DESARROLLO DE APLICACIONES USANDO BASE DE DATOS Y EXCEL

Exportar una tabla desde Access es un proceso muy sencillo segn como se mostr en la unidad anterior. Algunas veces se necesitan exportar todas las tablas en un mismo archivo de Excel (aunque sea en libros distintos) para as construir informes que pudieran necesitar de ms de una tabla. Para este caso existe la funcin de Importar una base de datos de Access, desde el programa Microsoft Office Excel.

1. IMPORTAR UNA BASE DE DATOS DESDE EXCEL

Para importar una base de datos se tomar como ejemplo la base de datos de la papelera de Don Nicols (esto se puede hacer con cualquier base de datos) y en cada uno de los libros se cargarn las 4 tablas. Lo primero que se debe hacer es: Abrir Microsoft Excel: A. Clic en el men Inicio. B. Luego en todos los programas. C. Clic en Microsoft Office y finalmente. D. Clic en Microsoft Excel.

Figura 1 Men Inicio

Paso B

Paso A AAAAF AAAA

Figura 2 Acceso a Microsoft Office

Paso C

Figura 3 Acceso a Microsoft Excel

Paso D

E. Seleccionar la pestaa datos F. En el grupo Obtener Datos Externos hacer clic en la opcin Desde Access

Figura 4 Comienzo de la importacin de archivos Access

Paso E

Paso F

Despus de hacer clic en la opcin de importar Desde Access, en la ventana emergente se busca el archivo de la base de datos navegando por el disco y las carpetas que contengan este archivo. Para el caso, la base de datos se llama DonNicolas.

Figura 5 Seleccin de la base de datos Access

Seleccionar la Base de Datos

Clic en Abrir

Luego de solicitar la importacin del archivo de la base de datos, se debe elegir la tabla que se va a importar.

Figura 6 Elegir la tabla.

Elegir la tabla

Despus de haber seleccionado la tabla a importar, se desplegar un men de opciones para importar datos. Existen las opciones: A. Tabla, A1. Informe de tabla dinmica e A2. Informe de grfico dinmico. Como en esta seccin solo se quiere mostrar cmo importar un archivo: B. se seleccionar la opcin tabla. C. La ubicacin ser el libro que se tiene seleccionado actualmente. (En las siguientes secciones se explicar cmo utilizar tablas dinmicas y cmo utilizar grficos dinmicos) D. Se da clic en aceptar y en el libro de Excel y en la celda seleccionada se vern los registros importados de la tabla de Microsoft Access.
Figura 7 Importar datos

Paso B

Paso C

Paso D 7

Figura 8 Datos importados

Tabla importada

2. ESCENARIOS EN EXCEL
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Se pueden utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo (Microsoft, 2010). Para Explicar la definicin y aplicacin de los escenarios se podra pensar en el siguiente ejercicio relacionado con la papelera de Don Nicolas: Don Nicols est muy contento con lo que ha logrado realizar utilizando las funciones de moda, subtotales y frecuencia en la base de datos; sin embargo ahora tiene un problema que lo aqueja ms.
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Est preocupado porque cree que con el dinero que tiene para cancelar la nmina del otro mes, el cual es $2.500.000, no le alcance para pagar las comisiones de sus vendedores ya que cada vez se vende ms y l invirti la mayora del dinero de la nmina en reparaciones de la papelera. En el caso anterior, Don Nicols tendra que pedir ayuda de un banco para pagar la deuda que tiene o utilizar parte de la ganancia de este mes y adems de eso repensar la manera en la que les paga a sus vendedores. En otros aspectos, Don Nicols quiere abrir un nuevo local; sin embargo l lo hara solamente si sus empleados venden hasta cierta cantidad de productos; as parte de las ganancias obtenidas con la venta de los materiales se utilizara en la inversin en la papelera. El otro caso que l cree que podra pasar es que haya la cantidad suficiente de dinero para pagarles a sus empleados pero que no haya dinero para invertir en otro local. Construir los 3 escenarios propuestos para que don Nicolas pueda tomar decisiones para todos los casos. Los 3 casos anteriores representan el pesimista (no hay dinero para cancelar nminas), el optimista (hay dinero de nminas y de inversin) y el caso ms probable (alcanza para pagar a los vendedores pero no alcanza para la inversin en la nueva papelera) Con la tabla importada en la seccin anterior se puede explicar el funcionamiento de los escenarios. Pero antes de esto, se proceder a realizar la funcin subtotal (que se explic en la unidad anterior) para darle un mayor orden al total de las ventas. Como la tabla se encuentra activada como un vnculo de Access, se procede a desvincularla y dejarla como informacin de Excel. Para esto se selecciona toda la tabla, automticamente se cargarn las herramientas de tabla (Men que carga automticamente) y en el grupo Herramientas dar clic en la opcin Convertir en rango.
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Pasos: A. Clic en la pestana Diseo. B. Clic en convertir a rango. C. Clic en aceptar. D.

