UNIDAD 1: MATRICES, SUCURSALES Y AGENCIAS 1. MATRICES 1.1.

Definicin: Es una persona natural o jurdica que tiene el poder o control en una o varias sociedades o subordinadas desde el mbito econmico, administrativo y financiero. Tambin se puede definir como la oficina, local o establecimiento principal en que funciona la gerencia de la empresa o negocio o su direccin general. La casa matriz est capacitada para imprimir a cada sucursal rumbos y directrices, para garantizar as el buen funcionamiento de cada una de ellas. La sucursal es un organismo dependiente de la casa matriz y, como tal, debe seguir las normas administrativas y contables que se le fijen. Est continuamente en comunicacin con la casa matriz mediante planillas diarias o mensuales, que encierran todas las operaciones practicadas en sucursal. 1.2 Contabilidad de la casa matriz: La casa matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, informacin estadstica de carcter administrativo as como otros datos de relevancia. Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada agencia o agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de inventarios perpetuos. Cuando la casa matriz decide enviar mercanca al agente, debe efectuarse un control especial de la mercanca en consignacin, ya que la propiedad de sta es conservada por la casa matriz. Si la mercanca que se enva a las agencias o agentes ya ha sido previamente vendida por ste, el importe de los fletes, seguros y dems gastos acarreados por el envo deben razonarse como gastos de ventas. Si la mercanca es enviada en consignacin, los gastos relacionados con la remisin deben ser considerados parte del costo de la mercanca. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Los asientos a realizar por la casa matriz dependern de si la gerencia desea determinar las utilidades netas. 1.3 Mtodos de contabilizacin: Los mtodos para facturar las mercancas a las agencias y sucursales van a depender hasta cierto punto del precio. Actualmente existen tres mtodos, a saber: * Al costo: Es el ms usual y ms sencillo. * A precio arbitrario o intermedio entre el costo y el precio de venta: Este mtodo se utiliza con el fin de que el gerente de la sucursal no se de cuenta del costo de la mercanca vendida y por lo tanto, de las utilidades. * A precio de venta: Este mtodo facilita un inventario continuo de mercancas de la sucursal al precio de venta y proporciona as una comprobacin automtica de las mercancas, que impedir o descubrir los descuidos y posibles fraudes. 1.4 Aspectos financieros: Es importante dejar sentado que la contabilidad de las transacciones de ventas realizadas por las

sucursales, no conlleva al desarrollo de nuevos principios contables, ya que este tipo de operaciones tan solo aplican los principios contables a los problemas especficos relativos al control de las transacciones efectuadas por intermediarios de la sucursal y a la informacin respectiva a la casa matriz de dichas operaciones y los resultados obtenidos. En virtud de no existir igualdad en la aplicacin de los procedimientos de registros de las sucursales, los contadores tienen que tener especial cuidado en adaptar los sistemas de estas, para que sean coherentes con las exigencias de la matriz y con las caractersticas operativas particulares de la sucursal. El objetivo principal de la adaptacin del sistema contable de una sucursal es poder determinar su utilidad o prdida. Por lo tanto, las polticas contables, los libros, catlogos de cuentas, etctera, asiduamente consiste en un conjunto completo de contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucursal no aparece un rengln de capital, sino una cuenta denominada casa matriz, cuenta corriente, que muestra el importe de las inversiones efectuadas por la matriz en la sucursal. En la cuenta de la matriz, se debe abrir la cuenta, sucursal, cuenta corriente. La cuenta casa matriz, cuenta corriente es de origen deudor y representa el importe de la inversin que la matriz efectu en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Se presenta en el balance general dentro del grupo de los activos. En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la cuenta, casa matriz, cuenta corriente. Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe de la inversin que la matriz efectu en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Esta cuenta representa la inversin hecha por la casa matriz hacia la sucursal, la cual incluye efectivo, mercancas, muebles, equipos, etctera, es decir, la inversin neta en la sucursal y se presenta en el balance general en la seccin capital contable. 1.5 Relacin matriz- subordinada: Las relaciones empresariales actuales son de diversa ndole, la propiedad de la empresa surge como un factor fundamental en el objetivo organizacional, la dependencia enmarca el proceso administrativo que sigue el ente econmico. En el contexto social de la empresa la pertenencia de los activos, la responsabilidad de los pasivos y la posesin del patrimonio pueden variar constantemente segn la aportacin de capital que tengan los inversionistas sobre esta, las decisiones que se toman sobre la actividad econmica de la organizacin depende de la composicin del paquete accionario mayoritario es por ello que surge la figura de matriz y subsidiaria como una relacin empresarial fundamentada en una consolidacin de actividades financieras. Una empresa se considera matriz de otra cuando esta ejerce el control econmico, financiero y administrativo sobre ella directa o indirectamente, por ende la subordinada es aqulla que carece de autonoma por el hecho de ser dominada por una matriz. Las sociedades subordinadas pueden ser de dos tipos: * Filiales: Son aquellas entidades controladas y dirigidas econmica y administrativamente por la matriz en forma directa. * Subsidiarias: Son aquellas cuyo control y direccin lo ejerce la matriz de forma indirecta a travs de una o varias filiales suyas, o por sociedades que tienen algn vinculo de dependencia de la matriz o las filiales de estas. A continuacin se presenta se presenta la relacin que se presenta entre empresas matrices frente a las subordinadas:

1.6 Control de la matriz hacia las subordinadas: El control puede ser de ndole econmico, financiero y administrativo, a continuacin se presenta una recopilacin de los aspectos ms importantes de cada uno: * Control econmico: En este caso la entidad subordinada recibe aportes directos o indirectos de la matriz de tal magnitud, que pierde su autonoma, ya que las decisiones dependen de la matriz. * Control financiero: Este resulta de la adquisicin de compromisos u obligaciones (pasivos) complementarias a las amortizaciones de la deuda y los intereses de la empresa subordinada que hacen que sta pierda su autonoma en la toma de decisiones administrativas y financieras. * Control administrativo: El control administrativo de la subordinada por parte de la matriz se presenta en el momento en que la matriz impone sus criterios en el funcionamiento interno, como el nombramiento de funcionarios o en la representacin que se haga de la subordinada. Existe vinculacin entre dos o ms sociedades cuando entre ellas se presentan intereses comunes de carcter administrativo, econmico y financiero y cuando existe relacin de dependencia o control. 1.7 Caso Prctico: La Dulcera la Guadalajara, de Morelia Michoacn, estableci una sucursal en Zihuatanejo Guerrero, y al iniciar sus operaciones se le entregaron los valores siguientes: Cheque No. 301 contra el banco Banamex $ 80,000.00 Mercancas (precio de costo) $ 400,000.00 Durante el ejercicio, la sucursal efectu las siguientes operaciones: 1. Compro al contado muebles para la oficina por $30,000.00 2. Se efectuaron diversos gastos de adaptacin del local, por $40,000.00, que se pagaron en efectivo. 3. Durante el ejercicio la casa matriz enva mercancas por $600,000.00. 4. Sus ventas importaron 1, 413,000.00, de las cuales $613,000.00 al contado riguroso y $ 800,000.00 a crdito. 5. Efectivo cobrado a clientes $ 600,000.00. 6. La sucursal deposito en el banco Banamex $1,200,000.00 7. La sucursal le envi a la casa matriz un giro a su favor por $ 300,000.00 contra el banco Banamex. 8. Compro mercancas con cheques contra el banco Banamex por $ 380,000.00 y a crdito por $130,000.00. 9. La sucursal pago a sus proveedores $90,000.00 con cheques contra el banco Banamex. 10. La sucursal envi a la casa matriz mercancas por $83,000.00 (a precio de costo). 11. La casa matriz paga, por cuenta dela sucursal, los gastos siguientes: a. Renta $30,000.00 b. Propaganda $ 10,000.00 12. Pagos por orden en cuenta de la casa matriz: c. A proveedores radicados en Zihuatanejo, gro., $ 15,000.00 d. Pagares $17,000.00 13. La sucursal paga con cheque los gasto siguientes: e. Diversos gasto de administracin $ 190,000.00 f. Varios gastos de ventas $ 50,000.00 14. La sucursal, al practicar su balance general, tuvo en cuenta lo siguiente:

g. El inventario de sus mercancas importa $479,200.00 h. El equipo de oficina se deprecia al 10% anual y los gastos de instalacin se amortizan al 5%anual. i. Las cuentas incobrables se estiman en $4,000.00 - DIARIO SUCURSAL-1Caja $ 80,000.00 Almacn $ 400,000.00 Casa matriz, cuenta corriente $ 480,000.00 -2Equipo de oficina $ 30,000.00 Caja $ 30,000.00 -3Gastos de instalacin $ 40,000.00 Caja $40,000.00 -4Almacn $ 600,000.00 Casa matriz, cuenta corriente $ 600,000.00 -5Caja $ 613,000.00 Clientes $ 800,000.00 Ventas $ 1, 413,000.00 -6Caja $ 600,000.00 Clientes $ 600,000.00 -7Banco Banamex $ 1, 200,000.00 Caja $ 1, 200,000.00 -8Casa matriz, cuenta corriente $300,000.00 Banco Banamex $300,000.00 -9Almacn $ 410,000.00 Bancos Banamex $ 280,000.00 Proveedores $ 130,000.0 -10Proveedores $ 90,000.00 Banco Banamex $ 90,000.00 -11Casa matriz, cuenta corriente $83,000.00 Almacn $ 83,000.00 -12Gastos de administracin $30,000.00 Gastos de venta $10,000.00 Casa matriz, cuenta corriente $ 40,000.00 -13-

Casa matriz, cuenta corriente $32,000.00 Banco Banamex $32,000.00 -14Gastos de administracin $190,000.00 Gastos de venta $50,000.00 Bancos Banamex $240,000.00 -15Costo de ventas $847,800.00 Almacn $847,800.00 -16Gastos de administracin $3,000.0 Depreciacin acumulada de equipo de oficina $3,000.00 -17Gastos de administracin $2,000.00 Amortizacin acumulada de gastos de instalacin $2,000.0 -18Gastos y productos financieros $4,000.00 Provisin para cuentas incobrables $4,000.00 -19Ventas $1, 413,000.00 Costo de ventas $847,800 Gastos de ventas $ 60,000 Gastos de admn. $225,000 Gastos y prod. Financieros $ 4,000 Prdidas y ganancias $276,200 -20Prdidas y ganancias $276,200 Casa matriz, cta. corriente $276,200 DIARIO MATRIZ -1Sucursal Zihuatanejo cuenta corriente $480,000 Banco Banamex $80,000 Almacn $ 400,000 -2Sucursal Zihuatanejo cuenta corriente $ 600,000 Almacn $600,000 -3Banco Banamex $300,000 Sucursal Zihuatanejo cuenta corriente $300,000 -4Almacn $83,000 Sucursal Zihuatanejo cuenta corriente $83,000

