Planificacin Estratgica y Operativa en Hospitales Provinciales

Planes Estratgicos y Operativos. Hospitales Provinciales 2013

Subsecretaria de Planificacin de la Salud Ministerio de Salud de la Provincia de Buenos Aires

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ndice
Descripcin del proyecto ............................................................................................................................... 3 Justificacin del proyecto .............................................................................................................................. 3 Antecedentes ................................................................................................................................................... 4 Alcance del proyecto .......................................................................................................................................... 5 Duracin del Proyecto ........................................................................................................................................ 5 Conduccin del proyecto .................................................................................................................................... 5 Responsables del proyecto ................................................................................................................................. 5 Destinatarios y Ubicacin ................................................................................................................................... 6 Objetivo General del proyecto ........................................................................................................................... 6 Objetivos especficos .......................................................................................................................................... 6 Perspectivas de Abordaje .................................................................................................................................. 6 Actores involucrados .......................................................................................................................................... 7 Actores En los Hospitales ............................................................................................................................... 8 Actores desde el Ministerio: ........................................................................................................................... 8 Implementacin del Proyecto ............................................................................................................................ 9 Actividades y tareas preliminares en el nivel central ..................................................................................... 9 Actividades Especficas a desarrollar en cada Hospital. Plan de Trabajo ...................................................... 9 1. 2. 2.2. Formulacin de Misin, Visin y valores .......................................................................................... 9 Anlisis de situacin ........................................................................................................................ 10 Elaboracin de Matriz FODA Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas 11

2.3. Formulacin de problemas y acciones de mejoras por todos los trabajadores del hospital. Tcnica: encuesta ................................................................................................................. 11 2.4. Priorizacin de problemas ..................................................................................................... 11

3. Formulacin de objetivos especficos y especficos claves y de las lneas de accin - Plan Operativo .................................................................................................................................................. 12 4. Diseo Final del Plan Estratgico y Operativo ................................................................................ 13

Cronograma de trabajo ................................................................................................................................... 13 Plan de trabajo: ................................................................................................................................................ 14

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D ESCRIPCIN DEL PROYECTO

En el presente documento se expone el Plan de trabajo propuesto para realizar el proyecto Planes Estratgicos y Operativos en los Hospitales Provinciales; el cual est enmarcado dentro del conjunto de ejes estratgicos y objetivos, generales y especficos, propuestos en el Plan Quinquenal 2011-1015 elaborado por el Ministerio de Salud de la Provincia de Buenos Aires. Estos, buscan impactar centralmente en mejorar la calidad de atencin percibida en los pacientes atendidos, mejorar las condiciones laborales de los trabajadores de la salud y mejorar la capacidad de gestin de los niveles de conduccin hospitalaria, expresado detalladamente en el Declogo establecido por la Direccin de Hospitales del Ministerio y se llevar a cabo a travs de la asistencia tcnica en terreno por establecimiento.Asimismo mejorar los resultados de la produccin, productividad y calidad asistencial

J USTIFICACIN DEL PROYECTO

La planificacin implica que el sujeto es capaz de crear su futuro y no slo de aceptar resignadamente lo que el destino le depare. Planificar significa pensar antes de actuar, pensar con mtodo de manera sistemtica, explorar y explicar posibilidades y analizar ventajas y desventajas, proponerse objetivos, proyectarse hacia el futuro, porque lo que puede o no ocurrir maana decide si mis acciones de hoy son eficaces o ineficaces. La planificacin es la herramienta para pensar y crear el futuro. O sabemos planificar o estamos obligados a la improvisacin. La planificacin es una herramienta de libertad... Segn Carlos Matus (El mtodo PES, 1996),

El proyecto est basado

en la necesidad de contar con una herramienta de gestin

que

proporcione direccin estratgica en el desarrollo e implementacin de Polticas ministeriales a travs del trabajo participativo de la comunidad hospitalaria y que les permita alcanzar los objetivos y las metas definidas. Su implementacin permitir fortalecer el proceso de cambio priorizando las necesidades de la comunidad y las del Sector. Es cada vez ms evidente que los temas de Salud Pblica solo pueden abordarse eficazmente mediante enfoques multisectoriales y alianzas estratgicas. Este proyecto promueve la

