CAJA 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 PROTECCIN La dependencia de caja es una rea restringida.

Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos. Es conocida la clave por personal deferente al cajero, tesorero y gerente. 1.1.4 Se conservan en la caja fuerte los ingresos 1.1.5 1.1.6 del da, hasta su deposito en bancos. Se encuentran con plizas de manejo el tesorero y el cajero. Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables. 1.1.7 Se archivan en un lugar seguro y apropiado comprobantes 1.1.8 todos que los soportan

tanto ingresos como egresos. Son adecuados los custodios para salvaguardar 1.2 1.2.1 Recaudo Los caja. 1.2.2 1.2.3 1.2.4 Son libro. Se expiden los respectivos recibos de caja. Estn debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza los ingresos. 1.2.5 1.2.4 Estn debidamente registrados los recaudos en libro auxiliar. Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo 1.2.5 Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercancas, servicios entregados o vendidos. registrados en respectivo valores son recaudados ingresados a fsicamente el dinero en operacin

diariamente

1.2.6

Se

depositan

intactos

los

ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos. 1.2.7 Se listan los cheques y otros valores diferente 1.3 1.3.1 al recibidos cajero antes por de correspondencia por una persona entregrselos a este. Recibos de caja Se expiden los recibos de caja al momento 1.3.2 1.3.3 de efectuarse la recepcin de valores. Existe numeracin consecutiva y prenumerada. Los recibos anulados en en blanco los son forma son conservados consecutiva. 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.4 1.4.1 1.4.2 Los Se recibos guardados en la caja fuerte. confrontan valores estipulados en nmeros y letras. Se confrontan los originales con las copias posteriormente. Caja menor Existe un fondo fijo para caja menor. Estn separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables. 1.4.3 Los gastos respectivos por son autorizados 1.4.4 funcionarios

encargados para tal fin. En las entregas de efectivo, existe autorizacin previa del funcionario responsable, y una adecuada comprobacin de las erogaciones correspondientes. 1.4.5 Existen formatos especficos para relacionar los gastos de caja menor. 1.4.6 Son archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor.

1.4.7

Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectu el gasto.

1.4.8

Antes

de

pagar se de

cualquier revisa polticas el y

comprobante, cumplimiento disposiciones

administrativas

para este tramite. 1.4.9 Se cancelan los comprobantes con sello de del pagado fondo en el caja momento de ser cubiertos con recursos menor. 1.4.10 El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinmico para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo. 1.4.11 Esta prohibido que los fondos de caja menor sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o proveedores. 1.4.12 Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja menor. 1.4.13 Existen topes mximos para ser destinados por gastos de caja menor. 1.4.14 Si se presentan anticipos para gastos que se cubran con los fondos de caja menor, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto, se da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolucin del 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 dinero o bien la comprobacin del gasto. Arqueos Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados. Existen formatos apropiados para realizar los arqueos. Existen cuando medidas se correctivas presentan de

inconsistencias.

2 2.1 2.1.1

BANCOS Apertura de cuentas Son autorizadas corrientes. por la junta

directiva cada una de las cuentas 2.1.2 Estn registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella. 2.1.3 Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente. 2.1.4 2.1.5 Las Las firmas cuentas giradoras corrientes estn tienen debidamente autorizadas. destinacin especfica, segn la naturaleza del gasto. 2.2 2.2.1 Proteccin Es verificado al cada el nmero una en de caja de de las de en

cheques, entregadas 2.2.2 Son

momento

chequeras por parte del banco. guardadas las seguridad blanco. 2.2.3 Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados. 2.2.4 Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos 2.2.5 Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques. 2.2.6 Se mantienen permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y 2.2.7 Se autorizacin encuentran para expedir en cheques. archivados los orden 2.3 2.3.1 secuencial cheques chequeras

anulados. Giro de cheques Estn prenumerados todos los

cheques. 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.3.8 2.3.9 2.3.10 Se giran en orden secuencial Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja menor. Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos. Existe verificacin de soportes antes del giro. Se realiza verificacin de cifras y nmeros antes de su firma. Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer beneficiario. Existe ms de una firma en el giro de pagos por cheque. Se expiden cheques con firmas mancomunadas Se realiza confirmacin telefnica por parte del banco para pagos por 2.3.11 2.3.12 Se Son previa sumas evita superiores cheques los a en $500.000. firmar blanco, al portador o a la vista. entregados cheques de la del presentacin

respectiva beneficiario. 2.3.13 2.3.14 2.3.15

autorizacin

Existen horarios y das especiales para la entrega de cheques. Se utiliza sello protector de cheques. Existe alguna clase de poltica que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo cheques determinado aquellos cobrados.

en transito que no hayan sido 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 Conciliaciones Se realizan conciliaciones de

manera peridica. Se descuentan oportunamente las notas dbito. Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones. El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes.