Figura 9 Funcin de Excel - Convertir en Rango

Paso: A

Paso: B

Paso: C

Al convertir la tabla en un rango, ya se podr aplicar la funcin subtotal. Primero se ordena la tabla con la funcin ordenar y luego se aplica la funcin Subtotal (Ambas se encuentran en la pestaa Datos, as como se explic en la unidad anterior) Lo mostramos brevemente a continuacin nuevamente:

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Figura 10 Funcin de Excel Ordenar y Subtotal

1 2 3

Se debe recordar que para obtener el subtotal en este caso de ventas totales, se debe ordenar la tabla basado en la columna idVendedor. Y en los subtotales, seleccionar para cada cambio en IdVendedor, usar la funcin Suma y agregar subtotal a Costo_venta, en ambos casos tal como aparece en la imagen siguiente: Figura 11 Datos que deben ir en las funciones ordenar y Subtotal

Teniendo el resultado final de subtotal, se proceder entonces a crear los 3 posibles escenarios que Don Nicols quiere manejar.
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Figura 12 Subtotales en ventas

Tabla ordenada y con los Subtotales.

Siguiendo con el ejercicio, se proceder a organizar los datos necesarios para los escenarios. Entre los datos que se deben tener en cuenta estn, el dinero que don Nicols tiene para pagarle a sus vendedores, el total de las comisiones y la diferencia entre ambos resultados que es lo que le queda a don Nicols para la inversin en la nueva papelera. Los datos de la tabla importada anteriormente corresponden a una toma de datos aleatoria en las ventas anuales y al parecer representan un caso ptimo ya que las comisiones de ventas que don Nicols da a sus vendedores son del 40% del total de las ventas. Lo primero que se debe hacer es organizar en otras celdas. El resultado Ganancia /perdida es igual a la celda pago vendedores menos las comisiones de los 4 vendedores. Las comisiones de los vendedores vienen de los subtotales de ventas.

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Figura 13 Organizando las celdas para crear los escenarios

Se organiza en otras Celdas el resultado Ganancia/Perdida.

Ahora se proceder a crear los 3 escenarios especificados para el prximo mes en la papelera de Don Nicols.

Para hacer esto se debe hacer lo siguiente: A. Clic en la pestaa datos, grupo Herramientas de datos, B. Clic en funcin Anlisis y si, C. Clic opcin Administrador de escenarios:

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Figura 14 Utilizando la herramienta Administrador de Escenarios

A B A C

Teniendo el administrador de escenarios, se proceder entonces a agregar los 3 posibles escenarios que se desean mostrar. Se abrir la ventana del administrador de escenarios. Para crear un nuevo escenario, se da clic en el botn Agregar. Figura 15 Ventana del administrador de escenarios

Clic

14

Al dar clic en el botn agregar se abrir la opcin para crear el primer escenario. En este caso escribe el nombre del primer escenario. En este caso, se mostrar el optimista que es el que aparece en la tabla de Excel. Para elegir las celdas cambiantes, se da clic en el botn que se encuentra a la derecha de la opcin celdas cambiantes. Figura 16 Ventana del administrador de escenarios

Clic

Al dar clic, se eligen las celdas que van a cambiar de valor en los escenarios. En este caso lo que cambiara es la cantidad de ventas que se realizarn y nuevamente se hace clic en el botn anterior para volver a la ventana anterior.

