Administracin de Proyectos

CP. BEDA ISABEL ZAMORA FLORES

AGOSTO 2012.

1.1 DEFINICIN DE PROYECTOS

ES UN ESFUERZO COMPLEJO, NO RUTINARIO, LIMITADO POR EL TIEMPO, EL PRESUPUESTO, LOS RECURSOS Y LAS ESPECIFICACIONES DE DESEMPEO Y QUE SE DISEA PARA CUMPLIR LAS NECESIDADES DEL CLIENTE.

1.2 CARACTERSTICAS DE LOS PROYECTOS

1. ESTABLECIMIENTO DEL OBJETIVO 2. UN CICLO DE VIDA DEFINIDO, CON UN PRINCIPIO Y UN FIN. 3. POR LO GENERAL IMPLICA QUE VARIOS DEPARTAMENTOS O PROFESIONALES SE INVOLUCREN 4. TIENEN REQUERIMIENTOS ESPECFICOS DE TIEMPO, COSTO Y DESEMPEO.

1.4 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LOS PROYECTOS

Herramientas Mtodos Polticas Un programa es una serie de proyectos mltiples, coordinados y relacionados: se prolonga a lo largo del tiempo y busca alcanzar una meta.

1.4 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

1. Etapa de Definicin. Se establecen las especificaciones del proyecto. Se establecen sus objetivos, se integran equipos y se asignan responsabilidades. 2. Etapa de Planeacin. Se desarrollan planes para determinar qu implicar el proyecto, cundo se programar, a quin beneficiar, que nivel de calidad debe mantenerse y cul ser el presupuesto.

1.4 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

3. Etapa de Ejecucin. Una gran parte del trabajo del proyecto se realizar tanto en el aspecto fsico como en el mental. Se elabora el producto fsico. Su utilizan las mediciones de tiempo, costo y especificaciones como medios de control del proyecto

1.4 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

4. Etapa de Entrega. Comprende dos actividades. Entregar el producto del proyecto al cliente, que comprende la capacitacin. Desplegar los recursos, es la liberacin del equipo/materiales del proyecto haca otros proyectos y encontrar nuevas asignaciones para los integrantes del equipo.

1.5 CICLO DE VIDA DE TRABAJO DE UN PROYECTO

Definicin (metas, especificacio nes, tareas y responsabilid ades) y

Comienzo

Planeacin (Calendario, Presupuestos , Recursos, Riesgos y Asignacin de Personal)

Tiempo

Ejecucin (Reportes de Avance, Cambios, Calidad y Pronsticos)

Entrega (Capacitacin del Cliente, Transferencia de Documentos, Liberacin de Recursos, Liberacin de Personal y Lecciones Aprendidas)

Final

1.6 QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto a fin de satisfacer los requerimientos del proyecto.

1.7 OBJETIVOS FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

Los administradores de proyectos dan Direccin, Coordinacin e Integracin al equipo del proyecto. Son el enlace directo entre el cliente y deben manejar la tensin entre las expectativas del cliente y lo que es factible y razonable. Son los que administran actividades temporales y no repetitivas, crean un equipo a fin de completar un proyecto con vida fija.

1.8 REAS DE CONOCIMIENTO DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

La mayora de los proyectos se dirige a resolver algn problema tangible o a buscar alguna oportunidad til (un puente nuevo, un producto nuevo o un servicio necesario). Son personas eficientes que pueden hacer lo correcto y a tiempo. Sus reas de conocimiento entre otras son, los idiomas, la investigacin, la capacidad de anlisis, planeacin, organizacin y el ser emprendedor.

1.9 GRUPOS DE PROCESOS DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

1 AMBIENTE EXTERNO (OPORTUNIDADES Y Amenazas) 2

REVISAR /CORREGIR LA MISIN

Qu somos ahora?

AMBIENTE INTERNO (FORTALEZAS Y DEBILIDADES)

NUEVAS METAS Y OBJETIVOS PORTAFOLIO DE ELECCIONES ESTRATGICAS

Qu pretendemos ser?

EJECUCIN DE ESTRATEGAS
4

SELECCIN DE PROYECTOS PROYECTOS

Cmo vamos a llegar ah?