2.4.5

Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones.

2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3

Boletines diarios Se elaboran una diariamente los

boletines de caja y bancos. Llevan Se numeracin claramente los estrictamente consecutiva. determinan conceptos por ingresos y por pagos. 2.5.4 Existe soporte documental sobre todo 2.5.6 Se ingreso elaboran o egreso informes para y conocer su origen y autorizacin. programas de flujo de efectivo para prever tanto la inversin de excedentes, como la obtencin de 2.5.7 crditos para cubrir necesidades. Se archivan con los documentos justificativos para informes o consultas posteriores. 3 GENERALES A CAJA Y BANCOS

3.1

Estn separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos.

3.2

Se

procura

tener

niveles

adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operacin. 3.3 Las monedas extranjeras propiedad de la entidad , se valan para efectos del balance general, a precios de cotizacin a la fecha del referido.

NO OBSERVACINES SI 1.Est el empleado debidamente contratado? 2.Est el cajero(a) siendo capacitado constantemente? 3.Hay buena comunicacin entre el cajero y su superior inmediato? 4.Existe caja chica? 5.Los aumentos o disminuciones de la caja chica estn debidamente autorizados? X X

NO LO AMERITA

X X

6.Estn adecuadamente preparados los X informes de los cortes de caja diariamente? 7.Quin supervisa el arqueo diario de la X caja? 8.A quin se le entrega los valores y el informe del arqueo o corte de caja al final del da? X .Se utiliza el sistema electrnico autorizado por la direccin para la expedicin de los recibos de efectivo que ingresa? 10.El cajero(a) lleva un archivo de los cortes realizados y recibidos de cada da? 11.Quin lleva los valores al banco para S su respetivo depsito? X EL ENCARGADO DE OFICINA

SE ENTREGA AL FIN DE MES

UN CH. A NOMBRE DEL CAJERO

EL ENCARGADO DE OFIC.

12.Existe un control de firma de la recepcin de los valores de la persona que se encarga de llevarlos al banco? 13.Qu cantidad es la mxima autorizada que puede tener la caja? 14.El equipo electrnico que se utiliza en el departamento se le proporciona mantenimiento constantemente? 15.Cada cuanto tiempo se le da mantenimiento al equipo de uso en el departamento? Por el pago de algn gasto, es autorizado por el directivo correspondiente para ello? X

NO LO AMERITA YA QUE LA EMPRESA ES PEQUEA

$5,000.00

CADA MES

YA QUE LA CAJA ES PARA GASTO MENORES A 2,000, DE LO CONTRARIO SE EXP. CHEQUE.

17.Est el archivo ordenado correctamente? 18.Se cancelan debidamente los recibos X echados a perder? 19.Quin revisa la cancelacin de los recibos echados a perder? 20.Tiene el cajero(a) acceso al sistema de contabilidad de la empresa? 21.Es rotativo el puesto de cajero(a)? 22.Cul es el procedimiento cuando existe un sobrante en el corte al final del da? .Cul es el procedimiento cuando existe un faltante en el corte al final del da?

EL ENCARGADO DE OFIC.

X SE TOMA NOTA Y CON ELLO SE INICIA EL DIA SIGUIENTE Y SE VERIFICA EL PORQUE. SE VERIFICA EL PROBLEMA Y EN SU CASO SE LE DESCUENTA AL CAJERO.

.Tiene acceso al rea de caja cualquier persona ajena al departamento? 25.Se respeta el Horario de atencin de X la caja? 26.Est a la vista del pblico el horario de atencin? 27.Existe alguna advertencia al pblico de comunicarse a algn nmero telefnico si no llegara recibir su recibo correspondiente?