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Figura 17 Ventana para Elegir celdas cambiantes en el administrador de escenarios

Clic

Despus de volver a la ventana anterior, si se quiere se modifican los comentarios, finalmente se hace clic en el botn Aceptar.
Figura 18 Ventana del administrador de escenarios

Clic

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Al dar clic en aceptar, es muy probable que aparezca el mensaje: Al menos una de las celdas cambiantes especificadas contiene una frmula. Las frmulas en las celdas cambiantes sern remplazadas con valores constantes cuando se muestre un escenario Esta es una explicacin que se refiere a que los escenarios no se modifican incluso si se cambian valores que representen datos. Estos datos en este caso representan la referencia a los subtotales de la tabla vendedores.
Figura 19 Mensaje sobre datos cambiantes en escenarios

Despus de dar clic en el botn aceptar, aparecern los valores que se desean colocar para el caso optimista. Como la tabla ya contiene el caso optimista se dejan tal cual estn y se da clic en el botn aceptar. (Estos datos se pueden remplazar por cualquier nmero, suponiendo que se estuviera creando otro escenario)
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Figura 20 Datos a colocar en el escenario optimista

Clic

Al dar clic en el botn aceptar, se podr observar el escenario Caso optimista creado. Para crear otro escenario se da clic en el botn agregar como se muestra a continuacin.
Figura 21 Caso optimista creado

Clic

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Se siguen los mismos pasos que se explicaron anteriormente para crear los otros escenarios.

Los siguientes son datos (arbitrarios) que se utilizarn para mostrar cmo funcionan los escenarios.

El caso del lado izquierdo para el ejercicio corresponde al caso pesimista, suponiendo que los trabajadores de la papelera, lograran vender 10 veces ms lo que venden normalmente.

El siguiente es un caso en el que se vendiera lo necesario como para no sobrepasar los $2500.000
Figura 22 Datos para los casos pesimista y ms probable

Al haber creado los 2 casos adicionales, estos aparecern en la ventana de administrador. Luego de haberlos creado, se proceder a ver un informe de estos. Para ello se da clic en el botn Resumen.

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Figura 23 Ventana administrador de escenarios con los 3 escenarios creados

Clic

Despus de esto, aparece una ventana en la que se debe seleccionar el tipo de informe y donde estn las celdas resultado. Para este caso se utilizar el tipo de informe resumen y en celdas resultado se elegirn las celdas que se ven afectadas por las celdas cambiantes. Para el caso del ejercicio, los valores de las comisiones de los empleados son las celdas cambiantes y las celdas resultado corresponden a solo una celda la cual es ganancia/prdida. Para seleccionar la celda resultado se hace clic en el botn de elegir datos tal como se muestra en la imagen siguiente.

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Figura 24 Ventana de Resumen del escenario para elegir las celdas de resultado

Clic

Despus de haber dado clic en el botn para elegir la celda se hace clic en la celda resultado. En el ejercicio es la celda que contiene los valores de ganancia/perdida. Luego de eso, se selecciona nuevamente el botn de elegir datos para volver a la ventana inicial.
Figura 25 Ventana Resumen del escenario minimizada

Clic

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Despus de dar clic en el botn, se restaurar la ventana de Resumen del escenario. Se da clic en el botn aceptar para ver el escenario.
Figura 26 Ventana Resumen del escenario configurada

Clic

Y as es como se ve el resumen de un escenario.

