TRABAJO FINAL

JUAN JOSE RONDON C. Cdigo 79.970.245 ANDRES MAURICIO ZULUAGA Cdigo 4.517.531 EDISON MONTOYA HENAO Cdigo 71.371.544 MARLIN PAOLA SANTA Cdigo 1.030.582.334 YENNY PAOLA RINCON MANRIQUE Cdigo 1.098.101.128

CURSO: INTRODUCCIN A LA INGENIERA INDUSTRIAL TUTOR: ALVARO JAVIER ROJAS BARACALDO CURSO: 90023_73

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA INGENIERIA INDUSTRIAL

12 DE JUNIO 2010

CONTENIDO
INTRODUCCIN.................................................................................................3 1. HISTORIA....................................................................................................... 5 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO..............................................................6 2.1. Principales..............................................................................................6 2.2. Valores................................................................................................... 6 2.4.Poltica..................................................................................................... 6 2.5.Factores clave de xito............................................................................8 3.PRODUCTOS QUE FABRICA O COMERCIALIZA Y/O SERVICIOS QUE OFRECE.. .9 4.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..................................................................11 5.REPRESENTACION GRAFICA DE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN LA ORGANIZACIN............................................................................................... 12 6. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS DE ESTUDIO..........................................13 6.1. DESPACHO DE MERCANCIAS...............................................................13 6.2. RECEPCION DE MERCANCIAS...............................................................14 7. REPRESENTACION DE LOS PROCESOS DE ESTUDIO...................................17 7.1. PROCESO DE ENTREGA DE MERCANCIAS..............................................17 7.2. PROCESO DE RECEPCION DE MERCANCIAS..........................................18 .................................................................................................................... 19 8. ANALISIS PRELIMINAR DE LOS PROCESOS DE ESTUDIO, IDENTIFICACION DE FALLAS, ASPECTOS A MEJORAR.......................................................................20 8.1. PROCESO DE ENTREGAS DE MERCANCIAS...........................................20 a.ANALISIS................................................................................................ 20 8.2. PROCESOS DE RECEPCIN DE MERCANCAS........................................22 a.ANALISIS................................................................................................ 22 9. CONCLUSIONES.......................................................................................... 24 10. BIBLIOGRAFIA........................................................................................... 26

INTRODUCCIN

Con el presente trabajo nos adentramos en el conocimiento general de una gran empresa como es Ingenio Risaralda S.A., conoceremos entre otras cosas su estructura organizacional, los productos que ofrece y los subsistemas que la componen, algo que nos ayudara mucho en el desarrollo del curso acadmico Introduccin a la ingeniera industrial y tambin en nuestra carrera Ingeniera Industrial. Teniendo como base esta empresa nos relacionaremos con los conceptos de Sistemas Empresariales, estructuras organizacionales, de su funcionamiento en conjunto y de su aplicacin en la industria colombiana. De igual forma pretendemos realizar un anlisis a dos procesos muy importantes de la compaa INGENIO RISARALDA S.A. que son la

Recepcion y Entrega de Mercancas, procesos claves en la columna vertebral de la empresa. A estos procesos les realizaremos un anlisis utilizando como herramienta principal lo visto en el modulo 2 del curso de Introduccin a la Ingeniera Industrial los cual nos dar los fundamentos necesarios para entender el funcionamiento interno de una empresa y de cmo cada proceso afecta el funcionamiento general de la compaa.

OBJETIVOS Objetivo General. Realizar el anlisis y mejora de los procesos recepcin y despacho de mercanca de la empresa INGENIO RISARALDA S.A.

Objetivos Especficos. Aplicar tcnicas de anlisis y representacin de procesos. Identificar fallas y/o aspectos que puedan mejorarse en dichos procesos. Proponer mejoras para las fallas encontradas.

1. HISTORIA

La sociedad INGENIO RISARALDA S.A. se fund en 1.973 con la participacin inicial de la Federacin Nacional de Cafeteros, COFIAGRO, el Instituto de Fomento Industrial-IFI-, la Corporacin Financiera de Occidente y un grupo de propietarios de tierras de la regin. En 1.978 se concluy el montaje de la maquinaria y equipos, durante el segundo semestre de dicho ao se hicieron las pruebas y ajustes con una molienda de 99.000 toneladas. En 1.979 se inici la operacin propiamente dicha del complejo agroindustrial. Su molienda en promedio fue de 800 toneladas por da hbil.