-5Sucursal Zihuatanejo cuenta corriente $40,000 Banco Banamex $ 40,000 -6Proveedores $15,000 Documentos por pagar $17,000 Sucursal Zihuatanejo cuenta corriente $32,000 -7Sucursal Zihuatanejo cuenta corriente $276,200 Prdidas y ganancias sucursal Zihuatanejo C. C. $ 276,000 -8Prdidas y ganancias sucursal Zihuatanejo C. C.$276,200 Prdidas y ganancias $276,200 En seguida se registran los asientos por las cuentas de resultados de la casa matriz -9Ventas $1, 800,000 Costo de ventas $1, 800,000 -10Ventas $1, 600,000 Prdidas y ganancias $1, 600,000 -11Prdidas y ganancias $745,000 Gastos de venta $152,000 Gastos de administracin $587,000 Gastos y productos financieros $ 6,000 2. SUCURSALES 2.1 Definicin: La sucursal es uno de los varios medios que puede utilizar una compaa para extender sus ventas y servicios hacia reas que pueden estar a considerable distancia del lugar principal de la operacin. El grado de autonoma garantizado a una sucursal es determinado por la oficina principal. La mayor parte de las sucursales mantiene su registros de ventas, cuentas por cobrar y recibos de clientes. Los cheques recibidos de clientes de la sucursal por lo general se depositan en un banco local. Algunas sucursales tienen la autoridad para pagar muchos de sus gastos mientras que otras solo se permiten hacer pequeos desembolsos lo que equivale por lo regular a una caja menor. El objetivo principal del juego de libros de las sucursales es el de determinar la utilidad o perdida de cada una. Por lo tanto, sus registros contables con frecuencia se asemejan a un conjunto completo de doble asiento. Sin embargo, en lugar de una cuenta de capital el libro mayor de la sucursal muestra las inversiones efectuadas por la oficina principal.

2.2 Caractersticas: 1.- Las sucursales estn autorizadas para conceder crditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos. 2.- Jurdicamente es una extensin de la casa matriz. 3.-Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al SII. 4.-Efectua su propia facturacin. 5.-Por su naturaleza, tiene local propio, por lo general tienen inventarios y de acuerdo con sus caractersticas, pueden o no llevar contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la casa matriz. 6.- El local y las inversiones necesarias para su constitucin son aportadas por la casa matriz. 2.3 Tipos de sucursales: Sucursales locales: Son las que se encuentran establecidas en la misma localidad en que se encuentra establecida la casa matriz, vamos a suponer que las sucursales operan bajo las siguientes condiciones: 1.- La contabilidad de las sucursales se lleva directamente por la casa matriz 2.- La casa matriz es la nica abastecedora de mercanca de la sucursal 3.- Los ingresos de la sucursal se concentran diariamente en la casa matriz 4.- Todos los gastos que origine la operacin y mantenimiento de la sucursal son liquidados por la casa matriz. Bajo las condiciones anteriores, los puntos importantes que debe controlar la casa matriz de sus sucursales sern los siguientes: 1 La existencia de mercancas en poder de cada sucursal 2 Las utilidades o perdidas obtenidas en cada una de las sucursales. Para lograr estos objetivos, la casa matriz tendr necesidad de establecer, en su contabilidad, dos cuentas especiales para cada una de sus sucursales, las cuales llevaran los siguientes nombres: a) Sucursal x, cuenta de mercancas b) Gastos y ventas de la sucursal x. La primera de las cuentas citadas tendr por objeto conocer, en cualquier momento, la existencia de mercancas a precio de costo en cada sucursal. En este aspecto, la cuenta a la que nos referimos equivale a la de almacn. La segunda cuenta se manejara como una cuenta de resultados, acreditando a ella el producto de las ventas y cargando tanto el costo de la mercanca vendida como el importe del gasto originado por la sucursal. Como se podr apreciar, esta cuenta equivale a la conocida con el nombre de costos y ventas que se usa en el mtodo de inventarios perpetuos o constantes. Finalmente, si fueran varias las sucursales establecidas, ser recomendable establecer, en la contabilidad de la casa matriz, otra cuenta de prdidas y ganancias de sucursales, en la cual se recopilaran los saldos que arrojen las cuentas de gasto y ventas de cada sucursal, para obtener, en esta forma, los resultados de las sucursales, separados de los obtenidos directamente de los obtenidos directamente por la casa matriz, los cuales se registraran en la cuenta general de prdidas y ganancias. Sucursales en el pas: Las oficinas que se establezcan con este carcter y que operen dentro del pas, pueden presentar los dos aspectos siguientes: 1.- Que se hallen domiciliadas en la misma localidad en que est ubicada la casa matriz

