Oficina Tcnica de Administracin Oficina ejecutiva de Administracin Financiera

DIRECTIVA N 002-2013-INEI/OTA

"PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA MANEJO DE FONDOS POR LA MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNOS Y DE VIATICOS Y ASIGNACIONES POR COMISION DE SERVICIO DURANTE EL EJERCICIO 2013"

Febrero 2013

DIRECTIVA N 002-2013-INEI/OTA
"PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE FONDOS POR LA MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNOS Y DE VIATICOS Y ASIGNACIONES POR COMISION DE SERVICIO DURANTE EL EJERCICIO 2013"

1.

OBJETIVOS 1.1 Establecer normas y procedimientos administrativos para que la ejecucin de los fondos que se otorgan a personal del INEI, se efecten de manera racional, justificada y bajo criterios uniformes, facilitando la oportuna y adecuada rendicin de cuentas de los gastos realizados. Asegurar el cumplimiento oportuno de las metas financieras contenidas en el Plan Operativo Institucional.

1.2

2.

BASE LEGAL 2.1 2.2 Ley N28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Resolucin Directora! N 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesorera N001-2007-EF/77.15 y su modificatoria aprobada con Resolucin Directora! N0042009-EF/77.15. Ley N 29951, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013 Resolucin de Superintendencia N007-99-SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago, y sus modificatorias- Resolucin de Superintendencia N 077-99-SUNAT y N 058-2000-SUNAT. Resolucin de Superintendencia N 156-2003-SUNAT, Normas sobre el Boleto de Viaje que emiten las Empresas de Transporte Terrestre Pblico Nacional de Pasajeros. Decreto Supremo N007-2013-EF, Regula el otorgamiento de viticos para viajes en comisin de Servicios en el territorio nacional. Ley N27444, Ley de Procedimiento Administrativo General. Ley N27619, Ley que regula la autorizacin de viajes al exterior de Servidores y Funcionarios Pblicos. Decreto Supremo N 047-2002-PCM, aprueba normas reglamentarias sobre autorizacin de viajes al exterior de servidores y funcionarios pblicos. Decreto Supremo N043-2001-PCM, Reglamento de Organizacin y Funciones del INEl. Decreto Legislativo N 604, Ley de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica. Ley N 28175, Ley de Cdigo de tica del funcionario publico.

2.3 2.4

2.5

2.6 2.7 2.8

2.12

3.

ALCANCE La presente norma, es de aplicacin y cumplimiento por todas las Direcciones Nacionales y Tcnicas (DDNN/TT), las Oficinas Departamentales y Zonales de Estadstica e Informtica (ODEI's y OZEI's), as como por el personal contratado.

4.

DE LA DEFINICIN DE "ENCARGOS INTERNOS" Entindase por Encargos Internos a los desembolsos que entrega la Oficina Tcnica de Administracin - OTA a las Direcciones Nacionales y Tcnicas (DDNN/TT), as mismo a las Oficinas Departamentales y Zonales de Estadstica e Informtica (ODEI's y OZEI's) para la

ejecucin de las actividades permanentes y proyectos que requieran de fondos sujetos a rendicin de cuentas. El otorgamiento de estos fondos, por la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, Recursos Directamente Recaudados y Donaciones ser autorizado mediante Resolucin Directora! de la OTA y ser atendido mediante transferencias (giros bancarios y/o mediante la modalidad de desembolsos) y cheques. 5. DE LOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE FONDOS POR ENCARGOS INTERNOS 5.1 Las DDNN/TT de la Sede Central al inicio del Ejercicio Fiscal, acreditarn ante la Oficina Tcnica de Administracin (OTA) a los responsables (titular y suplente) del Manejo de Fondos, adjuntando el registro de firmas respectivas. En las ODEI's y OZEI's son responsables del manejo de fondos los Directores Departamentales y Zonales adems uno dos servidores administrativos, quienes actuarn como suplentes, para lo cual acreditarn ante la OTA adjuntando el registro de firmas respectivas. El manejo de los fondos tanto en la Sede Central como en las ODEI's y OZEI's ser de exclusiva responsabilidad de la persona que recepciona los fondos a travs de los respectivos Comprobantes de Pago. En la ejecucin de los Proyectos son responsables del manejo de fondos adems de los Directores Departamentales, los funcionarios designados de acuerdo a la estructura funcional de cada Proyecto (Red Administrativa).

5.2

DE LA DEFINICIN DE VIATICOS Y LA DURACION DE LA COMISION DE SERVICIOS Asignacin que se concede a los funcionarios y empleados pblicos, para atender gastos personales que les ocasione en el desempeo de sus funciones en una comisin de servicios en el interior del pas y comprenden los gastos por concepto de alimentacin, hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar del embarque), as como la movilidad utilizada para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisin de servicios. 6.2 Se considerar como un da a las comisiones cuya duracin sea mayor a cuatro (04) horas y menor o igual a veinticuatro (24) horas. En caso sea menor a dicho periodo, el monto del viatico ser otorgado de manera proporcional a las horas de la comisin, segn lo establecido en el Decreto Supremo N 007-2013-EF.

7.

