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Hoja: Nombres

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

COMO TRABAJAR CON RANGOS Este captulo cubre 2 temas: 1) Utilizar rangos con nombres en frmulas Men Insertar, Nombres y el icono cuadro de nombres Usted debe poder usar un nombre de celda o rango en cualquier frmula. Entonces primero debe crear nombres. Luego como borrar o cambiar el rango asociado a un nombre. 2) Utilizar funciones de bsqueda y referencia Icono insertar funcin

Usted debe dominar la funcin CONSULTAV (o su gemela CONSULTAH) que busca en la 1ra. Columna de una lista y si encuentra el valor, puede obtener otros datos de la misma fila donde encontr el valor. Pero usted puede hacer bsquedas exactas o por niveles.

COMENCEMOS

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Hoja: Nom1

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

G
Capital $

H
5,000.0

CREAR NOMBRES PARA CELDAS O RANGOS

Reglas para crear nombres Ventas - Deben empezar con letras, pueden seguir nmeros Guayaquil - No puede usar espacios, pero si subrayados o puntos. Quito Ej: Cuenca Machala Tasa_comis - No distingue maysculas de minsculas. Tasa es igual Manta a TASA - No puede ser igual a una celda. Ej: AA200 no es vlido Mtodos para crear nombres 1.- Seleccione H1 y haga un clic dentro del cuadro de nombres. Escriba Capital y presione ENTER. 2.- Seleccione H5:H9. Ficha Frmulas, grupo Nombres definidos, Asignar nombre, Definir. En la caja superior escriba Zonas y Aceptar.

24,300 13,000 7,000 3,000 1,000

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Hoja: Nom1

J 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

PROMEDIO DE ZONAS 12% DEL CAPITAL

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Hoja: Nom2

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

ELIMINAR NOMBRES Debe crear el nombre Tiempo para la celda G5 y luego debe eliminarlo con estos pasos: 1.- Ficha Frmulas, grupo Nombres definidos, opcin Administrador de nombres, 2.- Seleccione el nombre Tiempo y eliminelo
Inversin Tasa Tiempo 20000 3% 120

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Hoja: Nom3

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

USAR NOMBRES PARA VIAJAR ENTRE HOJAS Los nombres de una hoja son "globales". Es decir el nombre Capital es Capital creado en un ejercicio anterior, SE LO PUEDE USAR EN FORMULAS en cualquier hoja de este archivo. Pero ya no se puede volver a usar Capital para crear otro nombre. 1.- En G4 ecriba =Capital 2.- Haga un clic en la Flecha del cuadro de nombres y aparece una lista de los nombres definidos en este archivo. 3.- De la lista seleccione Capital y Excel lo llevar a la hoja donde fue definido el nombre Capital
5000

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Hoja: Nom4

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

E
Ventas pais Guayaquil Quito Resto Total

USAR NOMBRES EN FORMULAS Los nombres se usan para simplificar y entender mejor las frmulas. Cuando est creando una frmula puede usar un nombre as: 1.- Defina el nombre Ventas para G6 2.- En G11 escriba =Ventas * 12% 3.- En G13 - Escriba = - Haga clic en G6 y aparece el nombre Ventas - Escriba * 12% y ENTER 4.- En G15 escriba = presione la tecla F3 para seleccionar el nombre deseado y termine la frmula.

Escribir frmula =Ventas*12% - Escribir directamente - Apuntando al hacer frmula - Presionar la tecla F3

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Hoja: Nom4

G 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
11,000.0 9,000.0 2,100.0 22,100.0

2652 2652 2652

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Hoja: Nom5

A 1 Tasa 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Vendedor Anton Juan Cevallos Mirna Diaz Alfredo Egas Bill Vulok Sandy Total

B
4%

E
Comisin (usando nombres) 280 256 92 292 70

Valor Comisin 7,000 280 6,400 256 2,300 92 7,300 292 1,739 70 24,739 990

USAR NOMBRES EN LUGAR DE CELDAS FIJAS Los nombres sustituyen en las frmulas a las celdas fijas o absolutas como $A$3. 1.- En C3 escriba la frmula para la comisin =B1 * B3. Copie hacia abajo. Record fijar la celda? 2.- Defina el nombre TCOMIS para la celda B1 3.- En E3 escriba la frmula usando el nombre =B3*TCOMIS Ya no requiere los smbolos de dlar. Para escribir el nombre, puede usar tecla F3 o puede hacer clic en B1 cuando est haciendo la frmula.

