1 Contabilidad III II. Efectivo 1. Concepto 2. El manejo del efectivo A) Registro B) Auxiliares C) Informes 3.

Cuentas de cheques A) Concepto B) Ventajas y desventajas C) Registro , auxiliares e informes D) Conciliaciones bancarias a) Conciliacin aritmtica b) Co nciliacin contable 4. Fondos de caja A) Concepto B) Tipos de fondos a) Fondo vari able b) Fondo fijo C) Ventajas y desventajas D) Registro, auxiliares e informes E) Reembolsos 5. Principios de contabilidad aplicables 6. Reglas de valuacin 7. R eglas de presentacin III. Inversiones temporales 1. Concepto 2. Tipos de inversio nes temporales A) Acciones B) Bonos C) Valores

2 3. Registro, auxiliares e informes A) Compra - venta de inversiones.. B) Rendimi entos C) Impuestos retenidos D) Estimaciones 4. Principios de contabilidad aplic ables 5. Reglas de valuacin 6. Reglas de presentacin IV. Cuentas por cobrar 1. Concepto 2. Clasificacin A) De acuerdo a su disponibili dad a) A corto plazo b) A largo plazo B) De acuerdo a su origen a) A cargo de cl ientes b) A cargo de otros deudores 3. Registro, auxiliares e informes A) Origen de las cuentas por cobrar a) Por ventas a crdito b) Por ventas en abonos B) Esti macin para cuentas incobrables 4. Principios de contabilidad aplicables 5. Reglas de valuacin 6. Reglas de presentacin V. Inventarios 1. Concepto 2. Tipos de inventarios

3 a ) s e

A) Mercancas a) En su poder b) En consignacin B) Mercancas en trnsito C) Anticipo proveedores 3. Registro, auxiliares e informes A) Compra - venta de mercancas B Conceptos que demeritan el valor de las mercancas C) Estimaciones D) Otros mtodo de valuacin de inventarios a) Costo identificado b) Detallistas 4. Principios d contabilidad aplicables 5. Reglas de valuacin 6. Reglas de presentacin

VI. Pagos anticipados 1. Concepto 2. Diferencias con otros conceptos A) Con carg os diferidos B) Con cobros anticipados 3. Registro, auxiliares e informes 4. Pri ncipios de contabilidad aplicables 5. Reglas de valuacin 6. Reglas de presentacin VII. Activo no circulante 1. Inmuebles A) Concepto B) Clasificacin C) Registro, a uxiliares e informes D) Depreciaciones

4 2. Maquinaria y equipo A) Concepto B) Clasificacin C) Registro, auxiliares e in formes D) Depreciaciones 3. Inversiones intangibles a. Concepto A) Clasificacin B ) Registro, auxiliares e informes C) Amortizaciones 4. Otros activos A) Concepto B) Clasificacin C) Registro, auxiliares e informes 5. Activo diferido A) Concept o B) Clasificacin C) Registro, auxiliares e informes D) Amortizaciones 6. Princip ios de contabilidad aplicables 7. Reglas de valuacin 8. Reglas de presentacin VIII. Pasivo. 1. Pasivo a corto plazo A) Concepto B) Clasificacin C) Registro, au xiliares e informes 2. Pasivo a largo plazo A) Concepto B) Clasificacin. C) Regis tro, auxiliares e informes 3. Pasivo diferido

5 A) Concepto. B) Clasificacin C) Registro, auxiliares e informes 4. Principios d e contabilidad aplicables 5. Reglas de valuacin 6. Reglas de presentacin IX. Caso prctico

6 I. Estudio del activo y pasivo. 1. Concepto y diferencias 2. Presentacin en est ados financieros A) De acuerdo a su disponibilidad B) De acuerdo a su exigibilid ad 3. Clasificaciones A) Activo a) Circulante b) No circulante B) Pasivo a) A co rto plazo b) A largo plazo 4. Transacciones en moneda extranjera A) Objetivo B) Circunstancias que lo originan a) Exportaciones b) Importaciones C) La moneda co mo medio de valuacin a) Tipos de cambio b) Devaluaciones D) Disposiciones Fiscale s a) Aplicacin de las diferencias por fluctuacin en el tipo de cambio. E) Procedim iento para su registro a) Compra-Venta b) Fijo c) Variable F) Presentacin en esta dos financieros a) En el estado de situacin financiera b) En el costo integral de financiamiento del estado de resultados boletn B-3 c) En notas a los estados fin ancieros

7 5. Principios de contabilidad aplicables 6. Reglas de valuacin 7. Reglas de pre sentacin 8. Criterio prudencial I. ESTUDIO DEL ACTIVO Y PASIVO Como ya sabemos la contabilidad es la tcnica utili zada para registrar y resumir en trminos monetarios los movimientos financieros d e una entidad, cuyo objetivo final es la utilizacin de esta informacin para su anli sis e interpretacin. La contabilidad va mas all del proceso de creacin de registros e informes ya que buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y l os resultados financieros; con lo cual se estudia el efecto de diferentes altern ativas y tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futur o. 1. Concepto y diferencias. Los activos son recursos o bienes econmicos, propie dad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios; y pueden variar de acuerd o con la naturaleza de la empresa. Una empresa pequea puede tener un solo vehculo, una modesta oficina; mientras que una gran tienda o una fabrica puede tener por departamento, edificios, maquinarias y equipos, terrenos, mobiliario, cuentas p or cobrar y entre otros. Tambin lo podemos conceptuar como aquel que agrupa los e lementos patrimoniales que representan bienes y derechos propiedad de la empresa . Por lo tanto, est constituido por todos los elementos patrimoniales en los que la empresa ha invertido todos los recursos financieros puestos a su disposicin. E s decir representa la materializacin o el empleo de los recursos financieros.

8 Los pasivos son deudas, todas las empresas tienen pasivos, surgen de la compra de mercancas o servicios a crdito (a plazo) a las cuales se les denomina cuentas por pagar, y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor, la forma en la cual esta representada una deuda, cuando se obtiene dinero en presta mos, es registrado en una cuenta llamada documentos por pagar. Recoge aquellos e lementos que significan para la empresa deudas u obligaciones pendientes de pago . Se le conoce tambin como las fuentes de financiacin ajenas, al representar recur sos financieros ajenos a ella. Las diferencias entre estos conceptos consiste en que mientras el activo proporciona recursos y derechos, el pasivo crea obligaci ones y deudas a la empresa. 2. Presentacin en estados financieros. Los estados fi nancieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto , presentar informacin financiera para que los diversos usuarios de los estados f inancieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Ahora bien, la inform acin financiera que tales usuarios requieren que se enfoque primordialmente es la : a) Evaluacin de la rentabilidad; b) Evaluacin de la posicin financiera, que inclu ye su solvencia y liquidez; c) Evaluacin de la capacidad financiera de crecimient o; d) Evaluacin del flujo de fondos. Los Estados Financieros son documentos esenc ialmente numricos que a una fecha o por un perodo determinado presentan la situacin financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un perodo determinado y e l comportamiento del efectivo. La importancia de los mismos radica en la necesid ad de las empresas por conocer y dar a conocer su situacin financiera, determinad a generalmente en un perodo contable de un ao o menos. Se pueden clasificar de la siguiente manera:

9 Primarios y secundarios: esto depende del grado de importancia que se defina e n cada organizacin. Dinmicos y estticos: se relaciona el periodo que abarcan las op eraciones Ordinarios y extraordinarios: dependiendo del momento en que se formul en. Los Estados Financieros deben cumplir con los requisitos de: universalidad, al expresar la informacin clara y accesible; continuidad, en perodos regulares; pe riodicidad, que se lleven a cabo en forma peridica; oportunidad, que la informacin sea presentada oportunamente para la toma de decisiones. De los datos ms importa ntes que deben contener todos los Estados Financieros se encuentra el nombre del negocio, nombre del documento y perodo que abarca, por quien fue preparado y en su caso las notas adicionales que amplen la informacin respecto a los eventos que los modificaron o modificaran. Estado de situacin financiera o balance general, m uestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada. En lo que concierne a los dos primeros la teora contable seala la necesidad de clasific ar los elementos que conforman cada uno de ellos con base en dos aspectos fundam entales: A) De acuerdo a su disponibilidad. Se debe entender por grado de dispon ibilidad, a la mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en efectivo e l valor de un determinado bien. Un bien tiene mayor grado de disponibilidad en t anto sea ms fcil su conversin en dinero efectivo. De acuerdo a lo sealado en el punt o anterior los activos representan todos los bienes y derechos de una empresa, c omo lo son el efectivo en caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los cliente s y otros deudores, maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificacin de los activos, considerando su disponibilidad se realiza de la siguiente manera: Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos a favor, etc.

10 Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos, bien es inmuebles, etc. Activos diferidos que representan erogaciones efectuadas por la entidad de manera anticipada por las cuales tiene el derecho a recibir un bie n o servicio por un tiempo determinado como son los gastos de instalacin, rentas pagadas por anticipado, etc. B) De acuerdo a su exigibilidad. El termino exigibi lidad contablemente se entiende como el mayor o menor plazo de que se dispone pa ra liquidar una deuda o una obligacin. Una deuda o una obligacin tiene mayor grado de exigibilidad, en tanto sea menor el plazo de que se dispone para liquidarla. Con base a ello, los pasivos estn integrados por todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa y se clasifican de la siguiente manera: Pasivos a corto p lazo que son deudas que se deben cubrir antes de un ao como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras cuentas por pagar. Pasivo a largo pla zo que son las deudas que se deben de cubrir a ms de un ao como son los crditos hip otecarios. 3. Clasificaciones. A. Activo Su clasificacin se hace entendiendo al g rado de disponibilidad que tiene cada uno de los elementos, entendindose por esto , la mayor o menor facilidad que tiene cada elemento para convertirse en efectiv o. Como ya lo mencionamos anteriormente el activo esta constituido por los recur sos o bienes econmicos, propiedad de un negocio, por lo cual se obtendrn beneficio s; y variaran de acuerdo a la naturaleza de la empresa, lo podemos clasificar en activo circulante y no circulante. a) Circulante.

11 El activo circulante es aquel que se forma por los bienes y derechos del nego cio los cuales estn en rotacin o movimiento constante, su principal caracterstica e s su facilidad de convertirse en efectivo. Otra forma de conceptualizarlo es que esta integrado por los elementos que sufren cambios de manera continuada por la propia actividad empresarial. Los rubros que lo integran principalmente son: ca ja, fondo fijo, bancos, cuentas por cobrar, clientes, deudores diversos, inventa rios entre otras. b) No circulante. Activo no circulante o fijo: es aquel que es ta formado por las inversiones destinadas para el uso de la empresa, este tipo d e cuenta tiene poco movimiento, se clasifican en tangibles e intangibles. Puede decirse que el activo no circulante es el conjunto de elementos que permanecen e n la empresa durante un periodo prolongado. Se trata de elementos adquiridos par a ser utilizados, ya sean tangibles o intangibles e inversiones financieras, cua ndo la empresa no piensa desprenderse de ellas Los activos tangibles son aquello s que podemos ver y tocar, como son la maquinaria, el equipo de computo, los edi ficios, por mencionar algunos. A estos activos se les depreciara hasta agotar su valor original y se dan de baja por su venta o por que ya no son de utilidad pa ra la empresa. El alumno deber tener presente que en algunas entidades se conside ra una clasificacin adicional constituida por activos intangibles considerados co mo aquellos que como su nombre lo indica no se pueden ver ni tocar por no tener materia fsica pero representan valores para la empresa, estos activos se debern am ortizar anualmente hasta que desaparezcan de libros, entre otros tenemos las pat entes, los pagos anticipados, etc. B. Pasivo. En el pasivo exigible pueden estab lecerse atendiendo al criterio de exigibilidad, es decir, en funcin de la capacid ad que tienen los elementos de pasivo de ser exigidos en un momento determinado.

12 a) A corto plazo. El pasivo a corto plazo esta representado por aquellas deudas que la empresa debe reintegrar en el plazo de un ao, es decir, cuyo vencimiento e s igual o inferior al ao. Puede denominarse tambin pasivo circulante. Destacan ent re ellas las deudas con los proveedores, o los acreedores comerciales, que se de rivan de la compra de bienes y servicios necesarios para desarrollar la activida d principal de la empresa. b) A largo plazo. El pasivo a largo plazo o fondos aj enos a largo plazo son aquellas deudas que la empresa debe reintegrar en el plaz o superior al ao. Entre estas deudas cabe mencionar los prstamos o emprstitos emiti dos y las deudas con otros acreedores, en todos los casos con vencimiento superi or a un ao. Este tipo de financiacin, junto con los recursos propios, se utiliza p ara financiar la estructura fija, o activo fijo, de la empresa. 4. Transacciones en moneda extranjera. El tema por s solo hace pensar en todos los aspectos que s e relacionan con los contratos tanto nacionales como internacionales que se pact an en moneda diferente a la nuestra; tambin pensamos en los efectos que stas traen consigo para las partes contratantes y sus efectos tambin en el caso de que se p roduzca un incumplimiento de una de esta como son las cancelaciones de contratos o las relaciones diplomticas entre pases. A. Objetivo En aos anteriores las transa cciones en moneda extranjera eran menos frecuentes, ya que solamente un grupo re ducido de comerciantes, industriales, agricultores, por mencionar algunos se vean en la necesidad de realizar operaciones en moneda extranjera. Pero debido al gr an movimiento econmico que fue afectando al mundo en general, en la actualidad la mayor parte de

13 empresas se ven obligadas a realizar alguna operacin en una moneda diferente a la nacional. El trato con proveedores o clientes de otros pases requiere conside rar el manejo de cuentas especficas dentro de la informacin financiera que se prod uce, cuyo tratamiento y presentacin posee cualidades especficas que el alumno debe r precisar en el presente tema. B. Circunstancias que lo originan. Las transaccio nes en moneda extranjera son motivadas principalmente por la adquisicin(importacin ) o venta(exportacin) de bienes o servicios a proveedores o clientes establecidos fuera del territorio nacional. a) Exportaciones Una exportacin es la venta de bi enes producidos dentro del territorio nacional, efectuada a entidades que se enc uentran establecidas en otro pas. La exportacin de la produccin es de vital importa ncia para la adquisicin de divisas, ya que de un sano equilibrio entre el valor d e los productos que se exportan a los que se importan, depende en gran medida la tasa de cambio a que se pueda cotizar la moneda dura que se utiliza para realiz ar las transacciones comerciales. b) Importaciones Las compras realizadas en el extranjero son conocidas como importaciones efectuadas con proveedores internaci onales o con mediadores de estos, pero siempre se realizarn en una moneda diferen te a la nuestra la cual nos causara diferencias monetarias las cuales pueden ser a nuestro favor o en contra a estos eventos se les llama prdidas o ganancias en moneda extranjera. Estas transacciones se tienen que llevar de una manera separa da de las operaciones en moneda nacional, para evitar confusiones con cada tipo de operacin que se realice, adems de que al presentar los estados financieros se i ncluirn rubros especficos para presentar los importes respectivos, no olvidando qu e los mismos debern estar sealados en moneda nacional y que podran requerir de nota s adicionales a los estados financieros. C. La moneda como medio de valuacin.

14 a)Tipos de cambio El Banco de Mxico es el organismo federal encargado de emiti r y dar a conocer manera oficial el tipo de cambio de las monedas extranjeras co n respecto al peso, el mismo es dado a conocer a travs del Diario Oficial de la F ederacin. b) Devaluaciones En pases como el nuestro el valor de nuestra moneda (pe so) se encuentra fluctuando constantemente, con respecto a las de otros pases lo cual repercute principalmente en aquellas empresas que celebran transacciones en moneda extranjera. A la perdida de valor de una moneda se le conoce como devalu acin y la misma repercutir en adeudos de las empresas en otras monedas ya que el t ipo de cambio considerado al celebrarse la transaccin puede variar al momento en que sta se liquida, la diferencia que surge puede manejarse contablemente a travs de una Reserva para fluctuaciones de cambios o bien aplicarse a Gastos y Product os financieros. D. Disposiciones Fiscales Dentro de las disposiciones fiscales q ue afectan las operaciones en moneda extranjera, tenemos: El Cdigo Fiscal de la F ederacin, el cual establece que todas las contribuciones y accesorios sern causados y pagados en moneda nacional, los pagos que se tengan que realizar en el extran jero se podrn pagar en la moneda del pas que se trate1 . La Ley de Impuesto sobre l a Renta nos indica que las operaciones realizadas en moneda extranjera que gener en un ingreso acumulable o una deduccin sern solventadas utilizando la equivalenci a del peso mexicano con la de la moneda de que se trate. En esta ley podemos obt ener la ganancia o prdida cambiaria, el componente inflacionario, Retenciones por pagos en el extranjero, 1 Artculo 20 Cdigo fiscal de la Federacin

15 La Ley del impuesto al activo nos incida que los activos financieros denomina dos en moneda extranjero se debern valuar al tipo de cambio del primer da de cada mes. La ley del Impuesto al activo nos dice que se deber expedir el comprobante e n la moneda que se pacte, refirindose al precio y al IVA relativo, siguiendo los lineamientos del Cdigo Fiscal de la Federacin. Cabe mencionar que en nuestro pas el Cdigo Fiscal de la Federacin establece que las obligaciones contradas en una divis a diferente al dlar de los Estados Unidos de Amrica, se tendrn que convertir en dic ha divisa para obtener su valor en moneda nacional. a) Aplicacin de la diferencia s por fluctuacin en el tipo de cambio. Las fluctuaciones cambiarias se registrara n en una cuenta de utilidad o prdida cambiaria, para obtenerla lo primero que ten emos que saber es el importe del bien o servicio, el tipo de cambio del da en que fue iniciada la obligacin, as como el tiempo en el que estaremos obligados, con e stos datos procederemos a obtener primero la valuacin inicial, y despus nuestra va luacin a final de cada periodo, teniendo estos datos obtenemos la diferencia de l a valuacin inicial y la valuacin final del periodo con esto obtendremos una utilid ad o prdida cambiaria devengada por cada periodo. As es como aplicaremos las difer encias o fluctuaciones cambiarias que se tienen en el periodo. Las transacciones en moneda extranjera tales como compras, ventas, prstamos, cobr os y pagos deben registrarse utilizando las tasa de cambio vigente en el mercado bancario, en el momento en que se realizan las operaciones. El diferencial camb iario que resulte por la variacin entre la tasa de cambio vigente a la fecha del cobro o pago con relacin a la tasa de cambio utilizada en el registro original de la transaccin, debe contabilizarse como parte de los resultados del perodo. Para poder hacer este registro se debe decidir cual mtodo de registro es el que convie ne a la empresa al igual que el analizar la situacin en el mercado de

16 las monedas extranjeras, entre algunos de los mtodos ms importantes encontramos los siguientes: compra venta, tipo de cambio fijo y tipo de cambio variable. E. Procedimientos para su registro a) Compra venta. Este tipo de cambio que se apl ican en las operaciones de la compra y venta de divisas que realizan las casas d e cambio, hoteles, casinos, barcos, por mencionar algunos, debido a su manejo qu e es muy parecido al del tipo variable, se utiliza una cuenta de control en la m oneda o monedas extranjeras que se manejen y forman parte de las cuentas defecti vo. La cuenta se cierra o corta al finalizar el da para determinar el monto de la s operaciones realizadas registradas a tipo de cambio histrico, el cual se ajusta n al tipo de cambio de cierre, para as determinar si hubo utilidad o prdida, con e stos se procede a saldar las cuentas de efectivo registrando el resultado obteni do. Se termina con abrir una subcuenta para las operaciones iniciales del siguie nte da y se les suministra efectivo en moneda nacional y en extranjera para inici ar su operacin al da siguiente. Las divisas pueden venderse o comprarse regularmen te en el sistema bancario de acuerdo a la tasa estipulada para el efecto. Debido a que es el sistema bancario el que maneja estas operaciones, las publicaciones respecto de la cotizacin del da, se hacen desde el punto de vista de stos; es deci r que cuando dice comprador se refiere a la compra que el banco pueda hacer de div isas, y cuan se trata de vendedor representa la tasa de cambio a la que el banco e st poniendo a la venta la divisa. b) Fijo. El procedimiento tipo fijo puedo tomar tres variantes dependiendo de la cuenta complementaria a implementar: de result ados, de balance o de balance al 1X 1. Este procedimiento en todas sus variantes , consiste en abonar o cargar la cuenta de proveedores del extranjero a un tipo de cambio arbitrario, previamente

17 establecido y en registrar la diferencia entre los tipos fijo y real en una c uenta complementaria. Este procedimiento es conveniente implantarlo cuando las v ariaciones entre un tipo de cambio d y otro no sean de importancia ni frecuentes , es decir , cuando existe cierta estabilidad en cambios. c) Variable. Este tipo de cambio vala al tipo de cambio histrico las transacciones realizadas, al final del periodo se ajustan al tipo de cambio del cierre y el resultado se registra c omo una utilidad o prdida en cambios. La variante que se produce en la operacin da como resultado una utilidad o prdida se registra en los resultados sin esperar a l cierre del periodo, y el segundo registro se realiza cuando se obtiene con cer teza el monto real de la prdida o utilidad en cambios de moneda extranjera al cie rre del periodo por las diferencias del tipo de cambio de cierre contra el regis tro en libros. Se registran las operaciones al tipo de cambio del da en que se ll eva a cabo la operacin, utilizando las cuentas correspondientes adicionadas con l a palabra del extranjero. Este tipo de registro es adecuado cuando se tienen ine stabilidad cambiaria. F. Presentacin en estados financieros a) En el estado de si tuacin financiera Es aconsejable que para su adecuada presentacin y revelacin se ha ga la valuacin a la fecha de presentacin. Para saber el monto exacto de la moneda extranjera se utiliza un auxiliar que nos permita controlar el monto en moneda e xtranjera y el equivalente en moneda nacional, que nos indicara el tipo de cambi o con el que fueron efectuadas las operaciones, esto nos permitir la final del pe riodo ajustar los derechos y obligaciones de la entidad al tipo de cambio vigent e al cierre. Para ello podemos utilizar una cuenta complementaria de pasivo deno minada Proveedores extranjeros, en el caso de obligaciones o de Clientes extranjero s en el caso de derechos, ambas debern ser presentadas en el

18 Balance General inmediatamente despus de la cuenta de activo o pasivo correspo ndiente(clientes o proveedores). Los saldos por cobrar y por pagar en moneda extranjera al cierre de operaciones de una entidad deben ajustarse a la tasa de cambio vigente en el mercado bancari o a la fecha del balance general. El diferencial que resulte de dicho ajuste, de be registrarse como parte de los resultados del perodo. b) En el costo integral d e financiamiento del estado de resultados boletn B-3. De acuerdo a lo sealado en e l boletn B-3 de PCGA, En base al principio de Revelacin Suficiente, en el cuerpo de l Estado de Resultados, se deber presentar el costo integral de financiamiento y desglosar su integracin en el cuerpo o en una nota. Los elementos a considerar pa ra la determinacin de dicho costo son: Productos financieros, Ganancias por fluct uaciones cambiarias, Gastos por intereses, Prdidas por fluctuaciones cambiarias y el Resultado por posicin monetaria. c) En notas a los estados financieros Las no tas a los estados financieros las delimita el principio de revelacin suficiente q ue indica que la informacin debe ser clara y comprensible y contener todo lo nece sario para juzgar la situacin financiera, esta informacin puede ir en el cuerpo o al pie de los estados. De forma general diremos que las notas a los estados fina nciero son explicaciones que amplan el origen y significacin de los datos y cifras que se estn presentando en el estado, proporcionando informacin de ciertos evento s econmicos que hayan afectado a la entidad y dar a conocer datos y cifras sobre la repercusin de ciertas reglas particulares polticas y procedimientos contables q ue afectan de un periodo a otro. Algunas de las notas que se deben poner tomando en cuenta las operaciones en moneda extranjera son: - El monto de los activos y pasivos monetarios en moneda extranjera, haciendo hincapi en la posicin en la que se encuentran.