DE LA SOLICITUD Y OTORGAMIENTO DE LOS FONDOS 7.1 Los requerimientos de fondos tanto para Encargos Internos como para Viticos en comisin de servicios en el interior del pas debern ser recepcionados en la Oficina Tcnica de Administracin OTA por las DDNN/TT, con 05 das hbiles de anticipacin a la ejecucin de las actividades a realizar, previa certificacin del marco presupuesta! de la Oficina Tcnica de Planificacin y Presupuesto- OTPP. Las ODEI's y OZEI's canalizarn sus requerimientos a travs de la Oficina Tcnica de Estadstica Departamentales. Las solicitudes o requerimiento de fondos para gastos generales o cuadro de necesidades deben consignar en forma clara y obligatoria los siguientes datos:

7.2 7.3

7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7

Monto en nmero y letras Perodo en que se realizar el gasto (fecha de inicio y trmino) Meta Presupuesta! a la que se afectarn los gastos. Asignaciones genricas y especficas, segn el clasificador del gasto. Fuente de Financiamiento. Motivo de gasto. Nombre de la persona a quien se le emitir el Comprobante de Pago. (Sede Central). 7.3.9 Para las ODEI's y OZEI's, se deber considerar a los Directores Departamentales.

7.4

Adems de los conceptos de gastos por cuadro de necesidades, los conceptos de gastos considerados en las actividades de los proyectos y los montos, son propuestos por las DDNNfTT que tiene a su cargo el proyecto, los mismos que son aprobados por el Secretario General para su ejecucin, estos conceptos son los siguientes: 7.4.1 Gasto de Operacin de Campo: Considera los gastos en que incurren el personal asignado a labores de campo, para realizar levantamiento de informacin y supervisiones fuera de su sede provincial por periodos mayores a un (1) da. 7.4.2 Movilidad Local: Comprende el desplazamiento del personal dentro del mismo distrito. 7.4.3 Pasajes: Los pasajes y/o gastos de transporte comprende traslados interdistritales y/o interprovinciales. 7.4.4 Telfonos: Los gastos por servicio de telefona 7.4.5 Otros gastos: Comprende los gastos no considerados en los numerales 7.4.1 al 7.4.4, Compra de Otros Bienes y lo Servicios Diversos. Los requerimientos de fondos para cubrir los gastos de la operacin de campo, del personal que participa en las actividades de los Proyectos (Supervisores, Jefes, y Coordinadores entre otros), debern consignar: Nmero de personas Nombres de los funcionarios correspondientes Nombres de las personas que recibirn y utilizarn el efectivo Oficina, ODEI u OZEI a la que pertenece Monto Individual que recibir cada persona.

7.6

Los montos requeridos para la adquisicin directa de bienes y/o contratacin servicios en las ODEI's y OZEI's, no deben exceder de una Unidad Impositiva Tributaria UIT (S/.3,700.00) a excepcin de los montos para viticos. De superar este lmite y, hasta el monto de tres UIT (S/.11,100.00) deber adjuntarse tres cotizaciones, si supera este monto la adquisicin deber efectuarse previo proceso de seleccin correspondiente. No se otorgarn fondos para adquisicin de bienes o pagos de servicios de la misma naturaleza o tipo en ms de una oportunidad en el perodo de un mes si la suma es de tres UIT (S/.11,100.00) En los casos de requerimientos de fondos para alimentos y movilidad local, deber indicarse el nmero de personas, importe por persona y nmero de das. Los anexos que forman parte del requerimiento deben considerar en la parte superior, el nmero del oficio y estar firmado por el Director Nacional o Tcnico que efecta la solicitud. Los requerimientos para la compra de pasajes areos o terrestres, y para el pago de viticos y asignaciones por comisin de servicio en el interior del pas se realizarn por separado.

7.7

7.8 7.9

7.1O

7.11 7.12

Las DDNN/TT, ODEI's y OZEI's, estn obligadas a informar el desagregado del gasto a los usuarios de los fondos, segn la programacin solicitada y aprobada. La atencin de los requerimientos de fondos, para las oficinas departamentales sern autorizadas por la OTA, siempre y cuando dichas oficinas hayan cumplido con presentar por lo menos con la penltima rendicin de cuenta, salvo situaciones imprevistas debidamente justificadas por el Director Nacional/Tcnico o el Director Departamental. Los requerimiento de fondos en la sede central para la adquisicin de bienes, sern autorizados por la OTA, siempre y cuando, la dependencia solicitante haya verificado que los bienes no existen en stock de almacn. Cuando se realicen desembolsos de fondos a las ODEl's y OZEI's, la OTA, a travs de la Direccin de Tesorera de la Oficina Ejecutiva de Administracin Financiera, comunicar a las Oficinas Departamentales, el envo de dichos fondos precisando si es mediante giro, transferencia o cheque, indicando el nmero del Registro del SIAF SP, comprobante de pago y periodo de ejecucin del gasto. Estas acciones, incluida la remisin del Comprobante de Pago, se efectuar dentro de las 48 horas de efectuado el desembolso.