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 2.1. P R I N C I P A L E S Calidad, Productividad, el cautiverio, la generacin de valores, la mejora, la innovacin, la adaptacin a los cambios.

Eco-eficiencia, responsabilidad social y gestin de riesgos Conocimiento del negocio, trabajo en equipo, comunicacin efectiva.

2.2. V A L O R E S Orientacin al servicio, respeto, compromiso.

Actitud positiva hacia el cambio, de manera proactiva, la austeridad, la creatividad, los procesos de orientacin, orientacin de los resultados y la flexibilidad

La responsabilidad y la solidaridad de Liderazgo.

2.3.

MANDATO Todas las actividades de la ltima orden de la empresa:

Perdurar en el tiempo Generar valor Crecer Desarrollo Sostenible

2.4. P O L T I C A
a.

Clientes: competitivo satisfacer a los clientes proporcionando productos y buen servicio que satisfagan sus necesidades y

expectativas. Accionistas: maximizar la generacin de valor de su inversin a travs de una gestin prudente y eficiente de los recursos.
b.

Trabajadores: amplia desarrollar nuestras habilidades en el talento humano, en busca de un excelente desempeo, la dignidad del hombre a travs del trabajo y la satisfaccin. De compromiso en la realizacin de los derechos y el logro de resultados.

c.

Proveedores: Garantizar la calidad y la puntualidad de las materias primas requeridas, suministros, materiales, equipos, actividades de subcontratacin, el transporte y servicios.

d.

Estado: cumplir con la ley y mantener buenas relaciones con los reguladores y los directores de control.

e.

Medio ambiente: evitar la contaminacin y mejorar el desempeo ambiental bajo los principios de eco eficiencia y sostenibilidad.

f.

Sindicatos:

participar

activamente

en

los

sindicatos

las

instituciones que estn vinculadas a alcanzar objetivos comunes.

g.

La gestin del riesgo y la seguridad: Gestin de un sistema eficaz de control de riesgos y la seguridad de los procesos con el compromiso de los trabajadores, clientes, proveedores, todos los que promuevan que las operaciones de la compaa estn libres de peligrosos e ilegales prcticas, para promover un intercambio rpido y seguro.

h.

Salud laboral: Garantizar el cumplimiento de la legislacin vigente, para mantener niveles efectivos de la salud fsica, mental y social de nuestros trabajadores.

i.

Comunidad: participar en funcin de nuestra capacidad en las obras y actividades prioritarias que beneficien directamente a la zona de influencia.

2.5. F A C T O R E S

C L A V E DE X I TO

De los puntos crticos de identidad de la restriccin y riesgo, y aplicar el control sobre ellos, minimizar y eliminar en la medida en que sus permisos de viabilidad econmica.

Conozcan detalles mercados de destino y los clientes para abordar eficazmente sus necesidades y expectativas.

Investigar, desarrollar y adoptar nuevas tecnologas y mejores prcticas, para generar valor.

Mantener y desarrollar las habilidades de nuestro pueblo, orientada hacia los procesos.

Asegurar la disponibilidad efectiva de la caa de azcar. Maximizar la adquisicin de la sacarosa en el proceso agrcola y minimizar la prdida de sacarosa en la planta y la cosecha.

Maximizar el EBITDA (ingresos de explotacin antes de intereses, impuestos, depreciacin y amortizacin).

Mantener una estructura financiera que maximice el valor de la empresa.

Mantener un nivel de costos y gastos para permitir un funcionamiento eficaz.

Mantener relaciones justas y transparentes con los reguladores y de control, con los proveedores de materias primas, insumos, actividades, la subcontratacin, el transporte y los servicios, promover el desarrollo mutuo operativo y econmico.

Mantener contacto permanente con la comunidad en la zona del Ingenio Risaralda de influencia.

El logro de una comunicacin efectiva con todos los niveles de la organizacin.