Figura 27 Resumen de un escenario creado

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As es como para el caso del ejercicio, Don Nicols podr ver su informe de escenarios Optimista, pesimista y Ms probable. Las celdas que aparecen en este informe son modificables, Por lo tanto, para hacer el informe ms explcito, se podra modificar el texto que aparece bajo celdas cambiantes ($G$2, $G$3, $G$4 y $G$5) y bajo celdas de resultado ($G$7)
Figura 28 Modificacin de datos en un resumen de escenarios

Para terminar el informe y hacerlo ver mejor, se alarga el tamao de la columna para que se vea el texto que se modific para hacer ms claro el resumen. Se debe resaltar que el resumen aparece en un nuevo libro tal como se seala a continuacin:

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Figura 29 Modificacin de textos y ampliacin de la columna que contiene la informacin de las celdas

El proceso para modificar y eliminar un escenario es sencillo. Desde la ventana del administrador de escenarios solo se da clic en los botones Modificar o eliminar segn el caso. Eliminar borra automticamente el escenario. El proceso para modificar es similar al de agregar, solo se modifican los valores que ya estn. Despus de una modificacin o eliminacin se debe dar clic de nuevo en el botn resumen ya que los escenarios resumidos no se modifican automticamente.

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Figura 30 Men para modificar y eliminar contenidos

Clic para Eliminar Clic para Modificar

Y esta es la manera como Don Nicols puede evaluar los diferentes casos que pueden sucederle a su empresa.

3. TABLAS DINMICAS EN EXCEL

Aparte de los escenarios, existen otras herramientas que pudieran ser de gran apoyo para las empresas; entre estas se encuentra la tabla dinmica la cual es un tipo especial de tabla que organiza y resume la informacin de una o varias tablas.

Cuando se crea una tabla dinmica, se especifican los campos en los que se est interesado, la forma en la que se desea organizar la tabla y qu tipo de clculos se desean realizar. (Beltrn)

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Para seguir con el caso de don Nicols, se mostrar el funcionamiento de la tabla dinmica en la tabla de la base de datos importada Ventas.

Lo primero que se debe hacer es seleccionar los datos de la tabla:

Figura 31 Seleccin de datos en la tabla

Con clic sostenido seleccionar los datos de la tabla.

Los siguientes pasos son: A. Hacer clic en la pestaa Insertar. B. En el grupo tablas dar clic en la opcin desplegable de tabla dinmica. C. Elegir la opcin tabla dinmica.

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Figura 32 Pasos para insertar una tabla dinmica

A B C

Despus de haber hecho clic en la opcin tabla dinmica, se despliega un men, en el cual: A. Se seleccionan los datos. B. Luego se elije el sitio en el que se va a colocar el informe de la tabla dinmica. C. Finalizar dando clic en el botn aceptar.

Para este ejemplo se seleccionarn solo los datos tomados de la base de datos y estos se colocarn en una nueva hoja de clculo.

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Figura 33 Proceso para crear una tabla dinmica

B C

Despus de haber dado clic en la opcin aceptar, aparece un panel en la parte derecha con las diferentes opciones con las que se puede personalizar la tabla.
Figura 34 Proceso para crear una tabla dinmica

Aparece un Panel

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Para explicar el ejemplo de la tabla dinmica. En este ejercicio, don Nicols desea saber cunto han vendido en total los empleados de su empresa segn unas fechas especiales. Para ello, se utilizarn 3 campos: Costo_venta, Fecha_venta e IdVendedor. Segn la siguiente figura de la izquierda, hay campos que se encuentran en la parte superior (Costo_venta, Fecha_venta, IdVendedor e IdVenta) que se deben mover hacia los 4 campos que se encuentran en la parte inferior del recuadro. Para hacer esto se hace clic en uno de los campos que se deseen mover y con el botn presionado se mueven hacia los campos de la parte inferior. Los datos se colocarn de la siguiente manera: 1. Como son varias ventas que tienen diferentes costos y estos se van a sumar, el campo Costo_venta Se coloca en la seccin Valores (parte inferior derecha). 2. Como se desea clasificar las ventas por vendedores, el campo IdVendedor se coloca en la seccin Etiquetas de fila (parte inferior izquierda) que corresponden a los datos que se van a visualizar en las filas. 3. Como se desea filtrar las ventas por fecha, En la seccin Filtro de Informe (Parte superior izquierda) se coloca el campo Fecha_venta.