7.13

7.14

8.1

De los plazos 8.1.1 Las Rendiciones de Cuenta, de los Encargos Internos, deben ser presentadas a la Oficina Tcnica de Administracin, dentro del plazo de tres das hbiles despus de concluida la actividad materia del encargo. Ref. Artculo 40.2 de la Directiva de Tesorera No 001-2007-EF/77.15 8.1.2 Las rendiciones de cuentas de viticos por com1s1on de serv1c1os, deber presentarse a la Oficina Tcnica de Administracin, dentro de los diez (1O) das hbiles contados desde la culminacin de la comisin de servicios, segn el artculo 3 del Decreto Supremo N 007-2013-EF. Para comisiones de servicio en el exterior, el plazo mximo es de 15 das hbiles despus de culminada la comisin. En caso de incumplimiento de los plazos sealados, la OTA a travs de la Unidad de Control Previo, realizar una comunicacin a las DDNNTT solicitantes sobre los atrasos incurridos. De reincidir en atrasos en dos o ms rendiciones cuyos plazos hayan vencido, se comunicar a la OEPER, a fin de que dicho documento sea incorporado al legajo personal del servidor o funcionario deiiNEI.

8.1.3

8.1.4

9.

DE LOS FORMATOS PARA RENDICIONES DE CUENTA DE "ENCARGOS INTERNOS" 9.1 Las rendiciones de cuenta deben ser remitidas a la OTA mediante oficio del Director Nacional o Tcnico y de los Directores de las ODEI's y OZEI's, al que adjuntarn el formato "Rendicin de Cuenta Documentada de Fondos otorgados" debidamente firmado solo en original (formato 01). Las Rendiciones de Cuenta de la Sede Central, sern firmadas por el rndete, el responsable administrativo y el Director Tcnico o Nacional.

9.2

Las Rendiciones de Cuentas de las ODEI's y OZEI's, sern firmadas por el rndente, siendo en la mayora de casos el Director Departamental y el responsable Administrativo. 9.4 Las Rendiciones de Cuentas de fondos asignados para los Proyectos, sern firmadas por el rndente, el Director Tcnico Nacional y el Director Departamental. En caso de las ODEI's y OZEI's deber tambin firmar el coordinador del proyecto. Las Rendiciones de Cuenta deben realizarse adjuntando los documentos sustentatorios de gastos, de conformidad a las normas tributarias y presupuestales vigentes para el Ejercicio Fiscal, utilizando los formatos siguientes: Formato 01: Rendicin de Cuenta Documentada de Fondos Otorgados Formato 02: Recibo de Pago, para los casos de alquiler de acmilas, deslizadores y otros medios de transporte no regulares convencionales y por el cual no sea posible obtener comprobantes de pagos. Formato 03: Recibo de pago para gastos de movilidad local para sede central, cuando el gasto est referido a una persona. Formato 03.01: Recibo de pago, para gastos de movilidad y similares para ODEI's, cuando el gasto est referido a una persona. Formato 04: Planilla de pago, para gastos de movilidad y similares, para la sede central y ODEI's cuando el gasto est referido a varias personas. Formato 05: Declaracin Jurada, cuando no sea posible obtener comprobantes de pago y de acuerdo a lo establecido en las normas vigentes para el presente ejercicio fiscal. Formato 05.1: Declaracin Jurada, cuando no sea posible obtener Boletos de Viaje. Formato 06: Informe de Viaje, en el cual se detallar brevemente las actividades realizadas, durante la comisin de servicios. Formato 07: Nmina de Gastos Operativos, para casos de viticos a funcionarios extranjeros que prestan servicios al INEI, en mrito a los proyectos, convenios o contratos suscritos entre el INEI y el organismo cooperante. Formato 08: Autorizacin para descuento por planilla de remuneraciones, que ser adjuntado al comprobante de pago de otorgamiento de viticos, debidamente firmado por la persona que recepciona los viticos y asignaciones por comisin de servicio a fin de que, en caso de incumplir con la rendicin de cuentas y devoluciones de saldos no utilizados dentro del plazo establecido en el numeral 8.1.2 de la presente directiva, el importe deudor le sea descontado de sus remuneraciones. Ref. numeral 68.3 del Artculo N 68 de la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15. Formato A: "Cargo de Entrega de Fondos de Proyectos" mediante el cual el funcionario respectivo, entrega y asegura la oportuna distribucin de los fondos que generalmente corresponde a Movilidad, al personal de la Jerarqua Funcional, Organizacin o Red Administrativa del Proyecto. Este formato debe adjuntarse en forma obligatoria a las rendiciones de cuenta. Formato 8: "Gastos Operativos de Proyectos" en el cual se registrar los importes otorgados al personal para gastos de movilidad, alimentacin, hospedaje, Internet y otros necesarios para el desarrollo de las diversas actividades del proyecto. Formato C: "Devoluciones de Saldos no Utilizados" el cual ser utilizado exclusivamente en los proyectos por el personal de la Red Administrativa de manera ascendente desde el nivel inferior hasta el Director Departamental.

