Caso:

ALGUNOS CONCEPTOS BSICOS PARA ELABORAR LOS COSTOS DE UN PROYECTO DE CAPACITACIN A TRAVS DE CURSOS A DISTANCIA.
Diferencia entre costo y gasto Para propsitos de la contabilidad financiera, el costo se define como un desembolso que se registra en su totalidad como un activo y se convierte en gasto cuando "rinde sus beneficios" en el futuro. Por consiguiente, una cuenta de costo es una cuenta de activo. El gasto se define como un desembolso que se consume corrientemente, o como un costo que "ha rendido ya su beneficio". Tanto el costo como el gasto son erogaciones; el costo se destinar a la produccin y el gasto a la distribucin, administracin y financiamiento. Clasificacin primaria del Costo Todos los desembolsos o erogaciones que influyen sobre el estado de resultados de una entidad econmica, empresa, escuela, universidad, emprendimiento personal u organismo pblico, pueden tratarse contablemente en una de estas tres formas: Los desembolsos pueden gastarse o cancelarse, en el perodo en el cual se producen. Por ejemplo, gastos administrativos necesarios para el dictado de los cursos virtuales. Los desembolsos pueden capitalizarse como activo fijo o cargos diferidos u otros activos y despus amortizarse, depreciarse por varios ejercicios econmicos hasta agotarse. Por ejemplo, las amortizaciones de los equipos informticos. Son activos, bienes y tiles y las depreciaciones sufridas por el uso y el paso del tiempo constituye un gasto que se refleja en el cuadro de resultados del perodo. Los desembolsos pueden ser inventariados o tratados como costos de desarrollo del producto, en este caso el curso virtual que, cuando sea vendido, se convertir en la lnea de costos de productos vendidos del cuadro de resultados. Por ejemplo, la compra de un software especfico para el armado de los contenidos del curso EaD. Por ltimo, las prdidas o resultado negativos son reducciones del patrimonio por los cuales no se ha recibido ningn valor compensatorio. Por ejemplo, la destruccin de un equipo informtico que contiene los cursos y sobre el cual no se han tomado las medidas de resguardo suficientes que permitan continuar con el dictado de los cursos sin mayores inconvenientes. Son costos hundidos, no se recupera su valor.

Comportamiento de los costos El conocimiento del comportamiento del costo, es decir, la respuesta de un costo a diferentes niveles de actividad, resulta esencial en la planificacin y el control. Cuando los costos se analizan en relacin con esos cambios, surgen dos categoras: costos fijos y costos variables. Costos fijos: Son aquellos que, mes a mes, se mantienen constantes en su monto total, independientemente de las fluctuaciones en el volumen del trabajo realizado. Como ejemplos de gastos fijos se tienen: los salarios, los impuestos sobre la propiedad, los seguros y la depreciacin (en lnea recta). Costos variables: Son aquellos que cambian en su monto total directamente con las fluctuaciones del nivel de actividad realizado. La prestacin de servicios debe medirse en trminos de alguna base de actividad, como por ejemplo, la cantidad de cursos dictados. Los gastos financieros