19 - Bases de su registro y tipo de cambio que se utilizo para su evaluacin. - La s restricciones cambiarias que se presentaron. - Efectos presentes o futuros que ocasionaran las reevaluaciones y devaluaciones de la moneda extranjera en el es tado de resultados o situacin financiera.. - Tambin se debe revelar la utilidad o prdida que se despender de la reevaluacin o devaluacin de la moneda, y nos afecte en los resultados de la entidad. - Un punto importante es revelar el tipo de cambi o que selecciono al cierre de los , los estados financieros. 5. Principios de co ntabilidad aplicables. Valor histrico original: Las transacciones y eventos econmi cos que la contabilidad cuantifica se registran segn las cantidades de efectivo q ue se afecten o su equivalente o la estimacin razonable que de ellos se haga al m omento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras debern ser mod ificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su signi ficado, aplicando los mtodos de ajustes aceptados por los principios de contabili dad que en forma sistemtica preserven la equidad y la objetividad de la informacin contable. Realizacin contable: La contabilidad cuantifica, preferentemente en trm inos monetarios, las operaciones que una entidad efecta con otros participantes e n la actividad econmica y ciertos eventos econmicos que la afectan. Dichas operaci ones y eventos econmicos deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocu rran y registrarse en la contabilidad. A tal efecto se consideran realizados par a fines contables: las transacciones de la entidad con otros entes econmicos, las transformaciones internas que modifiquen la estructura de los recursos o de fue ntes o, los eventos econmicos externos a la entidad o derivados de las operacione s de sta, cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en trminos monetarios.

20 Periodo contable. - La necesidad de tomar decisiones en relacin con una entida d considerada en marcha o de existencia continua, obliga a dividir su vida en pe rodos convencionales. La contabilidad financiera presenta informacin acerca de la actividad econmica de una entidad en esos perodos convencionales. Las operaciones y eventos as como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se id entifican con el Perodo en que ocurren: por lo tanto, cualquiera informacin contab le debe indicar claramente el perodo al cual se refiere. Importancia relativa. La informacin financiera nicamente concierne a la que es, en atencin a su monto o n aturaleza, suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones y de cisiones econmicas. Una partida tiene importancia relativa cuando un cambio en el la, en su presentacin, valuacin, descripcin o cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisin de algunos de los usuarios de los estados financieros. Compa rabilidad. - Las decisiones econmicas basadas en la informacin financiera requiere n en la mayora de los casos, la posibilidad de comparar la situacin financiera y r esultados en operacin de una entidad en perodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente. es necesario que las polticas contables sean aplicad as consistente y uniformemente. La necesidad de comparabilidad no debe convertir se en un impedimento para la introduccin de mejores polticas contables, consecuent emente cuando existan opciones ms relevantes y confiables, la entidad debe cambia r la poltica usada y advertirlo claramente en la informacin que se presenta, indic ando, debidamente cuantificado, el efecto que dicho cambio produce en la informa cin financiera. Lo mismo se aplica a la agrupacin y presentacin de la informacin. Re velacin suficiente. - La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los r esultados de operacin y la situacin financiera de la entidad; por lo mismo, es imp ortante que la informacin suministrada contenga suficientes elementos de juicio y material bsico para que las decisiones de los interesados estn suficientemente fu ndadas.

21 6. Reglas de valuacin. Se refieren a la aplicacin de los principios y a la cuan tificacin de los conceptos especficos de los estados financieros. En el caso de mo neda extranjera se establece que las operaciones se deben de contabilizarse apli cando el importe en moneda extranjera, al tipo de cambio que vigente en la fecha de la operacin o aun tipo aproximado y a la fecha de la presentacin de la informa cin deber valuarse al tipo de cambio vigente. Las diferencias por tipos de cambios diferentes deben reconocerse en los resultados del periodo, excepto cuando se p resente una devaluacin muy intensa o en la depreciacin de la moneda contra la cual no existe ninguna forma de cobertura y que nos afecte al pasivo que proviene di rectamente de los activos recientemente adquiridos y facturados en moneda extran jera. 7. Reglas de presentacin. Se refieren al modo particular de incluir adecuad amente cada concepto en los estados financieros Se harn las siguientes revelacion es con respecto a las operaciones en moneda extranjera para su incorporacin a los estados financieros de la empresa: El mtodo que se us. La diferencia neta en cambios en el perodo, que se llev al capit al contable como resultado de aplicar los procedimientos en la entidad extranjer a.

La diferencia neta en cambios en el perodo, que se llev a resultados como consecue ncia de aplicar los procedimientos en la parte integrante. El procedimiento que se seleccion (tipos de cierre o promedio) para convertir los estados de resultado s de entidades extranjeras. 8. Criterio prudencial. La medicin o cuantificacin contable no obedece a un modelo rgido, sino que requiere de la utilizacin de un criterio general para elegir entr e alternativas que se

22 presentan como equivalentes tomando en consideracin los elementos de juicio di sponibles. Este criterio se aplica al nivel de las reglas particulares. Este jui cio debe estar temperado por la prudencia al decidir en aquellos casos en que no haya bases para elegir entre las alternativas propuestas, debindose optar, enton ces por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento que la d ecisin sea equitativa para los usuarios de la informacin contable. Las incertidumb res inevitablemente circundan muchas de las transacciones y eventos econmicos, lo cual obliga a reconocerlos mediante el ejercicio de la prudencia en la preparac in de los estados financieros. Cuando se vaya a aplicar el juicio profesional par a decidir en aquellos casos en que no haya bases para elegir entre alternativas propuestas, deber optarse por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento que la decisin sea equitativa para los usuarios de la informacin cont able. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no justifica la creacin dc reserv as secretas u ocultas o provisiones en exceso, ni realizar deliberadamente, subv aluacin de activos o ingresos o sobreestimacin de pasivos o gastos. II. EFECTIVO 1 . Concepto El efectivo se considera como un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una organizacin para cubrir sus inmediatas obligaciones. No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar co nformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depsitos dados en garanta, coberturas de reserva de capital y/o fondos de re serva legal, prestaciones sociales, depsitos bancarios congelados por intervencin de la institucin financiera u otros motivos, depsitos a plazo fijo, cheques devuel tos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

23 2. El manejo del efectivo. La administracin del efectivo y los valores negociable s es una de las reas ms importantes de la administracin del capital de trabajo. Com o ambos son los activos ms lquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colater al, estos activos lquidos pueden funcionar tambin como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo as el riesgo de una "crisis de sol vencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventario s) se convertirn finalmente en activo mediante la cobranza y las ventas, el diner o efectivo es el comn denominador al que pueden reducirse todos los activos lquido s. El boletn C-1 de La comisin de Principios de contabilidad del IMPC, nos seala lo siguiente: El efectivo debe de estar constituido por la moneda en curso, el cual es propiedad de una entidad y estar disponible para operaciones como depsitos o giros bancarios, telegrficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados. Tambin podemos decir que el efectivo es el dinero depositado en el ban co , el cual no solamente esta representado por monedas y billetes sino tambin po r cheques, rdenes de pago, cheques de viajero, giros entre otros. A. Registro Se considera como registros de efectivo las partidas del activo circulante que se m encionan a continuacin: Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptacin en el pas, con las limitaciones que la Ley impone . Depsitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.

24 Instrumentos de crdito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de g erencia, cheques de viajeros, giros postales y telegrficos y otros instrumentos d e crdito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Em presa. Divisas o monedas extranjeras de libre cotizacin bancaria. B. Auxiliares. Las principales cuentas del efectivo son Caja y Bancos, estas a la vez tienen di versas subcuentas con la finalidad de hacer ms fcil el reconocimiento de los movim ientos que sufren las cuentas principales. El registro del efectivo generalmente se hace a travs de las cuenta de mayor caja y bancos, y estas a su vez en varias subcuentas, por ejemplo: CAJA Fondo fijo Fondo variable BANCOS Cuenta 00123 Cue nta 00115 Cuenta 00014 C. Informes. Los informes del efectivo se presentan princ ipalmente en el estado de situacin financiera, principalmente en las cuentas de c aja y bancos. 3. Cuenta de cheques. A. Concepto El cheque lo podemos conceptuali zar como:

25 Una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librado r tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorizacin para girar en descubierto. Es un documento que ha de librarse contra un banco o una entidad de crdito que tenga fondos a disposicin del librador y de conformidad con un acuerdo expreso o tcito segn el cual el librador tenga derecho a disponer p or cheque de aquellos fondos. Los elementos del cheque son: Librador o girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al banco. Librado o girado: E s el banco o entidad de crdito a la que se le ordena pagar el cheque con los fond os que el librador tiene. Tenedor, tomador o beneficiario: Es la persona que pos ee el cheque( tomador es el primer tenedor). Como queda dicho el cheque es una o rden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagar; entonces se deduce q ue debe ejecutarse por el banco a la presentacin del documento con las modalidade s particulares establecidas para cada tipo de cheque. Tipos de cheques: Cheques al portador: Es aquel que no lleva tarjadas las palabras o al portador, se sede po r entrega manual y es pagado por el banco a la persona que lo presente. Cheque a la orden: Es aquel que lleva borrada las palabras o al portador y no solo puede ser cobrado por la persona cuya orden se gira, sino que por otra siempre que es ta lo seda por endoso. Endoso: Es la transferencia o sesin de un cheque a la orde n que se hace mediante la firma de la persona a la cual se le giro el cheque pue sta al respaldo. El cheque a la orden en estas condiciones se transforma en cheq ue al portador.

26 Cheque nominativo: Es el que lleva trazadas las palabras o a la orden de y o al portador. Solo puede cobrarlo la persona designada, y no es endosable, excepto c uando se deposita en el banco para que este lo cobre debe ser depositado en una cuenta corriente. Cheque cruzado: Es el que lleva dos lneas paralelas y transvers ales y solo puede ser cobrado por un banco existen dos tipos de cheque cruzados que son: Cheque cruzado en general: Es aquel que lleva dos lneas paralelas sin ni nguna inscripcin entre ellas y puede ser cobrado por cualquier banco, este tipo d e cheque cruzado es el de mas uso y son depositados en la cuenta corriente para que el banco proceda a su cobro. Cheque cruzado en especial: Es aquel que lleva entre las dos lneas el nombre de un banco y solo puede ser cobrado por el banco d esignado entre esas lneas. Cuando una empresa abre una cuenta de cheques, el banc o le pide que le llene una tarjeta de firmas donde aparezcan las de todas las pe rsonas autorizadas para firmar o extender cheques de la empresa. Esta tarjeta la guarda el banco en los archivos para que si existe alguna duda en la firma de u n cheque, el cajero pueda compararla con la registrada en la tarjeta, y de esta manera asegurarse de que se ha firmado por una persona autorizada por la compaa. U na vez abierta la cuenta de cheques, el banco entrega cheques numerados, con el nombre de la empresa, su direccin y el nmero de la cuenta. Cada mes la compaa recibi r un estado de cuenta enviado por el banco; ste, muestra los saldos de efectivo, i nicial y final, los depsitos1 los cobros efectuados por el banco a nombre de la c ompaa, los cheques pagados, las deducciones correspondientes a honorarios por serv icios y otros cargos, as como los cheques de clientes que fueron depositados pero que no pudieron ser cobrados por s banco. Todas las adiciones y deducciones en e l estado de cuenta del banco, que no corresponden a depsitos hechos o cheques pag aderos durante el mes, se

27 identifican mediante una letra clave. En el estado del banco aparecer una expl icacin del significado de cada una de estas letras. Las fichas de depsito se preparan por duplicado; el original se entrega al banco y la copia se conserva en los registros de la compaa, para tener un historial de c ada partida depositada. Tambin sirve como una valiosa referencia en caso de que e l banco extraviara la ficha original. La informacin relacionada con los depsitos t ambin puede ser necesaria para efectos de auditoria. Junto con el estado del banco se incluyen las notas de cargo por todas las deduc ciones que no sean cheques y las notas de crdito correspondientes a los increment os que no sean depsitos. B. Ventajas y desventajas. Unas de las principales venta jas de la cuenta de cheques es el de no manejar grandes cantidades de efectivo e n las instalaciones de la entidad. Tener ms control sobre el efectivo y los pagos que deben realizarse. C. Registro, auxiliares e informes. Los auxiliares son las plizas de cheques que son llenadas a extender cada uno de los cheques, estos auxiliares pueden tener v arios formatos pero el ms comn esta representado por las conciliaciones que la emp resa efecta peridicamente.: D. Conciliaciones bancarias. Las conciliaciones bancar ias es un programa que explica la diferencia existente entre el saldo que aparec e en el estado bancario y el registro contable consisten en la comparacin que hac e de los registros contables, de los cheques pagados y cargados a una cuenta dur ante el transcurso de un mes, una semana (en caso de grandes empresas).

28 El saldo que aparece el estado bancario difcilmente concuerda con el contable, es to es debido a operaciones no consideradas contablemente o por el banco. Algunas de las operaciones que no son consideradas por el banco son: Cheques en circula cin: son aquellos cheques registrados y girados por la compaa, pero todava no son pr esentados por el banco para su pago. Depsitos en transito: ingresos considerados contablemente, pero llegaron despus del horario hbil para el corte mensual por par te del banco. Tenemos tambin algunas operaciones que no se consideran contablemente pero que el banco si las realiza, ejemplo de algunas de ellas son: Cargo por servicios: es la suma que los bancos cobran por manejar las cuentas, relativamente estas sumas son pequeas, y dependen del saldo promedio de la cuenta y el nmero de cheques pag ados en el mes. Cargos por depositar cheques sin fondos: estas operaciones surge n cuando por alguna razn se extiende un cheque sin fondos, lo que le ser cobrado c argado a la cuenta de cheques. Crditos por inters ganado: las cuentas por lo regul ar ganan intereses, al final del mes son depositadas a la cuenta y se relacionan en el estado bancario. Los pasos que se tiene que seguir para al conciliacin ban caria son: Comparar las depsitos enumerados en el estado bancario con depsitos reg istrados contablemente. Los depsitos no considerados por el banco se consideran d epsitos en trnsito. Y deben ser agregados al saldo que aparece en el estado bancar io. Ordenar los cheque pagados en forma consecutiva y comparar con los registros contables, cualquier cheque girado pero no cobrado deber ser considerado como ch eque pendiente de cobro que deber ser deducido del saldo reportado en el extracto bancario.

29 A los registros contables se debern agregar las notas de crdito expedidas por e l banco y no consideras en los mismos. Deducir cualquier nota de debito expedida por el banco que no se haya registrado contablemente. Hacer los ajustes corresp ondientes para corregir cualquier error en el estado bancario con el registro co ntable. Determinar el saldo ajustado del estado bancario con el de los registros contables. Realizar los asientos de diario para registrar la conciliacin bancari a. a) Conciliacin aritmtica. La conciliacin aritmtica es aquella en la cual se compa ran los registros de la empresa y los registros del banco, para distinguir los m ovimientos que diferentes, luego se procede a preparar la cdula de la conciliacin aritmtica en la cual debemos presentar el saldo del cual se partir ya sea contable o bancario, para sumarle o restarle las partidas conciliadas y llegar al saldo correspondiente. Teniendo ya la conciliacin de saldos se proceder a realizar los a sientos de correccin o en su caso pedir aclaracin al banco. Para poder realizar es ta formar de conciliar saldos, podemos utilizar las siguiente formulas: En el ca so de partir del saldo contable Saldos contables Mas: Abonos del banco no consid erados por la empresa Abonos contables no considerados por el banco. Menos: Carg os del banco no considerados contablemente Cargos de contables no considerados p or el banco Igual a: Saldo bancario

30 Si partimos del saldo bancario tendramos: Saldo bancario Mas: Cargos del banco no considerados contablemente Cargos de contables no considerados por el banco Menos: Abonos contables no considerados por el banco. Abonos del banco no consid erados por la empresa Igual a: Saldo contable b) Conciliacin contable. En este mtodo el primer paso que tenemos que realizar es una comparacin entre los movimientos contables y los movimientos bancarios, las o peraciones que no sean iguales se les deber poner una marca con la que se les pue da identificar. En segundo lugar utilizaremos un cuadro donde deberemos poner lo s saldos de los cargos y abonos tanto contables como bancarios segn correspondan COMPAIA CARGO ABONO BANCOS CARGO ABONO CONCEPTO SALDO MENSUAL MAS Cargos no correspondidos Contables Bancarios MAS Abon os no correspondidos Contables Bancarios SUMAS SALDOS CONCILIADOS

31 SALDOS IGUALES Ejemplo: Despus de revisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco y los registros de la Empresa, se encuentra las siguientes diferencias: 1. Saldos al 31 de Enero de 2000: Cuenta del Mayor de la Empresa 1,200,000. Estado de Cuenta del Banco 1 ,045,300 2. Los cheques 101001 y 101025 por 29,000 y 30,000 an no han sido cobrad os 3. El depsito de 150,000 del 30-01-2000, no fue abonado en cuenta 4. El Banco devolvi un cheque, por falta de fondos, por 60,000 5. El Banco especifica un carg o por comisin por cheque devuelto de 3,600 6. El cheque 101022 por 11,000, se haba abonado por 10,000 7. El cheque 101018 por 14,500, se haba abonado al Banco por 15,400 Libros Ref Descripcin a) Debe Empresa Libros Haber Debe Banco Haber 1,045, 300 Saldos al 31 de Enero 1,200,000 de 2002 b) Ch/no No.101001 No. 101025 cobrados: 29,000 30,000 150,000 c) Depsito del 30-01-02 no abonado d) Ch. Devuelto falta de fondo 60,000

32 e) Comisin Banco por 3,600 cheque Devuelto f) Abonado de menos, 1,000 Cheque No. 101022 g) Abonado de mas, 900 Cheque No. 101018 1,200,900 64,600 Saldos Correctos 59,000 1,195,300 1,136,300 1,136,300 1,200,900 1,200,900 1,195,300 1,195,300 Se puede hacer dos asientos: uno por los cargos al Banco y otro por los abonos, de la siguiente manera: MES DIA Banco Cuentas por cobrar: Ajustes s/ conciliacin hoy MES DIA DESCRIPCION CUENTAS X PAGAR: Y CUENTAS X COBRAR: Z GASTOS BANCARIOS BANCO Ajustes s/ conciliacin hoy DEBE 1.000 60.000 3.600 64.600 HABER DESCRIPCION DEBE 900 900 HABER Febrero 3 Febrero 3

33 Como podemos observar la diferencia que obtenemos de los dos procedimientos, es que en la aritmtica partimos del saldo bancario o contable para poder llegar a l saldo contrario y en la contable partimos de los dos saldos llegando a saldos conciliados o saldo real, por lo cual la diferencia principal entre ambos proced imientos es el resultado determinado. Los puntos que coinciden de ambos procedimientos es que se parten de una compara cin de los resultados contables y los resultados bancarios a fin de mes, se conci lian los saldos no correspondidos, nos proporcionan los movimientos correspondie ntes para el ajuste. 4. Fondos de caja. A. Concepto. La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos. Es una cuenta que registra el efectivo que ingrese y salga de la Empresa siempre y cuan do no sea depositado en la cuenta bancaria. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una cuenta de sal do deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se enc uentran en la Caja. La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gas tos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque. B. Tipos de fo ndo. En la caja se tiene diferentes tipos de fondos los cuales se establecen de acuerdo a las necesidades de la empresa o entidad, y se clasifican en: a) Fondo variable. Es el importe que determina la administracin para la realizacin de gasto s y compras, los cuales, es necesario pagarlos de manera inmediata, el importe d e este fondo varia peridicamente, dependiendo de las necesidades que se tengan

34 en la entidad. Esta cuenta se carga por su saldo al iniciar el ejercicio y po r los aumentos que tenga en el ejercicio, se abona por el importe de los pagos m enores efectuados. Por sus disminuciones y por asiento de cierre del ejercicio, su saldo es deudor, representa el importe en efectivo del fondo variable de caja . Este fondo puede tener varias subcuentas como se crea conveniente o sea necesa rio, para poder llevar un adecuado control de las diferentes reas o departamentos que requieren realizar pagos menores de inmediato. b) Fondo fijo. Es un fondo d isponible en efectivo que se emplea para compras de poco valor que se pagan con mayor eficacia y comodidad al contado que mediante cheque. Normalmente el fondo de caja chica es fijo, manteniendo una cantidad mnima, que se reembolsa peridicame nte. Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimient os. El establecimiento de dicho fondo se hace mediante retiro en cheque de la ca ntidad convenida Para el establecimiento del fondo fijo de caja chica, se siguen los siguientes pasos: 1. El contador o encargado de la tesorera hace un estudio minucioso de los gastos menores efectuados en un periodo normalmente de un mes; con base en este estudio, se determina una cantidad razonable con la cual se est ablecer el fondo, para lo cual se expide un cheque que ser entregado al responsabl e del manejo del tondo, quien se encargar de cobrarlo obteniendo del banco moneda s y billetes de baja denominacin 2. Al encargado del manejo del fondo , se le esp ecificar la cantidad mxima de los pagos a realizar con el fondo, tales pagos debern estar debidamente autorizados por el personal con facultades para tal efecto. P or cada pago que efecta el encargado del fondo, la persona que lo solicita firma un vale de caja chica. Estos vales son controlados en un registro auxiliar de ca ja chica, el cual puede adoptar la forma de un diario tabular 3. El encargado de l fondo deber mantener en su poder siempre un importe igual al del fondo establec ido, integrado por efectivo y comprobantes. Por ejemplo, si

35 establece un fondo por $2,000.00 y el encargado realiza pagos por $500.00, en este momento tendr en su poder: Efectivo $1 500.00 Comprobantes de gastos menore s $500.00 4. Cuando el impone del fondo llegue a una cantidad que no permita cub rir otros gastos menores1 el responsable del fondo solicitar Su reposicin, entrega ndo los comprobantes respectivos a los cuales se les pondr el sello de "pagado" c on la finalidad de que no puedan volver a ser empleados en futuras reposiciones y solicitar un cheque por dicha cantidad, con lo cual, volver a tener nuevamente e n efectivo el importe del fondo establecido Conviene resaltar que la cuenta del fondo fijo de caja no tendr movimientos durante el ejercicio, salvo cuando el imp orte del fondo sea insuficiente o excesivo en cuyo caso se proceder a incrementar lo o reducirlo respectivamente, segn sea el caso C. Ventajas y desventajas. Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que ex cedan dicho limite, se debern pagar con cheques. Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin. Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. La persona responsable de la caja chica, n o debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal. La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable de l mismo. El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica. Los comprobantes i mpresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

36 D. Registro, auxiliares e informes. Otro de los informes que debemos de consider ar son los libros de mayor y los auxiliares de estos, ya que nos permiten analiz ar el comportamiento de cada cuenta. El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de c omprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo q ue arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Es frecuente que en los arqueos de caja aparez can faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada "Otros i ngresos". Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, dicha cu enta se deber cancelar contra la de "Prdidas y Ganancias". E. Reembolsos Se efectan los reembolsos a caja chica, cuando el dinero proporcionado, es canjeado por va les de caja; este reembolso se va efectuando de acuerdo a las necesidades de la entidad, y solo entonces se registra en los auxiliares, ya sean de fondo fijo o de fondo variable. 5. Principios de contabilidad aplicables. Entidad por que ide ntifica a la entidad y a sus componentes o recursos humanos, fsicos y capital por lo cual determina con cuanto y cuales efectivos cuenta la entidad. Ya que ident ifica los recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social y otra para l ogro de fines especficos e ir-endientes Y en la presentacin de sus estados financi eros solo aparecer los bienes, valores derechos y obligaciones de este ente econmic o.