IDENTIFICAR TEMAS
IDENTIFICAR LIDERES INTERNOS DE COMPROMISO

IDENTIFICAR Y PRIORIZAR PARTES INTERESADAS

IMPLANTAR ACCIONES E INFORMAR

ACORDAR EL MTODO DE COMPROMISO

REGISTRAR RESULTADOS

DEFINIR RESULTADOS ESPERADOS COMPROMISO DE DILOGO

1.10 TRABAJOS DE GRUPO DE PROCESOS EN EL TIEMPO Y EN CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

A) Revisar y definir la misin de la empresa. La misin identifica en aquello en lo que nos queremos convertir. En la misin se muestra el alcance de la organizacin en trminos de producto o servicio, proporciona el enfoque para la toma de decisiones y comunica e identifica el objetivo de la empresa.

b) Componentes Tradicionales de las Declaraciones de Misin

Los principales productos y servicios, los clientes y en mercado objetivo y el dominio geogrfico, la filosofa organizacional, las tecnologas clave, la imagen pblica y la contribucin a la sociedad. (proveer servicios de diseo de hospitales, incrementar el valor de las acciones)

c) Establecer metas y objetivos a largo plazo.

Los objetivos establecen metas para todos los niveles de la empresa. Deben ser; medibles, cuantificables y realizables. Adems de Estratgicos, Tcticos y Operativos. Especfico. Ser especifico en la direccin a un objetivo. Mesurable. Establecer indicadores de progreso que sean medidos.

 Asignable. Hacer que el objetivo pueda asignarse a una persona para su terminacin. Realista. Establecer que se puede hacer, en forma realista, con los recursos disponibles. Relacionado con el Tiempo. Establecer cuando se puede alcanzar el objetivo, esto es, su duracin.

c) Analizar y Formular Estrategias para Alcanzar Objetivos.

Qu hacer para alcanzar los objetivos, incluye determinar y valorar las opciones que los apoyen y seleccionar la mejor alternativa. Primero hacer una evaluacin realista de la posicin de la empresa. (quienes son los clientes, cules son sus necesidades) Segundo hacer una valoracin del ambiente interno y externo. (FODA)

d) Implementar Estrategias a travs de los Proyectos

1) Asignar Recursos, fondos, personas, talentos administrativos, habilidades tecnolgicas y equipo. 2) Organizacin Formal e Informal que complemente y apoye la estrategia y el proyecto. La autoridad, responsabilidad y el desempeo que establece la estructura y cultura de la organizacin.

 3) Establecer sistemas de planeacin y control para tener la certeza de que se realicen determinadas actividades del proyecto, necesarias para asegurar las estrategias. 4) La motivacin de quienes contribuyen al proyecto, esto ser fundamental para lograr el xito. 5) Un rea que est recibiendo ms atencin en los aos recientes es la jerarquizacin de los proyectos.

1.11 DOCUMENTOS PRINCIPALES DEL PROYECTO. 1) OBJETIVO DEL PROYECTO 2) PRODUCTOS A ENTREGAR 3) MOMENTOS IMPORTANTES 4) REQUERIMIENTOS TECNICOS 5) LIMITES Y EXCLUSIONES 6) REVISIONES CON EL CLIENTE

2. INICIO DEL PROYECTO

2.1 INICIO DEL PROYECTO El anlisis se hace a partir de dos vertientes, el ambiente externo y el interno. El conocimiento constante de los cambios en el ambiente externo es un requerimiento fundamental para sobrevivir en un ambiente altamente competitivo.

 Criterios para identificar los distintos negocios dentro de una organizacin. Clientes Competidores Precios Calidad y Estilo Variedad de Productos Capacidad de Sustitucin

 La segunda vertiente, son las respuestas internas a nuevos programas de accin que se dirigen a mejorar la posicin competitiva de la empresa. Las respuestas a estos programas depende del tipo de negocio, de la volatilidad del ambiente, de la competencia y de la cultura organizacional.

2.2 INTERACCIONES DEL PROCESO DE INICIACIN

Identificar la posicin a largo plazo de la empresa para fijar los objetivos y desarrollar las estrategias para alcanzarlos, y luego se establecen las acciones para la ejecucin de los proyectos. La estrategia delinea los cursos de accin que deciden la supervivencia de la organizacin.