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Hoja: Nom6

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

FUNCIONES DE BUSQUEDA
Ingrese cdigo Descripcin Precio Unitario Marca Panasonic 1501 DVD Teatro 5.1 450

Dado un cdigo de producto que ingresar en B4, se desea encontrar la descripcin, precio y marca. La lista de productos est en la hoja siguiente. Se usar la funcin CONSULTAV que busca en la 1ra. columna de un rango. Si se encuentra el dato se puede conocer otro dato que est en la misma fila del dato encontrado. 1.- Escriba 1501 en B4, vaya a la siguiente hoja y siga los pasos 2.- Cuando regrese, en B6 llame al asistente de funcin CONSULTAV. - Valor buscado: es el cdigo del producto ingresado en B4 - Matriz buscar: es la lista donde buscamos, un rango completo de datos que debe empezar con cdigos. Escriba el nombre Productos o presione tecla F3 - Indicador columna: es el nmero de columna del rango donde est el dato que deseo. Descripcin es columna 3, marca es 2, precio la 4, etc, - Ordenado: escriba FALSO cuando la bsqueda es exacta, como en bsqueda de cdigos. Es decir si no encuentra el cdigo, muestra N/A Si la bsqueda no es exacta, no escriba nada o Verdadero.

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Hoja: Nom6

1 2 3 4 5 6 . Se usar la funcin 7 8 9 10 11 12 la siguiente hoja y siga los 13 14 15 16 17 18 19 del producto ingresado en 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 escriba nada o Verdadero. 33 34 35 36 37 38 39 40

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Hoja: HojNom6

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Codigo 1500 1501 1502 1503 1504 1505 1506 1507 1508 1509 1510 1511 1512 1513 1514 1515 1516 1517 1518 1519 1520 1521 1522 1523 1524 1525 1526 1527 1528 1529 1530

Marca Lite Panasonic Samsung Imation Imation Samsung Samsung LG Lite HP IBM HP HP HP Samsung Panasonic Lite LG LG Imation IBM Lexmark Lexmark HP Epson Epson Epson Tripp APC Genius Microsoft

Descripcin Grabador DVD DVD Teatro 5.1 Monitor LCD 15 Pack de 100 DVD Pack de 100 CDR. Monitor CRT 17" CD-RW 52x 52x Monitor LCD 19" Grabador DVD-RW Impresora color 5550 Portatil Thinkpad T30. Impresora color 3330 Impresora laser 1200 Scanner color 2000 Disco duro 60 Gb Lector tarjeta SD DVD-ROM Combo DVD CDRW Monitor CRT 15" 100 CDRW Estacion P4 2600 Impresora lser 300 Impresora color Z50 Multifuncion 3500 Impresora LX300 Impresora C42 Impresora FX2180 UPS 500VA Stand UPS 1000VA On Mouse optico Windows XP Pro

P. Unit 560 450 400 150 89 173 67 781 345 100 1,950 90 245 105 90 67 76 85 104 103 910 320 130 249 209 60 580 65 184 15 165

PRODUCTOS PARA EL EJERCICIO DE CONSULTAR UN CODIGO 1.- Seleccione todos los datos EXCEPTO los ttulos. La primera columna debe ser de cdigos, ya que buscaremos por cdigos. 2.- Defina el nombre PRODUCTOS para el rango seleccionado (omita la cabecera de la tabla para definir el nombre al rango) 3.- Regrese a la hoja anterior

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Hoja: HojNom6

1 2 O DE CONSULTAR UN3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

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Hoja: Nom7

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Escriba el apellido -----> Y encontrar el telfono

Lopez
324231

CONCEPTO DE CONSULTAV Imagine que necesita un telfono de la gua telefnica. Qu busca? Un telfono, claro. Pero para buscar el telfono (lo que no conoce), necesita conocer el apellido de la persona (lo que si conoce). Entonces realmente "busca" el apellido en la gua y de esa manera encuentra el telfono. En este ejemplo la lista de personas tiene como primera columna los apellidos. Por lo tanto usted "busca" apellidos y "encuentra" telfonos o direcciones 1.- En D1 escriba un apellido 2.- En D3 use asistente funcin CONSULTAV. buscado es D1, la lista o matriz es B7:D19 columna es 3, porque el telfono est en la 3ra. columna de la lista.

