UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contadura y Administracin CAMPUS COATZACOALCOS

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

TESINA

QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO DE:

LICENCIADO EN CONTADURA

PRESENTA

NIDIA ROMERO MORRUGARES

DIRECTORA DE TRABAJO RECEPCIONAL:

C.P.A. NORMA NIEVES LUNA PREZ

COATZACOALCOS VER., A 03 DE ENERO DEL 2012

DICTAMEN

Nombre del Estudiante: Nidia Romero Morrugares Nombre de la tesina: Control interno de inventarios Ttulo a Recibir: Licenciado en contadura Fecha: 03 de enero de 2012

Quin(es) suscribe(n) acreditados por la Facultad de Contadura y Administracin de la Universidad Veracruzana como tutor-asesor del trabajo recepcional DICTAMINA(N) que la TESINA arriba mencionada , cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la normatividad de la Universidad Veracruzana para optar por el grado de Licenciatura. Se autoriza al alumno presentarla ante la Direccin de la Facultad para su acreditaci

Atentamente

C.P.A. Norma Nieves Luna Prez

INDICE

INTRODUCCIN ........................................................................................................ 5 CAPTULO I GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO .................................... 6 1.1 ANTECEDENTES ................................................................................................. 6 1.2 NATURALEZA ...................................................................................................... 8 1.3 CONCEPTO .......................................................................................................... 8 1.4 ENFOQUES DEL CONTROL INTERNO ............................................................. 9 1.5 OBJETIVOS .......................................................................................................... 9 1.6 PRINCIPIOS........................................................................................................ 10 1.7 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO .................... 11 1.7.1 AMBIENTE DE CONTROL .............................................................................. 12 1.7.2 SISTEMA CONTABLE..................................................................................... 12 1.7.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ................................................................ 13 1.7.4 CONSIDERACIONES GENERALES ............................................................... 14 1.8 DISEO, IMPLANTACIN Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ............................................................................................ 15 1.8.1 ORGANIZACIN DE LA FUNCIN DE CONTROL INTERNO ....................... 16 1.8.2 PLAN DE DESARROLLO DE LA FUNCIN DE CONTROL INTERNO ........ 16 1.8.3 PLAN DE TRABAJO PARA LA DOCUMENTACIN Y FORMALIZACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. .................................................................... 17 1.8.4 MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO ...................... 18 1.8.5 MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y REPORTE. ......... 19 1.8.6 MANUALES O GUAS DE CONTROL INTERNO ........................................... 19 1.9 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO .............................................. 20 1.10 TIPOS DE CONTROL ....................................................................................... 20 CAPITULO II: INVENTARIOS MANEJO ADMINISTRATIVO .................................. 22 2.1 IMPORTANCIA ................................................................................................... 22 2.2 CONCEPTO ........................................................................................................ 22 2.3 CLASIFICACIN DE INVENTARIOS ................................................................. 22 2.4 PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA ADMINISTRACIN DE LOS INVENTARIOS ...................................................................................................... 24 2.5 ROTACIN DE INVENTARIOS ......................................................................... 25 2.6 TCNICAS COMUNES PARA LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS ...... 26 2.6.1 EL SISTEMA ABC ........................................................................................... 26 2.6.2 EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONMICA DE PEDIDO (CEP) ............. 27 2.6.3 SISTEMA JUSTO A TIEMPO (JIT) ................................................................ 30 2.6.4 SISTEMAS COMPUTARIZADOS PARA EL CONTROL DE RECURSOS ... 31 CAPITULO III INVENTARIOS MANEJO CONTABLE ............................................. 32 3.1 SISTEMAS DE REGISTRO ............................................................................... 32 3.1.1 PROCEDIMIENTO ANALTICO O PORMENORIZADO .................................. 32 3.1.1.1 PRINCIPALES VENTAJAS .......................................................................... 32 3.1.1.2 PRINCIPALES DESVENTAJAS ................................................................. 33 3.1.1.3 EJEMPLO DE REGISTRO DE OPERACIONES .......................................... 33

3.1.2 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS ..................................... 36 3.1.2.1 PRINCIPALES VENTAJAS .......................................................................... 36 3.1.2.2 PRINCIPALES DESVENTAJAS ................................................................... 37 3.1.2.3. EJEMPLO DE REGISTRO DE OPERACIONES ......................................... 37 3.2 SISTEMAS DE VALUACIN ............................................................................. 40 3.2.1 COSTEO ABSORBENTE ................................................................................ 41 3.2.2 COSTEO DIRECTO ......................................................................................... 41 3.2.3 MTODOS DE VALUACIN ........................................................................... 42 3.2.3.1 COSTO IDENTIFICADO ............................................................................... 42 3.2.3.2 COSTO PROMEDIO .................................................................................... 46 3.2.3.2.1 MTODO DEL PROMEDIO SIMPLE ......................................................... 47 3.2.3.2.2 MTODO DEL PROMEDIO PONDERADO .............................................. 48 3.2.3.3 PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS ......................................... 51 3.2.3.4 LTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS ........................................... 58 3.2.3.5 MTODO DETALLISTA .............................................................................. 66 3.3 REGLAS DE PRESENTACIN ......................................................................... 69 CONCLUSIN .......................................................................................................... 71 BIBLIOGRAFA ........................................................................................................ 72 GLOSARIO ............................................................................................................... 73

INTRODUCCIN
La importancia de tener un sistema de control interno en las organizaciones se ha venido incrementando con el paso del tiempo, ya que es una herramienta de gran utilidad que comprende el plan de organizacin en todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio, para proteger y resguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la administracin. Uno de los activos ms importantes para las empresas que requiere de un adecuado sistema de control interno es el rubro de inventarios, el cual representa los bienes destinados para la venta o produccin para su posterior venta, en el ciclo normal de operaciones. El presente trabajo est estructurado en tres captulos; en el primero se menciona la forma en cmo ha venido evolucionando el control interno a lo largo del tiempo y los motivos por los que surgi, la importancia que tiene su aplicacin en las diversas operaciones que realizan las empresas, los objetivos que persigue; los principios en los cuales se sustenta, as como la estructura en la cual se basa para

proporcionar una seguridad razonable en el logro de los objetivos. El segundo captulo se refiere al manejo administrativo de los inventarios, los cuales representan el rubro ms importante dentro del activo de una entidad, por lo que se requiere de un buen control para poder administrarlo adecuadamente y resolver los diferentes problemas que se presentan da a da. En el ltimo captulo se analiza la forma en cmo se lleva a cabo el control contable de los inventarios, es decir, los diferentes mtodos de registro, como son el sistema analtico y mtodo de inventarios perpetuos, as como las distintas forma de valuacin, entre las cuales se encuentran costos identificados, costo promedio,

Primeras entradas primeras salidas, ltimas entradas primeras salidas, mtodo detallista y las reglas de presentacin.

CAPTULO I GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

1.1 ANTECEDENTES
Fue en los antiguos imperios europeos donde comenzaron a ejercerse las primeras formas de control, cuando los soberanos exigan el mantenimiento y vigilancia de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, evidenciando que de alguna manera se tenan tipos de control para evitar desfalcos. Lo anterior empez a vislumbrarse en Europa hacia los aos 747 y 814 cuando Carlo I El Grande a travs del Miss Dominisi nombr un clrigo y un laico que inspeccionaban las provincias del imperio. Posteriormente hacia el ao 1319, Felipe V dara a su cmara de cuentas, poderes administrativos y jurisdiccionales para el control de negocios financieros. Con el desarrollo del comercio en los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria, entre otros pases del Medio Oriente, se implement la contabilidad de partida simple. En estas pocas los sistemas de anotaciones haban sido sencillos debido a la reducida cantidad de operaciones. Cada individuo habra podido ejercer su propio control. Sin embargo, con el incremento del comercio en las ciudades italianas durante los aos 1400, se produjo una evolucin de la contabilidad como registro de las transacciones, apareciendo los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios. En este ambiente comercial, el monje veneciano Fray Lucas Pacciolli mejor conocido como Lucas di Borgo, desarroll en 1494 la partida doble, analizando el hecho econmico desde 2 puntos de vista: partida y contrapartida. Para mediados del siglo XVIII, con la Revolucin Industrial, iniciada en Inglaterra, se fueron introduciendo de modo creciente las mquinas que eran operadas por varias personas, para la produccin de artculos industriales, hacindose cada vez ms complejos los procesos de produccin en los cuales intervenan las personas, y como consecuencia de esto surgi la necesidad de controlar las operaciones.

En 1862 La ley Britnica de Sociedades Annimas, reconoci la Auditora como profesin. As mismo entre 1862 y 1905, la profesin de Auditor creci en Inglaterra y su objetivo era detectar el fraude.

Para 1900 lleg la Auditoria a Estados Unidos cuyo objetivo principal era la revisin independiente de los asuntos financieros y de los resultados de las operaciones. A partir de ese momento se comienza a desarrollar el modelo de Auditora Interna y del Gobierno, lo que permiti el desarrollo de la Auditora como un proceso integral y de asesora al interior de las empresas afianzando el desarrollo de un sistema de control propio para cada una de ellas. El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la proteccin de sus intereses. A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la produccin, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, vindose forzados a delegar funciones dentro de la organizacin conjuntamente con la creacin de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenz a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestin de los negocios, ya que se haba prestado ms atencin a la fase de produccin y comercializacin que a la fase administrativa u organizativa, reconocindose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades. As nace el control como una funcin gerencial, para asegurar y constatar que los planes y polticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas.

1.2 NATURALEZA
El control constituye en primera instancia una funcin dentro del proceso administrativo de todo negocio, en donde se realizan diferentes actividades encaminadas a la obtencin de objetivos previamente fijados, as como a la definicin de polticas, estrategias, programas y al desarrollo e implantacin de sistemas administrativos adecuados para garantizar el ptimo funcionamiento de la empresa. Por lo tanto el control interno en cualquier entidad, reviste mucha importancia, tanto en la conduccin de la organizacin, como en el control e informacin de las operaciones, ya que comprende el plan de organizacin donde se establecen las polticas y procedimientos que persigue la entidad, con el fin de proteger y

salvaguardar los recursos con que cuenta, verificar la exactitud y veracidad de la informacin para promover la eficiencia en la operaciones y estimular la aplicacin de las polticas para el logro de metas y objetivos programados. Mientras ms compleja sea una empresa mayor ser la importancia del sistema de control interno, as como la efectividad de ste, la cual va a depender en gran medida de la integridad y valores ticos del personal que disea, administra y vigila dicho sistema.