37 Realizacin; ste principio slo se aplica cuando existen operaciones o eventos eco nmicos que la contabilidad cuantifica, pues se consideran realizados por ella, se aplican cuando; a) cuando se han efectuado transacciones con otros entes econmic os. b) cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifiquen la estru ctura de sus recursos o de sus fuentes. c) cuando han ocurrido eventos econmicos externos a la entidad derivado de las operaciones de esta y cuyo erecto puede cu antificarse razonablemente en trminos monetarios Valor histrico original: este pri ncipio es aplicable cuando los eventos y transacciones se contabilicen segn la ca ntidad de efectivo que de ellos se haga, se aplica el principio para hacer los a justes necesarios segn si hay modificaciones en eventos posteriores que les haga perder su significado. Negocio en marcha; se aplica cuando en los estados financ ieros el efectivo y los derechos son mayores que las obligaciones. Dualidad econm ica; se constituye cuando se presentan lo que se dispone de efectivo (lo que se tiene en caja, bancos, etc.) y cuando se presentan de donde provienen esos recur sos (cobro a clientes, de doctos., prestamos, venta de activos, etc.) Revelacin s uficiente: se utiliza para que en la presentacin de los estados financieros sean clara, entendible y comprensible; que gracias a los auxiliares ayudan al que la informacin sobre el efectivo no sea errneo. Importancia relativa: se aplica cuando en los estados financieros se presenta el efectivo , en trminos monetarios estos se deben de registrar a detalle y gracias a todos tos comprobantes auxiliares q ue nos brinde informacin de entrada y salida de efectivo. Consistencia: guardando todos tos documentos y comprobantes que representen entradas y salidas de efect ivos, y que gracias al principio de consistencia existen procedimientos para que permanezcan en el tiempo; esto con el fin de hacer la comparacin y saber si exis ten prdidas o ganancias, si se han expedido ms cheques que otros meses , etc.

38 6. Reglas de valuacin. El efectivo se valuar a su valor nominal, los metales y las transacciones en moneda extranjera se valuarn al tipo de cambio o cotizacin a la fecha correspondiente de presentacin de los estados financieros En lo a los depsit os de rendimientos que generen intereses, se reconocern conforme se devenguen, pr esentndolos en el estado de resultados. Las valuaciones aplicables a la fecha de los estados financieros del efectivo, se reconocern en el estado de resultados. E l efectivo se considerar como partida monetaria. 7. Reglas de presentacin. Se pres entar dentro del balance general como una de las principales cuentas de activo ci rculante, exceptuando aquellas que tengan alguna restriccin formal respecto a su disponibilidad. Si existiera un remanente despus de la conciliacin deber presentars e como un pasivo a corto plazo. Los cheque no entregados a los beneficiarios ant es de la fecha de cierre se presentaran como parte del efectivo. Las cuentas en moneda extranjera o de metales preciosos debern presentar el tipo de cambio y div isa correspondiente. Toda restriccin se deber revelar en las notas a los estados f inancieros. Los metales preciosos amonedados y las cuentas en moneda extranjera deber indicarse el monto, as como la valuacin, la clase de moneda que se trata las cotizaciones utilizadas para su conversin y el monto en moneda nacional. Se debern indicar los hechos posteriores que modifiquen

39 III. Inversiones temporales. 1. Concepto. Los valores negociables son instrum entos del mercado monetario a corto plazo que pueden convertirse fcilmente en efe ctivo. Tales valores suelen incluirse entre los activos lquidos de la empresa. Lo s valores negociables son fcilmente convertibles en efectivo en el corto plazo y tiene por objeto normalmente obtener un rendimiento hasta el momento en el que e stos instrumentos sean utilizados por la entidad. El objeto fundamental es la de absorber costos de oportunidad, y el beneficio puede surgir de la renta, como d e la diferencia de precio entre la compra y la venta. Generalmente las inversiones temporales consisten en documentos a corto plazo (c ertificados de deposito, bonos tesorera y documentos negociables), valores negoci ables de deuda (bonos del gobierno y de compaas) y valores negociables de capital (acciones preferentes y comunes), adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato para las operaciones. Estas inversiones se pueden mantener temporalmen te, en vez de tener el efectivo, y se pueden convertir rpidamente en efectivo cua ndo las necesidades financieras del momento hagan deseable esa conversin. Las inv ersiones temporales deben ser: 1. Negociables o realizables rpidamente. 2. Destin adas a convertirse en efectivo cuando se necesite, en el termino de un ao o de un ciclo de operaciones, el que sea mas largo. El que sean negociables rpidamente q uiere decir que el valor se puede vender con facilidad. Por ejemplo, si unas acc iones se mantienen muy restringidas (no se negocian pblicamente) es posible que n o tengan mercado o que lo tengan muy limitado y en tal caso puede ser mas apropi ado clasificar los valores como inversiones a largo plazo. Intentar convertirlos es un principio muy difcil en la

40 prctica. Por lo general, la intencin de convertirlos se justifica cuando el efe ctivo invertido se considera fondo de contingencia para usar cuando sea necesari o o cuando se trata de una inversin hecha con efectivo temporalmente ocioso debid o al ritmo del negocio. Cuando se clasifican las inversiones la intencin de la ge rencia se debe apoyar con las evidencias pertinentes, como la historia de las ac tividades de inversin de la compaa, acontecimientos posteriores a la fecha del esta do de situacin financiera, as como la naturaleza y el propsito de la inversin. Los m otivos se basan en la premisa de que una empresa debe intentar ganar un rendimie nto sobre fondos temporalmente ociosos. Motivos de transacciones. Se dice que los valores negociables que se convertirn e n efectivo para realizar algn pago estimado futuro, se mantienen con fines de tra nsaccin.

Motivo de seguridad. Los valores negociables mantenidos por seguridad se emplean para cubrir las cuentas de efectivo de la empresa. Tales valores deben ser muy lquidos, ya que se compran con fondos que se necesitarn, aunque no se sepa exactam ente cundo. Adems protegen a la empresa contra las demandas inesperadas de dinero en efectivo.

Motivo especulativo. Existen valores negociables que la empresa mantiene porque no cuenta de momento con una utilizacin especfica; se dice entonces que tales valo res se mantienen por motivos especulativos. Caractersticas de los valores negociables. Las caractersticas bsicas de los valores negociables afectan el grado de su negociabilidad. Para ser verdaderamente nego ciable, un valor debe representar dos caractersticas esenciales: Un mercado acces ible. El mercado para un valor debe poseer tanto amplitud como profundidad con e l objeto de minimizar la cantidad de tiempo requerido para convertirlo en dinero en efectivo. Amplitud del mercado. Se determina por la cantidad de miembros. Un mercado ampli o, es aquel que cuenta con muchos miembros .El trmino

41 amplitud tambin se emplea para referirse a la distribucin geogrfica de un mercad o. Profundidad del mercado. Se define como la capacidad para absorber la compra o v enta de una gran cantidad de valores en dlares. Probabilidad mnima de perdida de valor. El segundo determinante esencial de la ne gociabilidad consiste en establecer si el precio de mercado recibido cuando se l iquida un valor, difiere significativamente de la cantidad invertida. Proporcin o ptima de los valores negociables en la combinacin de activos de la empresa. Una d ecisin muy importante que la empresa debe saber tomar es exactamente que combinac in de efectivo y valores negociables debe mantener. Esta decisin es difcil de tomar porque comprende una relacin entre la oportunidad de ganar rendimientos sobre fo ndos ociosos durante el periodo de mantenimiento y los costos de corretaje asoci ados a la compra y venta de valores negociables. 2. Tipos de inversin temporal. A . Acciones. a) Acciones preferentes Las acciones preferentes pueden ser monetari as o no monetarias, dependiendo de la base usada para determinar su valor. Por l o general, las preferentes estn valuadas en el balance general convencional, al v alor a la par, al valor agregado manifestado de tales acciones. En este caso, la s acciones refleja dlares del poder general de compra del periodo en el cual se e mitieron las acciones preferentes. Las acciones preferentes se manifiestan en oc asiones al precio de retencin o al valor de su liquidacin en el momento de su liqu idacin, en vez de del valor a pagar agregado manifestado. En ese caso las accione s preferentes se tratan como cuentas monetarias.

42 Las acciones preferentes no monetarias deben reajustarse multiplicando la can tidad de unidad de unidad monetaria que expresan, por la relacin del ndice del pod er general de compra a la fecha de emisin de las acciones. b) Acciones comunes La distincin entre la cuenta de acciones comunes, la cuenta de capital adicional pa gado y la cuenta de utilidades retenidas, son de naturaleza principalmente legal ; todas son componentes de la particin en el negocio de los accionistas. Desde un punto de vista econmico, la participacin neta de los accionistas comunes es una s ola suma residual inseparable; al preparar los estados financieros ajustado al n ivel general de precios quizs sea mejor tratarlos como tal. Si se considera conve niente separar la cantidad de capital invertido (pagado) de las acciones comunes de las utilidades retenidas el primero debe ajustarse por el cambio de los nive les de precios y el ultimo debe tratarse como cantidad residual. Tal separacin no tiene ninguna connotacin legal. Sin embargo, cualquier subdivisin adicional del c apital invertido a lo largo de los lineamientos legales, en capital declarado y en componentes adicionales de capital pagado, es probable que sea confusa. Como informacin financiera, la distincin carece de significado; como informacin legal, l as cantidades de capital declarado y capital adicional pagado, se mantienen fija s en trminos de numero de dlares. En consecuencia, la cantidad fija legal de accio nes comunes y capital pagado adicional creara una ganancia adicional en el poder de compra, que tendr que incluirse en las utilidades retenidas. Esto implicara una parte de a participacin neta de los accionistas comunes tuviera una ganancia a c osta de la otra parte un resultado sin sentido. B. Bonos. Son ttulos valores que incorporan una parte alcuota (parte proporcional) , de un crdito colectivo constituido a cargo de una sociedad o entidad sujeta a l a inspeccin y vigilancia del Gobierno.

43 Cuando las necesidades de fondos de una empresa exceden la posibilidad de su obtencin a travs de un solo prstamo, acude a la emisin de bonos. Un bono representa para la empresa emisora una promesa escrita de pago de un valor determinado y la cancelacin peridica de intereses. Las empresas no pueden emitir bonos con vencimi ento menor a un ao ni mayor a diez, y para ponerlos en circulacin deben cumplir co n una serie de formalidades legales. El comprador o tenedor de un bono se consti tuye en derechos anuales fijos sobre las utilidades; los interese s se les han d e pagar sin importar el nivel de utilidades y antes de que otros inversionistas (los propietarios) reciban rendimientos. Los tenedores de bonos tienen prioridad sobre los activos en caso de bancarrota. Los bonos se establecen generalmente e n dominaciones de $10, $100 o $1000, o en mltiplos de estos nmeros. Este valor se conoce como valor nominal o valor par y constituye el monto que la empresa deber cancelar al vencimiento del bono. Los trminos del prstamo aparecen en un contrato entre la empresa y los tenedores de los bonos. El contrato generalmente lo manej a un fideicomisario, generalmente un institucin financiera, que acta independiente mente y representa los intereses de la empresa emisora y de los tenedores de los bonos. En relacin con la emisin de bonos, las notas a los estados financieros deb en revelar lo siguiente: el carcter general de la emisin, el valor total autorizad o, el valor total emitido, el plazo mximo de vencimientos, la tasa de inters, la f orma de pago de inters, las garantas ofrecidas, las prescripciones convenidas par proteger a los tenedores y las condiciones para la conversin de los bonos en acci ones. A gran mayora de los bonos emitidos recientemente son bonos nominativos, es decir, bonos que contienen el nombre del propietario, a quien se pagan peridicam ente los intereses. Tambin existen bonos de cupones, los cuales llevan anexos cup ones para el pago de los intereses. Segn la clase de garantas existen bonos de gar anta colateral, hipotecarios y sin garanta especfica. Los primeros establecen garan ta las inversiones de la empresa en otras entidades.

44 Los bonos hipotecarios fijan como garanta bienes races de al compaa emisora. Los bonos sin garanta especifica son los que emiten empresas de reconocida solvencia y reputacin. Como atractivo adicional, las empresas incluyen en el contrato el pr ivilegio de convertir las bonos, a opcin del tenedor, en acciones comunes; a esto s se les llama bonos convertibles en acciones. Tambin existen bonos obligatoriame nte convertibles en acciones. Los bonos de serie hacen referencia a aquellos que se vencen escalonadamente, no en una sola fecha determinada. Durante la vida de la emisin paga un inters nominal a la tasa del DTF vigente en cada fecha de pago. El DTF se refiere al promedio de los depsitos a termino fijo. Adicionalmente, of recen sobre tasas de inters, consistentes en medio, uno y hasta cuatro puntos anu ales. Los intereses son pagaderos trimestrales en forma anticipada o vencida a p artir de la fecha de la suscripcin del bono por el tenedor. Los intereses pagados constituyen un gasto financiero para la empresa emisora. C. Valores. Los valore s negociables son instrumentos del mercado monetario a corto plazo que pueden co nvertirse fcilmente en efectivo. Tales valores suelen incluirse entre los activos lquidos de la empresa. Los motivos para mantener valores negociables se basan en la premisa de que una empresa debe intentar ganar un rendimiento sobre fondos t emporalmente ociosos. Los motivos de transacciones surgen cuando los valores neg ociables son factibles cuando se convertirn en efectivo para realizar algn pago es timado futuro, se mantienen con fines de transaccin. Los motivos de seguridad se emplean para cubrir las cuentas de efectivo de la empresa. Tales valores deben s er muy lquidos, ya que se compran con fondos que se necesitarn, aunque no se sepa exactamente cundo. Adems protegen a la empresa contra las demandas inesperadas de dinero en efectivo.

45 Los motivo especulativo existen cuando los valores negociables que la empresa mantiene porque no cuenta de momento con una utilizacin especfica; se dice entonc es que tales valores se mantienen por motivos especulativos. a) Caractersticas de los valores negociables. Las caractersticas bsicas de los valores negociables afe ctan el grado de su negociabilidad. Para ser verdaderamente negociable, un valor debe representar dos caractersticas esenciales: Un mercado accesible. El mercado para un valor debe poseer tanto amplitud como profundidad con el objeto de mini mizar la cantidad de tiempo requerido para convertirlo en dinero en efectivo. Am plitud del mercado. Se determina por la cantidad de miembros. Un mercado amplio, es aquel que cuenta con muchos miembros. El trmino amplitud tambin se emplea para referirse a la distribucin geogrfica de un mercado. Profundidad del mercado. Se d efine como la capacidad para absorber la compra o venta de una gran cantidad de valores en dlares. Probabilidad mnima de perdida de valor. El segundo determinante esencial de la negociabilidad consiste en establecer si el precio de mercado re cibido cuando se liquida un valor, difiere significativamente de la cantidad inv ertida. Proporcin optima de los valores negociables en la combinacin de activos de la empresa. Una decisin muy importante que la empresa debe saber tomar es exacta mente que combinacin de efectivo y valores negociables debe mantener. Esta decisin es difcil de tomar porque comprende una relacin entre la oportunidad de ganar ren dimientos sobre fondos ociosos durante el periodo de mantenimiento y los costos de corretaje asociados a la compra y venta de valores negociables 3. Registro, a uxiliares e informes. Para poder registrar cronolgicamente los eventos econmicos i dentificables y cuantificables que realiza la entidad. Se requiere de un sistema de control contable

46 que asegure la captacin exacta de las operaciones realizadas. En lo relativo a las inversiones temporales de inmediata realizacin, son recomendables los siguie nte procedimientos: a) Por cada transaccin se debe emitir un documento escrito qu e seale la operacin concertada y en la que aparezca la autorizacin correspondiente. b) Todas las operaciones se deben manejar a travs de las cuentas de cheques. Par a las compras o inversiones que se efecten se deben emitir cheques nominativos y en las ventas se debe depositar el importe como fue recibido, tambin en la cuenta de cheques. A. Compra-venta de inversiones. Antes de realizar una operacin de co mpra o venta de inversiones temporales se deben tener presentes distintos concep tos sobre el valor de las mismas entre los que destaca el valor neto de realizac in, el cual de acuerdo a lo sealado por la Normatividad nacional representa el val or de cotizacin en el mercado o el precio de venta de la inversin, menos los gasto s en que se incurra para su enajenacin. Al respecto la Normatividad internacional agrega dos conceptos ms que son el valor razonable que es el importe por el que un activo puede intercambiarse entre un comprador conocedor y dispuesto y un ven dedor conocedor y dispuesto, en una operacin normal de negocios; y el valor de me rcado que es el importe que puede obtenerse de la venta de una inversin en un mer cado activo. Con base en lo anterior las inversiones temporales se clasifican de la siguiente manera: Inversiones de renta fija. Que son aquellas que producen i ntereses y que a su vez pueden consistir en valores que se adquieren a un valor nominal y con el paso del tiempo producen intereses que son pagados peridicamente como los depsitos a plazo, petrobonos, obligaciones, bonos, etc.; y los valores adquiridos con una tasa de descuento que representa un precio menor, alcanzando su valor

47 nominal el da de su vencimiento como los CETES, papel comercial, aceptaciones bancarias, etc. Inversiones de renta variable. Representadas por acciones de soc iedades cuyo precio en el mercado varia segn las leyes del mercado (oferta y dema nda). Sociedades de inversin. Son sociedades annimas que cotizan en la Bolsa de Va lores y que emiten acciones, mismas que son adquiridas por el gran pblico inversi onista. B. Rendimientos. El propio boletn C-1 establece que los rendimientos sobr e inversiones temporales se reconocen en los resultados conforme se devenguen. E llo es congruente con lo manifestado con la NIC en el sentido de que: Los interes es, regalas, dividendos y rentas recibidos con relacin a las inversiones se consid eran generalmente como ingresos, que son el rendimiento de la inversin. Para compr enderlo, a continuacin presentamos algunos ejemplos: a) Depsitos a plazo Alpha y O mega, S.A., invirti $ 20 000.00 en el banco xyz el da 1 de junio de 19x1, a una ta sa de inters del 30% anual, y con vencimiento a28 das. Determinacin de los interese s: Datos: C= $20 000.00 %= 30% anual T= 28 das I= C x % x T / 36 500 I= 20 000.00 x 30 x 28 / 36 500 I= $ 460.27

48 A los 28 das, fecha de vencimiento de la inversin, nos presentamos al banco a cobr ar tanto los intereses como la inversin, depositando dicho importe en el banco. _ ___________________________ ___________________________ Bancos Inversiones tempo rales Depsito a plazo Productos financieros Intereses Cobro de los intereses y de la inversin a plazo de 28 das. C. Impuestos retenidos. Se consideran ingresos por intereses para los efectos de la ley del ISR en su artculo 125, los obtenidos de personas residentes en el pas, por los conceptos de: 460.27 $ 20 460.27 $ 20 000 .00 29 de junio de 19x1 Ganancias, premios y primas de ttulos de crdito: Fraccin III .- Los obtenidos por l a ganancia en la enajenacin de bonos, valores y otros ttulos de crdito, as como los premios y primas que se deriven de dichos ttulos, siempre que sean de los que se coloquen entre el gran pblico inversionista conforme a las reglas generales que a l efecto expida la SHCP. Art. 126, Retencin del impuesto: Quienes paguen los impuestos sealados en el art. anterior estn obligados a retener el impuesto conforme a lo siguiente:

49 Tasa del 20% I .- A la tasa del 20% sobre los diez primeros puntos porcentuales de los intereses pagados. Tratndose de los ttulos de crdito a que se refiere el art . 125 fracc. III se libera de esta obligacin, ya que se enajenan con la intervenc in de instituciones de crdito o casas de bolsa, es decir, el impuesto se retendr po r dichas instituciones de crdito o casas de bolsa. D. Estimaciones 4. Principios de contabilidad aplicables. El principio de contabilidad que debemos de observar con ms inters es el de revelacin suficiente, ya que nos indica que todos los inter ese devengados y reconocidos contablemente a la fecha de su vencimiento, sin imp ortar si ya han sido efectivamente cobrados o no 5. Reglas de valuacin. El costo de adquisicin de las inversiones temporales debe incluir los gastos incurridos en la compra, tales como comisiones, corretajes, etc. Los rendimientos devengados no cobrados al momento de la compra, representan una recuperacin del costo y no f orman parte de los resultados del periodo en que se cobran. Los rendimientos sob re inversiones temporales se reconocen en los resultados conforme se devenguen. A la fecha de los estados financieros se valan como sigue: Las inversiones en val ores negociables a su valor de realizacin. Las inversiones en otros instrumentos, a su costo de adquisicin ms rendimientos devengados, o a su valor estimado de rea lizacin, el menor. Se debern clasificar dentro de los activos circulantes en el es tado de situacin financiera despus del rengln de efectivo. Se valuaran al costo de adquisicin.