Apellido Alava Barros Carrion Davila Elizalde Gutierrez Lopez Mera Neira Porras Rosero Torres Zamora

Direccion Alborada, 5ta etapa 9 de Octubre Carchi y Velez Samanes 5 Urdesa Miraflores La Saiba Urdenor Los Olivos Puerto Azul Chimborazo y Luque Entrerrios Lizardo Garcia

Telfono 230044 360004 893001 623090 450312 637123 324231 881312 723134 321344 231231 123414 712312

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Hoja: Nom7

H I 1 2 3 necesita un telfono de la4gua telefnica. 5 6conoce), necesita scar el telfono (lo que no 7 si conoce). pellido de la persona (lo que 8 lmente "busca" el apellido 9 en la gua y de esa 10 11 12 como primera plo la lista de personas tiene 13 apellidos. Por lo tanto usted "busca" apellidos 14 15 16 17 18 CONSULTAV. El valor 19 B7:D19 y el indicado de 20 3, porque el telfono est 21 en la 3ra. columna de 22 23

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Hoja: ReNom1

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

B
Compra desde 0 500 1,000 3,000 8,000 12,000

C
Clientes Todos Todos Todos Todos Todos Todos

D
% Dcto 0% 2% 3% 4% 5% 7%

Ejercicio Para la lista de clientes ponga con una frmula el descuento que le toca a cada uno empezando en C12. Defina un nombre para el rango d|e bsqueda llamado TABLADCTO. Ejemplo en C12:

Cliente Compra % Descuento Carlos 8,500 5% Maria 11,000 5% Juan 15,000 7% Pedro 400 0% Ligia 2,500 3% Fernando 6,000 4% Valeria 900 2%

=BUSCARV(B12;TABLADCTO;3) Resultado debe ser:

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Hoja: ReNom1

1 2 3 oca a cada uno empezando 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

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Hoja: ReNom2

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

B
60 70 80 83 78 50 52 55 73 68 78 67.9

C
100 89 69 40 68 33 28 13 71 69 21 54.6

D
92 46 95 98 88 20 69 82 68 47 51 68.7

E
252 205 244 221 234 103 149 150 212 184 150

Item
Tiramisu Brownie Cake Rice pudding Apple pie Key lime pie Strawberry cheesecake Fruit cake Fruit cups Dchocolate Promedio Promedio

Ene Feb Mar Total

Ejercicio Defina nombre Enero para B2:B12. Defina Febrero para C2:C12 Defina Marzo para D2:D12. En B14 use funcin Promedio para calcular el promedio de B2:B12, pero use el nombre de rango, no las celdas. Igual para C14 y D14 En B16 use funcin Promedio para sacar el promedio de los 3 meses usando los 3 nombres de rango.

16 Trim 17 18

63.76

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Hoja: Auditoria

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

AUDITORIA DE FORMULAS Ficha Frmulas Grupo Auditoria de Frmulas Usted debe conocer 3 temas 1) Auditora de frmulas Usted debe evaluar frmulas, qu valores van tomando las frmulas antes de llegar al valor final. 2) Localizar y resolver errores Debe entender como rastrear errores en frmulas, qu celdas intervienen para producir el error. 3) Identificar dependencias en las frmulas Debe mostrar los precedentes o las celdas que intervienen en una frmula y los dependientes las celdas donde se usan los resultados de una frmula o un valor

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Hoja: Aud1

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

AUDITORIA DE FORMULAS Para mostrar la barra de auditora puede probar 2 mtodos. 1) En la ficha Frmulas, puede hubicar el grupo Auditoria de frmulas

El grupo de auditora contiene 12 iconos que le ayudarn a comprender mejor las frmulas de una hoja y a corregirlas.

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Hoja: Aud2

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Valor sin iva iva Valor auto % entrada Entrada A financiar Tasa anual Tasa mes Plazo aos Meses Pago mensual

$ $ $ $ $

B 9,500 1,140 10,640


30%

AUDITORIA: EVALUAR Y AUDITAR FORMULAS Evaluar es til para comprender frmulas complejas (que tomen datos de otras frmulas por ejemplo). La celda B16 tiene una frmula de funcin Pago. 1.- Seleccione B16 2.- Ficha Auditoria de Frmulas Evaluar frmula 3.- Si marca Evaluar, se mostrar para la primera celda de la frmula su valor final. En el ejemplo la primera celda es B11 que vale 1% que es 0.01. 4.- Si marca Paso a Paso para entrar se muestra o el valor de la celda o la frmula si es que la celda es el resultado de otra frmula. Se llama "entrar" porque usted entra a un "segundo" nivel de frmulas. Y puede seguir bajando o entrando a otros niveles. 5.- Cuando ya no pueda seguir entrando, deber marcar Paso a Paso para salir para ir subiendo de nivel de frmula.