1.3 CONCEPTO
Plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pblica, privada o mixta, para obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesin a su poltica administrativa. Conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados por una organizacin, con el fin de asegurar que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las polticas trazadas por la gerencia, en atencin a las metas y los objetivos previstos. 8

 El control constituye un proceso mediante el cual se vigilan las operaciones efectuadas en un negocio ya sea en su conjunto o en una rea para cerciorarse que se realicen de acuerdo a lo planeado corrigiendo en su caso las desviaciones presentadas. Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad en su informacin financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adhesin a las polticas precisadas por la administracin.

1.4 ENFOQUES DEL CONTROL INTERNO

Administrativo: Involucra el plan general de organizacin, sistemas, procedimientos, mtodos utilizados en el negocio para obtener resultados eficientes, efectivos y econmicos. Contable: Plan general que permite definir polticas, procedimientos, mtodos y sistemas que regulan y reflejan en forma optima la informacin financiera.

1.5 OBJETIVOS
El sistema de control interno se debe orientar de manera fundamental al logro de los siguientes objetivos: Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar. Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones de la organizacin, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades establecidas.

 Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos. Garantizar la correcta y oportuna gestin de la organizacin. Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la informacin y los registros que respaldan la gestin de la organizacin Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacin y que puedan comprometer el logro de los objetivos programados. Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin, de los cuales hace parte la auditora interna. Velar porque la organizacin disponga de instrumentos y mecanismos de planeacin y para el diseo y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura, caractersticas y funciones. evaluacin y seguimiento de la

1.6 PRINCIPIOS
El ejercicio del control interno implica que este se debe hacer siguiendo los principios de: Igualdad: Consiste en que el sistema de control interno debe velar porque las actividades de la organizacin estn orientadas

efectivamente hacia el inters general, sin otorgar privilegios a grupos especiales. Moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las normas aplicables a la organizacin, sino a los principios ticos y morales que rigen la sociedad.

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Eficiencia: Vela porque en igualdad de condiciones

de calidad y

oportunidad, la provisin de bienes y/o servicios se haga al mnimo costo, con la mxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles. Economa: Vigila que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada en funcin de los objetivos y las metas de la organizacin. Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organizacin, a las necesidades que ataen a su mbito de competencia. Imparcialidad y Publicidad: Consisten en obtener la mayor

transparencia en las actuaciones de la organizacin, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminacin, tanto en oportunidades como en acceso a la informacin. Valoracin de costos ambientales: Consiste en que la reduccin al mnimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conduccin de sus actividades rutinarias en aqullas organizaciones en las cuales su operacin pueda tenerlo.

1.7 ELEMENTOS DELA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos: a) Ambiente de control. 11

b) El sistema contable. c) Los procedimientos de control.

1.7.1 AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control representa la combinacin de factores que afectan las polticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los siguientes: a) Actitud de la administracin hacia los controles internos establecidos. b) Estructura de organizacin de la entidad. c) Funcionamiento del Consejo de Administracin y sus Comits. d) Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad. e) Mtodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las polticas y procedimientos, incluyendo la funcin de auditora interna. f) Polticas y prcticas de personal. g) Influencias externas que afecten las operaciones y prcticas de la entidad. La calidad del ambiente de control es una clara indicacin de la importancia que la administracin de la entidad le da a los controles establecidos.

1.7.2 SISTEMA CONTABLE

El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad econmica. Para que un sistema contable sea til y confiable, debe contar con mtodos y registros que: a) Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renen los criterios establecidos por la administracin. 12

b) Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificacin. c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias. d) Registren las transacciones en el perodo correspondiente. e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.

1.7.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Los procedimientos y polticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable, que establece la administracin para proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos especficos de la entidad, constituyen los procedimientos de control. El hecho de que existan formalmente polticas o procedimientos de control, no necesariamente significa que stos estn operando efectivamente. El auditor debe determinar la manera que la entidad ha aplicado las polticas y

procedimientos, su uniformidad de aplicacin y que persona las ha llevado a cabo, para concluir que efectivamente est operando. Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en

distintos niveles de organizacin y del procesamiento de las transacciones. Tambin pueden estar integrados por componentes especficos del ambiente de control y del sistema contable. Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de carcter preventivo o detectivo. Los procedimientos de carcter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los procedimientos de control de carcter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos. Los procedimientos de control estn dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos a) Debida autorizacin de transacciones y actividades. 13

b) Adecuada segregacin de funciones y responsabilidades. c) Diseo y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. e) Verificaciones independientes de la actuacin de otros y adecuada evaluacin de las operaciones registradas.

1.7.4 CONSIDERACIONES GENERALES

Los factores especficos del ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control de una entidad, deben considerara los siguientes aspectos: Tamao de la entidad. Caractersticas de la industria en la que opera. Organizacin de la entidad. Naturaleza del sistema de contabilidad y de las tcnicas de control establecidos. Problemas especficos del negocio. Requisitos legales aplicables.

El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno, representa una importante responsabilidad de la administracin, para proporcionar una seguridad razonable de que se logran los objetivos de una entidad. La gerencia deber vigilar de modo constante, la estructura de control interno, para determinar si sta opera debidamente y si se modifica oportunamente de acuerdo con los cambios en las condiciones existentes.

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1.8 DISEO, IMPLANTACIN Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El diseo de un adecuado sistema de control interno implica no solo un dominio tcnico sobre la materia sino tambin un conocimiento del medio especfico en el cual se va a aplicar. Un criterio fundamental, al momento de concebir e implantar tales sistemas, es considerar constantemente la relacin costo beneficio. En particular, el costo de cada componente del sistema de control interno se debe contrastar con el beneficio general, los riesgos que reduce al mnimo y el impacto que tiene en el cumplimiento de las metas de la organizacin. El reto es encontrar el justo equilibrio en el diseo del sistema, pues un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Adems las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de innovacin de los empleados. Es el gerente de la organizacin, con ayuda de sus colaboradores, quien est llamado a definir y poner en marcha dentro de los parmetros de orden legal y estatutario, el sistema de control interno que mejor se ajuste a la misin, las necesidades y la naturaleza de la organizacin. El diseo del sistema de control interno debe comprender, entre otros, los siguientes aspectos: Organizacin de la funcin de control interno. Plan de desarrollo de la funcin de control interno. Procesos y procedimientos crticos. Formalizacin y documentacin. Plan de trabajo para la formalizacin y documentacin de los dems procesos y procedimientos. Mecanismos e instrumentos de control interno. Mecanismos e instrumentos de reporte y seguimiento. Plan de desarrollo de los manuales de control interno por reas. 15

1.8.1 ORGANIZACIN DE LA FUNCIN DE CONTROL INTERNO

Aun cuando en teora no es necesaria la existencia de una oficina especializada en el rea de control interno, en la prctica resulta conveniente crearla con el fin de que lidere el proceso de diseo e implantacin del sistema y, posteriormente, ayude a la administracin de la organizacin a cumplir su obligacin en este campo. Esto es as porque la operacin de un sistema de control interno cuyo ejercicio sea intrnseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, supone un cambio cultural muy profundo y difcil de lograr en el corto plazo, especialmente si no se cuenta con alguien que lidere el proceso y produzca resultados rpidamente y, por esta va, induzca y acelere el cambio de actitud entre los miembros de la organizacin.

1.8.2 PLAN DE DESARROLLO DE LA FUNCIN DE CONTROL INTERNO

La institucionalizacin de la funcin de control interno es todo un proceso; no es una accin puntual. Por esta razn es importante que su desarrollo obedezca a un plan, en el cual se tengan en cuenta las caractersticas propias de la organizacin y un grado de avance relativo. El plan de desarrollo de la funcin de control interno debe ser un producto concertado entre la oficina de control interno y las directivas de la organizacin. Dicho plan debe contemplar los siguientes elementos bsicos: Definicin de la misin del sistema de control interno. Definicin del alcance de las funciones de la oficina de control interno en el rea del control de gestin.

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Divisin del trabajo entre la lnea de la organizacin y la oficina de control interno en el desarrollo de las actividades de control.

Definicin y cronograma de desarrollo de las herramientas computacionales y de otra naturaleza que servirn de apoyo en el ejercicio de control interno.

Cronograma de formalizacin, documentacin e implantacin de los procesos y procedimientos crticos.

Cronograma para la elaboracin y expedicin de los manuales de control interno.

Cronograma de formalizacin, documentacin e implantacin de los dems procesos y procedimientos de la organizacin.

1.8.3 PLAN DE TRABAJO PARA LA DOCUMENTACIN Y FORMALIZACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

Cualquiera que sea el diseo adoptado para el sistema de control interno, ste tiene como prerrequisito la existencia de procesos y procedimientos formalizados. No todos los procesos y procedimientos deben estar formalizados y documentados antes de montar el sistema. Este es un proceso que al principio puede resultar lento, pero que se ir agilizando a medida que las distintas reas de la organizacin comprendan su importancia y comiencen a percibir los beneficios. Por esta razn lo prioritario es iniciar la actividad con los procesos y procedimientos que se consideren crticos para la entidad, es decir, aquellos que puedan afectar de manera significativa la marcha de la organizacin y sus resultados. El levantamiento de informacin de estos procesos y procedimientos debe ser una responsabilidad de las reas, bajo la premisa de que ellas son las que poseen la informacin y las que, una vez est operando el sistema, van a recibir los mayores beneficios. 17

La cabeza del rea debe liderar el proceso, tomando el tiempo que sea necesario para analizar los resultados parciales de trabajo y prestando atencin especial a la identificacin de los puntos de control que deben quedar incluidos en el proceso o en el procedimiento. Los puntos de control son de tres tipos principales: 1.- Los destinados a verificar la eficacia del proceso. 2.-Los dirigidos a asegurar el logro de los parmetros de eficiencia establecidos. 3.-Los relacionados con el cumplimiento del trmite legal. Los tres tipos de control son importantes para el funcionamiento responsable. Los dos primeros porque ayudan a controlar el resultado de las operaciones a su cargo y el ultimo porque le ayuda a cumplir correctamente su responsabilidad legal. En el desarrollo del proceso de levantamiento de informacin sobre los procesos y procedimientos, las reas deben contar con el apoyo de la oficina de la organizacin y mtodos o quien desempee esta funcin, no solo para agilizar las tareas, sino para asegurar la homogeneidad en la documentacin respectiva.

1.8.4 MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO

Los mecanismos e instrumentos de control interno son variables, dependiendo no solo de la naturaleza de la organizacin, sino de las caractersticas del rea en la cual se estn aplicando. En algunos casos, estos pueden tener un carcter automtico como validacin de informacin, verificacin de consistencia y comparacin de cifras totalizadoras; entre otros. En todo caso debe procurar que los mecanismos e instrumentos utilizados hagan parte, en cuanto sea posible, del proceso mismo y no sean elementos exgenos de aplicacin posterior.

