Reunies As reunies esto no topo da lista de coisas que mais desperdiam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem

muitas vezes mal preparadas e conduzidas. Corrigir o sistema de reunies em uma empresa compensador, mas no fcil de ser feito. As reunies, por sua natureza, envolvem muitas pessoas e mudar o comportamento dos outros mais difcil do que mudar o seu prprio. Aqui esto dicas vindas da experincia de profissionais, para que voc possa tornar as suas reunies mais produtivas. 1 - Identifique o objetivo da reunio reunies sem um objetivo determinado parecem ser inteis. Ao estabelecer um objetivo, seus participantes passam a v-la com mais importncia e o comparecimento maior. 2 Prepare adequadamente Alm de saber o objetivo da reunio, os participantes devem saber exatamente que informaes precisam um do outro. Isto reduz o tempo das reunies, e mais, os participantes no perdem tempo juntando informaes de que ningum vai precisar. Outra dica: as informaes teis para todos podem ser jogadas na Intranet da empresa para que possam ser lidas antes da reunio. Assim, os participantes j podem chegar com sugestes a serem discutidas. 3 Mantenha a reunio sob controle O presidente da reunio deve seguir uma agenda. As comunicaes devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido. 4 Seja decisivo As reunies devem resultar em decises e pontos de ao determinados. Em cada deciso tenha identificados: O que deve ser feito? Quem deve fazer? Quando deve ser feito? 5 Distribua rapidamente a ata da reunio e mantenha as decises tomadas As atas costumam demorar de dois a trs dias para serem distribudas depois da reunio, o que pode fazer com que as decises apresentadas no sejam reconhecidas pelos membros. Designe uma secretria para fazer as anotaes em um laptop durante a reunio, desta forma os participantes vo poder ler o que foi anotado, opinar e fazer as correes necessrias na hora. Como Melhorar As Suas Reunies Em meio a mais um dia de trabalho nesta semana, numa breve pausa, pensei comigo mesmo: Se eu ganhasse por reunio da qual participo, estaria milionrio h tempos. Vocs j se deram conta da quantidade de horas semanais que passam em reunies no escritrio? Eu tenho passado muitas. Mais do que deveria, at. E cada dia me parece mais claro que este meu pensamento se d por conta de algumas das pessoas que organizam as reunies nas quais minha presena solicitada, uma vez que no sabem utilizar direito a poderosa ferramenta que tm nas suas mos: Sim, as reunies podem ser poderosos mecanismos de ao e comunicao, e acho que pra isso que foram criadas. Mas acho tambm que no novidade pra ningum que, para isso, elas precisam ter suas finalidades bem determinadas. Do contrrio, no produzem