3. PRODUCTOS

QUE FABRICA O COMERCIALIZA Y/O SERVICIOS QUE OFRECE

La Poltica del Ingenio Risaralda S.A, aplicada por La Direccin Comercial, es satisfacer competitivamente a los clientes, suministrando productos y servicios que respondan a sus necesidades y expectativas; asesorarlo en la eleccin correcta del producto que se adecue a su proceso de produccin. Estos son los productos que comercializa en el Ingenio Risaralda.

a.

AZCAR

M O S C A BADO :

Producto slido cristalizado con un

tamao de grano superior al del azcar corriente, constituido esencialmente por sacarosa obtenida mediante procedimiento industrial apropiado; el cual conserva una pelcula de miel que envuelve cada cristal.
b.

AZCAR constituido

BLANCO

CO RRI E NT E :

Producto slido cristalizado, sacarosa obtenida mediante

esencialmente

por

procedimiento industrial apropiado, el cual no ha sido sometido a proceso de refinacin.

c.

AZCAR constituido

BLANCO

E S P E CI AL :

Producto sacarosa

slido

cristalizado, mediante

esencialmente

por

obtenida

procedimiento industrial apropiado, el cual no ha sido sometido a proceso de refinacin.

d.

AZCAR

R E FI N A DO :

Producto obtenido por la purificacin,

decoloracin y re cristalizacin del azcar crudo.

e.

AZCAR

MI C R O P UL V E RIZ ADO :

Producto compuesto de azcar,

el cual es sometido a un proceso de molienda para la disminucin

del tamao de partcula, con la adicin de mximo 3% de un anticompactante permitido por la Legislacin.
f.

A Z C A R S A B O R I Z ADO : Azcar con sabores a vainilla, amaretto, crema de whisky y moka. Es utilizado como edulcorante para preparar tortas, postres, dulces, salsas y bebidas. En las siguientes presentaciones: o Bulto: Los pesos estndar en los que se entregan el producto son 12k, 20k, 40k, 50k. o Familiares: Distribuido principalmente en autoservicios, tiendas, cafeteras, hoteles, restaurantes y caf al paso, que se pueden conseguir en los siguientes pesos 454g, 500g, 908g, 1 K, 2K, 2,5K y Tubitos.

g.

K OM P O S T A R : Abono orgnico capaz de reemplazar los abonos qumicos y dar estructura al suelo.

h.

VYCOMPOST: Abono orgnico capaz de reemplazar los abonos qumicos y dar estructura al suelo con un contenido mayor de potasio

i.

NUTRI-HUMIC: Es un fertilizante orgnico de alto rendimiento que est a la vanguardia de este tipo de productos, puede ser utilizado en planes de fertilizacin orgnica, e incluso para sustituir o complementar proporcionalmente a los fertilizantes qumicos, sin incurrir en grandes dosis de aplicacin debido a que sus nutrientes estn en su forma disponible para el cultivo. De esta manera NutriHumic puede ser utilizado como un fertilizante orgnico o para potencializar y complementar los fertilizantes qumicos. Debido a nuestro proceso biotecnolgico Nutri-Humic es llevado hasta el ltimo paso de transformacin de la materia orgnica, haciendo que estn todos sus nutrientes en su forma disponible y diferencindonos de las dems materias orgnicas como compost, gallinazas, porquinazas, etc., que tiene un menor nivel de

transformacin. Nuestro producto tiene una concentracin de cidos hmicos al 80%, sus principales materias primas son: Cachaza y vinaza.
j.

A L CO H O L C A R B U R ANT E : Producto fabricado a base de jugo de caa, este producto es utilizado, para mezclar con la gasolina que se vende en las estaciones de servicio.

4. ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

5. REPRESENTACION GRAFICA DE LOS

SUBSISTEMAS QUE COMPONEN LA ORGANIZACIN
En la empresa Ingenio Risaralda encontramos unos subsistemas dispuestos para satisfacer las necesidades del cliente en el cual

encontramos entre los ms importantes: El Subsistema de Operacin donde se realiza la elaboracin, Refinera, Manejo de Abonos Orgnicos, Manejo de la Energa, Control de la Calidad y datos de produccin, un sistema de gestin y certificacin encargado de monitorear que los productos sean de excelente calidad y un subsistema financiero encargado del funcionamiento general de la empresa.

6. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS DE ESTUDIO

6.1. DESPACHO DE MERCANCIAS.

Este proceso hace parte del departamento de logstica de suministro y corresponde al rea encargada de realizar la correcta entrega de suministros, insumos y materiales en el momento oportuno en el cual los diferentes departamentos lo solicitan, satisfaciendo as las necesidades de materiales y equipos de cada una de ellas. Los cargos responsables de la aplicacin de este Instructivo son: Jefe Depto. Logstica de Suministro Lder de Almacn Auxiliar I Control Devolutivos Coordinador de Despachos Ventana Dependencia usuaria Departamento de Gestin Social y Ambiental

6.2. RECEPCION DE MERCANCIAS Este proceso tambin hace parte del departamento de logstica de

suministro. Recepcin de mercancas es el rea encargada de la recibo de insumos y materiales, que llegan al rea de recepcin de Logstica de Suministro, verificando que los materiales correspondan a los el referenciados en la orden de compra y factura. Garantizando

cumplimiento de lo requerido por el cliente interno. El rea responsable de la aplicacin de este procedimiento es el Depto. de Logstica de Suministro. Jefe Depto. Logstica de Suministro Compras nacionales e internacionales. Lder de Almacn

Coordinador Recepcin de Mercanca Auxiliar II Recepcin

El procedimiento describe desde el momento en que el proveedor enva la mercanca a Logstica de Suministro si el transporte es contratado por el Ingenio, de no ser as cubrir desde el ingreso del transporte a la portera de la empresa, hasta que el insumo o mercanca en general es debidamente identificado y almacenado. El proceso de recepcin de mercancas est dispuesto por las siguientes etapas las cuales tienen una persona encargada para su correcto funcionamiento: a. AUXILIAR RECEPCION Recibe factura en original y copia del proveedor Enva protocolo a Aseguramiento de la calidad e investigacin e identifica el producto, fecha de recibido, la cantidad y el No. del lote Informa al JEFE DPTO. Aseguramiento de la calidad Investigacin para que realice la verificacin de especificaciones o revise el protocolo de calidad del proveedor, segn sea el caso b. VERIFICACION DE EXISTENCIA DE PEDIDOS: Si la mercanca es de Importacin trascribe en el manifiesto de Aduana el nmero del Registro de Importacin Verifica el pedido contra la factura y revisa que las cantidades y valores coincidan con las solicitadas. c. AYUDANTE DE LABORATORIO DE CALIDAD Realiza la verificacin de especificaciones de insumos d. AYUDANTE DEL LABORATORIO

Identifica

el

estado

de

aprobado

del

insumo,

el

auxiliar

(Recepcin) sita las mercancas en general en la zona correspondiente. e. AYUDANTE DEL LABORATORIO AUXILIAR (RECEPCION) Identifica el estado de Reprobado del insumo o mercanca. Jefe de dpto. Aseguramiento de la calidad e investigacin Informa al jefe de logstica de suministro y al jefe del rea usuaria f. JEFE AREA USUARIA Define la liberacin por emergencia del insumo o mercanca. g. AYUDANTE DEL LABORATORIO AUXILIAR (RECEPCION) Registra la liberacin y el ALMACEN realiza la entrega del insumo o mercanca. h. JEFE LOGISTICA DE SUMINISTRO Realiza la devolucin al proveedor.

7. REPRESENTACION DE LOS PROCESOS DE ESTUDIO

7.1. PROCESO DE ENTREGA DE MERCANCIAS

Diagrama de Flujo Proceso: ENTREGA DE MERCANCIAS Tipo No 1 Descripcin Recibe la impresin de la Reserva en el almacn. Separa la mercanca solicitada y la ubica en la ventana de despacho. Elabora la orden de salida en SAP(Sistema de informacin), Hay sistema? se hace en el formato Reserva cdigo 34028, este debe llegar correctamente diligenciado, sin tachones ni enmendaduras. Presenta la orden de salida de almacn. Elemento reposicin? de 8 9 6 5 Condicin SI NO Responsable Coordinador de Despachos Coordinador de Despachos Coordinador de Despachos Coordinador de Despachos