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El diseo de los mecanismos e instrumentos debe ser una actividad compartida entre los empleados responsables y la oficina de control interno, con el fin de lograr un compromiso entre la seguridad y la eficiencia. En este sentido cualquier esfuerzo de sistematizacin que permita reducir la participacin discrecional de las personas involucradas, mejorar la informacin agregada, la posibilidad de hacer cruces y la automatizacin del control, debe recibir el apoyo de los directivos de la organizacin.

1.8.5 MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y REPORTE.

Los mecanismos e instrumentos de seguimiento y reporte varan segn la naturaleza de la organizacin y de las reas. Con respecto a este punto, es importante destacar que para que sean tiles, el seguimiento y el reporte deben tener un periodo inferior al que se ha definido para la obtencin de resultados en el proceso objeto de control. El sistema debe producir informacin oportuna; una contabilidad atrasada, un concepto sobre una

actualizacin administrativa emitido despus de que esta se haya formalizado, son elementos muy poco tiles. En general, se debe recordar que el control interno es una herramienta cuyo propsito central es ayudar a la gerencia a cumplir mejor con sus obligaciones.

1.8.6 MANUALES O GUAS DE CONTROL INTERNO

Los manuales de control interno son piezas bsicas dentro del sistema. Su elaboracin debe ser una de las actividades centrales de la oficina de control interno y debe estar explcitamente contemplado dentro del plan de desarrollo de la funcin de control interno. Con el fin de facilitar el proceso de actualizacin de estos manuales, es recomendable adoptar el sistema de hojas intercambiables. Las actualizaciones se deben producir cada vez que la oficina de control interno, de 19

comn acuerdo con los empleados responsables, llegue a la conclusin de que el proceso o procedimiento, o que el mecanismo o instrumento de control utilizado se debe modificar. Una vez elaborados, los manuales de control interno constituyen el elemento primordial del proceso de capacitacin de los empleados responsables.

1.9 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO

El control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial, desarrollada en forma autnoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organizacin. Adems el sistema de control interno difiere entre organizaciones. La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios

delegados por lo cual es necesario establecer un sistema de control interno que les permita tener una seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas se ajustan en todo a las normas aplicables a la organizacin.

1.10 TIPOS DE CONTROL

Control gerencial: est orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con los objetivos de la organizacin. Control contable: Comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los mtodos y procedimientos que estn relacionados directamente con la proteccin de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables, presupuestales y financieros de las organizaciones.

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 Control administrativo: est orientado a las polticas administrativas de las organizaciones y a todos los mtodos y procedimientos que estn relacionados, en primer lugar con el debido acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesin a las polticas de los niveles de direccin y administracin y en segundo lugar con la eficiencia de las operaciones. Control presupuestario: Consiste en confrontar peridicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones. Control de informtica: Esta orientado a lograr el uso de la tecnologa y la informtica como herramienta de control; su objetivo ser mantener controles automticos efectivos y oportunos sobre las operaciones.

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CAPITULO II: INVENTARIOS MANEJO ADMINISTRATIVO

2.1 IMPORTANCIA
Los inventarios representan uno de los principales recursos que dispone una entidad comercial o industrial. Es importante tener un adecuado abastecimiento de inventarios pues de ello dependen las actividades primarias para las que se constituy la organizacin; es decir, las operaciones de compra venta que concluirn en utilidades y proporcionaran flujos de efectivo, con lo que se reiniciar el ciclo financiero a corto plazo tanto de empresas industriales como de empresas comerciales.

2.2 CONCEPTO
Las Normas de Informacin Financiera definen a los inventarios como los bienes de una empresa destinados a la venta o produccin para su posterior venta, tales como materia prima, produccin en proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancas o refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones. Las normas internacionales de contabilidad definen a los inventarios como activos: a) posedos para ser vendidos en el curso normal de la operacin; b) en proceso de produccin de cara a tal venta, o c) en la forma de material o suministro para ser consumidos en el proceso de produccin, o en el suministro de servicios.

2.3 CLASIFICACIN DE INVENTARIOS

Los inventarios se clasifican en: Materias primas: En la industria son los materiales que sufren la transformacin necesaria para convertirse en artculos terminados. 22

Mercancas: Son las que se compran para su reventa, sin hacerles ninguna modificacin. Artculos en proceso: Son aqullos, cuyo proceso de fabricacin no ha sido totalmente terminado. Partes terminadas: Son artculos completos, que pueden venderse o bien utilizarse en los artculos que se estn fabricando. Artculos terminados: Son los que estn listos para su venta. Mercancas en trnsito: Se refiere a las mercancas adquiridas por la empresa, que ya le han sido remitidas, las cuales forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren, fsicamente, en sus almacenes. Mercancas en consignacin: Son las que se han enviado con objetos de buscarles mercados y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas. Mercancas a vistas: Son artculos terminados cuya venta se materializar luego que el cliente en potencia los vea funcionar o los examine; por lo general, salen en calidad de muestra. Mercancas en depsito: Son las que se han entregado para su custodia en algn almacn de depsito y se encuentran amparadas con el certificado de depsito respectivo. Estas mercancas, en algunas ocasiones, se encuentran como garanta de un prstamo obtenido y en estas condiciones se les llama mercancas pignoradas. Mercancas deterioradas y obsoletas: Si estn en condiciones de venderse (a precios castigados), se ponen con notas especiales. En caso contrario, estas mercancas no deben incluirse en el inventario.

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2.4 PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA ADMINISTRACIN DE LOS INVENTARIOS

La administracin de inventarios es de gran trascendencia para el gerente de una empresa comercial, industrial, etc.; pues mantienen fuertes inversiones que dentro del activo a corto plazo, son los ms importantes en el estado de la situacin financiera del negocio. El instituto norteamericano de contadores pblicos, al respecto, dice: "Uno de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es determinar debidamente la utilidad a travs del proceso de enfrentar los costos apropiados con los ingresos." El proceso de enfrentamiento radica en precisar cunto del costo total de los artculos que forman el inventario inicial ms compras netas de un determinado periodo debe restarse de las ventas efectuadas en este a fin de determinar el inventario final que debe enfrentarse a las ventas del prximo periodo. El problema latente que tienen los ejecutivos de una empresa referente a los

inventarios, est en relacin con el rea que les corresponda , as tenemos al jefe de departamento de compras, le preocupa la poltica que afecta a la materia prima en cuanto al importe de las mismas, calidad, nmero de unidades existentes que estn relacionadas con el volumen de la produccin, pero sobre todo que le sea solicitada con razonable anticipacin, a modo de poder hacer sus gestiones de compra con eficiencia. Al funcionario que tiene a su cargo la produccin, le interesa vigilar el proceso de fabricacin y resolver satisfactoriamente, todas las fases por las cuales debe pasar el artculo que se est fabricando, hasta quedar terminado. Tambin se tiene al jefe del departamento de ventas, el cual tiene a su cargo la colocacin en el mercado de los artculos que ya estn listos para su venta. El ejecutivo responsable de las finanzas tiene que prevenir los cambios que se operen en las ventas, mismos que debe sortear segn sean las posiciones cambiantes en los inventarios. "Una buena administracin de los inventarios es una buena administracin financiera.

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Las existencias deben ser objeto de revisiones constantes y de la informacin que se obtenga en este rengln; el financiero tomar las medidas para eliminar los obstculos que paralicen la rotacin de inventarios o falseen los rendimientos. El hecho de que algunas empresas no tengan problemas de financiamiento, no quiere decir que el encargado de este departamento descuide este aspecto, sino, por lo contario, debe estar siempre pendiente de que se apliquen y respeten las medidas que tiendan a aumentar la rotacin de inventarios y mantener los niveles ptimos de los mismos.

2.5 ROTACIN DE INVENTARIOS

Por rotacin entendemos el nmero de veces que varias partidas de activo como materias primas, mercancas destinadas para su venta, se reemplazan durante el periodo especfico, por lo general de un ao. Para el administrador financiero de cada empresa, existe una gran responsabilidad respecto a la existencia de artculos, pues tan perjudicial es para el negocio carecer de los artculos necesarios para las ventas o materias primas para la produccin, como mantener grandes volmenes de existencia, que representen fuertes inversiones que por falta de mercado se encuentren estancadas, pues significan un serio peligro econmico para la negociacin. Se debe considerar, adems, que cuando la rotacin es excesivamente baja, puede ser motivada por dos razones: que siempre hubo existencia suficiente para disponer de las mercancas, en cualquier momento, o bien, puede ser que se encuentre mercanca obsoleta o de poca demanda.

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2.6 TCNICAS COMUNES PARA LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

Existen muchas tcnicas disponibles para administrar eficazmente el inventario de la empresa. Se consideran cuatro tcnicas utilizados con frecuencia.

2.6.1 EL SISTEMA ABC

Una empresa que usa el sistema de inventarios ABC divide su inventario en tres grupos: A, B y C. El grupo A incluye artculos con la mayor inversin en pesos. Por lo general, este grupo est integrado por el 20 por ciento de los artculos de inventario de la empresa, pero representa el 80 por ciento de su inversin en

inventario. El grupo B est integrado por artculos con la siguiente inversin ms grande de inventario. El grupo C incluye un gran nmero de artculos que requieren una inversin relativamente pequea. El grupo de inventario de cada producto determina el nivel de supervisin del artculo. Los artculos del grupo A reciben la supervisin ms intensa debido a la enorme inversin en pesos. Comnmente, se mantiene un registro de los artculos del grupo A en un sistema de inventario perpetuo que permite la verificacin diaria del nivel de inventario de cada artculo. Los artculos del grupo B reciben un control frecuente a travs de verificaciones peridicas, quiz semanales, de sus niveles. Los artculos del grupo C se supervisan con tcnicas sencillas, como del control de inventarios de dos contenedores. Con el control de inventarios de dos contenedores, el artculo se almacena en dos contenedores. A medida que un artculo se requiere, el inventario se retira del primer contenedor. Cuando ese contenedor est vaco, se hace un pedido para rellenar el primer contenedor en tanto que el inventario se retira del segundo contenedor. El segundo contenedor se usa hasta que se vaca, y as sucesivamente. La importante inversin en pesos en los artculos de los grupos A y B sugiere la necesidad de un mejor mtodo de administracin de inventarios que el sistema ABC. 26