2.- Que se encuentren domiciliadas en el mismo pas, pero en una localidad diferente de aquella en que se halla establecida la oficina principal Sucursales en el extranjero: Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aqu las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que las separa de la oficina principal les permite y a veces es indispensable una mayor independencia. 2.4 Contabilidad de sucursales: Cuando se establece una sucursal, la casa matriz abre una cuenta en su libro mayor llamada sucursal o control de sucursal, o inversin en sucursal o cualquier otro nombre parecido. Con frecuencia se utilizara una cuenta para mostrar la inversin a largo plazo en la sucursal mientras que otra cuenta (como sucursal corriente) se empleara para casos ms comunes. En el libro mayor de la casa principal se carga esta cuenta o grupo de cuentas por todo lo que se enve a la sucursal en la oficina principal, se carga esta cuenta o grupo de cuentas por todo lo que envi a la sucursal o por los servicios que se le presten, y se acreditan las cantidades recibidas de ella. En igual forma el libro mayor de la sucursal tendr una cuenta titulada casa matriz, control de casa matriz. Corriente-casa matriz, o tal vez un grupo de cuentas con nombres parecidos a estos que correspondan a las cuentas que se establecieron para la sucursal en la oficina principal. A esta cuenta se acreditan todos los bienes recibidos de la casa matriz y tambin todas las deudas en que se incurra por mercanca adquirida o por servicios prestados por la casa matriz a la sucursal. Dicha cuenta tambin se acredita como resultado de los gastos que haya hecho la casa matriz en beneficio de la sucursal, y se debita con las cantidades que mande la sucursal a la matriz. En el manejo real, se debita a la cuenta de la sucursal en los libros de la matriz, cuando se acredita la cuenta de la sucursal y viceversa. De esta manera, los saldos de cada una de este par de cuentas deben ser iguales en cantidad pero en lados opuestos de las respectivas cuentas. Por ejemplo, si la cuenta de la sucursal en los libros de la casa matriz tiene un saldo dbito de $14000, entonces la cuenta de la casa matriz en los libros de la sucursal debe tener un saldo crdito por la misma cantidad. Las dos cuentas que tienen esta relacin con frecuencia se describen como cuentas recprocas. Cuando hay muchas remesas entre la oficina principal y la sucursal, es probable que sea til tener una cuenta especial en la matriz para registrar las remesas de la sucursal X, y para la sucursal X, tener una cuenta recproca titulada Remesas a la oficina principal. Esta especializacin en las funciones se necesita en particular cuando dos saldos no concuerdan inicialmente y se debe preparar una reconciliacin de las dos cuentas. Despus la reconciliacin se corrigen los errores y se anotan las partidas en transito en los registros de la unidad que las va a recibir. La casa matriz puede recibir muchas ganancias de la sucursal. La reconciliacin se simplifica si los ingresos recibidos de la sucursal A, lo mismo que los ingreso a la oficina principal de la sucursal A, pueden identificarse con facilidad. Este par de cuentas tambin son de naturaleza recproca. Cualquier diferencia entre dos saldos con toda probabilidad resulta de un ingreso en trnsito o de un error. Cuando los libros de una sucursal se cierran, el saldo en su cuenta de resumen de los ingresos trasladada a la cuenta de la oficina principal. Suponga que las cuentas de la sucursal A indicaron una utilidad de $65 000.00. El asiento en los libros de la sucursal seria el siguiente: Resumen de ingresos 65000 Casa matriz 65000

Para trasladar la utilidad neta el ao termino el 31 de diciembre del 2009 Se notificar a la casa matriz se este asiento y uno comparable se efectuara en el diario de la matriz: Sucursal A 65000 Ingresos: sucursales 65000 Para registrar ingresos netos para el ao segn informado por la sucursal A. 2.5 Procedimientos de cobro: El despacho de mercancas de la matriz es una transferencia interna de la compaa, no de una venta. Sin embargo, se debe reconocer y registrar el cambio de localizacin de las mercancas. En general, existen tres consideraciones para cargar mercancas enviadas a una sucursal. Un procedimiento seria el de que la casa matriz le cobrara la mercanca enviada a cada sucursal al costo. El argumento mas eficaz a favor de este procedimiento es que no ha ocurrido una venta y por lo tanto el costo para le entidad comercial debe permanecer como base para las mercancas, mientras estas permanezcan localizadas en la sucursal de la compaa. Muchos administradores emplean un segundo procedimiento. Ellos sostienen que la oficina principal ejecuta servicios mercadeo, compras, y otros- y por lo tanto, ellos razonan que el precio de la transferencia debe reflejar el costo de esos servicios. En tales casos, la firma por lo general promedia el costo de los servicios y suma un porcentaje fijo al costo de todas las mercancas que traslada de la matriz a la sucursal. En el tercer procedimiento las firmas simplemente cargan a una sucursal el precio que se espera obtener por la venta de la mercanca. Un argumento a favor de este procedimiento es que facilita el control de los inventarios de la sucursal. Como las mercancas se cargan a la sucursal al precio de venta, el costo de las mercancas vendidas debe igualar a las ventas en cualquier periodo dado. As, las cuentas de la sucursal con toda seguridad mostraran una perdida neta equivalente a los gastos de la sucursal por ese tiempo. 2.6 Despachos a las sucursales, facturados al costo (caso prctico): La compaa Rubens Hamburgers estableci una nueva sucursal el 1 de enero del ao 2009 y que durante el resto del ao calendario ocurrieron las siguientes transacciones. 1. La matriz envi un cheque a la sucursal A por $10, 000. 2. Se envi a la sucursal la mercanca que costo $30, 000. 3. Las ventas a crdito de la sucursal subieron a $38, 000. 4. Los cobros hechos por la sucursal ascendieron a $28, 000. 5. La sucursal pago gastos por valor de $3, 000. 6. La sucursal traslado $18, 000 en efectivo a la matriz. a) Sucursal | 10 000 | | Efectivo | | 10 000 |

