2013

MISIONES COMERCIALES

Luffi Ferias y misiones Internacionales 01/01/2013

MISIONES COMERCIALES ETAPAS DE UNA MISSION COMERCIAL Para participar en una misin comercial debern considerar 3 etapas: Preparacin de la misin comercial Durante la misin comercial (Rueda de negocios) Post Mision comercial Preparacion de una misin comercial: Definir objetivos de participacin Eleccin del mercado Informacin del pas visitado Identificar la misin comerciala la cual se quiere participar Elaborar presupuesto Eleccin de productos Elaboracin de catalogos, folletos y lista de precios Eleccin del personal especializado Definir cronograma de actividades Contactar vuelos, hoteles y movilidad Objetivos de participacin: Generar ventas Obtener contactos de inters Promover los productos y servicios de la empresa Contactar a sus clientes y ampliar la red de ventas Analizar el mercado y su competencia Eleccin del mercado: Observar las demandas de los mercados extranjeros Mediante visitas anteriores que se hallan realizado al pas sede de la Misin Comercial A traces de organismos de promocin que realicen estudios o perfiles de mercado, o bien q hallan promocionado a la asistencia a este tipo de eventos. Relevando informacin existente en las Consejeras Econmicas Identificar la misin comercial: El mejor modo de establecer contacto con un mercado es a travs de terceros. Se pueden dar, tambin, visitas de negocios directas por parte de los empresarios. PROMPEX / Consultora Especializada Una consultora especializada Consejeros Comerciales Econmicos de la Cancillera Elaboracin de Agendas por s mismo Factores de costo promedio participacin en una misin comercial (%) Gastos de viaje (Pasaje areo) 42% Agenda de Negocios 21% Impuestos de salida 4% Visas 4% Transporte de muestras 4% Gastos de personal (hotel y viticos) 18% Otros Gastos 7%

MISIONES COMERCIALES Eleccin de productos: Determinar que el producto ofrecido es importado o susceptible de serlo en dicho mercado Tratar de obtener la mayor cantidad de especificaciones de sus caractersticas, teniendo en cuenta los hbitos de los compradores. Obviamente la concrecin de ventas estar estrechamente relacionada con los precios, calidad y posibilidades de continuar abasteciendo el mercado. As como asegurar un buen mantenimiento cuando se trate de maquinarias y equipos. Catlogos y Folletos: La empresa no debe escatimar esfuerzos ni dinero en la preparacin de estos elementos de promocin. La limpieza del formato, la claridad de las fotografas y una buena composicin son puntos importantes, para dar una imagen slida y organizada que inspire confianza. Los folletos, catlogos, fichas tcnicas e informacin en el idioma del eventual comprador, debern ser congruentes con la margen corporativa de la empresa. Personal Especializado: El personal debe viajar con algunos das de anticipacin. Debern enviar representantes de la empresa con poder de decisin y formacin tcnica necesaria, para contestar cualquier pregunta. Definir cronograma de Actividades: 5 a 4 meses Informacin de la misin comercial. Informacin del mercado. Eleccin del personal. Elaborar folleto y catlogo. Elaboracin de presupuesto. 3 meses Envi de informacin a potenciales clientes. Pago de participacin. Reserva de pasajes y alojamiento. 2 y 1 meses Continuar la campaa de captar potenciales clientes. Eleccin de muestras. Confirmar reserva de pasajes y alojamiento. Disponer de material de promocin. Un semana Comunicacin con institucin organizadora de la misin comercial. Reunin con el personal de participantes en la misin comercial. Informacin previa: Es importante informarse previamente sobre el pas visitado Situacin econmica Situacin poltica Situacin social Los empresarios extranjeros evaluaran sus conocimientos del pas muy positivamente. Esto har ver sus contrapartes que existe algo ms que el mero propsito de incrementar sus ventas en un nuevo mercado. Durante la Msion Comercial (Rueda de Negocios): Actitudes durante la Mision Comercial

