Agromtica II

Ing. Carlos E. Arce Caldern

Funciones de administracin de bases de datos y de tablas

Teora y caso prctico a desarrollar
En esta seccin se describen las 12 funciones para hojas de clculo empleadas para los clculos de bases de datos (o listas) de Microsoft Excel. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de clculo empleados en la funcin para base de datos.

Sintaxis
BDfuncin(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la base de datos.

En Microsoft Excel, una base de datos es una lista de datos relacionados en forma tabular, en la que las filas de informacin son registros o casos y las columnas de datos, campos que corresponden a variables. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna. La referencia se puede introducir como rango de celdas o como nombre que representa el rango que contiene la lista. En todas las funciones para bases de datos, si la referencia de base de datos corresponde a una celda dentro de una tabla dinmica, el clculo se realiza nicamente con los datos de esa tabla dinmica.

Nombre_de_campo indica la columna en que se utiliza la funcin. Las columnas de datos en la lista deben tener un rtulo identificativo en la primera fila. Nombre_de_campo puede ser una cadena de texto con el rtulo de columna encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento" en el ejemplo siguiente o como un nmero que representa la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna (rbol en el ejemplo siguiente), 2 para la segunda (Alto) y as sucesivamente, o una direccin que corresponde a la celda donde est el nombre del campo. Criterios es una referencia a un rango de celdas que especifican condiciones de una funcin. La funcin devuelve informacin de la lista que concuerda con las condiciones especificadas en el rango de criterios. Este rango incluye una copia del rtulo de la columna en la lista de la columna que desea que resuma la funcin. La referencia al argumento criterios puede introducirse como rango de celdas, como A9:F10 en la tabla de base de datos que se muestra a continuacin, o como nombre asignado a un rango, por ejemplo "Criterio.

Sugerencias

Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparacin de criterios.

Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de campo Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 en la celda G2, el rango podra definirse como CoincidirIngresos y ese nombre podra usarse como argumento criterios en las funciones para bases de datos.

Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de clculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega ms informacin a la lista utilizando el comando Formulario en el men Datos, la nueva informacin se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no est vaca, Microsoft Excel no podr agregar la nueva informacin. Asegrese de que el rango de criterios no se superpone sobre la lista. Para realizar una operacin en toda una columna de la base de datos, introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios 1

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Ejemplos
En la siguiente ilustracin se muestra una base de datos de una Productora de Ctricos. Cada registro contiene informacin acerca de un rbol. El rango A5:E12 se denomina Base_de_Datos y el rango A1:F3 A1:F2 se denomina Criterios.

En este ejemplo, si se obtienen estadsticas con funciones de BD utilizando el criterio especificado, se estara filtrando para que en ellas se incluyan nicamente los rboles que tienen ms de 10,6 Brix.

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Ing. Carlos E. Arce Caldern LISTA DE LAS FUNCIONES DE BD

BDCONTAR: Cuenta las celdas que contienen nmeros en una base de datos. BDCONTAR(Base_de_datos;"Edad";A1:F2) es igual a 1. Esta funcin examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros y determina cuntos campos Edad de esos registros contienen nmeros. BDCONTARA Cuenta las celdas que no estn en blanco en una base de datos. BDCONTARA(Base_de_datos;"Ganancia";A1:F2) es igual a 1. Esta funcin examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros, y determina el nmero de campos Ganancia de esos registros que no estn en blanco. BDMAX Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de la base de datos. BDMAX(Base_de_datos;"Ganancia";A1:A3) es igual a 105,00; la ganancia mxima de manzanos y perales. BDMIN Devuelve el valor mnimo de las entradas seleccionadas de la base de datos. BDMIN(Base_de_datos;"Ganancia";A1:B2) es igual a 75,00; la ganancia mnima de manzanos con un alto superior a 10 metros. BDSUMA Suma los nmeros de la columna del campo de los registros de la base de datos que coincidan con los criterios especificados. BDSUMA(Base_de_datos;"Ganancia";A1:A2) es igual a 225,00; la ganancia total de manzanos. BDSUMA(Base_de_datos;"Ganancia";A1:F2) es igual a 75,00; la ganancia total de manzanos con un alto entre 10 y 16. BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de datos que coinciden con los criterios especificados. BDPRODUCTO(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:F2) es igual a 10, el producto del rendimiento de los manzanos con un alto entre 10 y 16. BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos. BDPROMEDIO(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:B2) es igual a 12, el rendimiento promedio de manzanos con un alto de ms de 10 metros. BDPROMEDIO(Base_de_datos;3;Base_de_datos) es igual a 13, la edad media de todos los rboles en la base de datos. BDDESVEST Calcula la desviacin estndar basndose en una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos es igual a 2,97; la desviacin estndar estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos son nicamente una muestra de la poblacin total del huerto.
BDDESVEST(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:A3)