50 Se tomara en cuenta su valor nominal y de adquisicin segn la fecha a la que se refieran los estados financieros. Se tomarn el valor de mercado y menos los gasto s incurridos para su realizacin 6. Reglas de presentacin. Los valores negociables de renta variable le siguen en liquidez al efectivo deben aparecer en la seccin d e activo circulante del estado de situacin financiera (suponiendo que se tienen c omo inversiones temporales), inmediatamente despus del efectivo. Los valores nego ciables que se tienen para fines diferentes de los de liquidez e inversin tempora l no se deben clasificar como activo circulante. En la fecha de cada estado de s ituacin financiera que se presente, se deben exponer el costo total y el valor de mercado total de los valores negociables de renta variable, ya sea en el cuerpo de los estados financieros o en las notas que los acompaan. Cuando se presentan estados financieros clasificados se deben revelar el costo total y el valor del mercado total separando el activo circulante del activo no circulante. Adems, en el estado de situacin financiera mas reciente se requiere la exposicin de 1) ganan cias brutas no realizadas y 2) perdidas brutas no realizadas. Para cada ejercici o en el cual se presente un estado de resultados, se requiere en lo relativo a l os valores negociables, la exposicin de 1) la ganancia o perdida neta realizada, incluidas en la utilidad neta, 2) la base sobre la cual se determino el costo en el calculo de la ganancia o perdida realizada, y 3) el cambio en la reserva o p rovisin para valuacin, incluido en la utilidad neta. Adems, se deben revelar las ga nancias y perdidas importantes, realizadas y no realizadas, que se presenten des pus de la fecha de los estados financieros pero antes de su publicacin, y que sean aplicables a valores negociables de renta variable que estn en la cartera en la fecha del estado de situacin financiera mas reciente.

51 Las inversiones temporales que no satisfacen los criterios de valores negocia bles de renta variable se deben clasificar n una lista de valores negociables ti tulada "Valores de deuda" y "Otras inversiones temporales". Si estas inversiones temporales tienen menos liquidez que otras partidas de activo circulante como l as de cuentas por cobrar e inventarios, se deben poner como ultima partida de la seccin de activo circulante.

52 IV. Cuentas por cobrar. 1. Concepto. Las Cuentas por Cobrar representan derec hos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de presta mos o cualquier otro concepto anlogo. Las cuentas por cobrar son activos relativa mente lquidos, que generalmente se convierten en efectivo en un periodo de 30 a 6 0 das. Por lo tanto aparecen en el balance general inmediatamente despus del efect ivo y las inversiones de corto plazo. 2. Clasificacin. Los saldos acreedores en las Cuentas por Cobrar deben reclasificarse como Cuenta s por Pagar si su importancia relativa lo amerita. Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos formando parte d e las Cuentas por Cobrar, deben presentarse deducindose del saldo de la cuenta en la que fueron cargados. Cuando el saldo en Cuentas por Cobrar de una entidad in cluya partidas importantes a cargo de una sola persona fsica o moral, su importe deber mostrarse por separado dentro del rubro genrico Cuentas por Cobrar o en su d efecto, revelarse a travs de una nota a los estados financieros. Cuando existan Cuentas por Cobrar y por pagar a la misma persona fsica o moral, d ebern cuando sea aplicable compensarse para efecto de presentacin en el balance ge neral, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo segn corresponda. A. De acuerdo a su disponibilidad.

53 a) A Corto plazo. Son aquellas cuentas que pueden disponerse de forma inmedia to en periodo menor de un ao. b) A Largo plazo. En las cuentas de largo plazo son aquellas que pueden ser disponibles despus de un periodo superior a un ao, no pue den presentarse dentro del activo circulante, debern presentarse como otros activ os y tener una nota aclaratoria para explicar su situacin. B. De acuerdo a su ori gen. Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las c uales fue constituida la entidad tales como prestamos a accionistas y a funciona rios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exc eso, etc. si los montos involucrados no son de importancia pueden mostrarse como otras Cuentas por Cobrar. Las cuentas a cargo de compaas tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en rengln por separado dentro del grupo Cuentas por Cobrar, debido a que frecuentemente tienen caractersticas especiales en cuanto a su exigibilidad. Si de considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos mas bien tienen el carcter de inversiones por parte de la entidad, debern clasificarse en capitulo especial del activo no circulante . Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por Cobrar: a) A cargo de clientes. Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancas o prestacin de servicios, que representen la actividad normal de la misma. En el ca so de servicios, los derechos devengados deben presentarse como cuentas por cobr ar aun cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de operacin de la ent idad.

54 b) A cargo de otros deudores. En el segundo grupo, debern mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupndolas por concepto y de a cuerdo con su importancia 3. Registro, auxiliares e informes. Las estimaciones p ara cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, etc. deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las Cuentas por Cobrar. En caso de que se presente el saldo neto, debe mencionarse en nota a los estados financieros el i mporte de la estimacin efectuada. Debe quedar claramente establecido en el Balanc e General, o en las notas a los estados financieros, la situacin de las Cuentas p or Cobrar con respecto a gravmenes de cualquier tipo que recaigan sobre ella, res tricciones que tengan por estar condicionada su recuperabilidad a terminacin de o bras, prestacin de servicios, etc. Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deber revelarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados financieros. Ventajas de registrar en Cuentas por C obrar. Por la ndole de sus operaciones, algunas empresas tienen necesidad de expe dir recibos para el cobro de determinados renglones de ingreso. Entre ellos se e ncuentran: El cobro de rentas a los usurarios de bienes inmuebles o muebles. El cobro de servicios prestados, como por ejemplo: reparacin en talleres, de auto tr ansportes y otras mquinas; suministro de energa elctrica; suministro de servicio te lefnico; cobro de fletes y pasajes a grandes embarcadores; anuncios en la prensa; prestacin de servicios profesionales, etctera.

55 Cobro peridico de intereses sobre inversin de capitales a largo plazo. De esta necesidad ha nacido la Cuenta por Cobrar, que es una documento mas compl eto que el simple recibo y cuyas caractersticas y ventajas son: A travs de ella se contabiliza el ingreso devengado, con oportunidad, crendose paralelamente el act ivo correspondiente. Se controla la entrada de fondos previamente, pues el docum ento es una orden de cobro al cajero. En la mayora de los casos se evita el lleva r cuenta personal a los deudores. La Cuenta por Cobrar es necesariamente persona l El sistema de Cuentas por Cobrar se emplea con ventaja absoluta y elimina las cuentas personales especialmente en aquellos casos en que se prestan servicios a clientes no regulares. A. Origen de las cuentas por cobrar. a) Por ventas a crdi to. Representan una de las principales fuentes de ingresos para la empresa, desd e luego, son las que originan un incremento en el activo circulante en las cuent as por cobrar a clientes. b) Por ventas en abonos. Se consideran ventas en abono s, aquellas en las cuales, descontado el pago inicial, el saldo pendiente de liq uidar represente, cuando menos, un 50% del importe de la operacin efectuada, sald o que ser el que se liquide a base de pagos diferidos. B. Estimacin para cuentas i ncobrables. La Comisin de Principios de Contabilidad, hace mencin de las estimacio nes Contables, cuando forman parte de las operaciones normales de una entidad,

56 existen eventos cuyos efectos, a la fecha de presentacin de los estados financ ieros, no son susceptibles de cuantificarse con exactitud, estando en este caso las cuentas por pagar. Frecuentemente, esta estimacin se hace en condiciones de i ncertidumbre en cuanto al resultado de los eventos que han ocurrido o con probab ilidad de que ocurran y que, por lo tanto, involucran el uso del juicio. Por lo tanto no hay forma de afirmar de antemano cules cuentas por cobrar se recuperara y cules no. Por consiguiente, no es posible acreditar las cuentas por cobrar de cl ientes especficos para la estimacin de cuentas por cobrar en el mayor general. Si las cuenta de control de cuentas por cobrar se acreditara por el valor estimado de cuentas de dudoso cobro, esta cuenta no cuadra con la mayora de cuentas de cli entes en el mayor del auxiliar. La nica alternativa prctica, por consiguiente, es acreditar una cuenta separada denominada provisin para cuentas de dudoso cobro, p or un valor estimado de la suma incobrable. Para la Estimacin contable se debe to mar en cuenta lo siguiente. Verdadera necesidad de registrar la estimacin contabl e y establecimiento de polticas adecuadas al respecto. Compilacin de informacin rel evante, suficiente y confiable para respaldar la estimacin contable. Participacin de personal capacitado en la preparacin de la estimacin contable. Evaluacin de la e stimacin a travs de comparaciones con resultados reales posteriores o de la congru encia con los planes de operacin de la entidad. Mtodos para la medicin de las cuent as de cobro dudoso: Mtodo global: Este se aplica en las empresas donde el nmero de clientes es numeroso y resulta poco prctico analizar cada cuenta individual. Par a emplear este procedimiento es indispensable establecer dos conceptos:

57 1.- La base sobre la que debe actuar la experiencia que se ha obtenido en pero dos contables anteriores por cuentas incobrables. 2.- La determinacin del tanto p orciento aplicable a la base elegida. Con relacin la base de elegir, tres concept os gozan de aceptacin, cada uno de ellos con sus argumentos en pro y en contra: a ) Un porcentaje de las ventas a crdito b) Un porcentaje del saldo a cargo de clie ntes c) Un porcentaje de las ventas totales. Para registrar estas cuentas se efe cta lo siguiente: saldo de clientes = $ 43,000,000 cuentas incobrables = $ 1,110,000 Se determina el porcentaje de cobro dudoso: Cuentas incobrables = 1,110,000 = 2. 58% Saldo de clientes 43,000,000 Por lo tanto la cantidad considerada como de cobro dudoso se determina multiplic ando el saldo de las cuentas por cobrar del ejercicio de 1995, que fue de $ 22,5 00,000 por el porcentaje determinado como de cobro dudoso o incobrable de 2.58 Estimacin = 22,500,000 x 2.58% = $ 580,500 El asiento de ajuste ser: Gastos de adm inistracin $ 580,500

58 Estimacin de cuentas dudosas Estimacin para cuentas de cobro dudoso de clientes 580,500 Registro de las cuentas de cobro dudoso de cuentas por cobrar a clientes. En el estado de resultados, esta estimacin forma parte de los gastos de operacin, por lo que disminuye a la utilidad bruta. En el balance general por tratarse de una cu enta complementaria de activo, de naturaleza acreedora, se mostrar disminuyendo e l saldo de la cuenta de mayor clientes. Cuando se demuestra que una cuenta es prcticamente incobrable, se procede a su ca ncelacin. Por un parte el asiento de cargo se tiene que hacer en la cuenta de est imacin para cuentas de cobro dudoso de clientes y no a la cuenta de gastos del pe rodo en que se determina la incobrabilidad de una cuenta y su cancelacin. Por otro lado el abono, se debe hacer a la cuenta de mayor clientes y afectar el registr o auxiliar del cliente particular, reducindolo a cero. Mtodo analtico: Tambin llamad o de clasificacin de cuentas por la antigedad del saldo; este mtodo consiste en el estudio de cada cuenta de clientes para determinar a solvencia de sus saldos. Es practico y posible aplicarlo en las empresas con un nmero reducido de clientes y cuya importancia relativa, representa cierta consideracin en el balance. Para llevar a cabo ste estudio se acostumbra establecer la antigedad de los saldos de cada cliente, que se logra con la integracin de un estado que contiene: a) Nombre de la entidad b) Mencin de tratarse de un anlisis de saldos de clientes con base en su antigedad c) Fecha

59 d) Columnas tabulares que contienen: nmero progresivo o nmero de la cuenta, nom bre del cliente, importe del saldo, y columnas para las siguientes indicaciones: A menos de 30 das, a de 31 a 60 das, de 61 a 90 das, de 91 a 120 das, observaciones . Los elementos de las primeras columnas son sencillas. La descomposicin del sald o se realiza recorriendo en sentido inverso la tarjeta de la cuenta de clientes ( de abajo hacia arriba) hasta encontrar la fecha del ltimo cargo hecha al client e y que regularmente representa ventas. Se relaciona esa fecha con la del balanc e para determinar en que columna se registrar el importe, a continuacin se relacio na el importe de ese cargo, habr terminado la clasificacin, si no es as se contina e xaminando los cargos anteriores, siempre en sentido inverso, hasta integrar la c antidad del importe del saldo. Despus de vaciar todos los saldos de clientes a este estado, obtenindose las sumas para comprobar si el total de clientes coincide con el saldo de la cuenta colec tiva o de control del mayor y si las columnas de clasificacin coinciden con el sa ldo de la cuenta colectiva y con la del total. Despus de formular el estado de anl isis de saldos por antigedad, las cuentas de clientes se someten a tres considera ciones para determinar su solvencia o capacidad de pago Antigedad de saldo Tenden cia de la cuenta Grado de aprovechamiento de facilidades. Mtodo de cancelacin directa:

60 En este mtodo cuando se determina que una cuenta es incobrable, se procede a su c ancelacin en la cuenta colectiva de clientes y en el auxiliar respectivo. Este mto do se recomienda en empresas cuyas ventas son principalmente de contado, y las pr didas por cuentas malas son de poca importancia relativa, no permite un adecuado enfrentamiento de los costos y gastos del perodo contra los ingresos del mismo. Es decir los ingresos por ventas de algn cliente que no ha de pagar su adeudo apa recer en los resultados de un perodo, mientras que, por otra parte, los gastos por cuentas incobrables aparecer en otro ejercicio. 4. Principios de contabilidad ap licables. Entidad.- Deben considerarse cuentas por cobrar de la empresa, nicament e los importes a que se tenga derecho teniendo en cuenta su personalidad econmica y jurdica propia e independiente de toda otra entidad, an cuando se trate de los propietarios de la misma. Valor histrico original.- Las cuentas por cobrar deben registrarse teniendo en cu enta el nmero de unidades monetarias que se tenga derecho a percibir, es decir, c onsiderando el importe pactado al realizar la operacin que las origin, an cuando ha ya que percibirse en una fecha futura. Revelacin suficiente.- Es necesario comple mentar los datos relativos a cuentas por cobrar, con aquellos que modifiquen su valor histrico original , como cuentas incobrables y de cobro dudoso, de manera q ue la informacin contenga en forma clara y comprensible todo lo necesario para ju zgar la situacin financiera y los resultados de operacin de la entidad.

61 5. Reglas de valuacin. Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el balance general como activo circulante inmediatamente despus del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad a vencer a ms de ao o del ciclo normal de las operaciones, deber presentarse fuera del activo circulante. El boletn C-3 establece de acuerdo con el principio de valor histrico contenido en el boletn sobre esquema de la teora de la contabilidad financiera, las cuentas po r cobrar deben computarse al valor pactado originalmente d el derecho exigible. Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones, con ba se en los estudios de valuacin, debern cargarse o acreditarse a los resultados del ejercicio en que se efecten. Las cuentas por cobrar, en moneda extranjera debern valuarse al tipo de cambio bancario que est en vigor a la fecha de los estados fi nancieros. 6. Reglas de presentacin. Cuando se determina que una cuenta por cobra r es incobrable, est deja de ser una activo. La prdida de este activo representa u n gasto, denominado gasto de cuentas incobrables. Las cuentas por cobrar se pued en clasificar por su disponibilidad y por su origen. Considerando su disponibili dad, pueden se cuentas por cobrar a corto plazo y a largo plazo. Se consideran como cuentas por cobrar a corto plazo, aquella cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un ao posterior a la fecha del balan ce, con excepcin de aquellos casos en que el ciclo normal de operaciones exceda d e este periodo, debiendo en este caso hacerse la revelacin correspondiente en el cuerpo del balance o en una nota a los estados financieros.

62 Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el balance general in mediatamente despus del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad a vencer a ms de un ao o de ciclo normal de operaciones, debern presentars e fuera del activo circulante.

63 V. Inventarios La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bien es o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la m isma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunament e, as como tambin conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. 1. Concepto. El inventario constituye las partida s del activo circulante que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mer canca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la v enta o actividades productivas. El inventario es, por lo general, el activo mayo r en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mer cancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.. Otra definicin de inventarios esta dada por la representacin la existencia de bienes mu ebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y ve ndindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. El Inventario Inic ial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en e l Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movi miento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente. En la cuenta Compras se inc luyen las mercancas compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue c reada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinari as, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, n o entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Perdida s o Costo de Ventas.

64 Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de re flejar toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circu nstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cue nta compras. Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General. Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de me rcancas realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Por otro l ado tambin tenemos Devoluciones en Venta, la cual est creada para reflejar las dev oluciones realizadas por los clientes a la empresa. En algunas oportunidades, es pecialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancas que la empresa compr pero que, por razones de distancia o cu alquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacn. Para contabil izar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas en Trnsito. Po r otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin, que no es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han sido adquiridas por la empresa en "consi gnacin", sobre la cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la em presa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. El Inve ntario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del p eriodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo. El contro l interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proc eso de compras El Sistema de Inventario Perpetuo:

65 En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continu o para cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el invent ario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son tiles para preparar l os estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio pued e determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas d irectamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetu o principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y l os automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decis iones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimient o de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. La derivacin del sald o de cada cuenta incluye el inventario: Saldo Inicial + Incrementos (Compras) - Disminuciones costo de las mercancas vendidas = Saldo F inal El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deber resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento.Los registros de inventa rio perpetuo proporcionan informacin para las siguientes decisiones: La mayora de las tiendas de mobiliario, guarda la mercanca en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercanca disponible y dar respuesta e n ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicar oportunamente la disponibili dad de dicha mercanca. Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganiza r el inventario cuando ste se muestra bajo. Si las compaas preparan los estados fin ancieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el inventar io final existente, no es necesario un

66 conteo fsico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo fsico una vez al ao para verificar la exactitud de los registros. Asientos bajo el Sistema Per petuo En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de i nventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compaa registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancas vendidas. La compaa carga tambin a costo de mercancas vendidas y abona el c osto a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancas vendidas llevan un saldo actual durante el periodo. Registro en el diario 1. Compras a crdito de $560,000: 2. Inventario $560,000 3. Cuentas p or pagar $560,000 4. 2. Ventas a crdito de $900,000 (costo $540,000): -1Cuentas p or cobrar $900,000 Ingresos por ventas $900,000 -2Costo de mercancas vendidas $54 0,000 Inventario $540,000 3. Asientos de fin de periodo: No se requieren asiento s. Tanto el inventario como el costo de mercancas vendidas estn actualizados. Regi stro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ve ntas $900,000 Costo de mercanca vendidas < $540,000> Margen Bruto $360,000 Balanc e final (parcial):

67 Activos Circulante: Efectivo $xxx,xxx Inversiones a corto plazo $xxx,xxx Cuen tas por cobrar $xxx,xxx Inventarios $120,000 Cargos pagados por adelantado $xxx, xxx El Sistema de Inventario Peridico: En el sistema de inventario peridico el neg ocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, ms bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo fsico del inventario disponible y aplica l os costos unitarios para determinar el costo del inventario final. sta es la cifr a de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza tambin para calcula r el costo de las mercancas vendidas. El sistema peridico es conocido tambin como s istema fsico, porque se apoya en el conteo fsico real del inventario. El sistema p eridico es generalmente utilizado para contabilizar los artculos del inventario qu e tienen un costo unitario bajo. Los artculos de bajo costo pueden no ser lo sufi cientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al da del inv entario disponible. Para usar el sistema peridico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspeccin visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el d ueo o administrador pueden visualizar las mercancas existentes. Asientos bajo el S istema Perpetuo En el sistema peridico, el negocio registra las compras en la cue nta compras (como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario continua llevando el saldo inicial que qued al final del perodo anterior. Sin embargo, al f in del perodo, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financier os. Un asiento de diario elimina el Saldo Inicial, abonndolo a Inventario y cargnd olo a Ganancias y Prdidas. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final, basndose en el conteo fsico. El cargo es a inventario, y el abono a Ganancias y Pr didas. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes.

68 Registro en el diario 1. Compras a crdito de $560,000: 2. Inventario $560,000 3. Cuentas por pagar $560,000 4. 2. Ventas a crdito de $900,000 (costo $540,000): 1 Cuentas por cobrar $900,000 Ingresos por ventas $900,000 3. Asientos de fin de periodo para actualizar el inventario: -1 Ganancias y Prdidas $100,000 Inventario (saldo inicial) $100,000 2 Inventario (saldo final) $120,000 Ganancias y Prdidas $120,000 Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos po r ventas $900,000 Costo de mercanca vendidas: Inventario Inicial $100,000 Compras $560,000 Inventario Final <$120,000> Costo de mercancas vendidas $540,000 Margen Bruto $360,000 Balance final (parcial): Activos Circulante: Efectivo $xxx,xxx I nversiones a corto plazo $xxx,xxx Cuentas por cobrar $xxx,xxx Inventarios $120,0 00 Cargos pagados por adelantado $xxx,xxx

69 Clculo Del Costo Del Inventario Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histrico, como lo requiere el principio del costo. El costo del inv entario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el prec io de venta de las mercancas. El costo de inventario incluye el precio de factura , menos cualquier descuento de compras, ms el impuesto sobre las ventas, los aran celes, los cargos por transporte, el seguro mientras est en trnsito y todos los ot ros costos 2. Tipos de inventarios. Las empresas dedicadas a la compra y venta d e mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las resta ntes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y analizada so bre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas princi pales y auxiliares relacionadas con esos controles A. Mercancas. El inventario de mercancas lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bi en sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin se r modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Tenemos dos tipos de inventarios que son: a) En su poder. Las empresas co merciales pueden clasificarse en 2 grupos generales: las que venden productos y las que proporcionan servicios. Los negocios que venden productos, los inventari os de materias primas convertidos en productos terminados constituyen algunos de los activos ms importantes de la compaa. Existen 3 tipos bsicos de inventarios pero para poder explicarlos tenemos que ver primeramente su concepto y lo que debe i r registrado en ellos. Materias primas y materiales: los importes aqu registrados deben referirse a los costos de adquisicin de los diferentes artculos, ms todos lo s gastos adicionales incurridos en colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso

70 de fabricacin, tales como: refacciones para mantenimiento, empaques o envases de mercanca. Productos en proceso: por la naturaleza continua del proceso de fabr icacin y la necesidad de preparar informacin a ciertas fechas, contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y por tanto los artculos que an no estn terminad os se valuarn en proporcin a los diferentes grados de avance que tengan en cada un o de los elementos que forman su costo. Productos terminados: este concepto comp rende aquellos artculos que se destinarn preferentemente a la venta dentro del cur so normal de las operaciones y el importe registrado equivaldr al costo de produc cin tratndose de industrias y al de adquisicin si se trata de comercios. Los artculo s terminados entregados en consignacin, deben formar parte del inventario al cost o que les corresponda. Inventarios para una empresa comercial. Al inventario de una compaa comercial se le reconoce por lo general como inventarios de mercancas o simplemente inventario. Inventarios para un fabricante. Un fabricante generalmen te tiene tres tipos generales de inventarios: Materias primas: constituyen los m ateriales bsicos utilizados para manufacturar el producto final. Productos en pro ceso: representa los bienes que se estn produciendo y que no se han terminado. Pr oductos terminados: representan bienes que se han terminado y que se tienen list os para su venta. As mismo al igual que un fabricante, un comerciante podr tener ms de una cuenta de inventarios para cada tipo bsico de inventario. b) En consignac in.