3,192 7,448
12% 1% 2 24

350.6

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Hoja: Aud3

A 1 Valor 2 3 iva 4 5 6 7 8 9 10 11 A prestar 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

B
$ $ 9,500 1,140

AUDITORIA: PRECEDENTES Solamente las frmulas pueden tener precedentes, que son las celdas que intervienen en una frmula. Una frmula como =20*2 no tiene precedentes. Rastrear precedentes Si selecciona una celda que contenga una frmula C21 y rastrea los precedentes, muestra por medio de flechas azules cuales son las celdas que intervienen en dicha frmula (flechas negras discontinuas si vienen de otras hojas). Si marca varias veces el icono de Rastrear precedentes se mostrarn los precedentes indirectos de una frmula. Quitar un nivel de precedentes Elmina las flechas que sealan los precedentes Hacer doble clic en la lnea de precedentes le permite "saltar" hacia la celda origen o destino de la flecha.

Valor auto % entrada Entrada $ 7,448

$ 10,640 30% $ 3,192

Tasa anual Tasa mes

12% 1% Plazo aos Meses 2 24

Pago mes

350.6

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Hoja: Aud3

I 1 2 3 e las frmulas pueden tener 4 precedentes, 5 una s celdas que intervienen en Una frmula como =20*2 6no tiene 7 8 9 Si selecciona 10 una celda 11 y rastrea los es, muestra por medio de12 flechas azules 13 n las celdas que intervienen 14 en dicha flechas negras discontinuas 15 si vienen 16 17 varias veces el icono de Rastrear 18 es se mostrarn los precedentes 19 20 21 Elmina las 22 23 24 25 ble clic en la lnea de precedentes le 26 saltar" hacia la celda origen 27 o destino de 28 29 30 31 32

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Hoja: Aud4

A 1 2 Costo 3 4 % Utilidad 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Margen 17 18 19 20

B
450.0

AUDITORIA: DEPENDIENTES Una celda que contenga una frmula o un valor puede tener dependientes que son las celdas donde se usa el valor de la celda.

PV 25% Pblico

600.0

Desc. Distribuidor PV Distribuidor

15%

510.00

Rastrear dependientes Si selecciona una celda que interviene en una frmula y rastrea los dependientes, muestra por medio de flechas azules cuales son las celdas en que interviene dicha celda. Por ej: Seleccione B2 y muestre sus dependientes.
Quitar un nivel de dependientes Va elminando las flechas que sealan los dependientes

60.00

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Hoja: Aud4

I 1 2 3 5 6 7

s que son las celdas donde 4

8 or medio de flechas azules 9 que interviene dicha celda. 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

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Hoja: Aud5

A B C D E F 1 Inversion 60,000 2 3 Tasa 7% 4 5 Tiempo dias 8 6 7 AUDITORIA: VENTANA DE INSPECCION 8 9 10 Ventana de inspeccin permite tener siempre visible celdas en una ventana 11 12 1.- Seleccione todo el cuadro B20:C23 13 2.- Grupo de Auditora de frmulas: Mostrar Ventana de Inspeccin 14 3.- Clic icono Agregar inspeccin (se enmarca el rea seleccionada) 15 4.- Clic en Agregar. 16 5.- Si la ventana est "acoplada" a la parte superior, arrstrela hacia abajo y/o reduzca 17 18 su tamao para hacerla ms funcional. 19 20 Banco del Oro 6% 21 Banco del Atlantico 7% 22 Banco Latinoamericano 5% 23 Banco del Guayas 8%

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Hoja: Aud6

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

E
Ventas Punto 1 Cosmeticos Medicinas Revistas Bebidas Snack

F
3000 7000 500 600 850 11950

AUDITORIA: COMPROBACION DE ERRORES 1.- Seleccione la celda F2 2.- Clic icono Comprobacin de errores 3.- Aparece la pantalla Comprobacin que indica que la celda F2 tiene un error: Nmero almacenado como texto 4.- Marque Convertir en nmero para que el nmero se arregle 5.- Al arreglarse F2 con el nmero, Excel considera que la frmula F8 tiene un error porque la frmula no considera a F2, ya que empieza a sumar desde F3.