MISIONES COMERCIALES

Objetico Registro de informacin obtenida Puntualidad Vestimenta Lenguaje Intercambio de tarjetas personales Inicio de la negociacin Actitud personal Preguntas sobre su empresa Muestre inters Negociacin de precios Despedida y agradecimiento. Actitudes durante una misin:

SI
Tener identificados los productos. Ser activo y tener iniciativa Tener una presentacin preestablecida de la empresa Conocer a profundidad las necesidades de sus clientes potenciales. Presentar excelente sus productos a ser degustados. Ser claros en sus ingredientes. Ir rpidamente a los hechos y personalizar contacto con el visitante. Vistase de acuerdo a la ocasin. Demostrar atencin y entusiasmo. Atender a los medios de comunicacin, facilite material promocional e informacin a la oficina de prensa. Designe si le es posible a una persona encarganda de ello. Ser educado, cortes y puntual. En horarios flexibles, realizar visitas a tiendas, supermercados o lugares de inters para estudiar a la competencia.

NO
Sentarse en ausencia de visitantes. Leer, fumar y comer en su mesa de negociacin. Dejar problemas o inquietudes sin resolver. Utilizar palabras chocantes y groseras Ser demasiado agresivo. No considere una misin comercial como una vacaion o insentivo. Comprenda: no se admiten principiantes. Evitar hablar por telfono. No subestime a ningn visitante.

MISIONES COMERCIALES Objetivos de la negociacin: Su objetico inicial en esta negociacin no debe ser otro sino captar el inters del potencial comprador. Remarque las caractersticas distintivas de su empresa Caractersticas de su producto Capacidad potencial de su produccin La calificacin de su personal. Registro de la informacin obtenida: No es suficiente la simple recoleccin de las tarjetas de presentacin. Es conveniente tener impreso formularios cuadernos de negociacion, que faciliten el registro de interesados, a fin de realizar un buen seguimiento de los contactos establecidos. La ficha debe ser practica y que facilite la labor de seguimiento. Ficha de registros: Fecha de contacto Nombre y cargo del visitante Pas, ciudad, direccin, telfono, fax, e-mail. Sector de actividad a la que pertenece: importador, exportador, productor, representantes, agente, distribuidor, trading. Producto o servicio de inters. Influencia del visitante en el proceso de compra. SI NO Nombre y detalles de la empresa a la que actualmente est comprando. Comentario del cliente, sobre el producto o servicio, propuestas sugerencias. Clasificacin del contacto. Excelente/Bueno/Aceptable/Malo. Acciones post Feria (compromiso de envio de informacin, muestras, catalogos). Hacer cita, visita de empresa. Idioma de correspondencia. Espacio suficiente para pegar la tarjeta de presentacion. Puntualidad: La puntualidad es el primer smbolo de seriedad de su empresa. No menosprecie como un detalle sin importancia. Estar por menos cinco minutos antes de su cita. Si ve que va a llegar tarde a una cita, efecte una llamada telefnica con la mxima antelacin posible. Vestimenta: La vestimenta ms usada tradicionalmente por el hombre de negocios es un traje oscuro, con corbata discreta. El lenguaje (depender del pas visitado): En el caso del mismo idioma (espaol), no habra ningn problema, la entrevista se puede realizar en el mismo idioma sin interpretaciones. En el caso de otro idioma, resultara adecuado el contratar los servicios de un intrprete para asistir a las reuniones de negocios. Aunque se tenga la seguridad de que el interlocutor hablara perfectamente y no tendra ninguna dificultad de entendernos. Hay que tener presente que esta persona se sentir forzado a hablar en un lenguaje que no es el suyo propio. Intercambio de tarjetas personales: Este es el primer paso en toda reunin de negocios.