71 Son las mercancas que el comerciante remite a una persona llamada comisionista , para ser vendidos por cuenta del primero y de acuerdo con las instrucciones es tipuladas. Una opcin que utilizan los comerciantes para aumentar el volumen de la s ventas que no requiere de fuertes desembolsos, el cual consiste en remitir mer cancas a comisionistas, radicados en la misma plaza o fuera de ella, para que las vendan por cuenta del comerciante, y a quienes se les asigna una comisin en pago de sus servicios. Esta forma de venta logra incrementar el volumen de sus venta s con menos gastos y en consecuencia, con mayor margen de utilidad. Procedimient o global: consiste en registrar en una cuenta denominada Mercancas en consignacin todas las operaciones relacionadas directamente con el envo administracin y venta de las mercancas consignadas a comisionistas. La cuenta de mercancas en consignacin tiene un movimiento muy semejante al de la cuenta de mercancas generales, por lo que respecta a su saldo, este representa el inventario final de mercancas en con signacin una vez que se le ha cargado la utilidad neta obtenida en la venta de me rcancas en consignacin. Se carga: Del precio de costo de las mercancas remitidas en consignacin. Del importe de los gastos que origine la remesa de mercancas. Del im porte de los gastos que el comisionista efecte por cuenta del comitente, para la administracin y venta de las mercancas a l consignadas. Del importe de la comisin a favor del comisionista. Al final del ejercicio, del importe de la utilidad neta en la venta de la mercanca en consignacin. Se abona: Del importe de las ventas efe ctuadas. Del precio de costo de las mercancas devueltas por el comisionista. Su s aldo: Es deudor y representa el costo del inventario final de mercancas en consig nacin, el cual se debe presentar en el Balance General, dentro del activo circula nte.

72 B. Mercancas en trnsito. Es cuando se adquiri alguna articulo, mercanca o producto f uera de la entidad del negocio y se requerir algunos das para que estas lleguen de manera fsica a los almacenes de la empresa y sea entregada. Con la finalidad de disponer de mercanca que no se producen o se distribuyen en la localidad en que s e encuentra nuestra empresa, y tambin para obtener mercancas de mayor calidad o ms bajo precio, en ocasiones realizamos compras de mercancas en otras ciudades. Las compras que efecta una entidad econmica para abastecerse de las mercancas objet o de su operacin, se clasifican en atencin al lugar de origen de sus proveedores, en locales y forneas. * * Compras locales: son aquellas que se efectan con proveedoras que radican en la mi sma localidad o plaza de la Entidad compradora. Compras forneas: son aquellas que se efectan con proveedores cuyo domicilio social se ubica en plaza diferente a l a entidad adquirente. Las compras forneas se dividen en nacionales e internaciona les. a) Compras forneas Nacionales: son aquellas que se celebran con proveedores que r adican en plaza distinta a la de la entidad compradora, pero dentro del mismo pas . b) Compras forneas Internacionales: son compras efectuadas a proveedores extran jeros. La cuenta de "Mercancas en trnsito". Para ejercer un adecuado control conta ble de las compras de mercancas fuera de plaza, mientras llegan al almacn de nuest ra empresa, loas registramos en una cuenta particular que puede considerarse com plementaria de la cuenta de

73 almacn, comnmente denominada "Mercancas en trnsito" y conforme las recibimos en n uestro almacn registramos sus entrada en la cuenta de almacn. Se carga cuando: Al iniciar cada periodo; por el importe de facturas, notas, etc. De las compras de mercancas fuera de plaza, an no recibidas en el almacn de nuestra empresa. En el transcurso del periodo; por el importe de facturas, notas, etc. De las compras de mercancas fuera de plaza, que se efecten en el transcurso del periodo. Se abona cuando: En el transcurso del periodo; por el costo de adquisicin, segn facturas, notas, etc. De las mercancas compradas fuera de plaza recibidas en el almacn de nuestra e mpresa. C. Anticipo a proveedores. Son aquellos representados por los anticipos en efectivo que le son entregados a los proveedores antes de que la mercanca sea entregada. En ocasiones, por las caractersticas o la demanda de ciertos productos , los proveedores exigen a sus clientes anticipos a cuenta de sus pedidos. Las e mpresas que tengan que efectuar desembolsos por este concepto, debern registrarlo s dentro del captulo general de inventarios en una cuenta especfica. Tambin para di sponer oportunamente de las mercancas que necesitamos o para adquirir un tipo esp ecial de mercancas, entregamos anticipos a los proveedores. Las cantidades de din ero que entregamos a los proveedores por concepto de "anticipos" las registramos en una cuenta particular denominada precisamente "Anticipos otorgados a Proveed ores". Esta cuenta es de activo, pues las cantidades entregadas como anticipo, s on un recurso de nuestra empresa. Se carga cuando:

74 Al iniciar cada periodo; por los anticipos entregados a proveedores, por los cuales an no recibimos mercancas. En el transcurso del periodo; por los anticipos que entregamos a proveedores en el transcurso del periodo. Se abona cuando; En el transcurso del periodo; por el costo de adquisicin de mercancas recibidas por las que otorgamos anticipos. 3. Registro, auxiliares e informes. A . Compra - venta de mercancas. El ciclo de una entidad comercializadora comienza con el efectivo, que se usa para comprar inventarios. Las compras, en el sentido contable son slo aquellos artculos del inventario de mercancas que compra la empre sa para volver a venderlos a los clientes en el curso normal de los negocios. Ex isten dos tipos principales de descuentos de los precios de compra; los descuent os por pronto pago (llamados descuentos sobre compras) y los descuentos comercia les. Descuentos sobre compras, este es una recompensa por pronto pago, es decir el cliente paga su adeudo antes del vencimiento dentro de un periodo de vencimie nto que establece el proveedor. Descuentos comerciales, opera en funcin de que a mayor sea el volumen de compra, menor ser el precio por cada artculo. No existe un a cuenta especial para el descuento comercial y no se hace un asiento especial p ara un descuento comercial. En lugar de esto todos los asientos contables se bas an en el precio neto de la compra despus de rebajar el descuento comercial. Devol uciones y bonificaciones sobre compras La mayor parte de los negocios permiten a sus clientes devolver la mercanca que est defectuosa, daada en el embarque o que p or algn otro motivo sea inadecuada para la venta. Si el comprador decide conserva r las mercancas

75 daadas el vendedor puede rebajar una bonificacin del importe que debe el compra dor, debido a que las devoluciones y las bonificaciones estn estrechamente relaci onadas, por lo general se registran en una sola cuenta, Devoluciones y bonificac iones sobre compras. La devolucin y la bonificacin tienen dos efectos: a) disminuy en el pasivo y b) disminuyen el costo neto de la compra, motivo por el cual se a credita Devoluciones y bonificaciones sobre compras. Durante el periodo de negoc io registra en la cuenta de Compras el costo del inventario comprado. El saldo d e compras es un importe bruto porque no incluye las disminuciones por descuentos , devoluciones o bonificaciones sobre compras. Compras (cuenta con saldo deudor) Menos = Descuentos sobre compras (cuenta con saldo acreedor) Menos = Devolucion es y bonificaciones sobre compras (cuenta con saldo acreedor) Igual = Compras ne tas (un subtotal, no una cuenta por separado) Costos de transportacin El costo de transportacin de desplazar mercancas desde el vendedor al comprador puede ser imp ortante, el contrato establece quien paga los cargos del viaje (condiciones LAB = libre a bordo). Con el LAB en el pto. de embarque la propiedad se traspasa cua ndo el inventario abandona el lugar de negocios del vendedor (punto de embarque) el comprador es propietario de las mercancas mientras estn en trnsito por lo cual paga el costo de transportacin y en las condiciones LAB al destino, la propiedad se traspasa hasta llegar a su destino por lo que el vendedor paga el costo de tr ansportacin. Venta de mercancas. La venta de inventarios se puede hacer de contado o a crdito.

76 Ventas de contado. Con frecuencia las ventas de los comerciantes al detalle c omo son las tiendas por departamentos, por ejemplo farmacias, restaurantes, etc. se hacen de contado. Ventas a crdito.- La mayor parte de las ventas que realizan los comerciantes mayoristas, los fabricantes y los comerciantes al detalle se h acen a cuenta (a crdito) Descuentos sobre ventas y Devoluciones y bonificaciones sobre ventas, son contracuentas de Ingresos por ventas, del mismo modo que Descu entos sobre compras y Devoluciones y bonificaciones sobre compras son contra cue ntas de Compras. La venta neta se calcula en forma similar a la compra neta: Ing resos por ventas (cuenta con saldo acreedor) Menos Descuentos sobre ventas (cuen ta con saldo deudor) Menos Devoluciones y bonificaciones sobre ventas (cuenta co n saldo deudor) Igual= Venta neta (un subtotal, no una cuenta por separado) B. Conceptos que demeritan el valor de las mercancas. El valor de una mercanca pue de disminuir por diferentes razones y como dichas disminuciones se reflejan en u na reduccin a los resultados y algunos impuestos. Es conveniente informar cul es l a causa por la que el valor ha disminuido. Los motivos ms comunes son: Rebajas co ncedidas sobre el precio de venta. Exceso de produccin y falta de venta. Ofertas concedidas. C. Estimaciones.

77 Hay ocasiones en que los inventarios en existencia posiblemente no puedan ser vendidos por diversas causas as, es necesario que la empresa reconozca esta situ acin en su informacin financiera, teniendo presentes los principios de realizacin y periodo contable, que requieren por una parte que los ingresos se enfrenten con los costos y gastos del periodo, para ello se establecen estimaciones y provisi ones no exactas, pero s que permitan un adecuado enfrentamiento entre ingresos y costos. El boletn C-4 seala cuando el deterioro, la obsolescencia, el lento movimie nto y otros causa indiquen que el aprovechamiento o realizacin de los artculos que forman parte del inventario resultara inferior al valor registrado, deber admiti rse la diferencia como una prdida del ejercicio. D. Otros mtodos de valuacin de inve ntarios. a) Costo identificado. Se utiliza cuando los artculos tiene ciertas cara ctersticas especiales como su costo de adquisicin o produccin Es el mayor costo ind ividual de la mayor parte de los negocios de comercializacin Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los inventarios por sus costo s unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los mtodos de costeo de inventarios son: costo unitario especfico, costo promedio ponderado, costo de pri meras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de ltimas entradas primeras salid as (UEPS). Costo Unitario Especfico: Algunas empresas tratan con artculos de inven tario que pueden identificarse de manera individual, como los automviles, joyas y bienes races. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo u nitario especfico de la unidad en particular. Por ejemplo, un concesionario de au tomviles tiene dos vehculos en exhibicin; un modelo "x" que cuesta $14,000 y un mod elo "y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el modelo equipad o en $19,700; el

78 costo de mercanca vendida es de $17,000 el costo especfico de la unidad; el mar gen bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700 - $17,000). Si el automvil "x" es e l nico que queda en el inventario disponible al final del periodo, el inventario final es de $14,000. Costo Promedio Ponderado: El mtodo del costo promedio ponder ado, llamado a menudo mtodo del costo promedio se basa en el costo promedio ponde rado del inventario durante el perodo. Este mtodo pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unida d baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El cos to promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancas disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el nmero de unida des disponibles. Calcule el inventario final y el costo de mercancas vendidas, mu ltiplicando el nmero de unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de mercancas disponibles para la venta es de $90,000 y estn disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidade s del mismo artculo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de mercancas vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000 ). Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el mtodo de primeras entradas, primeras salidas, la compaa debe llevar un registro del costo de cada u nidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para ca lcular el costo de las mercancas vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que ent ran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancas ven didas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El invent ario final se basa en los costos de las compras ms recientes. Costo de ltimas Entr adas, Primeras Salidas (UEPS): El mtodo ltimas entradas, primeras salidas dependen tambin de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancas

79 vendidas. Este mtodo deja los costos ms antiguos (aquellos del inventario inici al y las compras primeras del periodo) en el inventario final. b) Detallistas. E n este mtodo el importe de los inventarios es obtenido por medio de al valuacin de las existencias a precios de ventas y deducindoles los factores de margen de uti lidad bruta, para pode obtener el costos de algunos artculos. Las empresas que se dedican a las ventas al menudeo son la que utilizan generalmente este mtodo, por que les facilita la determinacin del costo de venta y los saldos de inventarios. Los establecimientos de ventas al detalle (farmacias, ferreteras, etc.) usan el mtodo de ventas al detalle para estimar el costo de sus inventarios. Este mtodo se basa en le modelo de costo de las mercancas vendidas, sin embargo es necesario q ue la empresa registre las compras de inventarios tanto al costo, como al precio al detalle (de venta) como aparecen en las etiquetas de precios. Al rebajar los ingresos netos por venta (un importe al detalle) de las mercancas disponibles pa ra la venta al de talle se obtiene el inventario final al detalle por la razn del costo para calcular el inventario final al costo. Aunque el mtodo de ventas al d etalle es una tcnica de estimacin algunos comerciantes minoristas lo utilizan para calcular el valor del inventario para los estados financieros. Para operar este procedimiento, en lo general se requiere de uno o varios guarda almacenes en do nde se depositan los efectos y se movilicen mediante documentos. No obstante en empresas que venden al detalle, donde las mercancas son accesibles a muchos emple ados, se puede conocer la utilidad bruta diariamente por el siguiente procedimie nto: a) Toda mercanca que se compre deber ser marcada en clave con su precio de co sto. b) Al efectuarse la venta, en la boleta del mostrador se anota tanto el pre cio de venta como el de costo en clave para cada artculo.

80 c) Diariamente en una hoja de concentracin se listan por clase los artculos ven didos tomando los datos de las boletas del mostrador e indicando tanto el precio de venta como el de costo traducido de la clave. d) Se determina por clases, es decir, con respecto a cada artculo: Las unidades de salidas. Su precio de costo. Su precio de venta. e) Estos datos sirven para correr los asientos de: Caja a c osto de ventas por el importe de las ventas. Costo de ventas a almacn por el cost o de dichas ventas. De la hoja de concentracin se toman datos para efectuar las t arjetas de almacn, las que en este caso tendrn una columna ms que ser la de precio d e venta, ofreciendo con ello elementos para determinar la utilidad bruta que arr ojen las transacciones de cada artculo. 4. Principios de contabilidad aplicables. 1. Entidad. Seala que la personalidad de una entidad es totalmente independiente de la de sus propietarios, por lo que sus estados financieros slo incluirn bienes , derechos valores y obligaciones de la misma. 2. Realizacin. Seala que las operac iones deben ser registradas, cuando: a) Se consideren plenamente realizadas. b) Cuando se tengan transformaciones internas que modifiquen la estructura de sus r ecursos o sus fuentes. c) Cuando hayan ocurrido eventos econmicos externos a la e ntidad o derivado de sus operaciones, y que sus efectos puedan ser cuantificados razonablemente en unidades monetarias. 3. Periodo contable. Seala la necesidad de elaborar informacin financiera en periodos regulares y convencionales (mensuales , anuales) con la finalidad de poder conocer la situacin financiera y los resulta dos de operacin de las entidades. Lo anterior obliga a que las operaciones y sus efectos sean

81 registrados en el perodo en que ocurren, consecuentemente, los costos y gastos de la entidad deben identificarse con el ingreso que originaron, no importando la fecha en que sean pagados. 4. Valor histrico original. Indica que las operacio nes econmicas que la contabilidad vala se registrarn de acuerdo al precio pactado d e la operacin, o su equivalente, o la estimacin razonable que se haga de ellos al momento de su realizacin contable. Las cifras anteriores pueden ser modificadas s i ocurren situaciones posteriores que les hagan perder su significado, siempre y cuando se apliquen mtodos de ajuste en forma sistemtica que mantengan la imparcia lidad y objetividad de la informacin. 5. Dualidad econmica. Indica que toda operac in practicada produce a la entidad que la realiz, una accin y una reaccin en la mism a intensidad pero en sentido inverso. Este principio fue conocido antiguamente c on el nombre de Teora de la partida doble. 6. Revelacin suficiente. Indica que la in formacin contable que se muestre en los estados financieros debe contener de mane ra clara y comprensible, todo lo necesario para poder evaluar sus resultados de operacin y su situacin financiera. 7. Consistencia. Establece que la informacin con table debe obtenerse y proporcionarse aplicando los mismos criterios de cuantifi cacin y clasificacin, con la finalidad de que pueda ser comprobable en cualquier m omento. 5. Reglas de valuacin. Las reglas de valuacin se refieren a la forma en qu e los contadores deben cuantificarlos conceptos especficos de los estados financi eros; es decir, a la materia que se asignan valores monetarios a tales conceptos . Por ejemplo, si tenemos un saldo a favor de la empresa, representado a cuentas por cobrar en clientes, derivado de venta de mercancas a crdito por $10,000 las r eglas de valuacin nos sealan que para mostrar un importe correcto que represente l o que la empresa espera recibir en tiempo oportuno y condiciones normales, debem os efectuar un anlisis de los clientes para determinar una cantidad "Estimada" qu e

82 corresponda a lo que probablemente no paguen los clientes, ya que sea por inc umplimiento de su obligacin, cambio de domicilio, por quiebra o muerte de alguno de ellos, este importe estimado disminuirlo del importe principal para revelar " razonablemente" el importe de las cuentas por cobrar. Supongamos que la estimacin arroja un importe de $ 1,000 entonces la valuacin de estas cuentas por cobrar a clientes se representar de la siguiente manera en los estados financieros: Saldo de clientes $10,000 9,000 1,000 Estimacin para cuentas de cobro dudoso Cantidad r azonable por pagar Su cuenta con reglas de valuacin por el efectivo de caja, bancos, inversiones tem porales, inventarios, pagos anticipados, activos fijos o inmuebles, planta y equ ipo (activos intangibles), pasivo, etc. 6. Reglas de presentacin. Sealan la forma adecuada de estructura de los estados financieros, segn criterios establecidos y aceptados como vlidos a nivel de generalidad. Esto es necesario, ya que todo debe seguir un orden para lograr una presentacin adecuada y los estados financieros n o son la excepcin, por eso la primera partida que aparecer en el balance general e s el efectivo en caja y bancos, y los valores de inversiones temporales; ensegui da, las cuentas por cobrar a clientes, documentos por cobrar y otros deudores, i nventarios y pagos anticipados; en otro grupo entraran los bienes destinados al uso, como terreno, mobiliario, y equipo de oficina, equipo de reparto, etc. y de igual forma se ordenaran y clasificaran las deudas y obligaciones a cargo de la entidad y el capital contable. PCGA Boletn C-4 El rubro de inventarios lo consti tuyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la produccin para su po sterior venta, tales como materia prima, produccin en proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilizan en

83 el empaque, envase de mercancas o las refacciones para el mantenimiento que se consuma en el ciclo normal de operaciones. Los artculos de mantenimiento que no se consuman durante el ciclo normal de opera ciones y los que se utilizaran en la construccin de inmuebles o maquinaria no deb en clasificarse como activo. El boletn C-4 establece que para una correcta perscu tacin del rengln de inventarios, hay que tener en cuenta los principios de Revelac in Suficiente de Importancia Relativa y Consistencia (actualmente comparabilidad) . Por la naturaleza de la cuenta de inventarios, su presentacin en el balance gen eral debe hacerse dentro del activo circulante, detallando las partidas que lo c omponen segn se trate de empresas industriales o comerciales, iniciando con los c onceptos que estn listos para su venta, continuando con los que requieren transfo rmacin, deduciendo la provisin para inventarios de lento movimiento y obsoleto y a gregando las mercancas en trnsito y los anticipos para proveedores para presentar de esta manera una cifra neta de inversin en inventarios. En virtud de los proced imientos alternativos que pueden usarse para la evaluacin de inventarios, stos se presentarn en el balance general con indicacin del sistema (a este costo absorbent e, a costo directo, costo o mercado el menor, a valor de mercado) y mtodo (costo identificado, costo promedio, primeras entradas, primeras salidas, ltimas entrada s primeras salidas, etc.)a que estn valuados. Cuando por cualquier circunstancia los sistemas y/o mtodos de valuacin hubiesen cambiado en relacin al ejercicio anter ior, ser necesario hacer la indicacin correspondiente, explicando los efectos en e l rubro de inventarios y en los de la empresa. En el caso de inventarios actuali zados se deber revelar el mtodo y procedimiento seguido. -

84 Deben destacarse si existen gravmenes sobre los inventarios o si estos han sid o ofrecidos en garanta, con el pasivo correspondiente haciendo referencia. Para s er presentados los inversionistas como circulantes, debe considerarse que su ven ta, uso o consumo sea en el plazo de un ao o en el ciclo normal de operaciones; c uando la cantidad la cantidad que se estima se vender, usar o consumir a ms de un ao o del ciclo normal de operaciones deber presentarse fuera del activo circulante e n una nota en los estados financieros. Para poder decidir sobre la presentacin de l rengln de inventarios en los estados financieros, deber tener en cuenta que el o bjetivo principal de los mismos, es el de proporcionar informacin clara y suficie nte para sus lectores. Esta informacin es posible proporcionarla, bien sea dentro de cada rubro de los estados o a travs de notas aclaratorias. Las normas internacionales de contabilidad en relacin a las reglas de presentacin dicen: "Los inventarios deben ser subclasificados en el balance o en las notas sobre lo s estados financieros de manera que sea apropiada en el negocio y para indicar q ue los importes que se lleven a cada una de las principales categoras." Las polticas de contabilidad adoptadas para el fin de valuar los inventarios, inc luyendo la frmula de costeo usada, deben revelarse. Un cambio en una poltica de co ntabilidad que tenga un efecto importante en periodos posteriores debe divulgars e junto con las razones para ello.