9.5

DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE GASTOS POR LA MODALIDAD "ENCARGOS INTERNOS" Se reconoce como documentos sustentatorios, debidamente justificados y firmados por personas autorizadas, los siguientes: 10.1 Comprobantes de Pago establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado mediante Resolucin Suprema N 007-99/SUNAT y sus Modificatorias; siendo estos los siguientes: Facturas, boletas de venta, tickets o cintas emitidas por mquinas registradoras, recibos por honorarios, boletos de viaje, en los cuales deben figurar la razn social de la persona jurdica o natural que emite el documento y su Registro nico de Contribuyente (RUC). Boletos que expiden las compaas de aviacin por el servicio de transporte areo de pasajeros, documentos emitidos por los bancos, instituciones financieras y seguros, recibos emitidos por los servicios pblicos de suministro de energa elctrica, agua, telfono y recibos complementarios que se incluyen en el recibo de servicio pblico.

10.2

Comprobantes de gastos mediante la emisin y utilizacin de los formatos 02, 03, 04, 05, 07 y el formato 08 cuando corresponda, precisados en el numeral 9.5 de la presente Directiva. En el caso de fondos entregados a funcionarios extranjeros, el documento sustentatorio del gasto, ser la planilla de gastos operativos indicado en el formato 07 debidamente firmado por el beneficiario que recepciona los fondos y visado por el DDNNm que corresponda. Asimismo, deber adjuntar los comprobantes que sustenten los gastos de alojamiento y alimentacin, copia del pasaje areo y de su pasaporte. Los gastos que no cuenten con comprobantes sustentatorios debern consignarse mediante una declaracin jurada. Las rendiciones de cuenta a que hace referencia el numeral 10.3 debern ser canalizadas por el Responsable Administrativo de la DDNN/TT que visa la planilla de gastos operativos, la misma que deber ser rendida dentro del plazo establecido (15 das siguientes de finalizado el asesoramiento o la consultora).

10.3

10.4

11.

DE LOS REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE GASTOS GENERALES Bajo responsabilidad del DDNN/TT, los Directores Departamentales y Zonales y del responsable del manejo de fondos, los comprobantes de gastos deben reunir los requisitos siguientes: 11.1 Ser originales, a los cuales se debe adjuntar la copia de SUNAT cuando se trate de facturas y recibos por honorarios. Las facturas y/o boletas de venta deben indicar fecha de cancelacin, nombre, firma y sello del proveedor que vende el bien o presta el servicio, y debern ser emitidos a nombre del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI), debiendo consignar el nmero de RUC del INEI, N 20131369981, entendindose que el RUC se consignar en las Facturas, tickets y boletos de viaje segn el caso. Para el caso de las Boletas de Venta se consignar el nombre del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI). En las rendiciones de cuenta de adquisicin de bienes de la sede central, los comprobantes de gastos debern consignar en el anverso el trmino SIN STOCK , debidamente visado y sellado por el responsable del almacn.

11.2

11.3

11.4

Las prestaciones de servicios, de personas naturales y/o jurdicas, deben adjuntar la conformidad del servicio firmada por el funcionario responsable de su recepcin y el correspondiente comprobante de pago. Tratndose de Recibo por Honorarios debe consignar la retencin del Impuesto a la Renta, en caso de acogerse a exoneraciones deber presentar el documento de la SUNAT que acredite tal situacin. Los gastos efectuados por conceptos de llamadas telefnicas mediante tarjetas, Internet u otros, deben sustentarse con facturas o boletas de venta, consignando en el reverso y/o anexo, el nombre, DNI y la firma de(l}, (los) usuario(s). Estos gastos no debern exceder del 10% de la UIT vigente por cada requerimiento mensual (por persona) en el lugar donde se efecte la operacin de campo. Los documentos sustentatorios del gasto debern ser legibles, sin borrones, enmendaduras o aadiduras; en ningn caso se aceptarn documentos adulterados bajo responsabilidad del rndente o usuario de los Fondos. Tratndose de fondos provenientes de convenios con Instituciones Nacionales e Internacionales, los comprobantes de pago debern girarse de acuerdo a la Directiva impartida por cada Proyecto o Convenio realizado con eiiNEI. Los comprobantes de pago, deben ser emitidos dentro del perodo de ejecucin del gasto, indicado en la solicitud del requerimiento. Excepcionalmente, para el caso de Cuadro del Necesidades de las ODEI's y OZEI's, podrn aceptarse los documentos de gastos emitidos en todo el mes. Para los gastos de Servicios Pblicos (luz, agua y telfono) se aceptarn con facturacin del mes anterior. Cuando los montos transferidos a las ODEI's y OZEI's, para el pago de serv1c1os pblicos, sean inferiores a los facturados, stas podrn en forma excepcional desdoblar la factura en dos rendiciones; debiendo presentar la factura original en la primera rendicin y el saldo pendiente se informar con una copia en la siguiente rendicin, indicando el nmero de comprobante de pago original.