b) Sucursal | 30 000 | | Despacho a la matriz | | 30 000 | c) | | | d) | | | e) | | | f) Efectivo | 18 000 | | Sucursal | | 18 000 | g) Sucursal | 2 000 | | Gastos | | 2 000 | h) | | | i) | | | j) Sucursal | 9 000 | | Ingresos: sucursales | | 9 000 | 7. La sucursal recibi un memorando de la matriz en el cual indica que $2, 000 de los gastos de funcionamiento registrados en sus libros se deben aplicar a la sucursal A. 8. El inventarios de la sucursal al 31 de diciembre subi a $6, 000. 9. La sucursal cerros sus cuentas nominales para el ao. 10. La utilidad neta de la sucursal fue de $9, 000. Libro de la Matriz Libros de la sucursal a) Efectivo | 10 000 | | Matriz | | 10 000 | b) Despachos de la matriz | 30 000 | | Matriz | | 30 000 | c) Cuentas por cobrar | 38 000 | | Ventas | | 38 000 | d) Efectivo | 28 000 | | Cuentas pro cobrar | | 28 000 | e) Gastos | 3 000 | | Efectivo | | 3 000 | f) Matriz | 18 000 | | Efectivo | | 18 000 | g) Gastos | 2 000 | | Matriz | | 2 000 | h) Inventario | 6 000 | | Resumen ingresos | | 6 000 | i) Ventas | 38 000 | | Despacho de la matriz | | 30 000 | Gastos | | 5 000 | Resumen ingresos | | 3 000 | j) Resumen ingresos | 9 000 | | Matriz | | 9 000 | En el libro mayor de la matriz la cuenta titulada Sucursal tendr un saldo dbito de $33 000 y se resumen

de la siguiente manera: Sucursal Cuenta | Dr. | Cr. | Saldo | Efectivo a sucursal | 10 000 | | 10 000 | Despacho a sucursal | 30 000 | | 40 000 | Efectivo recibido de sucursal | | 18 000 | 22 000 | Gasto aplicable a sucursal | 2 000 | | 24 000 | Ingresos netos informados por sucursal | 9 000 | | 33 000 | En el libro de la sucursal, la cuenta titulada Matriz tendr un saldo crdito de $33 000 y se resumen as: Matriz Cuenta | Dr. | Cr. | Saldo | Efectivo de matriz | | 10 000 | 10 000 | Despacho de la matriz | | 30 000 | 40 000 | Efectivo enviado a la matriz | 18000 | | 22 000 | Gastos asignados por la matriz | | 2 000 | 24 000 | Ingresos netos | | 9 000 | 33 000 | Aunque los saldos en estas dos cuentas son iguales, la cuenta de la sucursal en los libros de la matriz tiene un saldo dbito. La cuenta de la matriz en los libros de la sucursal tiene un saldo crdito por la misma cantidad. Estas dos cuentas son reciprocas. 2.7 Hoja de trabajo para estados combinados: Una hoja de trabajo para preparar estados combinados para la matriz y su sucursal o sucursales debe lograr lo siguiente: 1) Combinar activos y pasivos similares. 2) Eliminar cantidades reciprocas. 3) Eliminar utilidades intracompaias si las hay. La hoja de trabajo se usa, especialmente para facilitar la preparacin de estados combinados. Por eso, la siguiente hoja de trabajo se divide en dos partes. La seccin de ingresos se usa para preparar el estado de ingresos combinados; el balance su usa para preparar un balance combinado al final del periodo. Algunos contabilistas elaboran una hoja de trabajo dividida en tres partes; ellos agrupan por separado aquellas partidas que constituyen las ganancias retenidas. Sin embargo, estas partidas, por lo general, ocupan solo unas lneas, de tal manera que la mayor parte de los contabilistas creen que no vale la pena el esfuerzo adicional que requiere una tercera seccin. Los asientos de eliminacin de este tipo de hojas de trabajo no se registran en los libros de la compaa ni en los de la matriz, ni en los de la sucursal. Se debe elaborar y preservar, junto con la hoja de trabajo en si misma, una hoja de dos columnas que detalle estos asientos diarios, ya que estos documentos por lo regular constituirn el nico enlace que conecte los balances de prueba y los estados financieros. Ejemplo: Compaa Rubens Hamburgers Hoja de trabajo para estados de ingresos combinados Ao en que termino el 31 de diciembre, ao 2009