Son los que se originan por la obtencin de recursos de terceros, que la empresa necesita para su operacin. Gastos de administracin, son los que se originan por el control de las operaciones, por ejemplo, contabilidad, publicidad, alquileres, impuestos. Tambin los costos se pueden clasificar de acuerdo a su grado de identificacin con la actividad que se comercializa, en este caso: venta de ca pacitacin a distancia. As existen costos directos, que se identifican con el producto e Indirectos, aquellos que si bien se originan por la produccin y venta del producto principal, son ms difciles de identificar y de realizar una adecuada distribucin. Es necesario determinar una base o unidad de distribucin que permita su correcta apropiacin. Publicidad: si bien en lneas generales se la coloca en la columna de gastos, este tem debe considerarse una inversin ya que depender de cunto se conozca el nuevo curso o la nueva modalidad de educacin para saber cuntos alumnos se tendr. Muchos proyectos nuevos pueden tomar en forma asociativa la difusin de estas carreras sobe todo si se trata de una universidad oficial, la cual cuenta con el ben eficio del Estado. Todos los estados tienen su propio aparato publicitario que se puede utilizar para dar a conocer esta nueva carrera y tambin se puede utilizar como una herramienta que limite el tiempo de latencia, ya que al limitar, benficamente para los estudiantes, el tiempo de inscripcin hace que disminuya el tiempo de latencia. Sistema de planificacin de recursos: en este tem se debera trazar un plan estratgico que permitiera, de inicio, contar con un determinado nmero de acciones que ayude siempre a tener un caudal de fondos de reserva para todo aquello que, dentro del presupuesto, se considere como imponderable. Costos Directos e Indirectos Costos por curso : estn asociados a la creacin del curso, independientemente de la cantidad de veces que ese curso se dicte y de cuntos alumnos se inscriban. Se producen una sola vez, en ocasin de la creacin y preparacin del curso. Se deben considerar los siguientes factores: Extensin o duracin del curso (en horas). Cantidad de horas necesarias para desarrollar el material o los contenidos de cada hora del curso. Este es quiz uno de los aspectos ms difciles de evaluar pues depende de mltiples factores y circunstancias. Puede variar significativamente segn el contenido sea multimedia e interactivo. Un criterio muy utilizado consiste en multiplicar por cuatro la cantidad de horas que se necesitan para crear esos mismos contenidos para la modalidad presencial (en horas). Costo por cada hora de desarrollo del curso (en nuevos soles). Puede resultar entre dos y tres veces ms que en la modalidad presencial, mucho ms an si los contenidos son multimedia. Equipo interdisciplinario que desarrolla los contenidos.

Costos por clase: vinculados con la tarea de ofrecer el curso, independientemente de la cantidad de alumnos inscriptos. En la modalidad a distancia cada alumno participa del curso de manera independiente accediendo a travs de una plataforma de e-learning, en una clase virtual. Factores a considerar en este rubro son: 1) Honorarios del tutor (en nuevos soles). 2) Equipamiento, software, telecomunicaciones, plataforma de e-learning y hosting (en pesos). En este rubro la modalidad a distancia aventaja a la presencial al prescindir de viajes, aulas

fsicas, impresin de papel, fotocopias, horas de estudio o trabajo ocupadas, reuniones presenciales, entre otros costos. Costos por alumno: son aquellos que se agregan por cada alumno que se inscribe. Los factores a considerar son: Honorarios por cada hora de trabajo adicional del tutor (en nuevos soles). Si bien cada caso se debe analizar en particular, se puede afirmar que aunque la modalidad de elearning resulta ms costosa en la etapa inicial de desarrollo de los contenidos, finalmente conduce a menores costos que la modalidad presencial, en especial para gran cantidad de alumnos.

Costos Indirectos Otra cuestin a considerar es la evaluacin de los costos indirectos, tales como instalaciones fsicas y edificios (costos de inversin y mantenimiento), amortizaciones, direccin, administracin, contabilidad, equipamiento informtico, soporte tcnico, insumos, telecomunicaciones, el software y sus licencias, bibliografa, diseo del sitio web, permisos de copyright, publicidad, impuestos, cargas sociales, viajes, folletera, entre otros. La forma habitual de tratar este tipo de gastos indirectos es promediarlos entre todos cursos. Dado lo complejo que resulta estimar los gastos indirectos y asignarlos a actividades educativas, no es extrao que muchas organizaciones e instituciones no preocupen de hacer esa asignacin cuando calculan el costo de los cursos, lo que constituye un error sino una tcnica contable distinta. los las se no

Lo importante es conocerlos, a fin de saber con cierta precisin cmo influyen en los gastos generales. Una dificultad de calcular los costos de las tecnologas para la enseanza es que un mismo servicio lo suelen compartir unidades funcionales completamente distintas. Por ejemplo, los servicios y redes informticas a menudo se comparten entre las unidades administrativas y docentes. Si ya existe una red para fines administrativos, habra que excluir de los costos de la enseanza la inversin inicial y los costos operativos de la red.