Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
São Paulo
2008
2
São Paulo
2008
3
Wanderley Costa Marcussi. Pós Graduação em Gestão de Projetos em TI – PMI1525 do IBTA – Instituto Brasileiro de
Tecnologia Avançada. Formado em Tecnologia de Processamento de Dados – UNICSUL 1994, atuando na área de TI em
instituições financeiras a mais de 15 anos. wmarcussi@ajato.com.br
4
INTRODUÇÃO
Este estudo exploratório tem como objetivo fornecer alguns parâmetros para a
discussão sobre a utilização de ferramentas que auxiliam o gerenciamento de
comunicações em um projeto.
Em literaturas oficiais disponibilizadas em sites globais, bem como nos sites locais
dos capítulos do PMI, descreve-se muito pouco sobre ferramentas para auxiliar o
gerenciamento de comunicações em um projeto. O capitulo sobre gerenciamento de
comunicações do Guia PMBOK 3ª edição, também não se aprofundou em
ferramentas para auxiliar os gerentes de projetos na identificação dos Stakeholders
e a forma de distribuição das informações recolhidas ao longo do projeto. Problema
que já era identificado por profissionais mais experientes, e foi sentido durante a
criação deste artigo, nas pesquisas e coleta de materiais para subsidiá-lo.
ferramentas SAM e SRM junto as boas praticas do PMBOK para aumentar a eficácia
dos gerentes de projetos na gestão da comunicação.
1.REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
GESTÃO DE PROJETOS
PROJETO
Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara
e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro
e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de
tempo, custo, recursos e qualidade (Ricardo Vargas).
GERENCIAMENTO DE PROJETO
O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades,
ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e da integração dos
seguintes processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle,
e encerramento (PMBOK).
GERENTE DE PROJETOS
O gerente de projetos é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do
projeto(PMBOK). Ele será responsável por planejar e implementar o projeto. O
gerente do projeto tem que envolver os Stakeholders, controlar o escopo, o custo, o
prazo e os recursos do projeto, gerenciar as atividades e pessoas, mantendo a
qualidade da instituição, utilizando as boas praticas do mercado e os contemplando
os padrões éticos.
7
STAKEHOLDERS
Todas as pessoas ou organizações envolvidas direta ou indiretamente em um
projeto são chamadas de Stakeholders ( Armando Monteiro). A tradução para
Stakeholders seria “partes interessadas”, porém na maioria das literaturas é utilizado
o termo em inglês. Este artigo também utilizará o termo em inglês.
CICLO DE PROJETO
Os ciclos de vida do projeto são semelhantes aos ciclos experimentados pelos pais
ao acompanhar o crescimento de seus filhos até a fase adulta (Kim Heldman). O
PMI divide o ciclo de vida de um projeto em 05 (cinco) fases:
PROCESSOS DO PMBOK
Segundo o PMBOK, os processos são agrupados através de “Áreas de
Conhecimentos”. Cada área de conhecimento possui um conjunto de processos
necessários para atingir seus objetivos e produtos. Os 44 processos são distribuídos
em nove áreas de conhecimento detalhadas no PMBOK. Não existe uma regra de
utilização dos processos em um projeto, isto é, não é obrigatório a utilização de
todos os processos ou não se define quantos devem ser utilizados.
ÁREAS DE CONCHECIMENTO
O gerente de projetos deve ter uma grande habilidade para se comunicar , pois
utiliza cerca de 90% de seu tempo na comunicação, seja ela verbal, comunicação
através de reuniões com os Stakeholders; escrita, comunicação via email, relatórios
de status, etc.
10
Ferramentas e Técnicas:
Análise dos requisitos das comunicações.
Tecnologia das comunicações.
Ferramentas e Técnicas:
Habilidades de comunicação.
Sistemas de coleta e recuperação de informações.
Métodos de distribuição das informações.
Lições aprendidas.
Ferramentas e Técnicas:
Ferramentas de apresentação de informações.
Coleta e compilação das informações sobre o desempenho.
Reuniões de avaliação do andamento.
Sistemas de relatórios de horas.
Sistemas de relatórios de custos.
12
Ferramentas e Técnicas:
Métodos de comunicação.
Registros de problemas.
13
Esta ferramenta deve ser criada na fase de viabilidade do projeto e revisita durante
cada uma das seguintes fases projeto.
A ferramenta SRM - Matriz de Relatórios – foi criada para permitir uma melhor
distribuição das informação junto ao Stakeholder.
O passo final é o uso da Informação coletada até o momento, para desenvolver uma
Estratégia de Gestão e Relacionamento junto aos Stakeholders.
15
1. DESENVOLVIMENTO
A ferramenta SAM cobre quatro fatores importantes que colaboram para o sucesso
da comunicação com um Stakeholder no projeto, são eles: identificação, interesse,
influencia e impacto.
IDENTIFICAÇÃO
INTERESSES
INFLUÊNCIA
Um breve resumo sobre a utilização das ferramentas SAM e SRM pelo gerente em
um projeto.
2. CONCLUSÕES
Este artigo apresentou uma visão geral sobre o gerenciamento de projetos através
da ótica de gestão de comunicação. Demonstrou as boas práticas de gestão do
projeto com a utilização do PMBOK e relatou as ferramentas atuais que fazem parte
do gerenciamento das comunicações no guia.
Após a analise das ferramentas para auxiliar a comunicação, foi constatado que a
utilização das ferramentas SAM – Stakeholder Assessment Map e SRM -
Stakeholder Report Matrix no gerenciamento das comunicações em um projeto é
responsável pela melhoria da qualidade na seleção dos Stakeholders, bem como na
melhor forma de divulgação das informações do projeto. Também foi constatado que
a comunicação do projeto ficou mais ágil e segura, pois somente as informações
corretamente selecionadas são enviadas para os Stakeholders pelos melhores
canais.
Mesmo não fazendo parte do PMBOK, estas duas ferramentas deveriam ser
incluídas na lista de ferramentas auxiliares de um gerente de comunicações para
otimizar o seu tempo, agilizar suas ações e maximizar seus resultados.
23
REFERÊNCIAS
Elliott, Lauri. Use these two forms to analyze your stakeholders, TechRepublic,
http://techrepublic.com.com acessado em 22 de maio de200.