MISIONES COMERCIALES Generalmente, es la persona de mas categora de la empresa anfitriona la que comienza a entregar su tarjeta a los representantes de la empresa invitada, empezando por la de mayor categora. Luego, proceda a colocarla delante suya de modo que refleje la posicin en la mesa de sus interlocutores. Le ser til para tener referencias del nombre y cargo de sus interlocutores. No doble o juegue con las tarjetas personales durante la negociacin. Por ejemplo en Japn: La tarjeta se entrega sostenindola por ambas manos, colocada de modo que sea legible para la persona que la recibe, y con una ligera inclinacin de cabeza. Las tarjetas siempre se entregan y se reciben de pie. Inicio de la negociacin: Nunca empiece directo al grano Es conveniente, hacer previamente algn comentario referente al clima, comentar sus primeras impresiones sobre el pas visitado, etc. No trate de forzar a sus interlocutores a cerrar alguna operacin en su primera visita. Las decisiones siempre se toman por consenso, se intenta convencer a todos los departamentos involucrados en la decisin. Actitud personal en la negociacin: Debe tomar nota en el cuaderno de negociacin, de los aspectos ms destacados de la entrevista y adjuntar la tarjeta de visita. As, le ser fcil recordar la reunin. Si no le ha sido posible tomar notas, hgalo inmediatamente despus de la reunin realizada haciendo referencia a los aspectos ms destacables de la misma. Preguntas sobre la empresa: Los interlocutores querrn conocer: Dimensin de su empresa (grande, mediana, pequea) Experiencia en el sector (cuantos aos estn en el mercado) Su estado financiero El nivel de aceptacin de sus productos en el mercado de origen (a quien le venden). Sea sincero. Tenga en cuenta que las contrapart4es no van a tomar decisiones inmediatamente. Las empresas investigaran por su cuenta todos estos detalles. Conviene realzar los aspectos ms sobresalientes y trate de restar importancia a los que puede resultar negativos. En todo caso, lo ms conveniente es invitarles a visitar su empresa e instalaciones. Muestre inters por su interlocutor: Pregnteles tambin a ellos Sienta curiosidad sobre la estrategia que abordara para introducir sus productos. El nivel de ventas que podra alcanzar Las ventajas y los defectos que perciben en sus productos. La manera de mejorarlos an ms. Los cambios futuros que podran influir en su comercializacin y el modo de anticiparse a ellos y hacer modificaciones, etc. Negociacin de precios: En una negociacin inicial, no es frecuente que se produzcan regateos o duras negociaciones en cuanto a precios. Fije sus precios de un monto flexible y aada que sera posible rebajarlo en funcin del volumen de los pedidos.

MISIONES COMERCIALES Si le siguen insistiendo en que es un precio alto o sealan inconvenientes para su comercializacin en estas condiciones. Postergue la negociacin diciendo que es cuestin que usted y su equipo debe estudiar detenidamente. Despedida: No olvidar nunca recoger las tarjetas personales de sus interlocutores. Es recomendable que las guarde en un tarjetero adecuado o pegarlas en el cuaderno de negocios. Nunca en los bolsillos. Agradecimiento: Agradezca la atencin prestada durante la negociacin. Ofrzcase para proporcionar todo tipo de informacin adicional tras la primera entrevista. Reiterar su ofrecimiento de visita personal a si empresa. Post Misin Comercial Clasificacin de la informacin: Programa de trabajo para procesar la informacin obtenida durante la misin comercial. Cumplir con las diferentes obligaciones contradas con sus nuevos potenciales clientes. Enviar las muestras comerciales a los clientes potenciales. Correspondencia: Cumplir con las diferentes obligaciones contradas con sus nuevos potenciales clientes. Enve una carta o fax de agradecimiento a su regreso al Per, reiterando su ofrecimiento de suministrar todo tipo de informacin adicional o muestras de sus productos. Enviar las muestras comerciales a las clientes potenciales. El xito de una misin comercial se debe fundamentalmente al manejo profesional de la etapa post evento. Si tras las acciones, recibe posteriormente demandas de informacin o envo de muestras adicionales, debe valorar estos hechos positivamente. Es un signo que su producto y su empresa han logrado interesarles. A partir de ahora tenga paciencia y esperar los resultados del pedido final.