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Hoja: ReAud1

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Total ventas

B 359,220

% aumento

8%

Ejercicio Presente grficamente las celdas que directamente intervienen en la frmula celda C8
387,958

Proyeccion

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

25,000.0 30,000.0 44,000.0 29,250.0 33,400.0 27,200.0 24,510.0 19,800.0 26,200.0 28,500.0 32,150.0 39,210.0 359,220.0

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Hoja: ReAud2

A B C D E F 1 2 Gye Qui Cue Amb Man Rio 3 4,500 2,179 1,807 6,001 2,444 2,000 4 6,200 7,903 5,596 1,066 8,712 3,085 5 6,990 8,023 3,351 643 9,911 3,085 6 4,895 8,731 5,479 9,044 8,167 3,808 7 8,928 2,469 918 8,263 8,088 4,350 8 1,053 8,916 6,138 5,597 6,230 4,893 9 4,811 2,453 1,098 7,763 3,557 5,435 10 3,296 1,619 1,027 8,897 6,653 5,978 11 1,286 7,505 6,400 1,233 6,003 6,520 12 6,548 4,561 8,793 4,729 5,826 7,063 13 3,136 4,624 9,156 1,149 6,200 7,605 14 9,192 2,682 2,500 2,286 5,869 8,148 15 5,263 2,790 2,251 2,244 5,760 8,690 16 5,323 3,197 3,630 2,202 5,650 9,233 17 5,383 2,946 5,008 2,160 5,541 9,775 18 5,443 2,694 6,386 2,118 5,431 10,318 19 5,503 3,200 7,764 2,075 5,321 10,860 20 5,563 3,203 9,143 2,033 5,212 1,140 21 5,623 3,329 1,052 1,991 5,102 1,194 22 5,683 3,457 1,189 1,949 4,993 1,248 23 5,742 3,585 1,327 1,907 4,883 1,303 24 5,802 3,712 1,465 1,865 4,774 1,357 25 5,862 3,840 1,603 1,823 4,664 1,411 26 5,922 3,968 1,741 1,781 4,555 1,465 27 5,982 4,095 1,879 1,738 4,445 1,520 28 6,042 4,223 2,016 1,696 4,336 1,574 29 6,102 4,351 1,547 1,654 4,226 1,628 30 6,162 4,478 2,926 1,612 4,117 1,682 31 6,222 4,606 4,304 1,570 4,007 1,737 32 6,282 4,734 5,682 1,528 3,898 1,791 33 6,342 4,861 7,061 1,486 3,788 1,845 34 6,401 4,989 8,439 1,444 3,678 1,899 35 6,461 5,117 9,817 1,402 3,569 1,954 36 6,521 5,244 1,195 1,359 3,459 2,008 37 6,581 5,372 2,574 1,317 3,350 2,062 38 6,641 5,500 3,952 1,275 3,240 2,116 39 6,701 5,627 5,330 1,233 3,131 2,171 40 6,761 5,755 6,709 1,191 3,021 2,225 41 6,821 5,883 8,087 1,149 2,912 2,279 42 6,881 6,010 9,465 1,107 2,802 2,333 43 6,941 6,138 10,843 1,065 2,693 2,388 44 7,001 6,266 12,222 1,022 2,583 2,442 45 7,060 6,393 3,600 980 2,474 2,496 46 7,120 6,521 4,978 938 2,364 2,550 47 7,180 6,649 6,357 896 2,254 2,605 48 7,240 6,776 7,735 854 2,145 2,659 49 7,300 6,904 9,113 812 2,035 2,713 50 7,360 7,031 10,492 770 1,926 2,767 51 52 53 54 288,052 235,109 241,145 110,917 215,999 171,408

Ejercicio Totalice las ventas de cada ciudad en la fila 54 y tenga visibles estos totales en cualquier hoja de este archivo. Cambie algunos valores de Guayaquil.

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Hoja: ReAud2

I 1 2 Totalice las ventas de cada ciudad 3 en la fila 54 y tenga visibles estos 4 5 de este totales en cualquier hoja 6 7 de Cambie algunos valores 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54

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Hoja: ReAud3

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Pais Greece Britain Japan Russia Switzerland Turkey United States Total

Cliente (miles) 45 43 20 18 25 7 50 208

% del Total 0.22 0.21 0.10 0.09 0.12 0.03 0.24 1

Ejercicio Haga una comprobacin de errores para corregir los errores de esta hoja

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