INSTRUCTIVO UTILIZACION Y RENDICION FONDO FIJO PARA GASTOS MENORES ASOCIADOS A LA SUBVENCION ESCOLAR PREFERENCIAL

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De acuerdo a normas y procedimientos de auditora interna, se instruye sobre la materia. Cabe sealar que segn la Ley de Subvencin Escolar Preferencial (SEP), los establecimientos educacionales incorporados por el sostenedor, podrn disponer de un fondo fijo permanente, el que no podr exceder del 5% como mximo de los ingresos de dicha subvencin mensual, el que se pondr a disposicin de cada Director(a) y/o de funcionarios encomendados por ste y que en razn de sus cargos lo justifiquen, para efectuar gastos menores por imprevistos en Bienes y Servicios de Consumo del clasificador presupuestario. Para tal efecto, comunicamos a Ud. el siguiente procedimiento de uso y aplicacin de fondos a rendir:

OBJETIVO El uso de un fondo a rendir tiene por finalidad facilitar y agilizar el sistema de pagos por compras de bienes y servicios de consumo corriente, cuando se trata de adquisiciones o servicios cuyos montos son bajos y de carcter imprevisto. NORMAS ESPECIFICAS 1.- Autorizacin para operar los Fondos Fijos. El Director del Departamento de Administracin y Finanzas, es el nico facultado mediante Resolucin Exenta para aprobar el funcionamiento de los Fondos a Rendir en dinero efectivo. La Resolucin deber contener, a lo menos, el nombre, cargo y RUT de las personas que tendrn a su disposicin estos dineros, el monto del fondo fijo asignado (gastos que financiara), la obligacin de rendir cuenta documentada, y; el periodo, dentro del ao calendario, por el cual se autoriza la mantencin del fondo.

2.- Funcionamiento 2.1. El monto del Fondo a Rendir asignado constituye la cantidad mxima de dinero en efectivo disponible para ser gastado. Por lo tanto, no se deben efectuar pagos con cargo al Fondo cuando ste se haya agotado. 2.2. Los pagos por medio de Fondos Fijos estn dirigidos especficamente a gastos menores contemplados en el subttulo 22 Bienes y Servicios de Consumo, segn las disposiciones legales vigentes (Decreto Hacienda N 1822/2000), siempre que las cuentas respectivas, por separado, no excedan cada una de cinco unidades tributarias mensuales, como por ejemplo: Material de Oficina Insumos computacionales menores Gastos de atencin en reuniones (Caf, T, Azcar, Galletas, etc.) Movilizacin (Pasajes por trmites originados o destinados de SEP) Otros gastos menores 2.3. Los Establecimientos que operan con Fondo Fijo debern efectuar sus rendiciones en el Formulario diseado para tal efecto y denominado Rendicin de Fondo Fijo, que se adjunta. 2.4. Los documentos que respaldan estos gastos debern ser boletas de ventas y servicios y/o facturas originales. 3.- Prohibiciones en el uso del Fondo Fijo 3.1. Se prohbe expresamente destinar los Fondos Fijos para efectuar prstamos, sueldos, asignaciones de caja, pago de celulares o cualquier otra operacin diferente a su propia gestin. Lo anterior ser verificado mediante revisiones a las rendiciones de fondos y arqueos que se realizaran sin previo aviso. 3.2. Ningn responsable del manejo de Fondo Fijo, podr mantener otros valores o documentos ajenos a la propiedad del Servicio, particulares o personales y diferentes al manejo de estos fondos. 3.3. No se podr incorporar en la rendicin mensual: boletas, facturas o cualquier otro comprobante de fechas anteriores a la de recepcin del fondo a rendir o posterior a su rendicin. 3.4. El personal a honorarios no puede administrar fondos a rendir 3.5. No se aceptarn bajo ninguna circunstancia los siguientes documentos para respaldar dichos gastos: Vales por Recibos de dineros