11.5

11.6

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11.1O Cuando se llevan a cabo la Comisin de Servicios en zonas rurales y el personal deba trasladarse y se requiera alquilar acmilas, deslizadores y otros medios de transporte no regulares y por los cuales no sea posible obtener comprobantes de pago, se podr utilizar el formato 02 Recibo de Pago. 11.11 Todos los comprobantes sustentatorios de gasto, deben estar firmados por el servidor que efecte el gasto y visado por el funcionario que autoriz el gasto. 11.12 No se aceptarn documentos sustentatorios de gastos que afecten asignaciones especficas o montos diferentes a los autorizados. 11.13 Para el caso de rendiciones de cuentas con comprobantes de pago (factura, boletas, recibos, etc.}, que consignan mayores gastos a los otorgados, slo en casos debidamente justificados por el DDNN/TT correspondiente, se reconocer el gasto adicional previo tramite establecido. 11.14 En caso de adquisiciones de repuestos para mejoras de bienes patrimoniales de la Institucin, el comprobante de gastos deber indicar expresamente en el reverso, el cdigo patrimonial del bien que ha sido materia de mejoras. 11.15 Las facturas, boletas o ticket por adquisicin de combustible, lubricantes y servicios de mantenimiento debern consignar el nmero de placa del vehculo oficial de la 1 nstitucin. 11.16 Los gastos individuales por concepto de movilidad local, en la Sede Central, se sustentarn utilizando el formato 03 Recibo de Pago, y deber ser firmada adems por

el responsable de la Unidad de Transporte. En las ODEI's y OZEI's se utilizar el formato 03.1 denominado tambin recibo de pago. Cuando el gasto est referido a varias personas se utilizar el formato 04 Planillas de Pago por Movilidad Local. Estos formatos debern consignar los das y lugares donde se realicen el trabajo de campo y/o comisin. 11.17 En la sustentacin de viticos de los gastos por alimentos no se aceptara comprobantes de pago con el concepto "por consumo", debiendo indicarse el detalle del consumo realizado. 12. DE LOS REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE GASTOS POR COMISION DE SERVICIO Las comisiones de servicio del personal nombrado y CAS dentro del territorio nacional se autorizan mediante: 12.1 Resolucin Directora! de la Oficina Ejecutiva de Personal cuando no excedan los quince (15) das calendarios. Resolucin del Titular de la Institucin, cuando exceda de quince (15) das calendarios o se ample el perodo de las mismas. Los casos de situaciones no previstas, como cambios de rutas, personas y fechas en la Comisin de Servicio inicial, sern autorizadas necesariamente mediante otra Resolucin del nivel jerrquico a la que dio origen a la Comisin. Las comisiones de servicio del personal contratado CAS dentro del territorio nacional se autorizan mediante oficio de la Direccin Tcnica o Nacional correspondiente. Los gastos en que incurra el personal contratado por locacin cuando tenga que desplazarse dentro del territorio nacional en el marco de la ejecucin de las actividades institucionales, se considerarn como gastos de operacin de campo. Estas actividades deben ser autorizadas por el Jefe del INEI, a propuesta del Director Nacional o Tcnico correspondiente. 12.6 Los viajes en comisin de servicios al exterior, de conformidad al Art. 6 del Decreto Supremo N 047-2002-PCM que "Aprueban Normas Reglamentarias sobre Autorizacin de Viajes al Exterior de Servidores y funcionarios Pblicos", debern ser sustentados con comprobantes de pago hasta por lo menos el 70% del gasto realizado y el 30% restante podr sustentarse mediante Declaracin Jurada. Para los casos en que el personal nombrado y contratado perciban viticos deben presentar la respectiva rendicin de cuentas y gastos de viaje debidamente sustentada con los comprobantes de pago por los servicios de movilidad, alimentacin y hospedaje obtenidos hasta por un porcentaje no menor al setenta (70%) del monto otorgado. El saldo resultante no mayor al treinta (30%) podr sustentarse mediante declaracin jurada, siempre que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria- SUNAT. Debiendo cumplir con lo dispuesto en el D.S. N 007-2013-EF, la misma que debe consignar las firmas del Director Departamental y jefes provinciales y distritales donde se lleva a cabo la Comisin.

12.2

12.3

12.4

12.7

13.

DE LA UTILIZACIN DE DECLARACIONES JURADAS COMO SUSTENTO DE GASTO. 13.1 La Declaracin Jurada (Formato 05), ser de uso excepcional cuando se trate de casos, lugares o conceptos siempre que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la

Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria - SUNAT, no debiendo exceder del 30% del monto otorgado por da. 13.2 En caso de los proyectos excepcionalmente se podr utilizar Declaraciones Juradas (formato 05.1) por concepto de Pasajes y gastos de transporte, cuando no sea posible obtener comprobantes de pago, no debiendo exceder del 10% del valor de la Unidad Impositiva Tributaria- UIT vigente.

14.