85 VI. Pagos anticipados. 1. Concepto. Son gastos efectuados por servicios que s e van a recibir o por bienes que se van a utilizar en el futuro para uso exclusi vo de la entidad, estos no intervendrn en el proceso productivo ni se vendern. Rep resentan un beneficio o derecho y el cual tiene como propsito proporcionara un be neficio en el futuro a la entidad. 2. Diferencias con otros conceptos. A. Con ca rgos diferidos. Los cargos diferidos deben analizarse con los activos intangible s, por lo cual estos deben utilizar algn servicio o ser un consumo de un bien, si empre y cuando se crea que producirn un ingreso, por lo que su aplicacin a resulta dos sea como un gasto diferidos hasta el momento en que sean obtenidos, ejemplos de algunos cargos diferidos los tenemos en los gastos de colocacin de valores, l os gastos de organizacin y la emisin de obligaciones por mencionar algunos. B. Con cobros anticipados. Estos son cuentas de pasivo, por lo cual nos representa una obligacin para la entidad, esto a travs de proporcionar algn servicio a otras empr esas. 3. Registro de auxiliares e informes. Para tener un adecuado control de cada una de las cuentas de cobros anticipados es mejor llevarlas por separado y es neces ario llevar tantas subcuentas como sean necesarias, as nos daremos cuenta de lo q ue esta ocurriendo en cada cuenta, adems de saber como y cuando se esta afectando . Algunas de las cuentas que deben estar presentes en pagos anticipados son:

86 Rentas pagadas por anticipado: son los derechos que se adquieren por la contr atacin de bienes de terceras personas Esta cuenta se carga por el importe de los pagos mensuales, trimestrales, semestrales o anuales efectuados por anticipado, por los pendientes de devengarse y se tiene el derecho de utilizar los bienes mu ebles o inmuebles. Durante el ejercicio se cargara por los costos de las rentas pagadas por anticipado. Se abonara por las rentas devengadas, y el finalizar el ejercicio se abonara si no se aplico durante el ejercicio a los resultados y est e importe se haya devengado y por el importe de su saldo para poder saldarla. Su saldo ser deudor y nos representa el costo de rentas pagadas por adelantado pend ientes de devengarse y se adquiri el derecho de utilizarse. Primas de seguros y f ianzas: representa los benficos que obtendr la entidad en caso de algn contratiempo o desastre. Esta cuenta se carga por el saldo deudor o el importe del costo de las primas de los contratos de seguros y fianzas. Se abona por el importe deveng ado de las primas o seguros, por alguna importe de resultados no aplicado en su momento y por el saldo para poder saldarla. Su saldo es deudor y representa el c osto de los pagos efectuados por el concepto mencionado y por el cual tiene dere cho de reclamar el monto asegurado en caso de ocurrir algn siniestro, pendientes de devengar. Intereses pagados por anticipado: son aquellos pagos que se efectan por la contraccin de prstamos. Se carga por el importe del precio del costo de los intereses pagados anticipadamente, sobre los crditos obtenidos, pendientes de de vengarse y por el saldo deudor al inicio de un ejercicio. Se abona por el import e de los intereses devengados y por el importe de su saldo para saldarla.

87 Su saldo representa el precio de costo de los intereses pagados por anticipad o, pendientes de devengarse, y el cual proporciona derechos a utilizar dicho crdi to y pagarlo al final del periodo contratado. Papelera y tiles: Son artculos necesa rios para la actividad de la entidad durante el periodo contable y que sern almac enados. Se carga por el precio-costo de la papelera y tiles que se almacenaran y p or el saldo deudor al inicio de un ejercicio. Se abona por la parte de artculos c onsumidos y por su saldo para poder saldarla. El saldo es deudor y representa el precio costo de dichos concepto y que esta pendiente de utilizarse. Muestras y literatura medica: Representa el precio de costo de las muestras y la literatura mdicas producidas o compradas Se carga: al iniciarse el ejercicio, por su saldo deudor durante el ejercicio Se abona: por el importe de las muestras y literatur a mdica entregada a mdicos, hospitales, instituciones mdicas, por destruccin al lleg ar la fecha de caducidad, por cambios de productos, por obsolescencia y por el i mporte de su saldo para saldarla al finalizar el ejercicio Saldo: es deudor y re presenta el precio de costo de las muestras mdicas y literatura compradas o produ cidas, pendientes de devengarse. Propaganda y publicidad: SE CARGA: al iniciarse el ejercicio 1. Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de cos to de los materiales publicitarios, tales como contratos celebrados con la prens a, radio, televisin, revistas, folletos, volantes, etc. Con miras a lanzar un nue vo producto al mercado. durante el ejercicio

88 2. Del importe del precio de costo de las erogaciones realizadas por los conc eptos anteriores. SE ABONA: durante el ejercicio 1. Del importe de la propaganda y publicidad relativa a productos o servicios lanzados al mercado. al finalizar el ejercicio 2. Del importe de la propaganda relativa a los productos o servici os lanzados al mercado. 3. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros). SALDO Su saldo es deudor y representa el precio material o campaas publ icitarias empleado por la entidad para dar a conocer al pblico los productos, bie nes y servicios que ofrece. Cuando estos no han sido lanzados al mercado. Los auxiliares se debern realizar segn las necesidades de control que se requiera la entidad, pero en general deber contener los datos que se proporcionan son nomb re de la cuenta y clave que le corresponda, fecha, concepto, referencias, el deb e, el haber, el saldo, se pueden aumentando tantas columnas como sean necesarias para llevar un control adecuado. Se presentan en el balance general dentro del activo circulante, despus de los inventarios, con el competo de pagos anticipados cuando se devenguen antes de un ao o en el ciclo financiero a corto plazo. En cu anto a alguna parte que exceda del periodo de corto plazo, se tendr que presentar en el activo diferido. En el estado de resultados de presentaran las partidas y a devengadas y estn registradas como parte de gastos de operacin o financieros segn sea el caso. 4. Principios de contabilidad aplicables. Sabemos que todas las op eraciones que se efecten en una entidad tienen que

89 seguir ciertos lineamientos contables que nos proporcionaran la certeza de qu e se estn registrando las operaciones de manera adecuada en esta ocasin se tiene q ue observar los principios contables de: Principio del Periodo Contable: surge la necesidad de analizar, a la fecha de lo s estados financieros que se deseen elaborar, los pagos anticipados, para de est a manera, detectar los derechos ya recibidos y que por tanto, deben ser consider ados, aplicados y registrados en las cuentas de egresos correspondientes.

Principio del Valor Histrico: considera el registras las cantidades efectivamente pagadas.

Realizacin: los resultados econmicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de v ista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado funda mentalmente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Debe establecerse con ca rcter general que el concepto realizado participa del concepto devengado.

Revelacin suficiente: la informacin deber revelar los derechos adquiridos por los d esembolsos realizados y que proporcionaran a la entidad derechos por servicios q ue aun estn pendientes de recibirse. 5. Reglas de valuacin. Se valuarn a costo histrico En cuanto se consumen o devengue n los servicios o se obtengan los beneficios del pago por anticipado se aplicara n a los resultados del periodo. Cuando dejen de tener utilidad se cargara el imp orte a los resultados del periodo en que suceda. Lo anterior es fcil de comprende r, si tenemos en cuenta que el activo a proporcionado su beneficio futuro econmic o fundamentalmente esperado, y por ello, deja de tener potencial para generar in gresos, por ello, tenemos que considerarlo como un gasto del periodo, para enfre ntarlo contra los ingresos que

90 ayudaron a generar, de conformidad con el principio del periodo contable y el supuesto internacional de la acumulacin. El asiento que deberemos correr ser de c argo a los gastos de operacin del periodo, ya sea de venta, administracin o financ ieros, segn corresponda, con abono a la cuenta del activo -pago anticipado- que s e haya devengado, consumido o utilizado. La aplicacin a los resultados deber reali zarse en el momento en que estos pagos anticipados se hayan devengado, o sea, se recomienda que su aplicacin a resultados se haga mensualmente, si la empresa pre para estados financieros con esta periodicidad, en algunas empresas, sin embargo , cuando preparan estados financieros trimestral, semestral o anualmente, en est as fechas debern hacer la aplicacin contra resultados. 6. Reglas de presentacin. Se presentaran en el activo circulante cuando el period o de beneficio no sea mayor a un ao o sea menor del ciclo financiero a corto plaz o. Los pagos anticipados superiores a un ao o mayor al ciclo financiero a corto p lazo se clasificaran como activo no circulante. Los intereses pagados por antici pado se clasificaran contra el pasivo correspondiente. VII. Activo No Circulante El activo no circulante tambin llamado activo fijo, son los recursos que la empresa tiene para ser usados en el desarrollo de sus activ idades, as como otros que no estn destinados a convertirse, dentro del corto plazo , en efectivo disponible. Este grupo se encuentra formado principalmente por bie nes tangibles, que la empresa ha adquirido para usarlos, y con ello coadyuvar a la realizacin de las operaciones de la empresa.

91 1. Inmuebles. A. Concepto. La inmuebles son bienes tangibles que solamente se rn utilizados para el uso o goce de la empresa o entidad. Su principal caractersti cas es que son bienes que estn adheridos fsicamente al suelo. B. Clasificacin. Por el tipo de definicin que tenemos podemos decir que los inmuebles sern clasificados en: Terrenos: que esta representado por espacio fsico de suelo adquirido por la entidad para la ubicacin de sus actividades, sucursales, oficinas, almacenes, etc . Edificios: estn representadas por las construcciones que utiliza una entidad pa ra sus transacciones. C. Registro, auxiliares e informes. Es conveniente que para cada tipo de activo se establezca una cuenta de control particular, por lo que habr tantas cuentas colectivas como activos tenga la entid ad en posesin y uso. As mismo, para cada cuenta de control debern abrirse tantos re gistros sean necesarios para un adecuado control de las adquisiciones, bajas por venta o retiro, depreciacin del ejercicio, depreciacin acumulada y saldo por redi mir o depreciar. Por lo que respecta a los informes, en los estados financieros y sus notas, debe r revelarse claramente el saldo de cada cuenta y su integracin del mismo. Terrenos Registra el valor de los terrenos donde estn construidas las diferentes edificac iones de propiedad de la organizacin, as como los destinados a futuras ampliacione s construcciones para el uso servicio del mismo. La diferencia resultante con el precio de enajenacin se registrar en las cuentas de ingresos (gastos) no operacio nales.

92 Se carga por el costo de adquisicin. el valor de las mejoras y otros cargos ca pitalizables que representen un mayor valor del activo. el valor del ajuste por inflacin. Se abona por el costo de los terrenos vendidos. Edificios Los edificios deben mostrarse al costo en el Balance General, menos su depreciacin, entendindos e por costo lo siguiente, de acuerdo a estas situaciones: Si el edificio se comp r de contado, su costo esta formado por el precio que tuvo que pagarse por la obt encin del titulo de propiedad, los honorarios de tipo legal, las contribuciones p endientes de pago, plizas de seguro no vencidas. Si el edificio fue adquirido med iante la emisin de acciones obligaciones, ser el valor de las acciones u obligacio nes, mas los gastos incurridos. Si el edificio es construido por la propia empre sa, su costo sern los materiales, mas la mano de obra y la proporcin de gastos gen erales. Se carga por el costo de las construcciones y edificaciones adquiridas p or compra. Por el costo de las adiciones o mejoras capitalizables. Por el valor determinado mediante avalo tcnico de las construcciones y edificaciones recibidas por cesin, donacin aporte. Por el valor del ajuste por inflacin. Se abona Por el co sto de las construcciones y edificaciones vendidas, cedidas, demolidas rematadas D. Depreciaciones. Las depreciaciones representan el costo del servicio que se obtiene de los bienes de activo fijo, y por ello se reconocen en la contabilidad como un gasto.

93 Para efectos de calcular la depreciacin de cada ejercicio contable, es necesar io determinar el nmero de ejercicios durante los cuales prestarn servicio los bien es; pero esto no puede hacerse en forma exacta, de modo, que siempre consistir en una estimacin. Por lo anterior la depreciacin es un proceso de distribucin y no de valuacin. Esta distribucin puede hacerse de acuerdo a dos criterios generales, un o basado en tiempo y el otro basado en unidades producidas. Dentro de cada uno d e los criterios generales, existen varios mtodos alternativos y debe adoptarse el que se considere ms adecuado, segn las polticas de la empresa y caractersticas del bien. La depreciacin debe calcularse sobre bases y mtodos consistentes a partir de la fecha en que empiecen a utilizarse los activos fijos y cargarse a costos y/o a gastos. Los mtodos para el clculo de la depreciacin son cuatro y se estiman como mtodos de contabilidad generalmente aceptados: lnea recta, unidades producidas, s aldos decrecientes y suma de los dgitos de los aos. Para un adecuado y correcto clc ulo de la depreciacin es necesario identificar tres elementos: precio de costo, v alor de desecho y vida til. El primero representa la cantidad de utilidad adquiri das o pagadas por la obtencin del activo, es decir, representa el valor histrico o riginal de los inmuebles, El segundo representa la cantidad del costo de un acti vo fijo que se recuperar al finalizar su vida til de servicio. Y la vida til, es su perodo de servicio para la entidad particular de negocios, no necesariamente su vida total esperada. Cada uno de los mtodos para el clculo de la depreciacin asigna o distribuye el costo de diferente manera y son diferentes los importes cargado s a los gastos de depreciacin del ejercicio, pero todos ellos, el importe total d epreciable al final de la vida til del bien es el mismo. 2. Maquinaria y equipo. A. Concepto.

94 Por maquinaria y equipo se deber entender todos aquellos activos fijos propied ad de la entidad, adquiridos con la finalidad de llevar a cabo actividades relac ionadas con la produccin o transformacin de productos o insumos que posteriormente sern destinados a la venta. B. Clasificacin. La clasificacin de la maquinaria y eq uipo que podemos hacer es: Maquinaria: Son aquellas maquinas que pueden transfor mar los materiales primarios en artculos terminados. Mobiliario y equipo de ofici nas: C. Registro, auxiliares e informes. Maquinaria y equipo Registra el costo de adq uisicin y montaje de la maquinaria y equipo en que incurre la organizacin. El cost o tambin incluye la diferencia en cambio causada hasta que se encuentre en condic iones de utilizacin, originada por obligaciones en moneda extranjera contradas par a su adquisicin. El valor de la maquinaria y equipo recibida en cambio se determi nar por avalo tcnico y el de aporte por los accionistas o socios se debe registrar por el valor convenido por stos aprobado por las entidades de control, segn sea el caso Los movimientos de cargo y abono que registra son: Cargos: Por el costo de adquisicin. Por el valor de las mejoras y otros cargos capitalizables que repres enten un mayor valor del activo. Por el valor determinado mediante avalo tcnico de la maquinaria y equipo por cesin, donacin aporte. Por el valor del ajuste por inf lacin. Abonos :

95 Por el costo registrado en libros del bien vendido. Por el costo de adquisicin de la maquinaria y equipo retirado por prdida, cesin, desmantelamiento, sustraccin destruccin. Equipos de computo: Registra el costo de adquisicin de los equipos de computacin comprados por la organizacin para el desarrollo de sus planes o activi dades de sistematizacin. Los movimientos que registra son: Cargos Por el costo de adquisicin, mejoras y adiciones de estos bienes. Por el ajuste por diferencia en cambio de los bienes importados mientras stos no se pongan en utilizacin. Por los intereses, correccin monetaria y otros cargos a que hubiere lugar, mientras el a ctivo entra en funcionamiento. Por el valor del ajuste por inflacin. Abonos Por e l costo total del bien por venta, retiro donacin del mismo. Por devolucin de equip os parte de ellos a los proveedores. Equipo y mobiliario Registra el costo de ad quisicin del equipo mobiliario, mecnico y electrnico de propiedad de la organizacin, utilizado para el para el desarrollo de sus operaciones. Cargos: Por el costo d e adquisicin de los muebles y enseres, as como del equipo electrnico ms las cuotas a dicionales para su instalacin. Por el costo de adquisicin de los muebles y equipos de oficina entregados a las respectivas empresas dependencias. Por el valor del ajuste por inflacin. Abonos Por el costo en libros del equipo vendido.

96 Por el costo en libros del equipo retirado por robo, prdida, caso fortuito fue rza mayor D. Depreciaciones. Tratndose de maquinaria y otros equipos industriales que contribuyen junto con otro elementos a la fabricacin de los productos que ve nde la empresa, el cargo por depreciacin a una cuenta de gastos de fabricacin pued e ser considerado, conforme a ciertos criterios, en forma tal que va a formar pa rte del costo de los mencionados artculos. En esas condiciones la depreciacin no a fecta en forma inmediata y directa los resultados, sino hasta que los artculos fa bricados se venden y se registra el costo de lo vendido. Depreciacin Acumulada. E l movimiento de la cuenta tiene como: Abonos: La cantidad que se estime como dep reciacin en cada periodo. Cargos: El valor depreciado del equipo que cause baja p or cualquier motivo. Saldo: Deber ser siempre acreedor y representa la depreciacin acumulada del equipo existente, y por lo tanto la cantidad en que se estima ha disminuido de valor dicho equipo. 3. Inversiones intangibles. A. Concepto. Son activo intangible aquellas partidas que representan la utilizacin de servicios o el consumo de bienes, pero que, en virtud de que se espera que producir directamente ingresos especficos en el futuro , su aplicacin a resultados como un gasto es diferida hasta el ejercicio en que d ichos ingresos son obtenidos. Lo anterior se hace con el objeto de dar cumplimie nto al principio de perodo contable que establece la asociacin de los ingresos con los costos y los gastos que los originaron. Como ejemplo de estos activos, tene mos, el descuento en la emisin de obligaciones, los gastos de colocacin de valores , los gastos de organizacin,

97 instalacin y otros gastos de organizacin, cuyo beneficio futuro sea mayor a un ao o a ciclo financiero a corto plazo. Este tipo de intangibles, dadas sus caract ersticas corresponde a lo que la tcnica contable ha definido como activos diferido s y colocado dentro de un subgrupo de activos diferidos o cargos diferidos. Los cargos diferidos son gastos cuyo servicio o beneficio se extender durante varios aos posteriores a la fecha en que se efectuaron. Generalmente se trata de erogaci ones destinadas a dotar a la empresa de ciertas caractersticas, condiciones o est ructuras de trabajo, que le permiten desarrollar adecuadamente sus operaciones. Se les considera activos, en virtud de que al obtenerse de ellos un beneficio fu turo, constituyen de hecho un recurso que la entidad emplear o aprovechar en las o peraciones de posteriores perodos contables. Actualmente se trata de suprimir el trmino activo diferido y sustituirlo por el de activos intangibles. De acuerdo co n ello, los gastos de organizacin y los gastos de instalacin se clasifican bajo es te ltimo rubro, junto con otros activos intangibles. Los cargos diferidos tienen ciertamente, algunas caractersticas similares a los activos intangibles, y de ah l a tendencia a agrupar ambos conceptos bajo la denominacin comn de activos intangib les. Los cargos diferidos se deben diferenciar de los pagos anticipados. Aunque tienen en comn el que se trata de gastos cuyo beneficio se recibir en perodos futur os, sus dems caractersticas son distintas. Los cargos diferidos constituyen una pa rtida a largo plazo, y de ah su colocacin en e balance, como ltimo grupo del activo . Los pagos anticipados casi siempre son partidas a corto plazo, y de ah su coloc acin en el balance, como activo circulante. El requisito que deben cumplir stas pa rtidas, para ser consideradas como activo y no como gasto, es que exista una raz onable certeza de que sern capaces de generar utilidades a la empresa en cantidad suficiente que les permita ser absorbidas a travs de su amortizacin. Como consecu encia, las partidas, que

98 an cuando renan las caractersticas de naturaleza descritas anteriormente, solo s ean capaces de reducir prdidas o generar utilidades menores a su propio costo, no debern ser capitalizadas; es decir registradas como activos. Para que se efecte s u capitalizacin (registro como activo y no como gasto), debe estar constituida po r proyecciones financieras de las operaciones futuras, experiencia anterior con costos semejantes, experiencias de otras empresas similares, estudios de mercado , o cualquier otra que se considere necesaria para prever y cuantificar los bene ficios econmicos futuros. B. Clasificacin. Derechos de autor: generalmente la vida til de esta cuenta no abarca un perodo mayor de 2,3 o 4 aos, por lo que la amortiz acin se podr aplicar en el transcurso de sta vida de servicio. Su amortizacin se con tabiliza mediante el cargo a resultados por el mtodo de lnea recta, tomando como b ase su vida de uso o explotacin. debe contabilizarse mediante un cargo a sta cuent a, igual que en el caso de derechos de autor, la amortizacin no se abonara a una c uenta complementaria de balance denominada amortizacin acumulada de patentes, sin o a la propia cuenta de patentes; no tiene un valor de desecho estimado, por ell o podemos afectar directamente la cuenta de mayor del activo intangible. La cuen ta marcas y nombres comerciales, tambin debe amortizarse durante su vida til, sin exceder su vida legal, sta cuenta y lasa anteriores se presentan en el balance ge neral dentro del grupo de activo intangible, inmediatamente despus de inmuebles, planta y equipo. Existe tambin el crdito mercantil, es importante mencionar que ste debe ser registrado en la contabilidad nica y exclusivamente cuando se compra, l o anterior solo se presenta cuando un negocio en marcha es adquirido en su total idad. A los bienes y derechos del activo se les asigna valores de mercado, a ste importe se le restan los valores de mercado de los pasivos y cualquier cantidad pagada de mas debe ser contabilizada cargndola a la cuenta de crdito mercantil.

99 Los gastos que hace una empresa durante la etapa preoperatoria tienen por obj eto llegar a obtener ingresos en el futuro al alcanzar la etapa operatoria, pero no todos los gastos preoperatorios pueden considerarse como prdidas ya que no se ha empezado a operar; slo cuando se abandonen algunos proyectos se abandonen en etapa preoperatoria por considerarse no aprovechables despus, entonces si se cons iderarn como perdidas. La amortizacin para sta cuenta debe iniciarse inmediatamente despus que la empresa deja la etapa preoperatoria, e perodo de amortizacin ser cort o, ya que se estima que son los primeros aos los que se beneficiarn de los gastos preoperatorios incurridos. El tratamiento contable de las franquicias y licencia s es igual que los dems activos intangibles, es decir, el costo de adquisicin que se integra del precio pagado ms todos los costos y gastos relacionados con la com pra se cargar a una cuenta de activo intangible denominada franquicias y licencia s y se amortizar tambin con base en su vida legal o, en su caso, a su vida de uso, el menor. C. Registro, auxiliares e informes. Una buena mediada de control inte rno indica que para cada intangible propiedad de la entidad le sea asignada una cuenta particular, adems de tantos auxiliares como sea necesarios. El costo de lo s activos intangibles debe ser absorbido a travs de la amortizacin, en los costos y gastos de los perodos que resulten beneficiados de ellos. La amortizacin deber ha cerse mediante un, mtodo racional, sistemtico y consistente durante el trmino de vi da til estimada del intangible. Los intangibles cuyo trmino de vida est limitado po r la ley, reglamento, contrato o por su misma naturaleza, debe amortizarse en un perodo no mayor a la vigencia establecida en el documento que los regula, por lo regular mediante la aplicacin del mtodo de lnea recta.