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integracin de las distintas reas del Hospital formando equipos tcnicos comprometidos y motivados. Este proyecto parte de la necesidad de fortalecer la meso gestin hospitalaria dando un salto de calidad en la misma a travs de esta herramienta de gestin. El Proyecto pretende ser un instrumento que permita comprender qu resultados se alcanzarn utilizando los recursos del Hospital. ste es un elemento clave en la gestin orientada en la consecucin de resultados. Los Planes Estratgicos tendrn la capacidad de establecer las estrategias de accin necesarias y su reajuste a travs de un seguimiento y evaluacin peridica. Los Planes Operativos son la culminacin del detalle de un Plan Estratgico. Constituyen una herramienta de gestin que integra las actividades que permiten orientar los recursos para alcanzar los objetivos del Plan Estratgico y obtener resultados medibles. La transformacin del Hospital del modelo tradicional al descentralizado exige un cambio cultural, organizacional, prestacional y de gestin y por lo tanto requiere la participacin y el compromiso de todos sus agentes. Por ello, y teniendo en cuenta la doble funcin de la planificacin estratgica: a) la funcin normativa, que tiene como propsito la definicin de la trayectoria, sus objetivos y metas, y b) la funcin paraggica, que refiere a la tarea de lidiar, en situaciones complejas, conflictivas e inciertas, con actores que representan intereses diversos e, incluso, contrapuestos, a efectos de hacer viable la trayectoria elegida 1, las autoridades del Ministerio entienden que este proceso debe ser asistido por profesionales que guen, capaciten, asesoren y coordinen, desde del comienzo hasta la puesta en marcha.

A NTECEDENTES
Durante los ltimos 6 aos los Hospitales Provinciales han participado de modalidades de gestin ms simples pero con una misma lgica de gestin por resultados, como fueron los Acuerdos y/o Compromisos de Gestin. Esta experiencia servir como facilitadora a la hora de emprender desafos de mayor envergadura como lo es un Plan estratgico. Al mismo tiempo, durante los 2 ltimos aos el Ministerio de Salud ha trabajado fuertemente en distintos procesos de capacitacin tanto a los Directores, como a los cuadros intermedios y trabajadores en general a

Anbal Jorge Sotelo Maciel - Publicado en la Revista del CLAD Reforma y Democracia. No. 40. (Feb. 2008). Caracas.

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travs de cursos de Liderazgo, Negociacin y Gestin del Cambio para Directores, Curso de Gestin Clnica para decisores en Hospitales (jefes) y curso de Gestin de la Calidad. Han participado de estas modalidades, alrededor de 2000 trabajadores de nuestros Hospitales y constituyen una masa crtica razonable para sostener la viabilidad de la construccin de los planes y su implementacin.

ALCANCE DEL PROYECTO

Entendiendo que desde el punto de vista de la Gestin por Resultados el desempeo organizacional es evaluado en funcin de resultados obtenidos; y considerando que para cumplir con los objetivos definidos en el Plan Quinquenal 2011-2015 (Anexo XI), los Hospitales Provinciales generales de Adulto y especializados Materno Infantiles debern realizar diversas actividades: Se abordar en profundidad un anlisis de factores internos y externos, se analizarn problemas, para finalmente poder definir objetivos y su correspondiente Plan Estratgico y Operativo 20132015; de esta manera establecer una gua para llevar adelante el proceso de cambio propuesto por el Ministerio para los prximos aos.

DURACIN DEL PROYECTO

9 Meses

CONDUCCIN DEL PROYECTO

Jefe de Gabinete Subsecretario de Coordinacin y Atencin de la Salud Subsecretario de Planificacin de la Salud, Subsecretario de Administracin Director Provincial de Hospitales Director Provincial de Planificacin Direccin de Regiones Sanitarias Direccin de Planificacin Estratgica

RESPONSABLES DEL PROYECTO

Ministerio de Salud del a Provincia de Buenos Aires Subsecretaria de Planificacin de la Salud

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DESTINATARIOS Y UBICACIN
Hospitales Pblicos Provinciales Generales y especializados Materno Infantiles de la Provincia de Buenos Aires

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO

Brindar a 34 Hospitales Provinciales la Asistencia Tcnica necesaria y permanente para la construccin de una herramienta de gestin que les permita lograr sus objetivos, en el marco de los objetivos establecidos por el Ministerio.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Lograr una visin compartida y compromiso de todas las reas del Hospital Que los Hospitales puedan definir su situacin actual y su situacin objetivo. Que los Hospitales puedan identificar sus problemas, las causas de los mismos y las posibles soluciones. Que se profundicen las acciones tendientes a alcanzar los resultados de los lineamientos claves del ministerio (Declogo- Anexo X) y del Hospital en general. Que los Hospitales definan un cronograma de actividades hacia el logro de los resultados esperados. Lograr el empoderamiento de los equipos de trabajo. Establecer un Sistema de monitoreo y evaluacin continua en los Hospitales y para el nivel Central.