A: para eliminar despachos internos entre compaas. B: para eliminar ingreso neto de sucursal antes registrados por la matriz. Compaa Rubens Hamburgers Hoja de trabajo para balances combinados Ao en que termino el 31 de diciembre, ao 2009 : para eliminar cuentas recprocas. Los siguientes estados han sido preparados con base en la hoja de trabajo de la compaa Rubens Hamburgers para el ao que termino 31 diciembre, ao 2009. Compaa Rubens Hamburgers Estado de ingresos Ao en que termino el 31 de diciembre, ao 2009 Ventas $138 000 Menos costo de mercancas vendidas: Inventario, enero 1 $18 000 Ms compras 93 000 Costo de mercancas disponibles para la venta 111 000 Menos inventario, diciembre 31 16 000 Costo de mercancas vendidas 95 000 Margen bruto 43 000 Menos gastos 16 000 Ingreso neto 27 000 Compaa Rubens Hamburgers Ganancias retenidas Ao en que termino el 31 de diciembre, ao 2009 Ganancias retenidas, enero 1 | $14 000 | Ms ingreso neto para el ao | 27 000 | Ganancias retenidas, diciembre 31 | 41 000 | Compaa Rubens Hamburgers Balance Diciembre 31, ao 2009 ACTIVOS Efectivo | $ 66 000 | | Cuentas por cobrar | 29 000 | | Inventario | 16 000 | | Total de activos | | $ 111 000 |

PASIVOS Cuentas por pagar | | $ 20 000 | Capital nominal | $ 50 000 | | Ganancias retenidas | 41 000 | | Total capital social | | 91 000 | Total pasivo y capital | | $ 111 000 | 2.8 Fletes para sucursales: Los fletes internos sobre mercancas o sobre otros bienes recibidos por una sucursal se incluyen en forma correcta como costos para la sucursal. Si las mercancas se despachan de una sucursal a otra, sin embargo, la segunda de ellas debe incluir solo el valor del flete que se debera haber pagado si dichas mercancas hubieran sido despachadas directamente desde la matriz. Cualquier exceso en el flete por lo regular se trata como un gasto del periodo llevado acabo por la casa matriz. Por lo general no es deseable que una sucursal mantenga cuentas con otra. De tal manera que cualquier despacho de bienes entre sucursales, por lo comn, implicara las cuentas de la casa matriz y las de dichas sucursales. Ejemplo: La sucursal Apago $ 500 en fletes sobre $ 5 000 de mercancas recibidas de la casa matriz. En los meses siguientes se encontr que la mercanca tena poca venta en dicha sucursal, por lo cual la administracin decidi transportar 40% de ella a la sucursal B. los fletes adicionales que pago la compaa ascendieron a $ 250. Si las mercancas, que en un principio costaron $ 2 000, hubieran sido desechadas directamente desde la casa matriz, los fletes hubieran costado $ 350. Los asientos de diario para resumir estas transacciones son los siguientes: Libro de la matriz Sucursal A | 5 000 | | Despachos a sucursal A | | 5 000 | Despachos a sucursal A | 2 000 | | Despachos a sucursal B | | 2 000 | ||| Sucursal B | 2 100 | | Gastos de traslado ($450-350)) | 100 | | Sucursal A | | 2 200 | Sucursal A Despachos de la matriz | 5 000 | | Fletes por mercancas recibidas | 500 | | Matriz | | 5 000 | Efectivo | | 500 | Matriz (40% de $5 000) | 2 200 | | Despachos de la matriz | | 2 000 | Fletes mercancas recibidas | | 200 | Sucursal B

Despachos de la matriz | 2 000 | | Fletes por mercancas recibidas | 350 | | Matriz | | 2 100 | Efectivo | | 250 | 2.9 Conciliacin de cuentas reciprocas: En los libros de la oficina principal las cuentas que presentan la inversin en una sucursal, en teora siempre deben concordar con las cuentas de dicha sucursal, lo cual indica la responsabilidad que esta tiene con la casa matriz. En la practica real, puede suceder que estos registros no estn de acuerdo debido a artculos en transito. Por ejemplo, una remesa en la oficina principal reducir de inmediato el saldo en los libros de la sucursal, pero el recibo no lo registra la oficina principal sino varios das mas tarde. La falta de concordancia entre cuentas reciprocas puede ser tolerable durante el periodo contable, pero se deben hacer los ajustes para que concuerden antes de preparar los documentos de trabajo. A manera de ejemplo, suponga que la mercanca que costo $ 20 000 se despacho a la sucursal D el 29 de enero. Si la sucursal no recibe y anota este hecho si no hasta el 3 de febrero, existira una diferencia entre las dos cuentas reciprocas al 31 de enero. Si las mercancas se facturan al costo, se debe anotar el siguiente asiento en los libros de la sucursal: Mercancas en transito | 20 000 | | Oficina principal(matriz) | | 20 000 | Cuando la sucursal anota el recibo de la mercanca en febrero, es probable que lo haga en la forma acostumbrada. En tal caso el asiento anterior se invierte. 3. AGENCIAS 3.1 Definicin: Entidad comercial, que tiene independencia econmica y administrativa con respecto a la oficina principal o casa matriz cuyos productos distribuye y vende. Por lo general, no posee otro inventario de mercancas, que el que utiliza como muestrario para los clientes. Para cubrir sus gastos menores, disponen de un fondo fijo, similar a una caja chica, el cual es repuesto por la oficina principal cuando se va agotando. Los pedidos de mercancas o de servicios que coloca la agencia, los remite a la oficina principal, con el objeto de obtener de ella su aprobacin y despacho. Todo el manejo administrativo de las ventas, tales como facturacin y cobranzas, queda bajo la responsabilidad de la oficina principal. El costo de funcionamiento de la agencia, a excepcin de los gastos menores cancelados por ella, quedan a cargo de la oficina o casa principal. La oficina principal tiene la responsabilidad de llevar las cuentas derivadas de las ventas efectuadas por las agencias, de facturar a los clientes y de hacer las cobranzas, razn por la cual, tambin deber hacer el registro contable de esas operaciones. 3.2 Caractersticas: * Tiene personalidad jurdica propia. * Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. * Cobran comisin por las mercancas vendidas. * No mantienen inventarios, colocan pedidos adems de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa

matriz. 3.3 Funcin: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz. Las agencias no estn obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa matriz, esta ltima si debe llevar un control de cada una de las agencias abriendo tantas cuentas como numero de agencias posea. Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: 1.- Fondo de trabajo de la agencia 2.- Clientes de la agencia 3.-Ventas de la agencia 4.-Costo de ventas de la agencia 5.-Gastos de venta de la agencia Las cuentas anteriores pertenecen a la casa matriz y solo a efectos de control se le agrega la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia. 3.4 Contabilidad de agencias: Como ya se explic, las agencias, por sus mismas caractersticas, no estn obligadas a llevar contabilidad, ya que la oficina principal es la responsable de registrar las operaciones que ellas realizan. Sin embargo y, para su propio control, las agencias pueden llevar un libro donde ser registren las entradas y salidas de efectivo, habidas en el fondo fijo que le fue asignado. El diseo de este libro es igual a cualquier Libro Auxiliar de Caja y su utilizacin ser similar. De igual manera podr llevar un libro donde se registren las Ventas realizadas. Peridicamente, la agencia, presentar a la oficina principal, una cuenta de gastos, donde relacione todos los pagos realizados, acompaada de sus respectivos comprobantes. Una relacin de las ventas efectuadas, servir a la oficina principal para efectos de conformar la remuneracin de algunos empleados de la agencia, cuando estos reciben su remuneracin con base a ventas. La contabilidad que la oficina principal lleve para el registro de estas operaciones, puede estar integrada, para cada una de las agencias establecidas, por una cuenta de costo de venta, otra de ventas, y finalmente, una de gastos de venta, por medio de las cuales se puede conocer, en cualquier momento, la utilidad bruta en la venta de mercancas, as como los gastos en la realizacin de dichas mercancas. AGENCIAS Y SUCURSALES Generalidades Las compaas que se ocupan en la venta de mercancas a menudo desarrollan sus negocios en varias localidades mediante la apertura de establecimientos de comercio denominadas sucursales. A medida que crece la empresa, sta puede abrir sucursales con el objeto de poner al mercado sus productos dentro de un territorio mayor, aumentando en esa forma sus utilidades. Comnmente una sucursal est situada a cierta distancia de la casa principal y por lo general mantiene existencia de

mercancas, vende mercancas, hace recaudos sobre cuentas por cobrar y paga algunos de sus gastos de operacin. Conviene destacar que una sucursal desde el punto de vista contable, es un centro de utilidades claramente identificable y ofrece la oportunidad de poner en prctica los principios de contabilidad por reas de responsabilidad. La tendencia en todo negocio que ha conquistado el xito es absorber otros establecimientos del mismo giro por medio de fusiones y concentraciones y as resulta que los planes de ciertasempresas que en la apariencia son independientes en determinado departamento a travs de todo el pas, vienen a ser dictados y dirigidos por la Administracin Central de la casa Matriz. Cuando una empresa abastece a los consumidores directamente por medio de tiendas por menor, como, por ejemplo, las cadenas de vveres, de cerveza, de artculos, etc. El sistema de agencias y sucursales ofrece la oportunidad a los clientes de escoger los productos a su conveniencia. Existe una gran diferencia entre la organizacin y administracin de las agencias y de las sucursales, por lo general, la agencia acta simplemente como vendedor local en determinado territorio, obteniendo pedidos y envindolos a la casa matriz. La casa matriz decide el crdito del comprador; y si acepta el pedido, tambin se ocupa de cobrar la factura a su vencimiento. Naturalmente, la oficina matriz tiene que llevar nota de las ventas, ya sea a los efectos del pago de comisiones al agente, o ya para apreciar si la ganancia es o no productiva, o para ambas finalidades. La sucursal, por otra parte, puede disfrutar de mayor autonoma administrativa recibiendo por lo menos, la mayor parte de sus existencias de la casa matriz y ocupndose de efectuar sus propias ventas. Puede decidir sobre la concesin de crdito y cobrar sus cuentas, pagando a veces sus propios gastos. As la sucursal se convierte virtualmente en un establecimiento independiente, sujeto a la direccin de sus planes por la casa matriz y a las instrucciones que sta emita relativamente a la contabilidad, etc, estando igualmente sujeta a inspecciones peridicas. El sistema de contabilidad para una sucursal debe generar la informacin requerida para medir la productividad de la sucursal y para asegurar un fuerte control sobre los activos de dicha sucursal. La gerencia necesita informacin para poder responder preguntas tales como: Est produciendo la sucursal una tasa de rendimiento satisfactoria sobre el capital invertido en ella? Debe ampliarse o cerrarse la sucursal?, Son demasiado bajos los precios de las mercancas que vende la sucursal?, etc. Las agencias de ventas operan con muestrarios y catlogos, reciben pedidos de los clientes del rea que atienden y los envan a la empresa a la que sirven. Todas las dems actividades, como el surtido, envo, facturacin, cobranza, etc., dependen de la oficina que vende. AGENCIAS Y SUCURSALES Cuando la agencia de ventas forma parte del ente econmico, sus operaciones se registran en la contabilidad en forma similar a la que se lleva para el funcionamiento de cualquier departamento en donde se pueden conocer sus ingresos, costos, gastos, y el resultado de sus operaciones. Cuando la agencia de ventas es independiente del ente econmico, su contabilidad no tiene relacin alguna con la de la empresa a la que sirve, y vive de las comisiones que recibe. En algunas ocasiones la actividad de las agencias es comprar. Esto sucede principalmente con productos agrcolas estacionales en que la agencia se dedica a comprar en la regin en la poca de la cosecha, algodn, semilla, etc. por cuenta y orden de la casa matriz.

Las sucursales tienen el grado de autonoma que determine la oficina matriz. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar sus gastos mientras que otras slo se les permite liquidar gastos menores de su fondo fijo de trabajo. Las sucursales, en lugar de tener un capital social, tienen un fondo de recursos que les enva la oficina matriz. Se controla en una cuenta de mayor denominada Oficina matriz cuenta corriente. Las sucursales mantienen un inventario para dar servicio al mercado en que operan y as poder reducir el tiempo de surtido y entrega al consumidor, en vez que los pedidos de los clientes sean surtidos de la oficina matriz o de alguna bodega. Lo anterior da por resultado mejorar el servicio al cliente y capturar ms mercado por la atencin que se le da al consumidor. La sucursal puede adquirir mercancas de proveedores externos pero principalmente lo hace de la oficina matriz. En el caso de comprar a proveedores externos puede fijar la poltica de que la sucursal antes de comprar tenga la autorizacin de la oficina matriz en cuanto a precio, calidad y cantidad. Sin embargo, generalmente las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar. Definicin de Agencia Las agencias son entes econmicos independientes que se encargan de fomentar los negocios de otros entes econmicos. Actan en nombre y por cuenta de un tercero de manera independiente. Tienen su propio capital y responden a sus derechos y obligaciones en forma tambin independiente. Las operaciones normales que realizan son: a) Obtener pedidos y remitirlos a la empresa que sirven para que sea aprobado el crdito, enviada la mercanca y facturada. b) Algunas veces efectan la cobranza de los clientes y la envan a la empresa a la que sirven. c) Reciben de la empresa a la que sirven, un fondo de trabajo para gastos menores. d) Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas. Las agencias tienen personalidad jurdica independiente de la empresa a la que sirven. Por lo tanto, gozan de independencia administrativa y econmica, y no tienen que registrar sus operaciones en la forma que lo hace la empresa que vende. AGENCIAS Y SUCURSALES Caractersticas de una Sucursal Forman parte de un ente econmico, se encargan de fomentar los negocios y actan en nombre del ente econmico del que forman parte. Las sucursales cuentan con recursos independientes de la oficina matriz. Estos han sido transferidos y registrados en la cuenta Matriz cuenta corriente, que representa la inversin de la oficina matriz en la sucursal, ms o menos las utilidades o prdidas realizadas por la sucursal durante el periodo. Por lo tanto, tienen activos y pasivos como cualquier empresa y su patrimonio est representado por el saldo de la cuenta Matriz cuenta corriente. Las operaciones normales que generalmente realiza son:

a) Recibir efectivo y mercancas de la oficina matriz b) Comprar mercanca a los proveedores c) Vender, otorgar crdito y entregar a los clientes los artculos vendidos d) Facturar y cobrar los artculos vendidos e) Contratar el personal necesario para su operacin f) Registrar las operaciones realizadas en sus libros de contabilidad. Las cuentas, reglas de registro e informacin financiera deben ser iguales a los de la oficina matriz. g) En algunas ocasiones efectan alguna transformacin a las mercancas o productos. Las sucursales carecen de personalidad jurdica independiente, por lo tanto, no tienen independencia administrativa ni econmica, sino estn sujetas a las polticas y disposiciones de la oficina matriz. Aspectos contables de las Agencias y Sucursales Registro descentralizado en la sucursal Una sucursal puede llevar su contabilidad con su propio plan de cuentas. Un sistema de contabilidad as descentralizado le permite al contador de la sucursal preparar los estados financieros para la sucursal. Estos estados financieros son enviados luego a la casa principal. El nmero y el tipo de las cuentas, los procedimientos de control interno, la forma y contenido de los estados financieros y las polticas contables son comnmente establecidos por la oficina principal. Como mnimo, las transacciones registradas por la sucursal incluyen por lo general los gastos que estn bajo el control del gerente de sucursal y los ingresos producidos por la misma. Al final del perodo contable la oficina puede notificar a la sucursal algunos gastos hechos por la casa principal. Las sucursales tienen un vnculo con la oficina matriz y contablemente las operaciones se realizan a travs de dos cuentas: La cuenta de Sucursal cuenta corriente, que maneja la oficina matriz. La cuenta Matriz cuenta corriente, que maneja la sucursal.