 La administracin estratgica debe estar perfectamente vinculada con la misin, la meta , los objetivos, la estrategia y la puesta en marcha. La misin otorga el objetivo general de la organizacin. Las metas ofrecen objetivos globales dentro de la misin. Los objetivos dan direccin especfica a las metas. Tambin dan lugar a la formulacin de estrategias para alcanzar los objetivos. Las estrategias exigen la implantacin de acciones y tareas.

2.3 SELECCIN DE PROYECTOS

1) PROYECTOS DE CUMPLIMIENTO y EMERGENCIA 2) PROYECTOS ESTRATEGICOS 3) PROYECTOS OPERATIVOS

 Proceso de Seleccin de Proyectos

Idea de una Propuesta de Proyecto Recoleccin y Respaldo de Datos Abandono Revaloracin Peridica de Prioridades Rechazo Aceptacin Se Retiene para Obtener Recursos Autoevaluacin del Proyecto por Criterios seguimiento El Equipo de prioridades Evala la Propuesta y Revisa el Portafolio para Reducir los Riesgos Devolucin para ms Informacin Se requiere adaptacin Estratgica en Riesgo en el Periodo de Recuperacin

Se Asignan: Prioridades, Recursos Y un Gerente de Proyecto Se Evala el Avance

 1) Proyecto de Cumplimiento y Emergencia. Son los que se necesitan para satisfacer las condiciones regulativas que se necesitan para operar en una regin, por ello son llamados proyectos que deben hacerse. Los proyectos de Emergencia, estos proyectos tiene penalidades si no se llevan a cabo.

 2) Los Proyectos Operativos. Son los que se necesitan para apoyar las operaciones presentes. Se han diseado para mejorar la eficiencia de los sistemas de entrega, reducir los costos del producto. Los proyectos de calidad total (total quality management).

 3) Los Proyectos Estratgicos. Son los que apoyan en forma directa la misin de la empresa a largo plazo. Tienen que ver con el incremento de los ingresos o con la bsqueda de nuevos mercados o con la participacin de empresa en el mercado. Con el desarrollo de nuevos productos, la investigacin y el desarrollo.

2.4 MODELOS NO NMERICOS

La supervivencia de la empresa a largo plazo depende del desarrollo y la conservacin de las capacidades clave. Otras alternativas estratgicas. Captar una mayor participacin del mercado Dificultarles a los competidores la entrada al mercado

 Desarrollar un producto habilitador, para incrementar las ventas Desarrollar tecnologa de ncleo que se utilice en los productos de la siguiente generacin. Reducir la dependencia de los proveedores no confiables. Evitar la intervencin y la regulacin ambiental.

Administracin de Proyectos 2 Parte.

Beda Isabel Zamora Flores

Agosto 2012.

Seleccin de las Alternativas de Proyectos

ANLISIS DE LA INDUSTRIA MADUREZ CONCENTRACIN POSICIN EN EL MERCADO COMPETITIVIDAD POSICIONAMIENTO ESTRATGICO ANALISISI DE LA POSICIN COMPETITIVA BASES DE LA COMPETENCIA; FACTORES CLAVE DE XITO HABILIDADES DE EJECUCIN; FINANZAS, VENTAS, PRODUCCION. ABASTECIMIENTO DETECCIN DE HABILIDADES DISFUNCIONALES

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS IMPULSO ESTRATGICO

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

ESTRATEGIA GENRICA

FUERZAS Y DEBILIDADES

PODER DE LOS PROVEEDORES AMENAZA DE LOS PRODUCTOS SUSTITUTO AMENAZA DE NUEVOS COMPETIDORES RIVALIDAD ENTRE COMPETIDORES EXISTENTES

LIDERAZGO DIFERENCIACIN ALTA SEGMENTACIN TECNOLOGA, MERCADOS, LNEA DE PRODUCTOS, SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, OPERACIONES

ANLISIS DE PORTAFOLIO, DE CRDITO O DE INVERSIN POLTICAS, VALORES REGLAS

PRESUPUESTO

PLANES DE ACCIN CUANTIFICACIN EVALUACIN CONTROL

OBJETIVOS GERENCIALES

DE 1 A 3 AOS ESTADOS FINANCIEROS. BALANCE GENERAL, ESTADO DE RESULTADOS, FLUJO DE EFECTIVO, RAZONEZ FINANCIERAS

DEFINIDOS Y DE LA EMPRESA

Analizar las Diferencias.