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os resultados esperados, e, ao contrrio, apenas alimentam sensaes do tipo Meu Deus, l vem mais uma daquelas reunies que no vai servir pra nada em cada um dos participantes. Preso em meus pensamentos, acabei me lembrando de um artigo escrito pelo Seth Godin um dos maiores best sellers de livros de gesto empresarial dos ltimos anos em seu blog h cerca de um ms ou menos: Nele, ele procura dividir conosco alguns pensamentos radicais a respeito de reunies. Em suas palavras, se voc comparece a uma reunio pensando esta vai ser apenas outra reunio, ento isso o que vai acontecer, mesmo. Para evitar isso, procurando dar dicas para melhorar a qualidade das reunies, ele as divide em alguns tipos: Reunies do tipo Apenas para que todos fiquem sabendo: Conforme Seth, este o tipo de reunio em que uma pessoa ou um pequeno grupo delas comunica a outras pessoas o que j foi decidido e est prestes a acontecer. Este tipo de reunio deveriam ser sempre acompanhadas de material escrito, e, em muitos casos, este deve ser distribudo um dia ou dois antes da reunio. Esta deve ser muito curta, acontecer preferencialmente em um auditrio e no em um crculo, e ter uma seo de perguntas e respostas no final. At mesmo um quiz. a hora de receber instrues, e os jogadores no devem questionar as premissas que o tcnico est utilizando para realizar aquela jogada. Reunies Qual o seu status atual: Este o tipo de reunio em que cada participante precisa informar a situao atual do que estiver fazendo. Provavelmente ocorre a intervalos regulares e cada pessoa possui um tempo restrito para falar, como dois minutos cronometrados. Aps resumir a sua prpria situao, cada participante pode enviar seu resumo via email para um centralizador, que ento distribuir um documento, j consolidado, para todos. Reunies O que cada um de vocs acha?: Em terceiro lugar, Seth cita uma reunio onde qualquer um pode falar. As pessoas que no se pronunciam regularmente e neste ponto, acrescento minha percepo pessoal ao que ele diz, de que estas so as que acatam tranqilamente o que for deliberado por aqueles que opinam com maior freqncia, tal como em reunies de condomnio, por exemplo no devem ser convidadas a voltarem em oportunidades futuras. Fica bvio que estas pessoas so boas em alguma outra atividade no escritrio, ento ao cham-las para se sentar com voc, voc pode na verdade estar desperdiando o tempo delas. Reunies Precisamos decidir agora mesmo: Estas so reunies ad hoc ou seja, especficas que tm uma agenda definida e que devem terminar em uma deciso final que no precise ser revisada. Seth Godin deixa claro que estes so apenas alguns tipos de reunio que podem ser realizadas, e que cada pessoa saber bem, se analisar direito, que estilo de reunio deve realizar para promover os melhores resultados. Ainda assim, h ainda duas coisas que ele menciona em seu artigo embora possam parecer loucuras para alguns que eu acho vlidas. Primeiro, todas as reunies deveriam ser feitas com as pessoas em p. Segundo ele nos conta, pessoas que esto em p pensam mais rapidamente

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que aquelas que esto sentadas, se distraem menos e fazem com que as reunies no durem tanto tempo. Interessante, hein? Por fim, o ltimo que chegar para a reunio contribui com 10 contos para o fundo do caf. Este item me chamou particularmente ateno porqu muitas das pessoas que eu conheo batem no peito para discursar sobre pontualidade, mas poucas tm alinhado os discursos com as aes. Uma coisa certa: Qualquer um pode tentar organizar melhor suas prprias reunies. E agora que conclu este texto, percebo o quanto interessante disseminar esta prtica. Afinal, com isso, todos ganham.

Dirigindo Reunies A arte de dirigir reunies se confunde com a arte de perguntar quando convm, como convm e a quem convm. Veja alguns conselhos : discutir comunicar - o bom orientador no se preocupa consigo, mas com a ligao e estreitamento dos fios invisveis que o ligam ao grupo. O olhar, a mmica, os gestos, as atitudes contribuem para tecer estes fios. acolhimento aos participantes - por a vontade os futuros ouvintes atravs do ambiente e da recepo aos mesmos. tomar a direo do grupo - no incio da discusso fazer um breve relato de introduo. Procure comear dando uma excelente partida. arte de perguntar - a pergunta um dos instrumentos mais valiosos sua disposio, no s para dirigir e estimular a discusso, mas tambm para nela fazer participar constantemente todos os membros do grupo. As perguntas mudam de natureza, segundo as suas intenes, podem ser de informao, de investigao ou puramente formais. A forma como a pergunta feita no deixa de ter importncia, elas podem ser gerais (incidem sobre o grupo) ou perguntas diretas (o que pode.. SR X). O orientador deve saber utilizar pergunta de retorno, isto , se responder com a prpria pergunta que lhe dirigida, devolvendo a pergunta ao interlocutor ou ao grupo. Veja abaixo palavras chave para fazer perguntas inteligentes e adequadas para elucidar e manter debates: classificar - definir - explicar - rever - resumir - comparar - descrever justificar verificar - criticar - esboar - ilustrar - investigar No use sempre perguntas do mesmo tipo, procure evitar que algum responda antes de ter chegado ao fim da sua pergunta. Nada mais irritante para um orientador do que um ouvinte convencido de ter compreendido a pergunta antes de ser formulada. O sentido das perguntas pode ser aberto ou fechado. Ele aberto quando ela feita de tal modo que no pode ser respondida com sim ou no. Ex. O que voce acha disto? saber manter o silncio - Aps uma pergunta geral, muitas vezes temos o silncio. Tomado de pnico, o orientador comea a falar. Tenha conscincia da lentido do pensamento de um grupo, Uma boa idia contar mentalmente enquanto espera. Se chegar a concluso que por qualquer razo o fgrupo incapaz de responder, exprima sua pergunta de outro modo. Procure a causa. ouvir muito, falar pouco - reserve a sua opinio no decurso de uma discusso e deixe os outros falar. Ouvindo-os voc sempre ter uma posio extraordinariamente forte. Se voc falar antes do tempo perder a vantagem.