100 Cuando se determine que el intangible ha perdido su valor, su importe no amo rtizado deber cancelarse con cargo a los resultados de operacin del perodo en que st e ocurre. Plusvala. Registra el aumento de valor pagado en la compra de una empre sa activa, sobre el valor en libros sobre le valor calculado convenio de todos l os activos netos comprados, por reconocimiento de atributos especiales tales com o el buen nombre, personal idneo, reputacin de crdito privilegiado, prestigio por v ender mejores productos y servicios y localizacin favorable. Cargos Por el valor adicional pagado sobre el costo del activo neto al adquirir la unidad productora . Por el valor del ajuste por inflacin. Abonos por la prdida disminucin del valor d e la plusvala, una vez comprobado tcnicamente. Patente Registra el costo valor pag ado al titular de una patente para la explotacin de la misma por parte de la orga nizacin. Se carga por: por el valor pagado por la licencia respectiva. Por los re ajustes del precio de las licencias segn los respectivos contratos escritos. Por el valor del ajuste por inflacin. Se abona por: Por la cancelacin de la licencia. Por reajustes a favor del costo de las licencias. Franquicia Registra el privile gio exclusivo concedido por un fabricante distribuidor para vender los productos del primero dentro de un territorio especifico.

101 Se carga por: Por el costo de adquisicin de la franquicia. Por el valor del a juste por inflacin. Se abona por: Por la venta o terminacin de la franquicia segn l as disposiciones legales y/ contractuales D. Amortizacines Los activos intangible s de vida limitada, estn sujetos a la amortizacin. El costo total del activo debe cargarse contra los ingresos durante el perodo en que sea til. Este proceso se efe cta sobre la base de lnea recta y se abona a la cuenta de activo. El perodo de amor tizacin debe establecerse con base a los factores econmicos pertinentes. Los activ os fijos intangibles de vida ilimitada, normalmente no se hallan sujetos a amort izacin. Entre ellos tenemos las marcas de fabrica, los gastos de organizacin insta lacin, la plusvala, entre otros. Los costos de estos activos no pueden amortizarse porque no existen una base para establecer un plazo susceptible de medirse, apl icable al costo, sin embargo, algunos autores recomiendan su amortizacin. Se carg a por Por el saldo que tenga al momento de su venta. Por el saldo que tenga cuan do se cancela el activo por desuso. Se abona por Por el valor de la cuota de amo rtizacin peridica determinada tcnicamente para cada uno de los activos de acuerdo a sus caractersticas condiciones. Por el valor del ajuste por inflacin. La amortiza cin es registrar la absorcin peridica del importe de una inversin en activos intangi bles o en cargos diferidos, a modo de que el costo de dicha inversin sea repartid o como gasto en varios aos.

102 La amortizacin se utiliza para describir una eliminacin sistemtica a gastos del costo de un activo intangible durante su vida til. El asiento contable es un car go a gastos de amortizacin y un abono a la cuenta activos intangibles. No existe objecin terica para acreditar una cuenta de amortizacin acumulada, en lugar de una cuenta de activos intangibles. Aunque es difcil estimar la vida de un intangible tal como una marca registrada, es bastante probable que tal activo no contribuya a las utilidades futuras de manera permanente Los activos intangibles de vida l imitada, estn sujetos a la amortizacin. El coto total del activo debe cargarse con tra los ingresos durante el perodo en que sea til. Este proceso se efecta sobre la base de lnea recta y se abona a la cuenta de activo. El perodo de amortizacin debe establecerse con base a los factores econmicos pertinentes. Los activos fijos int angibles de vida ilimitada, normalmente no se hallan sujetos a amortizacin. Entre ellos tenemos las marcas de fabrica, los gastos de organizacin instalacin, la plu svala, entre otros. Los costos de estos activos no pueden amortizarse porque no e xisten una base para establecer un plazo susceptible de medirse, aplicable al co sto, sin embargo, algunos autores recomiendan su amortizacin. 4. Otros activos. A . Concepto. Comprende aquellos bienes para los cuales no se mantiene una cuenta individual y no es posible clasificarlos dentro de las cuentas de activo clarame nte definidas en el presente catlogo, tales como: depsitos en garanta, construccion es en proceso, material publicitario, entre otros B. Clasificacin. Registra el va lor del dinero entregado por la organizacin con carcter transitorio como garanta de l cumplimiento de contratos, importaciones, servicios,

103 responsabilidades en custodias de bienes y dems obligaciones contradas con per sonas naturales jurdicas. Registra los costos incurridos por la organizacin en la construccin ampliacin de edificaciones destinadas a oficinas, locales, almacenes, plantas de operacin; as como de otras obras en proceso, que sern utilizadas en las labores operativas administrativas. Una vez terminadas dichas obras, sus saldos se trasladaran a las cuentas correspondientes. El costo incluye los desembolsos por materiales, mano de obra, licencias, honorarios profesionales, gastos financ ieros y otros costos efectuados hasta el momento en que el bien quede adecuado p ara su uso. Mientras las obras se encuentren en proceso no deben ser objeto de d epreciacin. El costo del terreno en el cual se esta levantando la construccin se d ebe registrar por separado en la cuenta de terrenos. C. Registro, auxiliares e i nformes. Deposito en garanta Registra el valor del dinero entregado por la organi zacin con carcter transitorio como garanta del cumplimiento de contratos, importaci ones, servicios, responsabilidades en custodias de bienes y dems obligaciones con tradas con personas naturales jurdicas. Sus movimientos de cargos son por Por el v alor de los depsitos realizados en entidades financieras por garanta de contratos de los servicios propiamente dichos. Por el valor de los depsitos entregados a pr oveedores para garanta del suministro de mercancas productos. Por el valor del aju ste por diferencia en cambio que resulte al cierre del perodo sobre las sumas ent regadas en moneda extranjera. Los abonos son: Por el valor de utilizacin de los d epsitos en la cancelacin de cartas de crditos por importaciones giros al exterior.

104 Por el valor de la devolucin reembolso de los depsitos en importaciones realiz adas. Por el valor del reintegro devolucin de los depsitos. Por el valor correspon diente a la utilizacin aplicacin de los depsitos. Por el valor del traslado a gasto s, si el depsito es irrecuperable. Construcciones en proceso Registra los costos incurridos por la organizacin en la construccin ampliacin de edificaciones destinad as a oficinas, locales, almacenes, plantas de operacin; as como de otras obras en proceso, que sern utilizadas en las labores operativas administrativas. Una vez t erminadas dichas obras, sus saldos se trasladaran a las cuentas correspondientes . El costo incluye los desembolsos por materiales, mano de obra, licencias, hono rarios profesionales, gastos financieros y otros costos efectuados hasta el mome nto en que el bien quede adecuado para su uso. Mientras las obras se encuentren en proceso no deben ser objeto de depreciacin. El costo del terreno en el cual se esta levantando la construccin se debe registrar por separado en la cuenta de te rrenos. Se carga por:por los desembolsos efectuados por la organizacin. Por el co sto de las obras parciales de esta naturaleza que se reciban de contratistas, re alizadas por cuenta de la organizacin. Por el valor del ajuste por inflacin. Se ab ona por por la transferencia a la cuenta correspondiente, cuando la obra se encu entre en condiciones de ser utilizada por la organizacin. Por el valor de los mat eriales cargados a esta cuenta que sean devueltos al almacn. Material publicitari o

105 Registra el valor causado por la organizacin por concepto de servicios de pub licidad y propagandas. Una vez consumida la totalidad del contrato, sus saldos s e trasladaran a las cuentas correspondientes de gastos. Por el valor pagados cau sado por el concepto de publicidad. Por el valor del ajuste por inflacin. Se carg a por Por la transferencia de saldos a la cuenta correspondiente al gasto. Por e l ajuste del saldo al cierre del ejercicio econmico Se abona por por los desembol sos efectuados por la organizacin. Por el costo de las obras parciales de esta na turaleza que se reciban de contratistas, realizadas por cuenta de la organizacin. Por el valor del ajuste por inflacin. 5. Activo diferido. A. Concepto. Registra los costos y gastos en que incurre la organizacin en las et apas de organizacin, exploracin, construccin, instalacin, montaje y de puesta en mar cha. B. Clasificacin. Los activos intangibles(diferidos) estn definidos en el bole tn C-8 de PCGA, en el cual se establece que para los mismos pueden establecerse d os grupos: 1. Partidas que representan la utilizacin de servicios o el consumo de bienes pero que, en virtud de que se espera que producirn directamente ingresos especficos en el futuro, su aplicacin a resultados como un gasto es diferido hasta el ejercicio en que dichos ingresos son obtenidos. Como ejemplo de

106 estos se puede citar el descuento en la emisin de obligaciones, los gastos de colocacin de valores y los gastos de organizacin . 2. Partidas cuya naturaleza es la de un bien incorpreo, que implican un derecho o privilegio y, en algunos caso s, tienen la particularidad de poder reducir los costos de produccin, mejorar la calidad de un producto o promover su aceptacin en el mercado. Ejemplos de stas sera n las patentes, las licencias, los derechos de autor, el crdito mercantil, etc. C. Registro, auxiliar es e informes. Registra los costos y gastos en que incurre la organizacin en las etapas de organ izacin, exploracin, construccin, instalacin, montaje y de puesta en marcha. Los cost os y gastos ocasionados en la investigacin y desarrollo de estudios y proyectos. Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamientos. Los descuentos en colocacin de Bonos obligatoriamente convertibles en acciones. Los tiles y papelera. La publi cidad y propaganda. Los impuestos. Las contribuciones y afiliaciones La amortiza cin de los cargos diferidos, deben ser: Por concepto de mejoras a propiedad arren dada, se amortizaran en el periodo menor entre la vigencia del respectivo contra to(Sin considerar las prorrogas) y su vida til probable, cuando su costo no es re embolsable. Por concepto de tiles y Papelera , se amortizara en funcin directa con el consumo. Por concepto de descuento en colocacin de bonos obligatoriamente conv ertibles en acciones, durante el plazo para la redencin conversin de los ttulos.

107 Por concepto de publicidad y propaganda, se amortizaran durante un perodo de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. Por concepto de impuesto s, se amortizarn durante la vigencia fiscal prepagadas. Por concepto de contribuc iones y afiliaciones, se amortizarn durante el perodo prepagado pertinente. Los ca rgos diferidos no monetarios debern ajustarse por inflacin de acuerdo con las norm as legales vigentes. La amortizacin de la correccin monetaria diferida registrada hasta la fecha a partir de la cual se empiecen a percibir ingresos se amortizara mensualmente durante el termino establecido para el diferido correspondiente. S e carga por por el valor de los cargos diferidos. Por el valor del ajuste por in flacin. Se abona por la parte proporcional de los cargos diferidos ajustados impu tables mensualmente al Estado de Resultados . D. Amortizaciones. La amortizacin d e los cargos diferidos, deben ser: Por concepto de mejoras a propiedad arrendada , se amortizaran en el periodo menor entre la vigencia del respectivo contrato(S in considerar las prorrogas) y su vida til probable, cuando su costo no es reembo lsable. Por concepto de tiles y Papelera , se amortizara en funcin directa con el c onsumo. Por concepto de descuento en colocacin de bonos obligatoriamente converti bles en acciones, durante el plazo para la redencin conversin de los ttulos. Por co ncepto de publicidad y propaganda, se amortizaran durante un perodo de tiempo igu al al establecido para el ejercicio contable. Por concepto de impuestos, se amor tizarn durante la vigencia fiscal prepagadas. Por concepto de contribuciones y af iliaciones, se amortizarn durante el perodo prepagado pertinente.

108 Los cargos diferidos no monetarios debern ajustarse por inflacin de acuerdo co n las normas legales vigentes. La amortizacin de la correccin monetaria diferida r egistrada hasta la fecha a partir de la cual se empiecen a percibir ingresos se amortizara mensualmente durante el termino establecido para el diferido correspo ndiente. Se carga por por el valor de los cargos diferidos. Por el valor del aju ste por inflacin. Se abona por por la parte proporcional de los cargos diferidos ajustados imputables mensualmente al Estado de Resultados . 6. Principios de con tabilidad aplicables. Principio de realizacin.- Por que toda transaccin debe regis trarse solo cuando est efectuada. Principio de Valor histrico original.- Por que t odos los eventos efectuados, es decir tratamiento de adquisicin de activos deben registrarse al costo original pagado. Principio de perodo contable.- Porque todo activo debe depreciarse en cada perodo una vez cada ejercicio. Principio de revel acin suficiente:- Ya que debemos saber todo lo relacionado a gastos o costos que implique cada operacin referente a la adquisicin de un activo para evitar errores contables de sobrestimacin o bien subestimacin de precios. 7. Reglas de valuacin. Las inversiones en inmuebles, maquinaria y equipo debern va luarse al costo de adquisicin, al de construccin, o en su caso a su valor equivale nte. En el caso de cambios considerables del poder adquisitivo de la moneda, que afecten significativamente

109 el valor del costo de los activos fijos, se atender a lo que establezca esta comisin de boletines particulares. El costo de adquisicin incluye el precio neto p agado por los bienes, sobre la base del efectivo o su equivalente, mas todos los gastos necesarios para tener el activo en el lugar y condiciones que permitan s u funcionamiento, tales como los derechos y gastos de importacin, fletes, seguros , gastos de instalacin, etc. Los costos de construccin incluyen los costos directo s e indirectos incurridos en la misma, que se devenguen durante el perodo efectiv o de la construccin. El procedimiento prctico para la determinacin del costo de con struccin es el mismo que corresponde a la determinacin del costo de mercancas manufacturadas para la venta. Los intereses devengados durante el perodo de const ruccin e instalacin del activo, pueden capitalizarse cargndose al costo del mismo, o llevndose a cuentas de resultados. Los activos fijos recibidos como aportacione s de capital debern considerarse a su valor de mercado. Si dicho valor excede al valor nominal de los ttulos representativos del capital entregado a cambio, el va lor excedente se considera como supervit pagado en el caso de dficit, debern ajusta rse las cuentas de activo fijo correspondiente, y en su caso la de capital exhib ido. Las propiedades adquiridas en moneda extranjera debern registrare a los tipo s de cambio histrico. En el caso de las adaptaciones es recomendable que el costo de las mismas se registrar por separado del costo del activo original. Adems de que en sta forma se cuenta con una mejor informacin, el costo de la adaptacin o mej ora puede estar sujeto a una tasa de depreciacin diferente de la que se aplica al costo del activo original. El tratamiento contable aceptado para el retiro de a ctivos, es el siguiente; al momento en que un activo es retirado de servicio deb e abonarse a su costo a la cuenta relativa y cancelarse la depreciacin acumulada; el valor neto en libros mas el costo de remocin y disposicin, menos el valor de r ealizacin o de desecho,

110 arrojar una utilidad o prdida que debe ser reflejada en los resultados del eje rcicio. En cuanto a los activos ociosos, cuando una porcin importante de inmueble s, maquinaria y equipo ha estado ociosa por un prolongado perodo pero que an tiene posibilidad de ponerse en servicio, el monto de stos activos, debe ser mostrado en un rengln especial del balance general. El seguir o no calculando la depreciac in de estos bienes y a que tasas depende de si en las circunstancias, la ociosida d afecta la vida probable de los mismos. Al abandonar un activo fijo debe regist rarse a su valor de realizacin y si ste es inferior al valor neto en libros la prdi da deber cargarse a resultados. Atendiendo a su importancia relativa el importe d el activo fijo abandonado debe presentarse en un rengln especial. Con respecto a los activos intangibles debern valuarse a precio de costo de adquisicin el cual, s egn, el principio del valor histrico original, representa la cantidad de efectivo que se afecte o su equivalente, o la estimacin razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizadas contablemente. El concepto de estimacin r azonable se aplica a los intangibles adquiridos mediante donaciones, adjudicacio nes o en alguna otra forma que no implique la entrega de efectivo o sus equivale ntes. Forman parte del costo todos los gastos relacionados con la adquisicin o de sarrollo del intangible. Esos gastos pueden ser honorarios y gastos de abogados, costos de desarrollo y experimentacin, costos asignados y cualquier otro desembo lso identificable directamente con su adquisicin. La capitalizacin de los intangib les puede hacerse nicamente cuando hayan sido comprados, desarrollados internamen te o adquiridos en cualquier otra forma. Es decir no deben ser incorporados como activos, si son resultado de apreciaciones subjetivas de sus cualidades. 8. Reglas de presentacin.

111 En el caso de los activos intangibles los presentaremos en el balance genera l dentro de los activos no circulantes reduciendo la amortizacin acumulada. La am ortizacin se incluir en el estado de resultados como un gasto de operacin. En ste gr upo se incluyen las adquisiciones de bienes fsicos que se utilizarn en la produccin de bienes y servicios generalmente en un perodo mayor de un ao, su costo se recup erar precisamente a travs de los ingresos por la realizacin de los artculos o produc tos prestados; por consiguiente son comprados sin el propsito de venderlos. La pr esentacin de los activos fijos en el balance general, se localiza, despus del acti vo circulante deduciendo del total de activos fijos el importe total de la depre ciacin acumulada. La integracin del activo fijo en inmuebles maquinaria y equipo p uede presentarse en el balance general o en nota por separado. Los grupos de act ivo fijo al presentarse en los estados financieros se clasifican en: Inversiones no sujetas a depreciacin, como los terrenos. Inversiones sujetas a depreciacin, c omo edificios, maquinaria, equipo, muebles, enseres, herramienta, vehculos, etc. El mtodo y las tasas de depreciacin aplicados a los principales grupos de activo f ijo, deben mencionarse en los estados financieros. as mismo debe mencionarse el i mporte de la depreciacin del ao. En el caso de activos totalmente depreciados que sigan en operacin deber continuarse presentando en el balance general su valor de costo y por separado su depreciacin acumulada. Cuando la capacidad no utilizada e n la planta sea significativa, debe indicarse en las notas a los estados financi eros, sealando la razn de la sobreinversin existente y los planes futuros de la com paa para eliminar esa improductividad. Los activos ociosos o abandonados deben pre sentarse en rengln especial. Los activos intangibles, deben presentarse formando parte del ltimo grupo de activos en el balance general. Cuando sean importantes, debern distinguirse los diferentes conceptos de activos intangibles, ya sea en el mismo balance general o

112 en una nota, especificando el mtodo y el plazo de amortizacin empleado para ca da uno. Cuando un intangible haya perdido su valor econmico y consecuentemente se cargue a resultados, deben revelarse las circunstancias que obligan a ello. En los estados financieros que se formulen de empresas en la etapa preoperatoria, d ebe revelarse ste hecho, as como la fecha estimada de iniciacin de operaciones. Con siderando su importancia relativa, deber revelarse el monto de los proyectos desc ontinuados o abandonados. Al iniciarse la etapa preoperatoria debe revelarse el mtodo de amortizacin que se vaya a seguir por la empresa.

113 VIII. Pasivo. Pasivo, es el conjunto o segmento cuantificable de las obligac iones presentes de una entidad particular, virtualmente ineludibles, de transfer ir efectivo, bienes o servicios en el futuro a otras entidades, como consecuenci a de transacciones o eventos pasados. El pasivo est constituido por la sumas que el negocio adeuda a los acreedores. Un negocio puede tener deudas en forma de cu entas por pagar, documentos por pagar, hipotecas, salarios acumulados o impuesto s pendientes de pago. Las caractersticas que debe reunir el pasivo son: a) Deben representar deudas y obligaciones presentes. b) Estas obligaciones y de udas deben pagarse en el futuro, ya sea mediante entregas de efectivo, bienes o servicios. c) Son virtualmente ineludibles, muchas posibilidades de pagarlos. d) Provienen de operaciones o eventos econmicos realizados. e) Deben reunir los req uisitos de ser identificables y cuantificables en unidades monetarias. 1. Pasivo a corto plazo. A. Concepto. El pasivo a corto plazo es aquel cuya liquidacin se producir dentro de un ao, en el curso normal de las operaciones. Se hace excepcin a sta regla en el caso de que el ciclo normal de las operaciones de la empresa sea mayor de un ao y se haga una excepcin igual en la clasificacin del activo circulan te. En este caso, el pasivo a corto plazo incluir todos los adeudos que sean paga dos dentro del ciclo normal de las operaciones y deber mencionarse esta situacin e n los estados financieros y notas complementarias.

114 Como categora del balance general, la clasificacin tiende a incluir obligacion es por artculos que han tomado parte en el ciclo de operaciones, como compromisos de pago adquiridos en la adquisicin de materiales y abastecimientos que se usan en la produccin de los artculos o en la ejecucin de los servicios que se ofrecen en venta; los cobros anticipados a la entrega de los productos o la ejecucin del se rvicio; y las deudas que se originan de las operaciones directamente relacionada s con el ciclo de operaciones, como las acumulaciones de salarios, comisiones, r entas, regalas e impuestos fiscales. Otros pasivos, cuya liquidacin regular y norm al se espera ocurra dentro de un perodo relativamente corto generalmente doce mes es, deben ser tambin incluidas como las deudas a corto plazo derivadas de la adqu isicin de activos de capital, vencimiento de series de obligaciones a largo plazo , cantidades requeridas para ser erogadas dentro de un ao bajo las estipulaciones de fondos de amortizacin, y obligaciones derivadas del cobro o aceptacin de efect ivo o de otros activos por cuenta de terceras personas. B. Clasificacin. PROVEEDO RES Son las personas que proveen o proporcionan algn bien o servicio principalmen te de mercancas) sin que interesen las condiciones con que se proporcionan estos recursos. Son los abastecedores de una empresa con los artculos necesarios propio s del giro que explota. ACREEDORES Son las persona fsicas y/o morales a quienes l a entidad econmica adeuda una determinada cantidad de dinero, bien sea por prstamo s recibido por la adquisicin de bienes y servicios a crdito, con excepcin de las me rcancas. DOCUMENTOS POR PAGAR

115 Son los documentos aceptados por la empresa a favor de los proveedores, por el importe de las mercancas compradas; o de acreedores por servicios prestados o por los prstamos que hayan concedido a la empresa. IMPUESTOS POR PAGAR Son aquell os impuestos que se han causado y se conoce su monto, pero an estn pendientes de p ago por cualquier causar representan un pasivo para el causante. ISR POR PAGAR E s la retencin de dinero que la empresa hace del sueldo de cada empleado para que se le pague al gobierno ANTICIPO DE CLIENTES Son las entregas en efectivo que un a entidad recibe de sus clientes para asegurar la entrega posterior de mercancas en un lugar y fecha determinados, si el tiempo excede de un ao se convierte en pa sivo a largo plazo. DIVIDENDOS POR PAGAR Son las utilidades decretadas que corre sponden a los accionistas y que la empresa an no ha liquidado. C. Registro, auxil iares e informes. Por cada operacin que se realiza debemos de realizar la pliza co rrespondiente y asentar el movimiento en la cuenta correspondiente. Debemos toma r en cuenta que para hacer un auxiliar de cada una de estas cuentas debemos anal izar el tipo de informacin que nos deber proporcionar en un futuro y la informacin que requiera la empresa. Impuesto sobre la renta

116 Registra el valor pendiente de pago por concepto de retencin de impuestos sob re la renta del respectivo ejercicio, segn liquidacin privada efectuada en la decl aracin de rentas correspondientes, as como los montos a aos anteriores sujetos a re visin oficial, menos los anticipos y retenciones pagadas por los correspondientes perodos Se carga por Por el valor de los pagos del impuesto sobre la renta aplic ables al ao en curso. Por el valor reclasificado de otras cuentas aplicadas como pago de impuestos. Por el valor de los anticipos, retenciones y cuotas pagadas q ue son aplicadas a los correspondientes perodos. Se abona por Por el valor de la liquidacin efectuada con base a las declaraciones de rentas presentadas Documento s por pagar Registra los valores adeudados por la organizacin por conceptos difer entes a los especificados anteriormente tales como: comisionistas de bolsas, soc iedades administradoras de fondos de inversin, contratistas, entre otros. Se carg a por Por el valor de los pagos parciales totales a los beneficiarios. Por las m odificaciones contractuales a que haya lugar. Se abona por Por el valor de la ut ilidad en la liquidacin de contratos. Por el valor de las obligaciones comerciale s que adquiere la organizacin producto de las operaciones comerciales Proveedores Comprende las obligaciones contradas por la organizacin a favor de los proveedore s por la adquisicin de bienes servicios para la fabricacin comercializacin de los p roductos para la venta , en desarrollo de las operaciones relacionadas directame nte con las actividades de las empresas.

