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Proyecto ERP Implantacin SAP

Manual de usuario CO Analtica Cockpit de cierre CLOCOC/CLOCO

Autor: Alfredo Ruiz Navarro

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Contenidos
122.1 -

Introduccin .......................................................................................................................................................... 3 Documentacin tcnica ......................................................................................................................................... 4

Ruta de acceso.....................................................................................................................................................................4
2.1.1 Creacin de Modelo............................................................................................................................................................................. 6 2.1.1.1 - Creacin de Modelo desde uno existente........................................................................................................................................ 6 2.1.1.2 - Creacin de Modelo desde cero.................................................................................................................................................... 11 2.1.1.3 - Creacin de Tareas ....................................................................................................................................................................... 15 2.1.1.3.1 - Creacin de Regla 20000109 (Responsable datos maestros orden) .............................................................................................. 18 2.1.1.3.2 - Creacin de Definicin de Proceso............................................................................................................................................... 21 2.1.1.4 - Actualizacin de tablas de Schedule Manager .............................................................................................................................. 25 2.1.1.5 - Monitor y visualizacin de lista.................................................................................................................................................... 27 2.1.1.6 - Informacin detallada ................................................................................................................................................................... 30 2.1.1.7 - Dependencias ............................................................................................................................................................................... 30 2.1.2 Borrado de Modelo ............................................................................................................................................................................ 32 2.1.3 Creacin del Plan de tareas ................................................................................................................................................................ 32 2.1.4 Borrado del Plan de tareas ................................................................................................................................................................. 35 2.1.5 Transporte del Plan de tareas ............................................................................................................................................................. 38

33.1 -

Manual de usuario .............................................................................................................................................. 39

Ruta de acceso...................................................................................................................................................................39
Operativa del Plan de tareas............................................................................................................................................................... 39 Ejecucin de tareas ............................................................................................................................................................................ 41 Otras funciones .................................................................................................................................................................................. 50 3.1.1 3.1.2 3.1.3 -

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1 - Introduccin
El Cockpit de cierre permite crear una interfaz estructurada de la ejecucin de las transacciones y los programas que forman parte del cierre del perodo. El diseo estructural apoya los procesos para una estructura organizativa, as como los escenarios que afectan a estructuras organizativas mltiples. Componentes del Cockpit de cierre: Las Jerarquas Organizativas (Sociedades FI, Sociedad CO, etc) Modelo de Plan de tareas Plan de tareas: Derivado del Modelo y extremadamente importante para el xito del cierre del perodo Las Dependencias entre las tareas Monitor La informacin detallada

Con la Jerarqua Organizativa, el proceso de cierre se puede organizar en Estructuras Organizativas. Esto significa que, a nivel de Sociedad FI, por ejemplo, las caractersticas especiales de cada Sociedad FI pueden considerarse de manera independiente, para as evitar la aplicacin de pasos innecesarios dentro de un proceso nico para todas las Sociedades.

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Un Modelo se utiliza para estructurar los distintos pasos de un proceso. En un Modelo las actividades se pueden consultar en las tareas que se ejecutan online o en proceso de fondo. Es necesario introducir las distintas actividades que se realizarn como parte del proceso general en el Plan de tareas como una transaccin, un programa, o, en su caso, una definicin de workflow. De esta manera, los usuarios en el Cockpit de cierre (transaccin CLOCO) podrn navegar directamente a la transaccin requerida o en proceso de fondo para los programas y los workflows desde la interfaz central.

Los programas y operaciones que se han incluido en el Modelo del Plan de tareas mediante las tareas en un proceso cronolgico, a menudo se relacionan mediante dependencias. En la configuracin del Cockpit de cierre (CLOCOC), se muestran estas relaciones en virtud de Dependencias. Cuando se introducen relaciones entre los programas y las operaciones aqu, estas relaciones se verifican durante el procesamiento posterior de la aplicacin (CLOCO), para garantizar la secuencia correcta de aplicacin.

Para llevar a cabo las ejecuciones de los programas incluidos en un Plan de tareas, es necesario especificar los valores de una variante. Los Planes de tareas generados a partir del Modelo actualizan automticamente los parmetros de las variantes cuando se introduce la informacin en la cabecera correspondiente en el Plan de tareas.