2.6.2 EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONMICA DE PEDIDO (CEP)

Una de las tcnicas ms comunes para determinar el tamao ptimo de un pedido de artculos de inventarios es el modelo de la cantidad econmica de pedido (CEP) .El modelo CEP toma en cuenta diversos costos de inventario y despus determina que tamao del pedido disminuye al mnimo el costo total del inventario. El modelo CEP asume que los costos relevantes del inventario se dividen en costos de pedido y costos de mantenimiento (el modelo excluye el costo real del artculo en inventario).Cada una de estos costos tiene componentes y caractersticas clave. Los costos de pedido excluyen los costos administrativos fijos de la solicitud y recepcin de pedidos: el costo de redactar una orden de compra, procesar el papeleo resultante, recibir un pedido y verificarlo contra la factura. Los costos de pedido se establecen en pesos por pedido. Los costos de mantenimiento son los costos variables por unidad de artculo

mantenido en inventario durante un periodo especfico. Los costos de mantenimiento incluyen los costos de almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro y desuso, y el costo de oportunidad o financiero de tener fondos invertidos en inventario. Estos costos se establecen en pesos por unidad por pedido. Los costos de pedido disminuyen conforme el tamao del pedido aumenta. Sin embargo, los costos de mantenimiento se incrementan cuando aumenta el tamao del pedido. El modelo CEP analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los costos de mantenimiento para determinar la cantidad de pedido que disminuye al mnimo el costo total del inventario. Desarrollo matemtico de CEP Es posible desarrollar una frmula para determinar la CEP de la empresa para un artculo especfico de inventario, en la que S= uso en unidades por periodo

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O=costo de pedido por pedido C=costo de mantenimiento por unidad por pedido Q=cantidad de pedido en unidades El primer paso consiste en obtener las funciones del costo para el costo de pedido y el costo de mantenimiento. El costo de pedido se expresa como el producto del costo por pedido y el nmero de pedidos. Como el nmero de pedidos es igual al uso durante el periodo dividido entre la cantidad de pedido (S/Q), el costo de pedido se expresa de la manera siguiente: Costo de pedido = O X S/Q El costo de mantenimiento se define como el costo de mantener una unidad de inventario por periodo multiplicado por el inventario promedio de la empresa. El inventario promedio es la cantidad de pedido dividida entre 2 (Q/2), porque se supone que el inventario se agota a una tasa constante. As el costo de mantenimiento se expresa de la manera siguiente: Costos de mantenimiento = C X Q/2 El costo total del inventario de la empresa se obtiene sumando el costo de pedido y el costo de mantenimiento. Por lo tanto, la funcin del costo total es Costo total = (O X S/Q) + (C X Q/2) Puesto que la CEP se define como la cantidad de pedido que disminuye al mnimo la funcin de costo total, debemos resolver la funcin de costo total para la CEP La ecuacin resultante es

CEP=
Aunque el modelo CEP tiene debilidades, es ciertamente mejor que la toma subjetiva de decisiones. A pesar del hecho de que el uso de modelo CEP est fuera del control del administrador financiero, este debe estar consciente de su utilidad y 28

proporcionar ciertas recomendaciones, especficamente con respecto a los costos de mantenimiento del inventario. Punto de pedido. Una vez que la empresa ha calculado su cantidad econmica de

pedido, debe determinar el momento para solicitar un pedido. El punto de pedido refleja el uso diario que hace la empresa del artculo en inventario y el nmero de das necesarios para solicitar y recibir un pedido. Si asumimos que el inventario se usa a una tasa constante, la frmula para determinar el punto de pedido es: Punto de pedido = das de tiempo de entrega x uso diario Por ejemplo, si una empresa sabe que requiere tres das para solicitar y recibir un pedido y si usa 15 unidades diarias del artculo en inventario, entonces el punto de es de 45 unidades de inventario (3 das X 15 unidades /da). As, tan pronto como el nivel de inventario del artculo cae hasta el punto de pedido (45 unidades en este caso), se solicitar un pedido a la CEP del artculo. Si los clculos del tiempo de entrega y la tasa de uso son correctos, entonces el pedido llegar exactamente cuando el nivel de inventario llegue a cero. Sin embargo los tiempos de entrega y las tasas de uso no son precisos, por lo que la mayora de las empresas mantienen una existencia de seguridad (inventario adicional) para evitar la escasez de artculos importantes. MAX Company tiene un artculo del grupo A en inventario que es vital para el proceso de produccin. MAX desea determinar su estrategia ptima de pedido del artculo. Para calcular la CEP, necesitamos las entradas siguientes: Costo de pedido por pedido =$150 Costo de mantenimiento por unidad por ao =$200 Si sustituimos estas entradas en la ecuacin, obtenemos: CEP= =41 unidades

El punto de pedido de MAX depende del nmero de das que MAX opera al ao. Si asumimos que MAX opera 250 das al ao y usa 1,100 unidades de este artculo, su 29

uso diario es de 4.4 unidades (1,100 / 250). Si su tiempo de entrega es de 2 das y MAX desea mantener una existencia de seguridad de 4 unidades, el punto de pedido de este artculo es de 12.8 unidades realizan solo . No obstante, los pedidos se

en unidades enteras, por lo que el pedido se solicita cuando el

inventario cae a 13 unidades. La meta de inventario de la empresa es rotarlo tan rpido como sea posible sin que se produzcan desabastos. La rotacin del inventario se calcula mejor dividiendo el costo de los bienes vendidos entre el inventario promedio. El modelo CEP determina el tamao ptimo del pedido e indirectamente el inventario promedio si se asume un uso constante. As, el modelo CEP determina la tasa ptima de rotacin del

inventario, dados los costos especficos del inventario de la empresa.

2.6.3 SISTEMA JUSTO A TIEMPO (JIT)

El sistema justo a tiempo (JIT, por las siglas en las siglas en ingles, just-in-time) se usa para disminuir al mnimo la inversin en inventario. Su filosofa es que los materiales deben llegar justo en el momento en que se requieren para la produccin. De manera ideal, la empresa tendra solamente inventario de trabajo en proceso. Como su objetivo es disminuir al mnimo la inversin en inventario, un sistema JIT no utiliza ninguna existencia de seguridad (o usa muy poca). Debe existir una buena coordinacin entre los empleados de la empresa, sus proveedores y sus empresas de envo para garantizar que las entradas de materiales lleguen a tiempo. La dificultad para que los materiales lleguen a tiempo ocasiona una interrupcin de la lnea de produccin hasta que estos llegan. Asimismo, un sistema JIT requiere que los proveedores entreguen partes de excelente calidad. Cuando surgen problemas de calidad, la produccin debe detenerse hasta que los problemas se resuelven. La meta del sistema JIT es la eficiencia de manufactura. Este sistema usa el inventario como una herramienta para lograr la eficiencia destacando la calidad de los materiales utilizados y su entrega oportuna. Cuando el sistema JIT funciona adecuadamente, hace que surjan las deficiencias de los procesos. 30

2.6.4 SISTEMAS COMPUTARIZADOS PARA EL CONTROL DE RECURSOS

En la actualidad, existen varios sistemas disponibles para controlar el inventario y otros recursos. Uno de los ms bsicos es el sistema de planificacin de materiales (MRP, por sus siglas en ingles, materials requeriment planning). Se usa para determinar que materiales ordenar y cuando ordenarlos. El MRP aplica conceptos del modelo CEP para determinar cunto material debe pedirse. Con el uso de una computadora, el MRP simula la lista de materiales, el estado de inventario y el proceso de manufactura de cada producto. La lista de materiales es simplemente una lista de todas las partes y materiales que intervienen en la fabricacin del

producto terminado. Para un plan de produccin especifico, la computadora simula las necesidades de materiales comparando las necesidades de produccin con saldos de inventarios disponibles. Segn el tiempo que se requiere para que un producto en proceso pase por diversas etapas de produccin y el tiempo de entrega de los materiales, el sistema MRP determina cuando deben solicitarse los pedidos de diversos artculos de la lista de materiales. El objetivo de este sistema es reducir la inversin en inventario de la empresa sin afectar la produccin.

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CAPITULO III INVENTARIOS MANEJO CONTABLE

3.1 SISTEMAS DE REGISTRO
Un aspecto fundamental para un adecuado control de inventarios es un sistema de registro que permita tener informacin constante y correcta sobre las existencias de mercancas en el almacn. Este procedimiento de registro de las operaciones de mercancas, es el de inventarios perpetuos, el cual tiene ventajas sustanciales sobre el procedimiento analtico o pormenorizado.

3.1.1 PROCEDIMIENTO ANALTICO O PORMENORIZADO

Este procedimiento es principalmente utilizado por empresas con grandes volmenes de operaciones de compra venta, cuyos artculos tienen tales caractersticas que no se puede determinar en cada operacin de venta el importe del costo de venta respectivo. Este tipo de entidades emplean una cuenta para cada operacin de mercancas, tales como inventarios, compras, gastos de compra, devoluciones sobre compra, ventas, devoluciones sobre venta y rebajas sobre ventas.

3.1.1.1 PRINCIPALES VENTAJAS

En cualquier momento se puede conocer el importe del inventario inicial, las compras, los gastos de compra, devoluciones, rebajas y bonificaciones sobre compra, ventas, devoluciones sobre venta, rebajas y bonificaciones sobre venta; pues existe una cuenta para cada uno de estos conceptos. Se dispone de informacin ms clara debido al registro que se hace de las operaciones de las mercancas. Facilita la elaboracin del estado de resultados, pues se conocen cada uno de los conceptos que integran la primera parte del mismo.

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3.1.1.2 PRINCIPALES DESVENTAJAS

Para determinar el importe del inventario final, es necesario tomar un inventario fsico y valorarlo. No se pueden determinar los errores, robos o extravos en el manejo de las mercancas, pues no existe ninguna cuenta que controle las existencias. Debido a que se desconoce el importe del inventario final no se puede determinar el importe del costo de ventas ni la utilidad bruta.

3.1.1.3 EJEMPLO DE REGISTRO DE OPERACIONES

Compras El 10 de enero del 2011, la empresa Vidrioclaro S.A. compra mercanca con un valor de $ 70000.00 ms IVA a Kristal S. A. a crdito, con condiciones 2/10, n/30. _______1_______ Compras IVA por acreditar Proveedores $70,000.00 11200.00 $81,200.00

Para registrar la compra de mercanca a crdito con condiciones 2/10, n/30.

Devoluciones sobre compras El 15 de enero de 2011, Vidrioclaro, S. A. devolvi mercanca defectuosa adquirida el 10 de enero a Kristal S. A., con un valor de $10000.00 ms IVA. _______2_______ Proveedores IVA por acreditar Devoluciones sobre compras Para registrar la mercanca defectuosa. $11,600.00 $1,600.00 10000.00

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Descuentos sobre compras El20 de enero de 2011, Vidrioclaro, S.A. liquida su adeudo con Kristal S.A. mediante el cheque nmero 7910. Las condiciones de venta son 2/10, n/30 y el pago se realiza 10 das despus de la fecha de venta, por lo que tiene derecho al descuento por pronto pago. _______3_______ Proveedores $69,600.00 Bancos IVA por acreditar Descuentos sobre compras Para registrar el pago a proveedores aprovechando el descuento por pronto pago. $68,208.00 192.00 1200.00

Gastos adicionales La compra de mercanca de Vidrioclaro S.A. fue bajo la condicin LAB punto de embarque por un total de $20000.00 ms IVA por concepto de fletes. _______4_______ Fletes sobre compras IVA acreditable Bancos $ 20,000.00 3200.00 $ 23,200.00

Para registrar el pago de fletes sobre compras en los registros del comprador

Ventas El 10 de enero de 2011Vidrioclaro S.A. vendi a crdito a Construcciones del Norte S. A. cinco vitrales para ventana por $10000.00 ms IVA cada uno. Las condiciones de venta fueron 2/10, n/30. El costo de los vitrales es de $5500.00 c/u.