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN CAJA Y BANCOS EFECTIVO EN CAJA 1. Los fondos de caja chica se manejan a travs de fondos fijos? 2. Se ha responsabilizado de cada Fondo de Caja a una sola persona o existen varias responsables? 3. Los fondos fijos de la empresa son razonables para sus necesidades? Cuntos fondos de Caja Chica existen? 4. Estn los desembolsos de Caja chica debidamente respaldados por comprobantes? 5. Por lo que se refiere a estos comprobantes: a. Se hacen en tal forma que dificulten su alteracin? b. Estn firmadas por las personas que dispusieron del efectivo? c. Se presentan para su inspeccin a la persona que firma los cheques cuando sta firma el cheque de reembolso? d. Estn aprobados por un funcionario responsable? e. Se cancelan con un sello fechador que diga PAGADO una vez que se firma el cheque de desembolso? 6. Los cheques de rembolso Se expiden a favor de la persona encargada del fondo? 7. Est prohibido usar los fondos de caja para hacer efectivo cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas? 8. Se efectan arqueos por sorpresa por los auditores internos a algn funcionario autorizado, peridicamente? 9. Los reembolsos de fondos Son aprobados por alguna persona que no sea el cajero y que verifique la correccin de los comprobantes? EFECTIVO EN BANCOS 10. El dinero en efectivo recaudado por cobranzas y/o ventas se remesa diariamente y por sus totales a bancos? 11. La siguiente documentacin est guardada por un empleado diferente al cajero? a. Facturas no cobradas, b. Letras por cobrar. 12. Estn todas las cuentas de bancos y las personas que firman contra ellas autorizadas por el Directorio? 13. Existe la costumbre de notificar al banco independientemente cuando una persona autorizada por la firma abandona el empleo o la compaa? 14. Estn registradas las cuentas bancarias de la empresa en libros de contabilidad?

A.- CAJA Y BANCOS 1.- Los empleados que son responsables de la custodia y control de efectivo, no mantienen ni son responsables de crear elementos de registro para los registros contables generales, libros de cuentas por cobrar y otros que no sean los registros detallados de efectivo? 2.- Estn autorizados por Junta Directiva todas las cuentas bancarias y los funcionarios

que puedan firmar los cheques? 3.- Las personas autorizadas para firmar cheques tienen prohibido delegar esta funcin en otros? 4.- Se notifica inmediatamente a los bancos cualquier cambio de funcionarios autorizados para firmar cheques? 5.- Estn registradas en los libros todas las cuentas bancarias? 6.- Se contabiliza un asiento para cada transferencia entre ellas? 7.- Todos los empleados que manejan efectivo tienen fianza o seguro de fidelidad adecuado? 8.- Se han dado a los bancos instrucciones escritas de no cambiar por efectivo cheques emitidos a nombre de la compaa? B. INGRESOS 1.- Las remesas en efectivo o cheques son controlados y procesados por personas independientes de las funciones de facturacin, cuentas por cobrar y contabilidad?

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO | CAJA CHICA | |||| |||| DESCRIPCIN | SI | NO | OBSERVACIONES | 1. Mantienen un fondo de Caja Chica | | | | Cunto es el monto? | | | | | | | | 2. Hacen uso de una caja principal diferente a la Caja Chica. | | | | | | | | 3. Se hacen arqueos sorpresivos de caja chica. | | | | | | | | 4. Recae en una sola persona la responsabilidad de la Caja Chica. | | | | | | | | 5. Hay una persona encargada de hacer los arqueos de Caja Chica. | | | |

| | | | 6. Estn los pagos de Caja Chica, soportados por documentos debidamente aprobados. | | | | | | | | 7. Se comparan los comprobantes que soportan las operaciones con el saldo existente en el fondo de Caja Chica. | | | | | | | | 8. Se lleva un control adecuado de los gastos hechos por Caja Chica para evitar salida duplos. | | | | | | | | 9. La reposicin de la Caja Chica se hace con cheque. | | | | | | | | 10. Existe algn lmite para los gastos hechos con Caja Chica. | | | | CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO | CAJA | ||||| | SI | NO | OBSERVACINES | | 1.Est el empleado debidamente contratado? | | | | | | | | || 2.Est el cajero(a) siendo capacitado constantemente? | | | | | | | | || 3.Hay buena comunicacin entre el cajero y su superior inmediato? | | | | | | | | || 4.Existe caja chica? | | | | | | | | || 5.Los aumentos o disminuciones de la caja chica estn debidamente autorizados? | | | || | | | || 6.Estn adecuadamente preparados los informes de los cortes de caja diariamente? | | | || | | | || 7.Quin supervisa el arqueo diario de la caja? | | | | | | | | ||