2 - Documentacin tcnica
2.1 - Ruta de acceso
Cdigo de la transaccin: CLOCOC

Finanzas -> Gestin Financiera -> Libro Mayor -> Operaciones peridicas -> Cierre -> Cockpit de cierre (gestionar modelos y planes de tareas)

Esta transaccin se ocupa de las configuraciones del Cockpit de cierre. La transaccin se encuentra en la siguiente ruta del men:

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Para iniciar la configuracin se debe utilizar un Modelo:

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2.1.1 -

Creacin de Modelo

Para la creacin de un nuevo modelo se puede optar por copiar uno existente si se pueden usar como base las tareas que contenga; o bien, se puede crear uno nuevo desde cero. 2.1.1.1 Creacin de Modelo desde uno existente

Para el primer caso, se debe seleccionar un modelo ya creado y entrar a modificarlo:

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Al entrar a modificar se activa la opcin de Grabar como, donde se muestran los datos de cabecera del modelo.

En los datos de cabecera se muestra el cdigo del Modelo, su descripcin y la Jerarqua de la estructura de cierre mediante la cual se estructurarn las tareas. En los Cockpits de Abengoa se usa una Jerarqua de Sociedad CO y Sociedad FI. Adems de los anteriores datos se muestran dentro de los datos de cabecera las variables de seleccin que se pueden incorporar a las variantes para dinamizar los Modelos.

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Cambiando el cdigo y la descripcin del Modelo, se adoptan las tareas del Modelo anteriormente seleccionado a este nuevo Modelo. Por lo que bastara con eliminar/agregar las tareas que difieran del anterior.

Los datos de las configuraciones se grabarn en una Orden de Transporte de Customizing, as cada vez que se vaya a grabar una configuracin del Modelo se pedir una orden de transporte; no sucede as para el Plan de tareas.

Para terminar de adaptar el nuevo Modelo se deben dinamizar las ramas de la Jerarqua, y adaptar las denominaciones de las carpetas.

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Para dinamizar en nuestro caso bastara con actualizar las particularidades de la Sociedad FI, ya que la Sociedad CO es nica, y estos son los dos nicos parmetros de la Jerarqua de cierre.

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Modificanco el valor activo se cambiara la variante SAP_FAST_BUKRS.

Cambiando la Sociedad.

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2.1.1.2 -

Creacin de Modelo desde cero

La segunda forma de crear un Modelo es la creacin desde cero. Para que se muestre activa la opcin se debe estar modificando un Modelo.

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Se seleccionan todas las carpetas que sobran de la Jerarqua de cierre, se borran, se renombran y se crean las que se consideren. Para borrar varias carpetas conjuntamente, se deben seleccionar primero las carpetas, y tras esto pulsar el botn derecho.

Para organizar los pasos del proceso general en reas, se crean carpetas que incluirn las tareas del mismo mdulo de SAP. Para la creacin de Subcarpetas se puede elegir el nivel del que colgar la carpeta que se cree.

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En este caso se crear una nueva carpeta bajo la Sociedad.

Para posicionar la nueva carpeta creada se pulsan los botones

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Otras opciones disponibles son: Que despliegan o comprimen todo el subrbol Para realizar una bsqueda Para realizar la impresin de los datos del subrbol Para planificar todas las tareas Actualizacin manual Actualizacin automtica Para visualizar / suprimir la vista del rbol de jerarqua Para enviar un mail a un usuario de SAP Para visualizar la leyenda de iconos Una opcin bastante til es la de exportar todo el modelo, una vez que ya est terminado a una hoja Excel, para poder servir de base de anlisis.

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2.1.1.3 -

Creacin de Tareas

Las tareas se pueden insertar en cualquier nivel de la Jerarqua. Las tareas se incluyen en orden cronolgico para su ejecucin.

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Las tareas pueden ser: Programas: que se pueden configurar con variante y sin variante. En el caso de configurarse sin variante el programa se ejecutar en online, mientras que si se configuran con variante se ejecutarn en segundo plano. Transacciones: que se pueden ejecutarn en online. Notas: que sirvan como meros recordatorios. Definiciones de proceso: se podrn utilizar definiciones de procesos para ejecutar automticamente y sin interrupcin mltiples tareas.

La definicin de la tarea conlleva nombrarla con un texto descriptivo e informarle el tipo de tarea. Opcionalmente se puede restringir la tarea para un responsable tanto de la tarea, como de su ejecucin; o para un determinado rol de usuario.