DNDE EST 3.IDENTIFICACIN DEL NEGOCIO 4. ANLISIS DE LA INDUSTRIA 5. IDENTIFICACIN DE LOS FACTORES BSICOS DE LA COMPETENCIA 6. IDENTIFICACIN DE LAS FUERZAS Y DBILIDADES

CMO SE LOGRA SE CAMBIO

7. DEFINICIN DE LA ESTRATGIA 8. DEFINICIN DE LOS PLANES DE ACCIN

HACA DNDE SE QUIERE IR 1. DEFINICIN DE LA MISIN DEFINICIN DE LOS VALORES

2.5 Modelos Numricos.

Mtodo del Valor Presente Neto. Toma en cuenta en forma explcita el valor temporal del dinero, se considera una tcnica del presupuesto de capital compleja. VPN = valor presente de las entradas de efectivo - la inversin inicial. VPN = -FE0 + FE1/(1+k)1+FE2/(1+k)2FEn/(1+k)n

Valor Presente Neto. Criterios de Decisin. Si el VPN es 0, el proyecto se acepta Si el VPN es < 0, el proyecto se rechaza. Si el VPN es mayor que cero, la empresa ganar un rendimiento mayor que su costo de capital. Esta accin deber incrementar el valor de la empresa en el mercado, y por lo tanto, la riqueza de sus propietarios en un monto igual al del VPN.

 Tasa Interna de Retorno. ndice, medida de equivalencia o base de una comparacin capaz de resumir las diferencias de importancia que existen entre las alternativas de inversin. Se define como la tasa de inters que reduce a cero el valor presente, el valor futuro, o el valor anual equivalente de una serie de ingresos y egresos.

2.6 Seleccin del Administrador de Proyectos

Dice Peter Drucker, que le activo ms valioso en todas las organizaciones es el conocimiento y el capital intelectual. La globalizacin requiere de competitividad y por ello el administrador debe tener las siguientes habilidades:

 Administrar el conocimiento. Se debe hacer un anlisis de la informacin de la empresa y con ello generar un nuevo conocimiento. Administracin Verde. Trabajar con responsabilidad ambiental. Administrar con valores. Trabajar con responsabilidad, amor, honestidad y compromiso. Gestionar el cambio. Que es lo que permanece en la sociedad, de esta forma se enfrentan los nuevos retos. Crear un modelo de competitividad. Si se tienen los recursos surge la creatividad.

2.7 Seleccin del Administrador de Proyectos. Liderazgo EL liderazgo es de gran importancia para la empresa, ya que mediante l se imprime la dinmica necesaria a los recursos humanos, para que logren sus objetivos. Lourdes Mch. Galindo. Proceso Administrativo.

 Los lderes son personas que actan, inspiran, motivan y mejoran el nivel de desempeo de la empresa en la que trabajan. John Jack Zenger El saber escuchar es el secreto de ser buen Lder. El liderazgo es producir resultados para la compaa donde se trabaja.

 Conocimiento conocimiento innecesarios. Conocimiento determina el empresa y continuidad.

Analtico, El evita riesgos Tcnico, futuro de la garantiza la

1.- Buena salud, ya sea fsica y mental. 2.- tica profesional y cortesa. 3.- Estabilidad de comportamiento y accin, ser un ejemplo a imitar. 4.- Confianza en s mismo. 5.- Eficiencia y eficacia personal, dinamismo. 6.- Integridad. 7.- Independencia. 8.- Competencia intelectual. 9.- Juicio correcto con objetividad. 10.- Elevada capacidad de anlisis o de resolucin de problemas. 11.- Imaginacin creadora. 12.-Aptitud para las relaciones interpersonales.

2.8 Involucrados en un Proyecto

Definicin de Stakeholders. Son aquellos a quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa. Estos Grupos o individuos son los pblicos interesados o el entorno interesado (stakeholders), que segn Freeman deben ser considerados como un elemento esencial en la planeacin estratgica de los negocios.

STAKE = APUESTA Y HOLDER = POSEEDOR

INTERESADOS PARTES INTERNAS PARTES EXTERNAS

EMPLEADOS PROVEEDORES SOCIEDAD GERENTES EMPRESA GOBIERNO ACREEDORES PROPIETARIOS CLIENTES

PARTES INTERESADAS TIPCAS DE UNA EMPRESA

2.9 El Equipo del Proyecto

Para evitar los juegos de poder se implanta la comunicacin abierta. Debe haber un responsable de publicar la prioridad de cada proyecto. Se establece un portafolio de proyectos. Se identifican los problemas actuales. Se analiza el ambiente externo para saber si se modifica el enfoque de la empresa. Repasar en forma peridica las prioridades y los cambios del entorno.