PERSPECTIVAS DE ABORDAJE
Los Planes Estratgicos se asientan sobre el anlisis de la situacin actual en el lugar de origen, la identificacin de los problemas crticos, el anlisis de sus causas, y la postulacin de la situacin objetivo a alcanzar en un mediano plazo. En funcin de la brecha entre la situacin actual y la deseada plantear acciones de mejora y planes de accin que le permitirn y facilitarn a la conduccin del Hospital cumplir, monitorear y evaluar, los objetivos propuestos.

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Valores Creencias Motivaciones

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

Misin Situacin Actual Brecha Situacin Objetivo Visin Situacin Problemtica

Plan Estratgico

OBJETIVOS ESTRATGICOS

LNEAS de Accin

ACTIVIDADES

METAS

RESPONSABLES

RECURSOS

INDICADORES

Plan Operativo

En funcin de la necesidad de sistematizar la informacin sobre los resultados esperados de los Hospitales y que permitan un anlisis futuro valido en trminos comparativos, es que este proyecto tiene las caracterstica de utilizar un abordaje nico y uniforme para los 34 hospitales, no solo de la utilizacin de las mismas herramientas de trabajo para el desarrollo de las actividades y/o encuentros por parte de los tutores, sino tambin con la estructuracin del plan en funcin de las reas de gestin de las organizaciones en forma predeterminada.

ACTORES INVOLUCRADOS
Los actores institucionales involucrados en la elaboracin, puesta en marcha, seguimiento y monitoreo de la construccin de los Planes Estratgico se describen a continuacin. Se propone la conformacin de Comits.

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ACTORES EN LOS HOSPITALES

1. El Comit de Gestin Estratgica (CGE): Es un grupo conformado por el Consejo de Administracin, el Director Ejecutivo y Directores Asociados. Se trata de un grupo pequeo, operativo, de no ms de 15 personas. 2. Comit de Gestin Estratgica Ampliado (CGEA)- (CATA) Se trata de un grupo de personas, los cuadros intermedios responsables de reas del hospital (jefes de servicios, responsables de reas administrativo contables y representantes de comits) junto a la Direccin Ejecutiva y Asociada. Este grupo aporta un conocimiento pormenorizado del hospital y sus procesos. 3. Todo los trabajadores del Hospital

ACTORES DESDE EL MINISTERIO:

1. Funcionarios del Ministerio (FM): Es el grupo conformado por el Jefe de Gabinete, Subsecretario de Coordinacin y Atencin de la Salud, el Subsecretario de Planificacin de la Salud, el Subsecretario de Administracin, Provincial de Hospitales y por el Director Provincial de Planificacin. el Director

2. Grupos de asistencia tcnica en terreno (GATT): Son grupos conformados por 2

(dos) tutores y por 2 profesionales hospitalarios residentes en administracin, para brindar asistencia tcnica contina a los Hospitales en el desarrollo y concrecin del Plan Estratgico. Sern los responsables de coordinar las reuniones de trabajo que se desarrollen en los Hospitales, guiados por las actividades que se describen en el proyecto y debern completar y presentar los productos esperados en cada etapa. Mantendrn contacto fluido con el Grupo de Asistencia Tcnica en el nivel Central y respondern y se adaptarn a las necesidades del proyecto.

3. Grupo de asistencia tcnica en nivel central (GATC): Coordinar los grupos de

asistencia tcnica en terreno. Estarn conformados por 1 Coordinador General y 2 (dos) colaboradores. Tambin participar un asistente administrativo. Este grupo tendr la responsabilidad, adems, proyecto. de la organizacin administrativa del

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IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO ACTIVIDADES Y TAREAS PRELIMINARES EN EL NIVEL CENTRAL

1- Reclutamiento y seleccin y contratacin de Tutores. 2- Capacitacin de Coordinadores y Tutores sobre el marco Poltico sanitario en que se desarrollar el proyecto a travs de la difusin de los contenidos inherentes a Hospitales tanto del Plan Quinquenal como del Declogo de Gestin Hospitalario. 3- Capacitacin para el abordaje metodolgico especifico del proyecto, sus roles, sus instrumentos de trabajo y los procedimientos, cronogramas y productos a presentar. 4- Presentacin del Proyecto a los Directores de Hospitales.

ACTIVIDADES ESPECFICAS A DESARROLLAR EN CADA HOSPITAL. PLAN DE TRABAJO

Presentacin del Proyecto en el Hospital y capacitacin previa a los actores ms importantes.

1. FORMULACIN DE MISIN, VISIN Y VALORES

En esta primera etapa, los miembros del Comit de Gestin Estratgica y el Comit de Gestin Estratgica ampliada debern formular la Misin, la Visin y los Valores del Hospital. La MISION es la razn de ser, el motivo, el propsito por el cual existe, cual es su fin. La VISION de una organizacin es el QUERER SER, es la exposicin clara que indica hacia donde se dirige la organizacin en el mediano o largo plazo. Los VALORES son los conocimientos y expectativas que describen el comportamiento de todos los integrantes de la organizacin. Son concepciones compartidas de lo que es importante y, por lo tanto, deseable, que al ser aceptadas por los miembros de una organizacin, influyen en su comportamiento y orientan sus decisiones. Andrade (1995) Son las creencias y conceptos bsicos de una organizacin y como tales, forman la mdula de la cultura corporativa". Deal y Kennedy (1986) Productos esperados: Documento donde se establezcan la misin, la visin y valores del Hospital. (Anexo I)

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2. ANLISIS DE SITUACIN
Este paso es clave en la planificacin estratgica porque le va a permitir, a los Directores de Hospitales, conocer cules son los principales problemas con qu se enfrentan para lograr la Situacin Objetivo, determinada a travs de la misin y de la visin del Hospital.
Si bien estrategia es una palabra que se suele asociar al futuro, tambin es un vinculo primordial con el pasado. La vida se vive hacia delante, pero se entiende hacia atrs. Los gerentes tal vez vivan la estrategia en el futuro, pero la entienden gracias al pasado.

Henry Mintzberg

2.1. I DENTIFICACIN DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES Y DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS . Este trabajo requiere de un anlisis realista. En l se basarn luego las estrategias con las que se intentar revertir la situacin actual. Anexo III En el anlisis de las fortalezas y debilidades se debern tener en cuenta las reas de Gestin del Hospital: Gestin Estratgica, priorizando la gestin de la informacin, de los procesos, de la comunicacin y los costos. Gestin de Pacientes, priorizando la atencin y la calidad percibida de atencin. Gestin Clnica (Produccin y Productividad), priorizando la gestin de los recursos, la produccin de la informacin y su utilizacin adecuada y la calidad de los servicios. Gestin Econmica Financiera, priorizando el financiamiento y la administracin alineada con el Ministerio. Gestin de los Trabajadores, priorizando las condiciones laborales, los cuidados al trabajador, la capacitacin permanente y el reconocimiento al trabajador. Gestin de la calidad, priorizndola eficacia, la efectividad, la eficiencia y la equidad.

En el Anexo II se listan las acciones que servirn de gua para describir la realidad interna del Hospital. El segundo paso en este anlisis es el estudio de las oportunidades y las amenazas. Este, consiste en detectar y evaluar acontecimientos y tendencias que suceden en el entorno del Hospital, que
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estn ms all de su control y que podran beneficiar o perjudicarlo significativamente. La razn de hacer un anlisis externo es la de detectar oportunidades y amenazas, de manera que se puedan formular estrategias para aprovechar las oportunidades, y estrategias para eludir las amenazas o en todo caso, reducir sus consecuencias. En esta etapa del anlisis se deben tener en cuenta las caractersticas de la poltica sanitaria nacional y provincial, el sistema de financiamiento de los hospitales, el marco legal y normativo, el aspecto demogrfico, las tendencias de la demanda, el perfil epidemiolgico, entre otros.

2.2. E LABORACIN DE M ATRIZ FODA F ORTALEZAS , O PORTUNIDADES , D EBILIDADES Y A MENAZAS

Factores Internos Fortalezas (+) Debilidades (-) Factores Externos Oportunidades (+) Amenazas (-)

2.3. F ORMULACIN DE PROBLEMAS Y ACCIONES DE MEJORAS POR TODOS LOS TRABAJADORES DEL HOSPITAL . T CNICA : ENCUESTA
En esta etapa del Anlisis de situacin, se incorporan todos los trabajadores del Hospital. Se distribuir una encuesta, donde los trabajadores podrn evaluar problemas y establecer posibles acciones de mejora. Luego, el equipo de asistencia tcnica analizar los resultados y los expondr. Estos resultados, sern considerados por el CGEA en la siguiente etapa.