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A la hora de crear una variante es interesante utilizar los parmetros informados en los datos bsicos ( ) Period from, Period to, y Fiscal Year como variables en los atributos de la variante para que, en los casos en que los cambios se realizan durante el proceso, los ajustes no se tengan que hacer en todas las variantes de los programas utilizados en el Cockpit de cierre. Para asegurarse de que los valores vlidos para las variables se pueden determinar ms adelante automticamente a partir de la informacin del encabezado del Plan de tareas derivadas y actualizado en la tabla TVARV, se deben asignar a las variantes de los programas las variables de la tabla TVARV que se utilizan en la informacin del encabezado del Modelo del plan de tareas o los niveles de la organizativos. Dentro del Plazo de la tarea se puede definir una planificacin Offset para una determinada fecha, que podra ser una fecha fija, o que vare +/- X das de la fecha de clave (SAP_FAST_CLOSE_LDAY_P). La planificacin Offset se reflejara en la pantalla de Info detallada que se muestra pulsando el botn .

Esta planificacin Offset automatiza la posterior planificacin de ejecucin de las tareas por parte del usuario, al tener configurado este calendario offset de tareas.

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Adems las tareas pueden ser asignadas a diferentes tipos de cierre (mes, trimestre, ejercicio, especial). 2.1.1.3.1 Creacin de Regla 20000109 (Responsable datos maestros orden)

Antes de crear un Workflow o Definicin de proceso, es necesario que para cada Sociedad se actualice la regla 20000109 (Responsable datos maestros orden) en la transaccin PFAC.

Para ello, se debe modificar la regla e ir a la pestaa Responsabilidad, donde se crear la responsabilidad para la Sociedad para la que se est realizando el Cockpit.

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Pulsando el botn

, se crear la competencia mediante copia.

Tras la creacin de la copia, se modificar la competencia:

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Y se grabar.

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Tras definir la responsabilidad para la Sociedad se asignar un responsable pulsando el botn

2.1.1.3.2 -

Creacin de Definicin de Proceso

Tras seleccionar la Definicin de Proceso se pulsa el botn

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La Definicin de proceso est basada en una Aplicacin estndar, que contiene un proceso de Workflow predefinido. Es importante crear la Definicin de proceso con Pool de trabajo, para que el flujo de procesos no se detenga cuando se encuentren errores en un proceso, sino que el flujo contine con los datos correctos.

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De los pasos incluidos en el estndar no todos se necesitan, por lo que los sobrantes se eliminarn.

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Para modificar un paso basta con pulsar sobre l.

En el paso se debe actualizar del estndar una variante propia si fuese necesario, y el usuario.

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Tras esto se graba la variante. 2.1.1.4 Actualizacin de tablas de Schedule Manager

Tanto los programas, como las transacciones que se utilizan dentro del Cockpit se gestionan dentro de las tablas SCMAPROGRAMS (para programas) y SCMATRANSACT (para transacciones). Se puede dar el caso de que se quiera utilizar dentro del Cockpit un programa o una transaccin que no est incluida por defecto en las tablas anteriores.

Para conectar, en este caso la transaccin, se debera actualizar la tabla SCMATRANSACT.

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Donde se creara una nueva entrada, para una aplicacin Customer, y se grabara la entrada en la tabla.

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2.1.1.5 -

Monitor y visualizacin de lista

Al pulsar dos veces sobre una tarea, esta se aade a la visualizacin de lista o al monitor:

Opciones disponibles: Para que se muestre el detalle de la tarea seleccionada. Para poder ordenar en orden ascendente o descendente las tareas que se estn visualizando en la lista. Para gestionar una bsqueda. Fija un filtro. Para sumarizar o subtotalizar por el concepto seleccionado. Para realizar la impresin de los datos de la visualizacin de la lista. Para poder optar por diferentes visualizaciones de la lista. Para poder exportar los datos de la lista a distintos formatos (Excel, Tratamiento de textos, Fichero local, ) Para poder cambiar los campos que se visualizan en la lista. Para visualizar un grfico de las tareas seleccionadas en la lista. Para actualizar la visualizacin de la lista.

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Al pulsar en una tarea con el botn derecho aparecen diferentes opciones, algunas de ellas arriba explicadas.

Una accin bastante comn es la de aadir una nota dentro de la tarea, para realizar un recordatorio antes de la ejecucin de la tarea.