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_______5_______ Clientes IVA por trasladar Ventas $58,000.00 $8,000.00 $50,000.00

Para registrar la venta de cinco vitrales a Constructores del Norte S. A. con condiciones 2/10, n/30.

Devoluciones sobre ventas El 12 de enero del 2011 Constructores del Norte S. A., devuelve uno de los vitrales que adquiri el 10 de enero. _______6_______ Devoluciones y bonificaciones s/ventas IVA por trasladar Clientes Para registrar la devolucin de mercanca vendida el 10 de enero a Constructores del Norte S. A. $10,000.00 1600.00 $11,600.00

Descuentos sobre ventas El 21 de enero del 2011 Constructores del Norte S. A. paga su adeudo con Vidrioclaro y aprovecha el descuento por pronto pago. _______7_______ Bancos Descuentos sobre ventas IVA por trasladar Clientes $45,472.00 800.00 128.00 $46,400.00

Para registrar el descuento por pronto pago sobre la venta realizada el 10 de enero.

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3.1.2 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS

Este mtodo es empleado por empresas que manejan artculos de precios relativamente altos, cuyo costo individual puede ser cotejado en el momento de su enajenacin, pues mediante tarjetas auxiliares de almacn se establece un control particular de los artculos que se venden, lo que permite, en el momento requerido, contar con informacin respecto de las unidades en existencia y sus costos, datos que debern ser iguales a los reportados por el departamento de contabilidad. Este sistema permite conocer en cualquier momento el importe del inventario final de mercancas, por la cuenta de mayor que las controla, adems de que se cuenta con tarjetas auxiliares para cotejar los datos del mayor. Cuando se emplea el mtodo de inventarios perpetuos, auxiliado por tarjetas de almacn, al momento de efectuar una compra, se le da entrada al almacn, se lleva a cabo un registro en la tarjeta del artculo y se le contabiliza a nivel de mayor. Cuando se realiza una venta, se le da salida del almacn, se opera la disminucin en la tarjeta auxiliar y se contabiliza en el mayor. Adems este procedimiento cuenta con otras ventajas, como saber el costo de ventas, la deteccin de robos, extravos, errores, malos manejos en el control de los inventarios, etc.

3.1.2.1 PRINCIPALES VENTAJAS

De acuerdo con Meigs & Meigs las ventajas de este procedimiento son: Control interno ms riguroso. Al comparar el inventario fsico con los registros perpetuos, la gerencia se dar cuenta de cualquier faltante o error y podr tomar una accin correctiva. Un inventario fsico se puede tomar en fechas diferentes del fin de ao o para diferentes productos o diferentes departamentos en varias fechas durante el

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ao, ya que los registros perpetuos siempre muestran las cantidades que deben estar disponibles. Estados financieros mensuales o trimestrales pueden prepararse ms

fcilmente debido a la disponibilidad de los valores en pesos del inventario y del costo de las mercancas vendidas en los registros contables.

3.1.2.2 PRINCIPALES DESVENTAJAS

No se dispone de informacin clara debido al registro que se hace de las operaciones de las mercancas, ya que todas las operaciones se engloban en la cuenta de inventario. Cuando se vende mercanca se requiere la elaboracin de dos asientos: 1) Por la venta registrada a precio de venta. 2) Por la reduccin en el inventario (registrado al costo).

3.1.2.3. EJEMPLO DE REGISTRO DE OPERACIONES

Compras El 10 de enero del 2011, la empresa Vidrioclaro S.A. compra mercanca con un valor de $ 70000.00 ms IVA a Kristal S. A. a crdito, con condiciones 2/10, n/30. _______1_______ Inventarios IVA por acreditar Proveedores $70,000.00 11200.00 $81,200.00

Para registrar la compra de mercanca a crdito con condiciones 2/10, n/30.

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Devoluciones sobre compras El 15 de enero de 2011, Vidrioclaro, S. A. devolvi mercanca defectuosa adquirida el 10 de enero a Kristal S. A., con un valor de $10000.00 ms IVA.

_______2_______ Proveedores IVA por acreditar Inventarios Para registrar la mercanca defectuosa. $11,600.00 $1,600.00 10000.00

Descuentos sobre compras El20 de enero de 2011, Vidrioclaro, S.A. liquida su adeudo con Kristal S.A. mediante el cheque nmero 7910. Las condiciones de venta son 2/10, n/30 y el pago se realiza 10 das despus de la fecha de venta, por lo que tiene derecho al descuento por pronto pago. _______3_______ Proveedores Bancos IVA por acreditar Inventarios Para registrar el pago a proveedores aprovechando el descuento por pronto pago. $69,600.00 $68,208.00 192.00 1200.00

Gastos adicionales La compra de mercanca de Vidrioclaro S.A. fue bajo la condicin LAB punto de embarque por un total de $20000.00 ms IVA por concepto de fletes.

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_______4_______ Inventarios IVA acreditable Bancos $ 20,000.00 3200.00 $ 23,200.00

Para registrar el pago de fletes sobre compras en los registros del comprador.

Ventas El 10 de enero de 2011 Vidrioclaro S.A. vendi a crdito a Construcciones del norte S. A. cinco vitrales para ventana por $10000.00 ms IVA cada uno. Las condiciones de venta fueron 2/10, n/30. El costo de los vitrales es de $5500.00 c/u. _______5_______ Clientes IVA por trasladar Ventas $58,000.00 $8,000.00 50,000.00

Para registrar la venta de cinco vitrales a Constructores del Norte S. A. con condiciones 2/10, n/30.

_______5a_______ Costo de ventas Inventarios Para registrar el costo de la mercanca vendida. $27,500.00 $27,500.00

Devoluciones sobre ventas El 12 de enero del 2011 Constructores del Norte S. A., devuelve uno de los vitrales que adquiri el 10 de enero.

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_______6_______ Devoluciones y bonificaciones s/ventas IVA por trasladar Clientes Para registrar la devolucin de mercanca vendida el 10 de enero a Constructores del Norte S. A. $10,000.00 1600.00 $11,600.00

_______6a_______ Inventarios Costo de ventas $5,500.00 $5,500.00

Para registrar el costo de la mercanca vendida.

Descuentos sobre ventas El 21 de enero de 2011 Constructores del Norte S. A. paga su adeudo con Vidrioclaro y aprovecha el descuento por pronto pago. _______7_______ Bancos Descuentos sobre ventas IVA por trasladar Clientes $45,472.00 800.00 128.00 $46,400.00

Para registrar el descuento por pronto pago sobre la venta realizada el 10 de enero.

3.2 SISTEMAS DE VALUACIN

En la determinacin del costo de los inventarios intervienen varios factores cuya combinacin ha producido dos sistemas de valuacin. En un caso las relaciones se

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acumulan en relacin a su origen o funcin y en el otro en cuanto al comportamiento de las mismas. En trminos generales los sistemas se refieren a: 1) Costos incurridos directa e indirectamente en la elaboracin, independientemente de que estos sean de caractersticas fijas o variables en relacin al volumen que se produzca. 2) Costos incurridos en la elaboracin, eliminando aqullas erogaciones que no varen en relacin al volumen que se produzca, por considerarlas como gastos del periodo. Tomando en cuenta que segn las circunstancias las empresas pueden obtener informacin ms acorde a sus necesidades con tal o cual sistema, se considera que la valuacin de las operaciones de inventarios puede hacerse por medio de costeo absorbente o costeo directo, y estos pueden llevarse sobre la base de histrico o predeterminado. costo

3.2.1 COSTEO ABSORBENTE

Se integra con todas aqullas erogaciones directas y los gastos indirectos que se considere fueron incurridos en el proceso productivo. La asignacin del costo al producto, se hace combinando los gastos incurridos en forma directa, con los gastos de otros procesos o actividades relacionadas con la produccin. Los elementos que forman el costo de un artculo bajo ste sistema sern materia prima, mano de obra y gastos directos e indirectos de fabricacin, que pueden ser variables fijos.

3.2.2 COSTEO DIRECTO

En la integracin del costo de produccin por medio de costeo directo, deben tomarse en cuenta los siguientes elementos: La materia prima consumida y la mano de obra y gastos de fbrica que varan en relacin a los volmenes producidos.

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En este sistema, para determinar el costo de produccin no se incluyen los mismos elementos que los indicados para costeo absorbente, ya que se considera que los costos no deben verse afectados por los volmenes de produccin. La segregacin de gasto fijo o variable debe hacerse tomando en consideracin todos los aspectos que pueden influir en su determinacin, ya que en ocasiones cierto elemento del costo puede tener caractersticas fijas por existir capacidades no utilizadas. Cuando existan partidas de caractersticas semivariables, la poltica

recomendable es incluirla en el costo o en los resultados de operacin, dependiendo de su grado de variabilidad.

3.2.3 MTODOS DE VALUACIN

Existen diversos mtodos de valuacin de inventarios, de acuerdo a las Normas de Informacin Financiera son los siguientes.

3.2.3.1 COSTO IDENTIFICADO

Por las caractersticas de ciertos artculos, en algunas empresas es factible que se identifiquen especficamente con su costo de adquisicin o de produccin. La NIC 2 establece que el costo de los inventarios de productos que no son

intercambiables entre s, as como de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos especficos, debe ser determinado a travs del mtodo de identificacin especfica de sus costos individuales. La identificacin especfica del costo significa que cada tipo de costo concreto se atribuye a un producto determinado de los inventarios. Este procedimiento es el tratamiento adecuado para aqullos productos que se segregan para un proyecto especfico, con independencia de que hayan sido producidos o comprados en el exterior. Sin embargo, la identificacin especfica de costos resultar inapropiada, cuando en los inventarios, exista un gran nmero de productos que sean 42

habitualmente, intercambiables. En tales circunstancias, el mtodo de seleccionar que productos individuales van a permanecer en el inventario final podra ser

empleado para producir efectos predeterminados en la ganancia o la prdida neta del periodo. Ventajas: Permite determinar especficamente tanto el costo de ventas como el inventario final, por lo que es utilizado por empresas como las distribuidoras de automviles, en las que cada unidad tiene un nmero de serie individual, as como por joyeras, muebleras y aparatos elctricos. Adems permite cumplir con el principio de periodo contable, actualmente

incorporado al principio de devengacin contable, ya que la correlacin de ingresos con los costos parece muy racional debido a que se adhiere al flujo fsico real del inventario. Desventajas: La especificacin especfica puede dar resultados sesgados para unidades completamente intercambiables. Si unidades idnticas tienen costos diferentes, la administracin, mediante una eleccin deliberada de las unidades que se debe entregar puede influir sobre el tamao del costo de los bienes vendidos y, a la vez, manipular el monto de las utilidades informadas. Algunos bienes no pueden mantenerse fsicamente separados ni ser identificados en forma especfica. Ejemplo. 1.- Alpha y Omega S. A. de C. V. inicia operaciones el 01 de enero de 2011 con los siguientes datos de su inventario inicial.