Coordinador de Despachos

6 7

Usuario Coordinador de Despachos

9 10

11

12

13

debe devolver los respectivos desechos en igual cantidad o en caso contrario, la salida debe tener la correspondiente observacin firmada de que no existe el desecho. Confirma que la salida tenga las firmas autorizadas. Verificar el pedido? Verificar: (descripcion numero 1)La impresin de la Reserva en el almacn y (descripcion numero 2) Separa la mercanca solicitada y la ubica en la ventana de despacho. Escribe en forma legible el nombre y su cargo en la orden de salida del almacn. Si es contratista escribe el nombre del contratista y nmero de cdula. Entrega los elementos reservados y firma la salida del almacn con cdigo y nombre. Archiva la Reserva y salida de almacn.

Usuario

12

11

Coordinador de Despachos Usuario

Coordinador de Despachos

Usuario

Coordinador de Despachos Coordinador de Despachos

14

7.2. PROCESO DE RECEPCION DE MERCANCIAS

8. ANALISIS PRELIMINAR DE LOS PROCESOS DE ESTUDIO, IDENTIFICACION DE FALLAS, ASPECTOS A MEJORAR

8.1. PROCESO DE ENTREGAS DE MERCANCIAS

A . ANALISIS

En el procedimiento analizado no se encuentra escrito que el Usuario debe revisar el pedido y que debe hacer el Coordinador de despachos en caso de que el pedido no se ha el indicado. Como accin de mejora se propone en el proceso de Entrega de Mercancas 6237 realizar una revisin por parte del usuario (descripcin 10: Verificar el pedido), si este pedido no cumple con la solicitud del Usuario el Coordinador de despachos procede a Verificar: (descripcin numero 1) La impresin de la Reserva en el almacn y (descripcin numero 2) Separa la mercanca solicitada y la ubica en la ventana de despacho. En conclusin esta accin de mejora nos puede ayudar o evitar la prdida de tiempo (transporte, almacenamiento) o a obtener un producto o proceso no deseado (en la operacin final) que se producira al llevar un elemento equivocado al sitio de trabajo o ejecucin. Falla: En el departamento de entrega se hace necesario o hace falta un control de calidad final del producto terminado con el fin de tener una certeza de ninguna reclamacin del producto. Mejora:

Contar con controlador de calidad en la hora de entregar el producto y supervisar que los productos se manipulen con precaucin. Falla: Un producto defectuoso puede incurrir en mala imagen a la empresa. Mejora: Las medidas de embalaje deben ser supervisadas en este punto de entrega. Falla: En una emergencia que pueda ocurrir, y al no contar con los elementos de seguridad se debe contar con los elementos mnimos de seguridad de un fcil acceso ya que si esperamos a la persona que proporciona los elementos se puede avanzar el desastre. Mejora: En cuanto sea posible se debe establecer un deposito de nicamente emergencia de elementos de proteccin personal y de manejo. Falla: Horarios de entrega Mejora: Para un ingreso en horas extraordinarias nicamente se puede recibir en un caso de mxima o extrema urgencia, pero debe existir parqueaderos adecuados con el fin de evitar entregas en horarios extemporneos. Falla:

Con el fin de no llegar a un despacho que no est facturado.

Mejora: En el momento de decepcionar un pedido se debe contar con el inventario necesario y contar con un vehculo capaz de llevar el pedido facturado y no tener que realizar devoluciones ni prestamos.

8.2. PROCESOS DE RECEPCIN DE MERCANCAS

A.

ANALISIS En lo referente a recepcin de mercancas en la parte de peligrosidad qumica en la entrada antes que el producto siga el protocolo de entrada y de verificacin de existencia del pedido, antes de hacer ingreso al menos a las instalaciones del ingenio se debe realizar una inspeccin rigurosa de posible contaminacin, perdidas daos de la mercanca que puedan afectar la fabrica.

MEJORA: En el momento que llegue el pedido o la mercanca debe informarse inmediatamente se vea el formato 44014, se identifica el tipo de qumico segn la rotulacin de peligrosidad, se traer inspectores debidamente dotados para cada caso. Esta mejora con un solo accidente que se evite es la satisfaccin de la implantacin de la norma, evitando grandes prdidas y sanciones por los entes propios de control externo.