BDDESVESTP Calcula la desviacin estndar basndose en la poblacin total de las entradas seleccionados de la base de datos es igual a 2,65; la desviacin estndar verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la poblacin.
BDDESVESTP(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:A3)

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BDVAR Calcula la varianza basada en una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos. es igual a 8,8; la varianza estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos slo representan una muestra de la poblacin total del huerto.
BDVAR(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:A3)

DBDVARP Calcula la varianza basndose en toda la poblacin de entradas seleccionadas de la base de datos. es igual a 7,04; la varianza real en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la poblacin del huerto.
BDVARP(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:A3)

BDEXTRAER Extrae de la base de datos un nico registro que coincida con los criterios especificados Observaciones Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #VALOR!.

Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #NUM!. devuelve el valor de error #NUM! porque ms

BDEXTRAER(Base_de_datos;"Rendimiento;Criterios)

de un registro cumple con los criterios.

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PRCTICA DE FUNCIONES BD Bdsuma(), Bdpromedio(), Bdproducto(), Bdmin(), Bdmax()

Las funciones que vamos a utilizar trabajan de una forma muy parecida a otra funcin que quizs ya conozca: sumar.si() que ejecuta la suma de una serie de datos siempre y cuando se cumpla cierta condicin. La diferencia en este caso es que no solo podemos hacer sumas, sino multiplicar, calcular promedios y determinar el nmero ms grande o el ms pequeo, segn utilicemos una funcin u otra. Tiene que tener claro que todas las funciones que vamos a ver se definen exactamente igual, si aprende a manejar una de ellas, ya ha aprendido todas. Vamos a verlo en el siguiente ejemplo:
A 1 FINCA B LOTE
LA LX LG LW LR LK

C rea (ha)
40000 20000 35000 40000 50000 32000

D Producto (Ton)
380 170 245 440 400 336

E Rendim/ha
95 85 70 110 80 105

2 La Dulcera 3
Finca 2

4 La Dulcera 5
Negrita

6 La Dulcera 7 8 9 10 11 12 13 Rend. medio Mejor lote Lote menor

Finca 2

FINCA La Dulcera =BDPROMEDIO($A$1:$E$7;5;$B$8 :$B$9) =BDMAX($A$1:$E$7;5;$B$8:$B$9 ) =BDMIN($A$1:$E$7;3;$B$8:$B$9)

FINCA Finca 2

Total =BDSUMA($A$1:$E$7;4;$B$8:$B$ 9) Producto

En esta tabla se presentan los rendimientos de varios lotes de tres fincas (se supone parte de una tabla de datos ms amplia). El mejor lote, ser el que tenga mayor rendimiento por hectrea; el lote menor es el que tenga el rea ms pequea. Para calcular las estadsticas de la parte inferior de la hoja (rend. medio, mejor lote, lote menor y total producto) vamos a utilizar las funciones BD, ya que adems se desea especificar a cul Finca se refieren dichas estadsticas (en nuestro caso se especifican dos en la fila 9: En las celdas B9 y C9 se especifican las fincas de las que se desea obtener estadsticas.