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Tambin se puede aadir/modificar una nota haciendo doble clic en el recuadro sealado

Otras opciones son la modificacin de la tarea, el borrado de la tarea, crear o importar un documento de Office o la modificacin de los usuarios responsables, ejecutores o los roles. Al pulsar el botn se cambia de visualizacin entre el monitor y la visualizacin de lista:

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2.1.1.6 -

Informacin detallada

Al hacer doble clic en una tarea, esta tarea mostrar la siguiente informacin:

Mostrar, por tanto, si se ha previsto su inicio, su final o su duracin; el tipo de tarea, su status o si tiene una variante. 2.1.1.7 Dependencias

Mediante la creacin de dependencias en el Cockpit, se asegura que los programas y las transacciones slo pueden ser programadas o ejecutados una vez que las actividades predecesoras han sido procesados con xito (sin errores). Las tareas que se han aadido en un orden cronolgico, pueden estar relacionadas con la tarea predecesora a la hora de ejecutarse, esto se muestra mediante las dependencias.

Para aadir una dependencia basta con pulsar con el botn derecho encima de la dependencia.

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Y posteriormente arrastrar la tarea predecesora desde la Jerarqua y soltar dentro de la dependencia.

Si se arrastra una tarea que a su vez tiene tareas dependientes, se aadirn todas las dependencias en orden jerrquico.

Para borrar una dependencia se debe hacer clic con el botn derecho sobre la dependencia que se quiera modificar.

Se puede borrar: Slo borrar: borra toda la dependencia que se seleccione (en este caso se borrara el Reparto de Cogeneracin y la anterior, Bloquear Contab. desde FI) Borrar con desplazamiento: se borra slo la dependencia seleccionada (en este caso se borrara el Reparto de Cogeneracin) Borrar y eliminar depend.: realiza la misma accin que Slo borrar, y adems borra todas las dependencias que tuviesen todas las tareas implicadas (en este caso se borrara el Reparto de Cogeneracin y la anterior, Bloquear Contab. desde FI, y adems si se hiciese doble clic la tarea Reparto de Cogeneracin se vera que se han borrado tambin sus dependencias)

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2.1.2 -

Borrado de Modelo

Para poder borrar un modelo basta con estar modificndolo y entrra en el men Modelo/Plan de cierre\Borrar.

El sistema pide confirmar antes de proceder al borrado.

Aceptando la anterior confirmacin se muestra el mensaje que confirma el borrado.

2.1.3 -

Creacin del Plan de tareas

Tras haber completado el modelo se puede copiar ste en un plan de tareas ejecutable con unas fechas especficas. Para ello, mientras se est modificando un modelo, se entra en el men en Modelo/Plan de cierre\Crear plan de tareas.

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Se notifica: Fecha clave: fecha en la que se ejecuta el Cockpit. Se corresponde con las variables SAP_FAST_CLOSE_LDAY_P y SAP_FAST_CLOSE_LDAY_S Descripcin: denominacin del Plan de tareas Clase de cierre: indica si es un cierre mensual, trimestral, anual o especial Ejercicio para el que se realiza el Plan de tareas. Se corresponde con las variables SAP_FAST_CLOSE_GJAHR_P y SAP_FAST_CLOSE_GJAHR_S Perodo contable para el que se realiza. Se corresponde SAP_FAST_CLOSE_PERIOD_P y SAP_FAST_CLOSE_PERIOD_S con las variables

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Status: Activo, Terminado, Liberado o No Liberado. Para poder ejecutar un Plan de tareas se debe tener marcado el Status Liberado. Los cambios realizados posteriormente en el Modelo no se transmitirn a los Planes de tareas ya liberados. No liberado: El plan de tareas se ha creado (ningn icono) y slo es visible en la transaccin CLOCOC. Liberado: El plan de tareas se ha liberado (Icono: indicadores verdes) para que este plan de tareas tambin pueda verse en la Transaccin CLOCO. El status liberado slo puede fijarse de manera manual en el modo de modificacin sobre la tecla "visualizar datos bsicos". Activo: El plan de tareas se trata en el sistema presente del sistema (icono: Reloj blanco). Este status se fija de manera automtica en cunto la primera tarea est iniciada. Terminado: El plan de tareas ha finalizado (Icono: punto verde). Este status slo puede fijarse de manera manual en el modo de modificacin sobre la tecla "visualizar datos bsicos".

Aceptando se muestra el mensaje que confirma la creacin del Plan de tareas:

Tras copiar el modelo para una Plan de tareas en una fecha especfica y establecer el status en Liberado, el Plan de tareas se convierte en ejecutable y el sistema planifica la lista de tareas individuales a los das y plazos especificados. En base del tipo de cierre seleccionado en la lista de tareas, el sistema transfiere desde el Modelo del plan de tareas al Plan de tareas slo aquellas actividades que se permiten en la definicin de tareas para esa clase de cierre en particular. En nuestro caso, al ser todas las tareas mensuales y el Plan de tareas tiene la clase de cierre M (mensual), se transfieren todas las tareas del Modelo al Plan de tareas.

