentan el problema?

Medicin del cumplimiento de los objetivos: Cmo medir y reportar el cumplimiento de sus objetivos? Quin ser el encargado de esto? Cules son los resultados ms probables? Presupuesto: Su presupuesto va a ser evaluado meticulosamente por sus donadores potenciales, por lo que necesita ser muy claro, concreto y exacto y debe poder justificar cada uno de los gastos. La mayora de los donadores no estarn interesados en pequeos detalles como la papelera o los costos postales, pero s lo estarn en las reas mayores de ingresos y gastos. Usted debe identificar los costos capitales o los extraordinarios, salarios, gastos indirectos y cualquier otro gasto operacional significativo. De forma similar, los ingresos estimados mostrarn el dinero que usted espera generar con el proyecto en s mismo o con la recaudacin de fondos. Ms all de esto, usted necesitar mostrar la manera en que ser recolectado el dinero que se necesita a plazo medio, en un tiempo de aproximadamente tres aos. Esto podra requerir una declaracin de ingresos y egresos y una de los activos gastados, ambos desarrollados en un plan a tres aos. Adicionalmente, usted necesitar abastecer las cuentas auditadas de su organizacin por el ltimo ao de manera que estn disponibles. Puede sonar obvio pero asegrese de que ha incluido absolutamente todo. Evale su plan detalladamente. No pida muy poco. La Solicitud: Usted necesita decidir cundo debe solicitar a la agencia donante. Usted debe averiguar la magnitud de la subvencin que ese donador particular suele hacer. Normalmente esto ser menos de lo que usted necesita conseguir, en esos casos, necesita acercarse a un nmero de donadores pidindoles que contribuyan con una parte del total. Hay varios enfoques para desarrollar esto: Puede acercarse a, digamos, tres fuentes diferentes y pedirle a cada una que contribuya con la tercera parte del total o una proporcin adecuada, dependiendo de su tamao. Usted puede dividir el proyecto en componentes separados. Cada uno de ellos debe convertirse en el asunto de la aplicacin de un donador particular y, en cada aplicacin, usted deber resaltar la importancia particular de la porcin del proyecto que le est pidiendo que apoye as como el proyecto en su totalidad. Usted puede, de igual forma, dar un rango de opciones al donador y un rango de presupuestos para ofrecerle ms posibilidades. Por ejemplo, Una donacin A, que viene de X nos permitir lograr el objetivo Y que, finalmente, resultar en Z.

Entonces, es solo una cuestin de estrategia. Contactar a sus donadores potenciales al mismo tiempo? O se acercar a uno primero, esperando recibir su apoyo y luego a los dems. Esto es algo que slo usted puede decidir. Cualquier cosa que esto sea, es importante tener un plan de recaudacin de fondos y explicar a todo el mundo de qu forma se va a enfocar usted para recaudar el dinero que necesita. Debe ser claro respecto a lo que se ha comprometido con el proyecto.

No olvide hacer nfasis acerca de cundo necesita el dinero. Consejos para escribir la propuesta Extensin: Hay un sinnmero de informacin que usted podra incluir. Si usted la coloca toda, su aplicacin podr ser muy larga para algunos donadores. Para lograr una buena propuesta, esto debe ser apropiado tambin. Si el proyecto es menos complejo, reduzca la propuesta al mnimo, una pgina o dos normalmente sern suficientes. Usted puede adjuntar, en un apndice, informacin detallada, fotogrfica o tcnica si usted piensa que es de inters para el donador. Lenguaje y jerga: Muchas aplicaciones estn escritas de manera aburrida y son difciles de leer. Si usted tiene la habilidad de hacerlo, trate de escribir la aplicacin de una forma optimista, concentrndose en sus fortalezas, las oportunidades, los resultados esperados y las esperanzas para el futuro. Esto es mucho mejor que el lenguaje acartonado en el que la mayora de reportes estn escritos. La aplicacin es un documento en el que usted est vendindole a un donador la idea de que apoye su proyecto. Algunos puntos que debe evitar son: Oraciones muy largas, prrafos largos, palabras sin sentido y jerga o algo que signifique una cosa para usted, pero nada para quien lee. Es mucho mejor emplear palabras, frases y prrafos cortos, puntos esenciales, texto en negrilla para resaltar puntos importantes, encabezados y sub-encabezados para indicar las diferentes partes de la aplicacin. Evite usar la voz pasiva. Y trate de que el vocabulario usado por usted se corresponda con el de la aplicacin de la organizacin donadora. Duracin: No olvide completar cada seccin honestamente y cindose a los hechos.

Revise su propuesta
Tiene sentido completo?: El mejor consejo es pedirle a alguien ms que lea lo que usted ha escrito antes de enviarlo. La persona idnea para ese trabajo es alguien que conozca un poco acerca de su trabajo, que estar en la posicin de la mayora de gente a la que usted le enve la solicitud. Pueden pedirle explicaciones o juicios de valor cuando las cosas no estn muy claras respecto a la propuesta. Ser exitosa la propuesta?: Lea las pautas de la aplicacin cuidadosamente y tenga en cuenta los requerimientos especficos. Cree una lista de los criterios de la organizacin donadora y trate de direccionar su aplicacin hacia ellos. No permita que el criterio del donador dictamine la estructura de los contenidos de su proyecto. Guarde copias: Guarde copias de cada aplicacin que presente y anote las fechas en que fueron enviadas, as como tambin cualquier comunicacin que haya tenido con la fundacin. Aplicacin: Asegrese de presentarla a tiempo. Mantenga el contacto: Los recaudadores de fondos habilidosos no consideraran enviar una propuesta sorpresiva a nadie excepto a las organizaciones donadoras ms pequeas o remotas. Para asegurar buenas posibilidades de xito, usted debe mantener contacto con la agencia donadora y averiguar a quin debe ser enviada la propuesta, su nombre y el cargo y tambin, debe saber quin maneja las decisiones y de quin se asesoran para ir pensando en hacer una acercamiento con ellos. Espere: Ahora, tiene que esperar. Si ellos le han dado indicios de cundo le van a responder, perfecto. Si no, entonces es una buena idea confirmar que recibieron la propuesta y preguntar cundo puede esperar una respuesta. SI no le han contestado en el tiempo determinado para ello, entonces, llmelos.

Si una vez presentada su propuesta, ellos le solicitan ms informacin, asegrese de enviar rpidamente la informacin solicitada y motvelos a comunicarse con usted de necesitar algo ms. Est preparado para una visita: Algunas agencias donantes, especialmente aquellas con las que no ha tenido contacto previo, podrn querer conocer su proyecto. Esta es una buena oportunidad para mostrarles su trabajo, cun importante es y cun significativo es el proyecto. Asegrese de que el proyecto est listo para ser visitado. Si dicen s: Fantstico, no olvide agradecerles. Ahora el trabajo empieza y los reportes sobre el mismo, tambin. Si dicen no: No se desespere. Dese la oportunidad de llamarlos y pregnteles porque no fue exitoso. Vale la pena aplicar de nuevo y cundo? Podra ser importante seguir en contacto con la organizacin mandndoles reportes ocasionales o invitndolos a conocer su proyecto. Esto no significa necesariamente que usted se rinda, podran ser muchas razones fciles de solucionar.

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