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aprenda a conhecer os outros - tome consciencia de que o grupo trabalha incessantemente em 2 planos diferentes, um de ordem intelectual e outro de ordem afetiva. Quando a emoo suplanta a lgica os choques so inevitveis. Conhea os tipos de participantes da reunio. anotar - registre todos os pontos de acordo do grupo medida com que eles vo acontecendo, resumindo as idias, os acordos e as responsabilidades de cada um. Tipos de participantes Nas reunies o orientador deve ter conscincia de que os participantes podem agir de maneiras bem diferenciadas, e estes podem fazer partes de um ou mais dos tipos abaixo: o eterno perguntador - procura atrapalhar o lider; tenta fazer fazer com que voc apoie seu ponto de vista. devolva suas perguntas ao grupo, no tome partido. o belicoso - gosta de ferir os outros com ou sem razes legtimas. no retruque e no perca a calma, voc pode se defender com a desculpa do tempo e lhe dizer que vai considerar o seu problema com a mxima boa vontade, mas em particular. Impea que ele monopolize a discusso. o teimoso - ignora sistemticamente tanto o ponto de vista dos outros como o seu. Nada quer aprender atravs dos outros. tente unir o grupo contra ele. Diga que vai discutir sua pergunta separadamente com ele e que por enquanto ele aceite a posio do grupo. uma variao deste caso aquele tipo de pessoa que quando comea a falar no para mais. Estipule tempo, tente reconduzi-lo ao assunto e corte no momento adequado. o sabe-tudo - pretende impor sua opinio a todos. Pode estar bem informado ou simplesmente gosta de falar. use perguntas embaraosas. Reforce a confiana do grupo para no ser influenciado por ele. o positivo - sempre pronto a ajudar, seguro de si prprio. de grande auxlio na discusso. Procure obter a sua contribuio utilizando-o com frequncia. o falante - fala de tudo e sem parar, exceto do assunto em pauta. interrompa-o con tato, limitando o tempo e chamando-o ao assunto. Olhe para o relgio. o tmido - tem idias , porm tem dificuldade em formul-las. faa-lhe perguntas fceis e procure fazer com que ele tenha mais confiana em si mesmo. Elogie a sua contribuio sempre que possvel. o desdenhoso - dirige-se ao grupo de forma superior. Nunca se mistura a ele. no anule a sua susceptibilidade e no o critique. Utilize a tcnica sim, mas... o distrado, desinteressado - distrai tambem os outros, pode ser que fale do assunto em pauta mas tambm de outro. dirija-lhe uma pergunta fcil, colocando seu nome no incio da frase (direta). Faa com que ele de exemplos do trabalho em que est interessado. Dicas Para Reunies Produtivas