6 artculos A a $250.00 c/u=$1500.00. Durante el ejercicio realiza operaciones:

2.- Compra mercancas por

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Primera compra: Segunda compra: Tercera compra:

5 artculos B 6 artculos C 7 artculos D 18 artculos

$260.00 c/u $1,300.00 $270.00 c/u $1,620.00 $280.00 c/u $1,960.00 $4,880.00

3.- Vende seis artculos en $5525.00 los cuales se identifican de la siguiente manera:

Del inventario inicial De la primera compra De la segunda compra De la tercera compra Total

4artculos 4 artculos 4 artculos 5 artculos 17 artculos

A B C D

_______1_______ Almacn 6 artculos A a $250.00 c/u Capital social Apertura. $1,500.00 $1,500.00

_______2_______ Almacn 5 artculos B a $260.00 c/u 6 artculos C a $270.00 c/u 7 artculos D a $280.00 c/u IVA por acreditar Proveedores Compra de mercanca a crdito. 780.80 $5,660.80 $4,880.00

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_______3_______ Bancos Ventas IVA Trasladado Ventas al contado. $6,409.00 $5,525.00 884.00

_______3a_______ Costo de ventas Almacn 4 artculos A a $1000.00 4 artculos B a $1040.00 4 artculos a $1080.00 5 artculos D a $1400.00 Registro de la venta a precio de costo. $4,520.00 $4,520.00

VALUACIN DEL COSTO DE VENTAS IDENTIFICADO

4 unidades A 4 unidades B 4 unidades C 5 unidades D 17 unidades

$250.00 $260.00 $270.00 $280.00

$1,000.00 A precio identificado del inventario inicial. $1,040.00 A precio identificado de la primera compra. $1,080.00 A precio identificado de la segunda compra. $1,400.00 A precio identificado de la tercera compra. $4,520.00 Costo de venta.

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VALUACIN DEL INVENTARIO FINAL

2 unidades A 1 unidad B 2 unidades C 2 unidades D 7 unidades

$250.00 $260.00 $270.00 $280.00

$500.00 $260.00 $540.00 $560.00 $1860.00

A precio identificado del inventario inicial. A precio identificado de la primera compra. A precio identificado de la segunda compra. A precio identificado de la tercera compra. Inventario final.

3.2.3.2 COSTO PROMEDIO

La forma de determinarlo es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables, entre el nmero de artculos adquiridos o producidos. La frmula empleada para calcular el precio promedio comprende "el importe

acumulado de las erogaciones aplicables", denominado saldo y "el nmero de artculos adquiridos o producidos denominados existencia. Ambos datos se obtienen de la tarjeta de almacn.

TARJETA AUXILIAR DE ALMACN UNIDADES COSTOS VALORES HABER SALDO $15,000.00 $36,000.00 51000.00

ENTRDA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO PROMEDIO DEBE 100 200 300 $180.00 $150.00

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Despus de determinar el precio de costo, ya no se toman en cuenta artculos de $150.00 ni de $180.00, sino que a todos ellos se les considera en promedio a un costo de $170.00. La tarjeta de almacn despus de haber hecho la determinacin del costo promedio, queda como sigue. TARJETA AUXILIAR DE ALMACN UNIDADES COSTOS VALORES HABER SALDO $15,000.00 $36,000.00 51000.00

ENTRADA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO PROMEDIO DEBE 100 200 300 $180.00 $150.00 $170.00

3.2.3.2.1 MTODO DEL PROMEDIO SIMPLE

Esta tcnica consiste en determinar un promedio aritmtico simple de los precios unitarios del inventario inicial ms los precios unitarios de todas las compras del ejercicio, dividiendo este importe entre el nmero de compras ms 1 (del inventario inicial). Ejemplo: PRECIOS DE COSTO Inventario inicial Primera compra: Segunda compra: Tercera compra: $250.00 $260.00 $270.00 $280.00

Ventajas: El uso del mtodo de promedio simple es fcil de aplicar, objetivo y no est sujeto a manipulacin de las utilidades como lo estn otros mtodos de 47

valuacin de inventarios. Adems quienes apoyan los mtodos de costo promedio argumentan que muchas veces es imposible medir un flujo fsico y especfico de inventario y que, por consiguiente, es mejor costear las partidas sobre una base de precios promedios. Este argumento es particularmente persuasivo cuando el inventario de que se trata es de naturaleza relativamente homognea. Desventajas: Para determinar el costo unitario no se toma en consideracin el nmero de unidades vendidas, sino solo su costo. Por ello una desventaja de este mtodo es que resulta un tanto ilgico, porque al efectuar el clculo se le otorga la misma importancia a las compras de grandes volmenes como a las de pequeas cantidades.

3.2.3.2.2 MTODO DEL PROMEDIO PONDERADO

Este enfoque le da importancia relativa al volumen de unidades adquiridas para determinar el costo. Ejemplo. UNIDADES Inventario inicial Primera compra: Segunda compra: Tercera compra: TOTAL 6 5 6 7 24 COSTO UNITARIO COSTO TOTAL $250.00 $260.00 $270.00 $280.00 $1,500.00 $1,300.00 $1,620.00 $1,960.00 $6380.00

48

Si consideramos que durante el ejercicio se vendieron 17 unidades en $5525.00 el costo de venta lo determinaremos utilizando el precio de costo promedio de $265.83333. Valuacin del costo de ventas

La valuacin del inventario final de 7 unidades se obtiene multiplicando el nmero de unidades por el precio unitario de $265.8333 Valuacin del inventario final

Ventajas: En pocas donde los cambios de precios no son bruscos, este mtodo limita las distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos unitarios en el periodo. Desventajas: Tcnicamente es ilgico porque se basa en la idea de que las ventas se realizan en proporcin a las compras y que el promedio ponderado es afectado por el inventario inicial, las primeras y las ltimas adquisiciones, lo que puede ocasionar un retraso entre los costos de compra y la valuacin del inventario, pues los costos inciales pueden llegar a influir tanto o ms que los costos finales. Promedio ponderado mvil: Una manera de reducir las desventajas del promedio ponderado es mantener un procedimiento de inventarios perpetuos y determinar un nuevo costo promedio por cada compra y ser ms prolijos, despus de cada operacin realizada con los inventarios. La valuacin del costo de venta se determinar aplicando a la salida de mercancas el ltimo costo promedio ponderado mvil determinado en la operacin anterior y el inventario final ser determinado aplicando a las existencias el ltimo promedio ponderado mvil. Ejemplo: 49

COSTO UNIDADES UNITARIO

COSTO TOTAL

COSTO PROMEDIO PONDERADO MVIL

Inventario inicial Primera compra Inventario Segunda compra Inventario Tercera compra Inventario

6 5 11 6 17 7 24

$250.00 $260.00

$1,500.00 1,300.00 $2,800.00

$250.00

$254.5454

$270.00

1,620.00 $4,420.00 $260.00

$280.00

1,960.00 $6,380.00 $265.8383

La tarjeta auxiliar de almacn permite observar la determinacin de este costo promedio.

TARJETA AUXILIAR DE ALMACN CONCEPTO UNIDADES COSTOS PROME DIO VALORES

EXIS ENTR SALI TEN ADA DA CIA UNITARIO Inventario inicial Primera compra Segunda compra Tercera compra 6 5 6 7 6 11 17 24 $250.00 $260.00 $270.00 $280.00

DEBE

HABER SALDO $1,500.00 $2,800.00 $4,420.00 $6,380.00

$250.00 $1,500.00 $254.54 $1,300.00 $260.00 $1,620.00 $265.83 $1,960.00

50

3.2.3.3 PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS

El mtodo PEPS se basa en la suposicin de que los primeros artculos en entrar al almacn o a la produccin, son los primeros en salir de l, por lo que las existencias al finalizar cada ejercicio, quedan prcticamente registradas a los ltimos precios de adquisicin, mientras que en resultados los costos de venta son los que corresponden al inventario inicial y a las primeras compras del ejercicio. Es conveniente destacar que el manejo fsico de los artculos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valan y para una correcta asignacin del costo deben establecerse las diferentes capas del inventario segn las fechas de adquisicin o produccin. A travs de este mtodo en poca de alza de precios, puede originarse que las utilidades representadas por incrementos del rengln de inventarios, se deban al aumento en los costos de adquisicin o produccin y no a aumentos en el nmero de unidades. Ventajas: Una ventaja es que al valuar los inventarios segn la corriente normal de existencias se logra una poltica ptima de administracin de los inventarios, pues primero se vendern o enviarn a produccin las mercancas o los materiales que entraron al almacn en primer lugar. Este orden permite que, al finalizar el ejercicio, las existencias del inventario final queden valuadas prcticamente costos de adquisicin o produccin a los ltimos

del periodo, por lo que con este mtodo el

inventario final que se muestra en el balance general se vala a costos actuales. Si la empresa mantiene una adecuada rotacin de existencias, se logra que los costos del inventario final sean cifras muy cercanas a los costos de reposicin o reemplazo, por lo que esta informacin con cifras actuales le es de mucha utilidad a la gerencia, en lo que toca al rengln de inventarios y de su capital de trabajo. Se toma como base la corriente fsica de las operaciones de compraventa de los artculos, aunque el manejo fsico de las mercancas no debe considerarse necesariamente en la valuacin de los inventarios.