DEVOLUCION DE SALDOS NO UTILIZADOS 14.1 La devolucin de saldos no utilizados por los rindentes se debe realizar dentro de las 24 horas de culminada la actividad para la cual fueron otorgados los fondos. La Directiva de Tesorera N 01-2007-EF/77.15, en el articulo 66 establece que los depsitos por menores gastos autorizados con cargo a las cuentas bancarias administradas por la DNTP, tales como Encargos, Fondos de Caja Chica, y recuperacin de pagos indebidos o en exceso, se efectan en el Banco de la Nacin dentro de las 24 horas de su recepcin. En el caso del personal usuario de los fondos tambin es de 24 horas despus de culminada la actividad. Los saldos no utilizados correspondientes a la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios, debern ser depositados de acuerdo al siguiente procedimiento: 14.2.1 Las devoluciones (saldos no utilizados) de las fuentes de financiamiento Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados sern registradas en el sistema SIAF, antes de ser depositadas en la cuenta N 00000-299294 del Banco de la Nacin, para lo cual las ODEI's remitirn al da siguiente de culminada la actividad o comisin de servicios, a los correos electrnicos de la Direccin de Tesorera : juan.echevarria@inei.gob.pe; julio.rubio@inei.gob.pe la siguiente informacin, que se obtiene de los comprobantes de pago que se les enva : Nmero de Expediente SIAF (registro de origen de los fondos) Nmero de comprobante de Pago Importe por cada asignacin especifica del gasto Nmero de meta Tambin debern tener en cuenta y dar cumplimiento a las siguientes indicaciones: l. DE LAS COMUNICACIONES PARA ELABORACION T-6 Para el caso de las ODEIS: Solicitaran a travs de un correo electrnico numerado dirigido al Sr. Julio Rubio con copia al Tesorero la elaboracin de un T-6, en el siguiente horario: De las 08.00 AMa las 14.00 PM.

14.2

11. DE LOS PROCESOS ANTE EL MEF (PARA TRASMISION DEL T-6) La Direccin de Tesorera proceder a elaborar los T-6 segn las solicitudes del tem 1) en el siguiente horario:
De las 14.05 PM a las 16.00PM

111. DE LA COMUNICACIN PARA DEPOSITO EN EL BANCO Luego, de lo actuado en el tem 11 se comunicar al da siguiente a los solicitantes del proceso realizado, confirmando que pueden hacer los depsitos ante el Banco de la Nacin, el mismo da en el cual se les comunica.

14.2.2 La Direccin de Tesorera, recepcionar la informacin y registrar en sistema SIAF, las devoluciones y, por el mismo medio remitir el reporte del T6 Papeleta de depsito a favor del Tesoro Pblico, a fin de que lo impriman y sea llevado al Banco de la Nacin para su depsito dentro de las 24 horas de registrado en el sistema (ver da y hora en la parte superior derecha del T-6). 14.2.3 Los saldos no utilizados de fondos otorgados al personal de la Sede Central por las diferentes Fuentes de Financiamiento, sern devueltos al responsable del rea de Pagadura, donde se le entregar al rndente el recibo de Tesorera para que consigne los datos siguientes: nmero de Comprobante de Pago, nmero de registro SIAF, partida especfica e importe, documento que deber adjuntarse a la rendicin de cuenta para el control correspondiente. 14.2.4 Una vez cancelado el T-6 srvase remitirlo con oficio a la sede central adjuntando el original del voucher. 14.2.5 El Oficio de remisin de las rendiciones de cuenta a la sede central, debe detallar los datos de la informacin indicada en el numeral 14.2.1 del presente, adjuntando una fotocopia del T-6. 14.2.6 Cuando se detecte un pago indebido o en exceso y no se haya cumplido con la devolucin oportuna, se proceder a formular el respectivo requerimiento para su devolucin a partir de cuyo momento y hasta que se produzca su cancelacin, se le agregar los intereses correspondientes de acuerdo a la Tasa de Inters Legal Efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros, de conformidad a lo establecido en el numeral 68.1 del articulo N 68 de la Resolucin Directora! N 002-2007-EF/77.15 de la Directiva de Tesorera.

15.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR DE LOS COMPROBANTES DE PAGO CUYO PLAZO DE RENDICION DE CUENTAS HAN VENCIDO. La Unidad del Control Previo, responsable de efectuar el control de los plazos establecidos en la Directiva numeral 8.1, realizara el seguimiento para lo cual emitir las siguientes notificaciones: 15.1 15.2 Primera Notificacin: Dirigida al rndente va correo electrnico, dndole un plazo de 02 das hbiles para que rinda cuentas. Segunda Notificacin: En caso de que la Primera Notificacin no haya sido absuelta dentro del plazo establecido, se proceder a notificar al rindente y al Director de la DDNN/TT solicitante de los fondos con copia al Director de OTA, dndose un plazo de 02 das hbiles para la Sede Central y de 03 das hbiles para las ODEI's y OZEI's a fin de efectuar los descargos correspondientes. Tercera Notificacin: En caso de que la Segunda Notificacin no haya sido absuelta dentro del plazo establecido, se proceder a notificar al rndente y al Director de la DDNN/TT, con copia al Director de la OTA y al rgano de Control Institucional para las acciones pertinentes.