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Figura 35 Personalizacin de la tabla dinmica

Pudiera ser que algunas veces en la seccin Valores no se cargue la funcin suma, sino la funcin contar. Para seguir el ejercicio, lo que se debera hacer es elegir la opcin suma. Para esto se da clic en el campo Cuenta de Costo_Venta, automticamente se abrir un men con varias opciones para este campo. Se da clic en la opcin Configuracin de campo de valor.
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Despus de hacer esto, se abrir una nueva ventana, la cual tiene varias funciones que se pueden utilizar segn la necesidad que se tenga de la tabla dinmica: Suma, Cuenta, Valor mximo, Valor mnimo, Promedio, entre otros

Figura 36 Configuracin del campo de valor en la tabla dinmica

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Terminado esto, se podr observar que la tabla contiene la informacin tal cual deseaba don Nicols que estuviera organizada.

Figura 37 Tabla dinmica personalizada Finalizada

Existen muchas otras opciones, por ejemplo cuntas ventas de forma general se hicieron en cierta fecha (solo colocar el campo de Costo_Venta en la seccin valores y colocar el campo Fecha_venta en la seccin Filtro).

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4. GRFICOS DINMICOS EN EXCEL

Algunas veces no es suficiente con presentar en un informe, una tabla que muestre resultados tales como sumas o conteos. Tambin se necesita el apoyo de grficos que puedan presentar de forma ms explicativa, los datos. Para estos casos es til la herramienta de grficos dinmicos. Se utilizar el mismo ejemplo anterior pero en grfico dinmico y esta vez atendiendo a una dinmica distinta. Para empezar se realizan los mismos pasos de seleccin de datos pero ahora se da clic en la opcin grfico dinmico. A. Clic en la pestaa Insertar B. Clic en tabla dinmica C. Clic en Grafico Dinmico
Figura 38 Seleccin de datos para el grfico dinmico

A B

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Al hacer clic en la opcin grfico dinmico, se cargarn las mismas opciones de la tabla dinmica (para qu datos aplicar el grfico dinmico y en donde mostrar la informacin) y luego aparecer el mismo men de configuracin de los datos; sin embargo, esta vez se cargarn con la posibilidad de mostrar los resultados apoyados de un grfico.
Figura 39 Men de personalizacin del grfico dinmico

Para abordar el funcionamiento del grfico dinmico, este se explicar con los siguientes ejemplos: 1. Don Nicols desea conocer cunto se ha vendido desde que la papelera se cre. Para saber esto solo es necesario colocar el campo Costo_venta en la seccin valores (representado por la flecha de color amarillo) y elegir la opcin suma (de la misma forma en que se realiz en la tabla). Se puede ver claramente en la tabla dinmica (recuadro rojo) el valor total del costo de las ventas y en el grfico dinmico (recuadro azul) la representacin de este valor.

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Figura 40 Grfico dinmico con el ejercicio 1

Observe

2. No contento con saber cunto se ha vendido en total, Don Nicols ahora quiere saber cmo ha estado repartida la venta segn sus empleados. Para esto se debe repartir el total de ventas segn los vendedores (que estn representados por el cdigo IdVendedor). Esto se hace colocando el campo IdVendedor en la seccin Campos de Eje X. El resultado mostrado es el siguiente:

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Figura 41 Grfico dinmico con el ejercicio 2

Campos de eje X

3. Ahora a don Nicols le gustara saber qu tanto se ha vendido durante ciertas fechas de este ao. Para esto se debe colocar un filtro en el grfico; esto se realiza colocando el campo Fecha_venta en la seccin Filtro de Informe. Se puede ver claramente que ahora aparece un filtro de las fechas.

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Figura 42 Grfico dinmico con el ejercicio 3

Bibliografa
-Microsoft Referencias -Beltran, L (2010), Excel 2010 Didctico y Funcional: Enfoque basado en el autoaprendizaje, Bogot D.c: McGraw-Hill Open Publishing.

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