51

Desventajas: No cumple plenamente con el principio del periodo contable o acumulacin en lo relativo al enfrentamiento de los costos actuales de los inventarios con los precios de ventas actuales, es decir, no permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos correspondientes. Dar salida primero a los costos del inventario inicial, correspondientes al inventario final del ejercicio anterior (no actualizados), y a los costos de las primeras compras del ejercicio, que representan el costo de ventas, origina su valuacin a costos antiguos, que debern enfrentarse con ingresos actuales, da por resultado una utilidad mayor, pero ficticia, que no proviene de un incremento de ventas, ni de las polticas de comercializacin, sino de un inadecuado antiguos con precios de ventas actuales. Una consecuencia importante de obtener mayores utilidades es que se pagan ms impuestos, es mayor el reparto de utilidades a los trabajadores y se pagan ms dividendos a los socios. Todo este panorama origina la descapitalizacin de la enfrentamiento de costos

empresa, pues se pagarn sobre utilidades irreales. El mtodo PEPS resuelve a medias los problemas de la valuacin, pues presenta informacin financiera til y confiable a valores actuales en lo que respecta al

inventario final que se presenta en el balance general. Sin embargo no ocurre as con el costo de ventas que se muestra en el estado de resultados.

Ejemplo: Alpha y Omega, S.A. inicia operaciones en el ejercicio 2011 inventario inicial de 6 unidades a $250.00 c/u.=$1500.00 c/u.

con un

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Durante el ejercicio realiza las siguientes compras: Primera compra Segunda compra Tercera compra 18 artculos 5 artculos 6 artculos 7 artculos $260.00 c/u $270.00 c/u $280.00c/u $1,300.00 $1,620.00 $1,960.00

$4880.00

Durante el ejercicio vende 17 unidades en $5525.00 _______1_______ Almacn 6 artculos A a $250.00 c/u Capital social Apertura. $1,500.00 $1,500.00

_______2_______ Almacn 5 artculos a $260.00 6 artculos a $270.00 7 artculos a $280.00 IVA por acreditar Proveedores Compra de mercancas a crdito. 780.80 $5,660.00 $4,880.00

_______3_______ Bancos Ventas IVA Trasladado Ventas de contado. $6,409.00 $5,525.00 884.00

53

VALUACIN DEL COSTO DE VENTAS 6 unidades A $250.00 c/u 5 unidades B $260.00 c/u 6 unidades C $270.00 c/u 17 unidades $1,500.00 $1,300.00 $1,620.00 $4,420.00 A precio de inventario inicial. A precios identificados de la primera compra. A precios identificados de la segunda compra. Costo de ventas.

Costos de ventas antiguo o no actualizado, valuados a los precios del inventario inicial y las primeras compras del ejercicio.

_______3a_______ Costo de ventas Almacn 6 artculos a $250.00 c/u 5 artculos a $260.00 c/u 6 artculos a $270.00 c/u Registro de la venta a precio de costo $4,420.00 $4,420.00

VALUACIN DEL INVENTARIO FINAL 7 unidades a $280.00 c/u $1,960.00 a precios de la ultima compra.

Inventario final actualizado, valuado a los precios de la ltima compra.

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Alpha y Omega S. A. Estado de resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011 Ventas netas Inventario inicial Compras netas Mercancas disponibles Inventario final Costo de ventas Utilidad bruta $1,500.00 4880 $6,380 1960 4420 $1,105.00 $5,525.00

Notas: El costo de ventas presenta un importe antiguo no actualizado, por estar valuado a los costos del inventario inicial y las primeras Compras del ejercicio.

55

Alpha y Omega S. A. Balance general al 31 de diciembre de 2011

Activo A corto plazo Bancos IVA por acreditar Almacn $6,409.00 780.80 1960.00

Pasivo Corto plazo Proveedores IVA trasladado $9,149.80 Capital contable Capital social $1,500.00 Utilidad neta 1105.00 $9,149.80 2605.00 $9,149.80 $5,660.80 884.00 $6,544.80

Notas: El inventario final muestra un importe actualizado, por estar valuado a los costos de la ltima compra del ejercicio.

Devoluciones sobre venta: Debern ser congruentes con la aplicacin del mtodo y cumplir con el objetivo de valuar el importe del inventario final a precios actuales y mantener en el costo de ventas los precios antiguos. Por tal motivo cuando se registra una devolucin sobre ventas, lo correcto es darle entrada al almacn a los artculos de precios ms altos hasta agotar las capas de mercanca al precio al que se les dio salida para luego continuar, en caso de ser necesario, con las capas anteriores. Con ello se logra que en el almacn aparezcan los artculos a los precios ms recientes, de las ltimas compras del ejercicio, y se obtendr un costo de ventas valuado a precios antiguos. Consideremos que de la venta de 17 unidades, los clientes devuelven 5 unidades. La salida se opera de la siguiente manera.

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Costo de ventas 6 unidades 5 unidades 6 unidades $250.00 $260.00 $270.00

$4,420.00 $1,500.00 $1,300.00 $1,620.00 A precio de inventario inicial. A precios de la primera compra. A precios de la segunda compra.

Las capas de mercancas con precio ms alto al actual es la de 6 unidades a $270.00 c/u que, a precio de la segunda compra, son suficientes para cubrir las unidades de la devolucin. Entonces consideremos las 5 unidades de la devolucin a ese precio y nuestro asiento a precio de costo ser: _______x_______ Almacn 5 unidades a $270.00 c/u Costo de ventas $1,350.00 $1,350.00

Registro de la devolucin sobre venta, a precio de costo.

Despus de este asiento, la cuenta de almacn mostrar el siguiente saldo:

Almacn s)$1960.00 x)1350.00 $3,310.00

Este saldo estar integrado por. 7 unidades 5 unidades 12 unidades $280.00 $270.00 a precio de la tercera compra. a precio de la segunda compra. $1,960.00 $1,350.00 $3,310.00

57

Por su parte el costo de ventas presentara un saldo de: Costo de ventas $1350.00 s)$4420.00 x) $3,310.00

Este saldo contina absorbiendo los costos ms antiguos; es decir. Los costos del inventario inicial y de las primeras compras del ejercicio.

Costo de ventas 6 unidades $250.00 5 unidades $260.00 1 unidad $270.00

$3,070.00 $1,500.00 $1,300.00 $270.00 A precio de inventario inicial. A precios de la primera compra. A precios de la segunda compra.

3.2.3.4 LTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS

Este mtodo consiste en suponer que los ltimos artculos en entrar al almacn o a la produccin, son los primeros en salir de l, por lo que siguiendo este mtodo, las existencias al finalizar el ejercicio quedan prcticamente registradas a los precios de adquisicin o produccin ms antiguos, mientras que en el estado de resultados los costos son ms actuales. Como en el caso del sistema PEPS, el manejo fsico de los artculos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valan y tambin deben establecerse las diferentes capas del inventario segn las fechas de adquisicin o produccin, para una correcta asignacin del costo.

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A travs de la aplicacin de ste mtodo, puede llegarse al caso de que por las fluctuaciones en los precios de adquisicin y produccin, el costo asignado al inventario difiera en forma importante de su valor actual. Ventajas: Al valuar las existencias finales a los precios de las ltimas compras del ejercicio, se obtiene un costo de ventas actualizado, lo cual permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos; pues enfrenta costos actuales con ingresos actuales, lo que da como resultado una utilidad real y justa, que tal vez sea menor que la obtenida con el mtodo PEPS, pues origina una carga impositiva menor por concepto de ISR y PTU, as como el pago de dividendos e impuestos respectivos, lo cual beneficia a la empresa, pues la protege de la descapitalizacin. Asimismo el importe del costo de ventas que aparece en el estado de resultados cumple con las caractersticas de la utilidad y confiabilidad pues contiene informacin actualizada. Este mtodo se recomienda en pocas de alza de precios o inflacionaria, pero es importante tomar en cuenta que la entidad debe cuidarse de no considerar al valuar el costo de ventas las primeras capas de su inventario (inventario inicial y primeras compras del ejercicio), pues los costos antiguos de estos conceptos ocasionaran una desviacin del costo de ventas hacia las corrientes de precios bajos, lo que traera aparejado un inadecuado enfrentamiento con los ingresos y una distorsin de la utilidad bruta. Adems, se debe mantener una adecuada rotacin de los inventarios con reposiciones oportunas. Desventajas: Se dice que no es congruente con la corriente de mercancas. Sin embargo, este mtodo no se basa en la corriente de los artculos, sino en la de los precios, es decir, se toma como base sus costos y no su aspecto fsico, pues los mtodos de valuacin no necesariamente deben coincidir con la forma en que se manejan las mercancas. Su principal desventaja es que el inventario final queda valuado a los precios del inventario inicial, que es el inventario final del ejercicio, razn por la cual ste queda valuado a costos antiguos o no actualizados. 59

Por ello el importe que aparece en el balance general impide que este estado financiero cumpla con las caractersticas de utilidad y confiabilidad, pues adems de reducir el importe de los recursos totales del activo, distorsiona o deforma la relacin del capital de trabajo. Al igual que el mtodo PEPS, resuelve los objetivos de la valuacin de inventarios a medias, ya que solo una parte de la informacin es actual, til y confiable (costo de ventas del estado de resultados), no as el balance general en el rubro de inventarios. Ejemplo: Alpha y Omega S.A. comienza a operar en el ejercicio 2011 con un inventario inicial de 6 unidades a $250.00 c/u= $1500.00. Durante el ejercicio realiza las siguientes compras: Primera compra Segunda compra Tercera compra 5 artculos 6 artculos 7 artculos 18 artculos $260.00 $270.00 $280.00 $1,300.00 $1,620.00 $1,960.00 $4,880.00

Durante el ejercicio vende 17 unidades en $5525.00.

_______1_______ Almacn 6 artculos A a $250.00 c/u Capital social Apertura. $1,500.00 $1,500.00

60

_______2_______ Almacn 5 artculos a $260.00 6 artculos a $270.00 7 artculos a $280.00 IVA por acreditar Proveedores Compra de mercancas a crdito. 780.80 $5,660.80 $4,880.00

_______3_______ Bancos Ventas IVA trasladado Ventas de contado $6,409.00 $5,525.00 884.00

VALUACIN DEL COSTO DE VENTAS 7 unidades 6 unidades 4 unidades 17 unidades $280.00 $270.00 $260.00 $1,960.00 A precios de la ultima compra. $1,620.00 A precios de la penltima compra. $1,040.00 A precio de la antepenltima compra. $4,620.00 Costo de ventas.

Costo de ventas identificado, valuado a precios especficos o identificados..

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_______3a_______ Costo de ventas Almacn 7 unidades a $280.00 c/u 6 artculos a $270.00 c/u 4 unidades a $260.00 c/u Registro de la venta a precio de costo. $4,620.00 $4,620.00

VALUCIN DEL INVENTARIO FINAL 6 unidades 1 unidad 7 unidades $250.00 $260.00 $1,500.00 $260.00 $1,760.00 inventario final

Alpha y Omega S. A. Estado de resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011 Ventas netas Inventario inicial Compras netas Mercancas disponibles Inventario final Costo de ventas Utilidad bruta $1,500.00 4880.00 $6,380.00 1760.00 4620.00 $905.00 $5,525.00

Notas: El costo de ventas presenta un importe actualizado, debido a que esta valuado a los costos de las ltimas compras del ejercicio.