Falla:

El horario de recepcin de mercancas es un poco sesgado en el horario ya que un repuesto urgente se debe recibir en cualquier horario.

Mejora: Realizar un formato de entrada en horarios extemporneos y se debe registrar en el SAP a primera hora en la maana siguiente de trabajo.

Falla: Entrada de elementos qumicos no son de control adecuado.

Mejora: El proceso de recepcin de materiales qumicos es de gran cuidado y debe contar con todas las precauciones de los elementos de proteccin personal y ambiental con el fin de no llegar a una fatalidad.

Falla: Reparaciones de equipos

Mejora: En el caso que se tenga que hacer una reparacin a un equipo se tiene que llegar al mximo de precauciones con el fin de evitar accidentes en los trabajadores y en los insumos, se debe tener el mximo cuidado aislando el rea, suspender actividades, restringir el paso de personal no autorizado, y retirar la potencia en su totalidad de energa para eliminar un tipo de accidente.

9. CONCLUSIONES

Los trabajos colaborativos desarrollados en el curso de introduccin a la Ingeniera Industrial nos dio una idea muy clara del funcionamiento de una empresa y de cmo cada uno de sus componentes funcionan en conjunto orientados a satisfacer las necesidades del cliente.

En este trabajo quisimos comprender el trmino administracin en todas las actividades para la toma de decisiones, tales como la planeacin, organizacin, control, etc. El enfoque de los procedimientos nos proporciona una disposicin para visualizar factores. Nos Permite adems reconocer tanto la colocacin como el funcionamiento de los subsistemas que la componen. Y adems nos permite el estudio de la forma como se interrelacionan los elementos del sistema, para el logro del objetivo organizacional.

Los subsistemas de empresa representan el marco de referencia para entender a las organizaciones desde el punto de vista interno de las mismas.

Se determinaron con claridad el funcionamiento de dos procesos muy importantes en la compaa Ingenio Risaralda utilizando como base los principios adquiridos en el modulo 2 del curso de Introduccin a la Ingeniera

El anlisis de procesos permite identificar puntos crticos en la ejecucin de los diferentes procedimientos que hacen parte de este. As podemos diferenciar cuales de estos nos generan, re procesos, prdidas de tiempo y pasos innecesarios.

Al identificar los aspectos a mejorar de los procesos analizados, se proponen algunas mejoras que lograran un mejor funcionamiento de este.

El anlisis de procesos, es una herramienta importante para los ingenieros industriales, ya que nos permite entender cmo funcionan los procesos de una empresa, y as identificar puntos crticos y en base a esto proponer mejoras que ayuden a la ptima ejecucin de dicho proceso.

En conclusin el desarrollo de la carrera coloca a los ingenieros industriales un gran reto, el cual consiste en el mejoramiento continu de los procesos en la organizacin, Labor que puede realizarse en cada una de las aplicaciones que posee el campo: Mayor aprovechamiento de recursos, Mejores condiciones de trabajo para el trabajador, Ms y mejor obtencin de productos cuantitativa y cualitativamente, Menor tiempo de retardos de productos o servicios por falta de insumos en almacn, Menor costos por desplazamiento de recursos dentro de la planta, Mejor distribucin de los sectores industriales, que contrasten con la distribucin social en las Ciudades, mayores soluciones de carcter constructivo dirigidos hacia los problemas, apoyados en documentacin, el planteamiento, las mediciones anlisis y demostraciones que permitan como tal un mejoramiento continuo que es el objetivo de todo proceso y a su vez lo que la industria busca al contratar o pedir accesorias a ingenieros o expertos.

10. BIBLIOGRAFIA Pagina Web de la compaa - www.ingeniorisaralda.com Manuel ngel Camacho Oliveros. (2006). Modulo Introduccin a la Ingeniera Industrial. UNAD Facultad de Ciencias Bsicas e Ingeniera. Bogot. lvaro Javier Rojas Baracaldo. (2010). Gua de Actividades: Trabajo Colaborativo 2. UNAD Facultad de Ciencias Bsicas e Ingeniera. Bogot.