117 Se carga por Por el valor de los pagos parciales totales mediante giro direc to por intermedio de una entidad financiera local. Por el valor de las notas de crdito que remitan los proveedores. Se abona por Por el valor de las facturas cue ntas de cobro por concepto de materia prima, materiales servicios recibidos por las empresas. Anticipo de clientes Registra la suma de dinero recibidas por la o rganizacin, de clientes como anticipos originados en ventas, fondos para proyecto s especficos, cumplimientos de contratos, convenios y acuerdos debidamente legali zados, que han de ser aplicados con la facturacin o cuenta de cobro respectiva. S e carga por Por el valor de los depsitos aplicados al objeto para el cual fueron recibidos. Por el valor de la aplicacin de los anticipos en la facturacin. Por el valor de las devoluciones parciales totales de los anticipos. Se abona por Por l os valores de los depsitos recibidos de clientes. Por los valores recibidos antic ipadamente para ventas. 2. Pasivo a largo plazo. A. Concepto. Est integrado por t odas aquellas deudas y obligaciones a cargo de una entidad econmica, cuyo vencimi ento (poca de pago) es en un plazo mayor de un ao o del ciclo financiero a corto p lazo B. Clasificacin. Dadas sus caractersticas y para efectos de presentacin de est ados financieros, al pasivo o largo plazo podemos clasificarlo en dos grupos: pa sivo fijo y pasivo diferido o crditos diferidos. Impuestos por pagar

118 Acreedores hipotecarios Obligaciones en circulacin C. Registro, auxiliares e informes. Impuestos por pagar Registra los importes recaudados por la organizacin a los contribuyentes sujetos pasivos del tributo a ttulo de retencin a favor de l a administracin de Impuestos nacionales, en virtud al carcter de recaudador que la s disposiciones legales vigentes, le han impuesto a las empresas, como consecuen cia, del desenvolvimiento normal del negocio, cuyas actividades y operaciones co n objeto de gravamen. Dinamica Dbitos por los montos cancelados a la administracin de Impuestos nacionales. Crditos por el importe de la retencin efectuada por la o rganizacin. 3. Pasivo diferido. A. Concepto. Pasivo diferido o crdito diferido, se integra de los cobros anticipados, a travs de los cuales se adquiere la obligacin de dar o p roporcionar bienes o servicios en beneficio de terceras personas en un plazo may or de un ao o del ciclo financiero a corto plazo. Estos crditos diferidos se conve rtirn en productos (ganancia, utilidad), al momento de realizarse contablemente, es decir en el momento en que se preste el servicio. Comprende el valor de los i ngresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen el carcter de pasivo , que debido a su origen y naturaleza han de influir

119 econmicamente en varios ejercicios, en los que deben ser aplicados distribuid os B. Clasificacin. Siendo los pasivos diferidos aquellos cobros anticipados por los cuales una empresa adquiere la obligacin de dar o proporcionar un servicio en beneficio de terceras personas, los mismos se clasifican en: Rentas cobradas po r anticipado y Intereses cobrados por anticipado. Cabe sealar que dichos crditos d iferidos se transformarn en productos en el momento en que se preste el servicio. C. Registro, auxiliares e informes. Una mediada adecuada de control interno enc aminada a una adecuada informacin financiera, requiere que para cada cuenta del p asivo, ya sea circulante, fijo o diferido, se abra un folio del libro mayor; es decir, deberemos tener en contabilidad tantas cuentas como rubros del pasivo man eje la entidad. as mismo cada cuenta de mayor deber estar integrada por tantas cue ntas auxiliares o subcuentas como sea menester. Su forma y registro es igual a l as que comentamos en las cuentas del activo circulante, para ello se llevarn tamb in rayado del mayor y rayado del auxiliar, respectivamente. Intereses pagados por anticipado Registra el valor de las sumas que la organizacin ha recibido por ant icipado a buena cuenta por intereses, prestacin de servicio, comisiones, arrendam ientos y honorarios, entre otros. Se carga por el valor de los servicios suminis trados. el valor de las devoluciones de anticipos por no haberse prestado el ser vicio entregado la contraprestacin correspondiente. el valor de los intereses y c omisiones devengados por la organizacin. Se abona por

120 el valor de los ingresos recibidos anticipadamente por la organizacin Rentas pagadas por anticipado Registra las sumas recibidas antiicpadamenmte por tercero s para poder utilizar bienes o inmuebles. Se carga por: Rentas que en periodo se devenguen durante el ejercicio, Por los asientos de cierre Se abona por Por el asiento de la apertura del ejercicio Por las sumas recibidas anticipadamente dur ante el ejercicio 4. Principios de contabilidad aplicables. Valor histrico origin al; de acuerdo a la fecha de transaccin se deber registrar el monto del valor real de la misma. Perodo contable; de igual forma toda operacin pertenece a cada perodo en que se efecta o de deroga. Principio de entidad; toda operacin efectuada perte nece a la propia entidad Importancia relativa; se debern colocar cada pasivo de a cuerdo a la importancia que le confiere cada operacin. 5. Reglas de valuacin. Los adeudos que tienen su origen en la compra de mercancas y servicios, surgen en el momento de tomar posesin de las mercancas o de recibir los servicios. Es apropiado registrar los pasivos a favor de proveedores deduciendo los descuentos comercia les, pero sin deducir los impuestos por pronto pago, excepto en el caso en que l a empresa tenga por norma aprovechar regularmente sta ltima clase de descuentos y est en condiciones de continuar sta poltica, y siempre y cuando se aplique de maner a uniforme. Los pasivos provenientes de obligaciones contractuales o impositivas , comnmente denominados pasivos acumulados, representan por lo general

121 cargos a los resultados de operacin por servicios o beneficios devengados a l a fecha del balance. En aquellas situaciones en que no sea posible determinar co n exactitud el importe del pasivo, debern registrarse estimaciones, los ms certera s posibles, de stos pasivos. En sta situacin pueden encontrarse los pasivos por gra tificaciones, vacaciones, salarios cuotas patronales del seguro social, garantas, incentivos, etc. La participacin de utilidades a los trabajadores correspondient e al perodo terminado en la fecha del balance, representa una obligacin contractua l cuyo costo es aplicable a los resultados del perodo y por consiguiente el pasiv o correspondiente debe registrarse a la fecha del balance. En el caso de prstamos obtenidos en efectivo, el pasivo deber registrarse por el importe recibido o uti lizado. Si hubiere una porcin del prstamo de la que no se hubiere dispuesto, sta no deber reflejarse en el balance como pasivo ni como cuenta por cobrar. Cuando se firmen documentos amparando compras a crdito, deber registrarse de inmediato tanto la adquisicin del activo como el pasivo correspondiente, por el importe total de la operacin. Los pasivos pagaderos en moneda extranjera debern ser convertidos a moneda nacional al tipo de cambio oficial vigente a la fecha de balance. El pasi vo por emisin de obligaciones deber presentar el importe a pagar por las obligacio nes emitidas, de acuerdo con el valor nominal de los ttulos, los intereses se reg istrarn como pasivo conforme se vayan devengando. El importe de los gastos de emi sin como son honorarios legales, costos de impresin, gastos de colocacin, etc., as c omo el descuento si les hubiere concedido en la colocacin de los ttulos, debern reg istrarse como cargos diferidos y amortizarse durante el perodo en que las obligac iones estarn en circulacin, en proporcin al vencimiento de las mismas. En el caso d e que las obligaciones se hubieran colocado con prima, sta deber registrarse como un crdito diferido y amortizarse tambin en proporcin al vencimiento de las obligaci ones

122 Si se presenta la situacin, en el caso de las obligaciones convertibles en ac ciones, de que el valor nominal de las obligaciones que se cancelen, aumentado o disminuido por el ajuste de los gastos y del descuento o de la prima, fuese sup erior al valor nominal de las nuevas acciones emitidas, la diferencia representa una prima en venta de acciones y deber registrarse como tal. 6. Reglas de presen tacin. Por razn de su pronta e inmediata exigibilidad, y de su correlacin con el ac tivo circulante en cuanto a la determinacin del capital de trabajo, el pasivo deb e presentarse como el primero de los grupos de pasivo en el balance general. La presentacin de los diferentes conceptos del pasivo a corto plazo dentro del balan ce general, deber hacerse tomando en cuenta tanto la agrupacin de pasivos de natur aleza semejante como las condiciones de exigibilidad y la importancia relativa. Esta regla de presentacin es congruente con lo sealado por la Norma Internacional de Contabilidad 13 ( NlC-13 de Activo y Pasivo circulante>. Es importante presen tar por separado los adeudos a favor de proveedores por la adquisicin de los bien es o servicios que representan las actividades principales de la empresa. Estos saldos debern incluir los fletes, gastos de importacin, etc., en que se hayan incu rrido y estn an pendientes de pago. Normalmente no ser necesario presentar por sepa rado los adeudos documentados a favor de proveedores, de aquellos que no lo estn. Los saldos deudores de importancia que forman parte de las cuentas por pagar a proveedores, debern reclasificarse como cuentas por cobrar o como inventarios, de pendiendo de su procedencia o de la aplicacin final que se estime tendrn. Los pasi vos que representen financiamientos bancarios a corto plazo debern presentarse po r separado. El pasivo por financiamiento bancario tambin deber incluir aquellos ca sos de obligaciones provenientes de descuentos bancarios de documentos por cobra r cuyas caractersticas son las de un pasivo real, y no las de un pasivo contingen te.

123 La porcin circulante del pasivo a largo plazo deber presentarse tambin por sepa rado, sin incluirla dentro de los financiamientos a corto plazo que mencion anter iormente. Los pasivos a favor de compaas afiliadas, ya sea que provengan de compra s de bienes, prestacin de servicios, prstamos, etc., deben presentarse por separad o ya que la naturaleza del beneficiario les confiere a estos pasivos una caracte rstica especial en cuanto a su exigibilidad. Los pasivos a favor de accionistas o funcionarios debern presentarse tambin por separado, si fuesen importantes. Las c uentas por pagar a acreedores diversos y os pasivos acumulados se agrupan genera lmente en un slo total. Sin embargo estos pasivos se pueden segregar y mostrarse en forma detallada de acuerdo con su importancia relativa, para presentar una in formacin ms completa. Los pasivos por el impuesto sobre la renta y por la particip acin de utilidades a los trabajadores, deben mostrarse separadamente en forma ind ividual, en vista de que stos pasivos resultan de inters para varios lectores de l os estados financieros. El pasivo por el impuesto sobre la renta que aparece en el balance general deber representar el neto entre la provisin total cargada al es tado de resultados menos los anticipos efectuados. Si los anticipos fueran mayor es que la provisin, el exceso deber presentarse como cuenta por cobrar. En el caso de pasivo a largo plazo, este deber mostrarse con tanto detalle como sea necesar io, describiendo la naturaleza de cada uno de los prstamos o financiamientos que lo formen, el vencimiento, las tasas de inters, y las garantas o gravmenes respecti vos. Si no fuese prctico detallar esta informacin en el mismo cuerpo del balance, se har en una nota a los estados financieros o bien en un estado financiero anexo que formar parte de los estados financieros principales. En el caso de las oblig aciones emitidas, debern informarse claramente las caractersticas de la emisin, com o son el monto de la misma, nmero de las obligaciones en circulacin, valor nominal de las obligaciones, derechos y forma de redencin, garantas, vencimiento, tasa de inters, etc. En caso de obligaciones

124 convertibles, deber informarse acerca del tipo y forma de conversin. Si existe n obligaciones autorizadas an no emitidas, deber informarse de ello, para comparar el monto total autorizado con el valor de los bienes otorgados en garanta.

26 IX. Caso prctico: obtencin de estados financieros A continuacin se presenta la b alanza general de una empresa al 31 de Diciembre del 2001 Provenzal S.A.. de C.V . Balanza de comprobacin al 31 de diciembre de 2001. No. de Cuenta Concepto Parci al Importe Fondo fijo de caja Bancos Banamex Bancomer Inversiones Inversiones en UDIS Cta. complementara de UDIS Clientes Clientes nacionales Clientes extranjeros Cta. co mplementara de DLLS Estimacin p/ctas. Incobrables Documentos por cobrar Deudores d iversos Funcionarios y empleados Inventario I.V.A. acreditable Pagos provisional es P.P. De ISR Retenciones Bancos Impuesto a favor ISR a Favor 453,367 16,740 35 ,479 314,521 527,384 357,469 182,000 377,886 10,000 559,886 885,153 875,891 350,000 -89,114 65,000 8,215 2,165 1,138,000 17,195 470,107

27 Maquinaria y equipo Dep. acumulada de maquinaria y equipo Equipo de transport e Dep. acumulada de eq. de transporte Mobiliario y equipo de oficina Dep. acumul ada de mob. y eq. de oficina Equipo de computo Dep. acumulada de equipo de compu to Deposito en garanta Rentas pagadas por anticipado Seguros pagados por anticipa do Proveedores Proveedores nacionales Proveedores extranjeros Cta. complementari a prov. Ext. Anticipo a clientes Acreedores diversos I.V.A. por pagar Contribuci ones por pagar IMSS 2% al retiro Cesanta y vejez INFONAVIT 2% sobre nminas Impuest o por pagar Retencin salarios Retencin 10% sobre salarios -3,790 -5,400 -25,090 -3 ,600 -8,500 -7,200 -3,500 -23,190 -47,890 -48,651 -431,292 -50,000 -393,520 55,0 00 62,414 -298,800 -479,943 -257,500 -38,304 344,000 86,500 -103,846 561,000 -24 6167 83300 44,996 314,833 503,215 399,369

28 Retencin 10% sobre arrendamiento Retencin del IVA I.A. del ejercicio P.T.U. Por pagar P.T.U. Por pagar del ejercicio P.T.U. por pagar de ejercicios anteriores Documentos por pagar Doctos. Por pagar UDIS Cta. complementaria UDIS Obligacio nes laborales Capital social Reserva legal Utilidades acumuladas Prdidas acumulad as Utilidad del ejercicio -400,000 -544,802 -59,600 -500,000 -80,000 -3,034,995 3,482,456 -2,779,396 -45,930 -944,802 -45,930 -4,300 -9,700 Ventas Ventas nacionales Ventas al 15% Devoluciones y descuentos sobre ventas Ve ntas de exportacin Ventas al 0% Devoluciones y descuentos sobre ventas 196,500 -2 ,513,859 201,700 -10,210,129 -12,325,788 -10,008,429 -2,317,359 Costo de ventas Inventario inicial 1,118,220 7,895,325

29 Compras nacionales Compras de importacin Mano de obra directa Gastos indirecto s Depreciacin de maquinaria y equipo Inventario inicial 3,931,215 1,949,195 438,4 30 1,553,969 42,296 1,138,000 Gastos generales 1,854,745 Sueldos y salarios Vacaciones Prima vacacional Aguinaldo Trabajo en da de descans o Fondo de ahorro Vales de despensa Luz Telfonos Mantenimiento equipo de oficina Mantenimiento de equipo de transporte Arrendamiento de inmuebles Fletes y acarre os Pasajes locales Seguros y fianzas Cuotas y suscripciones Mensajera Combustible y lubricantes Depreciaciones Prima de antigedad 366,930 5,890 2,680 37,250 4,700 19,500 8,790 17,800 52,300 14,270 38,820 150,000 72,480 1,500 90,480 19,830 13,910 32,410 187905 9790

30 No deducibles Publicidad y propaganda Comisiones Papelera Honorarios Vigilanci a Donativos I.M.S.S. 2% al retiro Cesanta y vejez INFONAVIT 2% sobre nminas IVA no acreditable 10930 19470 53476 35156 140950 10200 145000 125000 32000 45000 5500 0 30500 4828 Gastos y productos no financieros Gatos financieros Intereses ganados Intereses pagados en UDIS Prdida cambiara 444 20 39700 32300 116420 Productos financieros Intereses ganados Intereses ganados en UDIS Ajuste al pri ncipal Utilidad cambiaria -43500 -73500 -46000 -52000 -215000 Otros gastos Prdida en venta de activo fijo

31 Otros productos Utilidad en venta de activo fijo Actualizacin de saldos a favo r -95020 -10,078 -105098 Con los datos anteriores elabore los estados financieros principales.

32 Provenzal S.A.. de C.V. Balance general al 31 de diciembre de 2001. Activo ci rculante Efectivo e inversiones temporales Clientes Documentos por cobrar IVA acreditable Deudores diversos Funcionarios y empleados Estimacin de ctas. Incobrable Pagos p rovisionales 1,455,039 1,225,891 65,000 17,195 8,215 2,165 -89,114 470,107 3,154,498 Inventarios Productos terminados Produccin en proceso Materia primas 786,385 231,125 120,490 1,138,000 Pagos anticipados Rentas pag. por anticipado. Seguros. pag. por anticipado 55,000 62,414 117,414 Total activo circulante Activo fijo Maquinaria y equipo Dep. acum. maq. y eq. Eq uipo de transporte Dep. acum. eq. trans. 503,215 -103846 561,000 -246,167 4,409,912

33 Equipo de oficina Dep. acum. eq. Oficina Equipo de computo Dep. acum. eq. De computo Total activo fijo 83,300 -38,304 344,000 -257,500 845698 Total activo 5255610 Pasivo a corto plazo Proveedores Acreedores Anticipo de clientes Impuestos por pagar PTU por pagra IS R del ejercicio 778,743 393,520 50,000 71,080 45,930 0 Total del Pasivo a corto plazo Pasivo a largo plazo Documentos por pagra Obligac iones laborales 944,802 59,600 1,339,273 Total pasivo a largo plazo 1,004402 Total pasivo 2,343,675

34 Capital contable Capital social Reserva legal Utilidades acumuladas Prdidas acumu ladas Utilidad del ejercicio 500,000 80,000 3,034,995 -3,482,456 2,779,396 Total del capital contable Total pasivo y capital 2,911,935 5,255,610

35 Provenzal S.A.. de C.V. Estado de resultados por el periodo comprendido Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2001. ventas nacionales Ventas de exportacin 10,2 10,129 2,513,859 12,723,988 Menos: Devolucin y descuentos sobre ventas (201,700 + 195,500) -398200 Ventas netas Menos: Costos de ventas (Hoja 12,325,788 -7,895,325 Utilidad Bruta Menos: Gastos generales (hoja Utilidad en operacin Menos: Costo in tegral del financiamiento (Hoja Intereses ganados (43500 +73500) Intereses pagad os (44,420 + 39,700) Utilidad cambiaria Prdida cambiaria Ajuste al principal 117, 000 -84,120 52,000 -32,300 46,000 4,430,463 -1,854,745 2,575,718 98,580 2,674,298 Menos Otros gastos y productos 105,098

36 Utilidad antes de impuesto 2,779,396 Menos I.S.R. del ejercicio P.T.U. del ejercicio Utilidad neta del ejercicio

37 Provenzal S.A.. de C.V. Estado de costo de produccin y ventas por el periodo C omprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2001. Inventario inicial de materias primas Ms Compras nacionales compras de importacin 3,931,215 1,949,195 283,400 5,880,410 Materia prima disponible menos: Inventario final de materia prima 6,163,810 -120,490 Consumo de materia prima Ms: Inventario inicial de produccin en proceso ms: Mano de obra directa Gastos indirectos produccin de maquinaria y equipo Menos: Inventari o final de produccin en proceso 438,430 1,553,969 42,296 6,043,320 345,290 2,034,695 -231,125 Costo de produccin Ms: inventario inicial de producto terminado menos: Inventario final de producto terminado 8,192,180 489,530 -786,385 Costo de ventas 7,895,325

38 Caso practico completo La empresa El sol S. A de C. V., en el ejercicio del 2 001 presenta los siguientes saldos iniciales. Caja y bancos Inversiones en valor es Estimaciones de baja de valor en inversiones Clientes Documentos por cobrar D eudores diversos Estimaciones para cuentas incobrables Almacn Estimacin de baja de valor en inventario Pagos anticipados Mobiliario y equipo de oficina Equipo de reparto Edificio Depreciacin acumulada Terreno Gastos de organizacin Gastos de ins talacin Amortizacin acumulada Proveedores Documentos por pagar Acreedores diversos Gastos por pagar Acreedores hipotecarios Cobros anticipados Capital social Util idades acumuladas 336,000.00 180,000.00 1,800.00 400,000.00 120,000.00 60,000.00 26,000.00 700,000.00 35,000.00 8,000.00 176,000.00 240,000.00 500,000.00 80,752 .00 1,000,000.00 100,000.00 140,000.00 17,000.00 350,000.00 100,000.00 50,000.00 130,000.00 1,000,000.00 77,000.00 2,000,000.00 93,448.00

39 En el transcurso del ejercicio , se realizaron las operaciones financieras sigui entes: 1. Se estableci un fondo fijo de 1,000.00. 2. Los gastos de operacin fueron cubier tos con e fondo fijo de caja. 3. Al agotarse el fondo fijo se realizo el reembol so correspondiente. 4. Se notifico el embarque del proveedor de Tamaulipas, con un valor de $220,000. 5. Se cubri un seguro por $1,000.00 debido a los daos que su fri la mercanca proveniente de Tamaulipas. 6. El transporte de las mercancas proven ientes de Tamaulipas tuvo un importe de 5,000.00 7. La mercanca adquirida en Tama ulipas es recibida en el almacn y se liquida el 50% de la factura. 8. Son remitid as mercancas en consignacin por 500,000.00., para obtener una utilidad del 66.66%, sobre el precio de costo. 9. Las mercancas en consignacin causan un gasto por seg uro y transportacin de 25,000.00 10. El comisionista notifica que ha vendido las mercancas al contado, con un costo de 213,000.00 11. El comisionista informa sobr e la venta de mercancas al contado a un costo de 156,000.00 12. El comisionista i nforma haber efectuado cobros por 110,000.00. Con los datos anteriores obtenga l os asientos de diario, las cuentas de mayor y los estados financieros principale s: