SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO Un sistema de control administrativo es una integracin lgica de las herramientas de contabilidad administrativa para reunir

y reportar los datos y para evaluar el desempeo. Un sistema de control administrativo bien diseado ayuda y coordina el proceso de la toma de decisiones y motiva a los individuos en toda la organizacin a actuar de manera concentrada. Un sistema de control administrativo coordina la proyeccin de ventas y las actividades de los factores de costos, la Presupuestacin, la medicin y evaluacin del desempeo y la motivacin de los empleados. La coordinacin de las actividades acciones y elecciones de los individuos es el sello distintivo del sistema de control administrativo. La informacin que sirve de apoyo al sistema de control administrativo a menudo proviene sobre todo del sistema de complejidad financiera de la organizacin. Aun as con demasiada frecuencia los sistemas de contabilidad financiera se enfocan en los detalles tcnicas del procesamiento de datos o de reporte financiero externo, se enfocan en el cumplimiento con los requerimientos legales o la deteccin del fraude; pero proporcionan poca consideracin a la motivacin de los empleados a la evaluacin del desempeo o la toma de decisiones administrativas. Por ejemplo, el sistema de contabilidad financiera no distingue entre el comportamiento de costos fijos y variables y no se preocupa por el uso de los factores de costos adecuados y ambos pueden llegar a su crticos para la toma de decisiones administrativa. Por tanto algunas organizaciones mantienen sistemas contables mltiples (uno para el reporte financiero y otro que sirva de apoyo al control administrativo). El sistema de control administrativo se debe de disear para mejorar la toma de decisiones dentro de una organizacin, el sistema de control de administrativo se diferencia de un sistema de contabilidad financiera, porque se enfoca en las metas y objetivos de la organizacin en la toma de decisiones administrativas internas y en la motivacin y evaluacin del desempeo de manera consistente de las metas de la organizacin. DISEO DE CONTROL ADIMINISTRATIVO. El primer paso para disear un sistema de control administrativo es el de especificar las metas de la organizacin. Todas las organizaciones existen porque algunos individuos actuando por separado o de manera conjunta buscan alcanzar algn propsito a largo plazo, se puede decir que este propsito es la meta de una organizacin. Por ejemplo; el propsito y la meta a largo plazo de la UNICEF, es mejorar la condicin de vida de todos los nio alrededor del mundo en especial en los pases en das de desarrollo y subdesarrollados. Otro ejemplo sera que la meta a largo plazo de las empresas lucrativas (IMB, Ineral motor, Microsoft, etc.) en economa de mercado es la de generar niveles competitivos de utilidades. Las metas organizacionales varan entre individuos, propsitos, culturas, sistemas polticos, pocas etc.

Las grandes metas como las de alcanzar utilidades competitivas, por lo regular son demasiado vagas como para proporcionar algn tipo de gua a los individuos que administran y trabajan en la organizacin. Como consecuencia los altos administradores de las organizaciones ms exitosas, especifican sus metas y objetivos y desarrollan medios paras motivar y evaluar el desempeo mientras se alcanzan como medios para lograr la meta global de la organizacin. Las submetas de la organizacin por lo comn se denominan de manera diferente como factores crticos para el xito, variables claves, variables crticas o reas claves de resultado. La alta administracin considera que estas submetas son mas especificas que la meta global predominante, como podra ser la rentabilidad competitiva a largo plazo. Si bien las submetas les proporciona un enfoque ms ntido, que una meta global a los miembros de una organizacin, an no les ofrece a los administradores de nivel operativo y empleados, la direccin que necesitan para guiar sus acciones cotidianas. CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD. La mayor parte de los sistemas de contabilidad fueron diseados inicialmente para acumular y distribuir los costos y la sumarizacin de transacciones de carcter econmicofinanciero, con miras a informar de las mismas posturas; an con ser de bastante utilidad para fines de informacin a acreedores, auditores, gobierno y trabajadores, es notoria su incapacidad para servir provechosamente a directores y propietarios. Estos sistemas funcionan para indicar donde se gastan los recursos, pero no funcionan tan bien para determinar quien es responsable del incurrimiento de los costos y gastos. Este tema se refiere a un sistema de contabilidad dirigido hacia individuos; es decir quien autoriza el gasto, en vez de cual es el gasto. Ser necesario desviarse de los principios de contabilidad generalmente aceptados, en la preparacin de informes de contabilidad por reas de responsabilidad en donde el principio gua es control. DEFINICIN. La contabilidad por reas de responsabilidad, es un conjunto de normas y procedimientos que sirven como instrumento de la organizacin, para el control de los costos y gastos, tomando en cuenta las responsabilidades asignadas a cada funcionario, permitiendo su reduccin al mnimo, sin perjuicio de la eficiente administracin de la empresa. QU ES UN REA DE RESPONSABILIDAD? Un rea de responsabilidad es cualquier unidad organizacional de trabajo, revestida de la autoridad suficiente, para llevar a cabo una funcin especfica. As pues, por rea de responsabilidad se entiende una oficina, una seccin, una unidad o un departamento productivo.

SISTEMA DE CONTABILIDAD POR REAS DE RESPONSABILIDAD. Uno de los primeros requisitos para desarrollar un buen sistema de contabilidad por reas de responsabilidad, es una slida estructura de la organizacin, que por lo general se ilustra con un organigrama. En algunos casos, la implantacin de un sistema de contabilidad por reas de responsabilidad ha revelado puntos dbiles en la estructura organizacional, que tuvieron que corregirse antes de que pudiera establecerse el sistema de contabilidad. INFORMES DE RESPONSABILIDAD. Los informes de responsabilidad, es el producto terminado de la contabilidad por reas de responsabilidad constituyen bien por sus exigencias y cualidades y por la enorme dinmica de sus objetivos algo nuevo dentro de la informacin contable tradicional. Operan bajo un sistema presupuestal por reas individuales de actividad y centralizan la atencin hacia desviaciones realmente significativas, respecto de los ndices de eficiencias prefijados. Ms concretamente son la va esencial de comunicacin entre las diversas unidades de la organizacin y gracias a ella cada responsable queda peridicamente enterado de los efectos especficos de actuacin. Se ha dicho que no puede existir control sin informacin, la contabilidad por reas de responsabilidad confirma el axioma: sus objetivos de control y reduccin de las erogaciones no podran lograrse sin la informacin de los reportes de actuacin. Estos refieren las desviaciones presupuestarias en trminos de responsabilidad personales.