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Para se obter reunies produtivas o orientador (coordenador) deve planejar e estabelecer os objetivos, tais como: Periodicidade - estabelea a freqncia das reunies (peridicas, emergncias,..). Tipo da reunio - o tipo da reunio definido em funo do seu objetivo: informao - reunio com o objetivo de dar e colher informaes, organizar, gerar e disseminar conhecimentos. tomada de deciso - reunio com o objetivo de estabelecer fatos, determinar problemas (analise de causas e efeitos), listar possveis solues, avaliar alternativas (prs e contras) e estabelecer os cursos de ao. avaliao - reunio com o objetivo de analisar situao, arrolar recursos, estabelecer prioridades (prazos, custos e prioridades), estabelecer os mtodos de atuao e distribuir as responsabilidades. Fases da reunio - verificar em cada fase os itens que devem ser estabelecidos: preparao - estabelecer os objetivos da reunio, selecionando os participantes, planejar e divulgar a agenda e finalmente preparar os tpicos que sero abordados na reunio. conduo - quebrar o gelo ao incio da reunio, estabelecer os papis dos participantes, tratar dos assuntos dentro do tempo estabelecido sempre caminhando para o fechamento do mesmo (deciso). ao final - dar feedback para os participantes da reunio. Papeis na reunio - voc como coordenador deve estabelecer os papis na reunio: facilitador - participante que ir cooordenar o tempo de cada assunto no deixando que haja divagao e nem fuga do assunto principal. relator - participante que ir registrar a reunio, os tpicos discutidos, as decises, as responsabilidades e as aes a serem tomadas. Problemas evitar - lembre dos tipos de participantes de reunio. Regras bsicas - Sempre que possvel siga as seguintes regras: inicie e termine a reunio na hora agendada. no aceite interrupes. crie um clima de descontrao. contedo da reunio importante e a forma como apresentada tambm. priorize os assuntos. estabelea tempos parciais para cada assunto. exercite o ato de ouvir. limite a reunio ao mximo em 2 horas. os maiores problemas so os comportamentais. evite posturas dogmticas. COMO PLANEJAR REUNIES Uma reunio apenas um instrumento. Obviamente, os membros do grupo podem trabalhar muito bem sozinhos. bom para certos tipos de coisas, ruim para outros. Reunies so boas para gerar idias, compartilhar informaes e tomar decises coletivas. Reunies no so boas para organizar informaes, fazer

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anlises detalhadas e pesquisas, representar idias em palavras ou grficos coerentes e centenas de outras tarefas que podem ser feitas mais facilmente pr pessoas isoladas. Quando realizar uma reunio Especificamente, se voc um gerente ou presidente, convocar uma reunio pode ser uma boa idia quando: Voc quer uma informao ou um parecer do seu grupo; Voc deseja envolver o seu grupo na soluo de um problema ou na tomada de uma deciso; H uma questo que precisa ser esclarecida Voc est com problemas e quer compartilh-los com o grupo como um todo; O prprio grupo quer uma reunio; H um problema que envolve pessoas de diferentes grupos; H um problema e no esta claro do que se trata, ou no se sabe quem ficou com a responsabilidade de lidar com ele Quando no realizar uma reunio Uma reunio no uma boa idia quando: Voc tem de lidar com questes pessoais, contendas, H preparao inadequada ou fraca e poucos dados; Seria melhor comunicar pr telefone, fax, memorando ou uma a dois; O objeto de discusso to confidencial e secreto que no divulgado entre os membros do grupo; Voc j formou uma opinio e j tomou uma deciso; O assunto trivial; H muita agressividade e hostilidade no grupo e as pessoas de tempo para acalmarem-se e comearem a cooperativamente.

conversa pode ser

precisam trabalhar

Voc precisa chegar a ver reunies como encontros importantes, no trabalho do seu grupo ou organizao. Depois tambm a maioria das reunies so um meio para o fim. Voc no pode dizer que uma reunio foi bem sucedida enquanto no tiver visto o que aconteceu (ou no aconteceu) depois. O que foi decidido, foi levado a termo? As pessoas fizeram o que haviam dito que iriam fazer? Se no acontece nada como resultado das reunies, ningum iria levlas a srio e elas sero uma perda de tempo precioso.