Estructuras Organizacionales y su Influencia en los Proyectos

Gerencia General Recursos Humanos Finanzas y Administracin

Ventas

Compras

Ingeniera de Procesos

1.10 Trabajo de Grupo de Proceso en el Tiempo y en el Ciclo de Vida de los Proyectos

Gerente del Proyecto

Ingeniera: De Sistemas De Mecnica De Diseo (6) Manufactura: Fabricacin Ensamble Calidad Abastecimiento Varias fases, tiempo establecido.

Matriz Dbil
Es semejante a un enfoque funcional, con la caracterstica de que existe un gerente de manera formal, para coordinar las actividades del proyecto. Y acta como asistente del personal y determina los programas y las listas de verificacin, supervisa el avance del proyecto y facilita su terminacin. Disponen casi todo, y deciden quin hace qu y cundo se termina el trabajo.

Matriz Equilibrada
El gerente de proyecto establece el plan general para terminar el proyecto, integra la contribucin de las distintas disciplinas, fija los programas y supervisa el avance. Son los responsables de asignar el personal y de ejecuta su seguimiento de acuerdo con los estndares y programas establecidos. Aprueban en forma conjunta las decisiones tcnicas y operativas.

Matriz Fuerte
Controla la mayor parte de los aspectos del proyecto. El gerente controla cundo y qu hacen los especialistas, y tiene la ltima palabra en las principales decisiones de los proyectos. Esta forma intenta crear la sensacin de un equipo de proyecto en un ambiente matricial.

Eficacia Calificada de Distintas Estructuras de Proyecto por Tipo de Proyecto

Muy Eficaz
Eficaz Producto Nuevo

Construccin

Ineficaz

Muy Ineficaz

Organizacin Funcional

Matriz Dbil

Matriz Equilibrada

Matriz Fuerte

Equipo de Proyecto

2.10 Estructuras Organizacionales y su Influencia en los Proyectos

Si la empresa cuenta tanto con productos estndar como con proyectos, entonces ser adecuado utilizar un arreglo matricial. Si la empresa tiene pocos proyectos, quiz necesite un arreglo menos formal. Podran crearse equipos especficos segn se requiera. Y se contrataran recursos externos, que se encarguen del trabajo del proyecto.

 Otro aspecto importante es la asignacin de recursos. La estructura matricial requiere de compartir los recursos a travs de diversos proyectos y dominios funcionales. Una organizacin necesita valorar las prcticas actuales y los cambios necesarios para administrar los proyectos

2.11 Project Charter, Definicin

Definicin, es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documenta los requisitos que satisfagan las necesidades y expectativas de los interesados. En los proyectos de fases mltiples se validan o refinan las decisiones tomadas durante la repeticin anterior del proceso.

Contenido del Project Charter

Nombre del proyecto Descripcin del proyecto Definicin del producto o servicio del proyecto. Definicin de los requerimientos Lista de los stakeholders y sus requerimientos Caso de negocio Justificacin del proyecto

 Designacin del gerente del proyecto y nivel de autoridad Principales entregables (WBS, a segundo nivel) Cronograma de actividades Presupuesto del proyecto Organizacin del proyecto y recursos preasignados. Supuestos y restricciones Principales riesgos del proyecto.

2.12 Carta de Inicio de Proyecto o Fase

Es el documento que autoriza formalmente el inicio del proyecto. En este documento se estipulan las necesidades del negocio, la justificacin del proyecto, la comprensin efectiva de los requisitos del cliente o del nuevo producto, servicio o resultado destinado a satisfacer las especificaciones de ste.

Carta de Proyecto
Estudio de Viabilidad Demanda del Mercado Necesidad del Negocio Peticin del Cliente Avance Tecnolgico Requisitos Legales Necesidad de la Sociedad

2.13 Dinmica, Elaboracin del Project Charter del Proyecto

Justificacin del proyecto Definicin de los requerimientos Lista de los stakeholders y sus requerimientos Desarrollar el plan para Caso de negocio

3. Proceso de Planeacin.