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Alpha y Omega S. A. Balance general del al 31 de diciembre de 2011 Activo A corto plazo Bancos IVA por acreditar Almacn Pasivo Corto plazo Proveedores IVA trasladado Capital contable Capital social Utilidad neta

$6,409.00 780.80 1760.00

$5,660.80 884.00 $1,500.00 905.00

$6,544.80

$8,949.80

$8,949.80

2405.00 $8,949.80

Notas: El inventario final muestra un importe antiguo o no actualizado debido a que esta valuado a los costos del inventario inicial.

Devoluciones sobre ventas: Al igual que en el mtodo PEPS, es necesario llevar a cabo un adecuado registro de las devoluciones sobre ventas, las que debern ser congruentes con la aplicacin del mtodo para cumplir con el objetivo de valuar el importe del costo de ventas a precios actuales y mantener en el inventario final los precios correspondientes al inventario inicial y las primeras compras del ejercicio. Por tal motivo, cuando se opera una devolucin sobre ventas, lo correcto es darle entrada al almacn a los artculos de precios ms bajos o antiguos, hasta agotar las capas de mercancas al precio al que se les dio salida y continuar, en caso de ser necesario, con las capas siguientes. Con ello se logra, por una parte, que en los resultados de operacin, en el costo de venta, aparezcan los artculos a los precios ms recientes o actuales, pertenecientes a los de las ltimas compras de mercancas, con lo cual queda valuado a precios actuales, objetivo perseguido por este mtodo y en el almacn, al abonarlo con los precios ms grandes, se obtendr que el inventario final contine valuado a precios antiguos. antiguos

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Supngase que de la venta de 17 unidades realizada en el ejemplo los clientes devuelven 5 unidades. La salida opera de la siguiente manera Costo de ventas 7 unidades 6 unidades 4 unidades $280.00 $270.00 $260.00 $4,620.00 $1,960.00 $1,620.00 $1,040.00 a precio de la ultima compra. a precio de la penltima compra. a precio de la antepenltima compra.

En este caso como devuelven 5 unidades y la capa de las mercancas con precio ms bajo o antiguo es la de 4 unidades a $260.00 c/u, a precio de la antepenltima compra, se toman en consideracin, pero como son insuficientes, entonces se toma la mercanca que falta para completar la devolucin de la penltima compra a $270.00 y nuestro asiento a precio de costo ser de: _______x_______ Almacn 4 unidades a $260.00 1 unidad a $270.00 Costo de ventas $1,310.00 $1,310.00

Registro de la devolucin sobre venta, a precio de costo.

Despus de ese asiento, la cuenta de almacn mostrara el siguiente saldo:

Almacn s)$1760.00

x)1310.00 $3,070.00

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Este saldo estara integrado por: 6 unidades 5 unidades 1 unidad 12 unidades $250.00 $260.00 $270.00 $1,500.00 $1,300.00 $270.00 $3,070.00 a precio del inventario inicial. a precio de la primera compra. a precio de la segunda compra.

Y el costo de venta presentar un saldo de: Costo de ventas s)$4620.00 $1310.00 x) $3,310.00

El cual contina absorbiendo los costos ms recientes, que son los de las ltimas compras del ejercicio, es decir un importe actualizado. Costo de ventas 7 unidades 5 unidades $280.00 $270.00 $3,310.00 $1,960.00 $1,350.00 a precio de la ultima compra. a precio de la penltima compra.

65

3.2.3.5 MTODO DETALLISTA

En este mtodo el importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta y deducindoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artculos. Las empresas que se dedican a la venta al menudeo, son las que utilizan generalmente este mtodo, por la facilidad que existe para determinar su costo de venta y sus saldos de inventario. Par tener un adecuado control del mtodo de detallistas deben establecerse grupos homogneos de artculos, a los cuales se les asigna su precio de venta tomando en consideracin el costo de compra y el margen de utilidad aprobado. Para la operacin de este mtodo es necesario cuidar los siguientes aspectos: a) Control y revisin de los mrgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de ventas. b) Agrupacin de artculos homogneos. c) Control de los traspasos de artculos entre departamentos o grupos. d) Inventarios fsicos peridicos para verificar el saldo terico de las cuentas y en su caso hacer los ajustes que procedan. Ventajas: a) Es de particular utilidad para cualquier tipo de informe en fechas intermedias porque se puede hacer una estimacin muy rpida y confiable del valor del inventario. b) Se utiliza este mtodo cuando se necesitan estimados del inventario a causa de incendios, inundaciones y otro tipo de siniestros. c) Es un elemento de control porque explica conteo fsico al final del ejercicio. 66 las desviaciones que resultan del

d) El personal de inventarios solo necesita registrar los precios al menudeo de cada partida. No es necesario consultar el costo de cada factura y as se ahorra tiempo y dinero.

Desventajas: a) El mtodo convencional de menudeo sigue un supuesto flujo donde no se asocian los costos actuales con los ingresos actuales, por lo que se sugiere la adopcin del mtodo UEPS. b) El mtodo detallista se hace ms complicado cuando se abarcan algunas partidas como fletes de mercancas recibidas, devoluciones sobre compras y descuentos sobre compras. Los costos de fletes se tratan como parte del costo de la compra; las devoluciones se consideran como reduccin del precio de costo as como del precio de menudeo; los descuentos sobre compras se consideran normalmente como reduccin al costo de compra. c) Adems muchas partidas especiales requieren un anlisis cuidadoso, por ejemplo, las transferencias internas y los faltantes.

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EJEMPLO: La informacin que se ofrece a continuacin muestra el inventario final estimado al 31 de diciembre del 2011de Electrodomsticos, S. A. segn el mtodo detallista.

Precio al Costo Inventario 1 de enero de 2011 Mas: Compras Mas: Fletes sobre compras Total Menos: Devoluciones sobre compras Mercanca disponible para la venta estimada Menos: Ventas netas Inventario final a precio de menudeo estimado al 31 de diciembre del 2011 Relacin costo a precio al menudeo Inventario al costo, estimado 60% 66160 110266 8000 142000 9600 236666 126400 79000 61000 10000 150000 246266 Menudeo 125266 121000

68

3.3 REGLAS DE PRESENTACIN

Por la naturaleza de la cuenta de inventarios su presentacin en el balance general debe hacerse dentro del activo a corto plazo, detallando las partidas que lo componen segn se trate de empresas industriales o comerciales (materias primas y materiales, produccin en proceso y artculos terminados; anticipo a proveedores y mercancas en trnsito). En virtud de los procedimientos alternativos que pueden usarse para la valuacin de inventarios, estos se presentarn en el balance general con la indicacin del sistema y mtodo a que estn valuados, destacando, en su caso, el importe de la modificacin sufrida por efectos del mercado o de la obsolescencia y/o lento movimiento de los artculos. En el caso de que el sistema seleccionado sea el costeo directo, deben hacerse las siguientes aclaraciones: a) El estado de resultados debe destacar el importe de los gastos fijos de produccin que se absorbieron en el periodo. b) El costo de ventas debe incluir el de produccin ms el costo variable de distribucin y venta. c) El primer concepto de utilidad en el estado de resultados se denominara utilidad marginal para distinguirla del trmino utilidad bruta. Cuando por cualquier circunstancia los sistemas y/o mtodos de valuacin hubieren cambiado en relacin al ejercicio anterior, ser necesario hacer la indicacin correspondiente, explicando los efectos en el rubro de inventarios y en los resultados de la empresa. Adems de la informacin mencionada, deben destacarse si existen gravmenes sobre los inventarios o si estos han sido ofrecidos en garanta, referencindolos con el pasivo correspondiente.

69

En empresas industriales cuya capacidad de produccin o mano de obra no se utiliza en su totalidad, el efecto registrado en gastos, deber destacarse en el estado de resultados, siempre y cuando su monto sea de importancia. Para poder decidir sobre la presentacin del rengln de inventarios en los estados financieros, se deber tener en cuenta que le objeto principal de los mismos es proporcionar informacin clara y suficiente para sus lectores. Esta informacin es posible proporcionarla, bien sea dentro de cada rubro de los estados o a travs de notas aclaratorias.

70

CONCLUSIN
El control interno es una herramienta muy eficaz para salvaguardar los bienes y recursos de una organizacin y lograr que las operaciones se realicen

adecuadamente y con la mayor eficacia posible, atendiendo los diversos objetivos fijados por la gerencia. Antiguamente el control interno no revesta tanta importancia como la tiene hoy en da, sin embargo a partir del surgimiento de la revolucin industrial a mediados del siglo XVIII con el notable incremento de la produccin en las empresas, los dueos de los negocios se vieron imposibilitados para seguir atendiendo los problemas comerciales, productivos y delegar funciones administrativos por lo que tuvieron la necesidad de

dentro de la organizacin y crear sistemas que permitieran

disminuir fraudes y errores en la operacin diaria de las empresas, Es as como el control interno ha ido adquiriendo importancia en las organizaciones y es utilizado en distintos campos, sobre todo en las empresas y principalmente para la proteccin de sus activos como mercancas son los inventarios pues son los bienes o

que posteriormente sern vendidos y generarn utilidades a las

empresas, es por ello su especial control y administracin. Una efectiva aplicacin del control interno disminuye en gran medida los robos y faltantes de inventarios pues con los diferentes mtodos de control que existen se tiene una mayor vigilancia sobre las operaciones diarias que se realizan con los artculos terminados o la produccin en proceso.

71

BIBLIOGRAFA
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GLOSARIO
Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organizacin, a las necesidades que ataen a su mbito de competencia. CEP: Cantidad econmica de pedido. Control gerencial: Est orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con los objetivos de la organizacin. Control interno: Constituye un proceso mediante el cual se vigilan las operaciones efectuadas en un negocio ya sea en su conjunto o en un rea para cerciorarse que se realicen de acuerdo a lo planeado corrigiendo en su caso las desviaciones presentadas. Mercancas en depsito: Son las mercancas que se han entregado para su custodia en algn almacn de depsito y se encuentran amparadas con el certificado de depsito respectivo. Estas mercancas, en algunas ocasiones, se encuentran como garanta de un prstamo obtenido y en estas condiciones se les llama mercancas pignoradas. MRP: Materials requeriment planning. PEPS: Primeras entradas primeras salidas. Rotacin de Inventario: Se entiende por rotacin, el nmero de veces que varias partidas de activo como materias primas, mercancas destinadas para su venta, se reemplazan durante el periodo especfico, por lo general de un ao. Sistema contable: Consiste en los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad econmica. UEPS: ltimas entradas primeras salidas. 73