Informes de recibos Fotocopias U otros documentos similares

4.- Responsabilidad 4.1 La custodia de los fondos fijos quedara bajo la exclusiva responsabilidad de la persona a la cual se le asigne el Fondo, de acuerdo a la Resolucin Exenta que se dictara para tal efecto. 5.- Consideraciones Generales 5.1. Los fondos a rendir debern ser gastados solo en aquellos conceptos directamente relacionados con el objeto de su asignacin. 5.2. Se deben rendir cuando sean utilizados en un plazo no superior a 5 das hbiles, contados desde la fecha de la ltima operacin. No es necesario, gastarlo todo para rendirlo, la devolucin del fondo a rendir podr ser total o parcial, dependiendo del monto gastado al trmino del perodo. 5.3. Por todo gasto efectuado, se requerir boleta, factura o comprobante, detallndose en estos, el objeto de la compra o pago de servicio. En el caso del comprobante deber justificarse claramente su uso. Asimismo, respecto a los traslados en taxi u otros medios de movilizacin, debe detallarse en planilla firmada por el funcionario que incurri en tales gastos y por su jefe directo. En la planilla (Anexo 2), deber indicarse, a lo menos, el nombre del funcionario, recorrido, fecha y motivo del viaje. 5.4. La persona que recibe la rendicin deber proceder a revisarla y devolverla si no cumple con lo estipulado, en caso contrario, se proceder a emitir un cheque por el monto de la rendicin. 5.5. Las personas que mantengan fondos a rendir deben ser funcionarios de planta o a contrata del establecimiento. 5.6. Los dineros mantenidos como fondos a rendir deben ser guardados en una caja con dos llaves. Una de ellas estar en poder de la persona encargada, quedando la otra en un sobre, el cual se sellara y firmara quedando en custodia del Director(a) del Establecimiento correspondiente. Cuando falte el funcionario responsable del Fondo, quien ejerza de Director del Establecimiento, podr abrir la caja, efectuando un arqueo en presencia de un testigo, dejando constancia en el formulario Arqueo de Fondo Fijo del funcionario en quien haya sido delegada la responsabilidad de manejar el Fondo. 6.- Preparacin de la Rendicin de Cuentas y Formularios

6.1. Las rendiciones de Cuentas se efectuaran cuando los gastos efectuados lleguen al 95% del total del fondo asignado. 6.2. En el formulario Rendicin de Fondo Fijo, debern detallarse cada una de las boletas, facturas o comprobantes. 6.3. Cada vez que se solicite un reembolso, debe efectuarse una cuadratura entre el monto del Fondo Fijo asignado y la suma del monto total de los comprobantes de gasto ms el efectivo en caja. 6.4. El expediente de la Rendicin de Cuentas debe ser remitido a la Unidad de Contralora Interna, con la debida antelacin. Esta Unidad no entregara nuevos fondos a las personas que no hayan rendido. El Contralor Interno, podr objetar algn gasto de la Rendicin recibida, valor que ser rebajado de la Rendicin hasta que se efecte la aclaracin por parte del funcionario responsable del manejo del Fondo. 6.5. La rendicin debe estar firmada por el encargado del fondo a rendir 7.- Presentacin del expediente: 7.1. Se preparara un Resumen de Rendicin de Cuentas (Anexo 1). 7.2. Los documentos que respaldan los gastos deben ser: ordenados cronolgicamente por fechas, recibos numerados correlativamente, documentacin respaldatoria pegada en hojas blancas y formando luego un cuadernillo. 7.3. Todos los gastos deben ser adecuadamente justificados, por lo tanto debe indicarse claramente el detalle de los bienes y/o servicios adquiridos, salvo que en el documento ya figure tal informacin. Respecto a los documentos que acrediten gastos de movilizacin, pasajes y otros, deben estar debidamente autorizados. Finalmente, se hace especial nfasis en la responsabilidad que les corresponde a las jefaturas en la difusin y cumplimiento de estas normas. Sin otro particular, le saluda atentamente a Ud.

IVAN ESPINOZA MUOZ DIRECTOR DEPTO. ADM. Y FINANZAS CORPORACION MUNICIPAL GABRIEL GONZALEZ VIDELA DE LA SERENA

IEM/JAT DISTRIBUCIN: Directores de Establecimientos Direccin de Finanzas Contralora Interna Archivo

Anexo N 1

Planilla de Rendicin de Gastos de Fondos por Rendir

OCASIONAL_____

PERMANENTE____ Fecha de Rendicion Resolucion Fecha Area Valor Rendido N Egreso Ao

Nombre Cheque N Decreto N Nombre del Proyecto: Fecha

: : :

Valor Asignado :

Nmero

Proveedor

Especificaciones del gasto

Monto

TOTAL RENDIDO Monto Devolucin o reintegro : N Comprobante devolucin: TOTAL RENDICION

Rut y Firma:

ANEXO N 2

PLANILLA DE MOVILIZACIN

Nombre

Fecha

Destino

Motivo

Firma