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FASES DA REUNIO
ANTES Planejamento
Definio dos Objetivos em termos de resultados; Definio do tipo de reunio; Quem ir participar e pr que; Definio dos papis; Elaborao da agenda; Definio do local; Definio dos equipamentos e materiais; Convocar os participantes com antecedncia; Solicitar dos participantes leitura e elaborao de materiais, quando necessrio

DURANTE
Check List antes do incio da reunio Materiais, equipamentos, arrumao do local, Tc Coordenar processo de recepo Receber pessoalmente os participantes/convidados Abertura Comear no horrio combinado Dar as boas vindas e apresentar os convidados novos Anunciar as regras e pauta da reunio Leitura da ata da reunio anterior, se houver Desenvolvimento Gerenciamento da Reunio Administrar o tempo com a ajuda do secretrio Manter a discusso dentro do objetivo Assegurar que todos contribuam Manter todos envolvidos Utilizar liderana compartilhada Administrar conflitos com habilidade Tomar decises competentes e com aceitao Valorizar a contribuio de cada um e do grupo Direcionar todos os esforos para atingir o resultado Encerramento Estabelecer com a ajuda do secretrio a agenda preliminar Estabelecer data da prxima reunio, se necessrio Avaliar a reunio Agradecer a participao de todos

DEPOIS
Preparar a ata para os membros dos grupos e enviar materiais para os Professora Luciana Mendona 7

participantes Acompanhar as decises tomadas Comear o planejamento da prxima reunio Divulgar as decises na Reunio para outras pessoas tomarem conscincia

Avaliao da Reunio
Avalie como o grupo realizou essa reunio de trabalho 1. Quanto ao desempenho dos papis 1. Pea e d feedback sobre os papis 2. Verbalize: como me senti no papel 2. Quanto ao Clima da Reunio 1. Identifique os fatores positivos e negativos que ocorreram 2. Como foram tratados e/ou neutralizados esses fatos pelo coordenador e/ou pr qualquer outro membro do grupo 1. Quanto ao Resultado do Grupo 1. Atribua uma nota ao resultado obtido no final do trabalho da reunio (0 a 10 pontos) 2. Justifique e explique a sua nota

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TIPOS DE REUNIES
ITENS CONCEITO PLANEJAMENTO Para solucionar problemas orientados para o futuro Mais de 4 horas 2 a 7 pessoas Cadeiras e semicrculo e uma mesa Retroprojetor Flip-chart Micro computador Quadro magntico 2 SEMANAS Pr escrito e nominal DELIBERATIVA Tomada de deciso Soluo de problemas At 4 horas 2 a 7 pessoas 1 mesa com cadeiras Retroprojetor Flip-Chart Microcomputador Quadro magntico NO MINIMO 5 DIAS Pr escrito e nominal INFORMATIVA Para compartilhar dados e informaes At 1 hora 30 a 50 pessoas Auditrio Retroprojetor Data show Telo NO MNIMO MEIO DIA Pr telefone Circular Quadro de aviso Fax Agenda da reunio Objetivos da reunio Data Local Horrio Escrita Escrita sem identificao Impresso j definido

DURAO NMERO DE PESSOAS DISPOSIO DO LOCAL RECURSOS

PRAZOS PARA CONVOCAO CONVOCAO

CONTEDO DA CONVOCAO

Agenda da reunio O que os participantes devem levar reunio Quem sero os participantes oral

Agenda da reunio O que os participantes devem levar reunio Quem sero os participantes oral

AVALIAO

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Modelo de Avaliao Pessoal de participao na Reunio

ITENS Qual o nvel de sua 1 2 3 participao com opinies e informaes para o grupo? Voc est satisfeito com a quantidade de sua participao? At que ponto voc se sente responsvel pela deciso do grupo? Voc se sente comprometido com as decises do grupo? Voc se sente frustrado durante a realizao da Reunio? Voc sente qualidade na deciso que o grupo tomou? POUCO MAIS OU MENOS 456 789 MUITO

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