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Site el cursor en la celda B10, que es donde se va a calcular la media de Rendimiento de la Finca La Dulcera. Pulse el botn del asistente para funciones ( fx) y seleccione la funcin Bdpromedio(). La funcin Bdpromedio() calcula la media de una serie de nmeros Aparece una nueva ventana con tres casillas: En la primera casilla 'Base_de_datos' tenemos que indicar donde est nuestra tabla. La tabla comienza en la celda A1 y termina en la celda E7 (la tabla donde estn los datos de los lotes, que son los que vamos a promediar, por eso no se indica hasta la fila 13). As que hay que escribir A1:E7 En la segunda casilla 'Nombre_de_campo' tenemos que indicar qu columna se va a promediar. Se debe indicar cul columna de la tabla contiene el campo que se desea promediar (la del rendimiento) y tenemos dos opciones: poner el numero de columna o indicar la celda donde est esa columna: as que se escribe 5 (5 columna de la tabla) o se da clic en la celda E1. Por qu E1? porque es la primera celda de la columna que queremos calcular). Ya le hemos dicho a Excel que queremos calcular la media de la columna E, pero si no le indicamos nada, calcular la media de toda la columna. Como nosotros estamos intentando calcular la media de la finca F1, tenemos que indicarlo de alguna forma. Aqu es donde entra en juego la tercera casilla. Cmo le podemos indicar a Excel que queremos calcular solo la media de la F1?. En las celdas B8 y B9 aparecen las palabras 'Finca' y 'La Dulcera'. Esto ser suficiente para que Excel comprenda qu es lo que queremos as que escribe en la tercera casilla B8:B9. Pulse el botn Aceptar y, si se han realizado bien los pasos, debera aparecer la media de rendimiento de la finca F1. Si es la primera vez que utiliza la funcin Bdpromedio() tiene aproximadamente un 40% de posibilidades de que le haya salido bien el resultado. Si le ha salido mal o le ha salido un error mire a continuacin algunos de los errores ms frecuentes que se cometen: El error ms comn es el de no escribir los valores correctamente dentro de la hoja. Por ejemplo: Para Excel no es lo mismo LaDulcera que La Dulcera. De igual forma, las cabeceras de las columnas deben estar escritas igual en todos sitios, por ejemplo: se obtiene error si en la celda A1 se ha escrito la palabra Finca y en la B8 Fincas o al contrario. Otro error muy comn es el de dar espacios en blanco detrs de una palabra o frase, por ejemplo: Podemos escribir en una celda La Dulcera con un espacio en blanco entre ambas palabras, esto es correcto. Pero no debemos dar un espacio en blanco al final, es decir, detrs de La Dulcera , ya que Excel lo tiene en cuenta y nosotros no vamos a verlo, lo que no va a coincidir a no ser que se escriba as en todo momento. Tambin se pueden obtener errores si no se ha escrito la tabla que est al principio de esta hoja exactamente igual en Excel. Tenga en cuenta que los valores para las frmulas que se han definido aqu estn expresados segn la tabla de arriba. Si en lugar de empezar a escribir en la celda A1, se ha hecho en la C4, no coincidirn las filas ni las columnas. Otros errores pueden ocurrir al teclear los valores en la ventana de la funcin. Por ejemplo, si tiene que escribir B8:B9 y, por error, teclea B8:B8, por ejemplo. Un error posible es la no coincidencia del smbolo decimal para criterios y valores con nmeros decimales, ya que puede ser que el decimal se tenga que especificar slo con comas o slo con puntos, segn est configurado el sistema. La forma de calcular el resto de las funciones es prcticamente igual. Para calcular la suma de produccin de La Dulcera:

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Site el cursor en la celda B13, que es donde debe aparecer el resultado Pulse el botn del asistente para funciones (fx) y busca Bdsuma() Ver que aparecen las mismas tres casillas que cuando utilizaste Bdpromedio() Rellnalas de la siguiente forma: Casilla 1: 'Base_de_datos'. A1:E7 (donde est la tabla con los datos) Casilla 2: 'Nombre_de_campo'. D1 (esto indica a Excel que lo que se van a sumar son los nmeros de abajo). En vez de esto tambin se puede indicar el nmero 4 que indica que se desea sumar la 4 columna. Casilla 3: 'Criterios'. B8:B9 (esto indica a Excel que solo queremos sumar las Producciones de La Dulcera) Pulse el botn Aceptar. Si no obtiene el resultado correcto compruebe la lista de posibles errores del apartado anterior. Para calcular el lote menor (rea ms pequea), se utiliza la funcin Bdmin(). Esta funcin nos devuelve el nmero ms pequeo de la lista. Site el cursor en la celda B11 y busque en el asistente de funciones Bdmin(). Siga los mismos pasos que realiz para las funciones Bdsuma() y Bdpromedio(). Para calcular el mejor lote en cuanto a rendimiento, utilice la funcin Bdmax() de la misma forma que utiliz Bdmin() o cualquiera de las otras. Calcule los resultados para Finca 2 en la columna C. Si se deja en blanco la celda de criterios, se obtendrn las estadsticas para la variable indicada con toda la tabla de datos sin hacer ningn filtro.