2.4. P RIORIZACIN DE PROBLEMAS

Con los problemas identificados en el FODA y en la encuesta distribuida a todos los trabajadores, el equipo de asistencia tcnica completa la Herramienta de priorizacin y la distribuye al CGEA para que realice la correspondiente priorizacin. Luego, el equipo de asistencia tcnica recopilar la informacin y conformar la Matriz de Priorizacin de Problemas. Productos esperados: Documento Matriz FODA completo. (Anexo III) Documento Matriz de Priorizacin de Problemas completo (Anexo IV)

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3. FORMULACIN DE OBJETIVOS ESPECFICOS Y ESPECFICOS CLAVES Y DE LAS LNEAS DE ACCIN - PLAN OPERATIVO
En funcin de los primeros 4 problemas identificados como prioritarios por el Hospital, por rea de Gestin, el equipo de asistencia tcnica los convertir en Objetivos y los consensuar, luego, con el CGEA para comenzar al definir las lneas de accin. En esta etapa se formularn en primera instancia: las lneas de accin para revertir la situacin inicial identificada como problemtica cuyo cambio impacta positivamente en el logro de la situacin objetivo Formarn parte de stas, el profundizar las lneas de intervencin propuestas en el Declogo del Ministerio. Las acciones fundamentales o estratgicas que dan cuenta de los logros ya alcanzados por el Hospital, debern ser sostenidas y/o mejoradas y formarn parte del Plan. A partir de las Lneas de acciones se desprender: la determinacin de las metas la definicin de las actividades la asignacin de responsables, la determinacin de sencillos indicadores, que permitan identificar los desvos y sus causas para introducir medidas correctivas,

Producto esperado: Documento Tablero de Gestin del Hospital.

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4. DISEO FINAL DEL PLAN E STRATGICO Y OPERATIVO

En esta ltima etapa, se concreta el proyecto, creando el Plan Estratgico y Operativo. En l se deber detallar: Misin, Visin y valores del Hospital Matriz FODA Problemas Priorizados Objetivos Especficos claves Plan Operativo Producto esperado: Documento Plan Estratgico del Hospital ( Anexo VI)

CRONOGRAMA DE TRABAJO
Encuentro de presentacin general y capacitacin: Presentacin del Proyecto Planes Estratgicos y Operativos a todos los Directores de los Hospitales participantes. Reuniones de Trabajo en cada Establecimiento: Estas reuniones se desarrollaran en el Hospital y tendrn como objetivo cumplir con las actividades formuladas en el plan de trabajo. 1. Encuentro de presentacin del Proyecto a los integrantes de la CGE y CGEA para la formulacin de la Misin, la Visin y los Valores del Hospital. 2. Encuentros para realizar la Matriz FODA. (CGEA) 3. Encuentro para realizar para priorizar problemas. (CGEA) 4. Encuentros de los integrantes de la CGE y del CGEA para determinar lineamientos de accin y confeccionar el Plan Operativo Anual. 5. Encuentro para presentar el Plan Estratgico y Operativo.

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P L A N DE T R A B A J O
Semana 1 HOSPITAL Semana 2 HOSPITAL Semana 3 HOSPITAL Semana 4 HOSPITAL Semana 5 HOSPITAL Semana 6 HOSPITAL Semana 7 HOSPITAL Semana 8 HOSPITAL

PRESENTACION DEL PROYECTO REUNION DE TRABAJO REUNION DE TRABAJO REUNION DE TRABAJO CGEA - GATT Presentacin del Proyecto Marco Terico: Planificacin estratgica y operativa CGEA - GATT Definicin de: Mision - Vision Valores CGEA - GATT Elaboracin de Matriz FODA. Profundizando debilidades 1era. Etapa CGEA - GATT Elaboracin de Matriz FODA. Profundizando debilidades 2da. Etapa. Fin CGEA - GATT Entrega de resultados de encuesta Priorizacin de Problemas CGEA - GATT Formulacin de Lineamientos Estratgicos y confeccion del Plan Operativo Anual 1era. Etapa. CGEA - GATT Formulacin de Lineamientos Estratgicos y confeccion del Plan Operativo Anual 2da. Etapa CGEA - GATT Formulacin de Lineamientos Estratgicos y confeccion del Plan Operativo Anual 3era. Etapa - Fin REUNION DE TRABAJO REUNION DE TRABAJO REUNION DE TRABAJO REUNION DE TRABAJO

Entrega de encuestas para los trabajadores del Hospital

PLAN DE TRABAJO:
El Proyecto, en terreno, se desarrollar con la conformacin de equipos de trabajo, constituidos por 2 tutores y 2 residentes econmicos administrativos que debern asistir tcnicamente durante 8 encuentros consecutivos al Hospital designado y mantendrn reuniones de trabajo fuera del Hospital.
MESES 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Elaboracin del Plan Elaboracin del Plan Capacitacin Estratgico y Operativo en 12 Estratgico y Operativo en 12 Hospitales Hospitales

Vacaciones

Elaboracin del Plan Estratgico y Operativo en 5 Hospitales

Elaboracin del Plan Estratgico y Operativo en 5 Hospitales

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