15.3

16.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LAS RENDICIONES DE CUENTAS OBSERVADAS. La Unidad del Control Previo, responsable de efectuar la revisin de la documentacin sustentatoria, observar aquellos documentos que no cumplan con lo estipulado en los numerales 1O, 11 y 12 de la presente Directiva, para lo cual emitir las notificaciones siguientes:

Primera Notificacin: Dirigida al rndente va correo electrnico, indicando las observaciones, para que en el plazo de 02 das hbiles proceda a subsanar las mismas. 16.2 Segunda Notificacin: En caso de que la Primera Notificacin no haya sido absuelta dentro del plazo establecido, se proceder a notificar al rndente y al Director de la DDNN/TT solicitante de los fondos con copia al Director de la OTA y al rgano de Control Institucional, dndose un plazo de 02 das hbiles para la Sede Central y de 03 das hbiles para las ODEI's y OZEI's a fin de efectuar los descargos correspondientes. En caso de que la Segunda Notificacin no haya sido absuelta dentro del plazo establecido, slo se tomar como vlida la rendicin efectuada con los documentos sustentatorios de gastos que cumplan con los requisitos sealados en la presente Directiva. El importe que corresponda a los documentos observados ser comunicado por la Oficina Tcnica de Administracin, a la Oficina Ejecutiva de Personal para la retencin correspondiente, el documento de comunicacin ser incorporado al legajo del rindente. Para caso de los proyectos a nivel nacional, cuyas rendiciones de cuenta han sido observadas y no cumplan con absolver en los plazos establecidos, se deber seguir el siguiente procedimiento: Informe del funcionario inmediato superior involucrado en la entrega de los fondos segn la red administrativa. Se notificara al domicilio del infractor y se le dar un plazo de 48 horas de recibida la notificacin para su absolucin. Vencido el plazo, se proceder a notificar con carta notarial dndole un plazo de 5 das hbiles para que el infractor absuelva la observacin. Informe de lo actuado, por parte de las DD/NNTT y/o Director Departamental.

16.3

17.

DE LAS RESPONSABILIDADES A los DDNN/TT, Directores Departamentales, Jefes Operativos y los responsables administrativos, solidariamente les corresponde difundir, cumplir y hacer cumplir la correcta aplicacin de lo estipulado en la presente Directiva. / 17.2 La Oficina Ejecutiva de Administracin Financiera- OEAF, a travs de la Direccin de Contabilidad remitir oportunamente a las DDNN/TT, el reporte de los saldos de los fondos otorgados pendientes de rendicin de cuenta; en caso de ser reiterativas, se proceder a comunicar al OCI para el establecimiento de las acciones correspondientes. La Unidad de Control Previo dependiente de la Direccin de Contabilidad de la Oficina Ejecutiva de Administracin Financiera - OEAF, efectuar la revisin de las Rendiciones de Cuentas dentro del plazo de cinco (05) das hbiles despus de recepcionada la Rendicin de Cuenta documentada. La Oficina Tcnica de Administracin a travs de la OEAF, es responsable de controlar la afectacin presupuesta! y financiera de los gastos realizados, de conformidad a lo establecido en las normas vigentes.

17.3

17.4

17.5

La Oficina Ejecutiva de Personal, queda encargada de incorporar en el legajo correspondiente, la comunicacin que haga llegar la OTA, por incumplimiento de la presente Directiva.

18.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 18.1 Gastos que se efecten para la adquisicin de tarjetas telefnicas y serv1c1os de comunicacin va Internet, se circunscriben a las actividades de operacin de campo de las investigaciones estadsticas que se desarrollaran en Lima y Callao; y fuera del mbito de la sede departamental o central. El pago de movilidad local ejecutados en operaciones de campo, deber estar sealado claramente en la Programacin de Gastos de rutas por cada proyecto y zonas geogrficas. El monto asignado por da deber ser igual para todos los trabajadores nombrados o contratados para tal fin, segn la disponibilidad presupuesta! y la programacin de gastos sealada para cada actividad. La programacin de gastos es efectuada por el rgano ejecutor. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva, por parte de los funcionarios y servidores responsables del manejo de fondos, dar lugar a la sancin por medidas disciplinarias conforme lo establece el Art. 28 incisos b) y d) del Decreto Legislativo 276 "Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico", independientemente de las responsabilidades civiles y penales que el caso amerite. Para el caso del personal contratado CAS y por locacin de servicios, se aplicaran las sanciones que correspondan de acuerdo al marco jurdico correspondiente. Para el pago de la asignacin de movilidad local para el personal que realiza trabajo de operacin de campo, la Direccin Tcnica que ejecuta el gasto, deber presentar un documento a la OTA - OEPER con la relacin del personal que van a ser exonerados de su marcado, indicando el periodo de comisin, en los casos de las supervisiones en forma espordica debern justificar la comisin de servicio, con papeleta de salida. Los documentos que conformen los expedientes de las rendiciones de cuenta deben estar debidamente foliados correlativamente por el rindente. Ejemplo: En una rendicin constituida por 40 folios la numeracin ser la siguiente: 1/40, 2,/40, 3/40.........40/40. 18.7 En las rendiciones de cuenta, la documentacin sustentatoria de gastos (facturas, boletas, recibos de pago, recibos por honorarios, boletos de viaje, etc.) debe presentarse obligatoriamente adheridos a una hoja de papel bond tamao A4 debidamente pegados en la parte superior (no engrapados). El personal que salga de comisin de servicios y viaje por va area, deber adjuntar en forma obligatoria a sus rendiciones de cuenta, los boletos de embarque. Debern adjuntar obligatoriamente, los voucher de pago de las detracciones por los servicios que superan los S/. 700.00 nuevos soles.