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2.1.4 -

Borrado del Plan de tareas

De la misma forma que se borra un Modelo, se borra un Plan de tareas.

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El borrado depende del status del Plan de tareas, si es un status liberado o terminado, el sistema no permitir el borrado.

Para cambiar el status se pulsa el botn

de datos bsicos.

Se cambia a status No liberado.

Este status desbloquea los datos bsicos del plan de tareas.

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Se vuelve a intentar el borrado.

Y ahora s se pide la confirmacin del borrado.

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Al borrar un modelo se borran los planes de tareas sin status liberados o terminado.

2.1.5 -

Transporte del Plan de tareas

Tras terminar de realizar la parametrizacin del Cockpit se debe transportar la orden de transporte que incluye todas las configuraciones del Cockpit de cierre de cada Sociedad a un entorno de Produccin.

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3 - Manual de usuario
3.1 - Ruta de acceso
Cdigo de la transaccin: CLOCO

Finanzas -> Gestin Financiera -> Libro Mayor -> Operaciones peridicas -> Cierre -> Cockpit de cierre

Esta transaccin se ocupa de las ejecuciones del Cockpit de cierre. La transaccin se encuentra en la siguiente ruta del men:

3.1.1 -

Operativa del Plan de tareas

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Se visualizan los Planes de tareas que se hayan configurado en el mandante. Para que se puedan visualizar Planes de tareas en la transaccin CLOCO, se deben haber configurado y liberado en la transaccin CLOCOC.

Para ejecutar las tareas, se debe entrar modificando un Plan de tareas.

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Y hacer doble clic, para mostrar las tareas:

Pulsando el botn derecho sobre la tarea representada, se presentan distintas opciones entre las que est la ejecucin de la tarea.

3.1.2 -

Ejecucin de tareas

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En este caso se ha ejecutado una transaccin, sin dependencias. Si se tratase de ejecutar una transaccin sin haberse ejecutado aquella de la que es dependiente

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Se muestra el siguiente mensaje:

Mostrndose el status de errneo en la ejecucin

As, si se ejecuta sin errores la tarea de la que es dependiente:

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Pudiendo, ahora s ejecutarse:

A diferencia de las tareas basadas en transacciones, las tareas basadas en programas se pueden planificar o ejecutar en on-line:

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La planificacin se puede borrar:

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Si se elimina la planificacin se puede ejecutar online la tarea:

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La ejecucin en online arrastra la variante asociada a la tarea:

Tras haberse ejecutado una tarea planificada se pueden visualizar distintas opciones, como ver el job de fondo, o la orden SPOOL.

Esta informacin puede obtenerse tanto con las opciones que se despliegan tras pulsar con el botn derecho, como desde la vista detallada de la tarea:

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3.1.3 -

Otras funciones

Pulsando el botn derecho sobre la tarea representada, se presentan distintas opciones, como crear documento de Office, crear una nota, modificar el rol, el ejecutor o el responsable, Se puede exportar la informacin de las tareas seleccionadas en una hoja de clculo:

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O a otro tipo de documento de Office:

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Tambin se puede importar un documento Office:

Esta asociacin de documento Office puede ser borrada:

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Una tarea se puede fijar manualmente como inactiva. Si una tarea est en inactiva, no se la considerar durante la ejecucin del plan de tareas, es decir, no se iniciar. Se puede fijar como inactiva, o desde el men del botn derecho:

o haciendo doble clic sobre la celda:

Haciendo doble clic sobre la cabecera de la celda se puede realizar la accin para toda la columna:

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Esto es bastante til a la hora de modificar los ejecutantes, responsables o roles de las tareas seleccionadas:

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De la misma forma (usando el botn derecho o haciendo doble clic sobre la celda), se puede agregar una nota:

Otra funcin interesante es saber que los status se pueden modificar manualmente, esto es til para las dar por finalizadas anotaciones:

Por ltimo, comentar que se puede enviar un mensaje electrnico:

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Se puede enviar el correo a distintos tipos de destinatarios:

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Pulsando se enva un correo a, en este caso, el usuario SAP inarz. Como adems se ha marcado la opcin de envo urgente ( ), aparece el siguiente mensaje:

Si se pincha en Seleccionar, se describe el mensaje que se est enviando:

Yendo al Business Workplace:

Pulsando en atrs (

) se vuelve al Cockpit:

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