18.2

18.3

18.4

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18.1O Debern adjuntar en forma obligatoria el formulario de suspensin por rentas de cuarta categora quienes superan los S/. 1,500.00. 18.11 En caso de prdida o robo de los documentos sustentatorios de las rendiciones de cuenta, se debe presentar la documentacin siguiente: La denuncia (original) realizada dentro de las 24 horas de ocurrido el suceso. Informe del rndente, DD/TT/NN y/o del Jefe del Proyecto. en los establecimientos donde efectuaron el gasto. 18.12 Est prohibido realizar pagos con tarjetas de crdito, para sustentar gastos de

comisin de servicios. En la rendicin de cuentas por compra de alimentos, solo sern aceptados los alimentos que sean para consumo directo del rindente, durante el periodo de la comisin de servicios.

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FORMATO 08

Oficina Tcnica de Administracin

Oficina Ejecutiva de Administracin Financiera Unidad de Control Previo

AUTORIZACION PARA DESCUENTO POR PLANILLA DE REMUNERACION

(Articulo 68 de la Directiva N001-2007-EF/77.15)

Yo, ......... ......... ......... ............ ................ identificado(a) con DNI N .. . ..... . .... .... ....., con el cargo de ......................................................... en la Direccin Nacional Tcnica de........................................................... del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica- INEI, me comprometo a que los fondos recibidos por concepto de Viticos por Comisin de Servicios, sern rendidos dentro del plazo de diez (1O) das hbiles, en caso de no cumplir con la rendicin y/o devolucin de los saldos no utilizados en los plazos establecidos, AUTORIZO para que conforme a lo sealado en el artculo 68 de la Directiva de Tesorera, aprobada mediante Resolucin Directora! N0022007-EF/77.15, la Oficina Tcnica de Administracin disponga la retencin correspondiente de mis remuneraciones a travs de la Planilla nica de Pagos considerando los intereses que corresponda. FECHA: de del

Oficina Tcnica de Administracin Oficina Ejecutiva de Administracin Financiera Unidad de Control Previo

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA "RENDICION DE CUENTAS DOCUMENTADA POR FONDOS OTORGADOS POR ENCARGOS"
1. INFORMACION GENERAL 1.1 Rindente Deber consignarse los nombres y apellidos completos del funcionario o servidor a quien se gira el Comprobante de Pago por los fondos otorgados. Dependencia Se indicar el nombre de la Direccin Nacional y/o Tecnica cuando se trate de la sede central y en el caso de las ODEis segn corresponda. Ejemplo ODEI Ancash (Chimbote) Direccin Tcnica de Demografa e Indicadores Sociales Comprobante de Pago (C/P) Deber indicarse en Nmero, fecha del comprobante de pago, el importe recibido. Concepto de los fondos otorgados Ejemplo:Cuadro de Necesidades Noviembre 2011, Comisiones de Servicios, etc. Fuente de Financiamiento Consignar el nombre de la fuente de financiamiento : N SIAF............................. y N Meta................................... El rindente debe e onsignar el N del SIAFy el N de la Meta que aparece en el comprobante de pago girado a su nombre. 2. DETALLES DE LOS DOCUMENTOS DEL GASTO 2.1 Documentos N Orden: En esta columna se empezar con 001 en forma ascendente y correlativa Fecha: Se indicar en forma correlativa y ascendente la fecha que corresponde a la emisin de la Factura, Boleta de Venta, Recibo o Comprobante sustentatorio del gasto. Clase: Se agrupar por familia de documentos. Ejemplo Primero Facturas, segundo Boletas de Venta, etc. Nmero de documento: Se anotar el nmero del documento respectivo, en caso de no tener nmero de documento se registra como s/n Detalle de la Operacin Deber indicarse en forma concisa y clara, la operacin de compra realizada, ejemplo: Alimentos, pasajes, calculadora, papel bond, arbitrios, energa, agua, alquiler de........,etc. Asignaciones especficas y divisionarias Est referida a la codificacin que debe asignarse a cada documento de acuerdo al clasificador por el objeto del gasto, vigente. Ejemplo 23.21.22 (Viticos y Asignaciones)

1.2

1.3 1.4 1.5

2.4

El importe ser el equivalente en nuevos soles al monto total de la Factura, Recibo u otro comprobante que sustente el gasto. Total Consignar en nmeros la sumatoria de los importes de los documentos registrados, usar otra hoja de ser necesario.

2.5

3. RESUMEN 3.1 Asignaciones Especficas y Divisionarias Comprende el registro del gasto total en forma resumida a nivel de asignaciones especficas y divisionarias tanto de bienes como de servicios. Ejemplo: Bienes y Servicios Es ecifica Divisionaria 23.21.22 23.21.21 23.27.299 Total SI.

lm orte 400.00 500.00 500.00 1,400.00

4. LIQUIDACION
4.1 4.2 Monto de la Presente Liquidacin Consignar el total de Bienes ms el Total de Servicios Monto Devuelto Las devoluciones de saldos no utilizado por fondos otorgados se sujetaran a lo dispuesto en el numeral 13.1 de la presente Directiva. Monto Total Otorgado Deber ser igual al monto consignado en el punto 1.3. Firmas y Sellos Administrativo Responsable, Rindente, Director Tcnico 1 Nacional o Jefe Operativo Censal, Jefe de Unidad de Control Previo, Director de Contabilidad y Director Ejecutivo de Administracion Financiera